Part general IX – Gestió Pública

Tema 50

50. El tractament i la gestió de la documentació. Recepció i registre de documents. Organització dels documents
administratius. Arxivament de documents. Conservació i eliminació de documents: avaluació i tria. Gestió dels
documents electrònics. Certificació digital i signatura electrònica. Tipologia i ús dels documents administratius i jurídics
més importants

En el nostre entorn jurídic, la documentació té un paper clau. En la documentació es fonamenten els drets i els deures dels ciutadans i de la mateixa
administració pública enfront de tercers; és, també, l’evidència que s’ajusten al dret les actuacions que aquesta du a terme en els diversos procediments de
caràcter administratiu i econòmic. Aquests són motius essencials perquè l’Administració pública hagi d’observar una cura especial en el tractament i la
conservació dels seus documents, és a dir, perquè els gestioni adequadament.

1. El tractament i la gestió de la documentació

1.1. El document administratiu
1.2. El sistema general de gestió de la documentació administrativa
La Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català (LPCC) (DOGC núm. 1807, d’11 d’octubre de 1993) , defineix
document com «tota expressió en llenguatge oral, escrit, d’imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport
material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l’home i dels grups
humans, amb exclusió de les obres d’investigació o creació». En l’àmbit d’aquest tema ens circumscriurem als documents produïts en
l’activitat administrativa i política del Govern.
Els documents administratius són béns de domini públic amb unes característiques que els diferencien de la resta. Segons l’article
12 de la Llei 10/2001, de 24 de juliol, d’arxius i documents (LAD), els documents administratius són inembargables,
imprescriptibles (la titularitat d’una administració pública sobre els seus documents no prescriu amb el temps) i inalienables. L’única
manera possible d’alienar aquest patrimoni és destruir-lo de manera controlada, d’acord amb el que preveu la legislació vigent en
matèria d’avaluació i tria documental. A més d’aquestes característiques, la llei exigeix per als documents públics que «amb
independència de les tècniques o els suports utilitzats, tots els documents públics han de tenir garantides l’autenticitat i la
integritat de continguts, i també la conservació i, si és procedent, la confidencialitat» (art. 7.2 LAD).
Tipologia de documents:
a) ADMINISTRATIUS: els que han estat generats o rebuts per un organisme públic en el desenvolupament de les
funcions que té encomanades: administratius, de judici, opinió (informes...) i també les nòmines, instàncies,
circulars... Concepte d’administratiu estricte
Primera classificació:
b) COGNITIUS: els de suport o referència dels administratius: llibres de dret, diccionaris, manuals de llenguatge
administratiu.

a. PÚBLICS: els que produeixen o reben en l’exercici de les seves funcions: autoritats, administracions, fedataris
públics, corporacions privades de dret públic fins a les persones o entitats privades que exerceixen funcions
públiques. Han de tenir garantida l’autenticitat i la integritat dels seus continguts i també la conservació i si s’escau la
confidencialitat.

Segona classificació: b. PRIVATS: els que no són públics i integren o poden integrar el patrimoni documental català en atenció als seus
valors, posant-se al servei dels interessos generals. Els seus propietaris han de tenir-los ordenats, inventariats (lliurar
còpia de l’inventari al Departament de Cultura) conservar-los íntegrament, permetre-hi accés a investigadors,
comunicar prèviament al Departament de Cultura qualsevol canvi en la titularitat i no eliminar-los sense l’autorització
de la Comissió Nacional d’Accés Avaluació i Tria Documental. Si s’incompleixen aquestes premisses, els documents
poden passar a l’arxiu públic

a) EN FASE ACTIVA: els que una unitat tramita o utilitza habitualment

b) EN FASE SEMIACTIVA: no es fan servir habitualment:
— • Semiactius freqüents: 15 anys des de la seva producció. S'emmagatzemen als arxius centrals administratius
Tercera classificació:
— • Semiactius d’ús infreqüent: 30 anys i
s’emmagatzemen als arxius històrics
c) INACTIUS O HISTÒRICS: Concloses la fase activa i la semiactiva cap document no pot ser eliminat sense
l’aplicació de la normativa d’avaluació de conservació per raó cultural, informativa o jurídica.
a. DE VALOR PRIMARI: Valor administratiu, jurídic, fiscal o científic per la unitat que la genera (la documentació
Quarta classificació: de fase activa o semiactiva)
b. VALOR SECUNDARI: el valor històric o de recerca (fixeu-vos que primari no vol dir principal sinó d’us primari)

2. Recepció i registre de documents

2.1. Marc legislatiu que regula el funcionament de la recepció i el registre de documents
2.2. El marc legislatiu que regula el funcionament de la recepció i el registre de la documentació de
l’Administració pública a l’Estat espanyol
2.3. Organització del sistema d’informació comuna del registre d’entrada i sortida de documents de
l’Administració de la Generalitat de Catalunya (S@RCAT)
REGISTRE: Art. 38 de la llei 30/1992 i Decret 360/1994 de 15 de desembre
En el nostre procediment administratiu és essencial que el ciutadà, en la seva relació amb l’Administració, deixi constància de la data de
presentació dels documents que adreça als òrgans de les administracions públiques. Aquest fet es produeix en els registres.
D’acord amb la Llei 30/1992 (LRJPAC), els registres s’han d’ajustar a tres principis bàsics:
 unitat registral,
 intercomunicabilitat dels registres i
 autoorganització registral.
Els registres tenen també les funcions de:
— compulsar els documents originals que aporta el ciutadà,
— emetre còpies segellades i
— expedir rebuts dels documents presentats.
Part general IX – Gestió Pública
Tema 50

La Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, completa les disposicions de la Llei 30/1992 i regula la creació i el
funcionament dels registres electrònics (art. 24 i seg.).
Documents admissibles als registres d’entrada i sortida
S’han d’acceptar tots aquells documents que es presentin o es rebin NO s’han de registrar
mitjançant qualsevol tipus de correu, sempre que:

 Que estigui identificat l’emissor del document — Els documents que acompanyin als documents de sol·licitud i
 Que vagi adreçat a algun dels òrgans de les administracions correspondència, per exemple, si fem un certificat registrarem l’ofici
públiques als quals la Llei 30/1992 preveu que es pugui presentar la no el certificat
documentació. — La propaganda
— Els documents que s'enviïn entre unitats que tinguin el mateix
registre, per això existeix la “nota interior”
Àmbit autonòmic (S@RCAT) Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’administració de
la generalitat.
 Segueix la mateixa línia que la Llei 30/1992. Un document que no sigui en un arxiu no l’exclou de consulta.
 L’accés als documents públics només pot ser denegat per resolució motivada en aplicació de les limitacions legalment establertes.
 Excepcionalment amb informe previ de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, l’Administració de la Generalitat, les
administracions locals i demés entitats públiques poden:
o Permetre l’accés a documents exclosos de consulta pública, en casos de peticions per interessos legítims o científics
o Denegar l’accés si es perjudiquen interessos generals o de les persones
 Les exclusions queden sense efecte al cap de 30 anys de la producció del document o 25 anys després de la mort de la persona
amb el consentiment dels afectats o 50 anys des de la producció del document si l’interessat està viu
 El termini per atendre sol·licituds d’accés a documents públics és de 2 mesos. En cas de silenci administratiu s'entendrà desestimat.
 L’administració ha de permetre l’accés parcial als documents que continguin dades reservades.
 L’accés als documents s’ha de facilitar en el suport material disponible que l'interessat hagi triat. Si l’accés pot perjudicar el document
se n’ha de facilitar una reproducció.
 Les administracions públiques i els arxius integrats al Sistema d’Arxius de Catalunya s’han de dotar dels medis necessaris per facilitar
als ciutadans l'exercici d’aquest dret Respecte a la regulació dels registres administratius la llei 13/1989, de 14 de desembre,
d’organització, procediment i règim jurídic de la Generalitat va en la mateixa línia en quan a l'existència de registres comuns i oficines
de gestió unificada. A més a més hi ha un conveni entre el MAP i la Generalitat per a la implantació d’un sistema d’intercomunicació
de registres de les administracions públiques en Catalunya
 • Els registres comuns han de transmetre al destinatari les peticions rebudes en 48 hores
 • Cadascun dels registres comuns ha de tenir una oficina d’informació.

La Generalitat organitza els seus documents mitjançant el sistema general de gestió de la documentació
administrativa de la Generalitat de Catalunya (SGGDA), que és «el conjunt d’operacions i tècniques, integrades
en la gestió administrativa general, que, basades en l’anàlisi de la producció, tramitació i valor de la documentació,
s’adrecen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb
l’objectiu de racionalitzar -ne i unificar-ne el tractament i aconseguir una gestió eficaç i rendible » (art. 3.1 Decret 76/1996).
Aquest sistema no distingeix el suport material en què s’han produït els documents i estén la seva acció al llarg de tot el cicle de vida
dels documents: des del moment de la seva creació i/o enregistrament fins al seu arxivament.
Els elements bàsics de l’SGGDA que permeten l’arxivament són «[...] els quadres de classificació, els inventaris, les
taules d’avaluació i les taules de transferències».
El procés que ha de seguir la documentació administrativa és: Identificació, classificació, arxiu, transferència i eliminació

Classificació per
 Documents de Gestió: activitats administratives comuns a tots els departaments: selecció de personal,
pressupostos... Porten una G
Categoria:
 D’explotació: actuacions específiques de cada departament, cada departament assigna una lletra (A=Agricultura,
S=Sanitat...).
Classe: estan dividits en 8 classes comunes a tota l’Administració de la Generalitat

3. Arxivament de documents
3.1. El sistema de classificació
3.1.1. Els documents en paper
3.1.2. La referència dels documents
3.1.3. Els documents electrònics
3.1.4. Documents en altres suports i formats
3.2. Tipologia i ús dels documents administratius i jurídics més importants
ARXIU llei 10/2001 responsable Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació
Les unitats encarregades de gestionar el sistema són els arxius centrals administratius, les principals funcions dels
quals són: elaborar el quadre de classificació de la documentació; elaborar inventaris i catàlegs; supervisar les
condicions de conservació dels documents; gestionar la consulta i el préstec de la documentació; establir les
instruccions tècniques que han de seguir els arxius de gestió (o d’oficina) i supervisar les seves actuacions; formar i
assessorar el personal sobre l’aplicació del sistema i, a més, elaborar i aplicar les taules d’avaluació documental. Els
arxius centrals estan adscrits orgànicament a les diverses conselleries i ens de la Generalitat, però estan coordinats
tècnicament per la Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental del Departament de Cultura i Mitjans de
Comunicació.
Els documents s’organitzen mitjançant el quadre de classificació, que s’adapta a les funcions i els procediments dels organismes.
L’article 32 de la Llei 11/2007 defineix l’expedient electrònic com «el conjunt de documents electrònics
corresponents a un procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin». Aquesta definició
es basa, semblantment al sistema general de gestió de la documentació administrativa, en el procediment administratiu.
La classificació dels documents permet la seva recuperació eficient en cas de consultes, préstecs o necessitats de gestió
Part general IX – Gestió Pública
Tema 50

o de defensa jurídica. La classificació també permet aplicar de manera coherent polítiques d’accés a la documentació,
l’execució de l’avaluació i l’eliminació dels documents.
En un entorn electrònic, que serà el mitjà que s’usarà amb més intensitat en el futur, es gestionaran documents
electrònics. Aquests documents electrònics (administratius), d’acord amb l’article 3.5 de la Llei 59/2003, de signatura
electrònica, són els redactats en suport electrònic que incorporen dades signades electrònicament.
En aquest punt, cal destacar que l’organització de la documentació electrònica ja no es pot fer un cop ha
finalitzat la tramitació. Les noves normes en matèria de gestió de documents d’arxiu (vegeu la norma UNE-ISO 15489)
consideren que els documents han d’estar classificats des del moment de la seva creació o incorporació al nostre
sistema. En aquest punt és on els arxius han de treballar en estreta coordinació amb les unitats d’organització i impuls de
l’administració electrònica, que conceben nous tràmits electrònics o redissenyen els existents, així com amb les àrees de tecnologies de
la informació, per tal que puguin ser informades d’aspectes com ara el termini de conservació dels documents, la seva accessibilitat, etc.,
i puguin definir les estratègies de preservació dels documents electrònics més adequades. Un altre cop, la Llei 11/2007 estableix els
requisits normatius que reforcen aquesta tendència de control sobre els documents. Així, l’article 33.2 estableix la conservació en suport
electrònic dels documents electrònics que continguin actes administratius que afectin drets o interessos dels particulars, preveient la
possibilitat de migració (abans de l’entrada en vigor de la Llei es qüestionava el fet que aquest procés pogués alterar la integritat dels
documents). També l’article 31 permet expressament poder arxivar electrònicament documents, així com conservar en suport electrònic
actes administratius que afectin drets o interessos de particulars, amb unes condicions determinades de seguretat que garanteixin la
integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. Aquesta disposició s’adreça
clarament a fer equivalents un document digital i un document en paper, i, a mitjà termini, a evitar la producció i la gestió de documents
en suport paper.
Tipus d’arxiu:
• De gestió: Any 1-5 els de la unitat administrativa
• Centrals Administratius: Any 6-15 mantenen 15 anys la documentació semiactiva i segueixen la normativa del Departament de Cultura
acabada la vigència administrativa els documents són avaluats per determinar l’eliminació o bé la conservació als
• Arxius històrics: arxius històrics: l’Arxiu Nacional de Catalunya i els arxius integrats a la Xarxa d’arxius Comarcals, que reben la
documentació de l'àmbit regional
Arxivatge: és el conjunt d’operacions que tenen com a finalitat l’organització física dels documents= classificar+ordenar

Les carpetes d’un expedient han d’indicar: En les capses d’arxiu definitiu cal escriure:
 • Codi de classificació  • Codi de l’àrea
 • Títol  • Codis de classificació (el del primer expedient i del últim)
• Any d’obertura i de tancament

 • Any d’obertura i de tancament
 • Codi de la unitat administrativa

4. Conservació i eliminació de documents: avaluació i tria

4.1. La Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental. Funcions
4.2. Les taules d’avaluació i accés a la documentació
4.3. L’eliminació dels documents
Per tal de completar la seqüència en matèria de gestió de documents, ens falta definir el sistema d’avaluació i tria de documents. S’ha apuntat a l’inici d’aquest
resum que, en la nostra legislació, els documents no poden ser destruïts, si no és per un a norma concreta que així ho estableixi. Aquest rol, per a
l’Administració pública catalana, el desenvolupa la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.
La principal funció de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD), a banda de les
funcions en matèria d’accés, que no es consideren en aquest tema, és fixar les taules d’avaluació documental
(TAD), les quals estableixen el període de conservació de cada sèrie documental (o procediment), així com controlar-ne
l’aplicació. Conceptualment, en el procediment d’avaluació documental es determina el temps que els documents tenen valor jurídic,
fiscal, etc. Per a l’Administració, i si tenen valor informatiu o històric. En general, aquest darrer valor, l’històric, només el tenen un petit
percentatge del total de documents, i a quests seran els que es conservaran permanentment als arxius històrics i formaran part del
nostre patrimoni documental. En el cas dels primers, que són la majoria, s’han d’eliminar quan ja no tenen cap dels valors indicats.
Aquesta operació és independent del fet que els expedients siguin electrònics o en suport paper. Això sí, en el cas dels documents
electrònics, la valoració i el fet de tenir establert el període de conservació permeten ajustar quines polítiques de migració, canvis de
format, etc., se’ls poden aplicar.
Les TAD, les aprova mitjançant una ordre el conseller de Cultura i Mitjans de Comunicació i es publiquen al
DOGC. D’aquesta manera s’integren en l’ordenament jurídic general.
El sistema d’avaluació i tria de documents obliga els arxius a controlar les seves eliminacions mitjançant uns elements
obligatoris: un registre d’eliminacions de documents i disposar de l’inventari dels documents concrets que s’eliminen, on
s’ha d’especificar en virtut de quina TAD es fa l’eliminació. Aquest sistema permet demostrar a tercers que l’eliminació
es fa conforme a la norma.

5. Certificació digital i signatura electrònica

5.1. Tipus de signatura electrònica i validesa jurídica
5.2. e-DNI
5.3. Certificació digital
L’article 29 de la Llei 11/2007 concreta aspectes sobre la validesa dels documents, com ara el fet que són sempre vàlids els que
incorporin una o diverses signatures electròniques (de la seu electrònica, del segell d’actuació automatitzada o del personal al servei de
l’Administració). L’article 14 d’aquesta llei també estableix que les persones poden, i, per tant, hi tenen dret, usar en les seves relacions
amb les administracions públiques els sistemes de signatura electrònica incorporats a l’e-DNI.
Els departaments de l’Administració de la Generalitat i els seus organismes no podran demanar l’aportació per part
dels ciutadans de cap document electrònic que hagi estat incorporat al Catàleg de documents electrònics,
un cop transcorreguts 3 mesos des de la data de la seva incorporació o, en el cas de processos sotmesos a
convocatòries, en la següent edició de la convocatòria.
Part general IX – Gestió Pública
Tema 50

Els òrgans gestors dels procediments administratius hauran de recavar el consentiment dels interessats per a
l’accés telemàtic d’aquestes dades o documents, quan sigui exigible d’acord amb la normativa de protecció de dades.
L’expedient electrònic és el conjunt de documents que componen un procediment administratiu i que totalment o
parcialment es troben en suport electrònic. Un mateix document electrònic pot formar part de diferents expedients
administratius electrònics. Els documents electrònics han de ser gestionats i conservats en expedients electrònics,
d’acord amb la normativa que regula el sistema corporatiu de gestió de la documentació administrativa de la
Generalitat.
La remissió de l’expedient es pot substituir, a tots els efectes legals, per la posada a disposició de l’expedient electrònic.
Els procediments administratius que es tramitin íntegrament per mitjans electrònics garantiran l’accés del particular a
l’estat de la tramitació del procediment, amb indicació dels actes de tràmit, el contingut i la data en què es van dictar.
La resta de procediments administratius electrònics hauran d’indicar la fase en què es troben i l’òrgan responsable.
Es crea el Registre electrònic de la Generalitat de Catalunya per a la recepció i remissió de sol·licituds, escrits i
comunicacions que es trametin per via telemàtica. El registre electrònic admetrà:
a) Documents electrònics normalitzats corresponents als procediments complimentats d’acord amb els formats
preestablerts
b) Qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació en suport electrònic diferent dels esmentats a l’apartat anterior, sempre
que s’identifiqui l’emissor del document i el destinatari, i la resta de dades que facilitin la tramitació del document.
El registre electrònic de la Generalitat de Catalunya és únic per a tot l’àmbit de l’Administració de la Generalitat, de les
seves empreses i dels organismes autònoms. També pot admetre sol·licituds, escrits i comunicacions adreçats a altres
administracions públiques, amb la subscripció prèvia del conveni corresponent.
El registre electrònic de la Generalitat emetrà de manera automàtica el corresponent rebut de presentació,
consistent en una còpia autenticada de l’escrit, sol·licitud o comunicació de què es tracti, incloent-hi la data i hora de
presentació i el número de registre d’entrada. Aquest rebut haurà de garantir la integritat i el no-repudi dels documents
aportats.
El registre electrònic permetrà la presentació de sol·licituds, escrits i comunicacions tots els dies de l’any durant les
24 hores. A l’efecte del còmput del termini fixat en dies hàbils o naturals, i en el que es refereix al compliment de
terminis per les persones interessades, la presentació en un dia inhàbil s’entendrà realitzada en la primera hora del
primer dia hàbil següent, excepte que una norma permeti expressament la recepció en dia inhàbil. En l’àmbit de
l’Administració de la Generalitat de Catalunya es consideren dies inhàbils a efecte de registre tots els diumenges i dies
declarats festius pel calendari de festes que aprova la Generalitat.
L’inici del còmput dels terminis que hagin de complir els òrgans administratius i entitats de dret públic estarà determinat
per la data i hora de presentació en el registre quan es tracti de models normalitzats. En el cas dels documents
previstos en l’apartat b) de l’article 38.2, l’inici del còmput dels terminis serà la data d’entrada en el registre de l’òrgan
competent. En tot cas, la data efectiva d’inici del còmput de terminis haurà de ser comunicada a qui va presentar
l’escrit, sol·licitud o comunicació.
La transformació de documents electrònics per raons tecnològiques haurà de garantir l’exactitud del contingut del
document anterior, la comprovació dels elements d’autenticitat i integritat originals, i serà signat electrònicament per
l’òrgan competent per a la transformació.
L’Administració de la Generalitat incorporarà als seus procediments la compulsa electrònica, que implica un
procediment de digitalització de la documentació en suport paper i la seva comprovació amb l’original per
l’Administració, i produeix una còpia en suport electrònic a partir del document, amb els requisits d’autenticitat,
integritat i conservació del document imatge necessaris per a la seva validesa. D’aquesta circumstància se n’ha de
deixar constància. La compulsa electrònica pot ser vàlida pel concret procediment que s’inicia o per qualsevol
procediment de la mateixa Administració que es tramiti per mitjans electrònics.
Els documents en suport paper que formen part dels expedients administratius poden ser objecte de digitalització, que
produeix una còpia en suport electrònic a partir del document en paper. Si cal, es pot fer una còpia en suport paper de
documents administratius emesos per mitjans electrònics, que té la consideració d’autèntica si inclou un sistema de
verificació que permeti contrastar-ne l’autenticitat amb l’accés a arxius electrònics. L’Administració ha de garantir en tot
cas l’autenticitat, la integritat i la conservació de la còpia electrònica, així com la identificació de l’òrgan que la fa,
mitjançant la corresponent signatura electrònica. La compulsa i la digitalització es faran mitjançant segell de l’òrgan o
del personal funcionari habilitat a l’efecte. Correspon al secretari o secretària general de cada departament determinar
els òrgans o el personal funcionari que tenen atribuïdes aquestes funcions.

Certificació digital i signatura electrònica.

L'Agència Catalana de Certificació-CATCert: www.catcert.cat
La signatura electrònica es regula per la Llei 59/2003, de 19 de desembre, de Signatura Electrònica.

Tipus de signatura electrònica:

Ordinària: només reconeix al que signa

Avançada: permet identificar al signant i detectar qualsevol canvi ulterior de les dades signades
és una avançada generada amb un certificat reconegut i té la mateixa validesa que la signatura
Reconeguda:
manuscrita d’un document paper

Certificat electrònic és un document signat electrònicament per un prestador de serveis de certificació que vincula
unes dades de verificació de signatura a un signant i confirma la seva identitat.

Signant és la persona que posseeix un dispositiu de creació de signatura i que actua en nom propi o en nom d’una
persona física o jurídica a la qual representa.
Part general IX – Gestió Pública
Tema 50

Certificats: IdCat (de Catcert), dni-electrònic (de FNMT)