Mục tiêu: [ Đặt ra mục tiêu cụ thể của từng quy trình] Phạm vi: [ Xác định phạm vi của quy trình làm việc] Các bước thực hiện: Số bước thực hiện công việc ít hay nhiều phụ thuộc vào tính chất của từng công việc. Có thể áp dụng công thức 5W-1H-5M để xác định số bước của một công việc: Công thức 5W-1H-5M bao gồm: ● What? Nội dung công việc của một quy trình sau khi được thống nhất. ● Why? Mục tiêu, yêu cầu công việc mỗi thành viên hoặc đội nhóm trong công ty. ● When? Thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ. ● Where? Vị trí thực hiện nhiệm vụ. ● Who? Nhân viên thực hiện nhiệm vụ, nhân viên giám sát, ban quản lý,... ● How? Phương pháp thực hiện nhiệm vụ.
5M sẽ bao gồm các yếu tố sau đây:
● Man: Nguồn nhân lực có trình độ, kinh nghiệm,... ● Money: Chi phí bỏ ra để thực hiện dự án, số lần giải ngân,.. ● Material: Tiêu chuẩn của nguyên vật liệu và hệ thống cung ứng ● Machine: Máy móc, trang thiết bị, công nghệ sử dụng cho công việc. ● Method: Phương pháp làm việc rõ ràng, cụ thể.
Sau đó ghi rõ cụ thể các bước thực hiện:
1. Bước 1: [ Chi tiết bước 1] 2. Bước 2: [ Chi tiết bước 2] 3. Bước 3: [ Chi tiết bước 3] …. Người thực hiện: [ Danh sách người thực hiện] Kiểm tra: [ Cách kiểm tra hiệu quả của quy trình] Ghi chú: - Tài liệu này được áp dụng cho toàn công ty A và phải được tuân thủ bởi các phòng ban. - Tài liệu sẽ được cập nhật khi có sự thay đổi trong quy trình.