Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ

thống
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO ĐỒ ÁN
MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI :
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG
Giảng viên hướng dẫn : Hoàng Sơn Hải
Nhóm thực hiện : Nhóm 1
Thành viên nhóm :
1. Phan Minh Quân
2.Nguyễn Duy Khánh
3.Nguyễn Duy Khánh
4.Nguyễn Văn Minh Quân
5.Phạm Việt Anh

HÀ NỘI – 2024

0
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
LỜI CẢM ƠN
Không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ từ mọi người
xung quanh. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến
nay, chúng em đã nhận được nhiều sự quan tâm và giúp đỡ của thầy cô, gia đình và
bạn bè. Chúng em xin gửi đến Ban Giám Hiệu trường Đại Học Kinh Doanh và Công
Nghệ Hà Nội và các Giảng Viên khoa Công Nghệ Thông Tin lời cám ơn sâu sắc, đã
tạo điều kiện để sinh viên chúng em có môi trường học tập thoải mái, với đầy đủ cơ sở
hạ tầng cũng như cơ sở vật chất, và chất lượng bài giảng một cách tốt nhất.

Chúng em xin cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp chúng em được mở
mang tri thức về môn học “Phân tích và thiết kế hệ thống + BTL”, một môn học hết
sức quan trọng, giúp sinh viên có thể hiểu và phân tích được những điểm mạnh và
điểm yếu của một hệ thống, từ đó có thể tìm ra cách khắc phục và thiết kế một hệ
thống mới sao cho phù hợp và hiệu quả hơn, đáp ứng được gần gũi với nhu cầu thực tế
hơn nữa.

Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên Hoàng Sơn Hải đã hướng dẫn tận tình, và
giảng dạy chúng em những bài giảng chất lượng, để chúng em có được đầy đủ kiến
thức để hoàn thành bài tiểu luận này. Hi vọng thông qua những nỗ lực tìm hiểu của
chúng em sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc phân tích và thiết kế hệ
thống, cũng như áp dụng được nó vào đời sống nhiều hơn nữa.

Đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho của một công ty”là một đề tài
khá hay giúp phát triển được những điểm mạnh của ngành CNTT vào quản lí hàng hóa
đồng thời cũng khắc phục một số vấn đề còn yếu của việc quản lí hàng hóa bằng
phương pháp thủ công và bán thủ công. Với những giới hạn về kiến thức và thời gian,
trong quá trình tìm hiểu chúng em không tránh khỏi thiếu sót, mong thầy, cô và các
bạn góp ý để chúng em hoàn thiện hơn nữa những kiến thức của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

1
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................................................1

DANH MỤC BẢNG VẼ..............................................................................................................................4
DANH MỤC HÌNH ẢNH............................................................................................................................4
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI...............................................................................................................5

II. MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG........................................................................5

1. MỤC ĐÍCH...................................................................................................................................5
2. YÊU CẦU.....................................................................................................................................5
III. PHẠM VI NGHIÊN CỨU...........................................................................................................6

IV. ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH NGHIÊN CỨU......................................................6

V. KẾT CẤU ĐỀ TÀI.......................................................................................................................6

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO..........................................7

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG....................................................................................7

1. QUẢN LÍ NHẬP KHO..................................................................................................................7

2. QUẢN LÍ XUẤT...........................................................................................................................7
3. QUẢN LÍ TỒN..............................................................................................................................7
4. THẺ KHO......................................................................................................................................7
II. MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG................................................................................8

III. CÁC MẪU BIỂU..........................................................................................................................8

IV. PHÊ PHÁN HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG..................................................................................8

V. NHU CẦU TIN HỌC HÓA.........................................................................................................8

VI. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MỚI...........................................................................8

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG..................................................................9

I. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG.......................................................................................9

1. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG..............................................................................................9

2. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG CHI TIẾT..........................................................................................9
3. ĐẶC TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ.............................................................................10
II. MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU..................................................................................................11

1. BLD MỨC KHUNG CẢNH........................................................................................................11

2. BLD MỨC ĐỈNH........................................................................................................................12
2
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
3. BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH.............................................................................................................13
thống

CHƯƠNG 3: P HÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU.......................................................................18

I. XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT..................................................................18

1. XÁC ĐỊNH KIỂU THỰC THỂ, KIỂU THUỘC TÍNH..............................................................18

2. XÁC ĐỊNH KIỂU LIÊN KẾT.....................................................................................................19
3. VẼ ER..........................................................................................................................................20
4. CHUYỂN ĐỔI ER VỀ CÁC BẢN GHI LOGIC.........................................................................20
II. XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUAN HỆ.........................................................................................21

III. HOÀN THIỆN CSDL LOGIC..................................................................................................21

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG....................................................................................................22

I. THIẾT KẾ CSDL VẬT LÝ......................................................................................................22

II. THIẾT KẾ GIAO DIỆN............................................................................................................30

1. THIẾT KẾ GIAO DIỆN NHẬP LIỆU........................................................................................25

2. THIẾT KẾ GIAO DIỆN BÁO CÁO...........................................................................................27
3. THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỎI ĐÁP.............................................................................................28

3
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
DANH MỤC BẢNG V

Bảng 1: Mô tả các chức năng lá...................................................................................................................15

Bảng 2: Bảng nhân viên...............................................................................................................................27
Bảng 3: Bảng khách hàng............................................................................................................................27
Bảng 4: Bảng nhà cung cấp..........................................................................................................................28
Bảng 5: Bảng hàng hóa................................................................................................................................28
Bảng 6: Bảng kho hàng................................................................................................................................28
Bảng 7: Bảng danh mục hàng......................................................................................................................29
Bảng 8: Bảng nhập hàng..............................................................................................................................29
Bảng 9: Bảng xuất hàng...............................................................................................................................29

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Phiếu nhập kho..................................................................................................................................8
Hình 2: Phiếu xuất kho..................................................................................................................................9
Hình 3: Phiếu kiểm kê...................................................................................................................................9
Hình 4: Phiếu bảo hành................................................................................................................................10
Hình 5: Thẻ kho...........................................................................................................................................11
Hình 6: Sơ đồ phân cấp chức năng..............................................................................................................13
Hình 7: BLD mức khung cảnh.....................................................................................................................17
Hình 8: BLD mức đỉnh................................................................................................................................18
Hình 9: Biểu đồ tiến trình 1.0. Nhập hàng...................................................................................................19
Hình 10: Biểu đồ tiến trình 2.0. Xuất kho....................................................................................................20
Hình 11: Biểu đồ tiến trình 3.0. Lập đề nghị thanh toán..............................................................................21
Hình 12: Biểu đồ tiến trình 4.0. Báo cáo thống kê......................................................................................22
Hình 13: Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp............................................................................24
Hình 14: Hàng hóa thuộc danh mục hàng....................................................................................................24
Hình 15: Nhân viên xuất hàng từ kho cho KH............................................................................................25
Hình 16: Mô hình ER...................................................................................................................................25
Hình 17: Mô hình dữ liệu quan hệ...............................................................................................................27
Hình 18: Giao diện cập nhật thông tin hàng hóa..........................................................................................31
Hình 19: Giao diện cập nhật thông tin khách hàng......................................................................................31
Hình 20: Giao diện tìm kiếm thông tin hàng hóa.........................................................................................32
Hình 21: Giao diện hóa đơn xuất kho..........................................................................................................32
Hình 22: Giao diện hóa đơn giá trị gia tăng.................................................................................................33
Hình 23: Giao diện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn...............................................................................34
Hình 24: Giao diện đăng nhập.....................................................................................................................34

4
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

PHẦN MỞ ĐẦU
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lí
phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập
trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng,
quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mô hình này trong kho không phải việc đơn giản
nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.

Phần mềm quản lí kho hàng là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống đầy đủ
quản lí thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho
nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê.

Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công
nghệ thông tin đã phát triển tương đối trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng,
nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Công nghệ thông tin đã đi
vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh
chóng mà không mất đi sự chính xác.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác
quản lí kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên liệu
và sản phẩm một cách chính xác, kịp thời. Từ đó, người quản lí doanh nghiệp có thể
đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh,
nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, tổ
chức. Chính vì vậy mà việc quản lí sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết của các doanh
nghiệp. Lĩnh vực quản lí kho trong các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu cao vì
số lượng hàng hóa được nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính
xác và thời gian cũng là yếu tố quan trọng. Như vậy, chúng em nhận thấy nếu có một
phần mềm quản lí kho đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ cũng như đòi hỏi của công
việc thì đây sẽ là một thị trường lớn cho phần mềm quản lí kho.

5
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
II. MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG
1. MỤC ĐÍCH
Tổ chức lại một số bộ phận của doanh nghiệp. Đồng thời nâng cao hiệu quả của
công việc cũng như làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn. Việc quản lí cũng trở lên dễ
dàng, chính xác và nhanh gọn, không mất thời gian và việc quản lí theo một thể thống
nhất.

2. YÊU CẦU
2.1 Yêu cầu chức năng của hệ thống
➢ Quản lý các thông tin về hàng hóa trong kho.
➢ Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho, kiểm kê, bảo hành.
➢ Nhập, xuất, sửa, xóa thông tin hàng hóa.
➢ Quản lý chính sách đổi trả hàng hóa.

2.2 Tính dễ dùng

Hệ thống hoạt động liên tục 6 ngày/tuần, với thời gian dừng hoạt động không quá
10%, giúp các nhân viên bên bộ phận quản lý kho thực hiện các công việc một cách
nhanh, chính xác, hiệu quả.

III. PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đề tài nghiên cứu hệ thống quản lý kho hàng của công ty lốp xe Advance
Việt Nam.

IV. ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH NGHIÊN CỨU

Nhân viên quản lý bên bộ phận kho hàng, nhà phân phối, khách hàng.

V. KẾT CẤU ĐỀ TÀI

Gồm 4 chương:

➢ Chương 1: Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý kho.

➢ Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng.
➢ Chương 3: Phân tích hệ thống về dữ liệu.
➢ Chương 4: Thiết kế hệ thống.

6
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
KHO
I. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG
1. QUẢN LÍ NHẬP KHO
Sau mỗi lần nhập hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào phần
mềm chi tiết hàng hóa, để tiện theo dõi hàng hóa trong kho. Khi loại hàng nào trong
kho sắp hết hoặc hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí. Ban
quản lí giao cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng.
Khi hàng được nhập vào kho, bộ phận kho nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số
lượng và chất lượng hàng, sau đó tiền hành nhập phần mềm để nhập kho. Những
hàng hóa không đáp ứng nhu cầu số lượng và chất lượng sẽ được bộ phận quản lí
kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại bên nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm
nghiệm hàng hóa. Một số hàng hóa khi xuất kho bán cho khách hàng mà không đáp
ứng nhu cầu khách hàng cũng nhập về kho chờ xử lí. Việc theo dõi hàng nhập kho
được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi
ngày, tháng, quý, tuần.

2. QUẢN LÍ XUẤT
Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, gửi đến bộ phận
kho. Bộ phận kho kiểm tra lượng hàng trong kho, gửi thông báo về số lượng hàng
cho bộ phận bán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán
hàng lập hóa đơn bán hàng và giao cho khách hàng hóa đơn bản sao. Khách hàng
nhận hóa đơn và giao cho bộ phận quản lí kho. Bộ phận quản lí kho kiểm tra hóa
đơn và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được gửi cho khách hàng và một phiếu
được giữ lại lưu kho. Khi xuất hàng, thông tin về hàng xuất cũng được sẽ được lưu
vào phần mềm để tiện đối chiếu kiểm tra.

3. QUẢN LÍ TỒN
Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình xuất và nhập kho. Hàng hóa
được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh xuất hay nhập kho.

4. THẺ KHO
Thẻ kho là loại giấy tờ được lập bởi kế toán, quản lý kho.

7
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
Thẻ kho được sử dụng để ghi chép về số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra, tồn
đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về nguyên vật liệu như công cụ, dụng
cụ, sản phẩm có cùng nguồn gốc.
Các thẻ kho thường sẽ được ghi chép vào thời điểm cuối ngày.
II. MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG
➢ Công ty lốp xe Advance Việt Nam nhập hàng về từ các nhà cung cấp và chuyên
phân phối sỉ lẻ cho các đại lí ở nhiều phạm vi tỉnh thành khác nhau. Quản lí
nhiều kho hàng cùng lúc. Luôn kiểm tra được số lượng và giá trị hàng hóa tồn
trong mỗi kho và tổng các kho để đưa ra quyết định nhập thêm hàng hóa hay hạn
chế nhập thêm, thay đổi giá bán hợp lí…
➢ Cung cấp cho khách hàng một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống.
➢ Kiểm tra lượng hàng còn trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng, nếu
không đủ tiến hành luân chuyển kho.
➢ Quản lí, theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho, quá trình luân chuyển của các đơn
hàng(ngày đặt hàng, ngày giao hàng, giá tiền, tên khách hàng, người giao…), trả
hàng.
➢ Quản lí việc xuất, nhập hàng (ngày nhập kho, tên kho, tên nhà cung cấp, nhân
viên kí nhận việc nhập, số lượng hàng, số lô nhập, đơn giá…)

III. CÁC MẪU BIỂU

➢ Khi nhập hàng, xuất phiếu nhập kho:

Hình 1: Phiếu nhập kho

8
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
➢ Khi bán hàng, xuất phiếu xuất kho:

Hình 2: Phiếu xuất kho

➢ Kiểm tra tồn kho, xuất phiếu kiểm kê:

Hình 3: Phiếu kiểm kê

9
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
➢ Phiếu bảo hành:

Hình 4: Phiếu bảo hành

➢ Thẻ kho:

10
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 5: Thẻ kho

IV.PHÊ PHÁN HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
➢ Ưu điểm:
Sử dụng công cụ đơn thuần là excel, vì vậy cách làm dễ dàng, chi phí thấp, thích
hợp cho những hệ thống nhỏ.
➢ Nhược điểm: Khi quy mô của cửa hàng tăng lên, cách làm cũ không thể đáp ứng
hết được yêu cầu.

11
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
Ví dụ khi muốn tra cứu thông tin của một sản phẩm nào đó, với đống sổ sách
khổng lồ hay là một việc vô cùng khó khăn. Các nhà quản lý cũng khó quản lý của
hàng hóa của mình.
Để khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới được ra đời để giúp
giảm bớt công việc của nhân viên, cũng như giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lý
kho hàng hơn việc ứng dụng CNTT đã mang lại thuận tiện cho công tác quản lý
kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa. Từ đó, người quản lý
doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh.

V. NHU CẦU TIN HỌC HÓA

Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu
cầu của hệ thống quản lí kho. Quy trình nghiệp vụ quản lí kho phải tổng hợp thông
tin mặt hàng từ nhiều kho, quản lí số lượng, giá tiền của hàng hóa, xuất, nhập kho
đòi hỏi sự chính xác cao. Đối với một công ty thì lượng hàng hóa là rất lớn. Để đáp
ứng nhu cầu quản lí nhanh gọn, chính xác, hiện đại thì không thể làm theo các
phương pháp truyền thống mà bắt buộc phải tin học hóa gần như hòan toàn quy
trình trong hệ thống.

Ngoài ra yêu cầu về an toàn dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nói
chung và rất cần thiết đối với các công việc kinh doanh nói riêng. Dữ liệu phải được
bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét chỉnh sửa
dữ liệu.

Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lí
nghiệp vụ quản lí kho nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí, đảm bảo độ tin cậy,
thông tin của công ty luôn được chính xác. Hệ thống được xây dựng mang tính
khách quan sát thực, thân thiện với người sử dụng, giúp công việc quản lí kho của
công ty luôn mang lại hiệu quả cao.

VI.CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MỚI

Xuất phát từ thực tế khảo sát hiện trạng, phân tích ưu nhược điểm của hệ thống
hiện tại. Trên cơ sở kế thừa những ưu điểm, khắc phục những khó khăn của hệ
thống hiện tại để đề xuất một hệ thống mới. Đưa máy tính vào phục vụ các yêu cầu

12
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
cấp xuất, nhập kho và quản lí hàng hóa một cách thông minh, bằng cách xây dựng
chương trình gọn nhẹ, nhưng hoạt động có hiệu quả thiết thực.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

I. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
1. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Hình 6: Sơ đồ phân cấp chức năng

2. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG CHI TIẾT
Trên cơ sở phân tích và mô tả, căn cứ theo yêu cầu và nhiệm vụ đăt ra nhóm
chúng em xác định được các luồng thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống như đã
nói ở trên. Công tác quản lý kho hàng của công ty gồm nhiều chức năng như: Quản
lí việc xuất, nhập hàng vào kho, tồn kho và quản lý chặt chẽ cả số lượng và chất
lượng hàng hóa, nhập vào thanh đăng ký, báo cáo và thống kê.
- Chức năng quản lý nhập hàng:
• Cập nhật hàng mới về
• Kiểm tra hàng và hóa đơn
• Lập phiếu nhập kho
- Chức năng quản lý xuất kho:
• Tiếp nhận hóa đơn order

13
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
• Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa
• Cập nhật hàng xuất kho
• Lập phiếu xuất
- Chức năng thanh toán:
• Tổng hợp hóa đơn bán hàng
• Đối chiếu hóa đơn tài chính
• Lập đề nghị thanh toán
- Chức năng báo cáo thống kê:
• Lập báo cáo thẻ kho
• Lập báo cáo nhập xuất hàng
• Lập báo cáo tồn kho

3. ĐẶC TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ

Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2

Lập phiếu đề nghị mua hàng

Kiểm tra hàng và hóa đơn

Lập phiếu nhập kho

Cập nhập sổ giao nhập hàng Quản lý nhập

kho

Tiếp nhận order hàng

Kiểm tra hàng trong kho

Lập phiếu xuất kho Quản lý xuất

Quản lý kho
kho
hàng

14
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
Tổng hợp hóa đơn bán hàng

Đối chiếu hóa đơn tài chính Lập đề nghị

thanh toán
Lập đề nghị thanh toán

Lập báo cáo bán lẻ trong ngày

Lập thẻ kho Báo cáo thống
Lập báo cáo nhập xuất kê
Lập báo cáo tổn thất
Lập báo cáo tồn kho

Bảng 1: Mô tả các chức năng lá

Đặc tả chi tiết các chức năng lá:
- Lập phiếu đề nghị mua hàng: ban lãnh đạo tìm được nhà cung cấp sản phẩm
phù hợp, nhân viên tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng để phục vụ công
việc kiinh doanh của công ty.
- Kiểm tra hàng và hóa đơn: hàng hóa nhập về được tiến hành kiểm tra về chất
lượng, số lượng, đối chiếu hóa đơn về mặt giá thành để phòng trừ sai sót.
- Lập phiếu nhập kho: hàng hóa được nhập về sẽ được nhân viên tiến hành lập
phiếu nhập kho để quản lí
- Cập nhập sổ giao nhập hàng: nhân viên thống kê số lượng xuất, nhập hàng
vào sổ giao nhập hàng để cấp trên nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty
- Tiếp nhận order hàng: khi yêu cầu order hàng của KH được phê duyệt, nhân
viên kho tiếp nhận phiếu mua hàng để chuẩn bị hàng hóa xuất kho.
- Kiểm tra hàng trong kho: hàng hóa trước khi xuất kho được kiểm tra cẩn thận
về số lượng và chất lượng, nếu hàng hóa bị thiếu hay hay kém chất lượng sẽ
thông báo cho KH hủy đơn. Trong trường hợp tìm được nhà cung cấp kịp thời
thì thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng kéo dài thêm một vài
ngày.
- Lập phiếu xuất kho: hàng hóa đạt chuẩn về số lượng và chất lượng sẽ được
đóng gói và xuất kho. Nhân viên lập phiếu xuất kho chuẩn bị giao đến KH.

15
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
- Tổng hợp hóa đơn bán hàng: sau mỗi ngày xuất hàng, nhân viên tổng hợp hóa
đơn gửi lên cấp trên để báo cáo tình hình kinh doanh của công ty.
- Đối chiếu hóa đơn tài chính: đối chiếu HĐTC để đưa ra chiến lược kinh
doanh phù hợp nhằm phòng tránh rủi ro kinh doanh thua lỗ.
- Lập đề nghị thanh toán: nhân viên lập đề nghị thanh toán với hàng hóavxuất,
nhập kho để thống kê tài chính xuất ra và thu về.
- Lập báo cáo bán lẻ trong ngày: cuối ngày nhân viên lập báo cáo bán lẻ để cấp
trên nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho.

- Lập thẻ kho: nhân viên tiến hành lập thẻ kho để ghi chép về số lượng hàng
hóa nhập vào, xuất ra, tồn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về
nguyên vật liệu.
- Lập báo cáo nhập xuất: nhân viên tiến hành lập báo cáo để người quản lý biết
được chính xác các mặt hàng trong kho còn lại bao nhiêu, từ đó tính toán số
lượng nhập vào phù hợp, giúp thúc đẩy việc bán các hàng hóa đó một cách
hiệu quả hơn.
- Lập báo cáo tổn thất: từ việc kiểm tra chất lượng hàng hóa và thống kê số
lượng đơn hàng hủy trả lập báo cáo tổn thất để cấp trên đưa ra chiến lược
kinh doanh phù hợp.
- Lập báo cáo tồn kho: nhân viên kho tiến hành kiểm tra, báo cáo số lượng
hàng hóa tồn kho để cấp trên đưa ra biện pháp xử lí. Các đơn hàng bị hủy, trả
lại từ khách hàng được nhân viên kho quản lí về số lượng, chất lượng, các
thông tin sản phẩm.

II. MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU

1. BLD MỨC KHUNG CẢNH
Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực hiện
công việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng dữ liệu biểu
thị cho tài liệu liên quan trong lưu chuyển thông tin là những bộ phận hoạt động,
điều hành. Các kho dữ liệu là các tệp tin lưu trữ thông tin lâu dài các tác nhân ngoài
trao đổi thông tin với các bộ phận trong hệ thống.

16
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 7: BLD mức khung cảnh

Sơ đồ này xây dựng phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn nhằm giảm rủi do
khi hệ thống đưa vào hoạt động. Biểu đồ chỉ ra hệ thống làm cái gì, cố gắng hoàn
chỉnh các chức năng của hệ thống dựa trên biểu đồ vật lý. Các luồng dữ liệu trong
biểu đồ này chỉ ra các thông tin yêu cầu đối với từng chức năng, mô tả quá trình
chao đổi thông tin qua lại giữa các chức năng trong hệ thống. Các khoa dữ liệu là
các thông tin dữ liệu logic. Các tác nhân ngoài cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ
thống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống.

2. BLD MỨC ĐỈNH

Ở mức này bộ phận quản lí kho hàng có quan hệ trực tiếp với các chức năng chính
của hệ thống, các chức năng này chưa ở mức chi tiết, nghĩa là mỗi chức năng này
bao gồm hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó. Ở đây, gồm 4 chức năng
chính: Quản lý nhập hàng, quản lý xuất kho, quản lý, lập đề nghị thanh toán, thống
kê báo cáo.

Chức năng quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ lập phiếu đề nghị mua hàng, quản lý
hàng hóa khi được nhập về, kiểm tra hàng hóa và hóa đơn…

Chức năng quản lý xuất kho là chức năng quản lý việc tiếp nhận order hàng, kiểm
tra hàng hóa trong kho, lập biên bản xuất kho khi hàng hóa được giao,...

17
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
Chức năng đề nghị thanh toán làm nhiệm vụ tổng hợp hóa đơn bán hàng, đối
chiếu hóa đơn tài chính và lập đề nghị thanh toán khi xuất nhập hàng hóa…

Chức năng báo cáo thống kê làm nhiệm vụ thống kê hàng hóa tồn kho, lập thẻ
kho, báo cáo xuất nhập hàng và tổn thất khi hàng hóa bị lỗi…

Hình 8: BLD mức đỉnh

3. BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH
a. Biểu đồ tiến trình “1.0: Nhập hàng”
Khi có hàng hóa mới, bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra hàng hóa và cập nhập
số lượng giao nhận hàng vào hệ thống.

18
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 9: Biểu đồ tiến trình 1.0. Nhập hàng

b. Biểu đồ tiến trình “2.0: Xuất kho”
Khi có phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận quản lí kho tiến hành kiểm tra số lượng
và chất lượng hàng hóa trong kho, lập phiếu xuất kho cho số lượng hàng hóa cần
xuất…

19
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 10: Biểu đồ tiến trình 2.0. Xuất kho

c. Biểu đồ tiến trình “3.0: Lập đề nghị thanh toán”
Hàng hóa được xuất nhập kho sẽ được tiến hành xuất phiếu thanh toán đồng thời
tiến hành đối chiếu hóa đơn tài chính của công ty…

20
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 11: Biểu đồ tiến trình 3.0. Lập đề nghị thanh toán
d. Biểu đồ tiến trình “4.0: Báo cáo thống kê”
Chức năng thống kê là việc in báo cáo thống kê về tình hình hàng hóa xuất nhập
kho, tồn kho …

21
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 12: Biểu đồ tiến trình 4.0. Báo cáo thống kê

22
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
CHƯƠNG 3: P HÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU
I. XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT
1. XÁC ĐỊNH KIỂU THỰC THỂ, KIỂU THUỘC TÍNH
a. Mô hình kiểu thực thể
Các dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống được xác định từ các biểu mẫu chứng từ
của kho hàng: phiếu đề nghị mua hàng, hóa đơn giao hàng, phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho, giấy đề nghị thanh toán… Những tài liệu này đã chứa dữ liệu
tương đối đầy đủ, rõ ràng giúp ta xác định được các kiểu thực thể ban đầu của hệ
thống và các mối quan hệ của chúng với nhau. Tuy nhiên nếu chúng ta lưu trữ
luôn vào máy tính có thể sẽ dẫn đến sự dư thừa dữ liệu và không nhất quán trong
cập nhập và xử lí thông tin:

+ Nhà cung cấp

+ Khách hàng.
+ Hàng hóa.
+ Nhân viên.
+ Hình thức thanh toán.
+ Hoá đơn mua.
+ Hóa đơn bán.
+ Kho.
+ Phiếu kho.
+ Phiếu nhập.
+ Phiếu xuất.

b. Mô hình kiểu thuộc tính

- KHACHHANG: Bao gồm các thuộc tính sau: Makh, hotenkh, diachikh,
dienthoaikh. Trong đó Makh là khóa chính.

- NHANVIEN: Bao gồm các thuộc tính sau: Manv, hotennv, ngaysinh,
diachinv, dienthoainv. Trong đó Manv là khóa chính.
- NHACUNGCAP: Bao gồm các thuộc tính sau: Mancc, hotenncc,
diachincc, dienthoaincc, Fax, Email.Trong đó Mancc là khóa chính.
- KHOHANG: Bao gồm các thuộc tính sau: Makho, Tenkho,
diachikho.Trong đó

23
 Makho là khóa chính.
- HANGHOA: Bao gồm các thuộc tính sau: Mahang, tenhang, quycach,
soluong, dongia. Trong đó Mahang là khóa chính.
- DANHMUCHANG: Bao gồm các thuộc tính sau: Loaihang, tenloaihang.
Trong đó Loaihang là khóa chính.

2. XÁC ĐỊNH KIỂU LIÊN KẾT

a. Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp

NHACUNGCAP
qq
slgnhap sopnk
NHANVIEN n NHẬ m
KHOHANG

dgnhap ngaynhap
p
HANGHOA

Hình 13: Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp
b. Hàng hoá thuộc danh mục hàng

n 1
HANGHOA THUOC DANHMUCHANG
1

Hình 14: Hàng hóa thuộc danh mục hàng

c. Nhân viên xuất hàng hoá từ kho cho KH

Hình 15: Nhân viên xuất hàng từ kho cho KH

3. VẼ ER

Hình 16: Mô hình ER

4. CHUYỂN ĐỔI ER VỀ CÁC BẢN GHI LOGIC
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

II. XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUAN HỆ

Hình 17: Mô hình dữ liệu quan hệ

III. HOÀN THIỆN CSDL LOGIC

26
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I. THIẾT KẾ CSDL VẬT LÝ
1. Bảng NHANVIEN

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích

manv char 10 Mã nhân viên

hotennv char 20 Họ tên nhân viên

ngaysinh datetime 8 Ngày sinh của nhân viên

diachinv char 50 Địa chỉ của nhân viên

dienthoainv char 50 Điện thoại nhân viên

Bảng 2: Bảng nhân viên

2. Bảng KHACHHANG

Tên Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích

tr
ườ
ng
makh char 10 Mã số khách hàng

hotenkh char 20 Họ tên khách hàng

diachikh char 50 Địa chỉ khách hàng

dienth char 50 Điện thoại khách hàng

oai
kh

Bảng 3: Bảng khách hàng

3. Bảng NHACUNGCAP

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích

mancc char 10 Mã số nhà cung cấp

27
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
hotenncc char 20 Họ tên nhà cung cấp

diachincc char 50 Địa chỉ nhà cung cấp

dienthoaincc char 50 Điện thoại nhà cung cấp

fax char 50 Số Fax của nhà cung cấp

email char 50 Email của nhà cung cấp

Bảng 4: Bảng nhà cung cấp

4. Bảng HANGHOA

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích

mahang char 10 Mã hàng hóa

tenhang char 20 Tên hàng hóa

quycach char 20 Quy cách của hàng hoá

soluong float 8 Số lượng hàng hoá

dongia float 8 Đơn giá hàng hóa

Loaihang char 10 Loại hàng hóa

Bảng 5: Bảng hàng hóa

5. Bảng KHOHANG

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích

makho char 10 Mã kho

tenkho char 20 Tên kho

diachikho char 50 Địa chỉ kho

Bảng 6: Bảng kho hàng

6. Bảng DANHMUCHANG

28
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
Tên Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
trường
loaihang char 10 Mã loại hàng

tenloaihang char 20 Tên loại hàng

Bảng 7: Bảng danh mục hàng

7. Bảng NHAPHANG

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích

mancc char 10 Mã nhà cung cấp

manv char 10 Mã nhân viên

mahang char 10 Mã hàng

makho char 10 Mã kho

sopnk char 10 Số phiếu nhập kho

ngaynhap datetime 8 Ngày nhập

slgnhap float 8 Số lượng nhập

dgnhap float 8 Đơn giá nhập

Bảng 8: Bảng nhập hàng

8. Bản XUATHANG

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích

makh char 10 Mã khách hàng

manv char 10 Mã nhân viên

mahang char 10 Mã hàng

makho char 10 Mã kho

sopxk char 10 Số phiếu xuất kho

ngayxuat datetime 8 Ngày xuất

29
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

slgxuat float 8 Số lượng xuất

dgxuat float 8 Đơn giá xuất

Bảng 9: Bảng xuất hàng

II. THIẾT KẾ GIAO DIỆN
1. THIẾT KẾ GIAO DIỆN NHẬP LIỆU

Hình 18: Giao diện cập nhật thông tin hàng hóa

30
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 19: Giao diện cập nhật thông tin khách hàng

Hình 20: Giao diện tìm kiếm thông tin hàng hóa

31
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 21: Giao diện hóa đơn xuất kho

32
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
2. THIẾT KẾ GIAO DIỆN BÁO CÁO

Hình 22: Giao diện hóa đơn giá trị gia tăng

33
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống

Hình 23: Giao diện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
3. THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỎI ĐÁP

Hình 24: Giao diện đăng nhập

34
Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ
thống
KẾT LUẬN
Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống quản lí kho hàng, với mục tiêu mong
muốn khảo sát được các ưu nhược điểm, đồng thời thiết kế ra được một hệ
thống phù hợp nhất đối với kho hàng hiện tại. Sau bài báo cáo rút ra được
nhưng kết luận nhất định cụ thể như sau :

❖ Ưu điểm:
✓ Khảo sát được 1 cách triệt để hệ thống
✓ Nhìn nhận vấn đề của hệ thống đang gặp phải
✓ Đặt ra được bài toán sát nhất cho hệ thống mới
✓ Thiết kế được mô hình dữ liệu cho hệ thống
✓ Đã thực hiện chạy thử và đề mô hệ thống ứng dụng
❖ Hạn chế:
✓ Do tình hình dịch bệnh nhiều khâu thực hiện bằng khảo sát online
chưa đánh giá được hết toàn vẹn bài báo cáo.
✓ Hệ thống đang trong quá trình thử nghiệm nên chỉ ứng dụng tạm thời
trong phạm vi nhỏ.
❖ Phương hướng phát triển:
✓ Tiếp tục phát triển phân tích và nghiên cứu đề tài, hi vọng sớm nhất có
thể sẽ đem được hệ thống vào ứng dụng thực tế mà không còn phải là
bản thử thực nghiệm nữa.
➔ Với thời gian và phần tìm hiểu có hạn bài viết còn khá nhiều thiếu sót và hạn
chế rất mong nhận được sự góp ý từ t h ầ y v à c á c b ạ n . N h ó m c h ú n g
em xin chân thành cảm ơn!

35