BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TRƯỞNG PHÒNG NHẬP KHẨU

I. (Thông tin chung:
1. Tên chức danh: TRƯỞNG PHÒNG NHẬP KHẨU
2. Mã chức danh: PNK/TP
3. Đơn vị công tác: PHÒNG NHẬP KHẨU
4. Cấp trên trực tiếp: Tổng Giám đốc
5. Địa chỉ nơi làm việc:
III. Quyền hạn:
1. Quyền hạn trực tiếp:
a. Phân công, bố trí nhân sự trong đơn vị.
b. Từ chối tiếp nhận, trả về công ty những nhân sự không đạt tiêu
chuẩn công việc.
c. Duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự các khố đào tạo
do công ty tổ chức.
d. Trả nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc về PNS để bố trí
việc khác hoặc cho nghỉ việc.
e. Ra quyết định khen thưởng nhân viên trong đơn vị đến mức tối
đa 300.000 đồng / trường hợp và không quá 2.000.000 đ/tháng.
f. Ra quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị mức tối đa
khiển trách.
g. Được quyền quyết định tuyển dụng nhân viên từ trung cấp trở
xuống, mức lương dưới 2.500.000 đ/tháng.
2. Quyền hạn gián tiếp
a. Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức của đơn vị khi phát hiện không
phù hợp với yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn của đơn vị.
b. Đề xuất tuyển dụng bổ sung khi thiếu lao động định biên và gia
hạn hợp đồng cho CBNV đã hết hạn hợp đồng còn có nhu cầu
sử dụng.
c. Đề xuất điều chuyển về công ty khi dư thừa cán bộ đại học tại
đơn vị.
d. Đề xuất cấp trên bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó PNK.
e. Đề xuất chấm dứt hợp đồng lao động, buộc thôi việc nhân viên
vi phạm kỷ luật nặng.
f. Đề xuất trang bị phương tiện làm việc cho nhân viên mới theo
yêu c6àu công tác trong bảng mô tả công việc đã được duyệt.
g. Đề xuất thay đổi các quy định không phù hợp của các đơn vị
tham mưu / cấp trên.
h. Đề xuất bổ sung kinh phí khốn khi kinh phí khốn không đủ sử
dụng.
IV. Nhiệm vụ:
1. Nhiệm vụ hàng ngày:
a. Kiểm tra hiện diện của CBNV đơn vị,
b. Kiểm tra lịch làm việc và báo cáo trong ngày,
c. Kiểm tra công văn, e-mail ngòai và nội bộ để thu thập và xử lý
thông tin; xử lý hoặc chỉ đạo xử lý các thông tin thu thập được,
d. Kiểm tra và trình duyệt các phương án mua hàng,
e. Kiểm tra và duyệt các hợp đồng theo ủy quyền của TGĐ (nếu
có)
f. Lập hoặc kiểm tra và trình các báo cáo tới hạn (nếu có),
g. Tìm kiếm thông tin qua khách hàng, Internet…
h. Thông tin nghiệp vụ (bằng điện thọai, e-mail hoặc văn bản…)
tới các đơn vị khác,
i. Ký duyệt các hồ sơ chứng từ liên quan theo chức năng nhiệm
vụ (Văn bản hợp đồng, Xác nhận e-mail được duyệt, Phiếu
nhập kho, Phiếu bàn giao chứng từ v.v…)
j. Hội họp hoặc tiếp khách (nếu có)
k. Xử lý các công việc phát sinh khác (tiếp các đòan kiểm tra nội
bộ, giao dịch khác…)
2. Nhiệm vụ hàng tuần:
a. Báo cáo phân tích diễn biến giá nguyên liệu hàng tuần,
b. Kiểm tra, đôn đốc và thông tin dự kiến hàng về trong tuần kế
tiếp.
3. Nhiệm vụ hàng tháng:
a. Kiểm tra, đôn đốc và báo cáo giá sợi định kỳ (tháng 2 lần vào
ngày 1 và 15)
b. Kiểm tra, đôn đốc và báo cáo số liệu NK định kỳ (ngày 20 hàng
tháng; cuối mỗi tháng)
c. Các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khác (Báo cáo NK thị trường
nước ngồi - ngày 10 hàng tháng…)
4. Nhiệm vụ hàng quý:
a. Báo cáo đánh giá công tác quý trước và chương trình công tác
quý sau,
b. Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra nghiệp vụ Phòng NK
c. Báo cáo tình hình nhập khẩu nguyên liệu hàng quý (Ngày 5
hàng tháng)
5. Nhiệm vụ hàng năm:
a. Báo cáo đánh giá công tác 6 tháng đầu năm và chương trình
công tác 6 tháng cuối năm,
b. Báo cáo kết quả công tác cả năm và Chương trình công tác năm
sau,
c. Lập kế họach nhập khẩu năm sau,
d. Báo cáo tình hình nhập khẩu hàng năm
 V. Quỹ thời gian làm việc:
1. Làm việc tại văn phòng: 70%
2. Làm việc tại hiện trường: 30%

VI. Các mối quan hệ công tác (không bao gồm quan hệ với nhân viên
cấp dưới)
Phạm vi
Cá nhân, đơn vị Thời điểm
Nội Bên Mục đích quan hệ
có quan hệ quan hệ
bộ ngồi
X TGĐ, các PTGĐ Báo cáo trực tiếp công việc, Khi có vấn đề
xin ý kiến chỉ đạo phát sinh
X Các trưởng đơn Thống nhất nội dung báo cáo, Trước khi lập
vị hoặc cá nhân nội dung đề xuất trong các báo cáo, đề
được ủy quyền phương án mua hàng hoặc các xuất hoặc khi
vấn đề liên quan đến chức có vấn đề
năng, nhiệm vụ phát sinh
X Đại diện nhà Tìm thêm nhà cung cấp, khảo Khi có nhu
cung cấp, khách giá, đàm phán giá, tìm hiểu cầu hoặc khi
hàng, khách giao nhu cầu & thị trường, thương khách mời
dịch thảo hợp đồng, giải quyết hay hẹn gặp
khiếu nại, tham dự hội thảo,
gặp xã giao v.v…

VII. Phương tiện làm việc:

1. Bảng mô tả trách nhiệm quyền hạn của Trưởng Phòng và các CBNV
Phòng nhập khẩu
2. Bảng mô tả công việc
3. Quy định mua nguyên liệu, hố chất, thiết bị, phụ tùng
4. Quy định thời hạn cung ứng vật tư
5. Quy định khen thưởng, kỷ luật
6. Quy chế làm việc giữa Phòng NK và các XN
7. Máy vi tính
8. Điện thọai, Fax
VIII. Tiêu chuẩn chức danh
1. Trình độ chuyên môn: Đại học hoặc trên đại học, ưu tiên được đào tạo
về nghiệp vụ Ngoại Thương hoặc kỹ thuật công nghệ;
2. Kiến thức:
a. Hiểu biết về Nghiệp vụ Ngọai thương,
b. Hiểu biết về quy trình cơ bản của công nghệ; các nguyên liệu
và sản phẩm ngành công nghệ,
c. Ngọai ngữ (Tiếng Anh): cao cấp
d. Vi tính văn phòng: Sử dụng thành thạo phục vụ cho công việc,
 e. Có đủ hiểu biết về quản lý nhằm:
i. Hoạch định công việc trong đơn vị
ii. Phân công, uỷ thác công việc cho CBNV
iii. Đào tạo và hướng dẫn công việc
3. Kỹ năng:
a. Kỹ năng giao tiếp
b. Kỹ năng động viên nhân viên
c. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, giải quyết vấn đề
4. Tố chất:
a. Trung thực
b. Năng động, nhạy bén
c. Tầm nhìn rộng
d. Cương quyết