HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

STT MỤC LỤC BỘ CHỨNG TỪ KÈM THEO GHI CHÚ

1. Hàng hóa, dịch vụ mua - Đối với hàng hóa, NVL, TSCĐ, CCDC mua vào có hóa đơn: Lưu ý:
vào + Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng nguyên tắc) - Theo Luật thuế GTGT &
+ Biên bản bàn giao Luật thuế TNDN quy định:
+ Phiếu xuất kho của bên bán Đối với các HÓA ĐƠN
+ Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng) mua hàng hóa, dịch vụ có
+ Chứng từ thanh toán (Phiếu thu - nếu có) giá trị từ 20 triệu trở lên thì
- Đối với hàng hóa, NVL, dịch vụ mua vào không có hóa đơn lập phải thanh toán không dùng
Bảng kê 01/TNDN: tiền mặt (chuyển khoản từ
+ Bảng kê 01/TNDN tài khoản Công ty Mua sang
+ Chứng minh thư của người bán tài khoản công ty Bán)
+ Bản cam kết của người bán trực tiếp sản xuất bán ra - Nếu DN chỉ có Hóa đơn
- Đối với mua dịch vụ: tài chính mà không có các
+ Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng nguyên tắc) hồ sơ khác kèm theo thì
+ Biên bản nghiệm thu, quyết toán hoàn thành không đảm bảo tính pháp lý
+ Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng) của chi phí đầu vào nếu bị
+ Chứng từ thanh toán (Phiếu thu - nếu có) thanh kiểm tra
- Đối với mua hàng hóa, TS nhập khẩu: - Tại ngày 31/12 hàng năm,
+ Tờ khai hải quan và các phụ lục yêu cầu đơn vị tự tổ chức
+ Hợp đồng thương mại (Contract ) lập Biên bản đối chiếu công
+ Hóa đơn thương mại ( Invoice ) nợ với khách bán ra nhằm
+ Các giấy tờ khác của lô hàng như : Chứng nhận xuất xứ (CO), tiêu làm căn cứ xác định số nợ
chuẩn chất lượng (CQ), Phiếu đóng gói (Packing), Vận đơn (Bill)… còn phải trả, nợ đã trả trước,
+ Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu như : và thời gian gia hạn trả nợ.
bảo hiểm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí
chứng từ, lưu kho …
+ Giấy nộp tiền vào NSNN cho các khoản thuế, phí
+ Thông báo nộp thuế/ UNC thuế
 HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

+ Lệnh chi/ UNC thanh toán công nợ cho người bán

Mỗi nghiệp vụ mua hàng hóa, tài sản nhập khẩu thì tập hợp đầy
đủ 01 bộ chứng từ theo dõi riêng.
2. Hàng hóa, dịch vụ bán ra - Đối với bán thành phẩm, hàng hóa: Lưu ý:
+ Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng nguyên tắc) - Đối với cung ứng dịch vụ:
+ Biên bản bàn giao Thời điểm lập hóa đơn có
+ Phiếu nhập kho của bên mua 02 thời điểm như sau: Hoặc
+ Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng) thời điểm khách hàng trả
+ Chứng từ thanh toán (nếu có) tiền trước 100% hoặc thời
- Đối với cung ứng dịch vụ: điểm hoàn thành cung cấp
+ Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng thuê gia công (Hợp đồng nguyên dịch vụ (theo biên bản
tắc) nghiệm thu) tùy thuộc thời
+ Biên bản nghiệm thu, quyết toán hoàn thành điểm nào đến trước.
+ Biên bản quyết toán vật tư gia công (Dịch vụ gia công) - Đối với xây dựng lắp đặt:
+ Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng) Tạm ứng không được xuất
+ Chứng từ thanh toán (nếu có) hóa đơn.
- Đối với xây dựng, lắp đặt công trình: - Tại ngày 31/12 hàng năm,
+ Hợp đồng kinh tế yêu cầu đơn vị tự tổ chức
+ Hồ sơ dự thầu lập Biên bản đối chiếu công
+ Dự toán công trình (được chủ đầu tư phê duyệt) nợ với khách bán ra nhằm
+ Hồ sơ thanh toán theo từng giai đoạn (nếu thanh toán nhiều lần, làm căn cứ xác định số nợ
mỗi lần 01 bộ hồ sơ thanh toán) còn phải trả, nợ đã trả trước,
+ Biên bản nghiệm thu giai đoạn, thanh quyết toán hoàn thành và thời gian gia hạn trả nợ.
+ Hóa đơn tài chính theo từng giai đoạn (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán
hàng) hoặc theo Nghiệm thu quyết toán hoàn thành
+ Chứng từ thanh toán (nếu có)
- Đối với thanh lý CCDC, TSCĐ:
+ Quyết định thanh lý TSCĐ
 HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

+ Hợp đồng bán TSCĐ

+ Hóa đơn tài chính (HĐ GTGT hoặc HĐ Bán hàng)
+ Biên bản bàn giao TSCĐ
+ Chứng từ thanh toán (nếu có)
- Đối với bán hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu:
+ Hợp đồng thương mại (Contract )
+ Tờ khai hải quan và các phụ lục
+ Hóa đơn thương mại ( Invoice )
+ Các giấy tờ khác của lô hàng như : Chứng nhận xuất xứ (CO), tiêu
chuẩn chất lượng (CQ), Phiếu đóng gói (Packing), Vận đơn (Bill)…
+ Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu như :
bảo hiểm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí
chứng từ, lưu kho …
Lưu ý: Đối với cung ứng dịch vụ xuất khẩu, kèm theo 01 thư
cam kết trong thời điểm cung ứng dịch vụ, Người mua không có
mặt tại Việt Nam
+ Đối với gia công chuyển tiếp: Biên bản trừ lùi kèm theo Hóa
đơn tài chính
+ Đối với xuất khẩu tại chỗ: (Người mua nước ngoài, chỉ định
giao hàng tại Việt Nam): Hóa đơn tài chính
+ Giấy nộp tiền vào NSNN cho các khoản thuế, phí
+ Thông báo nộp thuế/ UNC thuế
+ Giấy báo Có - Người mua thanh toán
Mỗi nghiệp vụ bán hàng hóa xuất khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bộ
chứng từ theo dõi riêng.
 HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

3. Hồ sơ liên quan đến các - DN có bao nhiêu tài khoản ngân hàng thì cung cấp chi tiết theo - Lưu ý:
Ngân hàng từng tài khoản + Kế toán nội bộ tại đơn vị
- Đối với tài sản thế chấp tại Ngân hàng: 01 bộ hồ sơ tài sản thế định kỳ tập hợp và sắp xếp
chấp tại ngân hàng (bản photo) đầy đủ chứng từ Ngân hàng
- Đối với tài khoản tiền gửi thanh toán: theo Sao kê ngân hàng theo
+ Sao kê tài khoản tiền gửi (Từ T1 - T12) từng tháng, kịp thời bổ sung
+ Nộp tiền mặt: Giấy nộp tiền vào TK những chứng từ còn thiếu.
+ Rút tiền mặt: Giấy lĩnh tiền mặt; Séc + Tài khoản tiền vay: Đơn
+ Chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi + Giấy báo Nợ vị tập hợp đầy đủ các hóa
+ Chuyển khoản đến: Giấy báo Có đơn, bảng kê tiền lương giải
+ Các hóa đơn, chứng từ thu phí ngân tại ngân hàng, đầy đủ,
+ Thông báo số dư tài khoản tiền gửi tại ngày 31/12 chi tiết tránh tình trạng cầm
- Đối với tài khoản tiền vay: đi giải ngân rồi quên không
+ Sao kê tài khoản tiền vay lấy về.
+ Giấy nhận nợ + Ủy nhiệm chi + Hóa đơn tài chính (Nếu giải ngân + Toàn bộ các tài khoản tại
thanh toán công nợ bằng chuyển khoản) các ngân hàng khác nhau
+ Giấy nhận nợ + Giấy lĩnh tiền mặt + Bảng lương; Hóa đơn (Nếu phải được phân loại hồ sơ
giải ngân thanh toán tiền lương) riêng, tập hợp riêng
+ Thông báo số dư tài khoản tiền vay tại ngày 31/12
4. Hồ sơ liên quan đến Tài - Đối với những TSCĐ mua mới: Áp dụng như ở mục 1 Lưu ý: Cơ quan thuế
sản cố định - Đối với những TSCĐ đã có: thường xuyên kiểm tra việc
+ Hồ sơ hình thành: Nếu là mua mới, áp dụng như trên; Nếu là tự theo dõi, sử dụng, trích
đầu tư xây dựng thì gồm: khấu hao TSCĐ. Không có
+ Kế hoạch đầu tư xây dựng TSCĐ của Ban giám đốc nghĩa kỳ kiểm tra trước yên
+ Bản vẽ thiết kế + Dự toán chi phí đầu tư xây dựng ổn, kỳ sau vẫn ổn.
+ Quyết định phê duyệt dự toán Do đó, về TSCĐ luôn phải
+ Quyết định lựa chọn nhà thầu thi công tập hợp, theo dõi riêng
+ Hợp đồng kinh tế với Nhà thầu thi công (Nếu là Tự xây dựng thuê TSCĐ theo từng mục.
 HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

nhân công thì Hợp đồng lao động, chấm công tính lương đầy đủ) Những TSCĐ đã đem thế
+ Hóa đơn tài chính các chi phí đầu tư xây dựng (Nguyên vật liệu, chấp ngân hàng phải có bản
nhân công, máy móc, thiết bị…) photo (đóng dấu của Ngân
+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng hàng) lưu trữ tại đơn vị
+ Quyết định giao TSCĐ cho bộ phận…quản lý, và trích khấu hao
5. Hồ sơ liên quan đến Lao + Đối với lao động làm thực tế tại DN: Lưu ý:
động - Tiền lương - Hợp đồng lao động (bắt buộc) - Doanh nghiệp cung cấp hồ
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (nếu có) sơ tiền lương gốc lưu tại
- Quyết định tăng lương (nếu có). doanh nghiệp cho bên dịch
vụ kế toán. Đơn vị dịch vụ
- Chứng minh thư phô tô + hồ sơ xin việc (bắt buộc)
căn cứ vào danh sách lao
- Bảng chấm công hàng tháng (bắt buộc) động hiện có trong năm của
- Bảng tính lương (bắt buộc) DN để cân đối chi phí.
- Bảng thanh toán tiền lương (bắt buộc) Không vẽ thêm số nhân
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký công ảo, tránh trường hợp
MSTTNCN). rủi ro Thuế TNDN (lương
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc Cam kết 02/TNCN tạm thời khốn) hoặc Thuế TNCN
không khấu trừ với TN < 108 triệu/ năm (trùng 2 nơi)
+ Đối với các khoản chế độ BHXH, ốm đau, thai sản:
- Thông báo kết quả đóng BH bắt buộc hàng tháng
- Danh sách hưởng chế độ ốm đau, thai sản + Hồ sơ kèm theo
6. Hồ sơ liên quan đến các - Đối với tiền Thuế, tiền phạt, Lệ phí trước bạ: Lưu ý: Thời điểm hạch toán
khoản phải nộp Ngân + Quyết định xử phạt hoặc Thông báo nộp thuế khoản chi phí là thời điểm
sách nhà nước (Thuế, + Tờ khai thuế, phí nhận thông báo nộp tiền,
tiền thuê đất, tiền phạt) + Giấy nộp tiền không căn cứ vào thời điểm
- Đối với tiền thuê đất hàng kỳ: thanh toán tiền.
+ Thông báo nộp tiền
 HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

+ Giấy nộp tiền

- Đối với các khoản phải trả, phải nộp khác, ủng hộ
+ Thông báo nộp
+ Chứng từ nộp (Phiếu chi, phiếu thu của bên nhận, hoặc Giấy nộp
tiền )

CÁC VẤN ĐỀ CẦN XỬ LÝ

 HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

1 Hàng hoá dịch vụ mua vào Công ty có 04 vấn đề cần xử lý ( các yếu tố cơ bản của 1 doanh
nghiệp sản xuất )
1. Chi phí nguyên vật liệu đầu vào
Mua gỗ tròn rừng trồng của dân
Hồ sơ cần có:
- Hợp đồng mua bán
- Căn cước công dân
- Bảng kê 01/TNDN – Bảng kê thu mua hàng hoá dịch vụ mua vào
không có hoá đơn theo mẫu TT78/2014
- Hồ sơ nguồn gốc gỗ: Giấy chứng nhận QSD đất; Bảng kê khai thác
lâm sản; Giấy đề nghị cấp phép khai thác
2. Chi phí Nhà xưởng, Máy móc phục vụ sản xuất
- Đối với Nhà xưởng ( Xử lý theo Phương án Thuê Nhà xưởng của
Cá nhân không kinh doanh )
Cá nhân không kinh doanh là cá nhân không có Đăng ký hộ kinh
doanh
Hồ sơ cần có:
- Hợp đồng thuê Nhà xưởng, Máy móc + Phụ lục Hợp đồng chi tiết:
Nhà xưởng bao nhiêu m2, kết cấu như thế nào
Máy móc liệt kê những máy gì ? Số lượng bao nhiêu
- Căn cước công dân của Cá nhân là Chủ Nhà xưởng, máy móc
- Thủ tục khai thuế cho Cá nhân cho thuê tài sản tại Cơ quan thuế
* Lưu ý: Máy móc chạy được phải có điện, tiền điện hàng tháng
bên Chủ xưởng trả Hoá đơn do điện lực xuất đưa cho Anh
Quân, kế toán sẽ làm thủ tục hạch toán vào công ty
3. Chi phí Nhân công ( Công nhân xưởng ván bóc )
- Danh sách công nhân thực tế tại xưởng ván bóc ( Yêu cầu phải
kiểm soát được Có làm thực tế, hay không làm, làm những tháng
 HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ

nào )
- Căn cước công dân
- Nếu ký hợp đồng lao động, rủi ro truy thu tiền BHXH
+ Phương án 1: Chấm công dưới 13 ngày công ( rủi ro vẫn bị truy
thu do chấm nhiều tháng liên tiếp )
+ Phương án 2: Mua bảo hiểm tự nguyện ( 300k/ tháng/ người )
4. Chi phí vận chuyển
- Vận chuyển đến
- Vận chuyển đi bán
Kiểm tra lại Hợp đồng bán hàng, xem địa điểm giao hàng tại Kho
của Anh Quân hay tại Địa chỉ của Bên Mua, Bên Bán.
Nếu trường hợp Anh Quân cho xe đi mua Gỗ tròn; cho xe đi giao
Ván bóc
Xử lý như sau:
- Hợp đồng thuê xe của Cá nhân
- Đăng ký xe mang tên cá nhân
- Căn cước công dân ( Lưu ý Căn cước công dân phải trùng với tên
trên Đăng ký xe )
- Tờ khai thuế cho thuê tài Sản ( Kế toán thuế xử lý )
=> Đã có xe, thì phải có dầu, làm việc với các Chủ xe đang chở thuê
cho Anh Quân, nhắc họ phải lấy hoá đơn dầu trả cho Anh Quân.
Ví dụ: Anh Quân thuê 01 xe chở Ván từ Tam Nông đi KCN Phú Hà,
thị xã Phú Thọ hết 03 triệu
Đề nghị Chủ xe trả hoá đơn Dầu tương ứng bằng 35% của 3 triệu
là : 1 triệu tiền dầu.
Nếu đồng ý, thì thuê, xe nào ko đồng ý thì ko thuê

2 Hàng hoá dịch vụ Bán ra
HƯỚNG DẪN TẬP HỢP HỒ SƠ
1. Chi phí vận chuyển hàng đi bán
Tương tự như phần Mua vào
2. Hợp đồng, biên bản bàn giao, Hoá đơn GTGT ( thuế suất 10% )
- Lưu ý: Ngày trên biên bản bàn giao và Hoá đơn GTGT phải trùng
khớp
3. Định mức sản xuất Ván bóc từ Gỗ keo