ĐẠI HỌC HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

BÀI TẬP NHÓM 5: MÔ TẢ KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG ABM

Thành viên: Lê Thị Thúy, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Cao Thị Dịu, Đặng Thị Hương, Trương Thị Nhi, Hoàng
Thị Thanh Huyền

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Th.s Tôn Thất Lê Hoàng Thiện

 LỚP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 (N01)

Họ và tên Họ và tên

Lê Thị Thúy Đặng Thị Hương

Nguyễn Thị Ngọc Huyền Trương Thị Nhi

Cao Thị Dịu Hoàng Thị Thanh Huyền

Huế, tháng 03 năm 2024

 MÔN HỌC :HỆ
THÔNG TIN KẾ
THỐNG
TOÁN

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ,

TRÌNHTÍCH
PHÂN CHI CHU
PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT
BỊ Y TẾ NAM TRUN
G
GIÁO VIÊN PHỤ TRÁCH: TH.S 1. Lê Thị Thúy 2.Hoàng
TÔN THẤT LÊ HOÀNG THIỆN Thị Thanh Huyền 3.Cao
TÊN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG Thị Dịu 4.Đặng Thị
THÔNG TIN KẾ TOÁN.
Hương 5.Trương Thị Nhi
LỚP: K56B – KIỂM TOÁN 6.Nguyễn Thị Ngọc
KHOA: KẾ TOÁN- TÀI CHÍNH Huyền
NHÓM 3:
I.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ NAM TRUNG

- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ NAM

TRUNG
- Loại hình hoạt động: Công ty cổ phần
- Mã số thuế: 0400567178
- Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động
- Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế Quận Tân Bình
- Địa chỉ: 20B, Lô III, Đường số 1, KCN Tân Bình, Phường Tây Thạnh, Quận
Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Giám đốc: Lê Ngọc Bộ
- Ngày hoạt động: 03/01/2008
- Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư, giải pháp quản lý,
thiết bị y tế, hoá chất xét nghiệm và vật tư tiêu hao với mọi quy mô từ phòng
khám đến bệnh viện.
- Quá trình hình thành và phát triển :
+ Công ty cổ phần Thiết bị Y tế Nam trung
(NamTrung Medical Equipment Corporation), được
thành lập vào năm 2007, hoạt động chính trong các
lĩnh vực phân phối thiết bị y tế và hóa chất xét
nghiệm.
+ Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hồ
Chí Minh và các chi nhánh lớn nhỏ khác phân bổ tại
thành phố Đà Nẵng, Hà Nội và phân phối tại các
tỉnh đồng bằng sông Cửu Long .
+ Hầu hết đội ngũ nhân viên đã trải qua quá trình
đào tạo chính quy, luôn không ngừng học hỏi, cập
nhật nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn,
đáp ứng các nhu cầu tư vấn của khách hàng từ đó
cung cấp các sản phẩm thiết bị y tế, dịch vụ y tế,
chuyển giao công nghệ y tế hiện đại, sửa chữa bảo
trì trang thiết bị y tế có tính năng kỹ thuật hiện đại,
chất lượng cao phục vụ thời đại công nghiệp hóa-
hiện đại hóa như ngày nay.
II. MÔ TẢ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DƯỢC PHẨM NAM TRUNG. Đặt hàng nhà cung cấp :
Hàng tháng, dựa vào số lượng thực tế các thiết bị, dụng cụng y tế cũng như các loại dược phẩm
thực tế còn tồn đọng trong kho cũng như dựa trên các nhu cầu thiết yếu của khách hàng các bộ
phận có liên quan sẽ tiến hành ghi chép, thống kê lại tất cả các mặt hàng cần mua, làm cơ sở nền
tảng để lập phiếu yêu cầu mua hàng, sau đó gửi đến bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng dựa
trên phiếu yêu cầu mua hàng đã nhận được từ các bộ phận có yêu cầu tiến hành kiểm tra, ký xác
nhận sau đó phiếu yêu cầu sẽ được chuyển lên cho Ban giám đốc xem xét và tiến hành ký duyệt.
Phiếu yêu cầu sau khi đã được Ban giám đốc ký duyệt thông qua sẽ được chuyển lại cho Bộ phận
mua hàng, thực hiện các bước công việc tiếp theo liên quan đến quá trình xem xét, lựa chọn nhà
cung cấp phù hợp có thể thông qua các tập tin có sẵn trên hệ thống của công ty. Sau khi đã lựa
chọn được nhà cung cấp thích hợp với các nhu cầu hiện tại sẽ tiến hành liên lạc với nhà cung cấp
để thống nhất các nội dung đặt hàng và lên đơn đặt hàng sau đó chính Bộ phận mua hàng cũng sẽ
thông báo cho nhà cung cấp nhằm sắp xếp thời gian giao hàng sao cho phù hợp với điều kiện của
cả 2 bên. Đơn đặt hàng do Bộ phận mua hàng phụ trách sẽ được lập thành 4 liên, liên 1 được lưu
ngay tại Bộ phận mua hàng theo số thứ tự, liên 2 được gửi đến cho nhà cung cấp, liên 3 được
chuyển đến cho Bộ phận kho để thực hiện đối chiếu khi đơn hàng được nhập về đến kho và liên 4
còn lại sẽ được gửi đến bộ phận có yêu cầu.
Nhận hàng:
Đơn đặt hàng sẽ bao gồm hầu hết các thỏa thuận liên quan đến quá trình vận chuyển, tùy thuộc vào
tính chất, đặc điểm cũng như giá trị của từng đơn hàng cụ thể mà thời gian giao hàng có thể sẽ khác
nhau nhưng phần lớn thời gian giao hàng sẽ rơi vào khoảng từ 3 cho đến 7 ngày làm việc. Sau khi
hàng được chuyển đến công ty, thủ kho dựa trên các thông tin của đơn đặt hàngtiến hành kiểm nhận
hàng, kiểm tra đối chiếu với đơn của nhà cung cấp cũng như kiểm tra các vấn đề liên quan đến số
lượng, chất lượng của toàn bộ hàng thực nhận. Sau toàn bộ quá trình kiểm nhận cũng như chấp nhận
việc nhận hàng, thủ kho tiến hành nhập liệu, cập nhật toàn bộ các thông tin đã được kiểm duyệt liên
quan đến đơn đặt hàng vào hệ thống thông tin của công ty và tiến hành in phiếu nhập kho cũng như
biên bản kiểm nhận hàng thành 2 liên:Liên 1 được lưu tại Bộ phận kho theo tên của nhà cung cấp và
liên còn lại – liên 2 được gửi đến Bộ phận kế toán phải trả đính kèm với Đơn đặt hàng. Chấp
nhận hóa đơn mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp :Căn cứ vào hóa đơn
nhận được từ nhà cung cấp, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên
quan bao gồm đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Sau khi các bước kiểm tra,đối chiếu đã hoàn tất ,Bộ
phận kế toán phải trả thực hiện lập Biên bản đối chiếu công nợ và nhập đầy đủ thông tin liên quan đến
toàn bộ các chứng từ kể trên vào phần mềm kế toán của công ty. Định kỳ đến hạn thanh toán, Bộ phận
kế toán phải trả thực hiện quá trình chuyển các chứng từ đến hạn thanh toán đến tại Bộ phận kế toán
thanh toán để tiến hành kiểm tra cũng như xác lập Ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi sau khi được Kế toán
trưởng ký duyệt thông qua sẽ được lập thành 2 liên : Liên 1 được lưu tại công ty và liên 2 còn lại được
chuyển đến bộ phận thủ quỹ. Sau khi nhận được Ủy nhiệm chi do Bộ phận kế toán thanh toán chuyển
đến, định kỳ thủ quỹ sẽ lập giấy nộp tiền, sau đó chuyển tiền và cả giấy nộp tiền đến cho Ngân hàng.
Bên cạnh đó dựa trên các chứng từ đã thu được, thủ quỹ sẽ tiến hành ghi các thông tin cần thiết vào sổ
quỹ để quá trình theo dõi nếu phát sinh các yêu cầu có thể diễn ra một cách thuận lợi.
III. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Sơ Đồ Tổng Quát
PYC

Quy trình
mua
hàng,thanh
BPYC toán cho
NCC

DĐH+HĐ
• Sơ Đồ Chi Tiết
DFD Đặt hàng chi tiết PYC

Xem xét Lựa chọn và DĐH(liên 1)

Kiểm tra liên lạc nhà
PYC PYC tiến hành cung cấp,lên
BPVC ,kí xác kí duyệt
nhận 1.0 2.0 đơn đặt hàng
3.0 NCC
DFD Nhận hàng chi tiết

Kiểm nhận
Liên 1 PXK+BBKN
hàng,kiểm tra Nhập liệu cập
DĐH đối chiếu DĐH nhật thông
Thủ kho tin+in PXK và
HĐ2 DĐH ,kiểm HĐ2
tra SL và CL BBKN 5.0
4.0

Kế toán phải trả

DFD Chấp nhận hóa đơn mua hàng và thanh toán cho Nhà Cung cấp chi tiết

Kiểm tra xác

Kiểm tra đối lập ủy nhiệm
HĐ2+DĐH chiếu và lập Biên bản chi
Kế toán phải trả biên bản đối
PNK+BBKN Ký duyệt
chiếu công Đối chiếu
công nợ thông qua
nợ 6.0 7.0 Lập giấy UNC+GNT+ghi
nộp tiền sổ quỹ
8.0

GNT

Ngân hàng
IV. LƯU ĐỒ CHU TRÌNH CHI PHÍ B

Bộ Phận Mua Hàng Phiếu

YC

BPYC
Lựa chọn và liên Tập
lạc NCC, lên tin
Phiếu yêu đơn đặt hàng NCC

cầu

Phiếu
Ktra, kí YC ĐĐH
xác nhận
BPYC
C
N
Phiếu
A YC NCC
Ban Gíam Đốc :
A

Phiếu yêu
cầu

Ký
duyệt

Phiếu yêu
cầu

B
Thủ Kho C NCC

DĐH 2 Hóa đơn

Kiểm nhận hàng.đối

chiếu DĐH,kiểm tra
SL và CL

DĐH HĐ

Nhập liệu

Cập nhật thông tin PXK và

BBKN

PXK+BB HĐ
KN 1 DĐH 2

A D
Kế Toán Phải Trả
D NCC

HĐ
PXK+BBKN DĐH

Kiểm tra ,đối chiếu

và lập trên bảng
đối chiếu công nợ

BBĐCCN PNK+B DĐH 2 HĐ

BKN

Nhập liệu

Cập nhật

BBĐC PNK+ DĐH HĐ

CSDL CN BBKN

Xác định các

khoản đến hạn
thanh toán

BBĐCCN PNK+B
DĐH HĐ
BKN

E
Kế Toán Thanh Toán
E

PNK+B
BBĐCCN DĐH HĐ
BKN

Kiểm tra lập

ủy nhiệm
chi

PNK+BB
BBĐCCN HĐ
UNC1 2
KN DĐH

F
Kế Toán Trưởng
F

2
UNC 1

Kí duyệt
thông qua

2
UNC 1

G
Thủ Qũy
G UNC 1

Lập GNT
Nôp tiền

UNC 1 Tiền GNT

Ngân hàng

Ghi sổ
quỹ

Sổ GNT
quỹ
V. NHỮNG YẾU KÉM LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH CHI PHÍ VÀ CÁC THỦ
TỤC KIỂM SOÁT ĐỀ XUẤT.
• Gồm có 3 rủi ro như sau:
* Không kiểm tra hàng thực tế nhập so với phiếu nhập kho
-Yếu kém này có thể dẫn đến rủi ro cụ thể như các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, hàng hóa
nhập kho của doanh nghiệp đặt mua không đạt số lượng yêu cầu, thừa hàng hóa hay hàng hóa
không đạt chuẩn chất lượng.
-Các thủ tục như thanh toán tiền hàng hàng có thể bị sai sót gây thiệt hại về kinh tế cho doanh
nghiệp.
=> Thủ tục kiểm soát được đề xuất
-Thủ kho cần kiểm tra, xác nhận số lượng hàng hóa thực tế với số lượng trên đơn đặt hàng và
phiếu nhập kho, biên bản kiểm tra nhận hàng, kiểm tra sự toàn vẹn của hàng hóa, xem có dấu hiệu
hư hỏng, rách hay biến dạng. -Các doanh nghiệp cũng cần có các khóa đào tạo cho nhân viên kho,
khi họ có được kĩ năng và các kiến thức chuyên môn sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được sự tổn
thất về hàng hóa của doanh nghiệp.
*Chứng từ không có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan khi giao dịch

-Yếu kém này có thể dẫn đến rủi ro cụ thể là tính hợp lệ của nghiệp vụ, không đảm bảo việc kiểm soát chặt
chẽ. Khi một giao dịch xảy ra thì có nhiều người đồng xác nhận nhưng trên chứng từ lại chỉ có đại diện 2
bên ký xác nhận. Để có thể xuất ra một chứng từ hoàn chỉnh sẽ phải trải qua rất nhiều giai đoạn đối chiếu,
xác nhận của nhiều phòng, ban trong doanh nghiệp. Vậy nên khi xuất chứng từ dù là phiếu ủy nhiệm
thu,ủy nhiệm chi hay phiếu nhập kho thì doanh nghiệp 2 bên giao dịch cũng có cần chữ ký của đại diện
phòng, ban thực hiện liên quan đến giao dịch đang diễn ra để nhằm xác nhận rõ ràng, đầy đủ nhất tránh
xảy ra sai sót không đáng có về sau.
-Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của
các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử, giúp doanh nghiệp thuận tiện nhất trong việc
xuất hàng ngàn chứng từ mỗi năm.

=>Thủ tục kiểm soát được đề xuất để hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra sau khi doanh nghiệp
- Xuất mẫu biểu, chứng từ nên thêm các quy trình xác nhận, đóng dấu của các phòng, ban liên quan.
- Để tiện lợi trong quá trình thực hiện kiểm soát giấy tờ, mẫu biểu chứng từ thì nên tích hợp chữ ký số.
-> mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp ,cá nhân một nhân viên trưởng phòng nào đó, hiện
đại hóa các chứng từ liên quan,đảm bảo độ chính xác và thận trọn
 * Xem xét thông tin người cung cấp chỉ dựa trên những thông tin sẵn có trên hệ thống Cơ sở dữ
liệu là chưa thiết thực - Yếu kém này có thể dẫn đến rủi ro cụ thể là dễ sai sót khi người cung
cấp điều chỉnh lại thông tin mà doanh nghiệp chưa cập nhật lại dữ liệu, hệ thống CSDL gặp sự
cố như mất kết nối mạng Internet, hacker, đối thủ cạnh tranh xâm nhập trộm thông tin của nhà
cung cấp, hoặc làm sai lệch thông tin gây tiếng xấu cho nhà cung cấp…
=>Thủ tục kiểm soát được đề xuất
- Trưởng phòng CNTT cần lập kế hoạch để phát triển, cập nhật hệ thống,đồng thời kịp thời
phát hiện khi hệ thống gặp sự cố dù là nhỏ hay lớn để lưu trữ thông tin một cách chính xác nhất
- Công ty cần trang bị thêm các ổ nhớ ngoài, để đảm bảo dữ liệu được an toàn khi hệ thống gặp
sự cố. - Máy in công ty chỉ được kết nối với một số máy tính cần thiết, chỉ cho phép in tài liệu
từ hệ thống, hạn chế cắm USB vì có thể dẫn đến lan truyền các virus độc hại, gây mất mát dữ
liệu.
Một số minh chứng về mẫu biểu
chứng từ, báo cáo liên quan của Công
ty Cổ phần thiết bị.....