TAKLIMAT

PENGENALAN &
PERKHIDMATAN
UNIT ARKIB
BERSAMA UNIVERSITAS AIRLANGGA, INDONESIA

21 MEI 2024
ISI KANDUNGAN

Pengenalan Unit Arkib Cawangan Melaka

Fungsi Unit Arkib Cawangan Melaka

Perkhidmatan Pengurusan Rekod

Perkhidmatan Pengurusan Arkib

KRONOLOGI UNIT ARKIB CAWANGAN MELAKA

10 Mac 2016 Julai 2020

PENUBUHAN UAC
Surat Pekeliling Ketua Pustakawan Bil. 1
Tahun 2016 menyatakan semua
Perpustakaan UiTM Cawangan diminta
menubuhkan Unit Arkib Cawangan
PERKHIDMATAN REKOD & ARKIB
Menjalankan perkhidamat rekod dan
arkib bersama Pusat Tanggungjawab
(PTJ) UiTM Cawangan Melaka

AKAN
2015 2016 2019 2020
DATANG

01 JUN 2015 Julai 2019

PENGURUSAN PTAR NAIK TARAF UNIT ARKIB CAWANGAN MELAKA
Bahagian Arkib berkuat kuasa secara Bermulanya naik taraf ruang di perpustakaan
rasminya diletakkan di bawah UiTM Cawangan Melaka Kampus Alor Gajah
tanggungjawab PTAR untuk dijadikan ruang Unit Arkib Cawangan
 FUNGSI UNIT ARKIB CAWANGAN MELAKA

Menyelaras Memelihara dan

pengurusan rekod memulihara rekod
di peringkat PTJ Universiti yang
bernilai arkib

Menyediakan Memberi latihan

Menganjurkan/
perkhidmatan kepada pelajar
melaksanakan
pinjaman dan latihan industri dan
latihan/taklimat
rujukan untuk latihan pengurusan
pengurusan rekod
penyelidikan rekod kepada
dan arkib universiti
bahan arkib organisasi luar
 PENGURUSAN REKOD
Bidang pengurusan yang bertanggungjawab

bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan

sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan

dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk

proses penawanan bukti dan maklumat

mengenai aktiviti dan transaksi urusan

organisasi dalam bentuk rekod.

Sumber : MS 2223-1:2015, Bahagian 1, Klausa 3
 AKTIVITI PENGURUSAN REKOD

1. Pelupusan Rekod 2. Pelantikan

Pengurus Rekod

5. Taklimat / Kursus /
3. Klasifikasi Fail 4. Lawatan Audit
Khidmat Nasihat
PELUPUSAN REKOD
Tiada seseorang pun boleh memusnahkan atau
membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang
dalam jagaan atau di bawah kawalannya tanpa terlebih
dahulu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua
Pengarah, ANM mengikut seksyen 25 (1) dan seksyen 25 (2),
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

ARKIB NEGARA JABATAN AUDIT JABATAN

MALAYSIA NEGARA AKAUNTAN
NEGARA

Rekod Awam & Rekod Kewangan & Rekod Kewangan &

Rekod Kewangan & Perakaunan Perakaunan
Perakaunan (Kumpulan 1 & 2) (Kumpulan 1)
(Kumpulan 1 & 2)
BILA PELUPUSAN REKOD BOLEH DI BUAT ?

Tindakan ke Rekod awam Keadaan

atas rekod yang tidak lagi fizikalnya tidak
awam telah dirujuk bagi mengizinkan
ditamatkan tempoh 5 tahun pemeliharaan
yang berterusan
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD

01 Rekod 02 Rekod
Dirincih Dibakar

04 Rekod
03 Rekod Dijual/
Ditanam Kitar
Semula
PELANTIKAN PENGURUS REKOD UNIVERSITI

PEGAWAI PENGELAS PENDAFTAR RAHSIA

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

Memastikan dokumen dikelaskan mengikut Menerima dan memproses dokumen-dokumen
pengkelasan yang betul terperingkat serta mengedarkannya kepada semua
pegawai yang berkenaan mengikut arahan-arahan
jabatan.

PEGAWAI REKOD JABATAN PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod di Bertanggungjawab dalam kitaran hayat rekod iaitu dari
Jabatan supaya selamat dan terpelihara mengikut pewujudan, penggunaan dan pemeliharaan sehingga
piawaian yang ditetapkan. pelupusan rekod.
 KLASIFIKASI FAIL UiTM

Klasifikasi Fail (KF) merupakan komponen penting

dalam pengurusan rekod di UiTM. Kesan daripada
penstrukturan semula UiTM dan perubahan format
KF oleh Arkib Negara Malaysia, pengurusan UiTM
telah memutuskan supaya KF UiTM dibangunkan
semula berdasarkan penetapan baharu yang
ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia (ANM).
 LAWATAN AUDIT
Pelaksanaan lawatan ini bertepatan dengan fungsi dan
peranan Jabatan Arkib Universiti dalam memastikan
pengurusan rekod dan arkib di patuhi mengikut
prosedur dan peraturan yang dikuatkuasa.

Sesi lawatan ini melibatkan Ketua Jabatan, Pegawai

Rekod Jabatan (PRJ), Pembantu Tadbir Rekod Jabatan
(PTRJ) dan Pendaftar Rahsia di peringkat PTJ.
 TAKLIMAT / KURSUS / KHIDMAT NASIHAT

TAKLIMAT KURSUS KHIDMAT NASIHAT

Memberi taklimat pengenalan dan Menganjurkan kursus bersama PRJ dan Memberi khidmat nasihat dan konsultansi
perkhidmatan Unit Arkib kepada pelajar PTRJ UiTM Cawangan Melaka mengenai mengenai pengurusan rekod universiti
latihan industri dan organisasi luar pengurusan rekod universiti
 PENGURUSAN ARKIB
Bidang pengurusan yang bertanggungjawab

bagi mengadakan kawalan secara intelektual

dan fizikal ke atas penerimaan/pemerolehan,

penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan dan

penggunaan arkib awam untuk memudahkan

bahan tersebut diakses serta dirujuk.

Sumber: Dasar Pentadbiran Arkib 2011, ANM
 AKTIVITI PENGURUSAN ARKIB

1. Penyerahan 2. Pendaftaran 3. Pengenyahan 4. Pendigitalan

Rekod Penting Bahan Ke Dalam Bendasing Bahan
Sistem AMS

6. Pinjaman dan 7. Pengurusan 8. Penerbitan

5. Penjilidan Bahan Rujukan Bahan Gedung Archive Collection
Arkib
PENYERAHAN REKOD PENTING
 PENYERAHAN REKOD PENTING OLEH PTJ

DOKUMEN KONTARK FAIL PERIBADI PELAJAR MOU/MOA

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK FAKULTI PERLADANGAN DAN AGROTEKNOLOGI
PENDAFTARAN BAHAN KE DALAM
ARCHIVE MANAGEMENT SYSTEM
PENGENYAHAN BENDASING
PENDIGITALAN BAHAN ARKIB

Perkakasan Hardware

Perisian Software
PENJILIDAN BAHAN
Suatu proses menghimpun compile,
menyusun helaian lepas loose leaf dan
menjahit menggunakan kaedah ikatan
tertentu sehingga menjadi sebuah buku
dengan menggunakan bahan dan alat
bantu tertentu peralatan dan bahan
penjilidan.
JENIS JILIDAN
JENIS JAHITAN
 PERKHIDMATAN
PINJAMAN DAN RUJUKAN
Permohonan rujukan &pinjaman bahan arkib boleh dibuat melalui :

WHATSAPP BUSINESS
UNIT ARKIB
CAWANGAN MELAKA
 ONLINE FINDING ARCHIVE (OFA)

Dibangunkan secara Web

Based bagi menyediakan
perkhidmatan penyelidikan
dan rujukan bahan arkib
secara atas talian. Ini bagi
memastikan kelancaran
perkhidmatan rujukan bahan Rekod Kewangan &
Perakaunan
arkib kepada penyelidik dan (Kumpulan 1)
pengguna.
 PERKHIDMATAN PINJAMAN
KOLEKSI BAHAN ARKIB

Tempoh pinjaman adalah

tujuh (7) hari bekerja.

Petugas kaunter
perkhidmatan perlu
memastikan peminjam
menandatangani Borang
Kebenaran Pinjaman Rekod Kewangan &
Perakaunan
Bahan serta mengisi tarikh (Kumpulan 1)
dipulangkan.
 PERKHIDMATAN RUJUKAN
KOLEKSI BAHAN ARKIB

Bahan arkib akan

disediakan dalam masa
satu (1) hari waktu bekerja.

Penyelidik yang merujuk

bahan jenis dokumen dan
fail perlu mengisi Borang
Aku Janji Kerahsiaan
Bahan.
 PENGURUSAN GEDUNG

Gedung merupakan tempat penyimpanan

rekod bernilai universiti yang perlu diambil
berat dan dilaksanakan oleh universiti agar
pentadbiran dan kesinambungan maklumat
universiti dapat dipelihara dan disimpan kekal
untuk rujukan genarasi akan datang.
PENERBITAN ARCHIVE COLLECTION
 RUMUSAN

Secara keseluruhannya, pihak Unit Arkib Cawangan Melaka (UACM) hanya

menjadi perantara dan tempat rujukan bagi seluruh PTJ UiTM Cawangan
Melaka dalam Pengurusan Rekod Universiti. Pihak UACM berharap segala
kerjasama dapat diberikan bagi melancarkan sistem pengurusan rekod &
fail di peringkat UiTM Cawangan Melaka dengan berdasarkan ketetapan
yang telah dikeluarkan oleh Arkib Negara Malaysia.