TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG

MÔN: QUẢN TRỊ RỦI RO SỰ KIỆN

THIÊN TƯ FASHION SHOW

Lớp: 232_71MANA40143_02

Giảng viên: Trần Đoan Phương

Sinh viên thực hiện: Nhóm 5

TP. Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 4 năm 2024

 MỤC LỤC
DANH SÁCH ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 5................................................3
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH.................................4
1. Mục đích, ý nghĩa...............................................................................................4
1.1 Mục đích:....................................................................................................4
1.2 Ý nghĩa:.......................................................................................................4
2. Thời Gian – Địa Điểm – Đối Tượng – Hình Thức...........................................4
2.1 Thời gian:....................................................................................................4
2.2 Địa điểm:.....................................................................................................4
2.3 Đối tượng tham gia:...................................................................................4
2.4 Ấn phẩm:....................................................................................................4
3. Nội dung chương trình.......................................................................................4
4. Insight..................................................................................................................5
5. Concept................................................................................................................5
6. Overal Agenda....................................................................................................6
CHƯƠNG II & III: DỰ ĐOÁN, PHÂN TÍCH VÀ KẾ HOẠCH PHÒNG TRỪ RỦ
I RO........................................................................................................................16
1. Rủi ro về danh tiếng và truyền thông.............................................................16
2. Rủi ro về tài chính............................................................................................17
3. Rủi ro về logistic...............................................................................................18
4. Rủi ro về dữ liệu................................................................................................20
5. Rủi ro về pháp lý...............................................................................................22
6. Rủi ro giao tiếp giữa nội bộ và bên ngoài.......................................................23
7. Rủi ro về khách mời.........................................................................................24
8. Rủi ro về chiến lược..........................................................................................26
9. Rủi ro về quản lý kỳ vọng................................................................................29
10. Rủi ro về nhân sự.........................................................................................30
11. Rủi ro về an toàn..........................................................................................33
CHƯƠNG IV : KẾ HOẠCH LƯU TRỮ...................................................................38
1. Bộ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng cần thiết trong sự kiện......................................38
2. Cấu trúc lưu file................................................................................................38
3. Nguyên tắc đặt tên file......................................................................................38

2
4. Rủi ro và phương pháp ứng phó.....................................................................39

DANH SÁCH ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 5

STT Họ Và Tên MSSV Đánh giá (%)
1 Nguyễn Hoàng Nhật Trường 2173401150691 100%
2 Trương Tố Như 2173401150254 100%
3 Ngô Ngọc Yến Nhi 2173401150645 100%
4 Lê Thị Minh Lý 2173401150765 100%
5 Nguyễn Phạm Đan Chi 2173401151351 100%
6 Phan Thu Quỳnh 2173401151128 100%
7 Huỳnh Thị Bảo Ngân 2173401151121 100%
8 Trần Bảo Thuỳ Linh 2173401151620 100%
9 Nguyễn Châu Kiều Diễm 2173401150630 100%
10 Đỗ Thành Quý 2173401150165 100%
11 Võ Bùi Phương Thanh 2173401150158 100%
12 Bùi Trọng Nguyên 2713401150436 100%

3
 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH
1. Mục đích, ý nghĩa
1.1 Mục đích:
Thông qua các bộ trang phục từ xưa đến nay của phụ nữ Việt, vẽ lên bức tran
h về nét đẹp "không giới hạn".
Đề cao và tôn vinh vẻ đẹp của người phụ nữ.
1.2 Ý nghĩa:
Từ xa xưa vẻ đẹp của người phụ nữ luôn bị gò bó bởi những định kiến hạn hẹ
p. Qua chương trình này, "Thiên Tư Fashion Show" muốn mọi người nhận ra rằng:
“Mỗi người phụ nữ chính là một định nghĩa riêng về vẻ đẹp thực sự”. Vẻ đẹp ấy là
muôn hình muôn vẻ không theo bất cứ một chuẩn mực hay định nghĩa chung nào.
2. Thời Gian – Địa Điểm – Đối Tượng – Hình Thức
2.1 Thời gian:
Thời gian: 07/04/2024 dự kiến bắt đầu từ 17h00.
2.2 Địa điểm:
Địa điểm tổ chức dự kiến: sảnh A, cơ sở 3 Trường Đại học Văn Lang.
2.3 Đối tượng tham gia:
Đối tượng tham gia: sinh viên Trường Đại học Văn Lang và những người yê
u thích thời trang.
Số lượng dự kiến: 150 khách
2.4 Ấn phẩm:
Nón lá vẽ tay.
3. Nội dung chương trình
Tên chương trình: Thiên Tư Fashion Show.
Ý nghĩa: “Thiên Tư Fashion Show ” là buổi biểu diễn thời trang nhằm tôn vi
nh vẻ đẹp con người Việt.

Chủ đề chương trình: Trang phục truyền thống Việt Nam.

4
 Thông điệp chương trình:
Qua buổi biểu diễn chương trình muốn truyền tải một thông điệp “thời trang
là không giới hạn và vẻ đẹp của phụ nữ cũng thế”. Mỗi một người phụ nữ đều ma
ng trong mình một vẻ đẹp riêng, một cá tính riêng, một tinh thần và giá trị riêng v
à sẽ không có chuẩn mực nào có thể giới hạn được những vẻ đẹp đó.
Đồng thời, chúng tôi - những người làm chương trình muốn nhắn nhủ đến n
hững người phụ nữ rằng: bất kể bạn là ai, bạn đang sống trong hoàn cảnh nào thì
hãy tự tin, lạc quan và yêu bản thân mình. Hãy luôn nhớ rằng bạn là bạn và bạn lu
ôn xinh đẹp.
4. Insight
Phụ nữ vốn là những bông hoa cao quý mang tư sắc trời ban, nhưng lại bị
xã hội vùi dập bởi những định kiến về quy chuẩn vẻ đẹp. Khiến nhiều người
phụ nữ quên mất rằng họ đều mang một dáng vẻ độc nhất, đều đáng được yêu
thương và trân trọng. Thiên Tư là vẻ đẹp trời ban, là mỗi người sinh ra đều đã
có vẻ đẹp của riêng mình mà không phải so sánh với bất kỳ ai.
5. Concept
Hoa sen: Hoa sen là vẻ hình ảnh của người phụ nữ mang vẻ đẹp truyền
thống, nhẹ nhàng yêu kiều lại cao quý tinh khôi.

Mây: Mây là biểu tượng của sự tự do, phóng khoáng của hiện đại. Mây trôi
nhẹ nhàng trên bầu trời, không vướng bận, ràng buộc bởi bất cứ điều gì. Thỏa sức
sáng tạo và đẹp đẽ dù trong hình dáng nào.

Thiên Tư kết hợp hai hình ảnh lại với nhau để miêu tả về những nét đẹp đa
dạng của người phụ nữ. Dù là truyền thống, nhẹ nhàng hay phá cách, cá tính đều là
những nét đẹp trời ban và có giá trị của riêng mình.

5
 6. Overal Agenda
Thời
Bắt đầu Kết thúc Nội dung Diễn giải Âm thanh Ánh sáng
lượng
Ủi đồ, sắp xếp trang
Chuẩn bị trang phục theo thứ tự,
120' 10h00 12h00
phục chuẩn bị phụ kiện
theo bộ
Bắn backdrop
Chuẩn bị checkin, backdrop
60' 12h00 13h00
backdrop chính và phụ vào
khung
Dựng sân khấu, lắp
đặt hệ thống âm
120' 13h00 15h00 Set up sân khấu
thanh, ánh sáng, cố
định backdrop
Kiểm tra file nhạc,
Test nhạc, test chất lượng âm thanh
15' 15h00 15h15
ánh sáng Kiểm tra độ sáng
đèn
Tổng duyệt
60' 15h15 16h15
chương trình
Xếp ghế, bố trí chỗ
ngồi cho thầy cô,
Chuẩn bị khu khách mời đặc biệt,
30' 16h15 16h45
vực ghế ngồi khách có ấn phẩm
và khách không có
ấn phẩm
Chuẩn bị bàn
Chuẩn bị khu
15' 16h45 17h00 checkin, nhãn dán
vực checkin
phân loại khách
Bắt đầu đón
45' 17h00 17h45
khách tham dự
17h00 17h30 Check-in - Xuất trình vé mời Mở nhạc đón On: 2 đèn khu
tham dự khách vực checkin, 4
- Check-in đèn chữ T, 2 đèn

6
 backdrop: Hướng
dẫn khách đến chụp
hình với backdrop,
hashtag và ấn phẩm hiệu ứng
của chương trình Off: đèn flow
- Hướng dẫn khách
đến chỗ ngồi phù
hợp
MC thông báo
chương trình sắp bắt
30s 17h30p00 17h30p30s Voice off lần 1 Tắt nhạc
đầu và ổn định chỗ
ngồi khách
Thông báo chương
trình sắp bắt đầu,
30s 17h40p 17h40p30s Voice off lần 2 Tắt nhạc
mời khách ổn định
chỗ ngồi
Mở lớn nhạc Off hết các đèn,
MC chào mừng và
30s 17h45p00 17h45p30s khai mạc sau chiếu đèn flow
chính thức bắt đầu
khi MC nói vào MC
MC giới thiệu giảng Off đèn flow, mở
Mở nhạc chào
3' 17h45p 17h48p viên,nhà tài trợ và đèn chữ T và đèn
Khai mạc mừng đại biểu
nhà thiết ké hiệu ứng
chương trình
Tặng quà thầy cô
5' 17h48p 17h53p Tặng quà ntk, nhà
tài trợ
MC giới thiệu ý
3' 17h53p 17h56p
nghĩa, thông điệp
Off hết đèn, chiếu
đèn flow sau khi
Tiết mục múa Tiết mục múa bánh nhóm múa ổn
5' 17h56p 18h01p
mở màn trôi nước mở màn định.
Mở tất cả đèn sau
20s
10p 18h01p 18h11p GD1: Xưa
1' 18h01p 18h02p MC giới thiệu ý Off hết đèn, chỉ

7
 chiếu đèn flow
nghĩa
vào MC
Off hết đèn chỉ
chiếu đèn flow
Trang phục: Đồ bà
vào người mẫu
ba Mở file nhạc
35s 18h02p00 18h02p35s Bộ first face Đến điểm pose
Phụ kiện: Nón lá, walk giai đoạn 1
thứ 2, mở hết đèn
guốc gỗ
trả đèn flow về
người mẫu kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Áo dài vào model đến
18h02p35 Mở file nhạc
35s 18h03p10s Bộ thứ 2 trắng điểm pose thứ 2
s walk giai đoạn 1
Phụ kiện: Nón lá trả đèn về cho
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Đồ dân
vào model đến
18h03p10 tộc Dao Mở file nhạc
35s 18h03p45s Bộ thứ 3 điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Nón, giày walk giai đoạn 1
trả đèn về cho
vải đen
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Đồ dân
vào model đến
18h03p45 tộc Hà Nhi Mở file nhạc
35s 18h04p20s Bộ thứ 4 điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Giày vải walk giai đoạn 1
trả đèn về cho
đen
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Ngũ
vào model đến
18h04p20 thân tay chẽn Mở file nhạc
35s 18h04p55s Bộ thứ 5 điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Nón quai walk giai đoạn 1
trả đèn về cho
thao
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
vào model đến
18h04p55 Trang phục: Ngũ Mở file nhạc
35s 18h05p30s Bộ thứ 6 điểm pose thứ 2
s thân xước kim đỏ walk giai đoạn 1
trả đèn về cho
người kế tiếp
35s 18h05p30 18h06p05s Bộ thứ 7 Trang phục: Áo tấc Mở file nhạc Đèn flow chiếu
s trơn hồng walk giai đoạn 1 vào model đến
8
 điểm pose thứ 2
Phụ kiện: Vòng
trả đèn về cho
ngọc trai
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Áo tấc
vào model đến
18h06p05 xanh cớm Mở file nhạc
35s 18h06p40s Bộ thứ 8 điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Chuỗi walk giai đoạn 1
trả đèn về cho
ngọc
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
vào model đến
18h06p40 Trang phục: Đồ việt Mở file nhạc
35s 18h07p15s Bộ thứ 9 điểm pose thứ 2
s phục đôi màu xanh walk giai đoạn 1
trả đèn về cho
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
vào model đến
18h07p15 Trang phục: Đồ việt Mở file nhạc
35s 18h07p50s Bộ thứ 10 điểm pose thứ 2
s phục đôi màu vàng walk giai đoạn 1
trả đèn về cho
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Đồ việt vào model đến
18h07p50 Mở file nhạc
35s 18h08p25s Bộ thứ 11 phục đôi màu dạ điểm pose thứ 2
s walk giai đoạn 1
quang trả đèn về cho
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Yếm vào model đến
18h08p25 Mở file nhạc
35s 18h09p00s Bộ thứ 12 trắng, khoác xanh điểm pose thứ 2
s walk giai đoạn 1
Phụ kiện: Mấn xanh trả đèn về cho
người kế tiếp
Đèn flow chiếu
Trang phục: Yếm vào model đến
18h09p00 Mở file nhạc
35s 18h09p35s Bộ thứ 13 trắng, khoác nâu điểm pose thứ 2
s walk giai đoạn 1
Phụ kiện: Mấn đen trả đèn về cho
người kế tiếp
35s 18h09p35 18h10p10s Bộ thứ 14 Trang phục: Tứ thân Mở file nhạc Đèn flow chiếu
s bắc bộ walk giai đoạn 1 vào model đến
Phụ kiện: Nón quai điểm pose thứ 2
9
 trả đèn về cho
thao, mấn khăn
người kế tiếp
18h10p10 Tất cả bộ trang phục Mở file nhạc
50s 18h11p00 Kết giai đoạn 1 Off đèn flow
s cùng xuất hiện walk giai đoạn 1
Off hết đèn, chỉ
chiếu đèn flow
Mở beat bài vào ca sĩ. Ca sĩ di
5' 18h11p 18h16p Tiết mục ca hát Bài hát: Nàng thơ
Nàng Thơ chuyển đến giữa
sân khấu thì mở
hết đèn
10p35 18h16p0 GĐ 2: Cách
18h26p35s
s 0s Tân
MC giới thiệu ý
2p 18h16p 18h18p nghĩa giai đoạn
2
Tắt hết đèn, chỉ
chiếu đèn flow
18h18p00 Trang phục: Bà Ba Mở file nhạc
35s 18h18p35s Bộ thứ 15 vào model. Đến
s Cách Tân đỏ walk giai đoạn 2
điểm pose thứ 2
tất cả đèn đều mở
Chiếu đèn flow
Trang phục: Áo dài
vào model, đến
18h18p35 họa tiết hoa Mở file nhạc
35s 18h19p10s Bộ thứ 16 điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Hoa sen walk giai đoạn 2
trả đèn về model
cầm tay
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Trang phục: Áo dài vào model, đến
18h19p10 Mở file nhạc
35s 18h19p45s Bộ thứ 17 cách tân hồng điểm pose thứ 2
s walk giai đoạn 2
Phụ kiện: Nón lá trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Trang phục: Áo dài vào model, đến
18h19p45 Mở file nhạc
35s 18h20p20s Bộ thứ 18 cách tân xanh dương điểm pose thứ 2
s walk giai đoạn 2
Phụ kiện: Nón lá trả đèn về model
kế tiếp

10
 Chiếu đèn flow
vào model, đến
18h20p20 Trang phục: Áo Mở file nhạc
35s 18h20p55s Bộ thứ 19 điểm pose thứ 2
s Yếm Xanh walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Trang phục:Áo Yếm
vào model, đến
18h20p55 Hoa Sen Mở file nhạc
35s 18h20p30s Bộ thứ 20 điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Hoa sen walk giai đoạn 2
trả đèn về model
cầm tay
kế tiếp
Chiếu đèn flow
vào model, đến
18h20p30 Trang phục: Yếm 3 Mở file nhạc
35s 18h21p05s Bộ thứ 21 điểm pose thứ 2
s tầng màu walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
vào model, đến
18h21p05 Trang phục: Yếm Mở file nhạc
35s 18h21p40s Bộ thứ 22 điểm pose thứ 2
s vàng walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
vào model, đến
18h21p40 Trang phục: Yếm đỏ Mở file nhạc
35s 18h22p15s Bộ thứ 23 điểm pose thứ 2
s hình cò walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
vào model, đến
18h22p15 Trang phục: Yếm Mở file nhạc
35s 18h22p50s Bộ thứ 24 điểm pose thứ 2
s hồng nhạt walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
vào model, đến
18h22p50 Trang phục: Tứ thân Mở file nhạc
35s 18h23p25s Bộ thứ 25 điểm pose thứ 2
s hồng walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
35s 18h23p25 18h24p00 Bộ thứ 26 Trang phục: Tứ thân Mở file nhạc Chiếu đèn flow
11
 vào model, đến
điểm pose thứ 2
s xanh trắng walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
vào model, đến
Trang phục: Tứ Mở file nhạc
35s 18h24p00 18h25p35s Bộ thứ 27 điểm pose thứ 2
Thân Hồng Đầm walk giai đoạn 2
trả đèn về model
kế tiếp
Tất cả model ở giai
18h25p35 Mở file nhạc Tất cả đèn mở,
60s 18h26p35s Kết giai đoạn 2 đoạn 2 cùng xuất
s walk giai đoạn 2 off đèn flow
hiện
19p20 18h26p3 GĐ 3: Phá Trình diễn các BST
18h45p55s
s 5s Cách của các NTK
MC giới thiệu ý MC bước vào,
18h26p35
2p 18h28p35s nghĩa giai đoạn nhạc lập tức
s
3 vang lên
Tắt hết tất cả đèn,
chỉ chiếu đèn
18h28p35 flow vào ca sĩ. Ca
5p 18h33p35s Tiết mục ca hát Bài hát: Son Mở beat bài Son
s sĩ di chuyển lên
đến giữa sân
khấu, mở hết đèn
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 28 Trang phục: Váy Mở file nhạc vào model, đến
18h33p35
35s 18h34p10s (BST NTK Hà yếm đỏ catwalk giai điểm pose thứ 2
s
Phương) (Tranh Nhân Gian) đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 29 Trang phục: Thổ Mở file nhạc vào model, đến
18h34p10
35s 18h34p45s (BST NTK Hà cẩm xanh túi màu catwalk giai điểm pose thứ 2
s
Phương) cam, quần jean đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
35s 18h34p45 18h35p20s Bộ thứ 30 Trang phục: Áo Mở file nhạc Chiếu đèn flow
s (BST NTK Hà vàng, quần thổ cẩm catwalk giai vào model, đến

12
 điểm pose thứ 2
Phương) đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 31 Trang phục: Áo Mở file nhạc vào model, đến
18h35p20
35s 18h35p55s (BST NTK Hà khoác thổ cẩm, đai catwalk giai điểm pose thứ 2
s
Phương) lưng cam đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 32 Mở file nhạc vào model, đến
18h35p55 Trang phục: Set áo
35s 18h36p30s (BST NTK Hà catwalk giai điểm pose thứ 2
s và váy
Phương) đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 33 Mở file nhạc vào model, đến
18h36p30 Trang phục: Set đồ
35s 18h37p05s (BST NTK Hà catwalk giai điểm pose thứ 2
s thổ cẩm cổ trắng
Phương) đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Trang phục: Bộ
Bộ thứ 34 Mở file nhạc vào model, đến
18h37p05 Decode đôi
35s 18h37p40s (BST NTK Mỹ catwalk giai điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Kính màu
Phương) đoạn 3 trả đèn về model
trắng 2 cái
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 35 Mở file nhạc vào model, đến
18h37p40 Trang phục: Đầm
35s 18h38p15s (BST NTK catwalk giai điểm pose thứ 2
s trắng tua rua
Ngọc Hà) đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Trang phục: Đầm hở
Bộ thứ 36 Mở file nhạc vào model, đến
18h38p15 tay
35s 18h38p50s (BST NTK catwalk giai điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Quạt trắng
Ngọc Hà) đoạn 3 trả đèn về model
cầm tay
kế tiếp
35s 18h38p50 18h39p25s Bộ thứ 37 Trang phục: Đầm đỏ Mở file nhạc Chiếu đèn flow
s (BST NTK catwalk giai vào model, đến
Lương Triều đoạn 3 điểm pose thứ 2
13
 trả đèn về model
Vỹ)
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 38 Trang phục: Đầm
Mở file nhạc vào model, đến
18h39p25 (BST NTK trắng đen
35s 18h40p00s catwalk giai điểm pose thứ 2
s Lương Triều Phụ kiện: Nón quai
đoạn 3 trả đèn về model
Vỹ) thao
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Trang phục: Set đồ
Bộ thứ 39 Mở file nhạc vào model, đến
18h40p00 xanh dương
35s 18h40p35s (NTK Nguyễn catwalk giai điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Nón lá tua
Trung Thành) đoạn 3 trả đèn về model
rua màu xanh
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Bộ thứ 40 Mở file nhạc vào model, đến
18h40p35
35s 18h41p10s (BST Ả Đào Trang phục: Đầm catwalk giai điểm pose thứ 2
s
Thị) đoạn 3 trả đèn về model
kế tiếp
Chiếu đèn flow
Trang phục: Set áo
Bộ thứ 41 Mở file nhạc vào model, đến
18h41p10 choàng
35s 18h41p45s (BST Ả Đào catwalk giai điểm pose thứ 2
s Phụ kiện: Nón quai
Thị) đoạn 3 trả đèn về model
thao của bst
kế tiếp
Sau khi model đi Sau khi model đi
18h41p45
10s 18h41p55s vào, tắt hết tất cả Tắt hết nhạc vào, tắt hết tất cả
s
đèn đèn
Chỉ chiếu đèn
Trang phục: Yếm flow vào model,
18h41p55 Bộ thứ 42 Mở file nhạc
60s 18h42p55s hồng sau khi di chuyển
s (Vedette) walk kết show
Phụ kiện: Mấn đen đến giữa sân khấu
mở hết đèn
Tất cả model cùng
xuất hiện
18h42p55 Đứng giữa sân khấu Mở file nhạc
3' 18h45p55s Kết show Mở hết đèn
s là bộ vedette, bộ tứ walk kết show
thân quan họ và bộ
áo dài trắng.
14
 Mở file nhạc
MC ra cảm ơn và
18h45p55 MC chào kết walk kết show
65s 18h47p00s chào tạm biệt khán
s show Chỉnh nhạc nhỏ
giả
lại

15
 CHƯƠNG II & III: DỰ ĐOÁN, PHÂN TÍCH VÀ KẾ HOẠCH PHÒNG TR
Ừ RỦI RO

1. Rủi ro về danh tiếng và truyền thông

Cấp
Phân tích rủi ro Kế hoạch phòng trừ Kế hoạch ứng phó Phụ trách
độ

Truyền thông
- Lập kế hoạch truyền thông Phân tích, xác định nguyên
không hiệu quả
chi tiết nhân vấn đề truyền thông
Không truyền Ban Truyền
1 - Xác định rõ khách hàng mục không hiệu quả và lập kế
thông đúng tệp thông
tiêu là sinh viên trong trường hoạch truyền thông khác mới
khách hàng mục
Đại học Văn Lang mẻ hơn.
tiêu

Talent, khách - Hạn chế tối đa sự xuất hiện

tham dự trong sự của khách gây tai tiếng trên
Chuẩn bị kịch bản xử lý Ban Truyền
kiện gặp tai tiếng 1 các trang truyền thông.
khủng hoảng truyền thông. thông
ảnh hưởng đến cả - Đăng bài xin lỗi và lập
sự kiện trường của BTC

Truyền thông
thông tin sai lệch
Các bài truyền thông được
về sự kiện gây
duyệt bởi trưởng ban truyền Xác định thông tin sai lệch, và Ban Truyền
nên sự phản đối 1
thông và trưởng BTC trước đăng bài xin lỗi, đính chính. thông
tiêu cực từ sinh
khi truyền thông.
viên, giảng viên
và nhà trường

16
 2. Rủi ro về tài chính
Phân tích rủi ro Cấp độ Kế hoạch phòng trừ Kế hoạch ứng phó Phụ trách

Không xin được

- Tìm kiếm và lập danh - Giảm thiểu những hạng mục
tài trợ làm thiếu
sách các nhà tài trợ phù không cần thiết để giảm thiểu
hụt ngân sách,
1 hợp chi phí Ban Đối ngoại
kinh phí nhân sự
- Lập kế hoạch proposal - Hạn chế sai sót, tiêu tiền
BTC bỏ ra nhiều
chi tiết và cụ thể hoang phí
hơn dự kiến.

Số lượng người
- Đặt KPI bán cho các thành
mua ấn phẩm ít,
viên trong nhóm
doanh thu thấp 2 Dự đoán số lượng bán ra Ban Tài chính
- Cải thiện truyền thông trên
hơn dự kiến ban
các trang mạng xã hội
đầu

- Tìm các bên nhà cung

Kinh phí cao hơn
dự kiến, do phát
sinh nhiều hạng
1 Ban Tài chính
mục như trang
phục, in ấn, nhân
sự và nhà thầu.
cấp khác để so sánh về giá
và tối ưu chi phí
- Loại bỏ những hạng mục - Thương lượng lại với bên
không cần thiết nhà cung cấp giảm chi phí
- Hạn chế sai sót trong quá - Xin hỗ trợ từ các nhà thầu,
trình in ấn, giảm thiểu chi nhà cung cấp
phí in ấn
- Lập kế hoạch dự trù ngân
sách

17
 3. Rủi ro về logistic
Kế hoạch phòng
Phân tích rủi ro Cấp độ Kế hoạch ứng phó Phụ trách
trừ

- Tìm nhiều nhà

thầu và có thể đưa
Không tìm được ra nhiều sự lựa
nhà thầu phù hợp, chọn
nhà thầu không - Lên kế hoạch các
làm theo hợp nhà thầu dự phòng
- Liên hệ với các nhà thầu đã tìm trước
đồng, huỷ bỏ hợp có hỗ trợ thuê các
đó và tìm thuê lẻ các thiết bị
đồng. Không 1 thiết bị lẻ và bàn Ban Tài chính
- Yêu cầu nhà thầu bồi thường theo hợp
cung cấp đủ, giao gấp
đồng
trang thiết bị kém - Lập hợp đồng rõ
chất lượng gây ràng với các điều
ảnh hưởng đến sự khoản về nếu huỷ
kiện. bỏ hợp đồng hoặc
bàn giao sai, thiết
bị kém chất lượng

Không đủ các 1 - Bàn bạc, chốt - Sử dụng các thiết bị dự phòng đã Ban Sân khấu
trang thiết bị, vật trước các thiết bị chuẩn bị từ trước
dụng dùng trong cần dùng với bên - Liên hệ người phụ trách để xử lý
sự kiện như nhà thầu
micro, đèn - Yêu cầu nhà thầu
chuẩn bị 1,2 thiết
bị như đèn, micro,
pin tiểu, pin đại để
dự phòng
- Liệt kê rõ các vật

18
 dụng cần thiết cho
từng khu vực, hoạt
động tránh thiếu
sót.
- Yêu cầu nhà thầu
chuẩn bị đủ các
thiết bị đã yêu cầu
trong hợp đồng

Vấn đề về mạng, 1 - Kiểm tra, test - Sử dụng những phương án dự phòng Ban Sân khấu
điện mạng, điện trước đã chuẩn bị trước đó khi rủi ro về
khi diễn ra sự kiện mạng, điện xảy ra
- Chuẩn bị các file
nhạc trên usb
phòng trường hợp
mạng lag
- Nói trước với nhà
thầu về mức điện
phù hợp để sử
dụng để nhà thầu
có phương án và sử
dụng thiết bị có
nguồn điện phù
hợp
- Nếu nguồn điện
của các thiết bị quá
cao và để phòng hờ
thì yêu cầu nhà
thầu phải đảm bảo

19
 các thiết bị được
hoạt động suôn sẻ,
có thể sử dụng ồn
áp để ổn định
nguồn điện

- Kiểm tra, test

trước các thiết bị
Thiết bị sân khấu
trước khi sử dụng
bị hỏng gây gián
- Yêu cầu nhà thầu - Rehearsal trước khi diễn ra sự kiện
đoạn sự kiện; âm
chuẩn bị phương - Liên hệ với nhà thầu để được hỗ trợ
thanh bị rè, nhỏ,
án dự phòng nếu vấn đề về kĩ thuật âm thanh, ánh sáng
chuyển nhạc 2 Ban Sân khấu
thiết bị bị lỗi - Khi có rủi ro xảy ra đối với các thiết
không mượt; đèn
- Tính toán, sắp bị thì sử dụng những thiết bị đã dự
không theo bắt
xếp trước các phòng thay thế
sáng model và
source sự kiện để
trang phục.
có thể flow đèn,
nhạc chỉnh chu

Trang phục, phụ 1 - Kiểm tra kĩ càng - Sử dụng các trang phục dự phòng đã Ban An cần
kiện dùng trong và bảo quản trang chuẩn bị trước đó
sự kiện không đủ, phục 1 cách hợp lý - Nếu trang phục bị rách, sử dụng dụng
mất, bị hư hại, - Chuẩn bị các cụ may vá để khắc phục
không phù hợp trang phục dự - Khi có vấn đề xảy ra, liên hệ người
với chủ đề sự phòng, vật dụng phụ trách để hỏi và giải quyết
kiện. may vá khi có vấn
đề về rách trang
phục
- Phân công cho
người phụ trách về

20
 quản lí trang phục
- Lựa chọn trang
phục theo chủ đề,
cần duyệt trang
phục kĩ trước khi
chốt

4. Rủi ro về dữ liệu
Kế hoạch phòng
Phân tích rủi ro Cấp độ Kế hoạch ứng phó Phụ trách
trừ

- Chuẩn bị cách khôi

phục dữ liệu trong tr
ường hợp xảy ra
- Luôn tạo bản sao c
- Khôi phục lại dữ liệu trước khi bị ch
Mất hoặc bị lộ dữ ho các dữ liệu
ỉnh sửa
liệu, thông tin qua - Không chia sẻ thôn
Cao - Sử dụng bản sao đã tạo ra Ban Nội dung
n trọng ra bên ng g tin cho người ngoà
- Xác định và tìm hiểu nguyên nhân d
oài i
ữ liệu bị mất, bị lộ
- Hạn chế quyền sửa
đổi file cho những n
gười không liên qua
n.

Lưu trữ file khôn Thấp - Quy định cụ thể qu - Sắp xếp lại các file theo quy tắc đã đ Ban Nội dung
g hiệu quả, không y tắc đặt tên file, cấu ặt ra
lập ra quy tắc đặt trúc thư mục lưu trữ.
tên file khiến dữ l -Sắp xếp file theo th
iệu bị lẫn lộn ư mục phân cấp rõ r
àng (theo dự án, nă

21
 m, tháng,...), chia cá
c thư mục rõ ràng ch
o mỗi ban, mỗi công
việc.

- Tuyển nhiều camer

aman để phòng trừ.
- Lập bảng camerafl
ow
- Lên cuộc họp onl đ
ể trao đổi thông tin b
ao gồm: yêu cầu số l
ượng ảnh, chất lượn
Hình ảnh recap tr
g ảnh, chia công việ
ước, trong sau sự
c cho từng người the
kiện bị mất hoặc
o từng góc chụp giố - Liên hệ với khách tham dự, nhân sự
bị vỡ nét, photo c Ban Truyền thôn
Cao ng bảng cameraflow. trong sự kiện để xin những hình ảnh
hụp không đủ KP g
- PIC giao tiếp rõ rà - Lấy hình ảnh của nhân sự đã bố trí
I ảnh ban tổ chức
ng với ekip về mong
đưa ra, góc chụp
muốn của ban tổ chứ
không ưng ý
c đối với hình ảnh re
cap. Và đồng hành h
ướng dẫn ekip trong
suốt sự kiện.
- Bố trí nhân sự 2 ng
ười quay và chụp bằ
ng điện thoại để dự
phòng

22
 5. Rủi ro về pháp lý
Kế hoạch phòng
Phân tích rủi ro Cấp độ Kế hoạch ứng phó Phụ trách
trừ

- Hỏi kĩ các giấy tờ,

hồ sơ cần chuẩn bị ở
trung tâm hỗ trợ sin
h viên
- Chuẩn bị đầy đủ, c
Giấy phép tổ chứ
hi tiết các hồ sơ, giấ - Liên hệ người xét duyệt để được hỗ t
c xét duyệt chậm
Cao y tờ rợ đẩy nhanh tiến độ Ban Đối ngoại
trễ, phải bổ sung
- Gửi hồ sơ xét duyệ - Thay đổi địa điểm tổ chức
nhiều giấy tờ
t trước 1 đến 2 tháng
- Chuẩn bị phương á
n dự phòng nếu khô
ng được xét duyệt h
oặc xét duyệt trễ

Không xin được g

iấy phép cho ngư - Chuẩn bị trước hồ
ời ngoài trường v sơ xin phép cho ngư - Linh động liên hệ với người phụ trác
Cao Ban Đối ngoại
ào tham gia trước ời ngoài trường vào h để được hỗ trợ
ngày diễn ra sự ki trước 1-2 tuần
ện

Sơ đồ sân khấu k Thấp - Tìm hiểu kĩ các qu - Thu nhỏ sân khấu lại theo sự hướng Ban Sân khấu
hông được chấp c y định của nhà trườn dẫn của người hỗ trợ
hận, do chiếm diệ g về xây dựng, thiết
n tích lớn không c kế, lắp đặt sân khấu
ó khoảng trống đ - Chuẩn bị sẵn 2,3 p

23
 hương án dự phòng
ủ cho sinh viên đi
nếu không được xét
lại
duyệt

6. Rủi ro giao tiếp giữa nội bộ và bên ngoài

Cấp Kế hoạch phòng
Phân tích rủi ro Kế hoạch ứng phó Phụ trách
độ trừ

- Cần bàn bạc với t

eam về layout sân
khấu, vị trí setup s
au đó cử 1 người đ
Không truyền đạt đ
ại diện có cách diễ - Liên hệ người phụ trách làm việc với
ủ, đúng thông tin c
n đạt tốt, dễ hiểu đ nhà thầu và yêu cầu họ setup lại theo ý
ho nhà thầu, dẫn tớ
ể truyền đạt lại với của team
i nhà thầu lắp ráp, s
nhà thầu - Người phụ trách sẽ giám sát quá trình
et-up sân khấu khô
Thấp - Nếu phía bên nhà thi công và nếu có gì sai thì lập tức sử v Ban Sân khấu
ng đúng layout sân
thầu có gì thắc mắ à thay đổi
khấu và giờ giấc là
c thì giải đáp nhan - Hối thúc nhân sự nhà thầu làm việc n
m việc bị chậm trễ,
h chóng cho nhà th hanh chóng tránh chậm trễ
không đúng tiến đ
ầu
ộ.
- Canh dư thời gia
n để tránh trễ việc
rehearsal và sự kiệ
n bị ảnh hưởng

Các thành viên tro Cao - Cần có bảng brie - Nhanh chóng brief lại thông tin cho k Ban Nội dung
ng nội bộ BTC khô f thông tin tổng qu hách tham dự
ng hiểu ý nhau và an để nắm rõ - Xin lỗi đến khách tham dự vì sự sai só
không nắm bắt đầy - Cần họp và truyề t này

24
đủ thông tin sự kiệ
n và truyền đạt sai
thông tin đến khác
h tham dự
Giao tiếp nội bộ kh
ông hiệu quả, khôn
g truyền đạt thông t
in giữa các ban dẫn Cao
đến hiểu lầm và kh
ông có sự liên kết
giữa nội dung
7. Rủi ro về khách mời
Cấp
Phân tích rủi ro
độ
Không dự đoán đú Thấp
ng số lượng khách
tham dự khiến cho
số lượng chỗ ngồi
bị thiếu hoặc còn tr
ống quá nhiều.
25
n đạt thông tin tới
các thành viên vào
lịch cố định
- Lên lịch họp cố đ
ịnh 2-3 lần/ tuần đ
ể báo cáo tiến độ c
ông việc cũng như - Trưởng BTC cần xem xét lại các nội d
nội dung công việc ung mà các ban đã hoàn thành
Trưởng BTC
- Nếu có gì không - Duyệt kĩ nội dung trước khi xuất bản f
hiểu thì lập tức hỏi inal
các ban phụ trách
hoặc trưởng BTC
để được giải thích
Kế hoạch phòng
Kế hoạch ứng phó Phụ trách
trừ
-Thiếu chỗ ngồi: Luôn backup 1 lượng Ban Nội dung
- Khảo sát để ước t ghế nhất định để bổ sung nếu cần.
ính số lượng khách -Dư chỗ ngồi: khi khách đi vào CTV hư
mời đến tham dự. ớng dẫn họ ngồi dồn lên phía trên. Trướ
- Thiết lập hạn chót c khi sự kiện bắt đầu khoảng 10p, cho n
đăng ký để có số li gười đi mời khán giả di chuyển lên ghế
ệu khách hàng chín phía trên đầu cho đỡ trống.
h xác.
- Chuẩn bị các phư
ơng pháp dự phòng
 khi dự hoặc thiếu c
hỗ.
- Trước ngày diễn r
a sự kiện liên lạc c
ho khách mời để x
ác nhận họ có đi ha
y không.

- Xin thông tin trư

ớc 2 tuần và đảm b
ảo đầy đủ các thôn
Không cung cấp đủ
g tin: Họ tên, số đi
thông tin đầy đủ gâ
ện thoại, gmail, că - Thông báo, gửi lời xin lỗi với khách t
y khó khăn trong v
n cước công dân. ham dự và nhân sự không thể đồng hàn
iệc xin giấy phép c Cao Ban Đối ngoại
- Sau 1 tuần nếu ch h cùng BTC vì lí do không thể vào trườ
ho khách tham dự
ưa đầy đủ thông tin ng được
và nhân sự ngoài tr
thi chủ động liên lạ
ường
c với khách tham d
ự và nhân sự để xin
thông tin.

Khách tham dự kh Thấp -Đưa ra quy định b Ban An cần

ông mua ấn phẩm, ắt buộc khách phải -Bố trí chỗ ngồi ưu tiên cho khách đã đ
không đăng ký trư đăng ký trước khi t ăng ký trước.
ớc đó nhưng vẫn đ ham dự. -Bố trí quầy đăng kí ấn phẩm tại sự kiệ
ến tham dự -Giới hạn số lượng n, để khách tham dự có thể mua bổ sun
khách tham dự. g.
-Quy định có thể đ - Báo với khách không có trong danh sá
ược nới lỏng cho m ch đăng ký trước đó quay lại sau (khi sắ
ột số trường hợp đặ p hết giờ check-in) và có thể cho vào nế

26
 c biệt u chỗ ngồi còn trống nhiều hoặc từ chối
cho vào nếu đã hết chỗ ngồi

- Đưa ra quy định c

ụ thể về khung giờ
được nhận chỗ ngồ
- Liên lạc lại với khách tham dự để hỏi
i cho khách khi nhậ
Khách tham dự đế xem là khách có tới hay không, nếu có t
n thư mời: Những
n trễ, không đến gâ hì chừa chỗ ngồi cho khách
khách đến sau giờ
y khó khăn trong v Thấp - Sắp xếp chỗ cho khách đến sau sẽ ngồ Ban An cần
quy định sẽ không
iệc kiểm soát số lư i những hàng ghế sau, để không gây ản
được đảm bảo có c
ợng chỗ ngồi h hướng để sự kiện ( trừ những khách
hỗ ngồi.
mời đặc biệt).
- Bố trí chỗ ngồi d
ự phòng cho khách
đến trễ.

8. Rủi ro về chiến lược

Cấp
Phân tích rủi ro Kế hoạch phòng trừ Kế hoạch ứng phó Phụ trách
độ

Thời lượng của bài

nhạc catwalk khôn
g đủ cho model trìn
- Tăng lời lượng nhạc d
h diễn theo từng gi
Cao ư ra dự tính khoảng 2-3 - Ra tín hiệu cho các model đi nhanh Ban Nội dung
ai đoạn, làm tắt nh
p
ạc giữa chừng khi
model vẫn còn trên
sân khấu

Nhanh hơn so với Thấp - Tính toán kỹ lượng th - Dùng phương án backup trước đó là Ban Nội dung
kế hoạch: Không tí ời gian các tiết mục, th sử dụng kịch bản về quá trình chuẩn b

27
 ời gian mỗi model trình
diễn là bao nhiêu.
- Lên kịch bản dự phòn
g thêm các tiết mục, ho
nh toán kỹ thời lượ i sự kiện để Trưởng BTC kể
ặc chuẩn bị sẵn trước kị
ng các tiết mục, m - Hoặc Trưởng - Phó BTC có thể lên s
ch bản về quá trình chu
odel đi quá nhanh, ân khấu để gửi cảm ơn, trò chuyện cù
ẩn bị sự kiện để Trưởng
không đủ các tiết ng khách tham dự
BTC kể.
mục, trang phục để - Mời giảng viên lên nhân xét đôi lời v
- Chỉ định một người p
kéo dài. ề sự kiện
hụ trách theo dõi thời gi
an trong suốt sự kiện để
đảm bảo sự kiện diễn ra
đúng theo agenda.

- BTC họp lại để thống

nhất về thông điệp, con
cept và cách truyền tải t
hông điệp đó đến khán
giả như thế nào.
sự kiện không thể - Các tiết mục phải liên - Truyền thông trên fanpage về thông
hiện được concept, quan đến chủ đề, thông điệp chương trình để người tham dự h
Thấp Ban Nội dung
thông điệp muốn tr điệp. iểu rõ hơn về thông điệp mà chương tr
uyền tải - Các bộ trang phục phả ình muốn truyền tải
i được lựa chọn theo co
ncept.
- Truyền tải thông điệp
qua script kịch bản của
MC.

Ngày diễn ra sự kiệ Thấp - Dời thời gian setup lê - Phân bổ nhân sự phụ trách để điều p Ban Đối ngoại

28
n bị trùng lịch với
các sự kiện khác củ
n sớm hơn dự kiến
a trường tại Hội trư
- Setup nhanh chóng trư
ờng Trịnh Công Sơ
ớc khi sự kiện đó kết th hối các bạn sinh viên đi lối khác tránh
n, dẫn tới việc quá
úc ảnh hưởng đến quá trình setup
trình set up gặp kh
- Sắp xếp lối đi khác ch
ó khăn, ùn tắc tại s
o các bạn sinh viên
ảnh do số lượng ng
ười đi lại đông.

- Đăng tải thông tin tìm

Không tìm được nh - Liên hệ với các NTK quen biết để nh
Cao NTK lên các hội nhóm Ban Đối ngoại
à thiết kế ận được sự hỗ trợ
liên quan để tìm NTK

- Lập kế hoạch cụ thể v

ề quy trình setup, liên h
Trễ timeline: Nhà t - Nếu sắp tới giờ nhưng vẫn chưa hoà
ệ trao đổi kỹ thông tin v
hầu set-up lâu, khô n thiện thì bố trí nhân sự BTC và CTV
ề thời gian setup
ng kịp thời gian rhs vào hỗ trợ trải và dán thảm, bưng ghế
Cao - Nói rõ về tình huống Ban Sân khấu
và diễn ra sự kiện từ dưới Hội trường lên sảnh trước
mà BTC đang gặp phải,
vì 13h trường mới - Rút ngắn thời gian rhs để đảm bảo s
yêu cầu nhầ thầu phải đ
cho phép set-up. ự kiện diễn ra đúng thời gian
ảm bảo hoàn thiện sân
khấu trước 15h

9. Rủi ro về quản lý kỳ vọng

Cấp
Phân tích rủi ro Kế hoạch phòng trừ Kế hoạch ứng phó Phụ trách
độ

Talent gặp vấn đề Cao - Nên chuẩn bị hợp đồn Gửi lời xin lỗi đến khách tham dự và Ban Nội dung
cá nhân hủy show g với model đảm bảo m giải thích trình huống sự kiện đang gặ
ngay phút chót ph odel đến show p phải
ụ sự kỳ vọng của - Tránh truyền thông qu

29
khánh tham dự kh
i mà đã thấy được á nhiều về model trên p
truyền thông trướ age
c đó

Ấn phẩm không đ - Lên plan truyền thông

ược như đã truyề quảng bá ấn phẩm chi ti
n thông: Chất lượ ết, đúng với chất lượng
ng kém, dễ bị hư của nó - Loại bỏ, không bán những ấn phẩm
hỏng (Bị nhòe, bị - Chọn lọc kỹ về ấn phẩ bị hư hỏng
rách), không đẹp Thấp m - Gửi lời xin lỗi đến khách mua ấn ph Ban An cần
- Bảo quản ấn phẩm ở n ẩm, tặng một phần quà đi kèm để xoa
ơi khô ráo, tránh tình trạ dịu khách
ng ẩm móc và ẩm ướt tr
ách bị hư hỏng, nhòe m
àu

- Tuyển chọn MC kĩ càn

MC có giọng khô g
ng truyền cảm là - Xây dựng script chi tiế - MC thứ 2 sẽ bổ sung và cùng nhau n
Thấp Ban Nội dung
m khách tham dự t, ngắn gọn tránh lan ma ói sẽ đỡ cảm thấy nhàm chán hơn
bị chán n
- Nên có 2 MC

Các tiết mục hát,

nhảy không hay,
- Lựa chọn các tiết mục - BTC tạo hiệu ứng đám đông, cỗ vũ c
không tạo được th Thấp Ban Nội dung
phù hợp ho talent
ích thú đến khách
mời

10. Rủi ro về nhân sự

Phân tích rủi ro Cấp Kế hoạch phòng trừ Kế hoạch ứng phó Phụ trách

30
 độ

- CTV gặp sự cố: Tập trung bố trí nhữ

ng vị trí quan trọng và cắt giảm CTV
ở những vị trí không quá cần thiết
- MC gặp sự cố nghiệm trọng không t
Nhân sự gặp vấn - Tuyển số lượng nhân s hể lên sân khấu được thì thay thế có th
đề về sức khỏe dẫ ự nhiều hơn so với số lư ể thay thế bằng 1 thành viên BTC có k
n tới việc thiếu nh Cao ợng cần hả năng làm MC Ban Nội dung
ân sự trong ngày - Lên kế hoạch về việc t - Model gặp sự cố: Thay thế 1 moded
diễn ra sự kiện hay thế nhân sự ở giai đoạn khác vào nếu đủ thời gian
thay đồ và phù hợp với trang phục
- Đội múa gặp sự cố: Có thể giảm bớt
1 người còn lại 3 người vẫn có thể đả
m bảo phần trình diễn

- Dự tính số lượng tuyể

n CTV cần thiết cho từn
g ban, từng bộ phận và t
uyển nhiều hơn số lượn
- Sắp xếp CTV linh hoạt trong việc đả
Số lượng CTV kh g cần
m nhận nhiều vai trò khác nhau trong
ông đủ để đảm nh - Liên lạc với CTV để x
khung giờ khác nhau
ận tất cả các công Cao ác nhận có chắc chắn th Ban Nội dung
- Thông báo cho CTV về tình hình thi
việc cần thiết tron am gia ngày on air hay
ếu hụt nhân sự và yêu cầu họ hỗ trợ lẫ
g sự kiện không.
n nhau.
- Chuẩn bị sẵn danh sác
h CTV dự phòng để tha
y thế cho những CTV k
hông thể tham gia.

Hướng dẫn nhân Cao - Xem xét kỹ CV và tổ c - Tình huống nghiêm trọng thì người p Ban Nội dung

31
 hức phỏng vấn để hiểu r
sự không kỹ càn
õ về kinh nghiệm và tín
g, dẫn tới việc nh
h cách của nhân sự
ân sự (CTV) khô
- Phân chia 1 bạn cụ thể
ng đủ kiến thức v
trong BTC đảm nhận vi
à hiểu được quy t
ệc training nhân sự và q hụ trách quản lý nhân sự đến và giải q
rình làm việc.
uản lý nhân sự trong khi uyết có thể gửi lời xin lỗi đến khách t
- CTV thái độ với
sự kiện diễn ra ham dự và sắp xếp người tham dự vào
khách tham dự
- Tổ chức các buổi họp đúng vị trí đã sắp xếp
- CTV điều phối s
onl để training cho CTV - Thay đổi CTV khác có khả năng vào
ai vị trí ngồi của
gồm: thông báo về sự ki vị trí
khách tham dự
ện, các quy định, chia c
- CTV không giải
ông việc
quyết được các vấ
- Training cho nhân sự l
n đề, sự cố bất ng
ại lần nữa trước khi diễ
ờ
n ra sự kiện

Số lượng Talent k Cao - Lập danh sách các tiết - Sử dụng kế hoạch backup Ban Nội dung
hông đủ để đảm b mục có thể biểu diễn.
ảo các tiết mục trì - Nhanh chóng backup t
nh diễn trong sự k ìm kiếm talent khác và
iện yêu cầu họ hỗ trợ hát tiế
t mục liên quan đến chủ
đề của sự kiện
- Backup một tiết mục k
hông có talent mà MC c
ó thể phụ trách: Trò chơ
i, đố vui có giải thưởng
cho khách tham dự để ti

32
 meline sự kiện diễn ra t
heo đúng dự kiến

Talent gặp sự cố t
rong quá trình trì
nh diễn
- Lên lịch tập cố định 2
- MC quên kịch b - Nhắc nhở MC đọc lại tên khách mời
lần/ tuần cho models, ca
ản, đọc sai tên kh đặc biệt và xin lỗi
sĩ, đội múa, ca sĩ.
ách mời đặc biệt - Nhắc nhở, ra dấu model về ví trí nga
- Gửi kịch bản cho MC
- Model đi sai lin Cao y hoặc đi nhanh vào sân khấu Ban Nội dung
trước 1 tuần.
e đi, sai vị trí - MC bước lên sân khấu ngay và giao
- Rehearsal trước 1 ngà
- Ca sĩ, đội múa q lưu với ca sĩ để tránh tình huống ngại
y và tổng duyệt lần cuối
uên bài khi trình ngùng
trước giờ on air chính th
diễn, quên lối đi v
ức 1 tiếng.
ào cách gà sau kh
i trình diễn

Nhân sự gặp vấn Cao - Tuyển số lượng nhân s - CTV gặp sự cố: Tập trung bố trí nhữ Ban Nội dung
đề về sức khỏe dẫ ự nhiều hơn so với số lư ng vị trí quan trọng và cắt giảm CTV
n tới việc thiếu nh ợng cần ở những vị trí không quá cần thiết
ân sự trong ngày - Lên kế hoạch về việc t
diễn ra sự kiện hay thế nhân sự - MC gặp sự cố nghiệm trọng không t
hể lên sân khấu được thì thay thế có th
ể thay thế bằng 1 thành viên BTC có k
hả năng làm MC

- Model gặp sự cố: Thay thế 1 moded

ở giai đoạn khác vào nếu đủ thời gian
thay đồ và phù hợp với trang phục

33
 - Đội múa gặp sự cố: Có thể giảm bớt
1 người còn lại 3 người vẫn có thể đả
m bảo phần trình diễn

11. Rủi ro về an toàn

Cấp
Phân tích rủi ro Kế hoạch phòng trừ Kế hoạch ứng phó Phụ trách
độ

Cháy nổ do chập Cao -Tránh để các vật liệu d - Sử dụng bình cứu hoả theo vị trí đã Ban Sân khấu
điện, thuốc lá và ễ cháy như giấy, vải, xă được phân bổ
các vật dụng dễ c ng dầu gần nguồn điện. - Gọi xe cứu hoả theo sđt đã chuẩn bị
háy -Sử dụng hệ thống điện nếu cần thiết
an toàn, đảm bảo đúng - Sơ tán khách tham dự theo kế hoạch,
tiêu chuẩn, có khả năng sơ đồ đã chuẩn bị
chịu tải phù hợp với nh
u cầu sử dụng của sự ki
ện.
-Hạn chế sử dụng vật li
ệu dễ cháy trong trang t
rí, thiết kế
- Đưa ra các quy định k
hông hút thuốc, không
sử dụng lửa
- Chuẩn bị kế hoạch, b
ản đồ sơ tán khi có chá
y xảy ra
- Chuẩn bị và bố trí các
bình chữa cháy gần kh
u vực diễn ra sự kiện

34
 - Chuẩn bị sẵn số của x
e cứu hoả nếu cần thiết
- Trang bị các kiến thứ
c về bình chữa cháy ch
o nhân sự

-Lựa chọn nhà cung cấ

p thực phẩm uy tín
- Kiểm tra, kiểm soát c
hất lượng thực phẩm
- Đảm bảo phương tiện
vận chuyển thực phẩm
Thực phẩm cho n -Chuẩn bị khăn lạnh để phục vụ khách
an toàn, tuân thủ đúng
hân sự có vấn đề tham dự
Cao nhiệt độ Ban An cần
gây đau bụng, ng - Chuẩn bị quạt, nước uống ( nước suố
- Chuẩn bị thuốc cho n
ộ độc thực phẩm i ) cho khách tham dự và khách mời
hân sự nếu bị nhẹ
- Chuẩn bị danh sách, t
hông tin liên hệ bệnh vi
ện gần nhất để có thể đ
iều trị nhanh chóng

Xuất hiện những Cao - Kiểm soát lượng khác - Nhân sự an ninh giải quyết vấn đề gâ Ban An cần
vị khách không h tham dự sự kiện chặt y gỗ giữa khách mời để giải quyết với
mời, xảy ra trộm chẽ nhau ở ngoài khu vực sự kiện
cắp và xung đột - Bố trí nhân sự để kiể - Nếu không hợp tác thì mời khách tha
gây ảnh hưởng đ m tra thư mời, điều phố m dự ra về
ến người tham d i khách tham dự vào ch - Sử dụng phương án giải quyết đã ch
ự ỗ ngồi đã được sắp xếp uẩn bị trước đó và xin lỗi khách tham
- Bố trí nhân sự kiểm tr dự về vấn đề xảy ra

35
 a an ninh tránh trường
hợp bị mất cắp
- Chuẩn bị phương án
giải quyết nếu có sự cố
mất mát xảy ra

Cháy nổ do chập Cao -Tránh để các vật liệu d - Sử dụng bình cứu hoả theo vị trí đã Ban Sân khấu
điện, thuốc lá và ễ cháy như giấy, vải, xă được phân bổ
các vật dụng dễ c ng dầu gần nguồn điện. - Gọi xe cứu hoả theo sđt đã chuẩn bị
háy -Sử dụng hệ thống điện nếu cần thiết
an toàn, đảm bảo đúng - Sơ tán khách tham dự theo kế hoạch,
tiêu chuẩn, có khả năng sơ đồ đã chuẩn bị
chịu tải phù hợp với nh
u cầu sử dụng của sự ki
ện.
-Hạn chế sử dụng vật li
ệu dễ cháy trong trang t
rí, thiết kế
- Đưa ra các quy định k
hông hút thuốc, không
sử dụng lửa
- Chuẩn bị kế hoạch, b
ản đồ sơ tán khi có chá
y xảy ra
- Chuẩn bị và bố trí các
bình chữa cháy gần kh
u vực diễn ra sự kiện
- Chuẩn bị sẵn số của x
e cứu hoả nếu cần thiết

36
 - Trang bị các kiến thứ
c về bình chữa cháy ch
o nhân sự

- Lựa chọn vật liệu bac

kdrop nhẹ nhưng chắc
chắn, không dễ đổ.
- Sử dụng các vật dụng
Backdrop không
như tạ để gia cố thêm s
được cố định cẩn
ự chắc chắn cho backdr
thận làm ngã xuố
op
ng có thể nguy hi - Bố trí nhân sự điều phối khách chec
Cao - Bố trí lối đi an toàn x Ban Sân khấu
ểm cho nhân sự, t kin
ung quanh backdrop
alent và khách th
- Nói với nhà thầu phải
am dự gần khu v
đảm bảo lắp chắc chắn.
ực này
- Chuẩn bị dây cáp, tha
nh chống đỡ để cố định
backdrop nếu cần

Thời tiết xấu, nó Thấp - Chọn khung giờ thích - Chuẩn bị khăn lạnh để phục vụ khác Ban Nội dung
ng bức gây khó c hợp diễn ra để tránh nắ h tham dự
hịu cho khách th ng nóng gay gắt nhất. - Chuẩn bị quạt, nước uống ( nước suố
am dự và talent - Đảm bảo địa điểm có i ) cho khách tham dự và khách mời
đủ không gian thông th
oáng để tránh tạo cảm
giác oi bức cho khách t
ham dự và talent.
- Chuẩn bị các trang thi

37
 ết bị cần thiết.

38
 CHƯƠNG IV : KẾ HOẠCH LƯU TRỮ
1. Bộ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng cần thiết trong sự kiện
- Hợp đồng hợp tác: Talent, NTK, Photographer, MC
- Biên bản xác nhận tài trợ cho giáo dục
- Hợp đồng đề xuất mượn địa điểm tổ chức sự kiện bên ngoài
- Hợp đồng nhà thầu: âm thanh - ánh sáng, Backdrop - Background,
- Hợp đồng mua ấn phẩm (sll)
- Hợp Đồng Với Khách Hàng (client)
- Đề xuất sử dụng phòng tại Tòa F, Tòa A, Tòa G
- Đơn mượn sảnh A, trang thiết bị (ghế, bàn,...)
- Mẫu danh sách khách ngoài trường
- Hợp đồng thuê trang phục
- Danh sách trang thiết bị, vật dụng sử dụng tại địa điểm tổ chức
2. Cấu trúc lưu file

3. Nguyên tắc đặt tên file

Đặt tên file theo quy tắc dưới đây:

39
 Ngày tháng - Tên dự án – Ban + mã số - Tên tệp
*Chú thích mã các ban
- Tên Dự Án : Thiên Tư 2024 => TT
- NỘI DUNG : EV01
- ĐỐI NGOẠI : ER02
- TRUYỀN THÔNG: PR03
- LOGISTIC: LO04
Dựa vào nguyên tắc và mã các ban ta sẽ được một tên của file Kịch bản Final
như sau: 0424_TT_EV01_Kichban_FN

4. Rủi ro và phương pháp ứng phó

Rủi ro Kế hoạch ứng phó

Lỗi file (word, pdf, excel) Lưu trữ thông tin chương trình sang một thiết bị
lưu trữ khác như USB, thẻ nhớ, điện toán đám m
ây

Thất lạc dữ liệu Toàn bộ nhân sự thuộc BTC đều lưu trữ file dự p
hòng

Tấn công, ăn cắp dữ liệu Liên hệ hợp tác với các tổ an ninh mang, công n
ghệ thông tin chuyên môn về lưu trữ dữ liệu

Lộ thông tin, dữ liệu chương trì Biện pháp răng đe những đối tượng thuộc phận s
nh ự tổ chức chương trình bằng cách tước quyền lợi
khi tham gia tổ chức chương trình và nhận thêm
biên bản phạt tiền theo quy định của nhân sự BT
C

Mua bán dữ liệu trái phép Thiết lập mạng lưới an minh mạng, an ninh dữ li
ệu túc trực xuyên suốt quá trình tổ chức, comeou

40
 t sự kiện

Gửi nhầm thông tin khách hàng Định dạng forder riêng dành cho khách mời nhằ
m tránh nhầm lẫn khi gửi thông tin gửi quan trọn
g hay nhạy cảm liên quan đến chương trình đến t
ay khách hàng xem phải

41