THƯ TÍN THƯƠNG MẠI

I. Tầm quan trọng của thư thương mại

- Là phương tiện liên lạc kinh doanh giữa công ty này với công ty khác:
+ Thư thương mại là phương tiện để truyền đạt thông tin chính xác và cụ thể về các giao
dịch, dự án, hoặc thông tin liên quan đến kinh doanh.
+ Thư thương mại có thể được sử dụng trong quá trình thương lượng và đàm phán.
Các điều khoản, giá cả, và điều kiện có thể được thảo luận và thể hiện qua thư để đảm
bảo sự hiểu biết chung.
- Trình bày chuẩn mực, cẩn thận thể hiện tôn trọng đối tác: thư thương mại giúp tạo ra
sự rõ ràng trong giao tiếp kinh doanh. Việc sử dụng văn bản chính thức và ngôn ngữ
chính xác giúp tránh hiểu lầm và nâng cao hiệu quả trong giao tiếp.
- Tạo ấn tượng tốt, mang lại hiệu quả tốt đẹp trong quá trình hợp tác: thư thương mại
cũng có thể được sử dụng để quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Sự chuyên
nghiệp trong việc viết thư và thiết kế thư có thể tạo ấn tượng tích cực đối với đối tác
kinh doanh.
- Phát huy mạnh mẽ trong hoạt động giao tiếp, làm ăn và giao dịch giữa các công ty
trong nước với nước ngoài, đặc biệt trong lĩnh vực giao tế, marketing, tiếp thị: thư
thương mại được coi là một phương tiện chính thức và truyền thống để truyền đạt
thông tin giữa các doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân trong môi trường kinh
doanh. Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong giao dịch kinh doanh.
Thư thương mại là một phương tiện hiệu quả để giao tiếp, giúp giảm thiểu hiểu lầm
và tăng tính rõ ràng trong thông tin truyền đạt.
II. Định nghĩa thư thương mại
Thư thương mại( Business letter)
- Là tài liệu chứa các vấn đề và thông tin liên quan đến kinh doanh, được viết bởi
người kinh doanh hoặc người trao đổi thông tin và các vấn đề khác liên quan đến
kinh doanh.
- Là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện.
- Thư được viết theo nhiều dạng, do sự đa dạng về địa lí cũng như ngôn ngữ.
- Tuy nhiên, trong thời kỳ toàn cầu hóa như hiện nay, hầu hết thư thương mại được
trình bày bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ, nội dung rõ ràng.
III. Hình thức của một lá thư
1. Thiết kế hình thức
- Hình thức của lá thư là bộ mặt công ty bạn. Cánh cửa kinh doanh hay cánh cửa
tuyển chọn nhân viên có mở ra hay không phần lớn nhờ hình thức của thư từ có
đúng tiêu chuẩn hay không.
- Lá thư sẽ gây một ấn tượng ban đầu lâu dài trong tâm hồn người nhận thư. Do đó,
trước tiên phải được đánh máy hay được in trên giấy trắng tinh tốt hoặc loại giấy
trắng ngà loại tốt.
- Lá thư nên được phân bố sao cho cân đối giữa các phần. Khoảng cách hai bên lề
nên đều nhau khoảng 3cm (khoảng 1,2 inches) và khoảng cách cuối thư nên chừa
khoảng 4cm - 5cm.
- Có rất nhiều kiểu loại thư, tuy nhiên đa số các công ty trên thế giới đều sử dụng kiểu
loại khối (block style) hoặc kiểu đơn giản.
 Kiểu đơn giản

Kiểu khối
2. Các phần trong một lá thư
 2.1. Tiêu đề (Letterhead)
Thông thường các cơ quan in sẵn tiêu đề của công ty bao gồm tên công ty, địa chỉ, điện
thoại, fax.
Lưu ý: không nên đặt phần tiêu đề cao hơn 3cm tính từ phần trên cùng của khổ giấy và
cách phân lề giấy vượt quá 2,25 cm. Nếu để phần tiêu để quá sát như vậy sẽ làm ảnh
hưởng đến mỹ quan của bức thư và khiến người nhận thư khó quan sát.
2.2. Địa chỉ hồi âm (return Address)
Nếu giấy tiêu đề không có tiêu đề thì phải đề địa chỉ hồi âm. Địa chỉ hồi âm bên trên phần
ngày tháng nhưng không để tên người gửi vì sau phần chữ ký đã có tên và chức vụ.
2.3. Hàng ngày tháng năm (Date line)
Phải rõ ràng, không nên dùng số để ghi ngày tháng năm vì dễ lẫn lộn. Cách tốt nhất là ghi
tháng bằng chữ.
VD: 10 December 2012
th

2.4. Địa chỉ bên trong (Inside Address)

- Thư thương mại quốc tế đều có địa chỉ nên trong.
 Ưu điểm của địa chỉ bên trong là chúng ta không cần phải viết thêm địa chỉ bên
ngoài nếu bỏ vào bao thư có cửa sổ và dễ lưu trữ hồ sơ này.
2.5. Hàng lưu ý (Attention Line)
2.6. Lời chào mở đầu (Salutation)
 Lời chào mở đầu tiên nên để cùng một chức danh và tên gọi ( Dear + chức danh +
tên họ).
2.7. Hàng chủ đề (Subject Line)
2.8. Phần chính của lá thư
 Phần nội dung lá thư ba gồm đoạn mở đầu đoạn chính, đoạn kết thúc. Đoạn mở đầu
và đoạn kết thúc nên càng ngắn càng tốt.
2.9. Lời chào kết thúc (Complimentary Close)
 Thông thường kết thúc thư bằng chữ “Sincerely”, “sincerely your”,...
Lưu ý: dù trong bất cứ thể loại nào trong lời chào kết thúc thư thì chữ đầu ở thẳng hàng với
chữ đầu của hàng tháng năm.
2.10. Tên công ty (company Name)
 Sau lời chào kết thúc bạn nên để cách hai hàng và sau đó đánh máy in toàn bộ tên
công ty.
2.11. Chữ ký, tên, chức danh
 Người gửi sau lời kết thúc là chữ ký của người gửi. Thẳng Hàng kế tiếp là tên người
gửi và thẳng hành kế tiếp là chức danh người gửi.
2.12. Chữ tắt tham khảo (Reference initials)
2.13. Bản sao và đính kèm (Carbon Copy/Copy Notations and Enclosure)
2.14. Tái bút (Postscript)
 IV. Cấu trúc của một lá thư
Thư thương mại được cấu tạo từ ba phần chính: đoạn mở đầu hay nhập đề (opening
paragraph), đoạn chuyển tiếp hay thân bài (transitional paragraph) và đoạn kết thúc hay kết
luận (closing paragraph). Ba phần này được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới trong
một lá thư thương mại.
 Đoạn mở đầu: nêu chủ đề chính bằng cách nói thẳng vấn đề tại sao bạn viết thư.
 Đoạn chuyển tiếp: trình bày những điều kiện chủ yếu trong thư. Nếu như nội dung
thư phức tạp, có thể chia làm hai đoạn để trình bày cho rõ ràng, tránh tình trạng lặp
đi lặp lại những sự việc không quan trọng.
 Đoạn kết thúc: trình bày đơn giản dễ hiểu, bày tỏ lòng thành khẩn đối với khách
hàng, trình bày mong muốn được khách hàng chiếu cố đến công ty mình. Nói cách
khác, đoạn kết nói về tương lai.
V. Nguyên tắc viết thư
Một thư thương mại hoàn chỉnh cần phải hội đủ năm yêu cầu:
 Clear: sạch sẽ, rõ ràng. Các nhà kinh doanh rất bận rộn nếu thư không giản dị và rõ
ràng nó sẽ không đủ kiên nhẫn để đọc hết nội dung lá thư.
 Conrise: súc tích. Điều tối kỵ là viết thư dài dòng, chỉ nên hiểu rõ ý định của chúng ta
và cần phải chính xác.
 Correct: chính xác. Không được có những sai lầm, dù là sai lầm trong cách dùng
ngữ pháp điều đó có thể gây tác hại không luôn được.
 Concrete/Complete: cụ thể, đầy đủ. Vấn đề quan trọng nữa là nên dùng cách viết cụ
thể trong thư thương mại. Ví dụ vào ngày cuối tháng này (at the end of this month)
sẽ không cụ thể bằng vào ngày 30 tháng 11 (on November 30th).
 Courteous: lịch sự. Cuối cùng trong thư cần phải mang tính cách lịch sự để khách
hàng luôn cảm thấy họ được kính trọng và họ có cảm tình với công ty, hãng,... đang
giao dịch với mình.
VI. Chiến thuật viết thư
 Khi chúng ta viết thư từ giao dịch báo tin vui (good news), thư từ giao dịch bình
thường như hồi đáp tin tức, thư mời, thư chào hàng, thư yêu cầu, thư trả lời có thiện
ý, thư trả lời một khiếu nại và giải quyết khiếu nại thỏa đáng - gọi chung là thư báo
tin vui, chúng ta nên áp dụng chiến thuật BIF. BIF - Big Ideas First nghĩa là ý chính
của lá thư được trình bày từ đầu, thậm chí nói ngay ở phần nhập đề lá thư.
 Khi chúng ta viết thư báo tin không vui (bad news) nghĩa là khi chúng ta từ chối một
lời yêu cầu nào đó, không chấp nhận một sự điều chỉnh nào đó, hoặc thông báo một
 tin không vui nào đó, chúng ta nên áp dụng chiến thuật BILL. BILL - Big Ideas a Little
Later nghĩa là ý chính của lá thư được trình bày từ từ ở phần sau (phần thân bài).
VII. Hướng dẫn viết thư
 Hướng dẫn viết Thư thương mại
 Thư tín thương mại là một công cụ giao tiếp giữa khách hàng và các công ty, doanh
nghiệp trong các giao dịch thương mại. Cách viết thư tín thương mại thường trang
trọng và chuẩn mực hơn các loại thư điện tử thông thường nên khách hàng và các
công ty, doanh nghiệp cần ghi nhớ cấu trúc chung và áp dụng phù hợp cho từng loại
thư.
 Thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:
 Enquiry (Thư hỏi hàng)
 Reply to enquiry (Thư trả lời thư hỏi hàng)
~ Quotation (Thư báo giá)
~ Offer (Thư chào hàng)
 Order (Thư đặt hàng)
 Complaint (Thư khiếu nại)
 Reminder (Thư nhắc nợ)
 Bên cạnh đó, còn rất nhiều loại thư tín khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông
tin của người viết.
 Bố cục của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như bảng bên dưới:
Địa chỉ người Bredgade 51 DK 1260 Copenhagen K DENMARK
gửi

Ngày tháng May 24th 2020

Địa chỉ người Compuvision LtdWarwick HouseWarwick StreetForest HillLondon

nhận SE29 1JF UK

Dòng lưu ý For the attention of the Sales Manager

Lời chào Dear Sir or Madam

Nội dung lá thư Please would you send me details of your DVD video systems.
I am particularly interested in the Omega range.

Phần kết Yours faithfully

Chữ kí B. Kaseen(Ms) B.Kaseen

(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

1. Thông tin người gửi
 Địa chỉ người gửi được viết ở trên cùng và góc phải của email. Thông tin người gửi
theo thứ tự từ trên xuống dưới là:
 Họ tên người gửi/tên công ty
  Tên tòa nhà (nếu có), tên đường, thành phố vùng, tên quốc gia.
 Lưu ý tên riêng được dùng khi đó là giao dịch cá nhân hoặc khi bạn là trưởng một bộ
phận nào đó trong công ty, nếu bạn là người đại diện viết thì nên dùng tên công ty.
2. Ngày tháng
Ngày/ tháng/ năm
 Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ của người gửi và cách một dòng. Trong
trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thì thường được viết ở phía lề phải của trang
giấy, tháng không được viết thành số. Vì có sự khác nhau khi viết vị trí ngày tháng
giữa người Anh và người Mỹ (và các quốc gia khác) nên bạn nên viết ngày tháng
theo số và chữ không nên chỉ dùng số dễ gây nhầm lẫn:
 Ví dụ: Khi viết 12/01/2022, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 12 tháng 1 năm 2022
bởi họ quy định thứ tự viết là ngày – tháng – năm. Nhưng trong Anh – Mỹ lại hiểu là
ngày 1 tháng 12 năm 2022 trong Anh – Mỹ vì họ quy định thứ tự là tháng – năm –
ngày.
 Ví dụ: 12 Jan 2022
 Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt của bức thư.
3. Thông tin người nhận
 Thông tin tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ giao dịch,... của người nhận giống như
cách bạn trình bày thông tin người gửi những vị trí ở sát bên trái trang. Nếu như
người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên
của địa chỉ.
 Ví dụ: Mr.Nam Nguyen.
 Nếu người gửi không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể
viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám
đốc Marketing),…
4. Lời chào đầu thư
 Một bức thư tín thương mại tiếng Anh đều bắt đầu bằng Dear (Kính gửi). Dưới đây
là một số cách để xưng hô:
 Nếu bạn biết tên của người nhận thì ghi Mr/Ms + tên người đó. Ví dụ Mr. Smith.
 Ghi chức vụ của người nhận. Ví dụ: The Sales Manager ( trưởng phòng kinh doanh)
 Sir/Madam nếu bạn không biết tên hay giới tính người nhận.
5. Nội dung
 Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc, rõ
ràng và có khoảng cách giữa các đoạn, không thụt vô đầu dòng. Trình bày rõ ràng,
chính xác lý do chính của bức thư. Trình bày được mong muốn của người gửi một
cách trang trọng, chuyên nghiệp.
6. Kết thư
 Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes”
 Người Mỹ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này
lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.
 Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.
 Lời kết thường căn lề trái.
7. Lời chào kết
 Lời chào kết phụ thuộc vào cách bạn xưng hô trong phần lời chào đầu thư. Một lời
kết như “Trân trọng” là điều bắt buộc.
8. Ký tên
 Viết theo thứ tự:
 Chữ ký
 P.P (Per pro) + tên người mà bạn đại diện
 Chức danh
 Enc/Encl = Enclosure (Đính kèm) là những tệp như catalogue và bảng báo giá, lưu ý
nhớ ghi số lượng của từng tệp.
 Ví dụ:
Mr. Hai Nguyen
p.p Vu Duc Hoan
 Sales Manager
Enc.
 Bill of Lading(2 copies)
 Price list (1 copy).
 Dưới đây là các mẫu thư tín thương mại:

Mẫu tiếng Anh

Mẫu tiếng Việt