QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Mã số:ESS.QT.HCNS.
03
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ TIẾP Lần ban hành: 01
NHẬN THỬ VIỆC Ngày hiệu lực: 14/6/2023
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ TIẾP NHẬN THỬ VIỆC
Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Trần Trung Mỹ Nguyễn Phạm Tố Uyên Nguyễn Phạm Tố Uyên

HCNS Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành
1
Mã số: ESS.QT.HCNS.03
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ TIẾP NHẬN Lần ban hành: 00
THỬ VIỆC Ngày hiệu lực: 14/6/2023
THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Ngày sửa Nội dung sửa đổi Trang sửa Thống nhất sửa đổi
đổi đổi
1 14/6/2023 Ban hành mới Toàn bộ
2
Mục lục
1. Mục đích....................................................................................................................................4
3. Tài liệu tham khảo:....................................................................................................................4
4. Thuật ngữ định nghĩa.................................................................................................................4
4.1. Thuật ngữ ( Không áp dụng)..............................................................................................4
4.2. Định nghĩa..........................................................................................................................4
4.3. Từ viết tắt...........................................................................................................................4
5. Nội dung quy trình.....................................................................................................................4
5.1. Quy trình tuyển dụng.................................................................................................................4
5.1.1. Lưu đồ.....................................................................................................................................4
5.1.2. Diễn giải.........................................................................................................................6
5.2. Tiếp nhận thử việc.....................................................................................................................9
5.2.1. Lưu đồ ( trang bên).........................................................................................................9
5.2.2. Diễn giải.......................................................................................................................11
6. Tài liệu biểu mẫu.....................................................................................................................16
3
1. Mục đích
- Quy trình được lập ra nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu về nhân sự của các bộ phận, quản
lí và sử dụng nhân sự một cách hiệu quả. Lựa chọn sàng lọc những ứng viên phù hợp có
trình độ, tay nghề với nhu cầu công việc của từng bộ phận.
2. Phạm vi áp dụng:
- Áp dụng cho các bộ phận trực thuộc công ty ESS ASIA
3. Tài liệu tham khảo:
Không áp dụng
4. Thuật ngữ định nghĩa
4.1. Thuật ngữ ( Không áp dụng)
4.2. Định nghĩa
- Nguồn nhân lực: Là nguồn lực của con người bao gồm kiến thức, kỹ năng có tiềm năng
hoặc có khả năng tham gia vào tổ chức nhằm phát triển tổ chức.
- Mô tả công việc: là tài liệu mô tả các công việc, vai trò, trách nhiệm cũng như yêu cầu
đối với một cá nhân khi đảm nhiệm vị trí công việc đó phải hoàn thành.
- Đào tạo hội nhập: Là quá trình đào tạo ban đầu nhằm cho nhân viên mới làm quen và
thích nghi với môi trường, là buổi đào tạo bắt buộc đầu tiên khi người lao động tham gia
vào công ty.
- CV: Curriculum Vitae là bản tóm tắt về thông tin bản thân, trình độ học vấn, kinh nghiệm
nghề nghiệp, các kỹ năng liên quan tới công việc mà ứng viên muốn ứng tuyển.
4.3. Từ viết tắt
CBNV: Cán bộ nhân viên
BGĐ: Ban giám đốc
HCNS: Hành chính nhân sự
QLTT: Quản lí trực tiếp
HĐLĐ: Hợp đồng lao động
5. Nội dung quy trình
5.1. Quy trình tuyển dụng
5.1.1. Lưu đồ
4
5
5.1.2. Diễn giải

STT Nội dung công việc Thời gian Bộ Tài liệu biểu mẫu
thực hiện phận
thực
hiện
Bước 1. Đề nghị tuyển dụng:
1 - Dựa vào nhu cầu công việc thực tế và Khi có Phòng ESS.QT.HCNS.03/BM01
định biên nhân sự phù hợp, trưởng nhu cầu ban
các bộ phận sẽ lập phiếu yêu cầu chuyên
tuyển dụng, ESS.QT.HCNS.03/BM01 môn
có sự tham vấn của phòng HCNS.
- Đối với tuyển dụng ngoài định biên,
phòng ban chuyên môn phải ghi rõ lí
do tuyển dụng ngoài định biên.
- Phiếu yêu cầu tuyển dụng phải được Trong
ghi rõ vị trí tuyển dụng, yêu cầu của vòng 24h
vị trí tuyển dụng, mô tả công việc cho khi nhận
vị trí tuyển dụng, khung bậc lương được đề
( nếu có), các yêu cầu khác…vv nghị
- Trưởng bộ phận tiến hành trình phiếu Trong
yêu cầu tuyển dụng cho giám đốc vòng 4h
phòng ban xem xét, giám đốc phòng từ đơn
ban đánh giá nhu cầu thực tiễn và tiến được phê
hành ký xem xét vào phiếu yêu cầu duyệt
tuyển dụng.
- Phiếu yêu cầu tuyển dụng sau khi ESS.QT.HCNS.03/BM02
được xem xét sẽ chuyển về cho phòng
HCNS để tổng hợp vào báo cáo tuyển
dụng ESS.QT.HCNS.03/BM02 và
chuyển cho giám đốc vận hành phê
duyệt đề nghị tuyển dụng.
Bước 2. Phê duyệt
2 - Giám đốc vận hành kiểm tra phiếu 2 ngày từ Giám
yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, khi nhận đốc vận
đánh giá nhu cầu tuyển dụng thực tế, được hành
cũng như năng xuất công việc hiện tại phiếu yêu
để tiến hành phê duyệt phiếu yêu cầu cầu tuyển
tuyển dụng. dụng
- Trường hợp không phê duyệt giám
đốc vận hành ghi rõ lí do và chuyển
lại cho các phòng ban chuyên môn để
xem xét đánh giá
- Trường hợp được phê duyệt thì
6
chuyển yêu cầu tuyển dụng cho

HCNS để làm các thủ tục tiếp theo.
Bước 3. Đăng tin tuyển dụng
3 - Phòng HCNS tiến hành làm tin tuyển 12h kể từ Chuyên
dụng hoặc thông báo tuyển dụng đăng khi nhận viên
lên các trang tuyển dụng (web tuyển được tuyển
dụng, internet, group tuyển dụng, thông báo dụng
băng rôn…vv) tuyển
- Hàng ngày chuyên viên tuyển dụng dụng
kiểm tra các thông tin tuyển dụng để
cập nhật thông tin các ứng viên, các
CV ứng tuyển.
Bước 4. Sàng lọc hồ sơ
4 - Phòng HCNS tập hợp các hồ sơ ứng Hàng Chuyên ESS.QT.HCNS.03/BM03
viên vào phiếu tổng hợp thông tin ứng ngày viên
viên ESS.QT.HCNS.03/BM03 tuyển
- Phòng HCNS gửi lại phiếu tổng hợp dụng
thông tin ứng viên kèm hồ sơ ứng
viên cho bộ phận chuyên môn để tiến
hành sàng lọc các ứng viên phù hợp
- Đối với những hồ sơ đạt yêu cầu,
phòng ban chuyên môn có trách
nhiệm thông báo lại cho phòng HCNS
để lên lịch phỏng vấn với ứng viên.
- Phòng HCNS tổng hợp lịch phỏng
vấn ứng viên và thông báo với bộ
phận chuyên môn để sắp xếp lịch
phỏng vấn với ứng viên.
Bước 5. Phỏng vấn
5 - Dựa vào danh sách phỏng vấn và lịch Phòng Trước
phỏng vấn đã được xác nhận phòng HCNS giờ
HCNS tiến hành in hồ sơ ứng tuyển phỏng
của ứng viên, in bài kiểm tra đầu vào vấn
để ứng viên điền và trả lời thông tin.
- Mỗi vị trí tuyển dụng khác nhau sẽ có
bài kiểm tra khác nhau.
- Trình tự của một buổi phỏng vấn như
sau:
+ Chào đón ứng viên, sắp xếp vào
khu vực chờ phỏng vấn
+ Cho ứng viên làm bài kiểm tra
+ Cho ứng viên tự giới thiệu ngắn
gọn về bản thân.
+ Đặt các câu hỏi để kiểm tra và Ban Trong
7
làm rõ các thông tin mà ứng phỏng quá

viên đã cung cấp trên hồ sơ ứng vấn trình
tuyển và trao đổi các nội dung phỏng
liên quan đến các công việc vấn
đang ứng tuyển, tạo điều kiện
cho ứng viên đặt các câu hỏi cho
công ty.
+ Đối với các ứng viên ứng tuyển
vào vị trí có đòi hỏi trình độ tay
nghề thì tiến hành cho kiểm tra
tay nghề trong thực tế.
+ Kết thúc buổi phỏng vấn chào
tạm biệt ứng viên;
- Sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn ESS.QT.HCNS.03/BM04
thành viên ban phỏng vấn tiến hành
tổng hợp đánh giá vào phiếu đánh giá
ứng viên ESS.QT.HCNS.03/BM04 và
gửi về cho phòng HCNS
- Phòng HCNS sẽ kiểm tra lại 1 lượt
các phiếu đánh giá ứng viên và cần
thiết sẽ kiểm tra lại thông tin sau đó
trình giám đốc vận hành phê duyệt
kết quả phỏng vấn.
Bước 6. Phê duyệt
6 - Giám đốc vận hành xem xét tổng hợp Giám đốc 24h kể ESS.QT.HCNS.03/BM04
kết quả phỏng vấn quyết định phê vận hành từ khi
duyệt mức lương cũng như chế độ nhận
phúc lợi với ứng viên đạt kết quả. được
- Trường hợp cần thêm thông tin giám bảng
đốc vận hành trao đổi trực tiếp với tổng
giám đốc các phòng ban để đưa ra hợp
mức đãi ngộ phù hợp phê duyệt vào
biểu mẫu đánh giá ứng viên
ESS.QT.HCNS.03/BM04
Bước 7. Đàm phán, xác nhận thoả thuận
7 - Phòng HCNS tiến hành gọi điện cho Phòng 12h kể ESS.QT.HCNS.03/BM05
ứng viên thông báo kết quả phỏng vấn HCNS từ khi
cũng như thông báo các chỗ độ phúc nhận
lợi, chính sách đãi ngộ cũng như xác được
định lại thời gian có thể đi làm được
của ứng viên
- Trường hợp không đạt được thoả
thuận về thu nhập phòng HCNS thông
báo trực tiếp cho giám đốc vận hành.
8
Nếu giám đốc vận hành không đồng ý

về điều chỉnh thu nhập thì phòng
HCNS trao đổi lại với phòng ban
chuyên môn xem xét ứng viên tiềm
năng có thể thay thế để trình giám đốc
vận hành phê duyệt tuyển dụng cũng
như mức lương đãi ngộ và tiếp tục
bước đàm phán, thoả thuận với ứng
viên
- Trường hợp không đàm phán, thoả
thuận được với ứng viên thì phòng
HCNS tiếp tục quay lại bước lọc hồ
sơ và tiến hành phỏng vấn như các
bước trên.
- Trường hợp ứng viên đồng ý thì
phòng HCNS tiến hành làm thư mời
nhận việc ESS.QT.HCNS.03/BM05
trình giám đốc vận hành ký và gửi
cho ứng viên nếu ứng viên có nhu
cầu.
Bước 8. Hoàn thành và cập nhật báo cáo
8 tuyển dụng
- Phòng HCNS sau khi đã hoàn thành Phòng Cập ESS.QT.HCNS.03/BM02
đàm phán, xác nhận thoả thuận với HCNS nhật
ứng viên thì tiến hành thông báo lại hàng
thời gian đi làm cho phòng ban tháng
chuyên môn để sắp xếp chuẩn bị nhận
ứng viên.
- Phòng HCNS cập nhật vào báo cáo
tuyển dụng hàng tháng theo biểu mẫu
ESS.QT.HCNS.03/BM02.
5.2. Tiếp nhận thử việc

5.2.1. Lưu đồ ( trang bên)
9
10
5.2.2. Diễn giải

STT Nội dung công việc Thời gian Bộ Tài liệu biểu mẫu
thực hiện phận
thực
hiện
1. Tiếp nhận ứng viên
- Khi tới ngày nhận việc của ứng viên Ngày đầu HCNS
phòng HCNS chuẩn bị đầy đủ các thủ nhận việc
tục cũng như dụng cụ, trang thiết bị
cá nhân phù hợp với từng vị trí như
( Vị trí chỗ ngồi, máy tính, sổ, bút…
vv)
- Phòng HCNS tiếp nhận ứng viên mới
tiến hành kiểm tra các hồ sơ liên quan
đảm bảo đầy đủ theo quy định quản lí
nhân sự. Trường hợp hồ sơ bị thiếu
phòng HCNS đề nghị ứng viên bổ
sung trong 1 tuần làm việc
- Phòng HCNS tiến hành lấy dữ liệu
vân tay cho nhân viên mới
- Đối với các vị trí cấp nhân viên,
chuyên viên trở lên phòng HCNS dẫn
nhân viên mới đi giới thiệu với từng
phòng ban chuyên môn, sau đó đưa
ứng viên về phòng họp để tiến hành
đào tạo hội nhập.
2. Đào tạo hội nhập
- Phòng HCNS làm bài giảng đào tạo Ngày đầu HCNS Slide đào tạo hội nhập
hội nhập bao gồm các nội dung như: tiên nhân
+ Lịch sử hình thành phát triển việc
+ Tầm nhìn chiến lược
+ Giá trị cốt lõi
+ Sơ đồ tổ chức
+ Sản phẩm- Thương hiệu
+ Thị trường khu vực
+ Nội quy công ty
+ Chính sách làm việc
+ Cơ chế trả lương, đánh giá
hiệu suất
+ Cách chính sách về an toàn
lao động
…vv
- Nhân viên mới sau khi được đào tạo
Bài kiểm tra
11
hội nhập sẽ được làm bài kiểm tra

nhằm đánh giá kết quả của buổi đào
tạo, Đối với công nhân hoặc thợ có
tay nghề thì kết quả đánh giá trên 5
điểm thì coi như là đạt, nếu kết quả
dưới 5 điểm thì phải tiến hành đào tạo
lại. Còn đối với cấp nhân viên trở lên
thì 7 điểm được coi là đạt.
- Ngoài ra phòng HCNS tiến hành in Quy chế công ty ESS ASIA
quy chế của công ty cho nhân viên
mới đọc, đồng thời giải thích các điều
khoản trong quy chế của nhân viên,
nhân viên tiến hành ký xác nhận vào
quy chế làm việc sau khi đã hiểu rõ
các nội dung.
3. Làm hợp đồng thử việc
- Dựa vào mức lương cơ bản và lương Ngày đầu HCNS ESS.QT.HCNS.03/BM06
hiệu suất đã được phê duyệt, phòng tiên nhận Hợp đồng thử việc
HCNS tiến hành làm hợp đồng thử việc
việc
ESS.QT.HCNS.03/BM06 cho nhân
viên mới với quy định về thời gian
thử việc như sau:
+ Không quá 180 ngày đối với
người quản lí doanh nghiệp theo
quy định của luật doanh nghiệp
+ Không quá 60 ngày đối với công
việc có chức danh nghề nghiệp cần
trình độ từ cao đẳng trở lên
+ Không quá 30 ngày đối với công
việc có chức danh nghề nghiệp có
trình độ chuyên môn, kỹ thuật
trung cấp, công nhân kỹ thuật,
nhân viên nghiệp vụ.
+ Không quá 6 ngày đối với trường
hợp khác.
- Hợp đồng thử việc phải đầy đủ các
thông tin như :
+ Tên nhân viên
+ Ngày sinh, địa chỉ, số CCCD, SĐT
+ Mã số thuế, BHXH ( nếu có)
+ Tài khoản ngân hàng
+ Chứng chỉ, bằng cấp ( nếu có)
- Mức lương thử việc bao gồm:
12
+ Lương cơ bản: là mức lương được

trả cho số ngày công làm việc đủ
của 1 tháng, mức lương này là mức
lương để NLĐ tham gia bảo hiểm
xã hội.
+ Lương hiệu suất là mức lương để
chi trả cho hiệu suất công việc
hàng tháng NLĐ đạt được. Mức
lương hiệu suất sẽ phụ thuộc vào
điểm đánh giá hiệu suất mà NLĐ
đạt được theo quy trình tính và
thanh toán tiền lương.
- HCNS kiểm tra kỹ các thông tin trên
hợp đồng thử việc, nếu các thông tin
đã chính xác thì tiến hành in 2 bản và
chuyển cho NLĐ ký hợp đồng thử
việc.
- Sau khi người lao động ký hợp đồng
thử việc, phòng HCNS thu thập lại và
trình giám đốc vận hành ký hợp đồng
và đóng dấu công ty.
- Hợp đồng được 2 bản và có giá trị
tương đương, NLĐ giữ 1 bản, phòng
HCNS lưu trữ 1 bản.
4. Đào tạo và hướng dẫn học việc
- Sau khi ký hợp đồng phòng HCNS Trong quá Phòng
bàn giao lại người lao động cho trình thử ba
phòng ban chuyên môn để tiến hành việc chuyên
quá trình thử việc môn
- Quản lí bộ phận có trách nhiệm
hướng dẫn và phân công công việc
cho nhân sự mới.
- Đối với những công việc liên quan
đến vận hành máy các hệ thống điều
kiển tinh vi thì người lao động phải
được trưởng bộ phận xác nhận đã đủ
khả năng tự vận hành thì mới được
phép sử dụng.
- Trường hợp chưa đủ khả năng vận
hành thì 100% phải có sự hướng dẫn,
giám sát của trưởng bộ phận
- Người hướng dẫn phải có trách nhiệm
giải đáp các thắc mắc của người thử
việc và giải thích cặn kẽ cho người
13
mới để nắm rõ được các bước thực

hiện
- Người hướng dẫn phải hướng dẫn 1
cách đầy đủ, đúng theo quy trình làm
việc đã được ban hành, không được
hướng dẫn tắt, bỏ bước.
- Quản lí bộ phận thường xuyên quan
sát đánh giá nhân sự mới để có sự
điều chỉnh lộ trình đào tạo thử việc
cho phù hợp.
5. Đánh giá trong quá trình thử
việc ESS.QT.HCNS.04/BM01
- Đối với lao động có thời gian thử việc Hàng Phòng Bảng đánh giá hiệu suất
6 ngày thì quản lí bộ phận phải làm ngày, ban
bảng đánh giá thử việc hàng ngày hàng tuần chuyên
- Đối với người lao động có thời gian môn
thử việc > 1 tháng thì tiến hành đánh
giá thử việc hàng tuần
- Biểu mẫu đánh giá áp dụng theo biểu
mẫu Bảng đánh giá hiệu suất
ESS.QT.HCNS.04/BM01
-
6. Xem xét quá trình thử việc
- Giám đốc phòng ban xem xét bảng Hàng Giám ESS.QT.HCNS.04/BM01
đánh giá thử việc, đồng thời đưa ra ngày, đốc Bảng đánh giá hiệu suất
điểm đánh giá thử việc. hàng tuần phòng
- Kết quả đánh giá làm cơ sở để xem ban
xét điều chỉnh kế hoạch thử việc hoặc
ban giám đốc xem xét kết thúc thử
việc hoặc sớm ký hợp đồng chính
thức.
- Trường hợp giám đốc phòng ban nhận
thấy người lao động không phù hợp
hoặc không đủ năng lực cho vị trí có
thể xem xét điều chuyển thử việc ở
một vị trí khác và thông báo cho
HCNS để đàm phán lại các chế độ
phúc lợi.
7. Phê duyệt thử việc
- Sau quá trình thử việc kết thúc, Kết thúc Giám ESS.QT.HCNS.03/BM07
trưởng bộ phận tiến hành làm bản thử việc đốc vận Bảng đánh giá thử việc
đánh giá thử việc cho toàn bộ quá hành
trình thử việc theo biểu mẫu
ESS.QT.HCNS.03/BM06 Bảng đánh
14
giá thử việc

- Giám đốc vận hành tiến hành xem
xét và phê duyệt kết quả thử việc,
đồng thời xem xét để ký hợp đồng
chính thức bao gồm các thông tin:
+ Mức lương làm việc chính
thức.
+ Thời hạn hợp đồng chính
thức
+ Các phúc lợi đãi ngộ ( nếu có)
+ …vv
- Đối với trường hợp không đạt thử
việc giám đốc vận hành xem xét
đề xuất từ phòng ban chuyên môn
như cho thử việc ở vị trí khác
hoặc không ký hợp đồng chính
thức.
8. Lập và ký hợp đồng chính thức ESS.QT.HCNS.03/BM08
- Đối với các trường hợp đạt thử 8h làm HCNS Hợp đồng lao động
việc, phòng HCNS tiến hành làm việc sau
hợp đồng chính thức theo bản khi được
đánh giá thử việc đã được giám phê duyệt
đốc vận hành phê duyệt.
- Hợp đồng lao động chính thức
được lập làm 2 bản và có giá trị
như nhau, người lao động giữ 1
bản và phòng HCNS lưu trữ 1 bản
- Phòng HCNS tiến hành khai báo
bảo hiểm và các thủ tục liên quan
cho nhân sự mới.
15
6. Tài liệu biểu mẫu

STT Tên biểu mẫu Mã số biểu mẫu Thời gian lưu
1 Phiếu yêu cầu tuyển dụng ESS.QT.HCNS.03/BM01 3 năm
2 Báo cáo tuyển dụng ESS.QT.HCNS.03/BM02 3 năm
3 Bảng tổng hợp thông tin ứng ESS.QT.HCNS.03/BM03 3 năm
viên
4 Phiếu đánh giá ứng viên ESS.QT.HCNS.03/BM04 3 năm
5 Thư mời nhận việc ESS.QT.HCNS.03/BM05 3 năm
6 Hợp đồng thử việc ESS.QT.HCNS.03/BM06 3 năm
7 Bảng đánh giá hiệu suất ESS.QT.HCNS.04/BM01 3 năm
8 Bảng đánh giá sau thử việc ESS.QT.HCNS.03/BM07 3 năm
9 Hợp đồng lao động ESS.QT.HCNS.03/BM08 3 năm
16

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Mã số:ESS.QT.HCNS.

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ TIẾP NHẬN THỬ VIỆC

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Trần Trung Mỹ Nguyễn Phạm Tố Uyên Nguyễn Phạm Tố Uyên

THEO DÕI SỬA ĐỔI

5.1.2. Diễn giải

chuyển yêu cầu tuyển dụng cho

làm rõ các thông tin mà ứng phỏng quá

Nếu giám đốc vận hành không đồng ý

5.2. Tiếp nhận thử việc

5.2.2. Diễn giải

hội nhập sẽ được làm bài kiểm tra

+ Lương cơ bản: là mức lương được

mới để nắm rõ được các bước thực

giá thử việc

6. Tài liệu biểu mẫu

You might also like