MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 1 ___________________________________

___________________________________

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ VỚI POWER POINT

___________________________________
Một số lưu ý khi trình bày bài thuyết trình
___________________________________

Nguyen Phuong Quang, M.E, Senior ___________________________________

___________________________________

___________________________________

Slide 2 ___________________________________
P NNIN B ỚC
___________________________________
▣ WHY TẠI SAO?
Preparation is crucial. ⦁ To give information? Để cung cấp thông tin?
Ask yourself : ⦁ To persuade? Để thuyết phục? ___________________________________
⦁ To present an argument? Để trình bày một chủ
Đây là bước quan trọng đề?
trong quá trình chuẩn bị.
Phải đặt những câu hỏi: ___________________________________
▣ FOR WHOM CHO AI?
⦁ who are the audience? Ai là người sẽ nghe?
⦁ what do they already know? Họ đã biết gì?
⦁ what do they need to know? Họ cần biết điều gì?
⦁ what would they find interesting? Họ quan tâm ___________________________________
đến điều gì?

___________________________________

___________________________________

Slide 3 ___________________________________
P NNIN B ỚC
___________________________________
Continue asking ▣ HOW LONG? BAO LÂU?
questions: Tiếp tục - How much talk? Nói bao lâu?
- How much time for visual aids? Có sử dụng công cụ ___________________________________
đặt những câu hỏi: nghe-nhìn?
- How much time for questions? Có sử dụng đàm thoại?

▣ WHAT SOURCES? NGUỒN? ___________________________________

⦁ Text? Văn bản?
⦁ Movies? Phim ảnh?
⦁ Interviews? Phỏng vấn?
⦁ Visual material? Tài liệu tương tác trực quan? ___________________________________

___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P

 MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 4 ___________________________________
PLANNING 3 Prepare to compile chuẩn bị b.soạn
Points to keep in mind when preparing Những điểm nhấn cần lưu ý ___________________________________
trong quá trình chuẩn bị biên soạn bài báo cáo:
 Only 'speak', do not 'read‘ Đây là bài báo cáo dùng P.P, chỉ được ___________________________________
”nói” không được ”đọc”
 Do not overuse PPT and images for illustration, etc. Không có thao
tác, hình ảnh thừa,… ___________________________________
 Have a focus phải có trọng tâm
 Do not write everything on the slide, only present main ___________________________________
points/outline (Notes should be given in “Click to add notes” area) …
Không được viết tất cả lên slide, chỉ được trình bày trên slide dạng
dàn ý chi tiết (outline). Ghi chú để ở ô “Click to add notes” ___________________________________

___________________________________

Slide 5 ___________________________________
PLANNING 3 B ỚC - 3
Points to keep in mind when preparing Những điểm nhấn cần lưu ý ___________________________________
trong quá trình chuẩn bị biên soạn bài báo cáo:
 on't put in too much, tal too ast h ng đưa v o u nhi u, n i ___________________________________
u nhanh
 PPT is ust a tool to help t ma es it easier or listeners to
understand, not by itsel capable o helping readers understand ___________________________________
lide P P chỉ l c c N gi p ngư i nghe d hiểu
h n, h ng phải t n c hả n ng gi p ngư i đọc hiểu
___________________________________
 lides must be able to help readers no here they are in the
presentation lide phải c hả n ng gi p ngư i đọc biết họ đang ở
đâu trong u tr nh tr nh b y ___________________________________

___________________________________

Slide 6 ___________________________________
PLANNING 4: Compilation Biên soạn
1. PPT Layout Hình hức trình bày trên slide ___________________________________
b ects on the slide must match its design Thiết ế slide, c c đ i
tượng tr n slide ph hợp với nhau ___________________________________
lide must have a concise title lide phải c ti u đ , ti u đ ghi
ng n gọn s c t ch
___________________________________
slide should not be more than one topic ontent should not be too
much in one topic ecause too much ill dilute the ocus t slide
h ng n n u m t ch đ N i dung h ng n n u nhi u trong m t ___________________________________
ch đ u nhi u s l m lo ng s t p trung

___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P

 MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 7 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
1. PPT Format Hình hức trình bày trên slide ___________________________________
o not rite too many lines or one content but i re uired, seri s
should be used t n i dung thư ng h ng viết u nhi u d ng ___________________________________
nếu nhi u n n d ng chữ c chân
esign ith phylosophy identity, consistency, or manship Ng n từ,
m u s c, phong c ch nhất u n, i n định ___________________________________
se color gamut and images appropriate to the content hen mi ing
colors, note the hot cold color gamut ometimes it is also necessary
to loo up the meaning o colors art P P ng gam m u v h nh ảnh ___________________________________
th ch hợp với n i dung hi ph i m u lưu gam m u n ng lạnh Đ i
hi c ng cần tra c u ngh a c a m u P P ngh thu t
___________________________________

___________________________________

Slide 8 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
2. Font, typeface, effects on slides Font, k ểu chữ, h ệu ứ trên ___________________________________
slide
se current ietnamese standard ont set nicode
hould choose a sans seri style in nicode as rial, Tahoma,
___________________________________
or slides ith a e lines and a sans seri ont li e Time Ne
oman or slides ith multiple lines according to presentation
re uirements in a type ace collection o onts that share certain ___________________________________
relationships iểu chữ type ace l t p hợp những ont c
c ng những uan h nhất định N n chọn iểu h ng chân trong
b nicode l h ,… cho slide t d ng chữ v chọn ___________________________________
iểu chữ c chân như cho slide c nhi u d ng
theo y u cầu tr nh chiếu
___________________________________

___________________________________

Slide 9 ___________________________________
P NNIN B ỚC
2. Font, typeface, effects on slides Font, k ểu chữ, h ệu ứ trên ___________________________________
slide
ử dụng font chữ không chân Sử dụng font chữ không chân
rial, Tahoma,… hay chữ có (Arial, Tahoma,…) hay chữ có ___________________________________
chân ( es New R …) tùy chân ( s ,…) tùy
vào n i dung trình bày vào nội dung trình bày
h ng n n sử dụng u nhi u Không nên sử dụng quá nhiều ___________________________________
hi u ng Nếu c , hi u ng tr n hiệu ứng. Nếu có, hiệu ứng trên
c c slide phải đồng b với nhau các slide phải đồng bộ với nhau.
nhi u hi u ng s th m r i nếu Vì nhiều hiệu ứng sẽ thêm rối (nếu ___________________________________
ph i h ng hợp l phối không hợp lý).

___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P

 MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 10 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
e ce e ec s s es k ểu chữ h ệu ứ ___________________________________
s e
Typeface size in the font set is measured in pt (points). 1 point is
equal to 1/72 (one/seventy second) inch or 0.138 inch Kích thước ___________________________________
c a iểu chữ trong b font được tính bằng điểm. t điểm có kích
thước 1/72 inch hay 0.138 inch.
___________________________________
It is recommended to choose the largest header size Nên chọn
kích thước tiêu đ cỡ lớn nhất.
Medium size should be chosen for subtitles Nên chọn kích thước ___________________________________
phụ đ cỡ trung bình.
Smallest size should be chosen for content Nên chọn kích thước
n i dung cỡ nhỏ nhất. ___________________________________

___________________________________

Slide 11 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
2. Font, typeface, effects on slides Font, k ểu chữ, h ệu ứ trên ___________________________________
slide

___________________________________
Tracking chặc h ng erned hữ bitmap

... ___________________________________

Tracking lỏng c erned ạng vector

___________________________________
Attributes when presenting letters Các thu c tính khi trình bày chữ
___________________________________

___________________________________

Slide 12 ___________________________________
P NNIN B ỚC
2. Font, typeface, effects on slides Font, k ểu chữ, h ệu ứ trên ___________________________________
slide
There should be emphasis. The accents must also be specified
consistently. For example: the first emphasis is to bold, the second is ___________________________________
to bold and change color, etc. ần có điểm nhấn. Các điểm nhấn
c ng phải được qui định m t cách nhất quán. Ví dụ: nhấn mạnh lần
đầu là tô đậ , lần hai vừ đậ vừ đổ màu,… ___________________________________
Italics are often used for quotes, highlighting main content, ideas,
links, etc. In nghiêng thư ng dùng cho l i trích dẫn, làm nổi b t n i ___________________________________
dung chính, ý tưởng, đư ng lin ,…

___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P

 MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 13 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
e ce e ec s s es k ểu chữ h ệu ứ ___________________________________
s e
Do not use too many effects. If so, the effects on the slides must be
in sync. Because many effects will add confusion (if not combined
___________________________________
properly). Means minimum use but maximum effect. h ng n n sử
dụng u nhi u hi u ng Nếu c , hi u ng tr n c c slide phải đồng
b với nhau nhi u hi u ng s th m r i nếu ph i h ng hợp l
___________________________________
Ngh a là sử dụng t i thiểu nhưng hi u uả t i đa
___________________________________

___________________________________

___________________________________

Slide 14 ___________________________________
P NNIN B ỚC
3. Use multimedia on slides Sử u ề thông đ ___________________________________
hươ ệ trên slide

Cognitive law: vivid intuition to abstract thinking. Presentations are ___________________________________

no different, when you use multimedia such as images, sounds,
movies, etc., it's easier for listeners to understand! Qui lu t nh n
th c: tr c quan sinh đ ng đến tư duy trừu tượng. Bài thuyết trình ___________________________________
c ng không khác, khi bạn sử dụng truy n thông đa phư ng ti n
như hình ảnh, âm thanh, phim ảnh,… ngư i nghe d hiểu h n!
___________________________________

___________________________________

___________________________________

Slide 15 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
se u e s es Sử u ề h đ ___________________________________
hươ ệ s e

However, do not use multimedia too much. Abuse to the point of ___________________________________
excess is unreasonable! Tuy nhiên, không nên sử dụng quá nhi u
phư ng ti n. Lạm dụng đến m c dư thừa là không hợp lý!
Should choose images correctly in terms of their bitmap or vector
___________________________________
format to describe the content. Hình ảnh cần chọn đ ng định dạng
bitmap hay vector để di n tả được n i dung.
___________________________________

___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P

 MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 16 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
3. Use multimedia on slides Sử u ề thông đ ___________________________________
hươ ệ trên slide

___________________________________
Hình phóng to

Hình g c
___________________________________

___________________________________
h
___________________________________

___________________________________

Slide 17 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
3. Use multimedia on slides Sử u ề thông đ ___________________________________
hươ ệ trên slide

___________________________________

___________________________________

Hình g c ___________________________________
h ec
Hình phóng to ___________________________________

___________________________________

Slide 18 ___________________________________
PLANNING 4 B ỚC - 4
"What we hear we forget, what we see we remember, what we do we know".
h ả h đố You ưhave to đ hươ to know
do it yourself ệ s e ___________________________________
Retainment
___________________________________

___________________________________

Level ___________________________________
eading Hearing Seeing Hearing Discussion
+Seeing

oing ___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P

 MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 19 ___________________________________
PLANNING 5: Present reports using PPT
1. Presentation style Phong cách trình bày ___________________________________
a. Body language N ữ h h hể
 Costume: it's serious because the costume is also a message to ___________________________________
the audience Trang phục: th t nghiêm túc vì trang phục c ng là m t
thông tin gửi đến khán giả
 Posture, attitude: mature, confident, good at using non-verbal ___________________________________
communication skills such as eye contact, body language,
gestures.. Tư thế, thái đ : chững chạc, t tin, sử dụng t t ỹ n ng
giao tiếp phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng m t, ngôn ngữ c thể, ___________________________________
đi u b , cử chỉ
 Attitude must comply with the content of the report Thái đ phải phù
hợp với n i dung báo cáo ___________________________________

___________________________________

Slide 20 ___________________________________
PLANNING 5: Present reports using PPT
1. Presentation style Phong cách trình bày ___________________________________
b. Voice G ọ nói
 Is the voice clear? Giọng nói có rõ ràng không?
___________________________________
 Talking too fast/too slow? Nói quá nhanh/ quá ch m?
 Sighing or mumbling? Có thở dài hay nói lầm bầm?
___________________________________
 It is necessary to speak in an attractive way, avoiding monotony.
But don't press it continuously! ần nói m t cách lôi cu n, tránh
đ n đi u. Nhưng c ng không nên nhấn nhá liên tục! ___________________________________

___________________________________

___________________________________

Slide 21 ___________________________________
PLANNING 5: Present the report in P.P
1. Presentation style Phong cách trình bày ___________________________________
c. Using multimedia Sử u ề thông đ hươ ệ
 Only use multimedia for the right purpose, not just for beauty or ___________________________________
entertainment hỉ dùng multimedia đ ng mục đ ch, không dùng chỉ
vì đẹp hay giải trí
 Allow enough time for the audience to understand the layout of the ___________________________________
slide before presenting Nên dành đ th i gian cho ngư i nghe hiểu
b cục c a slide trước khi trình bày
 It is recommended to use a pointer (pointer) to focus the viewer's ___________________________________
attention Nên dùng cây trỏ (bút chỉ) để t p trung điểm chú ý cho
ngư i xem
___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P

 MAINTENANCE MANAGEMENT

Slide 22 ___________________________________
PLANNING 5: Present reports using PPT
1. Presentation style Phong cách trình bày ___________________________________
c. Using multimedia Sử u ề thông đ hươ ệ
 Report handouts can be sent in advance Có thể gửi trước t li u dạng ___________________________________
handout
 The physical setting (light, temperature, ...) should be double-checked
before presenting because it has a huge impact on your report’s ___________________________________
results h ng gian b o c o c t c đ ng rất lớn đến ết uả b o c o.
Nên b trí th t hợp lý trước khi trình bày (ánh sáng, nhi t đ ,…
 Should choose an appropriate standing position: everyone can see but
___________________________________
do not cover the projection screen Nên chọn vị trí đ ng thích hợp: mọi
ngư i đ u thấy nhưng không che màn chiếu
___________________________________

___________________________________

Slide 23 ___________________________________
PLANNING 5: Present reports using PPT
2. Publish documents electronically: there are many ways to publish ___________________________________
documents electronically from power point slides. Depending on each
specific case, there will be a corresponding publication method Xuấ bả
tài ệu đ ệ ử: có rất nhi u cách uất bản tài li u đi n tử từ slide power ___________________________________
point. Tùy vào từng trư ng hợp cụ thể s có cách uất bản tư ng ng
 Video lectures Bài giảng video
 Lectures with interactive boards (Visio Basic, supporting software, ...)
___________________________________
Bài giảng bằng bảng tư ng tác (Visio Basic, phần m m hỗ trợ,…
 Lectures in .PDF file format for printing Bài giảng dạng file .PDF dùng ___________________________________
cho in ấn
 Thematic newspaper in the form of a slideshow Báo chuyên đ dạng
trình chiếu. . . ___________________________________

___________________________________

Slide 24 ___________________________________
Overcoming anxiety when giving a Presentation
Khắc phục trạng thái lo lắng khi thuyết trình
___________________________________
ou can ind ays to control an iety ta ing deep breaths, interlacing
your hands and s uee ing s uee es the eeling o sha ing … ,
sha ing your hand and stretching your ist to reduce the sha ing li e
a arm up movement thể t m c ch chế ng như h t sâu thở
___________________________________
mạnh, đan b n tay v o nhau v siết chặt b p chết cảm gi c run… ,
l c b n tay v co duỗi n m tay nhằm l m tay bớt run gi ng đ ng t c
hởi đ ng
___________________________________
magine you're saying ithout the audience Tưởng tượng m nh đang
n i h ng c h n giả ___________________________________
hen you're scared, smile old something to reduce sha ing hi run
sợ, h y mỉm cư i ầm n m v t g đ để bớt run…
___________________________________

___________________________________

Nguyen Phuong Quang, ME, Senior Oral Presentation Using P.P