Hoạt động phân tích công việc

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA

HỌC

NIÊN LUẬN
Đề tài:

HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG TỔ

CHỨC
MỤC LỤC
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thanh Huyền
MỤC LỤC...................................................................................................................................................................1
MỞ ĐẦU.........................................................................................................................................................................2
Sinh viên thực Khương Thị Hương

L : Khoa học quản lý

Mã sinh : TN5C0

Niên : 2007 –

Thái Nguyên, tháng 4 năm

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

1.Lý do chọn đề tài...........................................................................................2

2. Mục đich nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................4
3. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................4
4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................4
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................4
NỘI DUNG.....................................................................................................................................................................5
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.....................................................................................5
1.1.1.Một số khái niệm liên quan......................................................................5
1.1.4.Yêu câù của việc phân tích công việc ..........................................................7
1.3. Vai trò của phân tích công việc.................................................................8
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC............................................................................................10
2.1. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc.........................10
2.2. Trình tự tiến hành phân tích công việc....................................................11
2.4. Bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc...................................................14
2.5. Xây dựng bản mô tả cho công việc cụ thể.............................................22
KẾT LUẬN...................................................................................................................................................................30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................................31
......................................................................................................................................................................................33

MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Phân tích công việc được xem như là nền tảng của quản lý nhân sự và cũng là
điểm khởi đầu của nhiều hoạt động nhân sự, là công cụ cần thiết của mọi chương trình
quản trị nguồn nhân lực, điều kiện cơ bản nhất để triển khai chiến lược nguồn nhân
lực của tổ chức. Phân tích công việc có vai trò quyết định về nhân sự trong tổ chức. Đây
cũng là công việc đầu tiên mà mọi nhà quản trị nhân sự cần phải biết.

Trong các tổ chức hiện nay, việc bố trí người có chuyên môn trình độ phù hợp với
công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng. Công việc này đòi hỏi người
lãnh đạo, người quản lý phải sắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển
dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Ngoài ra,

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

phân tích công việc còn là căn cứ cho việc trả công, trả lương, thưởng một cách công
bằng và hợp lý. Vì vậy có thể nói, phân tích công việc có vai trò quan trọng và là một
phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc giúp cho các tổ
chức có được những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản
trị nhân sự như các vấn đề: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công
việc, trả công lao động... Để thực hiện một cách tốt nhất những công việc trên thì phân
tích công việc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc là chìa khoá
của quản trị nhân lực, một công cụ quan trong nhất của tổ chức. Nếu không có hoạt
động phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm
rõ được mình phải làm những công việc gì? Phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao?
Liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có
phù hợp với mình hay không? Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm
ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc không thể thiếu trong
bất kỳ một tổ chức nào. Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sức quan trọng
trong bất kỳ một vấn đề nào trong quản trị nhân lực. Điều đó giúp cho các doanh nghiệp
có được hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự.

Khi công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì công
việc xuất hiện ngày càng đa dạng và hoạt động phân tích công việc luôn là vấn đề quan
trọng hàng đầu. Mỗi công việc có đặc trưng riêng vì vậy mỗi đầu công việc có những
yêu cầu khác nhau theo những đặc trưng riêng biệt ấy.

Trong xu thế chung của ngày nay chuyển từ quản lý theo chức năng sang quản lý
theo quá trình nên ranh giới giữa các công việc không rõ ràng. Trong nội bộ các tổ chức
cũng vậy có rất nhiều các công việc tính chất gần giống nhau, do đó cần có sự lựa chọn
các phần việc đặc trưng, các đăc điểm then chốt để thực hiện phân tích nhằm giảm bớt
thời gian và chi phí cũng như tiết kiệm hơn trong việc phân tích các công việc tương tự.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 3

 Hoạt động phân tích công việc

Từ những lý do trên, cùng với sự quan tâm của bản thân về vấn đề phân tích công việc,
tác
đã chọn đề tài: “Hoạt động phân tích công việc trong tổ chức” làm hướng
giả
nghiên cứu của mình.

2. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1. Mục đích nghiên cứu

Tìm hiêu nội dung, vai trò, ý nghĩa của phân tích công việc trong hoạt động quản
trị nguồn nhân lực.

Xây dựng bản mô tả cho công

cụ thê.
viêc

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số khái niệm về : công việc, vị trí công việc, phân tích công
việc…

- Tìm hiểu vai trò, các yêu câu cuả phân tich́ công viêc.

- Tìm hiểu các bước phân tích công việc và các phương pháp thu thâp thông tin
trong phân tích công viêc.

- Thiết kế bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho công cụ
môt viêc
thể
.

3. Đối tượng nghiên cứu

- Hoạt động phân tích công việc trong tổ chức.

4. Phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu lý thuyết.

- Thời gian thực hiên: từ tháng 1/2010 đến tháng 5/2010

5. Phương pháp nghiên cứu

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 4

 Hoạt động phân tích công việc
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.

- Phương pháp phân tích, xư lý thông tin.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 5

 Hoạt động phân tích công việc

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.1.1. Một số khái niệm liên quan

1.1.2. Khái niệm công việc

+ Công việc là phần nhỏ nhất của hoạt động, gồm một hay nhiều nhiệm vụ và cần phải
có một người lao động đảm nhiệm.

Theo giáo trình Quản trị nhân sự, Nguyễn Hữu Thân, trang 90 : “ Công việc bao
gồm một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt được các mục
tiêu của mình.” (a job consists of a group of tasks that must be performed an organization
is to achieve its goals- R. wayne Mondy and Robert M.Noe, OP.cit.P.93)

Theo giáo trình quản trị nhân lực trong doanh nghiệp của PGS.TS Nguyễn Ngọc
Quân.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 6

 Hoạt động phân tích công việc

“Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động” .

Ví dụ: Công việc giảng dạy gồm 3 nhiệm vụ cơ bản:

- Thứ nhất: cung cấp thông tin, kiến thức về môn học.

- Thứ hai: tìm hiểu thái độ của người học đối với môn học.

- Thứ ba: hiệu quả giảng dạy: qua bài giảng người học tiếp thu được gì?

+ Một thuật ngữ liên quan đến công việc đó là vị trí làm việc của một người nhất định
trong tổ chức. Mỗi một vị trí đảm nhận một công việc.

Ví dụ: công việc của một giảng viên, của ông Trưởng phòng Công tác chính trị
HSSV, ông Trưởng phòng Hành chính tổng hợp,…Như vậy, công việc là nhiệm vụ mà
một vị trí trong tổ chức phải đảm nhiệm.

1.1.3. Khái niệm phân tích công việc

Có rất nhiều cách khái niệm về phân tích công việc sau đây là một vài khái niệm
về phân tích công việc thường gặp:

Phân tích công việc theo hướng tiếp cận danh từ là tên một công việc.

Phân tích công việc theo hướng tiếp cận động từ là một thao tác quan trọng trong
việc quản lý nguồn nhân sự.

“Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định
điều kiện tiến hành các nhiệm vụ, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất
kỹ năng nhân viên cần phải có để thực hiện tốt công việc” [2,68].

Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân : “ Phân tích công việc là quá trình thu thập các
tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các
công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc”.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 7

 Hoạt động phân tích công việc

Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể người
lao động có những nhiệm vụ và trách nhiệm gì; họ thực hiện như thế nào; trong quá
trình lao động thì có những yêu cầu gì cần có ở một nhân viên khi đảm nhận yêu cầu
công việc.

Tóm lại: Phân tích công việc là một tiến trình thu thập thông tin ghi lại nhiệm vụ và
các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức cần thiết để hoàn thành công
việc.

1.1.4. Yêu cầu của việc phân tích công việc

Phân tích công việc được thực hiện trong 3 trường hợp sau:

- Thứ nhất: khi tổ chức mới được thành lập và chương trình phân tích công việc
được tiến hành lần đầu tiên.

- Thứ hai: khi cần có thêm một số công việc mới.

Ví dụ: khi chuyển sang đào tạo tín chỉ, xoá bỏ chế độ giáo viên chủ nhiệm, xuất
hiện thêm vị trí Trợ lý công tác HSSV, khi đó tổ chức phải tiến hành phân tích công việc
để xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc.

- Thứ ba: khi các công việc phải thay đổi do sự phát triển của xã hội và khoa học
kỹ thuật.

Ví dụ: Trong xã hội hiện nay, yêu cấu đối với một nhân viên kế toán là phải biết sư
dụng thành thạo máy tính văn phòng; yêu cầu đối với một thư ký giám đốc là phải thành
thạo một ngoại ngữ.

Yêu cầu đối với phân tích công việc:

- Xác định chính xác công việc cần phân tích.

- Xác định được tính pháp lý của công việc (tránh dẫn người lao động đến vi phạm
pháp luật).

- Đảm bảo tính hợp lý của công việc (xác định lôgíc chặt chẽ của các thao tác).

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 8

 Hoạt động phân tích công việc

- Đảm bảo những công việc tương đương nhau sẽ có tiêu chuẩn tương đương
nhau.

Ví dụ: công việc của một người giảng viên tương đương nhau ở các trường đại
học.

1.3. Vai trò của phân tích công việc

- Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản lý bản tóm tắt những nhiệm vụ và
trách nhiệm đối với công việc nào đó; mối tương quan của công việc đó với các công việc
khác trong tổ chức; kiến thức, kĩ năng cần thiết và các điều kiện để hoàn thành công việc.

- Phân tích công việc là công cụ để nhà quản lý làm bản mô tả công việc và bản
tiêu chuẩn công việc.

Từ đó, có cơ sở để tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực; tuyển chọn; đào tạo,
phát triển, đánh giá năng lực làm việc của người lao động và có các chính sách đãi ngộ,
đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Công tác Trách Nhiệm Kế hoạch hoá nhân lực

cụ thể nhiệm vụ

Tuyển chọn
Mô tả công việc

Hội nhập, đào tạo và phát triển nhân lực

Phân tích công việc

Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Tiêu chuẩn công
việc

Tiền lương và các phúc lợi, dịch vụ

Kiến Quan hệ lao động

Sinh viên g Thị
Kỹ năng Gi ang
Khả năng KHQLK5 8
thức
Khươn Hương
 Hoạt động phân tích công việc

Sơ đồ vai trò hoạt động công việc

(Dựa theo Sơ đồ phân tích công việc - Quản trị nhân sự, trang 93)

Qua sơ đồ trên cho thấy, phân tích công việc có vai trò hết sức quan trọng đối
với hoạt động quản lý nguồn nhân lực nói riêng và toàn bộ hoạt động của tổ chức nói
chung. Nếu không biết phân tích công việc, nhà quản lý sẽ không thể tạo ra sự phối hợp
đồng bộ giữa các bộ phận trong tổ chức, không thể đánh giá được chính xác yêu cầu
của các công việc; do đó, không thể tuyển đúng người, đúng việc, không thể đánh giá
đúng khả năng thực hiện công việc, kết quả thực hiện công việc của người lao động;
từ đó dẫn đến việc không thể trả lương và có các chính sách kích thích, đãi ngộ người
lao động kịp thời, chính xác; vì vậy sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức. Qua
việc phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với
người lao động và đồng thời giúp người lao động biết được kỳ vọng ấy. Qua đó người
lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình trong công
việc.Và giúp người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự như việc hoạch định
nguồn nhân lực, lựa chọn, đào tạo, đánh giá công việc một cách chính xác.

Phân tích công việc sẽ tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa
công việc làm cho nhà quản trị có cơ sở để phân chia và làm kế hoạch hoạt động.

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công
việc như mối quan hệ của cấp trên, cấp dưới, mối quan hệ giữa các đồng nghiệp trong khi
thực hiện công việc. Nếu không phân tích công việc nhà quản trị sẽ gặp rất nhiều khó
khăn, không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ các hoạt động giữa các bộ phận cơ cấu trong
tổ chức, không thể đánh giá chính xác được yêu cầu công việc. Phân tích công việc có vai
trò hết sức quan trọng là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập
hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm
nâng cao hiệu quả sản xuất.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 9

 Hoạt động phân tích công việc

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
Thông tin là một khái niệm được sư dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực tùy thuộc
vào từng lĩnh vực mà người ta đưa ra quan niệm khác nhau về thông tin. Hiểu một cách
chung nhất thông tin là quá trình trao đổi giữa người gưi và người nhận.

Trong quản trị nhân sự thông tin là cở sở để ra các quyết định của nhà quản lý.

Đối với mỗi công việc cụ thể, phải thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan
trọng để có thể xây dựng bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được chính
xác phù hợp với từng loại công việc, thông tin rất đa dạng và phong phú do đó để thuận
tiện cho công tác thu thập và xư lý, sư dụng thông tin ta nên phân loại. Dưới đây là một
số loại thông tin dụng để phân tích công việc:

- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc: bao gồm các thông tin liên quan
đến vấn đề làm việc như chế độ lương bổng, khen thưởng, điều kiện vệ sinh lao động,
sự khó khăn, sự rủi ro…để người lao động, người tìm hiểu về công việc thấy nhu cầu
về công việc của mình như thế đã phù hợp chưa? Sau đó đưa ra các kiến nghị nếu

chưa thỏa mãn về điều kiện làm việc lên cấp trên xem xét giải quyết phù hợp với khả
năng, hoàn cảnh của bản thân tạo điều kiện tốt hoàn thành công việc.

- Thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên: như phương pháp làm việc, các
mối quan hệ công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức tác nghiệp đối với
nhân viên khác, cách thức thu thập, xư lý thông tin đối với những tài liệu có được có tác
dụng hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc. Đây là một trong những yếu tố rất quan
trọng quyết định hiệu quả công việc mang lại cũng như hoàn thành tốt những yêu cầu
đối với công việc ấy.

- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có:bao
gồm tất cả các yêu cầu về học vấn trình độ chuyên môn, kĩ năng, kiến thức hiểu biết
liên quan đến công việc, kinh nghiệm làm việc, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

hiện công việc… Công việc rất phong phú và đa dạng, mỗi loại công việc lại mang
những đặc trưng riêng không phải bất ký một ai cũng có thể làm tốt việc khi không đúng
chuyên ngành hay khả năng của mình. Như vậy nên các tổ chức khi tuyển một nhân viên
mới cho đầu công việc nào đó đều phải đưa ra những tiêu chí nhất định tương ứng với
công việc đó.

- Thông tin về trang thiết bị, máy móc thiết bị kỹ thuật và các phương tiện hỗ trợ
tại nơi làm việc. Đáp ứng cho công việc như thế nào, thiếu phải bổ sung thêm cho thích
hợp với công việc. Đây là công cụ hữu hiệu khi thực hiện công việc, sẽ giúp ích cho
nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn.

2.2. Trình tự tiến hành phân tích công việc

Nội dung trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau trong
các tổ chức. Theo giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, TS. Trần Kim Dung, trang 71,
phân tích công việc được tiến hành qua 6 bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích sư dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác
định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.

Bước 2: thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản
mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy
trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).

Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện
phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công
việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự nhau.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích
công việc. Tùy theo mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tùy theo
dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sư dụng một hoặc kết hợp nhiều phương
pháp thu thập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu
thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác đầy
đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình
hình.

Bước 6: Xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc

2.3. Cac phương pháp thu thập thông tin

2.3.1. Phỏng vấn

Đối với những công việc mà người nghiên cứu không có điều kiện quan sát quá
trình làm việc của người lao động thì có thể áp dụng phương pháp phỏng vấn. Đối
tượng phỏng vấn ở đây chính là những người thực hiện công việc chúng ta đang cần
phân tích. Qua quá trình phân tích phỏng vấn, người lao động sẽ cho biết nhiệm vụ nào
cần thực hiện trong công việc của họ, tại sao họ phải thực hiện công việc đó và cần
phải thực hiện như thế nào? Phương pháp này được sư dụng rất hữu hiệu khi mục
đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện
công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc.

Ưu điểm của phương pháp này là cho phép phát hiện ra nhiều thông tin và các
hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp
khác không thể tìm ra. Và còn cho ta cơ hội giải thích các yêu cầu và chức năng của
công việc. Linh hoạt hơn, giúp cho nhà phân tích nắm được tâm tư, nguyeenk vọng của
nhân viên.

Nhược điểm là người cung cấp thông tin tức là người bị phỏng vấn có thể cung
cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng
vấn, câu trả lời mang tính chủ quan nhiều hơn. Nhân viên được phỏng vấn thường có
xu hướng đề cao trách nhiệm công việc và khó khăn trong công việc của mình, làm giảm
thấp mức độ và tầm quan trọng của người khác.

Để nâng cao chất lượng phỏng vấn nên:

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn, đưa ra những câu hỏi hợp
lý, cần thiết.

Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho phỏng vấn không bị bỏ sót.

Chọn người phỏng vấn là người có khả năng thực hiện công việc và mô tả
quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc tốt nhất.

2.3.2. Bảng câu hỏi

Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin
phân tích công việc. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng của cấp
quản trị gưi cho tất cả các nhân viên điền câu trả lời. Thu lại và tổng kết những bảng
câu hỏi thu được đem phân tích sẽ có được những đặc trưng, thông tin cơ bản về công
việc muốn tìm hiểu phân tích. Trong bảng câu hỏi ngoài những chi tiết như là tên tuổi ,
phòng ban, chức vụ của nhân viên phải mô tả toàn bộ nhiệm vụ hay mục đich của công
việc… Sư dụng bảng mô tả có ưu điểm cung cấp thông tin nhanh chóng, dễ thự hiện
hơn so với hình thức phỏng vấn ngoài ra còn tạo tâm lý thoả mái cho người trả lời câu
hỏi. Bên cạnh ưu điểm là những nhược điểm độ chính xác chưa cao, thông tin mang
tích chất tương đối, thông tin thu thập được không đầy đủ, cần rất nhiều thời gian xư
lý.

Bảng câu hỏi được sư dụng rất phổ biến trong mọi hoạt động nghiên cứu và trong
cả hoạt động phân tích công việc để bảng mô tả công việc có chất lượng hơn cần lưu ý
các vấn đề sau:

Cấu trúc câu hỏi : Ngoài những câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính nên đưa
những câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ nhân viên có thể làm thêm. Tuy nhiên cấu trúc
câu hỏi nên ngắn gọn, đúng trọng tâm.

Cách thức đặt câu hỏi: phải dễ hiểu, dễ trả lời, và đặc biệt là trả lời ngắn gọn.
Tuỳ từng công việc nên thiết kế bảng câu hỏi mở hay đóng để hợp lý. Xác định đúng
đối tượng hỏi.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

2.3.3. Quan sát tại nơi làm việc

Ngoài phương pháp phỏng vấn và lập bảng hỏi thì các nhà quản trị còn sư dụng
một phương pháp khác là quan sát tại nơi làm việc. Phương pháp này sư dụng đối với
nhưng công việc đòi hỏi kỹ năng bằng chân tay, những công việc có thể đo lường
được, dễ quan sát. Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ
và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách
nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các
máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sư dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực
hiện công việc. Khi sư dụng phương pháp này các thông tin được cung cấp thiếu sự
chính xác.

Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin cần lưu ý như sau:

Nên quan sát công việc kết hợp với những phương tiện kỹ thuật hỗ trợ như ghi
âm, ghi hình để quan sát được cụ thể hơn, thông tin thu được chính xác hơn.

Quan sát kín đáo và khách quan.

2.4. Bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc

Phân tích công việc cần phải xây dựng 2 tài liệu cơ bản: bản yêu cầu công việc
và bản mô tả công việc. Chính việc phân tích công việc là cơ sở cung cấp các thông tin
cho bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả công việc. Ngược lại 2 bản tài liệu này
được sư dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo nhân viên, đánh giá
thực hiện công việc và trả công lao động. Bản tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được
doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào và bản mô tả công việc giúp ta hiểu được
nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện
công việc. Trong đó:

2.4.1. Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện
công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công
việc.

Con người là người vận hành chính của công việc, các nhà quản trị thường tùy
vào công việc để bố trí nhân sự cho phù hợp. Vậy việc xác định yêu cầu công việc là
bản mô tả công việc phải gắn liền với con người. Trong điều kiện bình thường của
hoạt động kinh doanh xuất phát từ khả năng của con người để đi tìm công việc là không
khoa học, không hợp lý, không đảm bảo hiệu quả kinh doanh nên chúng ta hãy từ công
việc để tìm lao động phù hợp đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

Công việc yêu cầu công việc tiêu chuẩn của người lao động.

Các tiêu chí trong bản mô tả: nhận diện công việc, tóm tắt công việc, các mối
quan hệ trong thực hiện công việc, chức năng trách nhiệm trong công việc, tiêu chuẩn
trong đánh giá nhân viên thực hiện, điều kiện làm viêc.

Ví dụ : Mô tả công việc thư ký văn phòng (tập bài giảng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng,
GV: Nguyễn Thị Kim Phương)

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

logo công ty Công ty Bộ phận

Chức danh: thư ký văn phòng Văn phòng

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

Mã số công việc

Tóm tắt công việc:

- Thực hiện các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thủ tục hành chính ở văn
phòng của một tổ chức.
- Là người được giao nhiệm vụ ghi chép, soạn thảo văn bản, giấy tờ của cơ quan.
- Là người giúp việc cho lãnh đạo cao nhất của cơ quan trong đó các văn bản, giấy tờ,
giao thiệp, sắp xếp các công việc hằng ngày cho thủ trưởng và cơ quan.

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho

Giám đốc

Báo cáo gián tiếp cho

Bên ngoài
Nội bộ
Bên ngoài

Khách hàng
Đối tác, Chính quyền, Công chúng
Giám đốc

Thư

Bộ phận khác
Khách hàng
Sinh viên Khương Thị Hương Giang KHQLK5 17
Đối tác, Chính quyền, Công chúng
 Hoạt động phân tích công việc

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài
Khách hàng - thiết lập các mối quan hệ với cơ quan khách hàng ở bên
ngoài giúp mở rộng quan hệ, nâng cao uy tín cho cơ quan
mình.
- Liên lạc với khách hàng để sắp xếp thời gian tiếp khách
hợp lý cho ban giám đốc.
Chính quyền, công chúng. - Tham gia các hoạt động nhằm làm tăng uy tín hình ảnh cho
tổ chức.

Các tcrôáncgh vnihệiệc,mtrácchính iệm liên quan đến các bộ phận khác bên trong
NBahniệGmiávmụ:đốc - Tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề chuyên
- Thu thập và cung cấp nhữnmgôtnhôđnưgợtcingciaầon.
trách để phục vụ yêu cầuTthiếểt hviềệnlĩnnhữvnựgc ýmtàưởmnìngh, qđuưyợếct
Xư lý thông tin có liêngđiịanoh pchủụa củthaủlãtnrhưởđạngo hoặc ycêơu
quan cqầuaunhtohạàtnhđộnhgữqnugảvnấlný
- Biên tập văn bản, tổ c ủa c ơ qu a n . đ ế n c ô n g v iệ c mình phụ
đ ề tr iể n k h a i b ằ g v ă n b ả n.
chức
trách.
- Giải quyết các thủ tục hà
, sắp- xếNphvậànquđảiện lýthcoáạciv, ătniếbpảknhgáicấhy,
của cơ quan hoặc người lã t ờ , hồ s ơ, t à i li ệ u .
s ắ p xế p lị c h h ẹ n cho
nh lcãhníhnhđạđoể. đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho
hoạt động nh đạo.
B- Gộ ipúhpậcnơ quan i l-ãnCh ỉđạđạootrcoông htoácạtcuđảộnbgộlpiêhnậlnạ. c và
hoặc ngườ giao dịch. Như : ra các
Các bộ phận khác -Triển khai các quyết định của lãnh đạo đến các phòng ban
quyết định, giấy đi đường, công lệnh…
trong tổ chức.
Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1
 những kết quả đạt được cũng như các vướng mắc đề xuất
- Thường xuyên tổng kết Biết phối hợp các bộ phận khác trong cơ quan để hoàn
iải quyết kịp thời giải quyết .
với cấp trên để có những thành tốt các nhiệm vụ được giao.
g
- Nắm vững nhiệm vụ và hoạt động chủ yếu của cơ quan và các đơn vị để lên kế
hoạch tổ chức, sắp xếp, điều hành các hoạt động đó có hiệu quả.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, các chuyến đi công tác cho cơ quan mình.

Điều kiện làm việc: thường xuyên phải đi công tác xa

Phương tiện làm việc: máy tính để bàn, máy tính cá nhân, điện thoại di động, phương
tiện đi lại.

2.4.2. Bản tiêu chuẩn công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân
như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, khả năng giải
quyết công việc và các kĩ năng khác, đặc điểm phù hợp nhất đối với công việc.

Các tiêu chí trong bản tiêu chuẩn công việc: trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, các
kĩ năng khác liên quan đến công việc, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe, hoàn
cảnh gia đình…

Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của tổ chức và do mục đích
phân tích công việc khác nhau nên không có một biểu mẫu là thống nhất cho bảng mô tả
hay tiêu chuẩn công việc chung nhưng thường người ta sư dụng các tiêu chí trên để xây
dựng bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc.

Ví dụ: Bản tiêu chuẩn cho chức danh thư ký văn phòng

Logo công ty Công ty bộ phận

Chức danh công việc: thư Văn phòng

ký văn phòng

Mã số công việc:

stt Tiêu thức Mức độ Tiêu chuẩn

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 1

 Hoạt động phân tích công việc

1. Kiến thức Cần thiết - Tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành
văn hóa, thư ký văn phòng.
chuyên môn - Năng lực chuyên môn. Có khả năng hiểu biết
xã hôi rộng.

Mong muốn - Khả năng hiểu biết sâu rộng về nhiệm vụ

được giao. Thao tác thành thạo, chuyên môn
đúng yêu cầu, khả năng truyền đạt, hướng dẫn
chuyên môn cho người khác.

- Có năng lực quản lý thời gian: nắm vững quỹ

thời gian tối đa, nắm vững nhiệm vụ cụ thể
được giao, sắp xếp thời gian một cách hợp lý.

2 Ngoại ngữ Cần thiết - Thông thạo ít nhất 1 ngoại ngữ là tiếng anh

- Thành thạo tiếng Việt, không nói ngọng, nói

lắp.

Mong muốn - Có thể nói được nhiều loại ngoại ngữ

3 Vi tính Cần thiết - Khả năng sư dụng các thiết bị văn phòng. Máy
tính, máy in, điện thoại…

Mong muốn - Word, excel và các phần mềm thông dụng

khác.

Kinh Cần thiết - 3 năm làm thư ký cho một cơ quan trước đó.

4 nghiệm Mong muốn - Có nhiều năm kinh nghiệm làm thư ký.
5 Các kỹ Cần thiết - Kỹ năng nghe: phải có thái độ sẵn sàng nghe
năng giao người khác nói, dành một khoảng thời gian
tiếp nhất định nghe đối tượng nói hết ý nghĩa, điều
kiện, hạn chế…không được chặn ngang khi

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

đối tượng đang trình bày vấn đề.

- Khi giao tiếp nên thể hiện nét mặt, cư chỉ…

- Kỹ năng nói: tốc độ lời nói không nên quá

nhanh, phát âm rõ và chuẩn.

- Kĩ năng viết: nắm vững những điều cần viết

của văn bản, khả năng xác định bố cục chung
của văn bản, trình bày mạch lạc khúc triết, ít
dùng từ đa nghĩa.

- Kỹ năng đọc: biết đặt câu hỏi tốt trước và sau

khi đọc để tập trung lựa chọn những thông tin
tốt ngay từ đầu. Tìm bố cục lớn của văn bản
để có những nội dung tổng quát.

Mong muốn - Trong quá trình giao tiếp nên sư dụng cả phi
ngôn ngữ khi nghe thể hiện bằng nét mặt,
khắc phục những lực cản làm ảnh hưởng như
tiếng ồn. Khi nói có độ cao phù hợp them
những tiếng cười, sư dụng nghệ thuật khôi hài,
đúng chỗ, đúng lúc để làm tăng hiệu quả khi
trình bày.

2. Các kỹ Cần thiết - Tập hợp và hệ thông hóa thông tin the từng
năng thu chủ đề, từng lĩnh vực.
thập và xư - Tóm tắt một đoạn văn bản dài
lý thông tin
- Phân tích kiểm tra độ chính xác của thông tin,

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

phát hiện những thông tin trùng chéo, lựa chọn

thông tin có độ chính xác cao, mới và tin cậy.

3. Phẩm chất Cần thiết - Yêu cầu có ý thức vươn lên trong công việc.
cá nhân - Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong
công việc.

- Cẩn thận và chu đáo.

- giao tiếp cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần

thiết.

- Kín đáo.

- Năng động và linh hoạt.

2.5. Xây dựng bản mô tả cho công việc cụ thể

Bản mô tả công việc được xây dựng qua các bước sau:

Bước 1: mời chuyên gia phân tích công việc: am hiểu công việc đó, có khả năng
khái quát, quan sát.

Bước 2: Lập bảng hỏi sơ bộ: phát cho người trực tiếp thực hiện công việc

Bước 3: Thu lại và xư lý thông tin

Bước 4: Phỏng vấn

Bước 5: Quan sát

Bước 6: Xây dựng bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc

Bước 7: Duyệt bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc sau đó đưa ra công bố.

Hiện nay, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc thường được ghép
chung vào nhau bởi vì một số nội dung của 2 bảng này có một số tiêu chí trùng lặp nhau.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

Xây dựng bảng mô tả công việc cần xây dựng trên các tiêu chí:

1. Nhận diện công việc:

Chức danh công việc: cho ta biết vị trí công việc là gì? Từ đó sẽ quy định nên
nhiệm vụ và các yêu cầu chủa vị trí công việc.

Phòng ban: Để biết được chức danh công việc thuộc biên chế phòng, ban nào?

2. Tóm tắt công việc

Trình bày nhiệm vụ chung, tổng quát của vị trí công việc hay nói cách khác là mô
tả tóm tắt thực chất của công việc.

Ví dụ : Nhiệm vụ của người giáo viên là giảng dạy

3. Các mối quan hệ trong và ngoài đơn vị:

Quy định các mối quan hệ bên trong và ngoài đơn vị theo 3 nội dung sau:

Các bộ phận giám sát là người có trách nhiệm giám sát, kiểm tra thường là người quản
lý trực tiếp.

Thẩm quyền báo cáo: Quyết định sẽ báo cáo lên cấp nào trong tổ chức.

Mối quan hệ bên ngoài: Quyết định việc tiếp xúc, quan hệ với bên ngoài theo đặc điểm,
tính chất của vị trí công việc.

4. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính :

Liệt kê các nhiệm vụ chính phải thực hiện. Liệt kê từng trách nhiệm, chức năng nhiệm
vụ chính của công việc.

5. Quyền hạn: Chỉ định quyền tham gia, thảo luận, bàn bạc, đề xuất liên quan
đến công việc. Nên chỉ rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt
tài chính và nhân sự.

6. Chỉ số đánh giá công việc:

7. Các yêu cầu: liệt kê các yêu cầu theo các nội dung sau:

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

+ Bằng cấp, loại hình đào tạo?

+ Kinh nghiệm

+ Trình độ ngoại ngữ, các yêu cầu khác theo yêu cầu của công việc.

+ Yêu cầu về kỹ năng, kiến thức, thái độ, hành vi: Bao gồm quy định về phẩm
chất, khả năng, kỹ năng, phong cách, kiến thức chuyên môn, thái độ, sức khỏe…

+ Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm thêm
ca, thêm giờ, sự may rủi trong công việc, yêu cầu việc đi công tác…

Xây dựng bản mô tả công việc càng chi tiết giúp nhà quản lý có quyết định chính
xác trong bố trí sư dụng lao động, phân định rõ ràng nhiệm vụ của nhân viên theo từng
bộ phận tránh chồng chéo, trùng lặp.

Một bản mô tả cần tránh những điều chung chung: khi mô tả những nhiệm vụ và
trách nhiệm mà bạn cần ngừơi lao động thực hiện cần bảng mô tả càng chi tiết càng
tốt. Cân nhắc về lợi ích của nhân viên.

Bản mô tả cần đặt thứ tự ưu tiên: Khi đề ra danh sách các trách nhiệm và nhiệm
vụ hãy sắp xếp theo thứ tự quan trọng. Hãy bắt đầu với các kỹ năng cơ bản của công
việc sẽ được thực hiện như thế sẽ biết kỹ năng nào cần thiết cho việc thực hiện thành
công công việc, điều gì cần thiết và diều gì trên thực tế có thể không thích hợp.

Bản mô tả phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh giữa các
công việc khác và dễ hiểu.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

Ví dụ: Bản mô tả công việc Trưởng khoa Văn – Xã hội trường Đại học Khoa
Học- ĐHTN

Trường Đại học Bộ Phận Ban lãnh đạo

Khoa Học

Chức danh: Khoa Văn – Xã hội

Trưởng khoa

Mã số công việc

Tóm tắt công việc:

- Lãnh đạo và quản lý khoa theo nhiệm vụ, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tốt các
chương trình, kế hoạch đã đề ra; chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các hoạt
động của khoa. .

Định kỳ báo cáo kế hoạch thực hiện nhiệm vụ và tổng kết theo học kỳ và năm học;
kịp thời báo cáo những việc đã thực hiện do Nhà trường yêu cầu.

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng trực tiếp phụ trách.

Báo cáo gián tiếp

Bên ngoài Nội bộ Bên ngoài

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

Cô Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng

ng chúng, Công chúng,
các đối tác. các đối tác.
Trưởng
khoa V-XH

Các trưởng bộ môn và các bộ phận

khác.

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài

Chính quyền, - Tham gia các chương trình của địa phương, các hoạt động cộng đồng
Công chúng
giúp sinh viên cọ sát với thực tế. Quảng bá ảnh của khoa nói
hình
riêng, của trường nói chung để mọi người biết đến nhiều hơn.

Các đối tác - Mở rộng giao lưu với các khoa của các trường đại học khác để giao
lưu học hỏi.

- Tranh thủ sự đầu tư của các doanh nghiệp để mở rộng quan hệ của
khoa.

Các công việc, trách nhiệm liên quan bên trong

Ban lãnh Chịu trách nhiệm báo cáo hoạt động giảng dạy của khoa với hiệu
đạo
trưởng.

Các bộ phận - Phối hợp với các đơn vị khác trong trường, tổ chức thực hiện tốt các
khác chỉ thị, nghị quyết của cấp trên có liên quan, các công việc đột xuất do
Hiệu trưởng phân công.

- Phối hợp và tạo điều kiện để các tổ chức công đoàn, Đoàn Thanh
niên trong khoa thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của các tổ chức đó.
Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2
 Hoạt động phân tích công việc
- Phối
hợp
với
Phòng
Đào
tạo và
phòng
Khảo
Thí
đảm
bảo
chất
lượng

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

trong công tac đánh giá kết quả học tập, thực tế theo chương trình đào
tạo của các khóa học.

Các trách nhiệm chính

Nội dung

1. Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

- Quản lý cán bộ viên chức và người học thuộc khoa.

- Chủ động sư dụng các nguồn kinh phí được Hiệu trưởng phê duyệt hàng năm cho
khoa đúng mục đích, hiệu quả và đúng thủ tục tài chính theo các quy định hiện hành.

- Tổ chức xây dựng chương trình đào tạo cho các ngành thuộc khoa đào tạo và các
chương trình nghiên cứu khoa học của khoa để thông qua Hội đồng của trường và trình
Hiệu trưởng phê duyệt.

- Tổng hợp kế hoạch của các bộ môn thuộc khoa, phối hợp với phòng TCCB lập kế
hoạch xin tuyển dụng, bổ sung, bồi dưỡng cán bộ giảng dạy, các công chức khác để
báo cáo Hiệu trưởng.

- Chủ động thực hiện công tác thi đua khen thưởng kỷ luật trong phạm vi cấp khoa; có
quyền đề nghị Hiệu trưởng khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm những cá
nhân và tập thể do khoa quản lý.

- Quản lý sinh viên theo phân cấp

2. Công việc tác nghiệp:

- Lên các mục tiêu phấn đấu và kế hoạch giảng dạy, hoạt động của khoa.

- Giám sát, theo dõi quá trình giảng dạy của từng bộ môn.

- Ký duyệt các văn bản trong thẩm quyền.

- Duyệt chi trong bộ phận theo định mức.

- Tham gia giảng dạy chuyên môn theo quy định của trường.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

* Tác nghiệp với bên ngoài:

Đại diện cho khoa trong các hoạt động cộng đồng, các hoạt động do các doanh nghiệp
tư nhân, các doanh nghiệp lớn tổ chức để liên hệ nơi thưc tập cho sinh viên đồng thời
quảng bá hình ảnh của khoa và của trường.

Thu hút nguồn cho việc tuyển sinh.

3. Công việc quản lý bộ phận:

- Hoàn thiện các quy định của khoa.

- Tổ chức điều hành công việc của nhân viên trong khoa, kiểm tra chất lượng và đánh
giá hiệu quả công việc.

- Quản lý việc đào tạo và thực hiện các hoạt động giảng dạy khách quan và công bằng.

- Tạo môi trường làm việc tốt, phân bố nhân lực một cách hợp lý.

- Luôn lắng nghe, quan sát những nhu cầu của nhân viên và kết hợp với bộ phận nhân
sự của trường lên kế hoạch cho các cán bộ trong khoa đi học, bồi dưỡng nghiệp vụ.

4 . Công việc báo cáo: Định kỳ báo cáo các hoạt động lên Hiệu Trưởng, thực hiện chế
độ báo cáo theo quy định.

Quyền hạn

- Quản lý chung các hoạt động của khoa.

- Điều hành chung các hoạt động giản dạy và nghiên cứu khoa học của khoa

- Sắp xếp phân công lao động phù hợp với tình hình cán bộ viên chức của khoa và khả
năng chuyên môn của giảng viên.

- Ủy quyền giải quyết công việc cho phó trưởng khoa.

- Đề nghị hiệu trưởng nâng lương, chuyển ngạch, khen thưởng, kỷ luật can bộ viên
chức của khoa.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 2

 Hoạt động phân tích công việc

Đề nghị hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm các cán bộ viên chức của khoa.

- Tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá kết quả giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các
hoạt động chuyên môn của cán bộ viên chức trong khoa.

- Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản được trang bị trong khoa.

-Tổ chức, chủ trì hội nghị cấp khoa.

- Ký soát xét tới các chứng từ liên quan đến tài chính đề xuất hiệu trưởng duyệt.

- Ký duyệt chi các khoản thuộc chi phí của khoa, ký đề nghị sưa chữa, trang thiết bị vật
tư.

- Ký các công văn của Khoa gưi đi trong và ngoài nước theo quy định.

- Giấy giới thiệu cán bộ, công chức và sinh viên thuộc khoa đến các cơ sở trong nước
liên hệ, phối hợp nghiên cứu khoa học và đào tạo.

- Giấy mời các nhà khoa học, các báo cáo viên … đến báo cáo hoặc tham dự các sinh
hoạt học thuật thuộc các ngành và chuyên ngành do khoa quản lý.

Điều kiện làm việc:

- Làm việc tại văn phòng của Khoa Văn- Xã Hội- ĐHKH.

- Phương tiện làm việc: máy tính để bàn, máy tính cá nhân, điện thoại.

Yêu cầu về trình độ học vấn, chuyên môn: Tiến sĩ

Kinh nghiệm : Giảng dạy và nghiên cứu khoa học

Sức khỏe: Tốt.

Các yêu cầu khác: Có khả năng về quản lý và có uy tín

Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh
công việc đều được mô tả một cách chi tiết chính xác, cụ thể về trách nhiệm thực hiện
công việc cùng với các điều kiện cần thiết khác. Bản mô tả làm cơ sở để giúp người

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 3

 Hoạt động phân tích công việc

tuyển dụng biết chính xác mình mình cần nhân viên nhu thế nào, người làm việc biết
mình phải làm gì, làm như thế nào? Căn cứ vào bản mô tả nhà quản trị để đánh giá và
hoàn thành công việc, thông qua bản mô tả người quản lý nhận biết về sự chồng chéo,
trùng lặp trong công việc và nhà quản lý sư dụng các phương pháp phân tích khác nữa
để điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch cho đào tạo giai đoạn
tiếp theo.

KẾT LUẬN
Quá trình phân tích công việc là một khâu khá quan trọng mà mọi nhà quản lý
đều phải quan tâm.Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc
điểm của công việc nếu không phân tích công việc nhà quản trị sẽ gặp nhiều khó khăn,
không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ các hoạt động của tổ chức mình. Trước khi phân
tích công việc chúng ta phải nghiên cứu kỹ các công việc bằng các cách khác nhau.
Trong quá trình phân tích công việc có 2 việc chúng ta phải làm là xây dựng bản mô tả
công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho từng đầu công việc cụ thể tùy vào đặc trưng
công việc, khi xây dựng 2 tài liệu liên quan trên chúng ta phải nắm được một loạt các kỹ
năng và phương pháp thu thập thông tin, cũng như nắm vững được trình tự phân tích
công việc để tiến hành phân tích có hiệu quả..Bản mô tả công việc là một tài liệu quan

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 3

 Hoạt động phân tích công việc

trọng cung cấp thông tin liên đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể
của công việc, là văn bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà công nhân phải
thực hiện và kỳ vọng của nhà quản lý với nhân viên nên khi phân tích cần mô tả khá chi
tiết.

Trong tương lai công nghệ kỹ thuật thay đổi nhanh chóng, cạnh tranh toàn cầu
ngày càng gay gắt, trình độ lành nghề và yêu cầu của nhân viên ngày càng cao…đã làm
cho công việc, cách thức tổ chức doanh nghiệp và thực hiện công việc thay đổi theo
chiều hướng khác nhau. Thay đổi về công việc dẫn đến thay đổi về tổ chức thực hiện
cùng với yêu cầu phân tích công việc chúng ta phải nắm bắt kịp thời để có sự phân tích
phù hợp.

Phân tích công việc được xem như là nền tảng và cũng là điểm khởi đầu của
nhiều hoạt động quản lý nhân sự, là công cụ cần thiết của mọi chương trình quản trị
nguồn nhân lực, là điều kiện cơ bản nhất để triển khai chiến lược nguồn nhân sự trong
mọi tổ chức.

Em xin cảm ơn giảng viên Nguyễn Thanh Huyền đã giúp đỡ em trong quá
trình làm bài. Niên luận còn nhiều thiếu sót rất mong sự góp ý của các thầy, cô giáo
và các
bạn. Em xin chân thành cảm ơn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân sự (human resource management). Chương 3.

[2]. Trần Kim Dung, Quản trị nguồn nhân lực (human resource management).

Chương 3. Nhà xuất bản thống kê, 2006.

[3] PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Giáo trình Quản trị [5] http://CEO.vn
Chương 2. Nhà xuất bản Hà Nội, 2007.

[4] http://www.macconsult.vn

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 3

 Hoạt động phân tích công việc
nhân lực trong doanh nghiệp.

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 3

 Hoạt động phân tích công việc

[6] http://www.ketnoisunghiep.vn

[7] http://NQcenter.vn

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 3

 Hoạt động phân tích công việc

Sinh viên Khương Thị Hương KHQL 3