KOLEJ VOKASIONAL PASIR MAS

PASIR MAS
KELANTAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA FB-024-3:2012-C02:

PROGRAM / OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION
PROGRAM’S CODE & BPP 7013: OFFICE POLICIES AND OPERATION
NAME COORDINATION
TAHAP / LEVEL 3

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI / FB-024-3:2012-C01
COMPETENCY UNIT NO. OFFICE OPERATION COORDINATION
AND TITLE

1. IDENTIFYING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION

REQUIREMENTS
2. PLANNING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
3. PERFORMING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
NO. DAN PENYATAAN 4. REPORTING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
AKTIVITI KERJA / WORK 5. CONFIRM OFFICE STANDARD OPERATION
ACTIVITIES NO. AND REQUIREMENTS
STATEMENT 6. COORDINATE OFFICE OPERATION ACTIVITIES
7. REVIEW OFFICE OPERATION ACTIVITIES
8. COORDINATE OFFICE STATIONERY AND
CONSUMABLES STOCK
9. REPORT OFFICE OPERATION ACTIVITIES

Muka Surat / Page : 1

NO. KOD / CODE NO. BPP7013/P(5/5)
Drp / of : 5

TAJUK/TITLE :
OFFICE STATIONARY AND CONSUMABLES STOCK

TUJUAN:
Kertas penerangan ini bertujuan untuk memberikan penerangan kepada pelajar tentang
jenis-jenis alat tulis pejabat dan pengurusan stok pejabat.
 Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO. BPP7013/P(5/5)
Drpd / of : 5
PENERANGAN:

1. JENIS-JENIS ALAT TULIS PEJABAT DAN STOK GUNA HABIS (CONSUM-

ABLES STOCK)

(a) Alat Tulis pejabat

Alat tulis merupakan satu set peralatan yang dilengkapi dengan pelbagai
jenis alat untuk menulis seperti pen, pensil, kertas, buku, marker pen dan
banyak lagi. Tanpa peralatan ini belum tentu seseorang dapat
menyiapkan sesuatu kerja dengan sempurna

Kebiasaannya, di pejabat wajib mempunyai kelengkapan peralatan ini

untuk memastikan segala tugasan yang diberikan oleh majikan dapat
dilaksanakan.

Pekerja memerlukan peralatan tulis ini untuk membuat catatan, melabel,

merangka kerja dan sebagainya.

Contoh-contoh alat tulis

pejabat

(b). Stok Guna Habis (Consumables Stock)

Stok guna habis (consumables stock) adalah barang-barang yang boleh

digunakan terus atau sedia digunakan. Tempoh hayatnya tidak akan
melebihi 3 tahun.

Stok guna habis akan dibuang selepas habis digunakan.

Contoh-contoh stok guna habis di pejabat adalah kertas, pen, file, ink
mesin pencetak, alat pengira, pen-drive, gunting, stapler, alatan
pembedahan, jarum, tabung uji, penunu bunsen, alatan bengkel, alatan
pemutar, wayar, peluru, pisau, parang, tali, bahan-bahan pameran,
gelas, bakul sampah, pinggan mangkuk, sudu, garpu dan seumpamanya.

Stok guna habis adalah bertentangan dengan barang tahan lama. Contoh
barang tahan lama di pejabat adalah komputer, faks, dan lain-lain mesin
perniagaan serta perabot pejabat
 Muka Surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO. BPP7013/P(5/5)
Drpd / of : 5

2. PARAS STOK

Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa dan
ditentukan seperti berikut:-

(a) Paras Stok Maksimum

- Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa.

(b) Paras Menokok Stok

- Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan
stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung
pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan.

(c) Paras Stok Minimum

- Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.

Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baru hendaklah dibuat

sekadar keperluan sahaja, sehingga angka pemesanan sebenar ditentukan.

3.0 MENEMPAH/MENAMBAH STOK ALAT TULIS

- Sebelum menempah stok alat tulis, pihak pengurusan akan mendapatkan

senarai alat tulis yang diperlukan daripada setiap jabatan. Pihak pengurusan
akan menggabungkan dan meneliti senarai alat tulis daripada setiap jabatan
supaya stok yang akan ditempah tidak bertindih.
- Selepas menentukan stok alat tulis yang diperlukan, pihak pengurusan akan
merujuk senarai inventori di bilik stor untuk mengenalpasti baki stok yang
sedia ada.
- Senarai inventori akan disediakan dalam bilik stor dengan tujuan untuk
menyenangkan pihak pengurusan mengetahui jumlah stok dan jenis stok
yang sedia ada dalam bilik stor.
- Pihak pengurusan akan menempah stok alat tulis apabila stok tersebut telah
mencapai sesuatu tahap. Contohnya, apabila diberitahu bahawa kotak
terakhir untuk ‘letterhead’ syarikat telah dibuka, maka inilah masa untuk
menempah stok untuk ‘letterhead’ syarikat.

4.0 JENIS-JENIS STOK

4.1 Terdapat 4 jenis stok:

a. Bahan mentah
b. Kerja dalam proses
c. Barang siap – sedia untuk dijual
d. Stok guna habis

- Jumlah stok yang perlu ditempah dan disimpan dalam bilik stor adalah
bergantung kepada jenis stok, saiz perniagaan dan jenis perniagaan.
 Muka Surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO. BPP7013/P(5/5)
Drpd / of : 5

- Terdapat 2 cara untuk mengendalikan stok yang diperlukan dalam

perniagaan:
a. Menyimpan stok yang sedikit atau tidak menyimpan stok langsung
dalam premis perniagaan
- Pembekal menawarkan perkhidmatan penyimpanan stok
kepad peniaga selepas peniaga menempah stok dan membuat
bayaran
- Peniaga akan memberitahu pembekal apabila memerlukan
stok tersebut

b. Menyimpan stok yang banyak dalam premis perniagaan

5.0 MENEMPAH/MENAMBAH STOK GUNA HABIS

Untuk menentukan jumlah stok yang perlu ditempah dan disimpan dalam stor
pihak pengurusan harus mempertimbangkan factor-faktor berikut:

a. Kebolehpercayaan seseorang pembekal

b. Jangkaan peningkatan harga
c. Kestabilan permintaan
d. Diskaun yang akan diperolehi jika membeli secara pukal

6.0 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

a) Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh
Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.
b) Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai,
mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan stor dan stok
terpelihara.
c) Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang matahari dan
juga selamat daripada ancaman makhluk perosak.
d) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi
Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.
e) Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat
penghawa dingin, exhaust fan atau kipas angin.
f) Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna
dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang rosak, usang dan
sebagainya.
g) Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke
semasa
 Muka Surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO. BPP7013/P(5/5)
Drpd / of : 5
SOALAN:
1. Apakah yang dimaksudkan dengan alat tulis pejabat?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
2. Berikan contoh stok guna habis.
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
3. Bagaimanakah cara untuk menentukan paras stok?
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
4. Terangkan cara untuk mengendalikan stok perniagaan.
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………

RUJUKAN UTAMA

Samsudin Wahab. (2003). Pengurusan Teknologi Pejabat. PTS Professional. ISBN

983-192-792-3.
Samsudin Wahab. (2001). Eksekutif Efektif, BS.Print (M) Sdn. Bhd. ISBN 978-983-
3585-09-0 983-3585-09-4