KICK OFF MEETING BUDGET

1Y5Y (2025-2029)
PT ADARO INDONESIA
22 May 2024
Ground Rules
- Hadir Tepat Waktu

- Fokus

- Mendengarkan dengan Seksama

- Berpartisipasi Aktif dan Jangan Ragu

- Untuk peserta online via Microsoft Teams:

• Aktifkan tombol “Mute” jika tidak sedang mengemukakan pendapat/pertanyaan
• Tekan tombol “Raise Hand” untuk mengajukan pertanyaan

2
 • PIC BUDGET

Click to edit divider

• TIMELINE

title
• GENERAL ASSUMPTIONS
• KEY HIGHLIGHT
 PIC BUDGET

2025
Division Division Head Department Department Head
PIC Budget PIC Division
1. Mashuri
Plant Production Department Putih Fajariyadi (Conc.)
2. Sugeng Susilo
1. Arief Andarwan 1. Ahmad Yusuf
CBPL Division H: Putih Fajariyadi Plant Maintenance Department Zulfan Iskandar Gultom
2. Andre Assy Sahar 2. Andre Assy Sahar
1. Lintang Hapsari
CPBL Support Department Ahmad Helmi
2. Ahmad Yusuf
1. Denny Rylwan Fakhrezi
Mining Operations Denny Widihatmoko (Conc.)
2. M. Zainul Arifin
1. Mahgiat Helmi
H: Denny Mine Services Department Sofyan Hadi
Mining Operations 2. Hary Fitrianor 1. Damar Septiawan
Widihatmoko
Division 1. Fiddina Yusfida'ala Fawzy 2. Anditia Ekadesfridaya Burane
(Conc.) Coal Product Assembly Department Rahmat Diansyah F
2. Ronny Lukmana Putera
Road Construction & Maintenance 1. Syamsu Rijal
Bakhtiar Isrori
Department 2. Eko Hary Kurniawan
1. Misnandani
Strategic Planning Department Rizki Kemarajaya
2. Auliya Syifa Annisa
1. Astur Kurniawan
Mine Planning Department M. Anurian Anjar
2. Rahadian Her Jati Kuncara
Technical Services H: Wahyu Sulistyo Geotechnical Department 1. Chandra Dwi Wiratno
Patmo Nugroho Hadi Syuhara
Division (Conc.) 2. Didit Nur Arif
1. Mevi Ayuningtyas
Mine Readiness Department Moh. Nuhnaradita Saleh
2. Yogi Suryo Setyo Putro
1. M. Icksan Ade Prasetyo
Coal Product QAQC & Lab Department Freddy Jul Pribadi
2. Yandri Tarigan

4
 PIC BUDGET (Cont’d)
2025
Division Division Head Department Department Head
PIC Budget PIC Division
1. Wenny Wulandani
HSE Development Department Mursal Hadi Harahap
2. Citra Fratiwi
1. Taufik Rohman
HSE Operations Department Ronny P Tambunan
2. Dedy Domis
H: Suhernomo
(Conc.) 1. Niken Emelia Oktaviani 1. Dian Sugiharto
HSE Division HSE Compliance Department Mekka Riadhah
DH: Didik 2. Hanifullah Habibie 2. Syamsul HSE
Triwibowo
Mine Rehabilitation & Reclamation 1. Wendy Sokendera
Dwi Yuli Hastuti
Department 2. Nina Hersi Kuswanti
1. Syamsul HSE
HSE Strategic Development Section Dian Sugiharto
2. Erda Wati

1. Teguh Kusumantono
Human Resources Department Teguh Kusumantono
2. Dony Yulia R
H: Syahka Abiaji
HR&GA Division 1. Dedy Tetchok F
General Affairs Department Syahka Abiaji (Conc.)
2. Bidari C Tarakanita

H: Virsa Chrysant
HRGA Jakarta Tuti Magdalena 1. Martha Siahaan
Batti
1. Fidya Anindya Jati Anggit S.
Management System Department Kotama Guritno (Conc.)
2. Andryanto Sudirman
Management
1. Ika Nur Syafitri
Improvement & IT H: Kotama Guritno Business Process Improvement Department Kotama Guritno (Conc.) Kotama Guritno
2. Rosmelia Cipta Primandani
Division
1. Nuvi Aditama
IT Operation & Development Department Herdiansyah
2. Herdiansyah 5
PIC BUDGET (Cont’d)

2025
Division Division Head Department Department Head
PIC Budget PIC Division
1. Alif Ardy Saputra
Land Management Department Iwan Ridwan
2. M Distyan Afriwijaya
Community Relations & Mediation 1. Natalina
Djoko Soesilo
External Relations H: Rinaldo Department 2. Sakdiah Fidya Erlina
Farah Aulia Casela
Division Kurniawan 1. Heriyanto Andilolo
Corporate Social Responsibility Department Firmansyah
2. Andri Hamdani
1. Eka Nurdiansyah
Government Relations Department M. Antoni Kurniawan
2. Sheearly Yuliana

1. Zulpikar Muchtar
Procurement Strategic Soucing Department Benediktus Hendrawan
2. Regina Theodora

1. Wahyudi
Procurement Reguler Sourcing Department Magdalena Wisupeno
2. Aliyansyah

Fuel:
Procurement & 1. Widyawati Surya RI
H: Lisa Widjaja
Logistics Division Inbound Logistics & Inventory Department 2. Imanuel Trisno Rante
Ferry Arthantya L.
(Fuel) Non Fuel:
1. Frans Ramadhan Putra
2. Sigit Heru Baskoro

1. Ilham Tanjung
Contract & Vendor Management Department Stefen
2. Siti Mentari Dini

6
 PIC BUDGET (Cont’d)

2025
Division Division Head Department Department Head
PIC Budget PIC Division
1. Dian Sundari
Finance & Accounting Jakarta Department Dian Sundari (Conc.)
Finance & H: Bernadette 2. Sola Gracia
Accounting Division Niken 1. Fairuz Zabady
Finance & Accounting Kalimantan Department Fairuz Zabady
2. Sri Maniwi
1. Nadia Klarita
Marketing Division H: Cameron Tough Marketing Jakarta Cameron Tough
2. Novriza Zen
H: Richard Willem 1. Edwin Gusviandha
Others External Relation Jakarta Fadjar Widijanta
Tampi 2. Hanifah Muslimah
1. Andi Indratno
Others Internal Audit Andi Indratno
2. Elysabet Meryane H.
1. Evi Riyanti
Others Legal Jakarta Sylvia Trianasari
2. Vanessa Yolanda
1. Rusmiyati Kartanegara
Others Tax Jakarta Rusmiyati Kartanegara
2. Dewi Kartika
1. Bernadette Niken S
Others Management
2. Dian Sundari

7
 TIMELINE BUDGET CYCLE 2025

May June July Aug Sept Oct Nov Dec

Activity
1 6 13 20 27 3 10 17 24 1 8 15 22 29 1 8 15 22 2 9 16 23 7 14 21 28 4 11 18 25 2 9 16 23
Pre-Kick-Off Meeting Budget 1Y5Y - BoD 16
Kick-Off Meeting Budget 1Y5Y - All Department 22
Final data submission OPEX & CAPEX (1 Year Plan 2025) 22

Budget Department Meeting with Budget Team to Discuss Proposed Budget 2025 1-11
Submission BC 1Y Production Plan 6
Gather 1Yr Production Plan 20
Gather 1Yr Sales Plan 3
Submission BC 5Y Production Plan 20
Gather 5Yrs Production Plan 4
Gather 5Yrs Sales Plan 18
Final data submission CAPEX (5 Years Plan 2025-2029) 4
1st Draft -Budget 1Y5Y to BOD AI 30
2nd Draft - Budget 1Y5Y to BOD AI 18
3rd Final Draft - Budget 1Y5Y to BOD AI 27
FINAL - Present Budget 1Y5Y to BOD AE 2
Submit RKAB 2025 to RKAB Team Site 27
Work Plan and Circular Resolution Effective Date 16

8
PRESENT PROPOSED BUDGET

Date & Time

Activity
WIB WITA
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX HSE Division to Budget Team - Part 1
1 July 2024 1 July 2024
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Legal Department to Budget Team
HSE Development 09.00 - 10.30 WIB 10.00 - 11.30 WITA
Legal 10.30 - 11.30 WIB
HSE Operations 13.00 - 14.30 WIB 14.00 - 15.30 WITA
HSE Strategic 14.30 - 15.30 WIB 15.30 - 16.30 WITA
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX HSE Division to Budget Team - Part 2
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Internal Audit Department to Budget Team 2 July 2024 2 July 2024
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX External Relations Division to Budget Team - Part 1
Mine Rehabilitation & Reclamation 09.00 - 11.00 WIB 10.00 - 12.00 WITA
Internal Audit 11.00 - 12.00 WIB
HSE Compliance 13.00 - 14.30 WIB 14.00 - 15.30 WITA
Community Relations & Mediation 14.30 - 16.00 WIB 15.30 - 17.00 WITA
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX External Relations Division to Budget Team - Part 2
3 July 2024 3 July 2024
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX External Relations JKT to Budget Team
Land Management 09.00 - 10.30 WIB 10.00 - 11.30 WITA
External Relations JKT 10.30 - 12.00 WIB
Corporate Social Responsibility 13.00 - 15.00 WIB 14.00 - 16.00 WITA
Government Relations 15.00 - 16.30 WIB 16.00 - 17.30 WITA

9
PRESENT PROPOSED BUDGET (Cont’d)

Date & Time

Activity
WIB WITA
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Procuremet & Logistics Division to Budget Team 4 July 2024 4 July 2024
Inbound 09.00 - 11.00 WIB 10.00 - 12.00 WITA
Regular Sourcing 11.00 - 12.00 WIB
Strategic Sourcing 13.00 - 14.00 WIB
Contract & Vendor Management 14.00 - 15.00 WIB
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX MI IT Division to Budget Team
5 July 2024 5 July 2024
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Tax Departement to Budget Team
IT 08.30 - 10.30 WIB 09.30 - 11.30 WITA
Tax 10.30 - 11.30 WIB
BPI 13.00 - 14.30 WIB 14.00 - 15.30 WITA
Management System 14.30 - 16.00 WIB 15.30 - 17.00 WITA
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Mining Operations Division to Budget Team - Part 1 8 July 2024 8 July 2024
Mining Services 09.00 - 11.00 WIB 10.00 - 12.00 WITA
Mining Operations 12.30 - 14.30 WIB 13.30 - 15.30 WITA
Coal Product Assembly 14.30 - 16.00 WIB 15.30 - 17.00 WITA

10
PRESENT PROPOSED BUDGET (Cont’d)

Date & Time

Activity
WIB WITA
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Mining Operations Division to Budget Team - Part 2
9 July 2024 9 July 2024
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Technical Services Division to Budget Team - Part 1
Road Construction & Maintenance 09.00 - 11.00 WIB 10.00 - 12.00 WITA
Mine Readiness 12.30 - 13.30 WIB 13.30 - 14.30 WITA
Geotechnical 13.30 - 15.00 WIB 14.30 - 16.00 WITA
Strategic Planning 15.00 - 16.00 WIB 16.00 - 17.00 WITA
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Technical Services Division to Budget Team - Part 2
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX Marketing Division to Budget Team 10 July 2024 10 July 2024
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX HRGA JKT to Budget Team
Mine Planning 09.00 - 10.30 WIB 10.00 - 11.30 WITA
Marketing 10.30 - 12.00 WIB
Coal Product QAQC & Lab 13.00 - 14.30 WIB 14.00 - 15.30 WITA
HRGA JKT 14.30 - 16.00 WIB
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX CPBL Division to Finance Team
11 July 2024 11 July 2024
Present Proposed Budget OPEX and CAPEX HRGA Division to Budget Team
CPBL 09.00 - 11.00 WIB 10.00 - 12.00 WITA
HR KLM 12.30 - 14.00 WIB 13.30 - 15.00 WITA
GA KLM 14.00 - 15.30 WIB 15.00 - 16.30 WITA

11
GENERAL ASSUMPTIONS
GENERAL ASSUMPTIONS BUDGET 2025 - 2029

Description UoM Budget 2025 Budget 2026 Budget 2027 Budget 2028 Budget 2029

Brent $/BBL 80.00 80.00 72.00 72.00 72.00

MOPS – SGO500ppm $/BBL 98.00 98.00 90.00 90.00 90.00
FAME Fuel Content % 35% 35% 35% 35% 35%
HSD Fuel Content % 65% 65% 65% 65% 65%
Transport Cost SIN-KLN $/Liter 0.05 0.05 0.05 0.05 0.05
Fuel Price **) $/Liter 0.71 0.71 0.66 0.66 0.66
Exchange Rate IDR/USD 15,500 15,200 15,200 15,200 15,200
Inflation Rate (USD) - 80% % 3.00 3.00 3.00 3.00 3.00
Inflation Rate (IDR) - 20% % 3.00 3.00 3.00 3.00 3.00
Inflation Rate % 3.00 3.00 3.00 3.00 3.00
Term SOFR - 3M % 4.88 4.09 4.09 4.09 4.09
**) include PBBKB 10%

12
PEDOMAN ANGGARAN BELANJA SENTRALISASI

Kebijakan ini dibuat untuk mengatur sentralisasi anggaran belanja PT Adaro Indonesia yang berkaitan dengan sumber
daya manusia, penunjang operasional perusahaan dan Information Technology (IT).

Seluruh Departemen PT Adaro Indonesia dihimbau untuk:

1. Mensentralisasikan anggaran belanja yang berkaitan dengan hal di bawah ini ke tim sentralisasi anggaran:
a. tunjangan dan gaji karyawan;
b. pengadaan barang atau jasa penunjang operasional perusahaan beserta pemeliharaannya;
c. pengadaan barang atau jasa terkait IT.
2. Tim sentralisasi anggaran adalah departemen yang telah ditunjuk oleh pihak manajemen perusahan sesuai dengan
jenis barang atau jasa yang dianggarkan.
3. Apabila setelah dijustifikasi oleh tim sentralisasi anggaran terdapat anggaran yang bersifat khusus dan sulit untuk
disupport oleh tim sentralisasi, maka dapat dikembalikan ke anggaran belanja department terkait dengan catatan
sudah disetujui oleh departemen anggaran PT Adaro Indonesia.
4. Anggaran belanja yang disentralisasikan diatur dalam pedoman anggaran belanja.

Source: Internal Memo AI/183/IV/2020/ac

13
PEDOMAN ANGGARAN BELANJA SENTRALISASI

Source: Internal Memo AI/183/IV/2020/ac

14
PIC BUDGET SENTRALISASI

Budget Sentralisasi Departemen PIC 2025

Aggregate Base Material Inbound Logistics & Inventory Department 1. Frans Ramadhan Putra
2. Febi Febrianto
Inventory (Spare parts & consumables) Inbound Logistics & Inventory Department 1. Frans Ramadhan Putra (Kelanis)
2. Sigit Heru Baskoro (Tutupan)
Sentralisasi HR HR 1. Teguh Kusumantono
2. Dony Yulia Rakhman
Sentralisasi GA GA 1. Dedy Tetchok F
2. Bidari Christy Tarakanita
Sentralisasi IT IT 1. Nuvi Aditama

Sentralisasi Kelanis CPBL Support 1. Lintang Hapsari

2. Ahmad Yusuf

15
GUIDANCE FOR BUDGET 2025-2029

• OPEX: Penurunan dari Budget 2024 secara keseluruhan dengan target penurunan $10juta.
Persentase penurunan masing-masing departemen adalah dari serapan Actual 2023 vs Budget 2023.
Untuk angka pembagian per masing-masing Departemen akan diinfokan saat dikirimkan budget template.

• CAPEX: Setiap project diminta untuk menambahkan buffer mundur 3 bulan dibandingkan dengan estimasi awal
untuk alokasi planning bulanan.

16
Click to edit divider
BUDGET TEMPLATE
title
TEMPLATE HIGHLIGHT

1. Pastikan semua activity number dan material number sudah terdaftar dalam katalog, agar akun GL teridentifikasi.
2. Technical assumption sudah tersedia dalam file budget berdasarkan data terupdate dari tim Procurement.
3. Untuk perhitungan biaya yang terkait dengan travel fares accommodation, fuel, maupun biaya yang terpengaruh
dengan nilai tukar dan inflasi agar selalu ditautkan ke sheet “General Assumption” dan sheet “Technical
Assumption” dalam file budget.
4. Pastikan budget sudah termasuk jasa/ material yang berpotensi tercarry over ke tahun berikutnya.
5. Jika dalam pembudgetan, baik OPEX maupun CAPEX, terdapat aktivitas seperti pembuatan Bangunan,
Infrastruktur, serta pembelian Mesin dan Peralatan, silakan dapat didiskusikan terlebih dulu dengan Tim Budgeting
dan Tim Asset Management (Pak Andre Eko Pratomo/ Ibu Rosabella Tandiono/ Ibu Luthfiah Faturrahman) untuk
mengidentifikasi terkait BYD Aset/ Non Aset.
6. Koordinasikan biaya yang termasuk dalam budget tersentralisasi dan Office Facility Request dengan departemen
terkait (GA KLM, IT, CPBL Support untuk Kelanis).
7. Budget yang diajukan ke Tim Budgeting harus sudah mendapatkan persetujuan dari Departement Head, Division
Head dan Direktur terkait.

18
TEMPLATE HIGHLIGHT

8. Pengisian template budget 2025 akan dilakukan pada 2 file excel, yaitu file excel recurring dan SAP BPC (template
digitalisasi)
9. Pastikan pengkategorian budget sudah sesuai dengan pedoman BIK karena ada akun-akun yang ditutup dan
dipindah seperti airfares, accommodation ke business travel, meal & drinks hanya untuk overtime meal, dll (silakan
mengacu pada file BIK yang pernah dishare sebelumnya) dan mohon dipastikan pada saat pembuatan PR/PO juga
mengikuti pedoman BIK dalam penulisan transaksi.
10. Tentukan alokasi budget per bulan, baik OPEX maupun CAPEX, sampai mendekati dengan realisasinya. Realisasi
budget CAPEX harus disubmit setiap bulan dan akan direview oleh Minerba setiap kuartal.
11. Harap lebih diperhatikan lagi terkait potensi tidak terserapnya budget yang dikarenakan permasalahan
administrasi dan pengadaan.

19
BUDGET TEMPLATE – SHEET GUIDANCE

1. Terdapat 4 Sheet Utama yang digunakan yaitu "OPEX", "Travel Fares Accomodation", "Trans Fuel Lubricant" dan
"CAPEX (bila ada)".

20
BUDGET TEMPLATE – SHEET OPEX
1. Sheet "OPEX" -> digunakan untuk semua biaya selain travel fares accomodation dan trans fuel lubricant
2. Terbagi dua kelompok pembagian kategori yaitu Jasa dan Material.
3. Project name adalah gambaran besar dari project nya misalkan "Slurry Handling" atau "Perayaan Ulang Tahun Adaro"
sedangkan description (detail project) adalah rincian pekerjaan dari project yang akan dilaksanakan.
4. Nilai budget harus tetap ada perhitungan rinciannya, user dipersilahkan menambahkan sheet untuk supporting
perhitungan budget yang dapat diukur dengan memberikan link untuk sheet yang dituju agar mudah untuk telusuri.

21
BUDGET TEMPLATE – SHEET OPEX (Cont’d)

5. Intercompany Transactions adalah jika pekerjaan dalam budget tersebut dilakukan oleh vendor internal Adaro (Adaro
Group). Jika "Ya" silahkan isi di kolom sebelahnya dilaksanakan oleh siapa.
6. Rental Transactions adalah apakah transaksi budget tersebut dilakakukan dengan mekanisme sewa/ rental. Jika iya
silahkan isi sheet "PSAK 73" untuk pengisian data lebih detail.
7. Silahkan diisi kolom - kolom yang diberi warna kuning sedangkan warna abu - abu jangan diubah karena sudah
otomatis terisi.

22
BUDGET TEMPLATE – SHEET OPEX (Cont’d)

8. Perhitungan terkait travel reimbursement tidak ada lagi di sheet “OPEX”.

9. Harap diperhatikan!
• Untuk keperluan makan dengan pihak internal dan kontraktor serta BOD meeting menggunakan COA
5130904000 - Meeting & Conference.
• Sedangkan untuk keperluan makan dengan pihak eksternal menggunakan COA 5190000000 - Business
Expense.

23
BUDGET TEMPLATE –
SHEET TRAVEL FARES ACCOMODATION
1. Sheet "Travel Fares Accomodation" -> digunakan untuk semua biaya terkait travel fares accommodation.
2. Pengisian sheet “Travel Fares Accomodation” sama seperti tahun-tahun sebelumnya:
Kolom yang WAJIB untuk dilengkapi:
- Dim: Cost Center
- Total Trip: Jumlah trip dalam sebulan
- Total Days: Jumlah hari dikali jumlah trip dalam sebulan
- Town: Kota tujuan untuk business trip
- Time of Travel: Bulan dilaksanakannya business trip

24
BUDGET TEMPLATE –
SHEET TRAVEL FARES ACCOMODATION (Cont’d)
3. Rumus perhitungan Air Fare per trip dan Hotel per day mengacu ke sheet “General Assumption”, di mana
tarifnya sesuai dengan lokasi departemen berada yang ditentukan dari nama file budgetnya, contoh: file dengan
nama KLM_GOVREL_2025 berarti tarif pada sheet “General Assumption” menggunakan tarif dengan basis
Kalimantan.
4. Jika dalam satu departemen terdapat karyawan yang basis lokasinya tidak sama dengan nama file budget,
silakan ubah rumus Air Fare per trip dan Hotel per day mengacu ke sheet “General Assumption JKT” atau
“General Assumption KLM” yang sudah disediakan atau silakan menghubungi Tim Budgeting jika sheet belum
tersedia.

25
BUDGET TEMPLATE –
SHEET TRAVEL FARES ACCOMODATION (Cont’d)
5. Perhitungan untuk travel reimbursement yang mengakomodir biaya perjalanan dinas seperti taksi/transportasi
ke bandara, taksi/transportasi selama di lokasi dinas, makan dan laundry sudah dijadikan satu ke dalam sheet
“Travel Fares Accomodation”. Semua biaya dalam sheet “Travel Fares Accomodation” masuk ke dalam COA
5130905000 – Business Travel Expense.

26
BUDGET TEMPLATE – SHEET TRANS FUEL LUBRICANT

1. Penggunaan sheet tersebut sama seperti tahun – tahun sebelumnya.

2. Sheet "Trans Fuel Lubricant" -> digunakan untuk semua biaya terkait trans fuel lubricant.

27
BUDGET TEMPLATE – SHEET CAPEX
1. Penggunaan sheet tersebut sama seperti tahun – tahun sebelumnya.
2. Sheet “CAPEX” -> digunakan untuk budget terkait aset.
3. Untuk nama Project CAPEX/ Aset multiyear atau yang pernah diajukan pada proses budget tahun-tahun
sebelumnya dapat dilihat pada sheet “List WBS”.
4. Untuk Project CAPEX/ Aset baru, silahkan ditaruh pada baris paling akhir.

28
BUDGET TEMPLATE – SHEET CAPEX

5. Masukkan juga project CAPEX/ Aset beserta angka per tahunnya untuk budget CAPEX 5Y & 10Y (jika ada).

29
BUDGET TEMPLATE – SHEET PIVOT OPEX

1. Perhatikan pivot yang ada apakah sudah sesuai mengcover semua cost element dan cost center yang ada pada
"sheet OPEX".
2. Jika sudah mengcover semua, lakukan refresh pada pivot tersebut. Klik pivot lalu pilih analyze lalu klik refresh.
3. Jika belum mengcover semua, tarik data pada pivot tersebut. Klik pivot lalu pilih analyze lalu klik change data
source dan tarik sampai ujung hingga mengcover semua.

30
BUDGET TEMPLATE – SHEET SUMMARY

1. Isilah kolom cost center dan cost element sesuai dengan data yang tertera pada tarikan pivot di Sheet "Pivot
OPEX CAPEX“
2. Silahkan diisi kolom - kolom yang diberi warna kuning sedangkan warna abu - abu jangan diubah karena sudah
otomatis terisi.

31
BUDGET TEMPLATE – SHEET SUMMARY (Cont’d)

3. Untuk Cost Element “Fuel” dan “Business Travel Expense” sebaiknya disesuikan dengan jumlah cost center.
4. Pastikan rumus “Total” sudah terakumulasi dengan benar dan sesuai dengan tarikan yang ada.
5. Pastikan kembali juga “Checker” sudah 0 (Nol). Jika ada selisih pastikan kembali apakah rumusnya sudah link dengan
benar.

32
BUDGET TEMPLATE – SHEET SUMMARY (Cont’d)

6. Pastikan CAPEX name terisi dan sesuai dengan yang ada di sheet CAPEX.
7. Pastikan juga nilai TOTAL CAPEX di sheet SUMMARY dengan sheet CAPEX sama.

33
BUDGET TEMPLATE – SHEET PENJELASAN

1. Pada sheet penjelasan ini, user diminta untuk mengisi kolom budget 2025 per Cost Center dan Cost Element.
2. User juga diminta untuk menjelaskan variance antara Budget 2024 dengan Budget 2025 didukung dengan data yang
bisa diukur.
3. Jika kolom penjelasan ini kurang mengakomodir, user dipersilahkan menambahkan sheet untuk penjelasan dengan
memberikan link untuk sheet yang dituju agar mudah untuk telusuri.
4. Pastikan Total pada Kolom Budget 2025 pada sheet ini sudah sama dengan total Budget 2025 pada sheet Summary.

34
DO’S & DON’TS

• Hubungkan (link) setiap perhitungan dengan general & technical assumptions yang ada di dalam file
budget.
• Pada sheet “OPEX”, pastikan nilai antara Total Cost in USD (Kolom M) dengan Total Cost in Period (Kolom
Z) sama.
• Mengirimkan budget folder sesuai dengan batas waktu pengumpulan dan semua sheet telah terisi dengan
baik seperti sheet OPEX, Travel Fares & Accomodation, Fuel, CAPEX (jika ada), PSAK 73 dan Penjelasan
serta lampiran berupa email approval dari Dept Head, Div head dan Direktur terkait.
• Tidak memberikan buffer pada budget.
• Mengisi kolom yang berwarna kuning muda.
• Memberikan penjelasan dan rincian perhitungan dengan data yang dapat diukur serta terdapat pada
budget template yang disediakan.
• Membudgetkan OPEX dan CAPEX dengan mempertimbangkan proses pengadaan.
• Untuk CAPEX diharapkan mengalokasikan budgetnya disesuaikan dikarenakan pencapaian realisasi CAPEX
akan dilaporkan ke Minerba melalui laporan investasi setiap bulan dan dipresentasikan setiap triwulan.

35
DO’S & DON’TS

• Menghubungkan (link) setiap perhitungan diluar general & technical assumptions yang ada di dalam file
budget atau tidak menghubungkan ke assumptions.
• Pada sheet “OPEX”, nilai antara Total Cost in USD (Kolom M) dengan Total Cost in Period (Kolom Z) tidak
sama.
• Mengirimkan budget folder melewati batas waktu pengumpulan dan tidak dilengkapi dengan lampiran.
• Memberikan buffer pada budget.
• User diminta untuk tidak merubah rumus pada kolom yang diberi warna abu-abu, jika terdapat suatu
“miss” silahkan berkonsultasi dengan tim budget terlebih dahulu.
• Tidak memberikan penjelasan dan rincian perhitungan atau memberikan namun dengan data yang tidak
dapat diukur serta diluar budget template yang disediakan.
• Membudgetkan OPEX dan CAPEX dengan sembarang waktu, bagi rata tanpa mempertimbangkan proses
pengadaan.

36
QUESTION & ANSWER

Ilham Ramadhan
Vanessa Kusnandar Mia Ambariah Nadia Hanintasari Laras Fajaristi
Ersyafdi
Ext. 72542 Ext. 72577 Ext. 72592 Ext. 72563
Ext. 72551

37
Thank you

38
 SOSIALISASI DIGITALISASI
FORM TEMPLATE
TRANSFER DAN SUPPLEMET BUDGET
22 May 2024
DIGITALISASI ABA/TBA

Additional Budget Approval (ABA) atau Transfer Budget Approval (TBA) adalah dokumen yang disiapkan oleh
departemen pengguna yang digunakan untuk mengajukan penambahan anggaran dengan cara menambahkan
(additional) atau memindahkan (transfer) anggaran yang sudah disetujui sebelumnya.

MANUAL/ BEFORE

Problem:
1. Pengajuan ABA/TBA manual melalui E-mail/ Ms Teams dengan mengirimkan form ABA/TBA.
2. Ada kemungkinan korespondensi email tidak berkesinambungan.
3. Ada kemungkinan alur approval yang tidak sesuai (bypass tanpa reviu dari tim budgeting).
4. Ada kemungkinan isian form yang diisi tidak sesuai seperti budget sender tidak cukup/tersedia. Lalu kesalahan
dalam pengisian GL account/ cost center/ fund center/ commitment item.
5. Ada kemungkinan nilai amount yang dimintakan approval tidak sama dengan yang sudah direview dan disetujui
oleh Tim Budgeting.
6. Tidak adanya sistem yang bisa melacak (tracking) untuk pengajuan ABA/TBA sudah sampai mana.
40
DIGITALISASI ABA/TBA (Cont’d)

ADA-ABA
(Adaro Digitalization Transfer Additional Budget Approval)

41
 DIGITALISASI ABA/TBA (Cont’d)

Pada Main Menu pilih TBA/ABA Request. Lalu klik kotak biru di kanan atas, pilih mau melakukan transfer & supplement
baik OPEX atau CAPEX.
42
DIGITALISASI ABA/TBA - INTRODUCTION

1. Silahkan isi terlebih dahulu Divisi, Department, project activities dan purposes nya (Yang diberi kotak merah),
jika antar department/ divisi silahkan isi departemen/ divisi dari receiver.
2. Project/ Activities diisikan Nama Project / Aktivitas
3. Whats Purpose diisikan mengapa harus ada reclass/supplement budget: Overbudget / No Budget / Revisi GL

43
DIGITALISASI ABA/TBA – SENDER COST CENTER (OPEX)
4. Pada kolom SENDER COST CENTER -> Klik Select Cost Center untuk memilih cost center yang akan mengirimkan
budgetnya.
5. User dapat search untuk cost center berdasarkan nama description dari Dept nya.
6. Jika sudah dipilih selanjutnya, user diminta untuk memilih GL account dan mount nya.

44
DIGITALISASI ABA/TBA – RECEIVER COST CENTER (OPEX)
7. Pada kolom RECEIVER COST CENTER -> Klik Select Cost Center untuk memilih cost center yang akan menerima
budgetnya.
8. User hanya dapat memilih cost center sesuai dengan isian Department diatas.
9. Jika sudah dipilih selanjutnya, user diminta untuk memilih GL account dan mount nya.

45
DIGITALISASI ABA/TBA – SENDER & RECEIVER FUND CENTER (CAPEX)

10. Untuk pengisian form CAPEX, pada kolom SENDER & RECEIVER pengisiannya sama seperti COST CENTER / OPEX
-> Klik Select Fund Center untuk memilih fund center yang akan mengirim dan menerima budgetnya.
11. User memilih commitment item, WBS dan Amount nya.

46
DIGITALISASI ABA/TBA – SUPPLEMENT (OPEX & CAPEX)

12. Untuk pengisian form Supplement, pada kolom SENDER COST CENTER / FUND CENTER -> Klik Select Cost Center
atau Fund Center untuk memilih cost center atau fund center yang akan ditambahkan budgetnya.
13. User memilih commitment item, WBS dan Amount nya untuk CAPEX, GL amount dan amount nya untuk OPEX.

47
DIGITALISASI ABA/TBA – WORKFLOW APPROVAL

14. Silahkan pilih workflow approval sesuai dengan jabatan dari Dept Head/ Div Head dan Respective Director baik
Receiver dan Sender.
15. Untuk Finance Division Head nilai budget dibawah USD 100.000. Sedangkan nilai diatas USD 100.000 harus ke
Finance Director.

48
DIGITALISASI ABA/TBA – JUSTIFICATION

16. Isikan Reason, Scope of Work dan Location.

17. Silahkan upload file berupa supporting documents misalkan project proposal dll.
18. Jika sudah terisi semua, silahkan klik SUBMIT NOW

49
DIGITALISASI ABA/TBA - NOTIFICATION
NOTIFIKASI JIKA GAGAL SUBMIT

NOTIFIKASI JIKA WORKFLOW APPROVAL TIDAK

NOTIFIKASI JIKA AMOUNT SENDER TIDAK CUKUP
TERISI SECARA LENGKAP

50
DIGITALISASI ABA/TBA - APPROVALS
Berikut ini adalah bentukan email approval untuk pengajuan TBA dan ABA:
Jika approver setuju, maka approver tinggal klik “APPROVE” pada kolom email seperti yang tertera di gambar.

51
DIGITALISASI ABA/TBA - APPROVALS
Jika, approver tidak setuju. maka approver klik “REJECT” pada kolom email seperti yang tertera di gambar.
Lalu, approver diminta untuk mengisi comments, mengenai alasan kenapa pengajuan tersebut ditolak dan klik
“SUBMIT”.

52