Gap analysis

Phân tích yêu cầu

Gap Analysis

Mô hình hóa

Đánh giá độ ưu tiên

Viết tài liệu yêu cầu

Verify & Validate

2
PRODUCT DEVELOPMENT
Product Strategy & Product roadmap
 Khơi gợi yêu cầu

Gap Analysis

Phân tích yêu cầu

Phân tích tổng quan Phân tích chi tiết
(Usecase, User story)
Mô hình tổng quan sản phẩm
Vẽ wireframe, mockup

Tổng hợp các quy trình chính,

xác định end user Xác định ds Usecase
(Product backlog)
Sequence diagram

Mô hình quan hệ thực thể (ERD)

Activity diagram

State diagram
Biểu đồ luồng dữ liệu

Tài liệu phân tích tổng quan Tài liệu Chi tiết của từng UC, User story 5
Gap Analysis

6
Gap Analysis - Framework

7
Gap Analysis Process

8
Gap Analysis – Ví dụ

9
Gap Analysis – Phân tích hiện trạng
Quy trình nghiệp vụ hiện tại liên quan tới sản phẩm dịch vụ
(as-is)
Mô hình kinh doanh hiện tại
Kiến trúc nghiệp vụ của các sản phẩm của tổ chức
Phân tích ưu nhược điểm của hiện trạng
Nắm rõ các vấn đề đang gặp phải, sắp xếp độ ưu tiên
Mức độ ảnh hưởng
Tần suất xuất hiện
Cách khắc phục tạm thời

10
Gap Analysis – Future state
Nắm được mục tiêu của sản phẩm, giá trị mang lại cho tổ
chức
Đưa ra mô hình kinh doanh của sản phẩm ở future state
Đưa quy trình nghiệp vụ ở future state (to be)

11
Gap Analysis – Đưa ra action plan
Future state
(phase 3)
Phase 2

Phase 1

Current state
12
Gap Analysis – Template
Thông Hiện trạng Vấn đề gặp Mức độ ưu Mong muốn Action
tin phải tiên
Vấn đề vs Tình huống ngoại lệ
Vấn đề: Là các việc xảy ra làm cho stakeholder khó khăn/làm việc không hiệu
quả/ trong việc vận hành, làm việc
Tình huống ngoại lệ: là các tình huống xảy ra thực tế khi vận hành

=>Tình huống ngoại lệ sẽ trở thành vấn đề nếu nó xảy ra và không có cách nào
xử lý, còn nếu có PA xử lý cho các tình huống đó thì nó không phải là vấn đề
Ví dụ:
Tình huống ngoại lệ: Nhiều bàn cùng đặt 1 món ăn tại cùng 1 thời điểm ở nhà
hàng
Vấn đề: Khi có nhiều bàn cùng đặt 1 món thì không tổng hợp thông tin được,
hoặc tổng hợp sót nên cần chế biến thành nhiều lần=>Mất thời gian của cả bếp
và KH
Gap Analysis
Sản phẩm chỉ phục vụ quản lý công việc trong công ty, không phải phục vụ kinh doanh
Hệ thống CSKH phục vụ nội bộ công ty
Hệ thống quản trị nhân sự
Hệ thống quản lý kho …
Sản phẩm kinh doanh, có các đối thủ cạnh tranh trên thị trường
Phần mềm bán hàng
Online travel Agent
Ví điện tử
Ứng dụng Đặt đồ ăn
…
Sản phẩm đã có, cần thay đổi mô hình kinh doanh
Sản phẩm đã có hệ thống, giờ cần cải tiến nâng cấp
Gap Analysis - Sản phẩm chỉ phục vụ quản lý công việc trong công ty, không phải
phục vụ kinh doanh
Hiện trạng Tương lai

Quy trình hiện tại, công việc hiện tại liên Quy trình đề xuất, Các công việc của các
quan tới luồng vận hành của các stakeholder thay đổi (bổ sung, bỏ bớt)
stakeholder

Các vấn đề stakeholder gặp phải khi vận Cách xử lý của các vấn đề đó trong tương lai
hành Sắp xếp độ ưu tiên

Kiến trúc nghiệp vụ các sản phẩm trong Kiến trúc cần trúc thay đổi như thế nào
tổ chức Kết nối giữa các sản phẩm với SP của bạn
Các kết nối của các sản phẩm (của liên thay đổi như thế nào
quan tới sản phẩm của bạn đang xây
dựng)
Gap Analysis – Hệ thống CRM – Mô hình kết nối hiện tại

Fast OM Agent
Gap Analysis – Hệ thống CRM – Mô hình kết nối đề xuất

Agent

Fast

Web bán Mobile App giao hàng

hàng app KH

OM
Gap Analysis - Sản phẩm kinh doanh, có đối thủ cạnh tranh
Hiện trang Tương lai

Mô hình tổ chức của các đối thủ cạnh tranh Đề xuất mô hình tổ chức để phục vụ kinh doanh sản
phẩm
Quy trình vận hành sản phẩm của các đối thủ Đề xuất quy trình áp dụng phù hợp với tổ chức của mình

Các ưu nhược điểm sản phẩm đối thủ Đề xuất xử lý tối ưu trên sản phẩm của mình

Hệ thống hiện tại có thể tái sử dụng cho mục đích kinh Hệ thống hiện tại sẽ liên quan tới giải pháp của SP mới
doanh như thế nào, kết nối trao đổi thông tin gì, khi nào
Gap Analysis – Thay đổi mô hình kinh doanh của sản phẩm
Hiện trang Tương lai

Mô hình kinh doanh hiện tại Mô hình kinh doanh ở tương lai

Danh sách và công việc stakeholder hiện tại Danh sách và công việc stakeholder ở tương lai

Quy trình vận hành hiện tại Quy trình vận hành đề xuất

Hệ thống hiện tại: Ưu nhược điểm Các điểm giữ nguyên, thay đổi ở mô hình mới
Gap Analysis - Sản phẩm đã tồn tại hệ thống
Hiện trang Tương lai

Các vấn đề bất cập ở hệ thống hiện tại Hướng xử lý các vấn đề đó

Nhu cầu đáp ứng của hệ thống hiện tại Công ty thay đổi mục đích của sản phẩm (mở rộng), cần
xem xet phải sửa đổi gì phục vụ nhu cầu đó

Quy trình vận hành hiện tại Quy trình đề xuất đáp ứng theo nhu cầu mới của công ty

Kiến trúc nghiệp vụ các sản phẩm trong tổ chức Kiến trúc cần trúc thay đổi như thế nào
Các kết nối của các sản phẩm (của liên quan tới sản phẩm Kết nối giữa các sản phẩm với SP của bạn thay đổi như
của bạn đang xây dựng) thế nào
Process Analysis
Là phương pháp phân tích quy trình dựa vào process Model
Mục đích
Sử dụng để đánh giá và đưa ra các cải thiện từ quy trình đang có
Đưa ra được sự khác biệt giữa hiện trạng và tương lai
Đưa ra được các điểm thắt nút cổ chai, ảnh hưởng tới luồng vận hành. Và
từ đó đề xuất được các cải tiến cần thiết
Có thể đề xuất các bước có thể thực hiện auto, giúp cải thiện hiệu quả, hiệu
suất của sản phẩm, dịch vụ

22
Process Analysis – Quy trình hiện tại tại nhà hàng
Đặt chỗ

Gọi món

Chế biến

Thưởng thức món và thanh

toán

24
Process Analysis – Quy trình đề xuất nhà hàng

25
Process Analysis – Quy trình đề xuất nhà hàng

27
Hệ thống có thể làm gì giúp con người
Con người làm Giải pháp khi có hệ thống
Đi giao hàng Lưu log trạng thái hiện tại công việc bên ngoài của các end user
Đóng hàng • Xác nhận lấy hàng
• Xác nhận giao hàng
• Xác nhận đóng hàng
Phê duyệt thông tin 2 cách
• Cách 1: Con người vẫn phê duyệt thông tin, xem hồ sơ bên ngoài, sau đó xác nhận phê duyệt/Từ
chối trên hệ thống
• Cách 2: Hê thống tự động check thông tin để phê duyệt hồ sơ, ví dụ như phê duyệt khoản vay
dựa trên sổ tiết kiệm, tích hợp các hệ thống chấm điểm tín dụng để tự động phê duyệt
Tính toán theo các Hệ thống tự động tính khi có đầy đủ các tham số trong công thức và con người xác nhận để cho hệ
công thức trên excel thống hiểu số liệu đã okie để tính
Gửi thông báo, email, Hệ thống sẽ tự động gửi thay con người khi con người xác nhận hoàn thành 1 việc nào đó, và sau
SMS cho những việc đó cần báo kết quả cho người liên quan
người liên quan
Soạn thảo văn bản, Có thể gen ra các file theo yêu cầu nếu mình có quy định rõ ràng từng thông tin trong file, có dữ liệu
viết thông tin thủ trên hệ thống để lấy ra và điền vào file được
công

28