Tài Liệu Hướng Dẫn Bài Thực Hành Tuần 4

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MÔN HỌC
IS208 - QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÀI THỰC HÀNH TUẦN 4
Trợ giảng thực hành
Lê Võ Đình Kha - khalvd@uit.edu.vn
1
GIỚI THIỆU NỘI DUNG THỰC HÀNH
1. Thiết lập tài nguyên dự án
2. Phân bố tài nguyên dự án
3. Theo dõi tiến độ dự án
NỘI DUNG 4. Bài tập thực hành và Hỏi đáp
2
NỘI DUNG THỰC HÀNH TUẦN 4
1
THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN DỰ ÁN
3
Mục tiêu
▪ Thiết lập tài nguyên cho công việc.
▪ Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên.
▪ Điều chỉnh thời gian làm việc cho tài nguyên.
▪ Thiết lập các tài nguyên chi phí cho dự án.
4
Thiết lập tài nguyên cho công việc

▪ Xác định các tài nguyên cần thiết cho dự án, bao gồm nhân sự, thiết bị, công
nghệ, vật liệu, và tài chính.
▪ Lập danh sách các tài nguyên này và phân loại chúng theo từng phần việc cụ thể
trong dự án.
5
Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên.

▪ Sau khi đã xác định các tài nguyên, cần ước tính chi phí cho từng loại tài nguyên.
▪ Bao gồm chi phí trực tiếp cho mua sắm, thuê và bảo trì, cũng như chi phí gián tiếp
như vận chuyển hay đào tạo.
6
Điều chỉnh thời gian làm việc cho tài nguyên.

▪ Lập kế hoạch sử dụng tài nguyên theo thời gian. Gồm việc lên lịch sử dụng tài
nguyên một cách hợp lý, tránh lãng phí và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
▪ Xem xét các yếu tố như thời gian cần thiết cho từng tài nguyên, thời gian giao sản
phẩm, và thời gian bảo trì.
7
Thiết lập các tài nguyên chi phí cho dự án.

▪ Tạo bản đồ tài chính chi tiết cho dự án, liệt kê chi phí cho mỗi tài nguyên và tính
toán tổng chi phí dự án.
▪ Theo dõi ngân sách và đảm bảo dự án không vượt quá kinh phí đã định.
8
Ví dụ: Sử dụng file SimpleSetUpResources được cung cấp trên website môn học
để làm bài thực hành.
1. Thiết lập tài nguyên:
▪ Để nhập tài nguyên cho dự án ta vào tab View → Nhóm Resource View →
Resource Sheet. Trong Resource Sheet, bấm vào Std.Rate cho tài nguyên mà muốn
đặt mức trả tiêu chuẩn.
▪ Nhập các tài nguyên có tên sau vào Resource Sheet
1. Jun Cao 4. Toni Poe
2. Sharon Salavaria 5. Zac Woodall
3. Toby Nixon 6. Copyeditor
9
1. Thiết lập tài nguyên:
Hình 1. Nhập tài nguyên vào Resource Sheet
10
2. Nhập khối lượng tối đa cho tài nguyên công việc:
▪ Thay đổi giá trị đơn vị tối đa của nhân viên Copyeditors thành 400%
▪ Thay đổi giá trị đơn vị tối đa của nhân viên Sharon Salavaria thành 50%
Hình 2. Nhập khối lượng công việc cho tài nguyên
11
3. Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên:
▪ Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên theo bảng sau vào trường dữ liệu Std.Rate
để nhập tỷ lệ trả công cho tài nguyên :
Tên nguồn lực Tỷ lệ chuẩn (USD)
Jun Cao 42 USD/Giờ
Sharon Salavaria 1100 USD/Tuần
Toby Nixon 2700 USD/Tuần
Toni Poe Giữ lại mức 0.00$/giờ
Zac Woodall 55 USD/Giờ
Copyeditor 45 USD/Giờ
12
3. Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên:
Hình 3. Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên
13
4. Điều chỉnh thời gian làm việc cho tài nguyên:
▪ Cho tình huống sau: Nhân viên Toby Nixon sẽ đi dự hội nghị và Jun Cao làm việc
toàn thời gian nhưng không theo lịch trình chuẩn, thời gian làm việc của Jun Cao
là 10 giờ mỗi ngày, 4 ngày mỗi tuần (lịch làm việc “4x10”).
▪ Đối với Toby Nixon đặt ngày 24/4/2024 là một ngoại lệ không làm việc cho Toby
Nixon cho vì Toby tham dự một hội nghị.
▪ Vào Tab Project → Change Working Time để thiết lập ngoại lệ cho Toby Nixon
14
Hình 4. Thiết lập ngoại lệ cho tài nguyên

15
▪ Đối với Jun Cao, hãy thay đổi tuần làm việc mặc định thành lịch làm việc hàng
tuần “4 x 10” (nghĩa là 4 ngày mỗi tuần, 10 giờ mỗi ngày từ Thứ 2 đến Thứ 5, Thứ 6
nghỉ)
▪ Vào Tab Project → Change Working Time → For calendar → Tên tài nguyên muốn
thay đổi lịch làm việc → Work Week →[Default] → Details → OK
16
Hình 5. Cấu hình thời gian làm việc cho từng tài nguyên
17
5. Thiết lập tài nguyên chi phí:
▪ Giả sử ta có khoản chi phí đi lại cho các công việc trong dự án. Tại bảng
ResourceSheet ta thêm vào tài nguyên có tên là “Travel” và định nghĩa tài nguyên
này là chi phí.
Hình 6. Thiết lập thêm tài nguyên (Loại tài nguyên: chi phí)
18
6. Thiết lập thông tin ghi chú cho tài nguyên:
▪ Để ghi chú một số thông tin quan trọng của từng tài nguyên trong dự án.
▪ Ta nhấp phải vào tên tài nguyên → Note → Điền thông tin cần ghi chú trên tài
nguyên.
19
2
PHÂN BỐ TÀI NGUYÊN DỰ ÁN
20
PHÂN BỔ TÀI NGUYÊN DỰ ÁN
Mục tiêu
▪ Phân bổ tài nguyên cho các nhiệm vụ.
▪ Kiểm soát công việc khi thêm hoặc xóa các tài nguyên.
▪ Chỉ định các nguồn chi phí cho các nhiệm vụ.
21
Phân bổ tài nguyên cho các nhiệm vụ

▪ Xác định các nhiệm vụ cần thiết trong dự án và các tài nguyên cần cho mỗi
nhiệm vụ (nhân lực, thiết bị, vật tư).
▪ Dựa trên ưu tiên và mốc thời gian của dự án, phân bổ tài nguyên cho mỗi nhiệm
vụ. Đảm bảo rằng mỗi tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả, tránh trùng
lắp hoặc thừa tài nguyên ở một số nhiệm vụ mà thiếu ở nhiệm vụ khác.
▪ Sử dụng phần mềm quản lý dự án để trực quan hóa và điều chỉnh dễ dàng các
phân bổ này.
22
Kiểm soát công việc khi thêm hoặc xóa các tài nguyên
▪ Thiết lập quy trình để thay đổi tài nguyên: Mỗi khi cần thay đổi tài nguyên (thêm
hoặc xóa), cần có quy trình rõ ràng để đánh giá ảnh hưởng của việc thay đổi đó
đối với ngân sách, thời gian, và chất lượng công việc.
▪ Ghi lại mọi thay đổi và ảnh hưởng của nó đối với dự án, bao gồm sự thay đổi trong
chi phí và lịch trình.
▪ Thông báo cho tất cả các bên liên quan về các thay đổi để giảm thiểu sự nhầm
lẫn và đảm bảo sự đồng thuận.
23
Chỉ định các nguồn chi phí cho các nhiệm vụ

▪ Cho mỗi nhiệm vụ, xác định chi phí dự kiến và ghi chép chi tiết các loại chi phí
(nhân công, vật liệu, thiết bị, etc.).
▪ Sử dụng phần mềm quản lý dự án để liên kết chi phí với các nhiệm vụ cụ thể. Điều
này giúp theo dõi chi phí thực tế so với dự toán và điều chỉnh kế hoạch ngân sách
khi cần thiết.
▪ Đảm bảo rằng mỗi nguồn chi phí được phê duyệt và có sự giám sát chặt chẽ để
tránh lãng phí và quá chi.
24
Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

học để thực hành phân bổ tài nguyên cho công việc.
1. Phân bổ tài nguyên cho nhiệm vụ:
▪ Để phân công nhiệm vụ cho tài nguyên vào cột Assign Resources → Chọn nhiệm
vụ → Chọn tài nguyên
25

▪ Phân công nhiệm vụ 2 (Assign launch team member) cho Carole Poland
▪ Phân công nhiệm vụ 3 (Complete author questionnaire) cho Toni Poe
▪ Phân công nhiệm vụ 4 (Schedule author interviews) cho Jun Cao
▪ Phân công nhiệm vụ 5 (Design and order marketing material) cho Toby Nixon
▪ Phân công nhiệm vụ 8 (Kickoff book launch meeting) cho 2 tài nguyên là Sharon
Salavaria và Toby Nixon
▪ Phân công nhiệm vụ 9 (Plan author’s travel itinerary) cho Jane Dow và Zac Woodall
▪ Phân công nhiệm vụ 10 (Channel Sales prep) cho Zac Woodall
26

Hình 7. Phân công nhiệm vụ cho tài nguyên

27

2. Kiểm soát công việc khi thêm hoặc xóa các tài nguyên :
Sinh viên sử dụng file SimpleAssignControlWork.mpp trên website môn học
▪ Phân công nhiệm vụ 5 cho Zac Woodall
Hình 8. Thêm Zac vào nhiệm vụ 5
28

▪ Sử dụng nút Action để xác minh rằng việc chỉ định Zac Woodall sẽ làm tăng khối
lượng công việc nhưng không thay đổi thời gian của nhiệm vụ.
Hình 9. So sánh thời lượng công việc và khối lượng công việc khi thêm tài nguyên
29

▪ Xóa Zac Woodall khỏi nhiệm vụ 9
▪ Sử dụng nút Action để tăng thời lượng của nhiệm vụ nhưng vẫn giữ nguyên khối
lượng công việc của nhiệm vụ.
▪ Sử dụng hộp thoại Task Information để bật lập lịch theo hướng nỗ lực cho nhiệm vụ
10. Phân công nhiệm vụ 10 cho Hany Morcos.
30

Hình 10. Tạo Effort driven cho tài nguyên

31

▪ Xác minh rằng thời lượng của nhiệm vụ đã giảm và tổng công việc được phân
chia giữa hai tài nguyên.
Hình 11. So sánh thời lượng công việc và khối lượng công việc khi thêm tài nguyên
32

3. Phân bổ tài nguyên chi phí cho nhiệm vụ:
Sinh viên sử dụng file SimpleAssignCostResource.mpp trên website môn học
Giả sử: Tác giả cuốn sách là Toni Poe có lịch công tác ở nước ngoài và anh ấy phải
di chuyển bằng máy bay. Hãy phân bổ 800 USD cho khoản chi phí này.
▪ Phân công nhiệm vụ 17 cho Toni Poe.
▪ Phân công tài nguyên chi phí Travel cho nhiệm vụ 17.
▪ Thiết lập mức chi phí cho tài nguyên chi phí.
33

3. Phân bổ tài nguyên chi phí cho nhiệm vụ:
Sinh viên sử dụng file SimpleAssignCostResource.mpp trên website môn học
Hình 12. Phân bổ tài nguyên chi phí cho nhiệm vụ

34
3
THEO DÕI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
35
Mục tiêu
▪ Hiểu được cách theo dõi tiến độ công việc.
▪ Lưu trữ đường cơ sở của dự án.
▪ Theo dõi kế hoạch theo lịch trình của dự án.
▪ Nhập phần trăm hoàn thành công việc.
▪ Nhập các giá trị thực tế cho các công việc.
36
Hiểu được cách theo dõi tiến độ công việc

▪ Sử dụng phần mềm quản lý dự án để cập nhật tiến độ của từng nhiệm vụ. Các chỉ
số như phần trăm hoàn thành, ngày bắt đầu và kết thúc thực tế, và các ràng
buộc thời gian nên được cập nhật thường xuyên.
▪ Tổ chức các cuộc họp định kỳ với nhóm dự án để thu thập cập nhật từng người
và thảo luận về bất kỳ thách thức nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
37
Lưu trữ đường cơ sở của dự án

▪ Đường cơ sở là một bản sao của kế hoạch dự án được phê duyệt và có thể được
sử dụng để so sánh với tiến độ thực tế. Điều này cho phép bạn nhận biết sự chệnh
lệch giữa kế hoạch và thực tế.
▪ Lưu trữ và cập nhật đường cơ sở trong phần mềm quản lý dự án, đảm bảo rằng
mọi thay đổi đều được ghi nhận và lý giải.
38
Theo dõi kế hoạch theo lịch trình của dự án

▪ Cài đặt cảnh báo trong phần mềm để thông báo khi các mốc quan trọng sắp
đến hoặc khi công việc lệch khỏi kế hoạch.
▪ Sử dụng các biểu đồ Gantt và biểu đồ tiến độ để trực quan hóa lịch trình và tiến
độ của dự án.
39
Nhập phần trăm hoàn thành công việc

▪ Cho phép các thành viên nhóm cập nhật phần trăm hoàn thành của họ đối với
từng nhiệm vụ. Phương pháp này thường dựa trên ước tính của cá nhân hoặc
nhóm về phần công việc đã hoàn thành.
▪ Xem xét việc sử dụng phần mềm tự động để tính toán phần trăm hoàn thành dựa
trên các giá trị thực tế như thời gian làm việc hoặc số lượng vật liệu đã sử dụng.
40
Nhập các giá trị thực tế cho các công việc

▪ Cập nhật chi phí thực tế và thời gian lao động thực tế vào hệ thống. Điều này bao
gồm chi phí vật tư, chi phí nhân công, và chi phí khác phát sinh trong quá trình
thực hiện công việc.
▪ Đảm bảo rằng các giá trị này được so sánh với đường cơ sở để đánh giá hiệu quả
chi phí và thời gian.
41
Ví dụ: Sử dụng các file dữ liệu được cung cấp trên website môn học để làm bài
thực hành .
1. Lưu trữ đường cơ sở:
Sinh viên mở file SimpleTrackBaseline.mpp để tiến hành lưu trữ đường cơ sở cho dự
án.
➢ Vào tab Project → nhóm Schedule → nhấp vào Set Baseline và sau đó nhấp vào
Set Baseline.
42
thực hành .
Hình 13. Lưu đường cơ sở cho dự án

43
thực hành .
án.
➢ Để hiển thị đường cơ sở trong dạng xem biểu đồ Gantt, ta vào tab Format →
nhóm Bar Style → nhấp vào Baseline và nhấp Baseline.
44
thực hành .
án.
➢ Để hiển thị các giá trị đã lên lịch và giá trị cơ sở bằng cách sử dụng bảng Phương
sai (Variance):
• Trên tab View, trong nhóm Task View, bấm Other Views rồi bấm Task sheet.
• Vì đây là chế độ xem dạng bảng nên nó không bao gồm biểu đồ Gantt.
• Trên tab View, trong nhóm Data, hãy bấm Tables.
• Nhấp vào Variance.
45
thực hành .
Hình 14. Hiển thị các giá trị đã lên lịch và giá trị cơ sở bằng cách sử dụng bảng phương sai
46
thực hành .
2. Theo dõi kế hoạch:
Sinh viên sử dụng file SimpleTrackActuals.mpp.
▪ Giả sử dự án đã tiến hành đến ngày 18/1/2023. Ta vào Tab Project → Update
Project nhập vào thời gian là ngày 18/1/2023.
Hình 15. Cập nhật tiến độ dự án

47
thực hành .
2. Theo dõi kế hoạch:
Sinh viên sử dụng file SimpleTrackActuals.mpp.
▪ Sau khi tiến hành cập nhật tiến độ dự án thì kiểm tra ở dạng xem biểu đồ Gantt
chúng ta thấy các công việc đã hoàn thành được hiển thị.
Hình 16. Các công việc đã hoàn thành

48
thực hành .
3. Nhập phần trăm hoàn thành cho công việc:
➢ Để ghi lại giá trị phần trăm hoàn thành của một công việc theo giá trị cài đặt
trước.
• Trong cột Task Name, hãy chọn công việc mà bạn muốn ghi lại giá trị phần
trăm hoàn thành.
• Trên tab Task, trong nhóm Schedule, hãy bấm vào nút Completed 25%, 50%,
75% hoặc 100%.
Hình 17. Nhập tỷ lệ phần trăm theo giá trị cài đặt trước
49
thực hành .
➢ Để ghi lại phần trăm giá trị hoàn thành của một công việc.
• Trong cột Task Name, hãy chọn công việc mà bạn muốn ghi lại giá trị phần
trăm hoàn thành.
• Trên tab Task, trong nhóm Properties, hãy bấm Information.
• Trên tab General, nhập giá trị phần trăm hoàn thành bạn muốn.
50
thực hành .
Hình 18. Nhập tỷ lệ phần trăm theo mức độ hoàn thành

51
thực hành .
4. Nhập giá trị thực tế cho công việc:
➢ Để ghi lại các giá trị thực tế của một công việc trong bảng Tracking.
• Trên tab View, trong nhóm Data → Table → Tracking. Bảng Tracking xuất hiện.
• Nhập các giá trị thực tế cho công việc.
52
thực hành .
➢ Để ghi lại các giá trị thực tế của một công việc trong hộp thoại Update Task.
• Trong cột Task Name, hãy chọn công việc muốn ghi lại các giá trị thực tế.
• Trên tab Task, trong nhóm Schedule, hãy bấm vào mũi tên ở bên phải của
Mark on Track → Update Task
• Trong hộp thoại Update Task, nhập giá trị thực tế của công việc (thời lượng
thực tế, thời lượng còn lại, bắt đầu thực tế hoặc kết thúc thực tế).
53
thực hành .
Hình 19. Nhập giá trị thực tế cho công việc

54
4
BÀI TẬP THỰC HÀNH VÀ HỎI ĐÁP
55
BÀI TẬP THỰC HÀNH VÀ HỎI ĐÁP
Bài tập nhóm: Thực hiện các yêu cầu sau theo đề tài dự án nhóm đã chọn.
Yêu cầu: Dựa trên yêu cầu của dự án và danh sách tài nguyên để phục vụ cho
dự án đã được đề xuất ở Bài thực hành 3. Tài nguyên bao gồm con người, máy
móc, phần mềm và các tài nguyên khác.
Thực hiện Thiết lập tài nguyên dự án và phân bổ tài nguyên dự án trên phần
mềm Microsoft Project (file .mpp).
56
HỎI ĐÁP
Liên hệ hỗ trợ
Lê Võ Đình Kha - khalvd@uit.edu.vn
57

Tài Liệu Hướng Dẫn Bài Thực Hành Tuần 4

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Tài Liệu Hướng Dẫn Bài Thực Hành Tuần 4

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tài Liệu Hướng Dẫn Bài Thực Hành Tuần 4

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MÔN HỌC

IS208 - QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI THỰC HÀNH TUẦN 4

Trợ giảng thực hành

Lê Võ Đình Kha - khalvd@uit.edu.vn

1. Thiết lập tài nguyên dự án

2. Phân bố tài nguyên dự án

3. Theo dõi tiến độ dự án

NỘI DUNG 4. Bài tập thực hành và Hỏi đáp

Thiết lập tài nguyên cho công việc

Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên.

Điều chỉnh thời gian làm việc cho tài nguyên.

Thiết lập các tài nguyên chi phí cho dự án.

Hình 1. Nhập tài nguyên vào Resource Sheet

Hình 2. Nhập khối lượng công việc cho tài nguyên

Hình 3. Nhập kinh phí làm việc cho tài nguyên

Hình 4. Thiết lập ngoại lệ cho tài nguyên

Phân bổ tài nguyên cho các nhiệm vụ

Chỉ định các nguồn chi phí cho các nhiệm vụ

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Hình 7. Phân công nhiệm vụ cho tài nguyên

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Hình 8. Thêm Zac vào nhiệm vụ 5

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Hình 10. Tạo Effort driven cho tài nguyên

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Ví dụ: Sinh viên sử dụng file SimpleAssignWorkResource.mpp trên website môn

Hình 12. Phân bổ tài nguyên chi phí cho nhiệm vụ

Hiểu được cách theo dõi tiến độ công việc

Lưu trữ đường cơ sở của dự án

Theo dõi kế hoạch theo lịch trình của dự án

Nhập phần trăm hoàn thành công việc

Nhập các giá trị thực tế cho các công việc

Hình 13. Lưu đường cơ sở cho dự án

Hình 15. Cập nhật tiến độ dự án

Hình 16. Các công việc đã hoàn thành

Hình 18. Nhập tỷ lệ phần trăm theo mức độ hoàn thành

Hình 19. Nhập giá trị thực tế cho công việc

Lê Võ Đình Kha - khalvd@uit.edu.vn

You might also like