‫مكتب إدارة المشاريع )‪(PMO-03A‬‬

‫المشروع‬ ‫بدء‬ ‫وثيقة‬

‫‪Project‬وع‬
‫‪Charter‬بدء املشر‬
‫الم‬ ‫تعريف‬ ‫وثيقة‬
‫وثيقة‬

‫وثيقة بدء املشروع‬ ‫اسم المشروع‬

‫رقم المشروع‬

‫التاريخ‬

‫مكونات وثيقة بدء المشروع‬

‫ميثاق المشروع ‪3 ................ ................................ ................................‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪ .1‬ميثاق المشروع ‪3.........................................................................................‬‬

‫‪ .2‬جدول الخطة الزمنية للمشروع ‪4 ........................... ................................ ................................‬‬

‫‪Page 1 of 11‬‬
 ‫‪5‬‬ ‫‪ .1‬خطوط األساس‬

‫‪ .1 .3‬خط أساس النطاق‪ :‬تنفيذ مراحل المشروع‪5 .........................................................................................................................‬‬

‫‪ .2 -3‬خط األساس الزمني‪ .‬الجدول الزمني التفصيلي للمشروع ‪6 ......................................................................................................‬‬
‫‪ 3/3‬الية التغيير على خطوط أساس النطاق والجدول الزمني ‪6 ..........................................................................................................‬‬

‫‪6‬‬ ‫‪ .2‬الحوكمة للمشروع‬

‫‪ 4.1‬سياسات المشروع وضوابط الحوكمة ‪7 .................................................................................................................................‬‬

‫‪ 4.2‬تسليم المخرج‪ /‬التسليمة لإلدارة‪7 ........................................................................................................................................‬‬
‫‪ 5.4‬الهيكل التنظيمي ‪8 ...........................................................................................................................................................‬‬
‫‪ 5.6‬مصفوفة الصالحيات ‪9 ......................................................................................................................................................‬‬

‫‪.3‬خطة االتصال والتكامل ‪9‬‬

‫‪ 6،1‬جدول االجتماعات والتقارير ‪9 ............................................................................................................................................‬‬

‫‪9‬‬ ‫‪ .4‬خطة إدارة المخاطر‬

‫‪ 7،1‬تعريفات ‪9 .....................................................................................................................................................................‬‬
‫‪ 7،2‬أهداف إدارة المخاطر ‪10 ...................................................................................................................................................‬‬
‫‪ 7،3‬رصد المخاطر وتتبعها ‪10 .................................................................................................................................................‬‬
‫سجل المخاطر‪15 ................................................................................................................................................................. :‬‬

‫‪Page 2 of 11‬‬
 ‫‪.1‬ميثاق المشروع‬

‫اسم المشروع‪:‬‬ ‫معلومات مالك المشروع‬

‫مالك المشروع‪:‬‬

‫البريد اإللكتروني‪:‬‬
‫رقم الجوال‪:‬‬
‫نوع المشروع‬

‫أهداف المشروع‬

‫التسليمات‪ /‬المخرجات‬

‫اسم مدير المشروع‬

‫مدة المشروع‬

‫تاريخ بدء المشروع‬

‫تاريخ االنتهاء من المشروع‬

‫الميزانية المطلوبة‬

‫‪Page 3 of 11‬‬
 ‫‪ .2‬جدول الخطة الزمنية للمشروع‬

‫‪Page 4 of 11‬‬
 ‫‪ .3‬خطوط األساس‬
‫‪ .1 .3‬خط أساس النطاق‪ :‬تنفيذ مراحل المشروع‬
‫تاريخ انتهاء‬ ‫المرحلة‬ ‫التسليمات ‪ /‬المخرجات‬
‫تاريخ بدء المرحلة‬ ‫م‬
‫المرحلة‬ ‫‪Phase‬‬ ‫‪Deliverables‬‬

‫‪1‬‬

‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬

‫مالحظات‪:‬‬
‫‪ .1‬يشكل هيكل خط األساس لنطاق العمل‪ ،‬والذي يشمل كل مخرجات و تسليمات المشروع‪.‬‬
‫‪ .2‬أي أعمال يتم طلبها غير مشمولة بخط أساس نطاق العمل المشروع تخضع لطلب تغيير ويتم دراسة تأثيرها من‬
‫ناحية الزمن والكلفة من طرف قسم تنفيذ بالمشاريع وإعتمادها بعد موافقة مكتب إدارة المشاريع ‪ PMO‬على‬
‫إضافة الزمن والكلفة على المشروع حسب اإلجراءات النظامية المتبعة‪.‬‬
‫‪ .3‬مكتب إدارة المشاريع‪ PMO‬هو المنوط بالبت في إجراءات التغيير على نطاق العمل وما يصحبها من أثر زمني‬
‫ومالي‪.‬‬

‫‪ .2 -3‬خط األساس الزمني‪ .‬الجدول الزمني التفصيلي للمشروع‬

‫‪ ‬يلتزم مدير المشروع بإرفاق خط األساس الزمني عند اكمال وثيقة بدء المشروع‪.‬‬

‫‪ 3/3‬الية التغيير على خطوط أساس النطاق والجدول الزمني‬

‫في حال تقدير مدير المشروع لطلب تغيير على خط اساس النطاق او الجدول الزمني‪ ،‬المنبثقة من نتائج إدارة سجالت‬
‫المخاطر وتقارير سير المشروع ‪ ،‬فإنه يقوم بالتالي‪:‬‬

‫‪ .1‬اعداد دراسة لتأثير التغيير على نطاق العمل (زيادة او نقصان في المخرجات)‪ ،‬والجدول الزمني (تسليم مبكر او‬
‫متأخر)‪ ،‬والكلفة (زيادة او نقصان)‪ ،‬وأثر ذلك على باقي الموارد (البشرية والمواد)‪ ،‬ورفع تقرير بذلك لمكتب إدارة‬
‫المشاريع ‪ PMO‬للتوجية‪.‬‬
‫‪ .2‬يقوم مكتب إدارة المشاريع ‪ PMO‬بتحليل الدراسة والتوجيه بقبول التغيير او رفضه ضمن الخيارات المتاحة‪.‬‬

‫‪Page 5 of 11‬‬
 ‫‪ .4‬الحوكمة للمشروع‬
‫‪ 4.1‬سياسات المشروع وضوابط الحوكمة‬
‫• يمنع على مدير المشروع قبول الهدايا اطالقا من المقاول أيا كان قيمتها اذا كان تنفيذ المشروع خارجيا‪.‬‬
‫• االجتماعات االستثنائية المرتبطة بالمشروع ي يتم تدوينها في محضر داخلية‪.MOM‬‬

‫‪ 4.2‬تسليم المخرج‪ /‬التسليمة لإلدارة‬

‫بعد استيفاء شروط المشروع لتلك المرحلة‪ ،‬يقوم مدير المشروع بتسليم المخرج إلى مكتب ‪ ،PMO‬والذي يقوم بدوره‬
‫بمراجعته الستيفاء المالحظات‪ ،‬وإعادة المخرج في حال وجود مالحظات لتعديلها‪.‬‬
‫يكون االعتماد على شكل مذكرة تسليم يوقع عليها مدير المشروع مع توقيع مدير مكتب ‪.PMO‬‬
‫يقوم مكتب ‪ PMO‬بعد انتهاء مرحلة المشروع‪ ،‬بعمل مذكرة إغالق للمرحلة تتضمن اإلشارة الى التسليمات المقبولة‬
‫واعتماد مدير مكتب ‪ PMO‬إلغالق المرحلة‪.‬‬

‫‪ 5.4‬الهيكل التنظيمي‬

‫مستوى التوجيه‬
‫مكتب ‪PMO‬‬

‫مالك المشروع(‪)..‬‬
‫اإلدارة العليا‬

‫مستوى القيادة‬ ‫مدير المشروع(‪)...‬‬

‫‪ -1‬مستوى التوجيه ‪:‬‬

‫‪Page 6 of 11‬‬
 ‫مهام مكتب إدارة المشاريع ‪:PMO‬‬
‫• الجهة األعلى للتصعيد واالعتماد‪.‬‬
‫• االشراف والتوجيه والضبط االستراتيجي وتعريف القيمة والتغيير‪.‬‬
‫• اعتماد التغيير خالل المشروع‪.‬‬
‫• اعتماد آلية تجاوز المخاطر‪.‬‬
‫• تقديم الدعم المطلوب لتذليل الصعوبات‪.‬‬

‫مهام مدير المشروع‪:‬‬

‫تحضير الخطط واعتمادها من مكتب إدارة المشروعات ‪. PMO‬‬ ‫•‬
‫قيادة وإدارة فرق التشغيل واالشراف اليومي على االعمال ‪.‬‬ ‫•‬
‫إعداد التقارير بشكل دوري ورفع المخاطر والعقابات لمكتب إدارة المشروعات ‪.PMO‬‬ ‫•‬
‫استالم المخرجات من فرق العمل والتأكد من مطابقتها للموصافات و المتطلبات التعاقدية وتفعيل اعتمادها‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ 5.6‬مصفوفة الصالحيات‬
‫ويكون هناك خمسة صالحيات منوطة للعمل على المشروع ‪:‬‬
‫التنفيذ ‪ :‬تحديد الشخص الذي ينفذ وينتج المخرجات ‪.‬‬ ‫‪-1‬‬
‫االعتماد ‪ :‬تحديد الذي يتحمل المسؤولية النهائية وله حق الموافقة والرفض ‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫االشراف والتوجيه‪ :‬تحديد الشخص الذي يوجه بالقرارات واإلجراءات التي يجب اتخاذها لتنفيذ المخرجات‪.‬‬ ‫‪-3‬‬
‫المراجعة ‪ :‬تحديد الشخص الذي يقوم بمراجعة الجوانب المتعلقة بالمخرجات ‪.‬‬ ‫‪-4‬‬
‫المشورة ‪ :‬تحديد الشخص الذي ستتم استشارته في الجوانب الفنية ‪.‬‬ ‫‪-5‬‬

‫‪Page 7 of 11‬‬
 ‫الفريق‬ ‫مدير المشروع‬ ‫مكتب إدارة‬ ‫النشاط‬ ‫م‬
‫المشاريع ‪PMO‬‬

‫‪1‬‬

‫‪2‬‬

‫‪3‬‬
‫‪4‬‬

‫المهام والمسؤوليات ‪:‬‬

‫• متابعة تنفيذ خطة المشروع التفصيلية والتنسيق لتوريد مخرجات المشروع حسب الجدول الزمني‪.‬‬
‫• القيام بالتنسيق والتنظيم الالزم لتيسير أعمال المشروع‪.‬‬
‫• عمل التقارير الدورية عن حالة المشروع ونسبة التنفيذ ووضع المخاطر والقضايا المفتوحة ومشاركتها‬
‫مع المعنيين لضمان معالجة الحاالت واغالق القضايا في موعدها‪.‬‬
‫• تصعيد الحاالت المستعصية حلها لمالك المشروع ضمن منهجية التصعيد وطلب الدعم الالزم‪.‬‬
‫• إدارة عمليات االتصال بين أعضاء الفريق‪.‬‬

‫ويتم تحديد كل شخص ومهمته باأللوان المعتمدة للجدول كما هو موضح ‪.‬‬

‫‪Page 8 of 11‬‬
 ‫‪ 6‬خطة االتصال والتكامل‬
‫‪ 6،1‬جدول االجتماعات والتقارير‬
‫المسؤول‬ ‫تكرار التسليم ‪ -‬الموقع‬ ‫المحتوى‬ ‫المستلم‬ ‫البيان‬
‫اجتماعات المشروع‬

‫عرض خطة العمل واالتفاق على المنهجية‬ ‫مكتب ‪PMO‬‬

‫مدير المشروع‬ ‫مرة واحدة أول المشروع‬ ‫اجتماع بدء المشروع‬
‫والتسليمات‬ ‫مدير المشروع‬

‫مراجعة حالة المشروع العليا‪ ،‬البت في القضايا‬ ‫مكتب ‪PMO‬‬

‫مكتب ‪PMO‬‬ ‫عند الحاجة‬ ‫اجتماع اإلدارة العليا‬
‫العالقة والمفتوحة وتوجيه المخاطر الرئيسية‬ ‫مديرالمشروع‬

‫مدير المشروع‬ ‫مراجعة حالة المشروع التفصيلية وخطة العمل‬ ‫مكتب ‪PMO‬‬ ‫اجتماع متابعة حالة المشروع‬
‫شهري‬
‫وتحديث سجالت القضايا والمخاطر‬ ‫مدير المشروع‬ ‫العادي‬

‫مدير المشروع‬ ‫مرة واحدة آخر المرحلة ‪-‬‬ ‫تأكيد التسليمات ومراجعة الدروس المستفادة‬ ‫مكتب ‪PMO‬‬ ‫اجتماع اغالق المرحلة ‪-‬‬
‫المشروع في موقع اإلدارة‬ ‫وخطة العمل للمرحلة الالحقة‬ ‫مدير المشروع‬ ‫المشروع‬

‫مقارنة الوضع العملي بالمخطط‪ ،‬حالة‬ ‫مكتب ‪PMO‬‬

‫مدير المشروع‬ ‫اسبوعي ‪ -‬عبر البريد‬
‫التسليمات‪ ،‬أعمال األسبوع الماضي مع األعمال‬
‫االلكتروني بعد االجتماع‬ ‫مدير المشروع‬ ‫تقرير حالة المشروع‬
‫المخططة لألسبوع القادم‪ ،‬سجالت المشروع‬
‫االسبوعي‬
‫المحدثة‪.‬‬

‫‪ 7‬خطة إدارة المخاطر‬

‫‪ 7،1‬تعريفات‬
‫• المخاطر‪ :‬هي اشياء قد تحدث وقد ال تحدث في المستقيل وريما يكون لها أثر على المشروع‪.‬‬
‫• ادارة المخاطر‪ :‬هي عملية تحديد وتحليل واالستجابة للمخاطر وتتبعها‪.‬‬
‫• خطر المطابقة‪ :‬خطورة تحقيق المواصفات الفنية المطلوبة في إنجاز عمل ما او خطورة مخالفة القوانين والتشريعات الخاصة‬
‫بعمل ما‪.‬‬
‫• خطر خارجي‪ :‬تغير في أولويات الحكومة‪ ،‬او التغير في القوانين والتشريعات‪.‬‬
‫• خطر مالي‪ :‬عجز في الميزانية‪ ،‬زيادة غير متوقعة في تكاليف تنفيذ عمل ما‪.‬‬
‫• خطر التخطيط‪ :‬وضع أهداف صعبة التحقيق أو خطأ في تقدير حجم الموارد المطلوبة لتحقيق الهدف (الموارد البشرية‪ ،‬الموارد‬
‫المالية‪ ...‬الخ)‪.‬‬
‫• خطر تشغيلي‪ :‬سوء تقدير في تحديد المؤهالت البشرية المطلوبة‪ ،‬أو خطأ في توزيع المهام والمسؤوليات‪.‬‬
‫• خطر التنفيذ‪ :‬التأخير في تنفيذ المشروع‪ ،‬أخطاء فنية في التنفيذ‪ ،‬او خطر ناتج عن تغير طرق العمل‪ :‬تغيير في برامج العمل‪.‬‬
‫• المخاطر اإلستراتيجية‪ :‬مخاطر ناتجة عن قرارات خاطئة تؤثر على أولويات العمل‪.‬‬

‫‪Page 9 of 11‬‬
 ‫‪ 7،2‬أهداف إدارة المخاطر‬
‫• مراقبة المشروع لتحديد المخاطر الجديدة والمتغيرة‪.‬‬
‫• تفهم وتقليل اثار مخاطر المشروع على التكلفة والجوانب األخرى‪.‬‬
‫• تركيز انتباه االدارة على المخاطر ذات االولوية القصوى‪.‬‬
‫• ضمان اتخاذ القرارت المتعلقة بالمخاطر على المستوى المالئم للسلطة‪.‬‬
‫• االتصال مع فريق المشروع واصحاب المصلحة بوضوح فيما يتعلق بالمخاطر‪.‬‬
‫• االحتفاظ بسجل واضح ودقيق للمخاطر خالل دورة حياة المشروع‪.‬‬
‫‪ 7،3‬رصد المخاطر وتتبعها‬
‫يقوم مدير المشروع بتحديد المخاطر بحيث يتم مراعاة ما يلي ‪:‬‬
‫‪ o‬الرجوع للمشاكل السابقة التي وقعت في برامج مشابهة "في حال وجودها"‪.‬‬
‫‪ o‬تحديد المخاطر في البداية دون النظر لمدى تأثيرها أو احتمالية وقوعها‪.‬‬
‫‪ o‬ثم يقوم مدير المشروع بتحديد‪:‬‬
‫مدى احتمالية حدوث الخطر وبتحديد مدى تأثير حدوث الخطر على المشروع كالتالي‪:‬‬

‫ضعيفة‬ ‫متوسطة‬ ‫عالية‬ ‫عالية جدا‬

‫يتم تقدير مدى أهمية الخطر وضرورة اتخاذ إجراء بخصوصه من خالل توقيع النقطتين السابقتين على مصفوفة تموضع المخاطر‪:‬‬

‫عالية‬ ‫عالية‬ ‫عالية‬ ‫مهمة‬ ‫مهمة‬

‫جدا‬
‫عالية‬ ‫متوسطة‬ ‫عالية‬ ‫عالية‬ ‫مهمة‬
‫احتمالية الحدوث‬

‫متوسطة‬ ‫غير‬ ‫متوسطة‬ ‫عالية‬ ‫عالية‬

‫مهمة‬

‫ضعيفة‬ ‫غير‬ ‫غير‬ ‫متوسطة‬ ‫عالية‬

‫مهمة‬ ‫مهمة‬
‫ضعيفة‬ ‫متوسطة‬ ‫عالية‬ ‫عالية جدا‬

‫التأثير‬

‫‪Page 10 of 11‬‬
 ‫يتم إتباع إجراءات مختلفة حسب أهمية الخطر وذلك كما يلي‪:‬‬
‫➢ عالية جدا‪ :‬ضرورة أن يكون هناك إجراءات مراقبة صارمة على هذا الخطر وتقرير دوري عن سير العمل وتوثيق لكل‬
‫اإلجراءات الالزم إتباعها لمنع حدوث هذا الخطر وإجراء مراجعة دورية على سير تحقيق النشاط او الهدف‬
‫➢ عالية‪ :‬ال بد من وجود إجراءات متابعة للخطر وعمل تقارير دورية عن سير العمل لتحقيق العمل ومتابعته بشكل مستمر‬
‫➢ متوسطة‪ :‬ال بد من أخذ الحيطة والحذر من الوقوع في الخطأ وقد يكون هناك متطلبات يجب تنفيذها لمنع وقوعه وال حاجة‬
‫لمراجعة مكثفة لسير العمل‪.‬‬
‫➢ ضعيفة‪ :‬قد ال يكون الخطر في هذه الحالة بحاجة لمتابعة أو اتخاذ إجراءات محددة بخصوصه كون تأثيره ضعيف على تحقيق‬
‫الهدف وقد يكون بحاجة إلى متابعة محدودة جدا لعدم حدوثه‪.‬‬
‫يتم استعراض سجل المخاطر ومصفوفة تموضع المخاطر في كل اجتماع دوري‪ ،‬مع ابراز المخاطر "المهمة" والتصعيد عليها‪.‬‬

‫سجل المخاطر‪:‬‬

‫خطة "تخفيق‬
‫خطة "الطوارئ"‬ ‫الضرر او‬ ‫التصنيف "حسب‬
‫تاريخ‬ ‫درجة‬ ‫احتمالية‬
‫مالحظات‬ ‫المسؤول‬ ‫‪contingency‬‬ ‫التفادي"‬ ‫مصفوفة تموضع‬ ‫وصفه‬ ‫الخطر‬
‫االستحقاق‬ ‫التأثير‬ ‫الحدوث‬
‫‪plan‬‬ ‫‪mitigation‬‬ ‫المخاطر"‬
‫‪plan‬‬

‫‪Page 11 of 11‬‬