SESI LIBAT URUS

PELUPUSAN REKOD
HOMOGENOUS: BUKU
PERPUSTAKAAN TUN ABDUL RAZAK
UiTM CAWANGAN MELAKA

30 MEI 2024
ISI KANDUNGAN

Pengenalan Unit Arkib Cawangan Melaka

Pengenalan Pengurusan Rekod

Pelupusan Rekod

Proses Permohonan Pelupusan Rekod

 KRONOLOGI UNIT ARKIB CAWANGAN MELAKA

10 Mac 2016 Julai 2020

PENUBUHAN UAC
Surat Pekeliling Ketua Pustakawan Bil. 1
Tahun 2016 menyatakan semua
Perpustakaan UiTM Cawangan diminta
menubuhkan Unit Arkib Cawangan
PERKHIDMATAN REKOD & ARKIB
Menjalankan perkhidamat rekod dan
arkib bersama Pusat Tanggungjawab
(PTJ) UiTM Cawangan Melaka

AKAN
2015 2016 2019 2020
DATANG

01 JUN 2015 Julai 2019

PENGURUSAN PTAR NAIK TARAF UNIT ARKIB CAWANGAN MELAKA
Bahagian Arkib berkuat kuasa secara Bermulanya naik taraf ruang di perpustakaan
rasminya diletakkan di bawah UiTM Cawangan Melaka Kampus Alor Gajah
tanggungjawab PTAR untuk dijadikan ruang Unit Arkib Cawangan
 FUNGSI UNIT ARKIB CAWANGAN MELAKA

Menyelaras Memelihara dan

pengurusan rekod memulihara rekod
di peringkat PTJ Universiti yang
bernilai arkib

Menyediakan Memberi latihan

Menganjurkan/
perkhidmatan kepada pelajar
melaksanakan
pinjaman dan latihan industri dan
latihan/taklimat
rujukan untuk latihan pengurusan
pengurusan rekod
penyelidikan rekod kepada
4. Lawatan
dan Audit
arkib universiti
bahan arkib organisasi luar
 PENGURUSAN REKOD
Bidang pengurusan yang bertanggungjawab

bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan

sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan

dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk

proses penawanan bukti dan maklumat

mengenai aktiviti dan transaksi urusan

organisasi dalam bentuk rekod.

Sumber : MS 2223-1:2015, Bahagian 1, Klausa 3
 AKTIVITI PENGURUSAN REKOD

1. Pelupusan Rekod 2. Pelantikan

Pengurus Rekod

5. Taklimat / Kursus /
3. Klasifikasi Fail 4. Lawatan Audit
Khidmat Nasihat
PELUPUSAN REKOD
Tiada seseorang pun boleh memusnahkan atau
membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang
dalam jagaan atau di bawah kawalannya tanpa terlebih
dahulu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua
Pengarah, ANM mengikut seksyen 25 (1) dan seksyen 25 (2),
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

ARKIB NEGARA JABATAN AUDIT JABATAN

MALAYSIA NEGARA AKAUNTAN
NEGARA

Rekod Awam & Rekod Kewangan & Rekod Kewangan &

Rekod Kewangan & Perakaunan Perakaunan
Perakaunan (Kumpulan 1 & 2) (Kumpulan 1)
(Kumpulan 1 & 2)
BILA PELUPUSAN REKOD BOLEH DI BUAT ?

Tindakan ke Rekod awam Keadaan

atas rekod yang tidak lagi fizikalnya tidak
awam telah dirujuk bagi mengizinkan
ditamatkan tempoh 5 tahun pemeliharaan
yang berterusan
PERINGKAT PELUPUSAN REKOD
 TEMPOH SIMPANAN REKOD DI PUSAT
TANGGUNGJAWAB (PTJ)

PTJ perlu melaksanakan pelupusan rekod yang telah tamat tindakan dan mencapai tempoh
maksimum penyimpanannya bagi mengurangkan masalah ruang penyimpanan dan kos
penyelenggaraan. Jenis-jenis bahan yang dilupus terdiri daripada:
 SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB?

KETUA PUSAT PEGAWAI REKOD JABATAN PEMBANTU TADBIR REKOD

TANGGUNGJAWAB (PTJ) (PRJ) JABATAN (PTRJ)
 LANGKAH 1: PTJ WUJUDKAN SENARAI PELUPUSAN

Membuat semakan buku - buku lama yang boleh dilupuskan.

Meletakkan buku - buku yang nak lupus di satu tempat yang
berasingan semasa menunggu proses pelupusan.
Membuat senarai buku yang hendak dilupuskan.
Membawa masuk ke dalam Mesyuarat Pengurusan Dalaman
PTAR UiTM Cawangan Melaka untuk mendapat kelulusan Ketua
Jabatan.
 LANGKAH 2: PTJ MEMOHON KEBENARAN
PELUPUSAN KE UAC

PTJ mengemukakan surat permohonan pelupusan kepada Unit

Arkib Cawangan Melaka.
Mengisi borang homogenous (Bahan Bercetak dan Terbitan Bersiri)
Senarai buku yang ingin dilupuskan (soft copy dan hardcopy)
CONTOH SURAT PERMOHONAN PELUPUSAN
CONTOH BORANG HOMOGENOUS

PTJ mengisi borang untuk memohon

kelulusan melupuskan rekod-rekod
homogeneous seperti kertas soalan
peperiksaan, skrip jawapan, borang,
buku dll.

Nota: PTJ perlu mengisi borang ini

di ruang no. 1 hingga no. 5
 CONTOH SENARAI PELUPUSAN BUKU

Sumber: Permohonan pelupusan buku daripada Unit Perkhidmatan Perpustakaan (Sirkulasi)

UiTM Cawangan Melaka Kampus Alor Gajah
CONTOH SURAT MAKLUM BALAS KEPADA PTJ

Nota:
PTJ perlu menunggu pihak UAC buat penilaian dan
hantar permohonan pelupusan kepada Arkib Negara
Malaysia sehingga mendapat kelulusan pelupusan.
LANGKAH 3: PENILAIAN REKOD OLEH PEGAWAI UAC

Pegawai UAC akan melaksanakan penilaian rekod yang diterima

daripada PTJ.
Sekiranya buku dan majalah tersebut adalah bahan penerbitan
UiTM perlu diberi status pindah ke UAC (PUAC).
Pegawai UAC perlu memastikan jumlah naskhah yang betul untuk
dimasukkan ke dalam Borang Arkib 9/08 sebelum membuat
permohonan pelupusan kepada Arkib Negara Malaysia.
Pegawai UAC memastikan tahun penerbitan buku diisi lengkap di
dalam senarai pelupusan buku.
LANGKAH 4: MEMAJUKAN PERMOHONAN KE ANM

Senaraikan rekod yang hendak dilupus ke dalam borang

ANM yang berkaitan
Borang Arkib 9/08 – Rekod Bercetak dan Terbitan Bersiri
Memajukan surat memohon kebenaran memusnahkan
rekod dari agensi yang terlibat iaitu Arkib Negara Malaysia.
CONTOH SURAT PERMOHONAN KE ANM DAN
BORANG ARKIB 9/08
 LANGKAH 5: MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN

UAC mendapat surat kebenaran pelupusan daripada Arkib Negara Malaysia.

UAC mengeluarkan surat kelulusan kebenaran pelupusan kepada PTJ
bersama - sama dengan seperti berikut:
a. Salinan surat kebenaran pelupusan daripada Arkib Negara Malaysia
b. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 12/08)
c. Salinan surat Permohonan Pelupusan daripada PTJ
d. Borang Homogenous (original).
CONTOH SURAT KELULUSAN PELUPUSAN
DARIPADA ARKIB NEGARA MALAYSIA

PTJ hendaklah mengasingkan rekod yang telah diberi

kebenaran pelupusan oleh ANM
Rekod yang diputuskan simpan hendaklah disenaraikan
semula dalam Borang Arkib 11/08 – Borang
Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam
Musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari
Tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan
Laksanakan pemusnahan rekod secara fizikal seperti
rincih, kitar semula, ditanam dan lain-lain.
CONTOH SURAT KELULUSAN PELUPUSAN
UAC KEPADA PTJ

Salinan surat kebenaran pelupusan daripada Arkib Negara Malaysia

Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib
12/08) - Kertas Warna Merah
Salinan surat Permohonan Pelupusan daripada PTJ
Borang Homogenous (original).
 LANGKAH 6: MELAKSANAKAN AKTIVITI PEMUSNAHAN

Melaksanakan aktiviti pemusnahan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh
surat kelulusan ANM
Kaedah Pemusnahan – berdasarkan garis panduan yang telah ditetapkan
oleh surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jilid. 4 (47) bertarikh
3 November 1993 mengenai Pelupusan Bahan-bahan Bercetak/Kertas
Terpakai Daripada Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun.
Jabatan boleh menggunakan cara-cara lain yang bersesuaian seperti
dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi tujuan
pemusnahan rekod.
 KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD

01 Rekod 02 Rekod
Dirincih Dibakar

04 Rekod
03 Rekod Dijual/
Ditanam Kitar
Semula
 LANGKAH 7: MENGEMBALIKAN BORANG
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN

Mengisi Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib

12/08) dan dikembalikan ke UAC untuk diserahkan kepada:
a. Ketua Pengarah Arkib dalam tempoh satu (1) bulan selepas aktiviti
pemusnahan dilaksanakan.
Sertakan pengesahan jualan – Salinan resit rasni kerajaan (jika berkaitan)
Sertakan laporan bergambar sebelum, semasa dan selepas pelupusan.
Maklumkan kepada ANM sekiranya perlu masa tambahan untuk
pemusnahan.
CONTOH SURAT DAN BORANG PENENTUSAHAN
(BORANG ARKIB 12/08)
CONTOH LAPORAN BERGAMBAR SEBELUM,
SEMASA DAN SELEPAS PELUPUSAN
 CONTOH RESIT PENJUALAN SEKIRANYA
KAEDAH PEMUSNAHAN JUAL / KITAR SEMULA

Resit dan duit wang tunai (RM) diserahkan kepada Bendahari UiTM
CONTOH SURAT HANTAR BORANG
PENENTUSAHAN KE ANM
 RUMUSAN

Secara keseluruhannya, pihak Unit Arkib Cawangan Melaka (UACM) hanya

menjadi perantara dan tempat rujukan bagi seluruh PTJ UiTM Cawangan
Melaka dalam Pengurusan Rekod Universiti. Pihak UACM berharap segala
kerjasama dapat diberikan bagi melancarkan sistem pengurusan rekod &
fail di peringkat UiTM Cawangan Melaka dengan berdasarkan ketetapan
yang telah dikeluarkan oleh Arkib Negara Malaysia.