Mã số 001/2023

QUY TRÌNH DIỄN TẬP MÔ PHỎNG

THU HỒI SẢN PHẨM Trang 1/3

Mục đích:
công ty diễn tập mô phỏng “lưu trình khống chế triệu hồi sản phẩm”, Công ty thử nghiệm
xử lý khả năng thu hồi sản phẩm một khi sản phẩm có vấn đề về chất lượng và an toàn,
nghiệm chứng hệ thống thu hồi của công ty .
Bước 1 : Mô phỏng sự cố xảy ra đối với sản phẩm và diễn tập truy xuất.
- Nội Dung: Ngày 22/01/2024 trong lúc thao tác đóng gói, tổ trưởng tổ 16 phát
hiện 1 cây súng bắn thẻ không còn tại vị trí trên tổ , Tổ trưởng đã báo lên chủ
quản sản xuất, sau khi xác minh điều tra đã xác nhận cây súng bắn thẻ đã bỏ vào
thùng của lô hàng 704568, PO# P8OF7JA tổng 52 thùng, 1177 packs. Lô hàng này
đã được xuất khỏi xưởng vào ngày ngày 19 tháng 1 năm 2024 .
Bước 2: Lên kế hoạch và phân công thực hiện.
Sự việc ngày lập tức được báo lên ban giám đốc và nhanh chóng triệu tập một cuộc
họp khẩn cấp giữa ban giám đốc và các bộ phận liên quan. Xin phép ban giám đốc
lên kế hoạch tiến hành truy xuất đối với lô hàng có kèm theo cây súng bắn thẻ đã
được chở ra cảng ngày 19/01/2024.
- Các thành viên tham gia cuộc truy xuất :
Họ Tên Bộ Phận Họ Tên Bộ Phận
1. Zhou hai xie Giám đốc chất lượng 5. Susan Nghiệp vụ
2.Zou yu fang Xưởng Trưởng sản xuất 6. Ru xue Chủ quản QC xưởng
3.Xiao Yin Chủ Quản đóng gói 7. Nguyễn Việt Anh Trưởng phòng XNK
4.Nguyễn Văn Dũng Chủ quản kho
- Quy trình thực hiện:
+ 22/1/2024, 10h00-13h Kéo hàng từ cảng Đình Vũ về để vào vị trí riêng biệt tại
kho thành phẩm.
+ 22/1/2024, 13h30 Bộ phận đóng gói lấy hàng từ kho thành phẩm tiến hành
kiểm kim để tìm ra súng bắn thẻ. Khi tìm ra cây súng bắn thẻ bộ phận QC lập
biên bản thu giữ súng bắn thẻ và xin ý kiến xử lý của bộ phận chất lượng.
 Mã số 001/2023
QUY TRÌNH DIỄN TẬP MÔ PHỎNG
THU HỒI SẢN PHẨM Trang 2/3

+ 23/1/2024 Bộ phận đóng gói trả hàng về kho thành phẩm . Họp tổng kết báo
cáo kết quả, xác nhận các bộ phận chịu trách nhiệm, yêu cầu viết các hành động
khắc phục phòng ngừa.
Lưu ý:
 Các hành động khắc phục phòng ngừa phải được tiến hành ngày sau
khi cuộc họp báo cáo kêt quả kết thúc.
 Các báo cáo khắc phục phải được nộp cho bộ phận chất lượng trong
vòng 2 ngày làm việc.
 Các hành động khắc phục phải được chấm dứt trong vòng 5 ngày làm
việc kể từ ngày nộp báo cáo khắc phục.
- Chức Trách nhiệm vụ:
+ Bộ phận Xuất nhập khẩu :Nguyễn Việt Anh chịu trách nhiệm liên hệ cảng Đình Vũ
xác nhận về lô hàng 704568, PO# P8OF7JA, qua xác nhận kiểm tra, lô hàng vẫn nằm
tại cảng Đình Vũ và chưa được chuyển đi, anh Việt Anh làm thủ tục để kéo hàng về
kho thành phẩm của xưởng.
+ Kho Thành Phẩm :Nguyễn văn Dũng sau khi hàng từ cảng về bố trí một vị trí riêng
biệt để xếp hàng và báo cho bộ phận sản xuất .
+ Bộ phận sản xuất: Zou Yu fang, sau khi nhận được thông tin trả hàng, việc đầu
tiên là liên lạc với người phụ trách bộ phận đóng gói kéo hàng lên khu vực kiểm
kim để tiến hành kiểm kim sản phẩm.
+ Bộ Phận đóng gói : Xiao Yin phụ trách sắp xếp cho sản phẩm tiến hành kiểm kim
sản phẩm, đảm bảo 100% sản phẩm qua kiểm kim mà không có vấn đề về kim loại,
xác nhận việc tìm kiếm cây súng bắn thẻ bị thất lạc là có tìm thấy trong thùng số 25
của lô hàng.
+ Bộ phận QC: Ru xue tiến hành giám sát quá trình kiểm kim, và tìm kiếm súng bắn
thẻ.
+ Bộ Phận Nghiệp vụ: Susan chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng báo về sự cố
xảy ra, thương lượng lại với khách hàng xin lùi lại thời gian giao hàng.
+ Bộ phận chất lượng : Zhou Hai Xia chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình
diễn ra diễn tập triệu hồi lô hàng.
Bước 3 : Báo cáo kết quả.
- Ngày 23/1/2024 lúc 13h00 diễn ra cuộc họp giữa ban giám đốc và đại diện các
 Mã số 001/2023
QUY TRÌNH DIỄN TẬP MÔ PHỎNG
THU HỒI SẢN PHẨM Trang 3/3

bộ phận tham gia diễn tập cuộc triệu hồi sản phẩm.
- Kết quả:
+Qua quá trình kiểm kim 100% lô hàng 704568, PO# P8OF7JA đã phát hiện cây
súng bắn thẻ trong thùng số 25 của lô hàng, bộ phận QC lập biên bản ghi nhận
kết quả và bàn giao cây súng bắn thẻ lại cho bộ phận đóng gói.
+Lô hàng sau khi kiểm tra xong đã được đưa vào kho thành phẩm chờ xuất.
+ Bộ phận nghiệp vụ đã liên hệ với khách hàng và đã được khách hàng chấp
thuận giao hàng lùi lại 1 tuần so với thời gian ban đầu.
- Xác nhận vai trò trách nhiệm: sau khi xem xét các chi tiết sự việc xảy ra, các bộ
phận sau sẽ chịu trách nhiệm về các hành động cải thiện.
+ Bộ phận đóng gói : Thiếu sự kiểm soát đối với các vật dụng sản xuất.
+ Bộ phận kiểm kim : Lô hàng thông qua kiểm kim nhưng không phát hiện dị vật.
+ Bộ phận QC : Chịu trách nhiệm kiểm tra trước khi xuất hàng, nhưng lại không
phát hiện bất cứ dị vật nào trong sản phẩm.
Bước 4 : Kết thúc diễn tập, đóng lại kết quả hành động khắc phục phòng ngừa.
Sau khi các báo cáo yêu cầu khắc phục phòng ngừa được bộ phận chất lượng gửi
đến các bộ phận chịu trách nhiệm thì ngày 29/1/2024 giám đốc bộ phận chất
lượng Zhou Hai Xie tiến hành kiểm chứng các hành động khắc phục phòng ngừa
được xác nhận là có hiệu quả, đóng lại cuộc diễn tập mô phỏng thu hồi sản
phẩm đối với lô hàng 704568, PO# P8OF7JA.

Ghi chép này được lưu giữ tài bộ phận chất lượng cơ sở.

Ngày 1 tháng 02 năm 2024

Đại diện phòng chất lượng ghi chép lại qua trình diễn tập

Nguyễn Thị Lan Phương