Part específica VII – Gestió del potencial humà

Tema 39

39. Planificació i gestió del temps. Els lladres del temps. Planificació. Les reunions. Procés i fases d’una reunió. Tipus
de reunions. Els rols. La direcció de reunions participatives

1. Planificació i gestió del temps

La forma en què organitzem el nostre temps i l’actitud i la disposició davant les activitats que desenvolupem, són
factors que tenen una important repercussió en el nivell de satisfacció i d’èxit personal que podem assolir.
1.1. Planificació
Per tant, cal identificar quins són els nostres objectius i adequar la distribució del temps de manera directament proporcional a la seva
importància basant -nos en un procés de planificació.
1.1.1. Elements essencials
1.1.2. Hàbits positius i hàbits negatius
1.1.3. L’establiment d’objectius
Planificar i organitzar:
Descarregar la memòria  No oblidar res important  Documentar la tasca realitzada
BENEFICIS DE LA PLANIFICACIÓ
PERSONAL ORGANITZACIÓ
 Objectius clars i específics  Organització del personal i l’equip
 Oportunitat de desenvolupament mitjançant objectius personals  Presa de consciència de les habilitats i potencial motivacional
 Millorar la comunicació amb els responsables  Delegació més eficaç
 Acords sobre triomfs i resultats  Avaluació i seguiment
 Millor gestió=Increment de la productivitat
 Detectar problemes i identificar-los

1.2. Priorització
1.2.1. Classificació urgent/important
Urgent: en funció del temps
Important: Afecta als objectius i resultats de l’empresa
1.2.2. Treballar en el quadrant II
Segons la matriu:
Urgència
I II
Importància
III IV
Treballar en el quadrant II significa centrar-se en allò que és important i urgent alhora.
A. TEMPS PROACTIU: Utilitzat en promoure contactes per aconseguir els nostres objectius.
B. TEMPS REACTIU: Gastat ajudant a altres persones a aconseguir els seus objectius.

1.3. Decàleg de l’ús del temps

1) Planificació diària del nostre temps
2) Objectius i priorització d’activitats
3) Tasques Importants-Urgents
4) Ser assertiu- Saber dir no
5) Agrupar activitats
6) Manegar les interrupcions
7) Delegar
8) Eliminar hàbits poc eficaços
9) Principi de realitat
10) Pensament i anàlisi

1.3.1. La delegació
1.3.1.1. Concepte
1.3.1.2. Fases de la delegació
2. Els lladres del temps
No obstant això, la percepció de manca de temps està generalitzada. Per resoldre aquesta mancança, es fa necessari analitzar els
elements que distorsió nen la correcta gestió del temps, per tal de minimitzar-los.
2.1. Definició
2.2. Tipologia
2.2.1. Lladres interns
2.2.2. Lladres externs
2.3. Altres obstacles per a una correcta gestió del temps

Les causes d'aquests "lladres de temps" poden ser:

Causes alienes
 Retards i baix rendiment en les comunicacions.
 Falta de preparació de les reunions.
 Interrupcions de col·laboradors, caps, visites, etc.
 Errors i desorganització dels col·laboradors.
 Excés de burocràcia.
 Retards en els desplaçaments.
 Falta d'interès del personal.
Causes de responsabilitat pròpia
 Manca d'organització en el treball.
 Manca de jerarquització de les tasques.
 Manca de delegació en els col·laboradors.
 Intent d'abraçar un camp massa ampli.
 Manca de planificació i seguiment de les tasques.
 Presa de decisions precipitada.
 Indecisions.
 Excés d'optimisme.
Part específica VII – Gestió del potencial humà
Tema 39

 Manca de confiança en els altres.

3. Les reunions
Respecte a les reunions, sovint els integrants consideren que són ineficients. Aquest fet és conseqüència de la
convocatòria de reunions sense preparació prèvia, sense coneixement del contingut, amb manca de puntualitat i amb
l’objectiu no definit. El paper del director de les reunions és clau per modificar aquesta percepció.
3.1. Concepte
3.2. Direcció de reunions
3.2.1. Estil tradicional
3.2.2. Estil centrat en els processos
4. Procés i fases d’una reunió
4.1. Fases
4.1.1. Preparació
4.1.2. Inici
4.1.3. Desenvolupament
4.1.4. Final
4.1.5. A posteriori
4.2. Elements de cada fase que determinen l’eficàcia
5. Tipus de reunions
5.1. Classificació segons l’objectiu
5.2. Classificació segons el contingut
6. Els rols
6.1. El rol del facilitador
6.2. Altres rols segons el tipus de reunió
7. La direcció de reunions participatives
7.1. Funcions del conductor de la reunió
7.2. Tècniques per facilitar la participació

Conducció de Reunions
1. Tipus de Reunions
a. Reunions d’informació descendent, ascendent o recíproca
b. Reunions per a la solució de problemes
c. Reunions per finalitats especials: cursos, esdeveniments,...
2. Aspectes a considerar abans de convocar una reunió.
a. Es pot resoldre el problema per un altre mitjà?
b. Es més convenient tractar el tema de forma individual?
c. S’han d’analitzar a fons les aportacions individuals?
d. Hi ha tendència a la rutina de reunions?
e. Posposar la data si hi ha saturació de feina.
f. Preveure si hi han tensions o actituds hostils entre els membres convocats.

Organització dels elements d’una reunió

A. Els objectius
1. Plantejats en termes de situacions objectives
2. Que estimulin la llibertat de pensament i expressió sense coaccions ni imposicions
3. Que tinguin interessos comuns per a tots els participants
4. Que siguin concisos, clars i concrets.
5. La informació relacionada amb els objectius, ha d’estar en poder dels convocats previ a la reunió.
B. La convocatòria. Quan la celebració de reunions és periòdica, és innecessari redactar un imprès de convocatòria
amb objectius, horaris, etc. En les reunions en les quals estan convocats treballadors de diferents departaments amb
documentació, idees, propostes, és molt útil establir un marc general d’actuació que ens ajudi a abordar amb garanties
els diferents aspectes organitzatius de la reunió.
En la redacció de l’imprès de convocatòria hem de contemplar:
1. Relació de convocats
2. Dades sobre la data, lloc, hora i celebració
3. Ordre del dia
4. Objectiu/s de la reunió
5. Suggeriments, indicacions i orientacions per preparar la reunió.
C. El moment per reunir-se.
1. Durant el període que hi ha llum solar
2. Tenir en compte hores de dinar
3. Avisar amb temps, evitant les reunions sorpresa.