KOD DAN NAMA FB-024-3:2012-C02:

PROGRAM / OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION

PROGRAM’S CODE & BPP 7013: OFFICE POLICIES AND OPERATION
NAME COORDINATION
TAHAP / LEVEL 3

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI / FB-024-3:2012-C01
COMPETENCY UNIT NO. OFFICE OPERATION COORDINATION
AND TITLE

1. IDENTIFYING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION

REQUIREMENTS
2. PLANNING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
3. PERFORMING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
NO. DAN PENYATAAN 4. REPORTING OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
AKTIVITI KERJA / WORK 5. CONFIRM OFFICE STANDARD OPERATION
ACTIVITIES NO. AND REQUIREMENTS
STATEMENT 6. COORDINATE OFFICE OPERATION ACTIVITIES
7. REVIEW OFFICE OPERATION ACTIVITIES
8. COORDINATE OFFICE STATIONERY AND
CONSUMABLES STOCK
9. REPORT OFFICE OPERATION ACTIVITIES

Muka Surat / Page : 1

NO. KOD / CODE NO. BPP7013/P(4/5)
Drp / of : 8

TAJUK :
LAPORAN AKTIVITI OPERASI PEJABAT

TUJUAN:
Kertas penerangan ini bertujuan untuk memberikan penerangan kepada pelajar tentang
maksud, fungsi dan jenis-jenis laporan untuk melaporkan aktiviti operasi pejabat yang
ditetapkan dalam prosedur.
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

1. PENGENALAN

Pengurusan pejabat adalah merujuk kepada kerja-kerja yang dijalankan oleh

kebanyakan orang bagi melaksanakan kerja-kerja perkeranian di dalam sesebuah
pejabat. Walau bagaimanapun, dalam dunia moden hari ini agak sukar pula untuk
mengaitkan kerja-kerja pejabat sebagai kerja-kerja perkeranian seperti membuka fail,
mengurus surat menyurat dan menyimpan maklumat kerana penekanan yang begitu
hebat terhadap penggunaan teknologi maklumat.

Menurut Akta Pejabat, Kedai dan Bangunan Keretapi 1963, pejabat ditakrifkan
sebagai sebuah atau sebahagian bangunan yang digunakan bagi melaksanakan kerja-
kerja pentadbiran, perkeranian, pengurusan kewangan, pengendalian telefon dan
telegraf. Oleh kerana kerja-kerja pengurusan pejabat lebih banyak dikaitkan dengan
kerja-kerja perkeranian, maka pengurusan pejabat dapatlah disamaertikan sebagai
kerja-kerja yang melibatkan urusan surat menyurat, perakaunan, mewujudkan sistem
fail, mencetak kertas dan sebagainya (Omar Din, 1998).

Institut Pengurusan Pentadbiran pula telah mendefinisikan pengurusan pejabat

sebagai satu daripada cabang pengurusan yang melibatkan perkhidmatan-
perkhidmatan seperti memperoleh, merekodkan dan menganalisa maklumat, membuat
perancangan dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dalam menjalankan
urusan hariannya di samping bertindak untuk melindungi aset-asetnya,
mempromosikan syarikatnya dan berusaha untuk mencapai matlamat organisasi yang
telah ditetapkan (Keeling, Kallaus dan Neuner, 1978).

2. TINJAUAN TERHADAP AKTIVITI OPERASI PEJABAT.

2.1 TUJUAN PENUBUHAN PEJABAT

Tujuan diwujudkan pejabat adalah untuk melaksanakan kerja-kerja pentadbiran, kerja-

kerja perkeranian, mengurusakan soal-soal kewangan dan kerja-kerja telefon,
penghantaran dan penerimaan faks dan sebagainya manakala kerja-kerja perkeranian
adalah kerja-kerja harian yang melibatkan menulis, menyimpan rekod jualan,
menyusun kertas, penyimpanan fail-fail, menaip, fotostat, membuat kerja-kerja
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

mengira, melukis dan membuat kerja-kerja penerbitan.

2.2 TUGAS PENGURUS PEJABAT

Secara amnya, seorang pengurus pejabat bertanggungjawab kepada pihak atasannya

seperti pengarah pentadbiran. Di antara tanggungjawab yang perlu dilaksanakan
olehnya adalah untuk memastikan keberkesanan di samping berfungsinya bahagian
perkhidmatan pentadbiran firma tempat beliau berkhidmat. Antara tugas seorang
pengurus pejabat pentadbiran mengikut (Kaliski & Meggison, 1988) adalah seperti
berikut:

i. Memastikan bahawa segala sumber-sumber yang dimiliki oleh pejabat

digunakan dengan ekonomik dan berkesan.
ii. Memastikan bahawa segala sumber pejabat yang diperlukan adalah mencukupi
dan dapat memenuhi keperluan asas pejabat.
iii. Untuk menyediakan belanjawan yang perlu di samping membuat anggaran dan
memastikan peraturan diwujudkan bagi mengawal perbelanjaan yang telah
dikeluarkan supaya dapat menghasilkan keluaran yang memuaskan.
iv. Untuk mewujudkan sistem pejabat dan mengadakan peraturan dalam
memastikan maklumat yang disediakan mencukupi dan berkesan bagi
membolehkan pihak pengurusan membuat keputusan.
v. Untuk membuat pengrekrutan, pemilihan dan memberi latihan kepada pekerja
bagi mencapai keperluan masa hadapan dan semasa.
vi. Untuk memastikan wujudnya sebuah sistem komunikasi yang berkesan bagi
keperluan pekerja dan keperluan pelaksanaan operasi tugas.
vii. Untuk mengekalkan perjalanan pejabat yang licin dengan mempunyai definisi
tanggungjawab yang jelas di samping menjelaskan bidang tugas kakitangan dan
mewujudkan hubungan baik sesama pekerja.

2.3 PENGURUSAN REKOD PEJABAT

Rekod bagi sesebuah pejabat adalah sebarang dokumen, surat, kertas, penyata
kewangan, buku, laporan, carta, manual dan sebagainya yang dihasilkan atau diterima
oleh pihak lain. Pengurusan rekod ialah penyimpanan dokumen, surat, kertas, penyata
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

kewangan, buku, laporan, carta manual dan sebagainya bagi sesebuah pejabat dengan
cara yang paling sistematik untuk memudahkan pengeluaran rekod bagi pejabat
berkenaan.

Sistem fail merupakan proses menyusun, menyimpan dan mengeluarkan segala

rekod dan dokumen dengan menggunakan fail. Semua bentuk surat-menyurat sama
ada berkaitan dengan sesebuah pejabat, individu, atau perkara tertentu di simpan
dalam fail. Fail boleh berasaskan dokumen kertas atau berasaskan komputer. Walau
bagaimanapun, untuk tujuan perbincangan ini kita akan melihat kepada dokumen
kertas. Dengan menggunakan sisitem fail segala rekod yang disimpan akan lebih
terjamin dan selamat. Seterusnya ia akan memudahkan untuk mencari dan diperolehi
apabila dikehendaki pada bila-bila masa. Penyimpanan yang dilakukan dengan teratur
akan memudahkan kerja-kerja pengurusan dan pentadbiran seperti membuat rujukan
tertentu dan menjawab surat-surat yang di terima.

Pengurus pejabat haruslah menyemak semua rekod dan laporan pejabat. Hal ini
penting untuk memastikan pejabat berfungsi dengan teratur serta mengikut arus
perubahan semasa. Melalui laporan dan rekod tersebut pengurus pejabat perlu
membuat laporan cadangan prosedur semula pengurusan pejabat. Prosedur melapor
semula haruslah merangkumi aspek penambahbaikan atau cadangan pembaharuan
pengurusan operasi yang bersesuaian dengan arus semasa. Pemantauan harus
dijalankan bagi melihat keberkesanan dan kelancaran operasi pejabat yang baru. Hasil
dari pemantauan, Laporan perlu disediakan bagi menilai prestasi semasa syarikat.

2.4 KEPENTINGAN PENGURUSAN PERUBAHAN

Aspek pengurusan perubahan adalah satu aspek yang tidak boleh diketepikan oleh
pihak pengurusan. Semua organisasi perlu ‘terus hidup’ sesuai dengan permintaan
persekitaran supaya selaras dengan kemajuan. Sekiranya sesebuah organisasi itu
tidak peka dengan perubahan semasa, maka ia akan masih berada di takuk yang lama
(status quo). Menurut Ab. Aziz (2000), pengurusan perubahan membantu membentuk
kemajuan organisasi dengan lebih cekap dan berkesan di samping merubah prestasi
organisasi dalam mencapai matlamat dan objektifnya. Pengurusan perubahan yang
baik adalah kunci kepada perbezaan antara kejayaan dan kegagalan sesebuah
organisasi.
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

Dengan apa yang telah digambarkan, jelas menunjukkan bahawa organisasi

mempunyai perubahan-perubahan tertentu dalam menguruskannya bagi menghadapi
arus globalisasi semasa. Menurut Wilson (1994), seseorang pengurus yang merupakan
agen perubahan perlu mempunyai strategi pelaksanaan pengurusan perubahan yang
baik. Ini bagi memastikan organisasi mempunyai daya saing dan mampu bertahan di
masa hadapan. Namun, pelbagai masalah atau halangan yang timbul terpaksa
dihadapi oleh organisasi untuk menghadapi perubahan tersebut. Caranya ialah dengan
mengenal pasti proses sesuatu perubahan yang berlaku dan mengenal pasti mengapa
perlunya sesuatu perubahan itu wujud. Halangan-halangan yang bakal wujud hasil
daripada perubahan perlu ditinjau dan strategi atau kaedah untuk mengatasi masalah
tersebut perlu disediakan untuk memastikan sesuatu perubahan yang ingin dilakukan
itu menjadi kenyataan.

3. MENYEDIAKAN LAPORAN AKTIVITI OPERASI PEJABAT

Setelah melaksanakan tinjauan terhadap operasi pejabat melalui laporan terdahulu

pengurusan operasi pejabat, Pengurus Pejabat akan melaksanakan pemantauan,
melakukan pembaharuan, dan seterusnya menilai keberkesanan perubahan. Tugas
terakhir seorang pengurus pejabat adalah menyediakan laporan lengkap hasil
pemantauan yang dijalankan. Laporan tersebut mesti merangkumi aspek

1) Laporan dan rekod pengurusan terdahulu.

2) Menyediakan prosedur laporan semula (cadangan pembaharuan atau
penambahbaikan yang akan dijalankan)
3) Membuat pemantauan (menyediakan borang pemantauan)
4) Merekod laporan prestasi operasi pejabat dari masa ke semasa.
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

5) Menilai pengurusan operasi pejabat (penambahbaikan atau cadangan)

6) Menyediakan laporan penuh (hasil pemantauan, perubahan yang dilakukan,
keberkesanan/kegagalan pembaharuan, cadangan penambahbaikan dan
rumusan)
7) Menyerahkan Laporan kepada ketua Jabatan/Pengarah Syarikat)

3.1 DEFINISI LAPORAN

Kertas yang mengandungi khabar atau maklumat. Ia ditulis bagi melaporkan sesuatu
hal atau perkara yang telah berlaku. Laporan juga dikenali sebagai dokumen
menyampaikan maklumat khusus kepada pembaca tertentu.

3.2 TUJUAN LAPORAN

Terdapat beberapa tujuan yang penting untuk membuat laporan.Antara tujuan yang
dimaksudkan ialah merakamkan dan merekodkan sesuatu,memaklumkan pelaksanaan
dan perkembangan sesuatu ,menyalurkan cadangan mempertahankan tindakan dan
akhirnya membentangkan perancangan. Objektif menghasilkan laporan adalah

3.3 JENIS LAPORAN

Terdapat pelbagai laporan yang ditulis untuk tujuan dan maksud tertentu. Jenis-jenis
laporan ditentukan berdasarkan sifat dan kandungan laporan itu
Laporan terbahagi kepada 2 kategori;

● Laporan lisan
✓ laporan berita dan laporan langsung atau ulasan selari

● Laporan bertulis
✓ Laporan tahunan
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

✓ Laporan khas
✓ Laporan prestasi
✓ Laporan penilaian
✓ Laporan sulit
✓ Laporan kajian
✓ Laporan lawatan
✓ Laporan aktiviti persatuan

3.4 CIRI-CIRI LAPORAN YANG BAIK

1. Bersifat objektif dan sahih, iaitu bukan tanggapan atau agakan

2. Mempunyai unsur penilaian, iaitu pandangan berkaitan perkara atau isu yang
hendak dilaporkan
3. Mempunyai unsur ilmiah, empirikal dan konkrit, misalnya laporan hasil kajian
4. Disertakan gambar, foto, jadual, atau graf bagi memudahkan gambaran minda
dan pemahaman pembaca
5. bahasa yang ringkas dan padat.
6. Disertakan gambar, foto, jadual, atau graf bagi memudahkan gambaran minda
dan pemahaman pembaca
7. bahasa yang ringkas dan padat

4.0 PENUTUP

Penyelia Pejabat berperanan mengawal keseluruhan perjalanan seharian aktiviti dan

operasi pejabat. Pengurusan aktiviti operasi pejabat juga perlu dipantau bagi melihat
kelancaran dan keberkesanan pengurusanya. Oleh hal demikian, Penyelia sesebuah
pejabat perlu menjalankan pemantauan, menganalisis kekurangan operasi seterusnya
membuat cadangan penambahbaikan. Kesemua perjalanan operasi ini perlu direkod
dalam bentuk laporan yang lengkap.
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

SOALAN

1. Terangkan maksud pengurusan pejabat menurut Akta Pejabat, Kedai dan

Bangunan Keretapi 1963 dan Institut Pengurusan Pentadbiran
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
2. Nyatakan maksud rekod dan pengurusan rekod
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
3. Terangkan tujuan dan objektif laporan
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
4. Nyatakan tujuh ciri-ciri laporan yang baik
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
 BPP7013(4/5) Muka Surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO.
Drpd / of : 8

RUJUKAN
Bengkel penulisan laporan dan proposal yang berkualiti, UTM

Samsudin Wahab. (2003). Pengurusan Teknologi Pejabat. PTS Professional. ISBN

983-192-792-
Samsudin Wahab. (2001). Eksekutif Efektif, BS.Print (M) Sdn. Bhd. ISBN 978-983-
3585-09-0 983-3585-09-4