TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM

HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TECHBUDDIES

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Võ Thị Thanh Vân

Lớp tín chỉ: 49K21.2
Nhóm 13: Thiều Phương Linh
Trịnh Thảo Nguyên
Nguyễn Phương Nhi
Trần Nguyễn Kiều Oanh
Nguyễn Thị Thảo

Đà Nẵng, tháng 5 năm 2024

 MỤC LỤC

MỤC LỤC...................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................3
I. GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP TECHBUDDIES..........................................4
1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp.......................................................................4
2. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................................4
3. Phân tích mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter...........................5
II. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG ERP.............................................................................6
1. Tổng quan về hệ thống ERP................................................................................6
2. Chức năng của hệ thống ERP..............................................................................6
2.1. Quản lý tài chính...........................................................................................6
2.2. Quản lý chuỗi cung ứng................................................................................6
2.3. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).............................................................7
2.4. Quản lý nhân sự.............................................................................................7
2.5. Quản lý sản xuất và tồn kho..........................................................................7
2.6. Quản lý dự án................................................................................................8
2.7. Phân tích dữ liệu............................................................................................8
2.8. Quản lý mua hàng và bán hàng.....................................................................9
3. Thành phần cấu thành nên hệ thống....................................................................9
4. Tác động/Tầm quan trọng của HTTT ứng dụng này đến doanh nghiệp............10
4.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động......................................................................10
4.2. Cải thiện khả năng ra quyết định.................................................................11
4.3. Tăng cường khả năng cạnh tranh................................................................11
4.4. Phát triển kinh doanh...................................................................................11
5. Cơ hội, thách thức gặp phải khi triển khi hệ thống thông tin này trong doanh
nghiệp....................................................................................................................12
5.1. Cơ hội..........................................................................................................12
5.2. Thách thức...................................................................................................12
III. Áp dụng hệ thống ERP trong các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp........14
1. Các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trước khi sử dụng hệ thống ERP. 14
1.1. Quy trình kho vận........................................................................................14
1.2. Quy trình mua hàng.....................................................................................14
1.3. Quy trình bán hàng......................................................................................15
1.4. Nhận xét......................................................................................................16
2. Các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sau khi áp dụng hệ thống ERP....17

1
 2.1. Kho vận.......................................................................................................17
2.2. Quy trình mua hàng.....................................................................................18
2.3. Quy trình bán hàng......................................................................................19
2.4. Mô tả quy trình bán hàng, mua hàng và kho vận sau khi áp dụng ERP......21
2.4.1. Quy trình mua hàng và kho vận..............................................21
2.4.2. Quy trình bán hàng và kho vận...............................................24
3. Vai trò của hệ thống ERP đối với Techbuddies.................................................27
3.1. Vai trò của ERP trong việc thực hiện quy trình kinh doanh.......................28
3.2. Vai trò của ERP trong việc hỗ trợ ra quyết định.........................................29
VI. Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Techbuddies..............................................................................................................30
1. Ưu điểm của hệ thống khi áp dụng vào doanh nghiệp......................................30
2. Nhược điểm của hệ thống khi áp dụng vào doanh nghiệp.................................30

2
 LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kỳ biến đổi kinh doanh nhanh chóng và cạnh tranh ngày càng gay
gắt, việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh trở nên cực kỳ quan trọng đối
với các doanh nghiệp trong ngành. Do đó, việc áp dụng hệ thống phần mềm Hoạch
định nguồn lực (ERP) đã trở thành một yếu tố quyết định cho sự thành công và sự
tồn tại của các doanh nghiệp. Nhờ ERP mà có thể giúp cho các doanh nghiệp tối ưu
hóa quá trình, giảm thiểu các chi phí, đồng thời ra quyết định nhanh chóng và đúng
đắn, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
Là một công ty bán lẻ tại Việt Nam, Techbuddies đã có thể duy trì vị thế của
mình bằng cách kết hợp công nghệ tiên tiến vào hoạt động của mình. Đặc biệt, hệ
thống ERP của doanh nghiệp là công cụ hợp lý hóa các quy trình của họ, giảm thời
gian và công sức cho cả nhân viên và khách hàng. Có thể xem đây là một trong
những yếu tố then chốt, đồng thời cũng là chìa khóa cho sự thành công của doanh
nghiệp.
Trong bài báo cáo này, nhóm 13 sẽ phân tích ba phân hệ chính của hệ thống
ERP đang áp dụng tại Techbuddies: Quản lý kho vận, quản lý mua hàng, và quản lý
bán hàng. Đồng thời, nhóm 13 cũng sẽ tiến hành đánh giá những tác động của việc
tích hợp hệ thống này trong mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Bài báo cáo
phân tích hệ thống hoạch định nguồn lực ERP của Công ty cổ phần Techbuddies
được nhóm 13 triển khai theo bốn phần chính như dưới đây:
Phần 1: Tổng quan về doanh nghiệp Techbuddies.
Phần 2: Sơ lược về hệ thống ERP.
Phần 3: Việc áp dụng hệ thống ERP trong các quy trình kinh doanh của
doanh nghiệp.
Phần 4: Đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của ERP đối với Techbuddies.
Qua bài báo cáo này, nhóm 13 hy vọng sẽ giúp cô và các bạn hiểu rõ hơn về
tầm quan trọng của hệ thống ERP trong doanh nghiệp và cách nó có thể cải thiện
hiệu suất và quản lý trong doanh nghiệp nói chung và Techbuddies nói riêng. Nhóm
13 rất biết ơn sự hướng dẫn và đồng hành của Giảng viên Võ Thị Thanh Vân, cùng
sự đóng góp xuyên suốt và tâm huyết của tất cả các thành viên nhóm trong quá trình
thực hiện bài báo cáo này. Xin chân thành cảm ơn!

3
I. GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP TECHBUDDIES.
1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp
- Techbuddies có tên đầy đủ là công ty cổ phần Techbuddies được thành lập vào
tháng 3 năm 2005.
- Công ty có tên tiếng Anh là Techbuddies JSSC.
- Mã số thuế: 0801206948
- Địa chỉ: Đường An Định - Phường Việt Hòa - Thành phố Hải Dương - Hải
Dương.
- Số chi nhánh: 3 chi nhánh.
- Sản phẩm kinh doanh: Các sản phẩm kinh doanh chính của công ty bao gồm
những thiết bị điện tử như laptop, PC, điện thoại, máy tính bảng, phụ kiện điện
thoại, phụ kiện máy tính và các loại mặt hàng điện tử khác.
2. Cơ cấu tổ chức

Techbuddies áp dụng mô hình tổ chức theo chức năng, chia thành 3 khối
chính hoạt động dưới sự điều hành chung của Giám đốc công ty là: Khối bán hàng,
khối ngành hàng, khối hỗ trợ. Đứng đầu mỗi khối là các Trưởng phòng, dưới là các
nhân viên.
- Nhà quản trị cấp cao bao gồm: Tổng giám đốc.
- Nhà quản trị cấp trung bao gồm: Quản lý chi nhánh, quản lý cửa hàng chính,
quản lý bộ phận hỗ trợ.
Giám đốc: Xem xét, ra các quyết định cấp chiến lược như:
- Báo cáo tài chính của công ty.
- Phương án phân phối lợi nhuận và mức cổ tức của công ty.

4
- Kế hoạch kinh doanh của công ty trong năm tới.
- Xem xét, quyết định các vấn đề liên quan đến việc sáp nhập, hợp nhất, chia, tách,
giải thể công ty.
- Quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự của công ty.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty.
Các quản lý: chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định cấp chiến thuật.
- Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm: bán hàng,
marketing, cung ứng, hậu cần, chăm sóc khách hàng,...
- Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Tổ chức, quản lý tài chính, kế toán của công ty.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
3. Phân tích mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter
- Đối thủ cạnh tranh trong ngành: Môi trường kinh doanh của ngành bán lẻ các
thiết bị công nghệ, kỹ thuật số có mức độ cạnh tranh cao. Đối thủ cạnh tranh của
Techbuddies bao gồm các chuỗi bán lẻ lớn trong ngành như Techbuddies, FPT
Shop, Viettel Store, CellphoneS,… và các nền tảng bán lẻ trực tuyến Shopee,
Lazada, Tiki,…
- Đối thủ cạnh tranh tiềm năng: Các tập đoàn công nghệ lớn như Apple, Samsung,
… vốn đã có những cửa hàng bán lẻ trên thị trường có thể mở rộng thị trường
bằng cách tăng thêm các cửa hàng bán lẻ trực tiếp, tận dụng lợi thế về nguồn lực
và cạnh tranh với Techbuddies. Bên cạnh đó các công ty khởi nghiệp cùng các
cửa hàng bán lẻ cũng có thể tạo ra sự đột phá và chiếm lĩnh thị phần ngành bán lẻ
thiết bị di động với những điểm mới sáng tạo trong mô hình kinh doanh.
- Sức mạnh của nhà cung cấp: Techbuddies phụ thuộc vào một số nhà cung cấp
linh kiện điện tử chính, do đó hoạt động kinh doanh của công ty có thể bị ảnh
hưởng nếu xảy ra tình trạng thiếu hụt nguồn cung hàng hóa hoặc biến động giá
nguyên vật liệu.
- Sức mạnh của khách hàng: Khách hàng của Techbuddies phần lớn là các khách
hàng lẻ và họ ngày càng có nhiều sự lựa chọn để mua các sản phẩm di động, sản
phẩm điện tử từ đa dạng các thương hiệu và nhà bán lẻ do đó họ có sức mạnh
đàm phán cao. Bên cạnh đó họ cũng muốn mua sản phẩm có giá cả phải chăng và
đòi hỏi dịch vụ tốt hơn nên Techbuddies phải chịu áp lực cạnh tranh lớn.
- Nguy cơ, đe dọa từ các sản phẩm thay thế: Hiện tại trên thị trường chưa có sản
phẩm nào có thể thay thế hoàn toàn cho các mặt hàng mà Techbuddies kinh
doanh nên mức độ đe dọa từ các sản phẩm thay thế là tương đối thấp. Nhưng
trong tương lai có thể Techbuddies sẽ phải đối mặt với nguy cơ thay thế từ các
sản phẩm di động, điện tử mới được các doanh nghiệp sản xuất bán ra thị trường.

5
II. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG ERP
1. Tổng quan về hệ thống ERP.
- Hệ thống ERP, được viết tắt từ Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp). Hệ thống ERP ra đời vào những năm 1990 sau khi được tích
hợp từ hai ứng dụng MRP (ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất) và CIM
(ứng dụng sản xuất tích hợp máy tính). Ngày càng được các doanh nghiệp sử
dụng phổ biến về những lợi ích của hệ thống mang lại.
- Hệ thống ERP là một phần mềm tích hợp các chức năng quản lý và vận hành
kinh doanh của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất. ERP giúp tự động hóa
và kết nối các quy trình nội bộ, cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn toàn
diện về hoạt động của họ từ sản xuất, bán hàng, kho hàng, tài chính, nhân sự đến
quản lý khách hàng.
- Mục tiêu chính của ERP:
+ Tăng hiệu quả hoạt động: Hệ thống ERP giúp tự động hóa và tối ưu
hóa các quy trình và giảm thiểu sai sót, giúp doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả hơn.
+ Cải thiện khả năng ra quyết định: ERP cung cấp dữ liệu và báo cáo
thời gian thực, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt và kịp
thời.
+ Tăng cường hợp tác: ERP kết nối các bộ phận và phòng ban, giúp họ
chia sẻ thông tin và phối hợp hiệu quả hơn.
+ Giảm chi phí: ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng
cách giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và cải thiện
hiệu quả hoạt động.
2. Chức năng của hệ thống ERP.
- Hệ thống ERP bao gồm các chức năng chính như sau:
2.1. Quản lý tài chính.
- Việc quản lý tài chính giúp các doanh nghiệp có thể quản lý được dòng tiền một
cách hiệu quả, giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan
trọng của công việc kế toán tài chính và giúp quy trình quản lý các khoản thu-chi
được kiểm soát hiệu quả hơn.
- Việc quản lý tài chính bao gồm các hoạt động chính:
+ Kế toán: Bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán thuế,...
+ Quản lý ngân sách: Bao gồm quản lý dòng tiền và các khoản thanh
toán, đầu tư,...
+ Quản lý thu chi: Bao gồm lập hóa đơn và chi trả cho các quá trình
mua hàng, bán hàng,...
+ Báo cáo tài chính: Bao gồm báo cáo cân đối kế toán, báo cáo kết quả
kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,...
2.2. Quản lý chuỗi cung ứng.
- Việc quản lý chuỗi cung ứng giúp sử dụng tối ưu chi phí và thời gian, giúp các
nhà cung cấp chia sẻ các thông tin về đơn đặt hàng, sản xuất, mức tồn kho và
6
 phân phối sản phẩm dịch vụ để họ có thể tìm nguồn, phân phối và sản xuất một
cách hiệu quả.
- Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm những hoạt động chính như sau:
+ Quản lý đơn đặt hàng: Theo dõi quá trình đặt hàng từ việc tạo đơn đến
giao hàng và thanh toán.
+ Quản lý tồn kho: Theo dõi lượng tồn kho, quản lý đặt hàng tự động và
tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng hóa.
+ Quản lý phân phối: Tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, theo dõi vận đơn
và quản lý chi phí vận chuyển.
2.3. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
- Việc quản lý quan hệ khách hàng giúp các doanh nghiệp thu thập, quản lý và
phân tích thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, giúp các doanh
nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó tăng
cường khả năng phục vụ và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng để đạt đến
mục đích cuối cùng là tăng doanh số bán hàng và đạt được lợi nhuận.
- Quản lý quan hệ khách hàng bao gồm những hoạt động chính sau:
+ Bán hàng: Bao gồm tạo đơn hàng, theo dõi đơn hàng, quản lý khách
hàng,...
+ Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin liên hệ và lịch sử
mua hàng của khách hàng.
+ Quản lý chiến lược tiếp thị: Thực hiện, theo dõi và phân tích hiệu suất
các chiến lược tiếp thị và bán hàng.
+ Quản lý khách hàng tiềm năng: Bao gồm thu thập thông tin khách
hàng tiềm năng, đánh giá khách hàng tiềm năng, chuyển đổi khách
hàng tiềm năng thành khách hàng.
+ Quản lý dịch vụ khách hàng: Theo dõi yêu cầu hỗ trợ khách hàng và
quản lý quá trình giải quyết vấn đề.
2.4. Quản lý nhân sự.
- Việc quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp có thể bố trí đầy đủ nhân sự vào từng vị
trí trong bộ máy tổ chức của công ty, từ đó đầu tư vào nhân sự và hỗ trợ họ một
cách có chiến lược có thể nâng cao sự hài lòng và thúc đẩy hiệu suất làm việc.
- Việc quản lý nhân sự bao gồm các hoạt động sau:
+ Quản lý nhân viên: Bao gồm hồ sơ nhân viên, thông tin liên hệ, lịch
sử làm việc và thông tin về lương thưởng.
+ Quản lý nghỉ phép của nhân viên: Thực hiện phân bổ và giám sát tất
cả ngày nghỉ của nhân viên
+ Quản lý tuyển dụng: Theo dõi và quản lý các quy định về lao động,
hợp đồng lao động và chính sách nhân sự
2.5. Quản lý sản xuất và tồn kho.
- Việc quản lý sản xuất và hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai
sót và lãng phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng, giúp cải thiện
khả năng ra quyết định, giảm thiểu chi phí lưu kho, đồng thời việc lập kế hoạch

7
 sản xuất hợp lý giúp giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, bên cạnh đó doanh
nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho để có
thể kịp thời đáp ứng với nhu cầu của thị trường.
- Việc quản lý sản xuất và tồn kho bao gồm các hoạt động:
+ Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất.
+ Quản lý vật liệu: Tính toán nhu cầu vật liệu, quản lý lượng nguyên vật
liệu còn lại trong kho.
+ Quản lý chất lượng: Theo dõi và kiểm soát chất lượng sản phẩm từ
quá trình sản xuất cho đến khi giao hàng đến với khách hàng.
2.6. Quản lý dự án.
- Việc quản lý dự án giúp đảm bảo thực hiện được các mục tiêu mà dự án đã đề ra
theo đúng tiến độ đã đặt ra trước đó, đồng thời giúp tối đa hóa hiệu quả của dự
án, giảm thiểu rủi ro và lãng phí nguồn lực, thúc đẩy sự hài lòng của các bên liên
quan.
- Việc quản lý dự án bao gồm các hoạt động sau:
+ Lập kế hoạch dự án: Bao gồm việc xác định mục tiêu dự án, lập kế
hoạch công việc, lập dự toán ngân sách,...
+ Quản lý tài nguyên dự án: Bao gồm phân bổ tài nguyên, theo dõi sử
dụng tài nguyên, điều chỉnh tài nguyên,...
+ Theo dõi tiến độ dự án: Bao gồm theo dõi tiến độ công việc, báo cáo
tiến độ dự án, quản lý rủi ro,...
+ Quản lý nguồn lực: Bao gồm phân phối và quản lý tài nguyên như
nhân viên, ngân sách và thiết bị cho dự án,...
2.7. Phân tích dữ liệu.
- Việc phân tích dữ liệu trong ERP giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý, phân tích và
tổng hợp dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh khác nhau, cung cấp cho ban lãnh
đạo và nhân viên các báo cáo và phân tích chi tiết để hỗ trợ ra quyết định sáng
suốt và kịp thời.
- Việc phân tích dữ liệu bao gồm các hoạt động:
+ Thu thập dữ liệu: Doanh nghiệp tiến hành thu thập dữ liệu từ tất cả
các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: dữ liệu giao dịch, dữ liệu
khách hàng, dữ liệu sản xuất, dữ liệu tài chính,…
+ Xử lý dữ liệu: Xử lý dữ liệu thu thập được để đảm bảo dữ liệu chính
xác, đồng bộ và nhất quán.
+ Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu khác nhau để
phân tích dữ liệu đã được xử lý, tạo ra đầu ra là thông tin có ích giúp
doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu quả hoạt động, xu hướng thị trường
và hành vi khách hàng,…
+ Tạo báo cáo: Từ những thông tin đã thu được từ việc phân tích dữ
liệu, hệ thống ERP tạo ra các báo cáo chi tiết và trực quan theo nhiều
chủ đề khác nhau, giúp ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng nắm bắt
thông tin và đưa ra quyết định.

8
2.8. Quản lý mua hàng và bán hàng.
- Việc quản lý mua hàng và bán hàng này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy
trình, tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả dịch vụ và tăng cường khả năng
cạnh tranh.
- Quản lý mua hàng và bán hàng bao gồm các hoạt động sau:
+ Lập kế hoạch mua hàng: Bao gồm việc dự báo nhu cầu nguyên vật
liệu, xác định nhà cung cấp.
+ Mua hàng: Gửi yêu cầu mua hàng cho nhà cung cấp, tạo đơn hàng
chính thức cho nhà cung cấp, theo dõi tình trạng đơn hàng và thúc đẩy
nhà cung cấp giao hàng đúng hạn...
+ Quản lý kho hàng: Nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng và
số lượng đơn đặt hàng, báo cáo tình trạng tồn kho định lỳ để theo dõi
và điều chỉnh kế hoạch mua hàng phù hợp.
+ Tiếp thị và bán hàng: Xác định khách hàng tiềm năng, tạo chiến lược
tiếp thị và phân loại nhóm khách hàng và quản lý các kênh bán hàng.
+ Xử lý đơn hàng: Nhận đơn hàng qua các kênh bán hàng, kiểm tra
thông tin đơn hàng, tạo phiếu xuất kho, cập nhật số lượng hàng tồn
kho sau khi xuất kho.
+ Hoạt động thanh toán: Bao gồm việc gửi hóa đơn thanh toán cho
khách hàng, xử lý các khoản thanh toán chậm hoặc trả góp, ghi nhận
doanh thu bán hàng vào hệ thống.
+ Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng, phân tích hành vi
mua sắm của khách hàng, thu thập phản hồi của khách hàng.
Ngoài ra, hệ thống ERP có thể bao gồm các chức năng nâng cao khác như:
Trí tuệ nhân tạo (AI).
- Tự động hóa quy trình: Hệ thống ERP xử dụng AI để tự động hóa các quy trình
lặp đi lặp lại hoặc nhàm chán, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho
nhân viên.
- Dự đoán xu hướng: Phân tích dữ liệu lịch sử và dữ liệu hiện tại để dự đoán xu
hướng tương lai, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và đưa ra quyết định hiệu quả
hơn.
- Khuyến nghị thông minh: Sử dụng AI để tạo ra các khuyến nghị thông minh dựa
trên dữ liệu, giúp quản lý và nhân viên đưa ra quyết định có căn cứ.
Internet vạn vật (IoT).
- Thu thập dữ liệu thời gian thực: Kết nối các thiết bị và máy móc vào hệ thống
ERP để thu thập dữ liệu thời gian thực về sản xuất, vận hành, hoặc quản lý tồn
kho.
- Tự động hóa quy trình dựa trên dữ liệu IoT: Dựa vào dữ liệu từ các cảm biến và
thiết bị IoT, hệ thống ERP có thể tự động hóa quy trình như tái đặt hàng tự động
khi cảm biến cho thấy lượng hàng tồn kho đang giảm.
3. Thành phần cấu thành nên hệ thống.
- Hệ thống ERP bao gồm các hệ thống như:
+ Quản lý tài nguyên nhân lực (HRM).
9
 Quản lý thông tin nhân viên.
Quản lý tiền lương và phúc lợi.
Quản lý hiệu suất và đào tạo.
+ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Quản lý thông tin khách hàng.
Quản lý chiến lược marketing.
Quản lý dịch vụ khách hàng.
+ Quản lý chuỗi cung ứng (SCM).
Quản lý đặt hàng và nhập hàng.
Quản lý lịch trình sản xuất.
Quản lý kho và vận chuyển.
+ Quản lý tài chính và kế toán (F&A).
Quản lý kế toán tổng hợp.
Quản lý tài sản và công nợ.
Quản lý ngân sách và chi phí.
+ Quản lý quá trình sản xuất (MES).
Quản lý quá trình sản xuất.
Quản lý dữ liệu về sản phẩm.
Quản lý vận hành máy móc và nhân công.
+ Quản lý dữ liệu và phân tích (BI).
Quản lý và xử lý dữ liệu.
Phân tích thị trường và dự báo.
Báo cáo và phân tích hiệu suất.
4. Tác động/Tầm quan trọng của HTTT ứng dụng này đến doanh nghiệp.
Hệ thống ERP có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
4.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Tự động hóa và tích hợp quy trình: ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều
quy trình thủ công, loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và tích hợp các quy trình kinh
doanh khác nhau, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót
và tiết kiệm thời gian.

10
- Cải thiện khả năng quản lý chuỗi cung ứng: ERP giúp tối ưu hóa việc quản lý
chuỗi cung ứng từ khâu mua hàng, sản xuất, kho hàng đến phân phối, giúp doanh
nghiệp giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao chất lượng
sản phẩm.
- Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: ERP giúp theo dõi số lượng, vị trí và tình trạng
hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt
hoặc tồn kho dư thừa, giảm thiểu chi phí lưu kho và tối ưu hóa việc sử dụng vốn.
- Nâng cao năng suất làm việc: ERP giúp nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả
chung của doanh nghiệp.
4.2. Cải thiện khả năng ra quyết định.
- Cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết theo thời gian thực: ERP thu thập và tích
hợp dữ liệu từ tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông
tin chi tiết chính xác và cập nhật theo thời gian thực về hiệu quả hoạt động, tình
hình tài chính, thị trường và khách hàng, giúp quản lý và ban lãnh đạo đưa ra
quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu: ERP cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ
giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về xu hướng thị trường, hành vi khách hàng và
hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
- Nâng cao khả năng dự đoán: ERP giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu thị trường,
rủi ro tiềm ẩn và các cơ hội mới, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lập kế
hoạch và chiến lược kinh doanh.
4.3. Tăng cường khả năng cạnh tranh.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: ERP giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu
quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Giảm chi phí: ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thông qua việc tự động
hóa quy trình, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.
- Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng: ERP giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn
về nhu cầu khách hàng để từ đócari thiện và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt
hơn, tăng khả năng giữ chân khách hàng và thu hút khách hàng mới.
- Mở rộng thị trường: ERP cung cấp dữ liệu thị trường và phân tích xu hướng thị
trường, giúp doanh nghiệp xác định các thị trường mới tiềm năng và phát triển
chiến lược để xâm nhập thị trường mới.
4.4. Phát triển kinh doanh.
- Hỗ trợ đổi mới sản phẩm và dịch vụ: ERP cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết
về nhu cầu thị trường và hành vi khách hàng, giúp doanh nghiệp phát triển các
sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu thị trường.
- Tăng tốc độ ra mắt sản phẩm mới: ERP giúp tự động hóa các quy trình phát triển
sản phẩm, giúp doanh nghiệp ra mắt sản phẩm mới nhanh chóng hơn và hiệu quả
hơn.

11
- Mở rộng thị trường: ERP cung cấp dữ liệu thị trường và phân tích xu hướng thị
trường, giúp doanh nghiệp xác định các thị trường mới tiềm năng và phát triển
chiến lược để xâm nhập thị trường mới.
- Nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi: ERP giúp doanh nghiệp thu thập dữ
liệu và thông tin chi tiết về môi trường kinh doanh, giúp doanh nghiệp dễ dàng
thích ứng với những thay đổi của thị trường và cạnh tranh.
5. Cơ hội, thách thức gặp phải khi triển khi hệ thống thông tin này trong
doanh nghiệp.
Triển khai hệ thống thông tin ERP trong một doanh nghiệp mang lại nhiều cơ
hội nhưng cũng đồng thời đối diện với một số thách thức. Dưới đây là một số cơ hội
và thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi triển khai hệ thống ERP:
5.1. Cơ hội.
- Tối ưu hóa quản lý tài nguyên: Hệ thống ERP tích hợp các quy trình kinh doanh
và tài nguyên của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất. Điều này giúp tối ưu
hóa việc quản lý tài nguyên như nguồn nhân lực, vật liệu, và tài chính.
- Cải thiện hiệu suất hoạt động: Qua việc tự động hóa các quy trình kinh doanh và
giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công, ERP giúp tăng cường hiệu suất
và giảm thiểu lỗi phát sinh.
- Tăng cường tính linh hoạt: Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn toàn diện về mọi
khía cạnh của doanh nghiệp, giúp các quyết định được đưa ra nhanh chóng và
dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.
- Nâng cao khả năng đưa ra quyết định: Dữ liệu được thu thập và phân tích từ hệ
thống ERP có thể cung cấp thông tin chi tiết và chính xác, giúp lãnh đạo doanh
nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược hơn.
- Tăng cường tương tác giữa các bộ phận: ERP hỗ trợ việc chia sẻ dữ liệu và thông
tin giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, từ đó tạo ra sự hợp tác và hiểu
biết tốt hơn.
- Tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng: Với dữ liệu và quy trình kinh doanh
được tổ chức một cách hiệu quả, doanh nghiệp có khả năng phản ứng nhanh
chóng đối với thay đổi trong môi trường kinh doanh.
- Cơ sở để mở rộng quy mô hoạt động: Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng,
hệ thống ERP cung cấp cơ sở hạ tầng linh hoạt để mở rộng quy mô hoạt động
một cách dễ dàng hơn.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn: Hệ thống ERP có thể được tùy
chỉnh để đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ pháp luật và tiêu chuẩn ngành, giúp
doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro pháp lý.
5.2. Thách thức.
- Chi phí cao:
+ Chi phí mua phần mềm: Chi phí mua phần mềm ERP có thể dao động
tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tính năng và nhà cung cấp. Chi
phí này có thể bao gồm phí cấp phép sử dụng phần mềm, phí bảo trì
và các chi phí bổ sung khác.
12
 + Chi phí phần cứng: Doanh nghiệp có thể cần mua hoặc xây dựng phần
cứng mới hoặc nâng cấp phần cứng hiện có để hỗ trợ hệ thống ERP.
+ Chi phí dịch vụ tư vấn: Doanh nghiệp có thể cần thuê các nhà tư vấn
để giúp triển khai, tích hợp và tùy chỉnh hệ thống ERP.
+ Chi phí đào tạo: Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên để sử dụng hệ
thống mới thành thạo.
- Quá trình triển khai phức tạp:
+ Triển khai ERP là một dự án phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian và
nguồn lực. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch cẩn thận, quản lý dự án
hiệu quả và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo triển khai
thành công.
+ Quá trình triển khai có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có kế hoạch dự phòng để giảm thiểu
thiệt hại do gián đoạn gây ra.
- Sự kháng cự của nhân viên:
+ Nhân viên có thể lo lắng về việc thay đổi quy trình làm việc và có thể
không sẵn sàng chấp nhận hệ thống ERP mới. Doanh nghiệp cần
truyền thông hiệu quả về lợi ích của hệ thống ERP và đào tạo nhân
viên để sử dụng hệ thống mới.
+ Kháng cự từ nhân viên có thể dẫn đến việc sử dụng hệ thống ERP
không hiệu quả và làm giảm lợi ích của hệ thống.
- Rủi ro và khó khăn trong quá trình tích hợp hệ thống:
+ Hệ thống ERP cần được tích hợp với các hệ thống đã có sẵn trước đó
trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống kế toán, hệ thống quản lý
kho hàng và hệ thống CRM. Việc tích hợp có thể gặp nhiều rủi ro,
chẳng hạn như lỗi dữ liệu và gián đoạn hệ thống.
+ Mặc dù ERP cung cấp tính linh hoạt trong quản lý doanh nghiệp,
nhưng có thể có những giới hạn trong việc tùy chỉnh theo nhu cầu cụ
thể của từng doanh nghiệp.
+ Việc tích hợp không thành công có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian
và tiền bạc, và có thể khiến hệ thống ERP không hoạt động hiệu quả.
- Yêu cầu bảo mật cao:
+ Hệ thống ERP chứa dữ liệu về tài chính, khách hàng và nhân viên.
Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo mật cao để bảo vệ dữ
liệu này khỏi truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích và vi phạm dữ
liệu.
+ Việc bảo mật không tốt có thể dẫn đến tổn thất về tài chính và danh
tiếng của doanh nghiệp.
- Đổi mới liên tục: Công nghệ và quy trình kinh doanh luôn thay đổi, điều này
yêu cầu hệ thống ERP phải có khả năng linh hoạt và dễ dàng mở rộng để đáp
ứng các yêu cầu mới.

13
III. Áp dụng hệ thống ERP trong các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trước khi sử dụng hệ thống
ERP.
1.1. Quy trình kho vận.
Nhận xét:
Quy trình kho vận trước khi áp dụng hệ thống ERP của Techbuddies quá
phức tạp với quá nhiều bước vô ích và nhiều rủi ro, cụ thể:
- Việc ghi chép và xử lý thông tin thủ công dễ dẫn đến sai sót và nhầm lẫn.
- Việc theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho sẽ gặp nhiều khó khăn.
- Quy trình thủ công cũ của Techbuddies sẽ khó có thể đáp ứng nhu cầu của
doanh nghiệp khi quy mô hoạt động tăng lên.

Mô tả quy trình kho vận trước khi áp dụng ERP

1.2. Quy trình mua hàng.
Nhận xét:
- Ưu điểm: Quy trình nhập hàng vốn có của Techbuddies dễ dàng thực hiện và
không yêu cầu nhiều kiến thức chuyên môn. Dễ dàng điều chỉnh quy trình để
phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nhân viên của doanh nghiệp
có thể trực tiếp giám sát và kiểm soát mọi hoạt động trong quy trình nhập
hàng.
- Nhược điểm: Quy trình cũ của Techbuddies đòi hỏi nhiều nhân công và tốn
nhiều thời gian để hoàn thành.Việc ghi chép và xử lý thông tin thủ công dễ
dẫn đến sai sót và nhầm lẫn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ gặp khó khăn
trong việc theo dõi và quản lý nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Hơn nữa,
quy trình cũ của doanh nghiệp cũng sẽ hoạt động thiếu hiệu quả khi doanh
nghiệp nhập hàng với số lượng lớn.

14
 Mô tả quy trình mua hàng của doanh nghiệp trước khi áp dụng ERP.
1.3. Quy trình bán hàng.
Nhận xét:
- Khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng tiềm năng: Việc tiếp cận khách
hàng ở quy trình bán hàng cũ phụ thuộc nhiều vào chương trình quảng cáo
của Techbuddies khiến việc tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách chính
xác và hiệu quả trở nên khó khăn. Doanh nghiệp khó có thể thu thập dữ liệu
chi tiết về khách hàng tiềm năng để cá nhân hóa thông điệp tiếp thị và tăng tỷ
lệ chuyển đổi.
- Chi phí cao: Các phương thức quảng cáo thường có chi phí cao. Các chi phí
in ấn, thiết kế, tổ chức sự kiện cũng tốn kém, gây áp lực lên ngân sách
marketing của doanh nghiệp.
- Thiếu đo lường hiệu quả: Khó khăn trong việc theo dõi và đo lường hiệu quả
của các hoạt động marketing truyền thống, khiến doanh nghiệp khó đánh giá
được mức độ đầu tư mang lại lợi nhuận. Doanh nghiệp không thể tối ưu hóa
chiến lược marketing dựa trên dữ liệu cụ thể, dẫn đến lãng phí nguồn lực.
15
 - Tốc độ phản hồi chậm: Quy trình bán hàng cũ phụ thuộc vào sự tương tác
trực tiếp giữa người bán và khách hàng. Khách hàng tiềm năng có thể mất
nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, so sánh sản phẩm và đưa ra quyết định
mua hàng.

Mô tả quy trình bán hàng của Techbuddies trước khi áp dụng ERP
- Khó khăn trong việc quản lý và phân tích dữ liệu: Quy trình bán hàng cũ tạo
ra lượng lớn dữ liệu về khách hàng và hoạt động bán hàng, nhưng việc quản
lý và phân tích dữ liệu này một cách hiệu quả gặp nhiều khó khăn khiến
doanh nghiệp khó có thể thu thập và khai thác dữ liệu để hiểu rõ hơn về
khách hàng, từ đó dẫn đến việc doanh nghiệp khó đưa ra các chiến lược
marketing phù hợp hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
1.4. Nhận xét.
- Trước khi ứng dụng ERP vào quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh
doanh và quản lý hàng hóa, Techbuddies từng sử dụng một số phần mềm đơn
lẻ khác. Mỗi phần mềm với các quy trình tách biệt được áp dụng ở từng bộ
phận, phòng ban dựa trên đặc điểm nghiệp vụ.Tuy nhiên, khi quy mô doanh
nghiệp mở rộng, những phần mềm này trở nên lạc hậu, không đáp ứng tốt
yêu cầu công việc.
- Khó khăn khi quản lý đầu vào, đầu ra:
+ Thời gian đầu Techbuddies chỉ theo dõi hàng hóa nhập vào và xuất ra
hoàn toàn thủ công trên file excel, từ đó gây ra tình trạng nhân viên
tốn thời gian nhập liệu, dẫn đến việc số liệu cập nhật chậm hơn thời
gian thực. Từ đó khiến Techbuddies tốn nhiều nguyên liệu, nhân công
hơn trong quá trình sản xuất. Lợi nhuận của tổ chức từ đó bị ảnh
hưởng nghiêm trọng.
+ Hạch toán chi phí chưa sát với thực tế: Với bộ phận kế toán – tài
chính, việc hạch toán thủ công cũng vô cùng khó khăn. Lượng giấy tờ,
thủ tục phải xử lý trong ngày lớn khiến nhân sự dễ mắc sai lầm, bỏ sót
số liệu.

16
=> Hạch toán là nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp nên vấn đề sai phạm cần
phải được khắc phục ngay để tránh mất mát tài nguyên chung.
+ Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ: Mỗi bộ phận dùng một phần
mềm nghiệp riêng, giữa chúng sự kết nối với nhau. Do đó,
Techbuddies không thể chia sẻ, liên thông dữ liệu trong chính nội bộ
công ty. Để chuyển giao thông tin, người phụ trách sẽ phải lưu file thủ
công hoặc in ấn bản cứng, sau đó tiến hành nhập liệu, tổng hợp thủ
công. Cách làm này không chỉ tốn nhiều thời gian, công sức mà còn
giảm năng suất lao động, tăng nguy cơ thất thoát dữ liệu.
2. Các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sau khi áp dụng hệ thống ERP.
2.1. Kho vận.
2.1.1. Tác động của HTTT ERP đối với quy trình kho vận.
Hệ thống quản lý kho của Techbuddies hoạt động và đảm nhiệm các chức
năng như:
- Nhập hàng theo đơn hàng, theo lệnh chuyển hàng từ cửa hàng này sang cửa hàng
khác. Tất cả các thao tác được thực hiện trên ứng dụng được tích hợp sẵn trên
điện thoại, máy tính của các cửa hàng, rất linh động.
- In bảng giá, bảng cấu hình, chủ động trong việc chạy sắp xếp lại bảng cấu hình
trưng bày trên kệ ở cửa hàng. Các dữ liệu này sẽ được hệ thống ERP truy xuất từ
dữ liệu trung tâm, kết hợp với hệ thống quản lý hàng tồn kho để đưa ra các lệnh
đến từng chi nhánh khác nhau.
- Hệ thống ERP của Techbuddies có khả năng quản lý kho bao quát trình hình
chung của tất cả các cửa hàng. Quản lý thông tin chi tiết hàng trong kho: Kích
thước, khối lượng, trọng lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng. Hệ thống cũng theo
dõi nhận hàng để làm sao hàng không thiếu, không thừa, tính toán để nhập hàng
vừa đủ.
- Hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá vốn: Phương pháp bình quân cuối kỳ, Phương
pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập trước xuất sau,...
=> Hệ thống ERP đồng bộ dữ liệu sản phẩm từ các cửa hàng và kho trên
cùng hệ thống phần mềm để quản lý, giúp Techbuddies quản lý sản phẩm trong kho
dễ dàng hơn. Các dữ liệu sản phẩm được quản lý theo từng nhóm như: laptop, tai
nghe, bàn phím, phụ kiện,... Điều này giúp việc tra cứu và tìm kiếm sản phẩm trở
nên đơn giản hơn.
2.1.2. Đầu ra của hệ thống ERP trong quy trình kho vận và những hỗ trợ trong
việc ra quyết định.
Đầu ra Hỗ trợ trong việc ra quyết định

17
Thông tin về - Giúp Techbuddies biết được sản phẩm nào đang bán chạy và
mức tồn kho, sản phẩm nào ít người mua. Từ đó, nhân viên có thể tập trung
về tình hình tư vấn và giới thiệu những sản phẩm bán chạy, đồng thời
xuất, nhập, khuyến khích khách hàng mua thêm sản phẩm. Việc này giúp
tồn của từng tăng doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp.
hàng hóa. - Giúp doanh nghiệp kịp thời nhận biết được việc cần đặt hàng
thêm sản phẩm nào, sản phẩm nào cần thanh lý.
- Giúp giảm thiểu tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt
hàng hóa.
- Nhân viên bán hàng có thể cung cấp cho khách hàng thông tin
chính xác về tình trạng hàng hóa. Ví dụ: thời gian hàng về
kho, số lượng còn lại của sản phẩm trong kho, vv. Giúp khách
hàng cảm thấy hài lòng hơn với doanh nghiệp, tăng tỷ lệ quay
lại của khách hàng, củng cố sự trung thành của khách hàng đối
với Techbuddies, tránh tình trạng khách hàng thất vọng và
quay sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh.
Lượng hàng - Khi biết được lượng hàng hóa ở mỗi kho, doanh nghiệp có thể
hóa hàng hóa phân bổ hàng hóa hợp lý giữa các cửa hàng.
giữa các kho Ví dụ:
của từng cửa + Nếu một cửa hàng đang thiếu hàng, doanh nghiệp có thể
hàng. chuyển hàng từ cửa hàng khác có dư sang.
+ Nếu một cửa hàng đang thiếu hàng, doanh nghiệp có thể
chuyển hàng từ cửa hàng gần đó sang thay vì phải chuyển
hàng từ kho trung tâm, từ đó giúp tiết kiệm chi phí chuyển
hàng.
+ Nếu một cửa hàng ở một khu vực khác có một sản phẩm
bán chạy, các cửa hàng khác có thể nhanh chóng chuyển
hàng từ kho của mình sang để bổ sung kịp thời.

2.2. Quy trình mua hàng.

2.2.1.Tác động của HTTT đối với quy trình mua hàng.
- Quản lý mua hàng gồm các chức năng như: lập danh sách nhà cung cấp, liên kết
nhà cung cấp và mặt hàng, gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp, nhận và ghi lại
báo giá, phân tích báo giá, chuẩn bị đơn đặt hàng, theo dõi các mặt hàng mua,
cập nhật các hóa đơn và báo cáo khác nhau.
- Hiệu quả trong việc truyền thông tin giữa doanh nghiệp và các nhà cung ứng:
Đối với Techbuddies, việc đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra đúng tiến độ là rất
quan trọng. Như vậy, chuỗi truyền thông tin giữa bản thân doanh nghiệp với các
nhà cung ứng đối tác cũng đặc biệt quan trọng. Vì vậy, việc tích hợp ứng dụng
mua hàng vào hệ thống ERP của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
- Việc tích hợp ứng dụng mua hàng giúp Techbuddies Dễ dàng theo dõi tình hình
hàng hóa, hỗ trợ ra quyết định và quản lý đơn đặt mua: Nhân viên mua hàng dựa
vào quản lý hàng tồn kho và tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp
(được thể hiện dữ liệu trên hệ thống ERP chung), các dự báo kinh doanh. Sau đó

18
 họ lên kế hoạch đặt thu mua các mặt hàng cho phù hợp. Sau đó lên đơn hàng và
tiến hành nạp và hệ thống ERP. Trên hệ thống ERP của Techbuddies, số liệu từ
các nhà cung cấp cũng sẽ chuyển về ERP của công ty để có thể dễ dàng theo dõi
tình hình đơn hàng, quản lý theo mua.
=> Ứng dụng mua hàng đã giúp Techbuddies chuẩn hóa quy trình mua hàng
của mình khi làm việc với nhà cung cấp, lưu lại toàn bộ lịch sử hoạt động mua hàng
và thống kê lịch sử các đơn hàng giao dịch cũng như báo cáo số lượng mua chính
xác theo từng thời điểm.
2.2.2. Đầu ra của ERP trong ứng dụng bán hàng và những hộ trợ trong việc ra
quyết định.
Đầu ra Hỗ trợ trong việc ra quyết định
- ERP cung cấp thông tin chính - Doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết
xác và trực tiếp về tình trạng định về việc tái lập hàng tồn kho, tối ưu
kho hàng, bao gồm số lượng hóa lượng hàng tồn, và dự đoán nhu cầu
tồn kho, doanh số bán hàng, của thị trường.
và dòng chảy hàng hóa.
- Thông tin về chất lượng sản - Dựa trên dữ liệu này, doanh nghiệp có thể
phẩm, thời gian giao hàng, và đưa ra các quyết định về việc tiếp tục hợp
các chỉ số khác. tác với nhà cung cấp hiện tại hoặc tìm
kiếm nhà cung cấp mới.
- Các dữ liệu về chi phí mua - Doanh nghiệp đưa ra các quyết định về
hàng, tồn kho và vận chuyển cách tối ưu hóa chi phí và tăng cường lợi
đã được phân tích. nhuận. Điều này có thể bao gồm việc tìm
kiếm cơ hội để giảm chi phí như tái cấu
trúc hợp đồng với nhà cung cấp, tối ưu
hóa lộ trình vận chuyển, thay đổi cách
thức lưu kho để tăng lên lợi nhuận.
- Dữ liệu phân tích thị trường - Doanh nghiệp có thể dự đoán và phản ứng
và dòng chảy thông tin liên nhanh chóng với các thay đổi trong nhu
quan đến mua hàng. cầu của thị trường, giúp họ duy trì sự linh
hoạt và cạnh tranh trong môi trường kinh
doanh biến đổi nhanh chóng.

2.3. Quy trình bán hàng.

2.3.1. Tác động của HTTT đối với quy trình bán hàng.
- Hệ thống ERP thu nhập mọi dữ liệu, thông tin từ các cửa hàng của Techbuddies.
Từ đó giúp doanh nghiệp nắm bắt và quản lý được số lượng hàng tồn kho, thống
kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩm hoặc kiểm nghiệm hiệu quả của các chiến lược
marketing. Hệ thống sẽ đưa ra những thống kê theo dạng biểu đồ, dashboard một
cách trực quan. Techbuddies có thể dựa đó để đưa ra những điều chỉnh kịp thời,
đánh giá nhân viên và cải thiện chất lượng sản phẩm.
- Hệ thống còn giúp quản lý trong việc báo giá và lên đơn cho khách hàng, thống
kê toàn bộ lịch sử đơn bán, giá bán đã giao dịch: Hạn chế việc bỏ sót đơn và tình
trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng. Nhân viên tư vấn sẽ dùng smartphone biết
19
 mọi thông tin về sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến mãi chi tiết để tư vấn
cho khách hàng hiệu quả. Sau khi tư vấn xong mỗi nhân viên sẽ là người làm đơn
hàng trực tiếp cho khách hàng, tối ưu thời gian nhờ quy trình đơn giản, linh động
và chính xác.
- Ứng dụng quản lý bán hàng trên phần mềm ERP giúp lưu trữ đầy đủ các thông
tin về khách hàng: Lưu trữ thông tin về khách hàng của doanh nghiệp như thông
tin cá nhân, lịch sử mua hàng, hóa đơn, trạng thái các hóa đơn, giúp nhân viên
bán hàng và quản trị viên dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng và lịch sử mua
hàng của khách hàng đó trên hệ thống. Cổng thông tin trực tuyến cũng giúp
khách hàng dễ dàng xem báo giá đơn đặt hàng và theo dõi trạng thái đơn đặt
hàng.
- Tổng hợp báo bán hàng tự động dưới nhiều hình thức: Các báo cáo bán hàng
được tổng hợp tự động giúp Techbuddies dễ dàng theo dõi các số liệu theo thời
gian thực tế, như là báo cáo bán hàng theo từng chi nhánh cửa hàng, theo nhân
viên của từng nhánh cửa hàng, theo sản phẩm hay nhóm sản phẩm. Công nghệ
cũng giúp nhân viên kế toán của Techbuddies giảm tải, như việc tính lương từng
nhân viên khi chỉ cần vài người thực hiện. Bên cạnh đó, với một công ty phát
sinh rất nhiều hóa đơn mỗi ngày, việc lưu trữ bằng giấy rất khó khăn và quản lý
trong nhiều năm lại càng khó. Do đó, việc lưu trữ hóa đơn từng ngày dưới dạng
điện tử giúp Techbuddies có thể quản lý được việc giao dịch hằng ngày của
doanh nghiệp.
2.3.2. Đầu ra của hệ thống ERP trong quy trình bán hàng và những hỗ trợ
trong việc ra quyết định.
Đầu ra Hỗ trợ trong việc ra quyết định
- Số liệu về - Số liệu của khuyến mãi, chiết khấu, giảm giá: Xác định
khuyến mãi, chương trình nào thu hút khách hàng hiệu quả nhất,
chiết khấu mang lại doanh thu cao nhất. So sánh hiệu quả của các
giảm giá; kênh quảng cáo, tiếp thị khác nhau. Điều chỉnh các
quản lý tiền chương trình khuyến mãi phù hợp để tối ưu hóa hiệu
thu ngân. Các quả.
báo cáo về - Quản lý tiền thu ngân: Theo dõi lượng tiền thu, chi mỗi
thu, chi, ngày, tuần, tháng. Phát hiện bất kỳ khoản chi tiêu bất
xuất,...gợi ý thường nào. Lập kế hoạch chi tiêu hợp lý, đảm bảo
khách hàng nguồn vốn hoạt động cho doanh nghiệp.
thân thiết. - Gợi ý khách hàng thân thiết: Cung cấp cho khách hàng
thân thiết những ưu đãi đặc biệt như chiết khấu cao hơn,
quà tặng miễn phí,... Từ đó tăng cường lòng trung thành
của khách hàng. Đồng thời thu thập thông tin phản hồi từ
khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ.
- Dữ liệu về - Dữ liệu về lịch sử bán hàng của nhân viên bán hàng:
lịch sử bán Khen thưởng nhân viên bán hàng có hiệu quả cao, đào
hàng của từng tạo thêm cho những nhân viên có hiệu quả thấp.
nhân viên bán - Dữ liệu về lịch sử bán hàng của các chi nhánh: Điều
hàng, chi chỉnh chiến lược bán hàng cho từng chi nhánh cửa hàng
nhánh cửa phù hợp.
hàng, sản
20
 phẩm. - Dữ liệu về các sản phẩm: Lập kế hoạch nhập hàng hóa
hợp lý, tránh tình trạng tồn kho hoặc thiếu hụt hàng hóa.

2.4. Mô tả quy trình bán hàng, mua hàng và kho vận sau khi áp dụng ERP.
2.4.1. Quy trình mua hàng và kho vận.
Bước 1: Chọn ứng dụng mua hàng trong ERP, chọn yêu cầu báo giá trong mục
đơn hàng.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp, khai báo chi tiết cho đơn hàng( (Nhà cung cấp,
sản phẩm, số lượng,...)

21
Bước 3: Gửi email cho nhà cung cấp, sau đó xác nhận đơn hàng.

Bước 4: Chọn ứng dụng tồn kho trong ERP, xử lý phiếu nhập kho.

22
Bước 5: Xác nhận đơn hàng trong kho.

Bước 6: Quay lại ứng dụng mua hàng, chọn đơn hàng và tạo hóa đơn.

Bước 7: Chọn ứng dụng kế toán, xác nhận hóa đơn trong ứng dụng kế toán.

23
Bước 9: Sau khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, chọn ghi nhận thanh
toán trong ứng dụng kế toán.

2.4.2. Quy trình bán hàng và kho vận.

Bước 1: Chọn ứng dụng bán hàng, chọn báo giá và tạo đơn hàng cho khách
hàng.

24
Bước 2: Gửi email xác nhận cho khách hàng.

Bước 4: Sau khi khách hàng đã xác nhận, chọn xác nhận đơn hàng.

25
Bước 4: Chọn ứng dụng kho vận. Chọn phiếu xuất kho cần xử lý.

Bước 5: Xác nhận đơn hàng trong ứng dụng tồn kho.

Bước 6: Chọn ứng dụng bán hàng, tạo hóa đơn cho đơn hàng.

26
Bước 8: Xác nhận hóa đơn trong ứng dụng kế toán.

Bước 9: Sau khi khách hàng thanh toán đơn hàng, chọn ghi nhận thanh toán,
sau đó in và gửi hóa đơn cho khách hàng.

3. Vai trò của hệ thống ERP đối với Techbuddies.

27
3.1. Vai trò của ERP trong việc thực hiện quy trình kinh doanh.
Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình.
- ERP giúp tự động hóa nhiều quy trình thủ công, tốn thời gian, qua đó tiết kiệm
chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ví dụ: hệ thống tự động hóa quy trình
đặt hàng, thanh toán, quản lý kho hàng,... Nhờ vậy, các quy trình được thực hiện
nhanh chóng, chính xác và nhất quán hơn, giảm thiểu sai sót do con người và tiết
kiệm nhân lực.
Nâng cao khả năng hiển thị dữ liệu.
- ERP cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng truy cập và phân tích dữ
liệu từ nhiều bộ phận khác nhau trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp cải
thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác và
phối hợp giữa các bộ phận.
Chuẩn hóa quy trình.
- ERP giúp chuẩn hóa các quy trình kinh doanh trong toàn bộ doanh nghiệp, đảm
bảo tính nhất quán và hiệu quả trong hoạt động. Điều này giúp giảm thiểu sai sót,
lãng phí và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Tăng cường khả năng kiểm soát.
- ERP cung cấp cho ban lãnh đạo khả năng kiểm soát chặt chẽ hơn hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Hệ thống cho phép theo dõi và giám sát hiệu suất của
từng bộ phận, quy trình, giúp kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.
Cải thiện chuỗi cung ứng.
- ERP giúp quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng bằng cách tích hợp các quy trình mua
hàng, sản xuất và phân phối. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hàng tồn
kho, giảm thiểu chi phí hậu cần và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách
hàng.
Cụ thể:
- Quy trình bán hàng: ERP tự động hóa quy trình đặt hàng từ khách hàng, bao gồm
việc tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra kho, tạo hóa đơn và theo dõi quá trình giao
hàng.
- Quy trình mua hàng: Hệ thống giúp thu nhập mọi dữ liệu, thông tin từ các chi
nhánh, quản lý trong việc báo giá và lên đơn cho khách hàng, thống kê toàn bộ
lịch sử đơn bán, giá bán đã giao dịch, lưu trữ đầy đủ các thông tin về khách hàng.
- Quy trình kho vận: ERP cung cấp khả năng theo dõi lượng tồn kho sản phẩm,
thông báo khi cần đặt hàng mới, và quản lý quy trình nhập/xuất hàng hóa. Điều
này giúp Techbuddies đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng cho giao hàng khi
cần.
=> Nhìn chung, hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy
trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí,
tăng lợi nhuận và đạt được lợi thế cạnh tranh.

28
3.2. Vai trò của ERP trong việc hỗ trợ ra quyết định.
Cung cấp dữ liệu chính xác và cập nhật:
- Hệ thống ERP thu thập và tích hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau trong
doanh nghiệp, cung cấp cho ban lãnh đạo nguồn dữ liệu chính xác và cập nhật về
hoạt động kinh doanh. Dữ liệu này bao gồm thông tin về doanh số, lợi nhuận, chi
phí, hàng tồn kho, chuỗi cung ứng,...
Phân tích dữ liệu và báo cáo:
- Hệ thống ERP cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ phân tích dữ liệu giúp các
nhà quản trị và chủ doanh nghiệp dễ dàng phân tích dữ liệu kinh doanh và tạo
báo cáo chi tiết. Các báo cáo này có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất hoạt
động, xác định xu hướng thị trường, đánh giá hiệu quả các chiến lược kinh doanh
và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Hỗ trợ mô phỏng và dự báo:
- Hệ thống ERP có thể được sử dụng để mô phỏng các kịch bản kinh doanh khác
nhau và dự báo kết quả tiềm năng. Điều này giúp chủ doanh nghiệp và các nhà
quản trị đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến các quyết định kinh doanh và đưa
ra lựa chọn sáng suốt nhất.
Tăng cường khả năng truy cập thông tin:
- Hệ thống ERP cung cấp cho cả chủ doanh nghiệp, các nhà quản trị và nhân viên
trong doanh nghiệp quyền truy cập vào thông tin kinh doanh mọi lúc, mọi nơi
thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động. Điều này giúp họ có thể đưa ra
quyết định nhanh chóng và kịp thời hơn.
Nâng cao khả năng cộng tác:
- Hệ thống ERP giúp thúc đẩy và nâng cao khả năng hợp tác giữa các bộ phận
trong doanh nghiệp bằng cách cung cấp cho họ một nền tảng chung để chia sẻ dữ
liệu và thông tin. Điều này giúp các nhà quản trị dễ dàng thu thập ý kiến đóng
góp từ các bên liên quan khác nhau trước khi đưa ra quyết định.
Cụ thể:
- Các nhà quản trị có thể sử dụng báo cáo ERP để theo dõi hiệu suất bán hàng theo
từng sản phẩm, khu vực hoặc kênh phân phối, từ đó xác định sản phẩm nào đang
bán chạy, khu vực nào tiềm năng và kênh phân phối nào hiệu quả nhất.
- Các nhà quản trị cũng có thể được sử dụng để mô phỏng tác động của việc thay
đổi giá sản phẩm, chiến lược tiếp thị hoặc chiến lược chuỗi cung ứng, giúp ban
lãnh đạo đánh giá rủi ro và cơ hội trước khi đưa ra quyết định.
- Đồng thời, doanh nghiệp có thể sử dụng ERP để thu thập ý kiến từ các bộ phận
khác nhau trong doanh nghiệp về một quyết định quan trọng, chẳng hạn như việc
ra mắt sản phẩm mới hoặc thâm nhập thị trường mới.
=> Nhìn chung, hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết
định cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. ERP cung cấp dữ liệu chính xác, công cụ phân
tích mạnh mẽ và khả năng truy cập thông tin linh hoạt, giúp ban lãnh đạo đưa ra
quyết định sáng suốt hơn, kịp thời hơn và hiệu quả hơn.

29
30
VI. Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Techbuddies.
1. Ưu điểm của hệ thống khi áp dụng vào doanh nghiệp.
- Thứ nhất, hệ thống ERP này được tích hợp hầu như đầy đủ các phân hệ giúp ích
trong việc quản lý, báo cáo và văn phòng điện tử. Hệ thống ERP này cũng dễ
dàng sử dụng đối với toàn thể nhân viên Techbuddies, do được thiết kế để phù
hợp với ngôn ngữ và văn hóa doanh nghiệp. Bên cạnh đó công ty cũng có kế
hoạch cho hướng dẫn cho nhân viên một cách rõ ràng.
- Thứ hai, hệ thống ERP giúp Techbuddies tự động hóa nhiều quy trình thủ công,
giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động
của doanh nghiệp được nâng cao rõ rệt.
- Thứ ba, hệ thống ERP giúp kết nối các phòng ban trong doanh nghiệp, tạo điều
kiện cho việc trao đổi thông tin và phối hợp hoạt động hiệu quả hơn.
- Thứ tư, hệ thống ERP giúp Techbuddies quản lý thông tin khách hàng hiệu quả,
từ đó công ty có thể đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng về thông
tin hoặc sản phẩm, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
2. Nhược điểm của hệ thống khi áp dụng vào doanh nghiệp.
- Thứ nhất, hệ thống chưa tích hợp một số phần mềm công nghệ phổ biến. Hiện
tại, hệ thống ERP của Techbuddies vẫn chưa có các công nghệ được các công ty
cung cấp phần mềm khác sử dụng như Cloud, Hybrid.
- Thứ hai, việc triển khai ERP còn nhiều bất cập, phải trải qua nhiều lần chỉnh sửa,
nâng cấp để hoàn thiện. Techbuddies hiện tại đang hoạt động bán lẻ nhiều mặt
hàng hơn. Do sự đa dạng về sản phẩm, quy mô hoạt động ngày càng gia tăng,
nên hệ thống ERP hiện tại vẫn chưa đáp ứng đủ cần phải cập nhật nâng cấp nhiều
hơn để theo kịp tốc độ phát triển của bản thân doanh nghiệp.

31