3606 2121001013 NguyenThiBichVan 2121012923 VoHuyenBichNgoc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

__________________________________________
TIỂU LUẬN MÔN HỌC
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP
Đề tài:
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TÍCH HỢP TRONG HỆ

THỐNG ERP CỦA CÔNG TY SAP
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Hoàng Trúc Mai
Sinh viên thực hiện 1: Nguyễn Thị Bích Vân
Sinh viên thực hiện 2: Võ Huyền Bích Ngọc
Lớp học phần: 2321112003606
TP.HCM, ngày 18 tháng 08 năm 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

___________________________________________
TIỂU LUẬN MÔN HỌC
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP
Đề tài:
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TÍCH HỢP TRONG HỆ

THỐNG ERP CỦA CÔNG TY SAP
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Hoàng Trúc Mai
Sinh viên thực hiện 1: Nguyễn Thị Bích Vân
Mssv thực hiện 1: 2121001013
Sinh viên thực hiện 2: Võ Huyền Bích Ngọc
Mssv thực hiện 2: 2121012923
Mã lớp học phần : 2321112003606
TP.HCM, ngày 18 tháng 08 năm 2023

Quy trình nghiệp vụ tích hợp trong hệ thống ERP của công ty SAP
LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn và tri ân sâu sắc đến quý thầy cô Trường
Đại học Tài Chính – Marketing, đặc biệt là quý thầy cô khoa Công nghệ thông tin và
cô Lâm Hoàng Trúc Mai đã dạy dỗ tận tình cho chúng em những tháng ngày vừa qua,
thầy cô luôn quan tâm dạy dỗ chúng em từng chỗ một chỉ bảo cho chúng em từng ý
nhỏ.
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không kèm theo sự giúp đỡ trực
tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong quá trình học tập chúng em đã nhận được
nhiều sự quan tâm trực tiếp của ngươi người và đặc biệt là thầy cô và gia đình. Thầy
cô đã truyền đạt cho chúng em rất nhiều kiến thực bổ ích, giúp chúng em ngày càng
hoàn thiện bản thân mình hơn.
Chắc hẳn tiểu luận môn học hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp “Quy
trình nghiệp vụ tích hợp trong hệ thống ERP của công ty SAP” sẽ không tránh khỏi
sự sai sót và những thiếu sót do vốn kiến thực và kinh nghiệm còn hạn chế. Em rất
mong nhận được sự thông cảm của cô, mong được nhận sự giúp đỡ của các anh chị
đi trước cũng như sự góp ý của bạn bè để chúng em dần hoàn thiện hơn cho đồ án
cũng như học hỏi theo kiến thức bổ ích mở rộng cho quá trình nghiêm cứu đề tài sắp
tới.
Và sau cùng một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Công
Nghệ thông tin và đặc biệt là Ths.Lâm Hoàng Trúc Mai và em chúc thầy cô dồi dào
sức khỏe và đặc biệt là thành công trên con đường truyền đạt kiến thức cho các thế
hệ tiếp theo.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
Điểm số:..............................................................................................................
Điểm chữ: ...........................................................................................................
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày…... tháng……năm .....
Giảng viên
(ký và ghi rõ họ tên)
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
Điểm số:..............................................................................................................
Điểm chữ: ...........................................................................................................
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày…... tháng……năm .....
Giảng viên
(ký và ghi rõ họ tên)
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA

1 R Resource
2 P Planning
3 E Enterprise
4 MDS Master Demand Schedule
5 MPS Master Production Schedule
6 MRP Material Requirements Planning
7 MRP II Manufacturing Resource Planning
8 CRP Capacity Requirements Planning
9 SCM Supply Chain Management
10 CRM Customer Relationship Management
11 HRM Human Resource Management
I
DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT
STT THUẬT NGỮ Ý NGHĨA

1 Resource Tài nguyên
2 Planning Hoạch định
3 Enterprise Doanh nghiệp
4 Master Demand Schedule Nhu cầu hàng hóa
5 Master Production Schedule Kế hoạch sản xuât tổng thể
6 Material Requirements Planning Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
7 Manufacturing Resource Planning Hoạch định nguồn lực sản xuất
8 Capacity Requirements Planning Hoạch định nhu cầu năng lực
9 Supply Chain Management Quản lí chuỗi cung ứng
10 Customer Relationship Management Quản lý quan hệ khách hàng
11 Human Resources Management Quản lý nguồn nhân lực
12 Production order Lệnh sản xuất
13 Raw Material Nguyên vật liệu thô
14 Sales Order Đơn đặt hàng
II
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................3
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1 .........................................4
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2 .........................................5
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................... I
DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT ........................................................ II
MỤC LỤC ..........................................................................................................III
DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................. VI
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TIỂU LUẬN ..........................................................1
1.1 Giới thiệu đề tài ..........................................................................................1
1.2 Mục tiêu của đề tài......................................................................................1
1.2.1 Mục tiêu tổng quát ...............................................................................1
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ....................................................................................2
1.3 Đối tượng nghiên cứu đề tài .......................................................................3
1.4 Phạm vi đề tài .............................................................................................3
1.5 Tính cấp thiết của đề tài..............................................................................3
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT .....................................................................5
2.1 Tổng quan về ERP ......................................................................................5
2.2 Các giải pháp hiện nay trên thị trường .......................................................8
2.2.1 Hệ thống ERP của thế giới ..................................................................8
2.2.2 Hệ thống ERP của Việt Nam ...............................................................9
2.2.2.1 Phần mềm ERP đóng gói ..........................................................................9
2.2.2.2 Phần mềm ERP viết theo yêu cầu...........................................................10
2.3 Quy trình triển khai một hệ thống ERP ....................................................11
III
2.4 Vai trò của ERP ........................................................................................15
2.5 Các quy trình nghiệp vụ ...........................................................................17
2.5.1 Quy trình mua hàng ...........................................................................17
2.6.2 Quy trình sản xuất..............................................................................17
2.6.3 Quy trình bán hàng ............................................................................18
2.6 Giải thích các thuật ngữ và khái niệm ......................................................19
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG ERP, DỮ LIỆU VÀ CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

TÍCH HỢP ................................................................................................................22
3.1 Giới thiệu về hệ thống ERP ......................................................................22
3.1.1 Giới thiệu hệ thống ............................................................................22
3.1.2 Sơ đồ các phân hệ của hệ thống SAP ................................................24
3.2 Tổng quan về doanh nghiệp .....................................................................24
3.2.1 Giới thiệu doanh nghiệp ....................................................................24
3.2.1.1 Lịch sử phát triển ....................................................................................24
3.2.1.2 Các sản phẩm kinh doanh .......................................................................26
3.2.2 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp ..........................................................27
3.2.3 Dữ liệu ở mức tổ chức sử dụng trong báo cáo...................................27
3.3 Dữ liệu nền trong các quy trình của doanh nghiệp ...................................29
3.3.1 Dữ liệu nền trong quy trình mua hàng...............................................29
3.3.2 Dữ liệu nền trong quy trình bán hàng ................................................33
3.3.3 Dữ liệu nền trong quy trình sản xuất .................................................34
3.4 Ngữ cảnh quy trình nghiệp vụ tích hợp ....................................................43
3.4.1 Ngữ cảnh tổng quát............................................................................43
3.4.2 Ngữ cảnh chi tiết................................................................................43
CHƯƠNG 4: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ .........................................................45
IV
4.1 Nghiệp vụ 1: Tạo production order và bộ phận mua hàng yêu cầu tạo đơn
mua nguyên vật liệu về sản xuất . .........................................................................45
4.2 Nghiệp vụ 2: Nhập kho material đã mua, nhập kho bán thành phẩm ......52
4.3 Nghiệp vụ 3: Tạo hóa đơn cho nhà cung cấp đã mua Raw Material........58
4.4 Nghiệp vụ 4: Thanh toán cho nhà cung cấp mình đã mua Raw Material 59
4.5 Nghiệp vụ 5: Quy trình bước nhập kho cho thành phẩm .........................60
4.6 Nghiệp vụ 6: Nghiệp vụ này khách hàng gửi yêu cầu mua hàng .............61
4.7 Nghiệp vụ 7: Nghiệp vụ này là tạo báo giá cho khách hàng ....................63
4.8 Nghiệp vụ 8: Nghiệp vụ này tạo Sales Order cho khách hàng .................65
4.9 Nghiệp vụ 9: Bắt đầu quy trình giao hàng cho khách hàng .....................66
4.10 Nghiệp vụ 10: Tạo chứng từ giao hàng ..................................................67
4.11 Nghiệp vụ 11: Tạo chứng từ xuất kho cho sản phẩm .............................68
4.12 Nghiệp vụ 12: Tạo hóa đơn cho khách hàng ..........................................69
4.13 Nghiệp vụ 13: Post hóa đơn khách hàng thanh toán ..............................70
CHƯƠNG 5: TỔNG KẾT ..................................................................................72
5.1 Những kết quả đạt được của hiện đồ án ...................................................72
5.2 Những điểm mạnh và điểm yếu của đồ án ...............................................72
5.2.1 Điểm mạnh ........................................................................................72
5.2.2 Điểm yếu............................................................................................72
5.3 Nhưng khó khăn trong quá trình thực hiện ..............................................73
5.4 Hướng phát triển trong tương lai ..............................................................73
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................75
BẢNG BÁO CÁO PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC ...............................................76
V
DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2 - 1: Hình ảnh về quy trình mua hàng ....................................................17
Hình 2 - 2: Hình ảnh về quy trình sản xuất ......................................................18
Hình 2 - 3: Hình ảnh về quy trình bán hàng .....................................................18
Hình 3 - 1: Hình ảnh về giới thiệu hệ thống SAP ............................................22
Hình 3 - 2: Hình ảnh về lịch sử phát triển của doanh nghiệp ...........................25
Hình 3 - 3: Hình ảnh về các mức tổ chức của doanh nghiệp ...........................28
Hình 4 - 1: Hình ảnh tạo Production Order 1 ...................................................45
Hình 4 - 2: Tạo Production Order 1 thành công ...............................................46
Hình 4 - 3: Hình ảnh tạo Purchase Order 1 ......................................................46
Hình 4 - 4: Hình ảnh nhập thông tin Purchse Order 1......................................47
Hình 4 - 5: Hình ảnh tạo Purchase Order 1 thành công ...................................47
Hình 4 - 6: Hình ảnh tạo Production Order 2 ...................................................48
Hình 4 - 7: Hình ảnh tạo Production Order 2 thành công ................................48
Hình 4 - 8: Hình ảnh tạo Purchase Order 2 ......................................................49
Hình 4 - 9: Hình ảnh nhập Purchase Order 2 ...................................................49
Hình 4 - 10: Hình ảnh tạo Purchase Order 2 thành cồn ...................................50
Hình 4 - 11: Hỉnh ảnh tạo Production Order 3 .................................................50
Hình 4 - 12: Hình ảnh tạo Production Order 3 thành công ..............................51
Hình 4 - 13: Hình ảnh tạo Purchase Order 3 ....................................................51
Hình 4 - 14: Hình ảnh nhập Puchase Order 3 ..................................................52
Hình 4 - 15: Hình ảnh tạo Purchase Order 3 thành công .................................52
Hình 4 - 16: Hình ảnh về quy trình Goods Receipt 1 .......................................53
Hình 4 - 17: Hình ảnh tạo quy trình Goods Receipts 1 thành công .................53
VI
Hình 4 - 18: Hình ảnh về quy trình Good Receipts 2 .......................................54
Hình 4 - 19: Hình ảnh về quy trình Goods Receipts 2 thành công ..................54
Hình 4 - 20: Hình ảnh về quy trình Goods Recepts 3 ......................................55
Hình 4 - 21: Hình ảnh về tạo quy trình Goods Receipt 3 thành công ..............55
Hình 4 - 22: Hinh ảnh về quy trình bán thành phẩm 1 .....................................56
Hình 4 - 23: Hình ảnh về quy trình bán thành phẩm thành công 1 ..................56
Hình 4 - 24: Hình ảnh về quy trình bán thành phẩm 2 .....................................57
Hình 4 - 25: Hình ảnh về quy trình bán thành phẩm 2 thành công ..................57
Hình 4 -26: Hình ảnh về quy trình Invoice ......................................................58
Hình 4 -27: Hình ảnh về quy trình Invoice thành công ....................................58
Hình 4 - 28: Hình ảnh về quy trình Post Outgoing Payment ...........................59
Hình 4 - 29: Hình ảnh về quy trình Post Outgoing Payment thành công.........59
Hình 4 - 30: Hình ảnh về quy trình nhập kho cho thành phẩm 1 .....................60
Hình 4 - 31: Nhập kho cho quy trình nhập kho thành phẩm thành công .........60
Hình 4 - 32: Nhập kho cho quy trình nhập kho thành phẩm 2 thành công ......61
Hình 4 - 33: Hình ảnh về quy trình khách hàng gửi yêu câu mua hàng ...........61
Hình 4 - 34: Hình ảnh về nhập thông tin yêu cầu mua hàng ............................62
Hình 4 - 35: Hình ảnh tạo yêu cầu mua hàng thành công ................................62
Hình 4 - 36: Hình ảnh về tạo yêu cầu báo giá cho khách hàng ........................63
Hình 4 - 37: Hình ảnh nhập thông tin yêu cầu báo giá.....................................64
Hình 4 - 38: Hình ảnh về nhập thông tin giảm giá ...........................................64
Hình 4 - 39: Hình ảnh về tạo yêu cầu báo giá thành công ...............................65
Hình 4 - 40: Hình ảnh về tạo quy trình Sales Order cho khách hangd ............65
Hình 4 - 41: Hình ảnh tạo quy trình Sales Order thành công ...........................66
VII
Hình 4 - 42: Hình ảnh về quy trình giao hàng đến khách hàng........................66
Hình 4 - 43: Hình ảnh về quy trình giao hàng thành công ...............................67
Hình 4 - 44: Hình ảnh về quy trình chứng từ mua hàng ..................................67
Hình 4 - 45: Hình ảnh về giao chứng từ hàng hóa thành công.........................68
Hình 4 - 46: Hình ảnh về tạo chứng từ xuất kho ..............................................68
Hình 4 - 47: Hình ảnh về tạo chứng từ xuất kho thành công ...........................69
Hình 4 - 48: Hình ảnh về quy trình tạo hóa đơn cho khách hàng ....................69
Hình 4 - 49: Hình ảnh tạo thành công quy trình hóa đơn .................................70
Hình 4 - 50: Hình ảnh về Post hóa đơn cho khách hàng ..................................70
Hình 4 - 51: Hình ảnh về Post hóa đơn thành công .........................................71
Hình 4 - 52: Hình ảnh đầy đủ tất cả các chứng từ ............................................71
VIII
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TIỂU LUẬN

1.1 Giới thiệu đề tài
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tập trung thông tin cần thiết. có khả năng chia
sẻ cho mọi đối tượng như là khách hàng, nhà cung cấp, đối tác,… hỗ trợ ra quyết định
SAP Enterprise Resource Planning là phần mền hoạch định doanh nghiệp được
phát triển bởi công ty SAP của Đức. SAP Enterprise Resource Planning kết hợp các
chức năng kinh doanh chính của một tổ chức. Phiên bản đầu tiên được ra đời năm
2006
SAP cung cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp các ứng dụng bao
gồm cả quản lý quan hệ khách hàng, quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản
lý dòng sản phẩm và quản ly chuỗi cung ứng. Ngoài ra SAP cũng cung cấp các phần
mềm tích hợp, tùy biến với các đối tác SAP. Ứng dụng phần mềm SAP Enterprise
Resource Planning vào quản trị chuỗi cung ứng vô cùng phong phú.
SAP đang duy trì sản phẩm ERP được nhiều người biết đến đó là: SAP All in
One và SAP Business One. Bên cạnh đó, công ty còn tập trung cung cấp các phần
mềm quản trị doanh, các giải pháp doanh nghiệp thông minh, phần mềm tích hợp hệ
thống máy tính, giải pháp lưu trữ, điện toán đám mây…Các sản phẩm và dịch vụ này
đã giúp rất nhiều doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt của mình, đem lại sự
thành công lớn trong kinh doanh.
1.2 Mục tiêu của đề tài
1.2.1 Mục tiêu tổng quát
− Tìm hiểu về khái niệm, lịch sử hình thành và phát triển, vai trò, giải pháp của
hệ thống ERP đối với các doanh nghiệp.
− Trình bày các quy trình nghiệp vụ cơ bản từ mua hàng, sản xuất đến bán hàng
trong của hệ thống ERP trong doanh nghiệp SAP.
− Xây dựng các ngữ cảnh tích hợp, xuất ra các chứng từ trong các quy trình tích
hợp mua hàng, sản xuất, bán hàng trong doanh nghiệp SAP.
Trang 1
− Phân tích nhu cầu kinh doanh, trình bày cách công ty SAP thực hiện phân tích
nhu cầu kinh doanh của khách hàng. Điều này liên quan đến việc hiểu rõ mục tiêu
kinh doanh, quy trình và yêu cầu cụ thể mà hệ thống ERP cần đáp ứng.
− Thiết kế và tùy chính hệ thống trình bày quá trình thiết kế hệ thống ERP dựa
trên nhu cầu của khách hàng. Nó bao gồm tùy chỉnh, cấu hình và kế hoạch triển khai
để đảm bảo rằng hệ thống phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của công ty.
− Tích hợp và mở rộng: Giải thích cách công ty SAP xử lý việc tích hợp hệ thống
ERP với các ứng dụng khác trong môi trường công ty. Đồng thời, trình bày về khả
năng mở rộng của hệ thống để đáp ứng nhu cầu tương lai.
− Đánh giá lợi ích và tác động của việc triển khai hệ thống ERP của SAP đối với
doanh nghiệp khách hàng. Bao gồm cải thiện quy trình, tăng năng suất, cắt giảm chi
phí và cải thiện khả năng ra quyết định.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tập trung thông tin cần thiết. có khả năng chia
sẻ cho mọi đối tượng như là khách hàng, nhà cung cấp, đối tác,… hỗ trợ ra quyết định
Nội dung của đồ án bao gồm các chương và nội dung như sau:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về đề tài, mục tiêu, đối tượng nghiên cứu các
quy trình nghiệp vụ khi ứng dụng ERP vào quy trình mua hàng, sản xuất, bán hàng
Chương 2: Trình bày tổng quan các khái niệm, giải pháp, các quy trình nghiệp
vụ cơ bản, vai trò của hệ thống ERP được sử dụng trong doanh nghiệp
Chương 3: Mô tả cấu trúc tổ chức, trình bày dữ liệu mức tổ chức và dữ liệu nền
trong quy trình của doanh nghiệp. Xây dựng ngữ cảnh tổng quát và chi tiết các quy
trình nghiệp vụ tích hợp từ mua hàng, sản xuất đến bán hàng.
Chương 4: Trình bày chi tiết các bước thực hiện các nghiệp vụ của từng ngữ
cảnh. Liệt kê các chứng từ được tạo ra trong mỗi nghiệp vụ.
Trang 2
1.3 Đối tượng nghiên cứu đề tài
− Bộ phận bán hàng
− Bộ phận kế toán trong doanh nghiệp
− Khách hàng
− Bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp
1.4 Phạm vi đề tài
− Phạm vi về nội dung: Báo cáo đề tài thực hiện các chứng từ trong quy trình
mua hàng, sản xuất, bán hàng sử dụng trong hệ thống ERP tại doanh nghiệp SAP.
− Phạm vi về không gian: Nghiên cứu tại doanh nghiệp SAP
1.5 Tính cấp thiết của đề tài
Tính cấp thiết của đề tài về quy trình nghiệp vụ ERP của công ty SAP phụ thuộc
vào nhiều yếu tố, bao gồm cả nhu cầu của thị trường, lĩnh vực doanh nghiệp, tình
hình công nghệ, và xu hướng phát triển. Dưới đây là một số lý do tại sao đề tài này
có thể được xem là cấp thiết:
− Đóng góp cho hiệu quả doanh nghiệp: Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng
trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Nghiên cứu về quy trình nghiệp vụ ERP
của SAP có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách tối ưu hóa hoạt động, tăng
cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.
− Áp dụng thực tế: do SAP là một trong những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế
giới, nghiên cứu về quy trình nghiệp vụ của họ có thể mang tính áp dụng cao. Các
doanh nghiệp đang sử dụng hoặc dự định triển khai SAP ERP có thể tìm thấy giá trị
lớn trong việc hiểu rõ cách tận dụng hệ thống này.
− Tương thích và tích hợp: Môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và đa
dạng. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu quy trình nghiệp vụ SAP nằm ở khả năng
tích hợp hệ thống ERP với các phần mềm và quy trình khác trong doanh nghiệp, để
tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và tương thích.
Trang 3
− Cải thiện năng suất và điều chỉnh chi phí: Nghiên cứu về quy trình nghiệp vụ
ERP có thể giúp doanh nghiệp tìm ra cách cải thiện năng suất làm việc, tối ưu hóa
quy trình, và giảm thiểu chi phí hoạt động.
− Trend công nghệ và xu hướng kinh doanh liên tục thay đổi. Nghiên cứu về quy
trình nghiệp vụ ERP có thể giúp doanh nghiệp cập nhật với những tiến bộ công nghệ
mới nhất để duy trì tính cạnh tranh.
Trang 4
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Tổng quan về ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) bao gồm các ứng dụng và công
cụ giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng một hệ thống
(all-in-one).
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) là
quá trình quản lý tích hợp các chu trình kinh doanh cốt lõi theo thời gian thực, được
thực hiện với sự trợ giúp trung gian của công nghệ và phần mềm. Các chu trình kinh
doanh cốt lõi bao gồm:
− Lập kế hoạch sản phẩm, mua hàng
− Kế hoạch sản xuất
− Tiếp thị và bán hàng
− Quản lý hàng tồn kho
− Tài chính và kế toán
− Quản trị nguồn lực
ERP thường đề cập đến như một phần mềm quản lý kinh doanh điển hình, được
tích hợp tất cả các công cụ, chức năng chỉ trong một phần mềm nhỏ gọn. Nhờ có
ERP, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc thu thập, lưu trữ, quản lý thông tin,
dữ liệu, hỗ trợ trong quá trình đưa ra quyết định chiến lược và đánh giá hiệu quả kinh
doanh. ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi dòng tiền, nguyên vật liệu, tồn
kho, số lượng đơn đặt hàng, tình trạng quan hệ với khách hàng,…
Các chức năng chính của hệ thống ERP:
− Kế toán tài chính: quản lý tiền mặt, hợp nhất tài chính, quản lý tài sản cố định,
đối chiếu và thanh toán, thu tiền mặt.
− Kế toán quản trị: lên ngân sách, tính toán các khoản chi phí
Trang 5
− Nguồn nhân lực: quản lý theo dõi các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, bồi
dưỡng, trả lương, trợ cấp, hưu trí,…
− Sản xuất: Lập hóa đơn, theo dõi đơn đặt hàng, lập kế hoạch, quản lý quy trình
làm việc, theo dõi tiến độ, quản lý năng lực nhân viên, quản lý chất lượng, chu trình
sản phẩm,…
− Bán hàng: xử lý đơn đặt hàng, định giá, kiểm tra hàng tồn, vận chuyển, phân
tích bán hàng báo cáo bán hàng.
− Quản trị chuỗi cung ứng: lập kế hoạch nhà cung cấp, đơn đặt hàng, mua hàng,
kiểm kê số lượng, lưu kho.
− Quản trị dự án: lập kế hoạch, dự trù chi phí, phia chia công việc, thanh toán,
tính toán thời gian, đơn vị thực hiện, quản lý hoạt động.
− Quản lý quan hệ khách hàng: liên hệ với khách hàng, bán hàng và tiếp thị,…
Lịch sử hình thành và phát triển ERP
ERP đã trở thành một phần của từ điển công nghệ kinh doanh tiêu chuẩn. Hệ
thống ERP đã tồn tại khoảng 60 năm. Nhưng đã có nhiều thế hệ và nhiều tên gọi cho
các hệ thống ERP trong khoảng thời gian đó. Lịch sử ERP bắt đầu với hệ thống lập
kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) vào những năm 1960, khi J.I. Case, một nhà sản
xuất máy kéo và máy xây dựng, đã làm việc với IBM để phát triển thứ được cho là
hệ thống MRP đầu tiên. Sau đó, các nhà sản xuất lớn đã tự xây dựng các giải pháp
MRP này. Mặc dù rất tốn kém để tạo ra hệ thống MRP, đòi hỏi một nhóm chuyên gia
để duy trì và chiếm nhiều không gian, nhưng các hệ thống MRP ban đầu cho phép
các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho và sản xuất. Điều đó đã giúp các nhà sản xuất
quản lý việc thu mua nguyên liệu thô và giao sản phẩm đến nhà máy để họ có thể lập
kế hoạch vận hành sản xuất tốt hơn. Mặc dù việc áp dụng các hệ thống MRP đã đạt
được sức hút vào những năm 1970, nhưng công nghệ này vẫn bị giới hạn ở các công
ty lớn có ngân sách và nguồn lực để phát triển nội bộ. Cuối cùng, một số nhà cung
cấp phần mềm lớn, bao gồm Oracle và JD Edwards, đã đặt ra để làm cho phần mềm
này có thể tiếp cận được với nhiều doanh nghiệp hơn.
Trang 6
Thập niên 80 đánh dấu một mốc quan trọng trong lịch sử của hệ thống ERP khi
hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) đầu tiên xuất hiện. Các giải pháp
phức tạp hơn này đã hỗ trợ các quy trình sản xuất ngoài hàng tồn kho và mua nguyên
liệu. Hệ thống MRP II cho phép các bộ phận khác nhau liên quan đến sản xuất phối
hợp và họ có khả năng lập lịch trình sản xuất tiên tiến hơn.
Đến năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đặt ra thuật ngữ “hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp”. Cái tên mới đã công nhận rằng nhiều doanh nghiệp - không chỉ
sản xuất - hiện đang sử dụng công nghệ này để tăng hiệu quả của toàn bộ hoạt động
của họ.
Đây là khi các hệ thống ERP mang đặc điểm nhận dạng hiện tại của chúng: một
cơ sở dữ liệu thống nhất cho thông tin từ toàn công ty. Hệ thống ERP mang lại các
chức năng kinh doanh khác, như kế toán, bán hàng, kỹ thuật và nhân sự (HR), để
phục vụ như một nguồn dữ liệu chính xác duy nhất cho tất cả nhân viên.
Hệ thống ERP tiếp tục phát triển trong suốt những năm 90. Một bước đột phá
lớn là sự ra đời của ERP đám mây, được NetSuite cung cấp lần đầu tiên vào năm
1998. Với ERP đám mây, được nhiều người coi là cải tiến so với các hệ thống tại chỗ
(on-premises – Hệ thống cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp hoặc thuê máy chủ),
các doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu kinh doanh quan trọng thông qua web từ bất
kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Các giải pháp đám mây có nghĩa là các công ty
không còn cần phải mua và bảo trì phần cứng, giảm nhu cầu về nhân viên Công nghệ
thông tin và dẫn đến việc triển khai dễ dàng hơn.
Năm 2000, Gartner đưa ra ý tưởng về ERP II để chỉ các hệ thống hỗ trợ internet
có thể lấy dữ liệu từ các nguồn khác, bao gồm các ứng dụng văn phòng, như quản lý
quan hệ khách hàng (CRM), thương mại điện tử và tự động hóa tiếp thị, và các ứng
dụng hậu cần như quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và quản lý nguồn nhân lực (HRM).
Đây là một tiến bộ đáng kể vì càng có nhiều thông tin được cung cấp vào hệ
thống ERP, càng dễ dàng xác định và giải quyết các vấn đề cũng như tận dụng các cơ
hội để cải tiến. Ngày nay, các hệ thống ERP hàng đầu là kho thông tin khổng lồ có
Trang 7
thể tạo ra các báo cáo có thể làm nổi bật hiệu suất của mọi khía cạnh của doanh
nghiệp, từ bán hàng và tiếp thị đến phát triển sản phẩm đến nhân sự và hoạt động. Có
vô số ứng dụng có sẵn, được thiết kế cho các ngành, mô hình kinh doanh và thách
thức khác nhau, và ERP đóng vai trò là trung tâm chỉ huy cho những gì có thể là một
mạng lưới phần mềm rộng lớn.
2.2 Các giải pháp hiện nay trên thị trường
2.2.1 Hệ thống ERP của thế giới
Một số giải pháp phần mềm ERP nước ngoài được sử dụng rộng rãi tại Việt
Nam có thể kể đến như: ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP.
 Ưu điểm
Điểm chung của các phần mềm nước ngoài là có bề dày kinh nghiệm và đã áp
dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Thêm vào đó, sản phẩm được
xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa.
 Nhược điểm
Giá của phần mềm ERP nước ngoài rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai
phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn. Vì vậy
tổng chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra cho ERP ngoại là không hề nhỏ. Thực tế ghi
nhận rằng, chi phí để triển khai dự án này ở Việt Nam có thể rơi vào khoảng từ vài
chục ngàn đến vài trăm ngàn USD.
Chính vì vậy, phần mềm ERP được phát triển bới đơn vị cung cấp quốc tế hầu
như
không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Đặc biệt, trong hệ
thống ERP, phân hệ kế toán thường là module quan trọng nhất. Module này là đầu
mối trung tâm của dữ liệu, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra
các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam. Ở Việt Nam, các thông
tư, quyết định về chế độ kế toán thường xuyên được thay đổi và cập nhật. Điều này
cũng ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp áp dụng giải pháp ERP ngoại. Vậy nên
Trang 8
khi lựa chọn phần mềm ERP được cung cấp bởi đơn vị quốc tế bạn cần cân nhắc về
các chuẩn mực kế toán theo quy định của Việt Nam.
Có một thực tế là một số doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, nhà máy ở
Việt Nam sử dụng các phần mềm nước ngoài nhưng vẫn cần thêm những phần mềm
của Việt Nam để lên các báo cáo tài chính phù hợp.
2.2.2 Hệ thống ERP của Việt Nam
Những năm gần đây, giải pháp ERP ở Việt Nam ngày càng phổ biến. Do nhiều
doanh nghiệp muốn hoạt động quản lý các nguồn lực hiệu quả nhất. Thị trường Việt
Nam hiện đang có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP
2.2.2.1 Phần mềm ERP đóng gói
Phần mềm ERP đóng gói là loại phần mềm được các nhà cung cấp nghiên cứu
và tổng hợp từ rất nhiều khảo sát về nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc lĩnh vực nào
đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực
riêng của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ tập hợp thành những điểm chung và thiết kế
thành một mô hình tổng thể. Phần mềm ERP đóng gói với các chức năng cố định có
thể ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau.
 Ưu điểm
Phần mềm ERP đóng gói thường tốn ít chi phí, dễ sử dụng ngay cả với những
người không am hiểu về kỹ thuật. Thời gian triển khai nhanh gọn, chỉ cần đăng ký
tên miền là có thể sử dụng được ngay. Thêm nữa, ERP đóng gói sẽ thường xuyên
được cập nhật dựa vào phân tích những nhu cầu mới của khách hàng.
Các phân hệ chức năng có trong phần mềm ERP đóng gói bao gồm:
− Quản lý tài chính – kế toán: sổ cái, quản lý vốn bằng tiền, công nợ phải thu,
công nợ phải trả, tài sản cố định
− Quản lý mua hàng
− Quản lý hàng tồn kho
Trang 9
− Quản lý bán hàng và phân phối
− Quản lý nhân sự
− Báo cáo quản trị
Phần mềm dạng này được viết sẵn vì vậy sẽ có nhiều bất cập. Nghiệp vụ chức
năng của ERP đóng gói mang tính tổng quát nên không thể bao quát hết những yêu
cầu chuyên sâu của doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất với nhiều
đặc thù riêng sẽ thường lựa chọn sử dụng loại phần mềm được viết theo yêu cầu.
2.2.2.2 Phần mềm ERP viết theo yêu cầu
Ba lý do các doanh nghiệp tìm đến loại phần mềm ERP viết theo yêu cầu thường
là: mong muốn tạo ra mô hình kinh doanh, sản phẩm khác biệt với đối thủ cạnh tranh;
đẩy nhanh quá trình “số hóa” để nâng cao lợi thế cạnh tranh; các phần mềm đóng gói
không đáp ứng đủ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết
kế phù hợp với những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng,
do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu phát triển.
 Ưu điểm
− Phần mềm này được thiết kế riêng biệt theo từng chức năng hướng đến những
yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Dựa trên thực tế mỗi doanh nghiệp đều có những
cách quản lý và bộ máy quản lý riêng. Các chức năng của phần mềm này đáp ứng
được 100% nhu cầu của khách hàng.
− Bên cạnh việc đặt hàng viết theo yêu cầu thì doanh nghiệp sẽ nhận được hỗ
trợ xuyên suốt trong quá trình triển khai ứng dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng
được hỗ trợ công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm…
− Hiện nay có nhiều doanh nghiệp Việt cung cấp dịch vụ cung cấp phần mềm
ERP viết theo yêu cầu. Có thể kể đến Cloudify với phần mềm cho phép các đơn vị
cung cấp chỉnh sửa để phù hợp với nhu cầu trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang
Trang 10
hoạt động. Phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa với công nghệ điện toán đám mây, giúp
người dùng lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Hiện nay, người dùng có thể sử dụng phần mềm trên các thiết bị thông minh với đa
dạng hệ điều hành và nền tảng.
− Cloudify là phần mềm trong nước, giá thành thấp hơn so với các phần mềm
nước ngoài nhưng các chức năng từ cơ bản tới nâng cao vẫn được hoàn thiện và phát
triển. Phần mềm nội địa sẽ phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam về quy chuẩn
kinh tế hơn các phần mềm nước ngoài. Nhìn chung, Cloudify là một trong những
phần mềm nhận được niềm tin của người dùng từ chính chất lượng sản phẩm và dịch
vụ.
Chính vì phần mềm ERP viết theo đặc thù của doanh nghiệp nên sẽ mất thời
gian khảo sát tư vấn và xây dựng hệ thống. Từ đó kéo theo thời gian triển khai để viết
phần mềm lâu hơn phần mềm đóng gói. Giá thành thiết kế phần mềm theo yêu cầu
cao hơn so với phần mềm đóng gói.
2.3 Quy trình triển khai một hệ thống ERP
Một hệ thống ERP phù hợp có thể thay đổi toàn bộ hoạt động của một công ty,
nâng cao năng suất làm việc, cải thiện quy trình sản xuất, bán hàng và tối ưu hóa quá
trình vận hành. Nhiều doanh nghiệp hiện nay, theo các chuyên gia, đang vật lộn và
đau đầu để triển khai phần mềm ERP một cách thành công. Một số chỉ số họ đưa ra
khiến chúng ta cần suy ngẫm:
− Chỉ có khoảng hơn 7% dự án ERP hoàn thành đúng thời hạn đề ra

− Gần 80% doanh nghiệp không thể đạt được mục đích đề ra khi triển khai phần
mềm ERP
− 30% doanh nghiệp hài lòng với các dự án ERP được triển khai
Triển khai ERP rất dễ thất bại nếu không có các chiến lược đề ra cụ thể, gây ảnh
hưởng lớn tới doanh nghiệp ở nhiều mặt khác nhau. Vì thế giảm thiểu rủi ro đồng
nghĩa với việc doanh nghiệp cần xây dựng các bước triển khai hệ thống ERP cụ thể:
Trang 11
− Bước 1: Chuẩn bị khảo sát
Đây là bước đầu tiên trong quy trình triển khai ERP. Hai bên sẽ cùng nhau ký
kết hợp đồng và chuẩn bị dự án. Các công việc cần thực hiện ở giai đoạn này bao
gồm: Thiết lập đội dự án, thống nhất thời gian triển khai, các bước triển khai, các đầu
việc cần chuẩn bị trước khi triển khai, các giai đoạn triển khai.
− Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
Khảo sát tình trạng vận hành của doanh nghiệp trước khi triển khai hệ thống
ERP là bước bắt buộc, tạo nền móng cho các bước kế cận. Vì thế, nếu bỏ qua bước
này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình triển
khai, hoặc triển khai bị lệch hướng. Quá trình khảo sát hiện trạng ứng dụng CNTT
trong tổ chức cần được tiến hành nghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh
nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP. Trong quá trình
khảo sát, đơn vị cung cấp giải pháp – vốn là chuyên gia trong ngành sẽ đặt ra những
câu hỏi để thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin
chính như:
• Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp

• Số lượng nhân sự của doanh nghiệp
• Mô hình doanh nghiệp (mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company)
• Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp
• Số lượng cửa hàng (đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng,
quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình
thức bán sản phẩm (shop, online, các phương thức thanh toán)
• Quy trình sản xuất và quản lý
• Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai
• Mức độ sử dụng công nghệ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại (trình
độ sử dụng máy tính của các nhân viên)
Trang 12
• Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị
doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn
trong quá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?
− Bước 3: Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín
Hãy lựa chọn một nền tảng ERP theo ngân sách của doanh nghiệp đã lên trong
kế hoạch. Để đảm bảo hệ thống ERP có thể thích ứng với tình hình phát triển trong
dài hạn của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên đầu tư vào một nền tảng cho phép tùy
chỉnh theo nhu cầu và có khả năng mở rộng quy mô trong tương lai.
− Bước 4: Triển khai dự án ERP

Sau khi doanh nghiệp đã chắc chắn các quyết định trên và đi vào bước triển
khai, nhà cung cấp sẽ chuyển giao cho doanh nghiệp công nghệ, tài liệu, hướng dẫn
chi tiết để sử dụng. Nếu doanh nghiệp doanh nghiệp không đủ ngân sách, doanh
nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm ERP mặc định theo gói. Hoặc sử dụng một
số module nhỏ để phục vụ các chức năng cần thiết trước. Bên cung cấp sẽ doanh
nghiệp giao hệ thống cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không mất nhiều
thời gian.
− Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống

• Tiến hành sửa đổi phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn
hình nhập liệu, tính năng nghiệp vụ…
• Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.
− Bước 6: Triển khai ERP
Đơn vị cung cấp phần mềm ERP sẽ viết tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần
mềm tại doanh nghiệp. Sau đó đơn vị cung cấp sẽ tổ chức các buổi đào tạo để nguời
dùng (nhân viên trong doanh nghiệp) trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc.
Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng
của khách hàng để hỗ trợ. Trong suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường
xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt
nhất.
Trang 13
− Bước 7: Vận hành thử
Đơn vị triển khai phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi các dữ liệu
đã có sẵn vào các danh mục, chứng từ,… và cùng khách hàng kiểm tra tính đúng đắn
của dữ liệu chuyển đổi. Bên cạnh đó, các lỗi còn tồn tại trên hệ thống cũng sẽ được
khắc phục ở giai đoạn triển khai ERP này.
− Bước 8: Đưa hệ thống vào khai thác
Trong một dự án ERP thì giai đoạn đưa hệ thống vào khai thác là thời điểm mà
quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được di chuyển từ khâu
thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.
Khi đưa hệ thống vào khai thác thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì
nó sẽ không được sử dụng nữa. Đồng thời, dữ liệu cũng sẽ được di chuyển từ hệ thống
trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới.
− Bước 9: Nghiệm thu tổng thể phần mềm
Nghiệm thu là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần
mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết.
Bàn giao hệ thống theo quy định của Hợp đồng bao gồm: Các module nghiệp
vụ đã phát triển theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ
(URD), Tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan; Tài liệu hướng
dẫn sử dụng hệ thống (User Guide), Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu
UAT, Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual).
− Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ
Cách 1: Hỗ trợ, hướng dẫn khắc phục sự cố hoặc lỗi với phần mềm đã cài đặt
thông qua INTERNET bằng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến (từ xa), qua điện thoại,…
Cách 2: Trong trường hợp không khắc phục sự cố hoặc lỗi phần mềm theo
“Cách 1”, đơn vị cung cấp phần mềm cử cán bộ đến bên doanh nghiệp trực tiếp khắc
phục sự cố hoặc lỗi phần mềm đã cài đặt.
Trang 14
2.4 Vai trò của ERP
Trong hệ thống của ERP gồm một số vai trò quan trọng như sau:
− Làm chủ thông tin khách hàng
Vì dữ liệu của ERP đều nằm chung ở một nơi, nay mọi nhân viên trong đơn vị
đều có thể truy xuất và xem thông tin khách hàng. Một vài người có quyền thì có thể
đổi cả thông tin mà không lo lắng hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt
các bộ phận không giống nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể đơn giản xem ai
mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
− Quản trị kế toán – tài chính
Muốn nắm chính xác các số liệu thông tin tài chính của một tổ chức, người quản
lý bắt buộc phải nắm được các số liệu, thông số báo cáo từ các phòng ban, từng bộ
phận khác nhau nên rất dễ diễn ra sự thiếu đồng nhất và chênh lệch nhau.
Khi sử dụng các quy trình ERP thì mọi việc có thể được giải quyết dễ dàng. Các
dữ liệu đều được lưu giữ ở một nơi với một phiên bản sử dụng xuyên suốt cho tất cả
bộ phận, phòng ban hay chi nhánh. Khi diễn ra bất cứ sự thay đổi nào thì mọi thông
tin đều tự động hiển thị và tính toán lại sao cho trùng khớp và giúp tránh được những
sai sót.
Chủ doanh nghiệp không phải chờ đến cuối tháng mới tóm lại được các báo cáo,
số liệu. Bất cứ lúc nào muốn kiểm tra thì người chủ có thể theo dõi, để bám sát tình
hình tài chính của tổ chức mình và đúng lúc có những hướng giải quyết thích hợp.
− Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả
quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý
đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác.
Vì chỉ dùng một hệ thống máy tính độc nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời
gian, giảm khoản chi, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự quan trọng.
Trang 15
Người quản lý có thể xem tất cả mọi chỉ số của tổ chức trong một bố cục và
giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm
vài con số.
− Quản trị tối ưu nguồn nhân công
Mong muốn quản lý hàng chục nhân công cùng một lúc không phải là điều đơn
giản, quan trọng là với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh. Để theo dõi sát
sao cấp độ hoàn thiện công việc, khối lượng công việc, giờ làm việc, giờ ra về của
từng người là điều không thể.
Nhưng nhờ hệ thống ERP đối với doanh nghiệp, công ty sẽ đơn giản hơn khi có
thể quản lý hết mọi khối lượng công việc, khung giờ làm việc của từng nhân sự và có
sự xoay chỉnh hợp lý.
− Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án
ERP giúp công ty kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm,
đồng thời tạo dựng kế hoạch và phân bổ nhân công một cách hợp lý tùy nhu cầu dự
án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế
mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người có nhiệm vụ quản lý không
phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
− Nâng cao hiệu năng thực hiện các công việc
Trong quá trình tạo ra sản phẩm và vận hành, doanh nghiệp càng lớn thì khối
lượng công việc sẽ càng nhiều và đòi hỏi các công đoạn khó hiểu hơn. Hệ thống ERP
lúc này sẽ như một công cụ tự động hóa các quy trình sản xuất, quản lý đầu vào đầu
ra, đóng gói và một vài quá trình khác.
Nhờ vào điều đó mà công ty có thể tiết kiệm tối đa quỹ thời gian, giảm thiểu
khoản chi, đẩy mạnh tăng năng suất và giảm số lượng nhân sự không quan trọng.
− Kiểm soát lượng tồn kho
Hệ thống ERP đối với doanh nghiệp giúp kiểm soát xem trong kho còn bao
nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các
Trang 16
công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm.
Toàn bộ sẽ giúp giảm khoản chi, giảm số người quan trọng, tăng nhanh tốc độ thực
hiện những công việc.
2.5 Các quy trình nghiệp vụ
2.5.1 Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng thường bắt đầu khi một bộ phận trong công ty thể hiện nhu
cầu của mình thông qua việc tạo ra một phiếu đề xuất mua hàng. (Purchase
requisition). Phiếu đề xuất này sau khi được phê duyệt sẽ chuyển sang bộ phận phụ
trách mua hàng. Bộ phận này tiến hành quy trình mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp
và gửi đơn đặt hàng (Purchase Order) cho nhà cung cấp. Sau khi hàng được giao tới,
bộ phận kho tiến hành thủ tục nhập kho, kiểm tra danh mục hàng được đóng gói
(Packing list) và tạo phiếu nhập kho (Goods receipt document) để xác nhận việc nhập
hàng. Tiếp theo, bộ phận kế toán tiếp nhận hóa đơn (Vendor invoice) từ nhà cung cấp
và thực hiện thủ tục thanh toán và lưu lại chứng từ thanh toán. (Vendor payment).
Hình 2 - 1: Hình ảnh về quy trình mua hàng
2.6.2 Quy trình sản xuất
Quy trình sản xuất đáp ứng nhu cầu materials thông qua quy trình mua hàng bên
ngoài, đồng nghĩa với việc công ty mua nguyên liệu (materials) cần thiết từ nhà cung
cấp. Đầu tiên, kho sẽ cho biết sản phẩm nào trong kho đang thiếu và gửi yêu cầu sản
xuất. Sau đó, bộ phận sản xuất sẽ duyệt yêu cầu. Nếu đồng ý bộ phận kho sẽ được
Trang 17
quyền xuất kho materials cần thiết cho bộ phận sản xuất. Sau bộ phận sản xuất hoàn
thành, sản phẩm (thành phẩm - Finished Goods) sẽ được nhập kho.
Hình 2 - 2: Hình ảnh về quy trình sản xuất
2.6.3 Quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng được bắt đầu khi khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng
(Inquiry) đến công ty. Yêu cầu này sẽ được nhận bởi nhân viên trong phong kinh
doanh (sales department), nhân viên này sau đó sẽ tạo báo giá (Quotation) và gửi
trả lại cho khách hàng. Nếu chấp nhận, khách hàng sẽ gửi một yêu cầu mua hàng
(Purchase Order - PO) đến công ty. Khi nhân viên nhận được yêu cầu mua hàng
sẽ tạo yêu cầu bán hàng hoặc còn gọi là đơn đặt hàng (Sales Order) và chuyển
tiếp đến nhân viên phụ trách trong bộ phận kho để xử lý các bước tiếp theo, chuẩn
bị chuyển hàng. Nhân viên kho sẽ tập hợp đúng số lượng sản phẩm của đơn hàng
từ các kệ lưu trữ, đặt chúng trong hộp, đóng gói, niêm phong và ghi địa chỉ lên
nhãn. Sau đó công ty sẽ chuyển các hộp này đến khách hàng bằng xe tải hoặc
máy bay (Send shipment). Sau khi chuyển hàng, nhân viên bộ phận kế toán sẽ
chuẩn bị hóa đơn gửi đến khách hàng (create and send invoice). Nếu khách hàng
thanh toán, nhân viên phòng kế toán sẽ tạo phiếu thu và lưu lại (receive payment).
Hình 2 - 3: Hình ảnh về quy trình bán hàng
Trang 18
2.6 Giải thích các thuật ngữ và khái niệm
− R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính,
nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong
CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có
thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh
nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên.
− P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị
kinh doanh. Hệ thống tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình
điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội
dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh.
− E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP
cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung
một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác
nhau của từng phòng ban.
− MDS: Master Demand Schedule – Nhu cầu hàng hóa: Một công cụ quản lý
quan trọng trong việc dự đoán và quản lý nhu cầu hàng hóa, giúp các doanh nghiệp
có cái nhìn chi tiết về lịch trình nhu cầu trong tương lai để có thể lập kế hoạch và điều
chỉnh hoạt động sản xuất và kinh doanh của họ
− MPS: Master Production Schedule – Kế: Là lịch trình sản xuất chính xác và
cụ thể cho từng loại sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nó dựa trên thông
tin từ Master Demand Schedule và giúp quản lý sản xuất một cách hiệu quả và đáp
ứng kịp thời nhu cầu thị trường
− MRP: Material Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu:
Một phương pháp tính toán dựa trên thông tin từ Master Production Schedule (MPS)
để xác định số lượng và thời điểm cụ thể mà các nguyên vật liệu cần phải được cung
cấp để thực hiện sản xuất theo lịch trình. Quá trình này bao gồm việc xác định số
lượng nguyên vật liệu cần trong từng giai đoạn sản xuất, thời điểm cần mua hoặc sản
xuất, và các yếu tố khác liên quan.
Trang 19
Các bước cơ bản trong quá trình MRP bao gồm:
• Xác định nhu cầu: Dựa trên MPS và thông tin về thời gian sản xuất và số lượng
sản phẩm cần, MRP xác định số lượng nguyên vật liệu cần trong từng giai đoạn.
• Xác định tồn kho: MRP kiểm tra tồn kho hiện có của nguyên vật liệu để xác
định liệu có cần thêm hoặc mua thêm.
• Tính toán đơn đặt hàng: Dựa trên nhu cầu dự kiến và tồn kho, MRP tính toán
số lượng cần đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc sản xuất nội bộ.
• Lập lịch đặt hàng: MRP xác định thời gian cần đặt hàng để đảm bảo nguyên
vật liệu sẵn sàng đúng lúc cho quá trình sản xuất.
• Theo dõi và điều chỉnh: MRP thường được cập nhật thường xuyên để điều
chỉnh dự trù nguyên vật liệu dựa trên thay đổi trong sản xuất thực tế và thị trường
− MRP II: Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất:
Là hệ thống quản lý toàn diện và tích hợp, tập trung vào việc quản lý và lập kế hoạch
toàn bộ nguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, nhân
công, thiết bị và nhiều yếu tố khác để đảm bảo hoạt động sản xuất được thực hiện
một cách hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thị trường.
− CRP: Capacity Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu năng lực: Là
quá trình quản lý và dự đoán khả năng sản xuất của các nguồn lực như máy móc, thiết
bị và nhân công để đảm bảo rằng khả năng sản xuất có thể đáp ứng lịch trình sản xuất
và nhu cầu thị trường một cách hiệu quả. Nó là bước quan trọng trong quá trình quản
lý sản xuất và quản lý nguồn lực tổng thể
− SCM: là thuật ngữ viết tắt từ Supply Chain Management. Quản trị SCM sẽ
liên quan đến toàn bộ các hoạt động quản lý dòng hàng hóa cũng như dịch vụ bao
hàm toàn bộ quá trình từ lúc còn là nguyên liệu thô cho tới khi tạo thành thành phẩm
cuối cùng giao đến tay người tiêu dùng.
Trang 20
− CRM là Customer Relationship Management, có nghĩa là quản lý quan hệ

khách hàng. CRM là sự kết hợp giữa các chiến lược và công nghệ để cải thiện và xây
dựng các mối quan hệ với khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng.
− HRM: Quản lý nguồn nhân lực là hoạt động tuyển dụng, thuê, triển khai và
quản lý nhân viên của một tổ chức. HRM thường được gọi đơn giản là nguồn nhân
lực (HR). Bộ phận nhân sự của một công ty hoặc tổ chức thường chịu trách nhiệm
tạo ra, có hiệu lực và giám sát các chính sách quản lý người lao động và mối quan hệ
của tổ chức với nhân viên.
Trang 21
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG ERP, DỮ LIỆU VÀ CÁC QUY

TRÌNH NGHIỆP VỤ TÍCH HỢP
3.1 Giới thiệu về hệ thống ERP
3.1.1 Giới thiệu hệ thống
Hình 3 - 1: Hình ảnh về giới thiệu hệ thống SAP
SAP S/4HANA hỗ trợ lên kế hoạch để sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp
một cách tối ưu nhất, hay còn gọi tắt là ERP (Enterprise Resource Planning) với công
nghệ thông minh được xây dựng bởi đội ngũ chuyên gia của SAP với gần 50 năm
kinh nghiệm, trong đó bao gồm AI, Machine learning và công cụ phân tích dữ liệu
nâng cao. SAP S/4HANA sẽ chuyển hóa quy trình hoạt động tổng thể của doanh
nghiệp nhờ vào công nghệ tự động hóa thông minh được chạy trên cơ sở dữ liệu SAP
HANA hàng đầu thị trường. Cơ sở này nổi bật với tốc độ xử lý trong thời gian thực
nhanh và một mô hình dữ liệu đã được tối ưu hóa.
SAP S/4HANA cung cấp những quy trình tân tiến, đã được ứng dụng tại hàng
nghìn doanh nghiệp trên toàn cầu, giúp kết nối và điều hòa toàn bộ hoạt động của
Trang 22
doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ mọi nhân viên đưa ra quyết định sáng suốt trong thời gian
ngắn nhất.
− Với mảng Tài chính - Kế toán (FICO)
SAP S/4HANA hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin về Tài chính – Kế toán,
hỗ trợ xây dựng báo cáo tài chính đồng thời đơn giản hóa quy trình kế toán và kiểm
toán, cải thiện quy trình quản lý rủi ro tài chính và quản lý ngân quỹ, bất động sản,…
− Với mảng Sản xuất (PP)
SAP S/4HANA giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình lên kế hoạch sản xuất
tổng hợp(MRP)vốn rất phức tạp, từ đó giúp đẩy nhanh việc vận hành, đồng thời cũng
hỗ trợ công tác kỹ thuật và nâng cao mảng quản lý chất lượng sản phẩm.
− Với mảng Nghiên cứu & Phát triển sản phẩm (R&D)
SAP S/4HANA giúp cải thiện việc quản lý dự án, quản lý vòng đời sản phẩm
và đẩy nhanh quy trình đảm bảo kỹ thuật và gia tăng hiệu quả của quy trình kiểm
nghiệm yêu cầu đầu ra của sản phẩm.
− Với mảng Bán hàng (SD)
SAP S/4HANA áp dụng riêng cho mảng Bán hàng giúp doanh nghiệp đạt được
doanh thu cao nhất có thể với hệ thống chuyên biệt để quản lý đơn đặt hàng và hợp
đồng, quản lý thông tin khách hàng/ đối tác/… từ đó hỗ trợ cho đội nhóm và người
quản lý chịu trách nhiệm trong hoạt động Bán hàng một cách mạnh mẽ và hiệu quả.
− Với mảng Quản lý Kho và Mua hàng (MM)
SAP S/4HANA giúp doanh nghiệp thu thập thông tin dữ liệu về việc mua bán
hàng hóa, thông tin nhà cung cấp, tự động hóa việc quản lý hoạt động mua hàng.
Ngoài ra, hỗ trợ quá trình quản lý Kho vận trong việc theo dõi tình trạng vật tư, lượng
tồn kho an toàn (safety stocks) đồng thời cảnh báo khi lượng tồn kho an toàn thấp
hơn mức tối thiểu,… từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong việc cung ứng
sản phẩm.
− Các mảng khác theo nhu cầu quản trị và đặc tính ngành.
Trang 23
3.1.2 Sơ đồ các phân hệ của hệ thống SAP
Khởi nguồn là những phiên bản như SAP R/2, R/3, ERP…, tới năm 2016 sản
phẩm S/4HANA ra đời dựa trên nền tảng của công nghệ In Memory (HANA) được
phát triển bởi chính hãng SAP. Hiện nay SAP Business Suite 4 SAP HANA hay gọi
tắt là SAP S/4HANA là một hệ thống ERP được thừa kế toàn bộ những trải nghiệm
người dùng trên các phiên bản trước đó và được ứng dụng những công nghệ tiên tiến
nhất, thông minh nhất để phục vụ cho các Doanh nghiệp trên toàn thế giới. Ngoài ra
sản phẩm S/4HANA có thể được triển khai và vận hành trên nhiều môi trường khác
nhau như on-premise,cloud hoặc kết hợp hai hình thức trên(hybrid environment) giúp
doanh nghiệp có nhiều lựa chọn và dễ dàng vận hành hệ thống.
3.2 Tổng quan về doanh nghiệp
3.2.1 Giới thiệu doanh nghiệp
3.2.1.1 Lịch sử phát triển
John Davis là vận động viên đua xe đạp nổi tiếng thế giới và là nhà vô địch đua
xe địa hình. Anh ấy đã thành lập một công ty ở Hoa Kỳ để sản xuất xe đạp địa hình.
Peter Weiss người Đức là một kỹ sư không chỉ đua xe đạp địa hình mà còn thiết kế
khung xe đạp. Anh ấy đã thành lập một công ty sản xuất khung xe đạp du lịch hạng
nhẹ. John và Peter gặp nhau vào năm 2000 và hợp nhất hai công ty của họ để thành
lập GBI.
Trang 24
Hình 3 - 2: Hình ảnh về lịch sử phát triển của doanh nghiệp
GBI được thành lập vào năm 2001 sau sự hợp nhất của hai nhà sản xuất xe đạp,
một có trụ sở tại Hoa Kỳ và một ở Đức. GBI có ba lĩnh vực kinh doanh: xe đạp du
lịch cao cấp và chuyên nghiệp, xe đạp địa hình dành cho nam và nữ và phụ kiện xe
đạp. GBI bán xe đạp của mình cho một mạng lưới các đại lý chuyên biệt trên toàn thế
giới và họ mua nguyên liệu thô từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trên toàn cầu. GBI
có hai cơ sở sản xuất, một ở Hoa Kỳ và một ở Đức. Nó cũng có ba kho bổ sung, hai
ở Hoa Kỳ và một ở Đức. GBI có hơn 100 nhân viên trên toàn cầu. Tổ chức sử dụng
SAP ERP để hỗ trợ các quy trình của mình.
Do tính chất chuyên dụng cao của xe đạp GBI và nhu cầu cá nhân hóa của người
lái, GBI bán độc quyền xe đạp của mình thông qua các đại lý xe đạp độc lập (IBD)
nổi tiếng và được kính trọng. Các đại lý này tuyển dụng các nhân viên là chuyên gia
về địa hình và đua xe du lịch để giúp người tiêu dùng chọn xe đạp GBI và các phụ
kiện phù hợp với nhu cầu cá nhân của họ.
Do tính chất kỹ thuật của các sản phẩm của mình, GBI đã sử dụng internet chủ
yếu như một kênh thông tin, tối đa hóa tiềm năng của nó để giáo dục người tiêu dùng
và đối tác cũng như tiếp thị sản phẩm của mình tới khán giả toàn cầu. Công ty đã hạn
chế doanh số bán hàng qua internet do các vấn đề phức tạp về thuế liên quan đến việc
bán sản phẩm ở nhiều tiểu bang và quốc gia. Bởi vì độ tin cậy là một đặc điểm nổi
bật của các sản phẩm GBI, công ty phụ thuộc vào các nhà cung cấp hoặc nhà cung
cấp nguyên liệu thô và hàng hóa thương mại có tính chọn lọc cao.
Trang 25
GBI điều hành hai cơ sở sản xuất, Dallas và Heidelberg. Mỗi cơ sở có ba dây
chuyền lắp ráp và mỗi dây chuyền có thể sản xuất khoảng 1.000 chiếc xe đạp mỗi
năm. Tổng năng lực sản xuất là khoảng 6.000 chiếc xe đạp mỗi năm, nhưng có thể
tăng 15% -20% bằng cách cho phép làm thêm giờ và thuê nhân công bán thời gian.
GBI đã thuê ngoài việc sản xuất cả khung off-road và touring cũng như bánh xe
composite carbon cho các đối tác đáng tin cậy, những người có cơ sở vật chất chuyên
dụng để chế tạo các vật liệu phức tạp được sử dụng. GBI duy trì mối quan hệ nghiên
cứu và thiết kế mang tính cộng tác cao với các đối tác đặc biệt này để đảm bảo rằng
những đổi mới về cả khả năng vật liệu và kết cấu được tích hợp vào khung. GBI chủ
yếu lắp ráp bán thành phẩm thành thành phẩm tại các cơ sở sản xuất của mình. Thành
phẩm được lưu trữ trong kho địa phương hoặc được vận chuyển đến các trung tâm
phân phối khu vực khác để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng.
3.2.1.2 Các sản phẩm kinh doanh
GBI phục vụ thị trường xe đạp leo núi (địa hình) và du lịch (đường trường) dành
cho người đi xe đạp chuyên nghiệp và “chuyên nghiệp”. GBI được biết đến với khung
composite carbon chắc chắn, nhẹ và ít phải bảo trì. Những khung này là tính năng
trong dòng xe đạp chuyên nghiệp. Ngược lại, dòng xe đạp cao cấp sử dụng khung
nhôm. Hình 2 cho thấy Xe đạp du lịch chuyên nghiệp màu đen. Chiếc xe đạp này có
khung xe đạp bằng carbon tổng hợp. Nó thường được bán với giá 3.200 USD tại Hoa
Kỳ.
GBI cũng bán các phụ kiện đi xe đạp cho khách hàng của họ. Mũ bảo hiểm, bộ
dụng cụ sơ cứu, áo sơ mi và chai nước là những ví dụ về những sản phẩm không dành
cho xe đạp này.
Đổi mới, an toàn, độ tin cậy và hiệu suất là cốt lõi trong hoạt động kinh doanh
của GBI. Tuân thủ cốt lõi này đã giữ cho công ty có khả năng cạnh tranh trong một
môi trường ngày càng có nhiều mối đe dọa từ các công ty khác và hàng nhái. GBI
không bán sản phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng. Thay vào đó, nó dựa vào các
khách hàng (đối tác) cao cấp của mình.
Trang 26
3.2.2 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp
John và Peter là đồng CEO của GBI. Công ty có khoảng 100 nhân viên. Khoảng
hai phần ba trong số họ làm việc tại Hoa Kỳ; số còn lại làm việc ở Đức. Trụ sở chính
của GBI được đặt tại Dallas và GBI được đăng ký là công ty của Hoa Kỳ tuân theo
các tiêu chuẩn kế toán được chấp nhận chung của Hoa Kỳ (GAAP). GBI điều hành
một công ty con, GBI Europe, có trụ sở tại Heidelberg và tuân theo các chuẩn mực
kế toán quốc tế (IFRS) và các quy định về thuế của Đức.
Các chức năng lập kế hoạch nguyên vật liệu, tài chính, quản trị, nhân sự và công
nghệ thông tin được hợp nhất tại trụ sở chính ở Dallas. Cơ sở ở Dallas sản xuất các
sản phẩm cho thị trường xuất khẩu và Hoa Kỳ, đồng thời kho hàng của cơ sở này
quản lý việc phân phối sản phẩm cho các nhà bán lẻ trực tuyến và miền trung Hoa
Kỳ. GBI cũng duy trì các kho vận chuyển và xuất khẩu ở cả San Diego và Miami.
San Diego xử lý phân phối và xuất khẩu Bờ Tây cho Châu Á, còn Miami xử lý phân
phối Bờ Đông và xuất khẩu sang Châu Mỹ Latinh.
GBI Châu Âu có trụ sở tại Heidelberg, Đức (DE). Phần lớn nghiên cứu và phát
triển cho tất cả GBI được đặt tại các văn phòng của Heidelberg. Heidelberg cũng là
cơ sở sản xuất GBI chính ở Châu Âu. Nhà kho Heidelberg xử lý tất cả vận chuyển
cho miền nam châu Âu. Nhà kho Hamburg xử lý tất cả các hoạt động vận chuyển cho
Vương quốc Anh, Ireland, Trung Đông và Châu Phi.
3.2.3 Dữ liệu ở mức tổ chức sử dụng trong báo cáo
Dữ liệu tổ chức được sử dụng để thể hiện cấu trúc của một doanh nghiệp. Ví dụ
về cơ cấu tổ chức là các công ty, công ty con, nhà máy, nhà kho, khu vực lưu trữ và
khu vực bán hàng. Ba yếu tố dữ liệu tổ chức là client, company code, and plant
− Client and Company Code
Client là cấp tổ chức cao nhất trong SAP ERP. Nó đại diện cho một doanh
nghiệp bao gồm nhiều công ty hoặc công ty con. Mỗi công ty trong doanh nghiệp
được đại diện bởi một mã số công ty. Mỗi company code đại diện cho một thực thể
pháp lý riêng biệt và nó là yếu tố tổ chức trung tâm trong kế toán tài chính. Nghĩa là,
Trang 27
Hình 3 - 3: Hình ảnh về các mức tổ chức của doanh nghiệp
các báo cáo tài chính cần thiết cho mục đích báo cáo pháp lý được duy trì ở cấp mã
công ty. Một Client có thể có nhiều company code, nhưng company code chỉ được
thuộc về một Client.
GBI bao gồm hai công ty, một ở Hoa Kỳ và một ở Đức. GBI được đại diện bởi
một khách hàng và mỗi công ty trong số hai công ty được đại diện bởi một mã công
ty tương ứng là US00 và DE00
− Plant
Plant là một yếu tố tổ chức thực hiện nhiều chức năng và có liên quan đến một
số quy trình. Nó thực chất là một cơ sở trong đó các chức năng sau được thực hiện:
o Sản phẩm và dịch vụ được tạo ra.

o Vật liệu được lưu trữ và sử dụng để phân phối.
o Lập kế hoạch sản xuất được thực hiện.
o Dịch vụ hoặc bảo trì được thực hiện.
Plant có thể là nhà máy, nhà kho, trung tâm phân phối khu vực, trung tâm dịch
vụ hoặc văn phòng. Nó có thể là một phần của tòa nhà, toàn bộ tòa nhà hoặc một
tập hợp các tòa nhà. Ngoài ra, một tòa nhà có thể chứa nhiều plant. Một Client có
thể có nhiều company code, company code có thể chứa nhiều plant. Tuy nhiên, một
plant chỉ có thể thuộc về một company code.
Trang 28
GBI vận hành năm nhà máy để sản xuất và lưu trữ xe đạp và phụ kiện. Ba nhà
máy được đặt tại Hoa Kỳ—tại Dallas (DL00), San Diego (SD00) và Miami (MI00).
Nhà máy Dallas là một cơ sở sản xuất, trong khi hai nhà máy còn lại là trung tâm
phân phối, từ đó sản phẩm được vận chuyển đến khách hàng. Nhà máy Dallas cũng
vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. Hai nhà máy khác được đặt tại Đức—ở
Hamburg (HB00) và Heidelberg (HI00). Nhà máy Heidelberg hoạt động vừa là cơ
sở sản xuất vừa là trung tâm phân phối, trong khi nhà máy Hamburg chỉ là trung
tâm phân phối.
3.3 Dữ liệu nền trong các quy trình của doanh nghiệp
3.3.1 Dữ liệu nền trong quy trình mua hàng
− Condition Trong quy trình mua hàng, điều kiện (conditions) thường được áp
dụng để định rõ các yêu cầu, quy định và điều khoản cho quá trình mua sắm.
Ví dụ : Điều kiện thanh toán, điều kiện bảo hành, điều kiện huỷ đơn hàng, chính
sách về giá
− Pricing condition: Trong quy trình mua sắm là một điều kiện quy định giá cả
cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua trong quá trình mua sắm. Điều kiện giá cả
này có thể áp dụng cho việc mua hàng từ một nhà cung cấp cụ thể hoặc trong một
hợp đồng mua sắm.
Ví dụ: Một công ty đang mua các sản phẩm từ một nhà cung cấp và đã thỏa
thuận một điều kiện giá cả với nhà cung cấp đó. Điều kiện giá cả này có thể là giá cả
cố định hoặc giá cả thay đổi theo thời gian, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Khi các sản phẩm được đặt hàng, điều kiện giá cả này sẽ được áp dụng để xác định
giá trị đơn đặt hàng và việc thanh toán sau đó.
− Delivery term: Delivery term là thuật ngữ được sử dụng trong ngành vận
chuyển và giao nhận hàng hóa. Nó thể hiện thời gian và điều kiện giao hàng giữa
người bán và người mua. Các điều kiện giao hàng bao gồm thời gian giao hàng, địa
điểm giao hàng, phương thức vận chuyển, trách nhiệm bảo vệ hàng hóa trong quá
trình vận chuyển và chịu trách nhiệm về chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa.
Trang 29
Các điều khoản giao hàng phổ biến bao gồm EXW (Ex Works), FOB (Free on Board),
CIF (Cost, Insurance, and Freight), DAP (Delivered at Place), và DDP (Delivered
Duty Paid), giữa các điều khoản khác.
Ví dụ: Một ví dụ về Delivery term có thể là "CIF (Cost, Insurance and Freight)"
- một điều khoản giao hàng thường được sử dụng trong thương mại quốc tế. Theo
điều khoản này, người bán sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến cảng đích
được chỉ định bởi người mua. Người bán cần thanh toán chi phí vận chuyển, bảo hiểm
và phí cảng cùng các loại phí liên quan cho việc vận chuyển hàng hóa đến cảng đích.
Sau khi hàng hóa được giao cho người mua tại cảng đích, người mua sẽ chịu trách
nhiệm cho việc nhập khẩu, thanh toán phí nhập khẩu và hoàn tất các thủ tục hải quan.
− Purchasing info records: Purchasing info records là các bản ghi thông tin mua
hàng được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Chúng
chứa thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, mặt hàng, giá cả, điều khoản mua hàng
và các thông tin khác liên quan để hỗ trợ quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Các
bản ghi này cung cấp một cơ sở dữ liệu để quản lý các giao dịch mua hàng và đảm
bảo rằng các thông tin cần thiết được lưu trữ và truy cập một cách hiệu quả.
Ví dụ: Một purchasing info record có thể bao gồm:
- Tên nhà cung cấp: ABC Company
- Mã hàng: XYZ001
- Đơn giá: $10/đơn vị
- Số lượng tối thiểu đặt hàng: 100 cái
- Thời gian giao hàng: 7 ngày
- Điều khoản thanh toán: thanh toán 30 ngày sau khi nhận hàng
− Term of payment: Term of payment (hay còn gọi là "thời hạn thanh toán") là
điều kiện và thỏa thuận được đưa ra giữa người mua và người bán về thời gian và
cách thức thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Thông thường, term of payment bao
Trang 30
gồm các yếu tố như thời gian thanh toán, phương thức thanh toán, các điều khoản về
chi phí và các điều kiện khác liên quan đến thanh toán.
Ví dụ: Một cụm từ "30 days payment term" (kỳ hạn thanh toán 30 ngày) có thể
được sử dụng để chỉ rằng người mua hàng hóa hoặc dịch vụ có thời gian 30 ngày sau
khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ để thanh toán số tiền cần trả
− Tax: Tax là một khoản tiền hoặc một loại tài sản mà người dân, doanh nghiệp
hoặc tổ chức phải trả cho chính phủ hoặc các cơ quan chính quyền khác, nhằm tài trợ
cho các hoạt động công cộng và dịch vụ công.
Ví dụ: Khi bạn bán chiếc áo thể thao cho khách hàng, bạn phải tính và thu thuế
VAT từ khách hàng. Với mức thuế VAT là 10%, giá trị VAT là 10 đô la (10% của
giá bán lẻ 100 đô la). Tại cuối kỳ kế toán, bạn phải tính toán tổng thuế VAT phải trả
và thuế VAT được hoàn lại (nếu có) dựa trên sự khác biệt giữa thuế VAT thu được
từ khách hàng và thuế VAT đã trả cho nhà cung cấp.
− Material: "Material data" (dữ liệu vật liệu) là thuật ngữ được sử dụng để chỉ
các thông tin và chi tiết liên quan đến vật liệu hoặc sản phẩm được sử dụng trong quá
trình sản xuất, mua sắm hoặc quản lý trong một tổ chức.
Ví dụ: là thông tin về vật liệu cần mua như: các thiết bị điện tử, nguyên vật liệu
sản xuất, linh kiện máy móc, văn phòng phẩm…
− Purchasing: "Purchasing data" (dữ liệu mua hàng) là thuật ngữ được sử dụng
để chỉ thông tin và dữ liệu liên quan đến quá trình mua hàng và giao dịch mua bán.
Đây là các dữ liệu và thông tin thu thập được trong quá trình mua sắm và ghi lại các
hoạt động mua hàng của một tổ chức
Purchasing data được sử dụng để phân tích và quản lý hoạt động mua hàng của
một tổ chức. Nó cung cấp thông tin quan trọng cho việc đưa ra quyết định về việc
mua hàng, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình mua sắm và dự báo
nhu cầu tiêu thụ. Ngoài ra, purchasing data cũng có thể được sử dụng để theo dõi chi
phí, đàm phán với nhà cung cấp và tạo ra báo cáo phân tích mua hàng.
Trang 31
Ví dụ: mã sản phẩm, số lượng, ngày mua, giá mua, nhà cung cấp, tổng tiền và
phương thức thanh toán.
− Source list: Danh mục nguồn cung cấp là một loại master data được sử dụng
trong quy trình mua hàng để xác định các nhà cung cấp được phép cung cấp các vật
liệu hoặc sản phẩm cụ thể cho công ty. source list có thể được tạo ra cho từng vật liệu
hoặc sản phẩm cụ thể và liên kết với thông tin về nhà cung cấp.
Ví dụ: nhà cung cấp linh kiện, nhà cung cấp quốc tế,...
− Employees: Trong quy trình mua hàng, Employees (nhân viên) đóng vai trò
quan trọng trong thực hiện và quản lý các hoạt động liên quan đến việc mua sắm và
tiếp nhận hàng hóa. Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong quy trình mua hàng, từ
việc tìm kiếm và đàm phán với nhà cung cấp cho đến tiếp nhận, kiểm tra và quản lý
hàng hóa. Sự phối hợp và hiệu quả của nhân viên trong các bộ phận khác nhau giúp
đảm bảo rằng quy trình mua hàng diễn ra thuận lợi và đáp ứng được nhu cầu của tổ
chức.
Ví dụ: Nhân viên mua hàng, Nhân viên tài chính, Nhân viên quản lý kho,...
− Contracts: "Contract" (hợp đồng) là một tài liệu pháp lý chính thức giữa hai
hoặc nhiều bên, mô tả các điều kiện, cam kết và quyền lợi của mỗi bên trong một giao
dịch hoặc một mối quan hệ pháp lý. Hợp đồng thiết lập các quy tắc và trách nhiệm
của các bên để đảm bảo tính minh bạch, bảo vệ quyền và lợi ích của mỗi bên và cung
cấp cơ chế giải quyết tranh chấp trong trường hợp có xảy ra mâu thuẫn hoặc vi phạm.
Ví dụ: hợp đồng bảo hành, hợp đồng mua hàng, hợp đồng cung cấp: để xác định
các yêu cầu và điều kiện về việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Hợp đồng này
thường bao gồm các mục tiêu chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, quy trình
kiểm tra và các yêu cầu khác liên quan đến việc cung cấp.
− Catalogs: Trong quy trình mua hàng, Catalogs (danh mục sản phẩm) là tập
hợp thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ có sẵn từ các nhà cung cấp. Catalogs
thường được tạo ra và cung cấp bởi các nhà cung cấp hoặc đơn vị quản lý mua hàng
trong tổ chức. Catalogs giúp người mua có được cái nhìn tổng quan về các sản phẩm
Trang 32
hoặc dịch vụ có sẵn và là một công cụ hữu ích trong việc so sánh và lựa chọn sản
phẩm phù hợp trong quy trình mua hàng.
Ví dụ: Catalog sản phẩm Một catalog sản phẩm là một tài liệu hoặc website
chứa thông tin chi tiết về các sản phẩm mà một công ty cung cấp. Nó thường bao gồm
hình ảnh, mô tả, thông số kỹ thuật và giá cả của các sản phẩm
− Vendor: Đây là danh sách các công ty hoặc tổ chức mà tổ chức mua sắm có
thể liên hệ để yêu cầu báo giá hoặc đặt hàng. Thông tin về tên công ty, địa chỉ, thông
tin liên lạc và các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp có thể được lưu trữ trong dữ liệu
nền.
− Material group: Material group" (nhóm vật liệu) là một thuật ngữ được sử
dụng trong quản lý và phân loại vật liệu trong một hệ thống quản lý hàng tồn kho
hoặc hệ thống quản lý tài sản của một tổ chức. Material group giúp nhóm các vật liệu
tương đồng lại với nhau dựa trên các đặc điểm chung như tính chất, loại hình, công
năng, hoặc nhóm sản phẩm.
Ví dụ: Về material group có thể là "Thiết bị điện", "Vật liệu xây dựng", "Phần
mềm", "Phụ tùng ô tô", v.v. Các vật liệu có thuộc cùng một nhóm sẽ có các đặc điểm
và tính chất tương tự hoặc có mối liên quan đến nhau.
− Accounting data: Là các thông tin liên quan đến giao dịch tài chính và kế toán
được tạo ra trong quá trình mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Ví dụ: Giả sử bạn là chủ một cửa hàng nhỏ và muốn mua hàng hóa từ một nhà
cung cấp địa phương để bán lại cho khách hàng của mình. Trong trường hợp này,
accounting data có thể bao gồm: các thông tin về hóa đơn nhập kho, phiếu thanh toán
và sổ sách kế toán. Những thông tin này được sử dụng để ghi nhận việc mua hàng,
tiến hành thanh toán và cập nhật vào sổ sách kế toán của cửa hàng.
3.3.2 Dữ liệu nền trong quy trình bán hàng
 Master Data
Dữ liệu cơ bản, có liên quan đến tất cả các quy trình, được xác định ở cấp độ
máy khách. Dữ liệu tổ chức bán hàng được xác định cho sự kết hợp của các tổ chức
Trang 33
bán hàng và kênh phân phối. Ví dụ về dữ liệu tổ chức bán hàng là nhà máy phân phối,
đơn vị bán hàng và số lượng tối thiểu. Nhà máy giao hàng là nhà máy ưa thích mà từ
đó việc giao hàng được thực hiện cho doanh số bán hàng cụ thể tổ chức và kênh phân
phối. Đơn vị bán hàng là đơn vị đo lường, chẳng hạn như thùng giấy, thùng, thùng
chứa, hộp, pallet và thùng, trong đó các nguyên liệu được bán. Số lượng bao gồm số
lượng đặt hàng tối thiểu và số lượng giao hàng. Ngoài ra, có sẵn một liên kết đến các
điều kiện định giá (được thảo luận sau). Vì dữ liệu được xác định cho từng kết hợp
giữa tổ chức bán hàng và DC, mỗi DC có thể có các giá trị khác nhau cho những dữ
liệu này để hỗ trợ khác nhau các chiến lược bán hàng. Dữ liệu nhà máy bán hàng cung
cấp thông tin chi tiết về cách nguyên liệu sẽ được vận chuyển từ nhà máy đó. Ví dụ
là các yêu cầu vận chuyển cụ thể (ví dụ: làm lạnh) và các phương pháp tải vật liệu (ví
dụ: xe đẩy tay, xe nâng hoặc cần cẩu). Lưu ý rằng cần xác định nguyên vật liệu cho
mọi sự kết hợp giữa tổ chức bán hàng và kênh phân phối, cũng như cho mọi nhà máy
nếu dữ liệu khác nhau. Rất thường xuyên, dữ liệu nguyên vật liệu sẽ không thay đổi
giữa các nhà máy hoặc kênh phân phối.
• Customer Master
• Customer-material information record
• Pricing conditions
• Output conditions
• Credit management master record
3.3.3 Dữ liệu nền trong quy trình sản xuất
 Material master data (Dữ liệu nền về vật liệu )
Dữ liệu nền về vật liệu trong quy trình sản xuất là tập hợp các thông tin cơ bản
và chi tiết về các vật liệu được sử dụng trong quy trình sản xuất.
Nó là một phần quan trọng của dữ liệu cấp độ tổ chức trong hệ thống ERP và
chứa các thông tin liên quan đến từng loại vật liệu trong quy trình sản xuất.
Dữ liệu nền về vật liệu có thể chứa các thông tin sau:
Trang 34
− Mã số vật liệu (Material Number): Đây là mã số duy nhất định danh cho từng
vật liệu trong hệ thống thông tin của công ty. Mã số này thường được sử dụng để tìm
kiếm, định danh và phân loại các vật liệu.
− Mô tả vật liệu (Material Description): Mô tả các đặc tính và thông tin quan
trọng về vật liệu như tên, loại, hoặc nội dung phân loại.
− Đơn vị đo lường (Unit of Measure): Đơn vị đo lường cho vật liệu, ví dụ như
kilogram (kg) cho cân nặng, mét (m) cho độ dài hoặc cái (pcs) cho số lượng.
− Thông tin kĩ thuật (Material Type): Thông tin chi tiết về các đặc tính kỹ thuật
của vật liệu, chẳng hạn như kích thước, trọng lượng, chất liệu, v.v.
− Giá thành: Thông tin về giá thành của vật liệu, bao gồm giá mua, giá bán và
các thông tin liên quan.
− Thông tin về quy trình: Thông tin về quy trình sản xuất của vật liệu, bao gồm
các phương pháp và quy trình sản xuất, thông số quy trình, và các thông tin khác liên
quan.
− Thông tin nhà cung cấp: Thông tin về các nhà cung cấp cung cấp vật liệu,
bao gồm tên nhà cung cấp, thông tin liên lạc, giá cả, điều khoản giao dịch, v.v.
− Thông tin tồn kho: Biểu thị số lượng hiện có của vật liệu trong kho và tình
trạng cụ thể của nó, ví dụ như còn hàng, hết hàng hoặc sắp hết hàng…
− Thông tin trong dữ liệu nền về vật liệu: Giúp công ty quản lý vật liệu và quy
trình sản xuất một cách hiệu quả. Nó cho phép công ty xác định và phân loại vật liệu
theo loại, tính chất, quy cách, đơn giá, và đơn vị đo lường.
− Dữ liệu nền về vật liệu: Cũng cung cấp thông tin về tính chất kỹ thuật, định
mức sử dụng, chứng từ liên quan và thông tin khác liên quan đến vật liệu đó, cung
cấp cho công ty khả năng theo dõi và kiểm soát việc sử dụng và quản lý hàng tồn kho
một cách chính xác và hiệu quả. Nó là một phần quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt
và hiệu quả trong quy trình sản xuất và kinh doanh của công ty.
Ví dụ:
• Mã vật liệu: RM001
• Mô tả: Sợi bông hữu cơ
Trang 35
• Đơn vị đo: Kg
• Nhóm vật liệu: Vật liệu nguyên liệu
• Nhà cung cấp: ABC Textiles
• Kích thước: 1 kg
• Thành phần: 100% bông hữu cơ
• Tính chất vật lý: Mềm, mịn
• Tính chất hóa học: Không chứa chất độc hại
• Thông số kỹ thuật: Độ dài sợi, độ dày, độ sợi
• Giá: $5/kg
Trong ví dụ trên, chúng ta có một vật liệu được đặt tên là "RM001", đó là sợi
bông hữu cơ. Đơn vị đo lường được sử dụng là kg. Vật liệu này thuộc nhóm vật liệu
"Vật liệu nguyên liệu". Nhà cung cấp chính cho vật liệu này là ABC Textiles.
Các thông số khác bao gồm kích thước là 1 kg, thành phần của vật liệu là 100%
bông hữu cơ, và các tính chất vật lý như mềm và mịn. Vật liệu này cũng được xác
định là không chứa chất độc hại từ tính chất hóa học.
Thông số kỹ thuật cụ thể được chỉ định bao gồm độ dài sợi, độ dày và độ sợi.
Giá của vật liệu là $5/kg
 Bill of material (BOM): Định mức nguyên vật liệu
BOM, viết tắt của Bill of Materials, là một thành phần quan trọng trong quy
trình Quản lý Sản xuất (PP - Production Planning). là một tài liệu hoặc hệ thống mô
tả chi tiết các thành phần và nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc
hệ thống.
BOM bao gồm danh sách các loại và số lượng của từng thành phần, nguyên vật
liệu, và các chi tiết khác cần thiết để lắp ráp hoặc sản xuất sản phẩm.
Định mức nguyên vật liệu trong BOM giúp các nhà sản xuất, kỹ sư và nhân viên
quản lý sản phẩm hiểu rõ cấu trúc và vật liệu cần thiết để sản xuất các sản phẩm. Nó
cung cấp thông tin liên quan đến các thành phần, số lượng, đơn vị đo lường, mã vật
Trang 36
liệu và các yêu cầu khác để đảm bảo quy trình sản xuất được thực hiện đúng và hiệu
quả.
BOM có thể được chia thành:
− BOM sản phẩm
BOM sản phẩm là danh sách chi tiết các thành phần và vật liệu cần thiết để sản
xuất một sản phẩm cuối cùng. Nó bao gồm các thành phần chính, các thành phần phụ
thuộc và tất cả các yếu tố khác như bao bì, nhãn mác và tài liệu hướng dẫn.
Cung cấp thông tin quan trọng về mỗi thành phần trong quá trình sản xuất. Điều
này bao gồm số lượng cần thiết của mỗi thành phần, đơn vị đo lường, mã sản phẩm,
nhà cung cấp, và thông tin khác liên quan.
Là một công cụ quan trọng trong quản lý sản xuất, giúp đảm bảo rằng tất cả các
thành phần và vật liệu cần thiết đều có sẵn để sản xuất sản phẩm. Nó cũng giúp các
nhà sản xuất lập kế hoạch và dự trù nguyên vật liệu, đảm bảo rằng quy trình sản xuất
diễn ra một cách hiệu quả và không gặp trục trặc.
BOM sản phẩm cũng rất hữu ích trong việc đơn giản hóa quá trình đặt hàng và
quản lý kho. Bằng cách có thông tin chính xác về các thành phần và vật liệu, nhà sản
xuất có thể định rõ số lượng cần thiết, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, và quản lý
hàng tồn kho một cách tối ưu.
− BOM bộ phận:
Là một tài liệu chi tiết liệt kê các thành phần và vật liệu cần thiết để sản xuất
một bộ phận cụ thể của sản phẩm. BOM bộ phận cung cấp một cái nhìn tổng quan về
cấu trúc bộ phận, bao gồm các thành phần chính, các phụ kiện và vật liệu đi kèm.
Thông qua danh sách các linh kiện và phụ kiện, BOM bộ phận cung cấp một
mô tả chi tiết về cấu trúc bộ phận. Nó xác định từng thành phần, số lượng cần thiết,
đơn vị đo lường, mã sản phẩm, và các thông số kỹ thuật khác như kích thước, trọng
lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật.
Trang 37
BOM bộ phận cũng có thể bao gồm các thông tin khác như hướng dẫn lắp ráp,
mã vạch hoặc mã vị trí của từng thành phần trong quá trình sản xuất. Điều này giúp
đảm bảo rằng quy trình lắp ráp bộ phận diễn ra một cách chính xác và hiệu quả.
Đối với quản lý sản xuất, BOM bộ phận là một công cụ quan trọng để lập kế
hoạch sản xuất, dự trù nguyên vật liệu và quản lý hàng tồn kho. Nó giúp đơn giản hóa
quy trình đặt hàng thành phần, tìm kiếm và xác định nguồn gốc thành phần và kiểm
soát nguyên vật liệu.
BOM được sử dụng để thực hiện nhiều hoạt động trong quy trình Quản lý
Sản xuất, bao gồm:
• Xác định thành phần và vật liệu: xác định danh sách các thành phần và vật liệu
cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc thành phần cuối cùng. Nó liệt kê chi tiết các
mục tiêu cần thiết, như các thành phần, vật liệu, linh kiện, và các loại nguyên liệu
khác. BOM định rõ các mối quan hệ giữa các thành phần và vật liệu, cung cấp thông
tin về số lượng, đơn vị đo lường, và các yêu cầu khác liên quan.
• Lập kế hoạch sản xuất: xác định số lượng và loại thành phần cần thiết để sản
xuất một sản phẩm hoặc bộ phận cụ thể
• Mua hàng: xác định các thành phần và vật liệu cần được mua để sản xuất sản
phẩm hoặc bộ phận. Nó hỗ trợ quá trình tạo yêu cầu mua hàng và đặt hàng với các
nhà cung cấp.
• Quản lí tồn kho: cho phép nhà sản xuất biết chính xác những thành phần nào
đang có sẵn trong kho và số lượng của chúng. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng tồn
kho được kiểm soát và quản lý một cách hiệu quả.
• Định giá sản phẩm: cung cấp thông tin về thành phần và vật liệu để tính toán
chi phí sản xuất và định giá sản phẩm.
• Định vị trong lịch trình sản xuất: quá trình xác định thời gian và vị trí của một
hoạt động hoặc bộ phận trong quy trình sản xuất. Nó giúp định rõ thời điểm và vị trí
mà mỗi công đoạn hoặc bộ phận cần được thực hiện trong quá trình sản xuất.
• Xác định cấu trúc sản phẩm: BOM giúp xác định cấu trúc và mối quan hệ giữa
các thành phần trong một sản phẩm. Nó mô tả cách các thành phần và vật liệu được
Trang 38
kết hợp và lắp ráp thành sản phẩm cuối cùng. Các thông tin trong BOM giúp quy
trình quản lý sản xuất xác định được cấu trúc và thiết kế của sản phẩm, từ đó giúp
quản lý quy trình sản xuất và đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc lắp ráp
và sản xuất.
• Quản lí thay đổi sản phẩm và cập nhật: Khi có sự thay đổi trong cấu trúc sản
phẩm hoặc bộ phận, BOM giúp quản lý các phiên bản và biến thể của sản phẩm, đảm
bảo rằng các thay đổi được cập nhật và thực hiện đúng cách.
 Routing
Được gọi là quy trình sản xuất hoặc lộ trình sản xuất, là một phần quan trọng
trong quy trình Quản lý Sản xuất (PP - Production Planning).
Routing mô tả các bước cụ thể và quy trình sản xuất mà một sản phẩm hoặc bộ
phận cần trải qua để hoàn thành.
Routing đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuất và ảnh hưởng đến
hiệu quả và hiệu suất của quy trình sản xuất. Nó giúp định rõ lịch trình, tối ưu hóa sử
dụng tài nguyên và thiết bị, và đảm bảo sự nhất quán và chính xác trong quá trình sản
xuất. Ngoài ra, routing cũng giúp quản lý tiến độ, định lượng và tiêu hao tài nguyên,
và nắm bắt được các thông tin quan trọng liên quan đến quá trình sản xuất.
Routing bao gồm các thông tin sau:
− Công đoạn sản xuất: Xác định các bước và công đoạn cần thực hiện để hoàn
thành sản phẩm. Mỗi công đoạn có thể bao gồm các hoạt động như gia công, lắp ráp,
kiểm tra, ..
− Thứ tự công đoạn: Xác định thứ tự thực hiện các công đoạn hoặc bước. Việc
xác định thứ tự phù hợp có thể giúp tối ưu hóa lưu thông và tiết kiệm thời gian.
− Thời gian thực hiện: Xác định thời gian dự kiến hoàn thành mỗi công đoạn
hoặc bước, giúp quản lý tiến độ và dự đoán thời gian giao hàng của sản phẩm.
− Tài nguyên: Xác định các tài liệu, dụng cụ và thiết bị, nhân lực cần thiết để
thực hiện từng công đoạn hoặc bước trong quá trình sản xuất, số lượng và kỹ năng
Trang 39
của nhân viên cần thiết cho mỗi công đoạn hoặc bước. Điều này giúp đảm bảo rằng
có đủ máy móc, dụng cụ, nhân lực để hoàn thành công việc trong thời gian qui định.
Một số lợi ích của việc sử dụng routing trong quy trình PP
− Xác định quy trình sản xuất: Routing xác định quy trình sản xuất, chuỗi các
công đoạn và bước cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc thành phần. Nó mô tả
các bước cụ thể và trình tự mà vật liệu hoặc sản phẩm phải trải qua, từ giai đoạn chuẩn
bị, gia công, kiểm tra, đến giai đoạn hoàn thành. Routing quy định các công đoạn sản
xuất cụ thể, thứ tự thực hiện, và các yêu cầu công nghệ, công cụ, và nguồn lực khác.
− Lập kế hoạch sản xuất:Routing cung cấp thông tin cần thiết để lập kế hoạch
sản xuất, bao gồm thời gian, tài nguyên và công đoạn cần thiết. Nó cho phép ước
lượng thời gian hoàn thành cho mỗi công đoạn và đánh giá yêu cầu tài nguyên như
lao động, máy móc, và nguyên liệu. Thông qua routing, quy trình PP có thể đánh giá
hiệu suất và khả năng sản xuất, tạo ra lịch trình chính xác và tối ưu hóa sử dụng tài
nguyên.
− Ước tính chi phí: định rõ các tài nguyên và thời gian cần thiết cho mỗi công
đoạn, từ đó giúp ước tính chi phí sản xuất.
− Quản lí nguồn lực: xác định tài nguyên cần thiết, bao gồm nhân công và thiết
bị, để quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
− Tối ưu hóa sản xuất: xác định phương pháp tuần tự hóa công đoạn và bước
trong quá trình sản xuất. Điều này giúp tối ưu hóa dòng chảy sản xuất, giảm thiểu
thời gian chờ đợi giữa các công đoạn và tăng hiệu suất tổng thể.
− Định lượng vật liệu: cho phép nhà sản xuất định lượng và dự báo nguyên liệu
cần thiết cho mỗi công đoạn hoặc bước. Điều này giúp quản lý hiệu suất sử dụng vật
liệu và đảm bảo rằng có đủ vật liệu để hoàn thành sản xuất.
 Work center:
Work center là một vị trí hoặc một khu vực trong quy trình sản xuất nơi các
công việc hoặc nhiệm vụ được thực hiện. Nó có thể là một máy móc cụ thể, một dây
chuyền sản xuất, hoặc một khu vực làm việc cụ thể trong một nhà máy hoặc xưởng
Trang 40
công nghiệp. Các work center thường có các thiết bị, công cụ và nguồn nhân lực cần
thiết để thực hiện các công việc cụ thể trong quy trình sản xuất.
Work Center gồm các thông tin cụ thể như sau:
− Tên Work Center: Đây là tên gọi hoặc mã xác định cho Work Center, giúp
nhận dạng và phân biệt nó với các Work Center khác
− Loại Work Center: Có thể xác định loại Work Center, chẳng hạn như máy
móc, nhóm làm việc, nhân viên, phòng ban và các loại khác. Điều này giúp xác định
tính chất và khả năng của Work Center đó.
− Công thức và thiết lập sản xuất: Work Center có thể liên kết với các công
thức sản xuất và cài đặt quy trình sản xuất cụ thể. Nó mô tả các bước, thứ tự và các
tác vụ cần thiết để thực hiện công việc sản xuất.
− Thông tin về tài nguyên: Work Center có thể chứa thông tin về tài nguyên cần
thiết để thực hiện công việc, bao gồm máy móc, công cụ, thiết bị và nguyên liệu. Điều
này giúp xác định sự phụ thuộc và khả năng sử dụng của tài nguyên trong quá trình
sản xuất.
− Thời gian chuẩn: Work Center có thể có thông tin về thời gian chuẩn để thực
hiện công việc sản xuất, bao gồm thời gian chuẩn để hoàn thành một đơn vị sản phẩm
hoặc thời gian chuẩn cho mỗi công đoạn sản xuất.
− Khả năng công việc: Work Center có thể chứa thông tin về khả năng công
việc của nó, bao gồm thời gian hoạt động, ca làm việc, sức chứa và các hạn chế khác
liên quan đến khả năng thực hiện công việc.
Trong quy trình sản xuất (PP - Production Planning), work center được sử dụng
làm đơn vị cơ bản để lập kế hoạch và phân công công việc sản xuất. Work center
cung cấp thông tin về tài nguyên, hoạt động và khả năng để quản lý và lập kế hoạch
quá trình sản xuất một cách hiệu quả.
 Product Group:
Thuật ngữ "product group" (nhóm sản phẩm) ám chỉ đến một tập hợp các sản
phẩm có tính chất, thuộc tính hoặc đặc điểm chung. Product group giúp tổ chức và
Trang 41
phân loại các sản phẩm theo nhóm tương đồng, dễ dàng quản lý và thực hiện các hoạt
động kinh doanh liên quan.
Một product group có thể bao gồm những sản phẩm có liên quan như sau:
− Sản phẩm thuộc cùng một danh mục hoặc dòng sản phẩm.
− Sản phẩm thuộc cùng một nhóm ngành công nghiệp hoặc lĩnh vực kinh doanh.
− Sản phẩm có tính chất, chức năng hoặc mục đích sử dụng tương tự.
− Sản phẩm được tiếp thị, bán và quản lý theo một chiến lược hoặc kế hoạch
chung.
− Việc nhóm các sản phẩm lại thành product group giúp cho việc quản lý và
phân loại một cách dễ dàng hơn. Nó cũng cho phép các hoạt động kinh doanh như
tiếp thị, theo dõi doanh thu, quyết định giá cả và lập kế hoạch sản phẩm được thực
hiện một cách hiệu quả và tập trung.
− Product resource tools(PRT) Product resource tools (PRT) (công cụ nguồn lực
sản phẩm) trong quy trình sản xuất (PP) được sử dụng để quản lý và ứng dụng các
nguồn lực cần thiết để sản xuất sản phẩm. Các công cụ này giúp tối ưu hóa sử dụng
và quản lý các nguồn lực như nhân lực, máy móc, vật liệu và thời gian, nhằm đảm
bảo hoạt động sản xuất hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của sản phẩm.
Một số công cụ nguồn lực sản phẩm phổ biến:
− MRP (Material Requirements Planning) - Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu: Được
sử dụng để ước tính và lập kế hoạch nguyên liệu, vật liệu phụ và thành phẩm cần thiết
cho quá trình sản xuất.
− Capacity planning - Lập kế hoạch năng lực: Hỗ trợ quản lý và lập kế hoạch
nguồn nhân lực, máy móc và thiết bị cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất. Điều này
giúp đảm bảo rằng công việc được phân phối một cách hiệu quả và không gây ra tắc
nghẽn hoặc rủi ro khoảng trống nguồn lực.
− Workforce scheduling - Xếp lịch làm việc: Điều chỉnh lịch làm việc của nhân
viên và công nhân để đáp ứng yêu cầu sản xuất. Công cụ này giúp phân bổ công việc,
Trang 42
quản lý ca làm việc, tính toán thời gian làm việc, nghỉ ngơi và chuyển đổi công nhân
giữa các work center.
− Production tracking - Theo dõi sản xuất: Cho phép theo dõi toàn bộ quá trình
sản xuất từ đầu đến cuối, bao gồm việc tiến hành, theo dõi và báo cáo tiến độ sản
xuất, tình trạng hàng tồn kho và thời gian hoàn thành.
3.4 Ngữ cảnh quy trình nghiệp vụ tích hợp
3.4.1 Ngữ cảnh tổng quát
Tạo đơn mua hàng cho material để sản xuất không cần tạo nhà cung cấp và báo
giá vì đây là nhà cung cấp cũ . Nhập kho bán thành phẩm và material đã mua. Tạo
hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán cho nhà cung cấp. Bắt đầu quy trình sản xuất
thành phẩm tạo planned order và kết chuyển qua production order, sau khi sản xuất
xong nhập kho thành phẩm và bắt đầu quy trình bán hàng khách hàng gửi yêu cầu
mua hàng. Sau đó tạo báo giá và tạo đơn đặt hàng cho khách hàng. Tạo chứng từ giao
hàng và tạo phiếu xuất kho. Cuối cùng tạo hóa đơn cho khách hàng và ghi nhận thanh
toán
3.4.2 Ngữ cảnh chi tiết
− Nghiệp vụ 1: 23.8.2023 Tạo production order và bộ phận mua hàng yêu cầu
tạo đơn mua nguyên vật liệu về sản xuất
− Nghiệp vụ 2: Nhập kho cho raw material đã mua và nhập kho bán thành phẩm
− Nghiệp vụ 3: Tạo hóa đơn cho nhà cung cấp đã mua raw material
− Nghiệp vụ 4: Thanh toán cho nhà cung cấp mình đã mua raw material
− Nghiệp vụ 5: Sau quy trình mua hàng bắt đầu bước nhập kho cho thành phẩm
− Nghiệp vụ 6: Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng
− Nghiệp vụ 7: Gửi báo giá những sản phẩm mà khách hàng yêu cầu cho khách
hàng
− Nghiệp vụ 8: Tạo đơn bán hàng cho khách hàng
− Nghiệp vụ 9: Bắt đầu quy trình giao hàng cho khách hàng
− Nghiệp vụ 10: Tạo chứng từ giao hàng
Trang 43
− Nghiệp vụ 11: Tạo chứng từ xuất kho cho sản phẩm

− Nghiệp vụ 12: Tạo hóa đơn cho khách hàng
− Nghiệp vụ 13: Post hóa đơn khách hàng thanh toán
Trang 44
CHƯƠNG 4: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

4.1 Nghiệp vụ 1: Tạo production order và bộ phận mua hàng yêu cầu tạo đơn
mua nguyên vật liệu về sản xuất .
❖ Production order 1 :
• Để thực hiện nghiệp vụ chọn “Logistics - Production - MRP - Order - Create.”:
Nhập Material là DXTR1364. Prodution Plant là DL00 (Plant Dallas) và Planning
Plant là DL00 (Plant Dallas). Order Type chọn PP01(Standard production order).
Sau đó nhấn Continue
Hình 4 - 1: Hình ảnh tạo Production Order 1
Trang 45
• Tạo Production Order thành công:
Hình 4 - 2: Tạo Production Order 1 thành công
• Trên màn hình Production Order Create: Header nhập Total Qty là 50, trong
mục Dates/ Times chọn Start là ngày 23/8/2023 và End là ngày 23/9/2023.
Hình 4 - 3: Hình ảnh tạo Purchase Order 1
Trang 46
• Sau khi nhập xong nhấn chọn Components và trên Production Order Create:
Component Overview lưu lại những nguyên vật liệu thô và bán thành phẩm và số
lượng để sản xuất ra DXTR1364.
Hình 4 - 4: Hình ảnh nhập thông tin Purchse Order 1
• Sau khi nhập xong và nhấn vào nút Save thì sẽ lưu được đã tạo được Purchase
Oder thành công
Hình 4 - 5: Hình ảnh tạo Purchase Order 1 thành công
Trang 47
❖ Production order 2:
• Để thực hiện nghiệp vụ chọn “Logistics - Production - MRP - Order - Create
- CO01”: Nhập Material là DXTR3364. Prodution Plant là DL00 (Plant Dallas) và
Planning Plant là DL00 (Plant Dallas). Order Type chọn PP01(Standard production
order). Sau đó nhấn Continue
Hình 4 - 6: Hình ảnh tạo Production Order 2
• Tạo Production Order thành công
Hình 4 - 7: Hình ảnh tạo Production Order 2 thành công
Trang 48
• Trên màn hình Production Order Create: Header nhập Total Qty là 20, trong
mục Dates/ Times chọn Start là ngày 23/8/2023 và End là ngày 23/9/2023.
lượng để sản xuất ra DXTR3364
Hình 4 - 9: Hình ảnh nhập Purchase Order 2
Trang 49
❖ Tạo purchase order thành công
Hình 4 - 10: Hình ảnh tạo Purchase Order 2 thành cồn
❖ Production order 3:
• Để thực hiện nghiệp vụ chọn Logistics - Production - MRP - Order - Create -
CO01. Nhập Material là DXTR2364. Prodution Plant là DL00 (Plant Dallas) và
Planning Plant là DL00 (Plant Dallas). Order Type chọn PP01(Standard production
order). Sau đó nhấn Continue
Hình 4 - 11: Hỉnh ảnh tạo Production Order 3
Trang 50
• Tạo Production Order thành công
Hình 4 - 12: Hình ảnh tạo Production Order 3 thành công
• Trên màn hình Production order Create: Header nhập Total Qty: 25, trong mục
Dates/Times chọn Start là 23/8/2023 và End là ngày 23/9/2023
Trang 51
lượng để sản xuất ra DXTR2364.
Hình 4 - 14: Hình ảnh nhập Puchase Order 3
• Tạo thành công Purchase Order thành công
Hình 4 - 15: Hình ảnh tạo Purchase Order 3 thành công
4.2 Nghiệp vụ 2: Nhập kho material đã mua, nhập kho bán thành phẩm
❖ Tạo phiếu nhập kho cho raw material của DXTR1364
Trang 52
• Để thực hiện nghiệp vụ này chọn Logistics – Material Management – Goods

Movement – GR for Purchase Order sau đó nhập Purchase order. Sau đó nhập các
raw material cần mua, nhập số lượng, nhập tất cả SLoc là RM00 và tất cả Plnt là
DL00. Cuối cùng tick chọn OK và nhấn post
Hình 4 - 16: Hình ảnh về quy trình Goods Receipt 1
• Phiếu nhập kho raw material của DXTR1364 tạo thành công
Hình 4 - 17: Hình ảnh tạo quy trình Goods Receipts 1 thành công
Trang 53

Hình 4 - 18: Hình ảnh về quy trình Good Receipts 2
Hình 4 - 19: Hình ảnh về quy trình Goods Receipts 2 thành công
Trang 54

Hình 4 - 20: Hình ảnh về quy trình Goods Recepts 3
Hình 4 - 21: Hình ảnh về tạo quy trình Goods Receipt 3 thành công
Trang 55
❖ Tạo phiếu nhập kho cho bán thành phẩm của DXTR1364
Movement – Goods Movement. Chọn 561 (Init.entry of stBal.). Nhấp các thông tin
về sản phẩm vào bảng, nhập Qty in UnE là số lượng trong mục Components, Plnt là
DL00 (Plant Dallas), SLoc là SF00 (Semi-Fin. Goods) cho Touring Aluminum Wheel
Assembly và các raw material còn lại là RM00. Cuối cùng nhấn nút post
Hình 4 - 22: Hinh ảnh về quy trình bán thành phẩm 1
• Tạo thành công Good reciept cho bán thành phẩm
Hình 4 - 23: Hình ảnh về quy trình bán thành phẩm thành công 1
Trang 56
❖ Tạo phiếu nhập kho cho bán thành phẩm của DXTR2364
Movement – Goods Movement. Chọn 561 (Init.entry of stBal.). Nhấp các thông tin
về sản phẩm vào bảng, nhập Qty in UnE là số lượng trong mục Components, Plnt là
DL00 (Plant Dallas), SLoc là SF00 (Semi-Fin. Goods) Touring Aluminum Wheel
Assembly và các raw material còn lại là RM00. Cuối cùng nhấn nút post
Hình 4 - 24: Hình ảnh về quy trình bán thành phẩm 2
• Tạo thành công Good reciept cho bán thành phẩm
Hình 4 - 25: Hình ảnh về quy trình bán thành phẩm 2 thành công
Trang 57
4.3 Nghiệp vụ 3: Tạo hóa đơn cho nhà cung cấp đã mua Raw Material
• Để thực hiện nghiệp vụ này chọn Logistics – Materials Management –

Logistics Invoice Verification – Doccument Entry – Enter Invoice . Bước này cần
nhập ngày tạo hóa đơn là ngày 23/08/2023 sau đó nhập số tiền cần tạo hóa đơn nhập
và nhập thông tin cần nhập vào là “INVOICE – 00504 – 364 – NGOC –VAN” sau
đó nhân nút “Save”.
Hình 4 -26: Hình ảnh về quy trình Invoice
• Sau khi nhân nút Save thì sẽ được thông báo là tạo hóa đơn thành công
Hình 4 -27: Hình ảnh về quy trình Invoice thành công
Trang 58
4.4 Nghiệp vụ 4: Thanh toán cho nhà cung cấp mình đã mua Raw Material
• Sau khi đã tạo hóa đơn thì sẽ tới bước thanh toán hóa nhấn chọn Accouting –
Financial Accounting – Accoounts Payable – Document Entry – Outgoing Payment
– Post. Trong đo document date là ngày cần nhập giao dịch vào và posting date là
ngày thực hiện giao dịch thanh toán , Amount là số tiền thực hiện giao dịch cần phải
trả trong bước tạo hóa đơn và Text là thông tin bạn cần nhập theo yêu cầu của bạn
“INVOICE 00504 – 364 & 00515 -364”
Hình 4 - 26: Hình ảnh về quy trình Post Outgoing Payment
• Sau khi điền đầy đủ tất cả các thông tin sẽ nhân vào nút “Post” thì thanh toán
sẽ được thanh toán thành công
Hình 4 - 27: Hình ảnh về quy trình Post Outgoing Payment thành công
Trang 59
4.5 Nghiệp vụ 5: Quy trình bước nhập kho cho thành phẩm
❖ Tạo phiếu nhập kho cho thành phẩm DXTR1364

Movement – Goods Movement. Sau đó nhập 101 GR goods receipt, nhập tên Deluxe
Touring Bike (Black) số lượng và SLoc là (SF00) Finished Goods
Hình 4 - 28: Hình ảnh về quy trình nhập kho cho thành phẩm 1
• Tạo good receipt cho thành phẩm thành công
Hình 4 - 29: Nhập kho cho quy trình nhập kho thành phẩm thành công
Trang 60
❖ Tạo phiếu nhập kho cho thành phẩm DXTR2364

Movement – Goods Movement. Sau đó nhập 101 GR goods receipt, nhập tên Deluxe
Touring Bike (sliver) số lượng và SLoc là (SF00) Finished Goods
Hình 4 - 30: Nhập kho cho quy trình nhập kho thành phẩm 2 thành công
4.6 Nghiệp vụ 6: Nghiệp vụ này khách hàng gửi yêu cầu mua hàng
• Sau khi nhập kho thành phẩm xong khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua cần thực
hiện các bước sau Logistics – Sales and Distribution – Sales – Inquiry – Create. Bước
này cũng có nghĩa là xây dựng mối quan hệ mua hàng và cơ các cơ hội trong quá
trình kinh doanh sản xuất.
Hình 4 - 31: Hình ảnh về quy trình khách hàng gửi yêu câu mua hàng
Trang 61
• Sau khi điền thông tin và nhấn tiếp vào nút Continue sẽ xuấ hiện ra bảng sau
và điền tất cả thông tin vào Soft – To Party chọn “Big Apple Bikes/95 Montor St /
New York City Ny 10014 và bán các loại xe là:
- DXTR1364: Deluxe Touring Bike (black) số lượng là 15 chiếc
- DXTR3364: Deluxe Touring Bike (red) số lượng là 25 chiếc
- DXTR264: Deluxe Touring Bike (silver) số lượng là 25 chiếc
Hình 4 - 32: Hình ảnh về nhập thông tin yêu cầu mua hàng
• Sau khi nhập tất cả các thông tin đầy đủ và chính xác thì bấm vào nút “Save”
thì sẽ thực hiện xong yêu cầu mua hàng
Hình 4 - 33: Hình ảnh tạo yêu cầu mua hàng thành công
Trang 62
4.7 Nghiệp vụ 7: Nghiệp vụ này là tạo báo giá cho khách hàng
• Sau khi thực hiện xong yêu cầu của khách hàng sẽ đến bước tạo báo giá cho
khách hàng như sau nhân vào Logistics – Sales and Distribution – Sales – Quotation
– Create. trong quy trình bán hàng thường liên quan đến việc cung cấp cho khách
hàng một báo giá (quotation) chính xác về giá cả, sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty
bạn cung cấp.. Bước này có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo điều kiện để khách
hàng đưa ra quyết định mua hàng và có thể trở thành đơn đặt hàng thực tế. . Bước
này có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo điều kiện để khách hàng đưa ra quyết định
mua hàng và có thể trở thành đơn đặt hàng thực tế
Hình 4 - 34: Hình ảnh về tạo yêu cầu báo giá cho khách hàng
• Sau khi điền thông tin và nhấn tiếp vào nút Continue sẽ xuấ hiện ra bảng sau
và điền tất cả thông tin vào Soft – To Party chọn “Big Apple Bikes/95 Montor St /
New York City Ny 10014 và bán các loại xe là:
- DXTR1364: Deluxe Touring Bike (black) số lượng là 15 chiếc
- DXTR3364: Deluxe Touring Bike (red) số lượng là 25 chiếc
- DXTR264: Deluxe Touring Bike (silver) số lượng là 25 chiếc
và bán theo đúng số lượng đã nhập ở yêu cầu mua hàng của khách hàng
Trang 63
Hình 4 - 35: Hình ảnh nhập thông tin yêu cầu báo giá
• Sau khi thực hiện đầy đủ tất cả các thông tin thì bấm vào More – Goto – Header
– Conditons: Khi thực hiện bước này là một giảm giá hoặc khuyến mãi giá cả được
áp dụng cho giá bán gốc của một sản phẩm hoặc dịch vụ. Chiết khấu thường được sử
dụng như một cách để khuyến khích mua sắm, tạo động lực cho khách hàng hoặc đối
tác kinh doanh mua hàng hoặc sử dụng dịch với discount lên tới 5%
Hình 4 - 36: Hình ảnh về nhập thông tin giảm giá
Trang 64
• Sau khi điền thông tin đầy đủ nhấn vào nút “ Save” Thì tạo baó giá cho khách
hàng sẽ thực hiện thành công
Hình 4 - 37: Hình ảnh về tạo yêu cầu báo giá thành công
4.8 Nghiệp vụ 8: Nghiệp vụ này tạo Sales Order cho khách hàng
• Sau khi thực hiện báo giá thành công sẽ tạo sales order cho khách hàng như
sau: Logistics – Sales and Ditribution – Sales – Order – Create đơn đặt hàng thể hiện
cam kết từ khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ công ty và thường là bước tiếp
theo sau khi khách hàng đã chấp nhận báo giá hoặc đã đạt thoả thuận về các điều kiện
mua hàng
Hình 4 - 38: Hình ảnh về tạo quy trình Sales Order cho khách hangd
Trang 65
• Tiếp theo nhập đầy đủ các thông tin thì nhấn vào nút “Save” thì sẽ tạo được
Sales Order thành công
Hình 4 - 39: Hình ảnh tạo quy trình Sales Order thành công
4.9 Nghiệp vụ 9: Bắt đầu quy trình giao hàng cho khách hàng
• Sau khi thực hiện quy trình tạo đơn hàng xong thì sẽ thực hiện tới quy trình
tới giao hàng cho khách hàng như sau : Logistics – Sales and Distribution – Shipping
and Transportation – Outbound Delivery – Create –Single Document –With
Reference to Sales Order bước naylà một phần quan trọng trong quy trình cung cấp
và vận chuyển hàng hóa từ công ty tới khách hàng. Đây là quá trình đóng gói, chuẩn
bị và giao hàng chính thức dựa trên đơn đặt hàng hoặc yêu cầu từ khách hàng
Hình 4 - 40: Hình ảnh về quy trình giao hàng đến khách hàng
Trang 66
• Tiếp theo nhập đầy đủ các thông tin thì nhấn vào nút “Save” thì sẽ giao hàng
thành công
Hình 4 - 41: Hình ảnh về quy trình giao hàng thành công
4.10 Nghiệp vụ 10: Tạo chứng từ giao hàng
• Để thực hiện nghiệp vụ này chọn Logistics – Sales and Distribution – Shipping
and Transportation – Change – Single Document. Mã của Outbound Delivery được
nhập tự động. Nhấn continue
Hình 4 - 42: Hình ảnh về quy trình chứng từ mua hàng
Trang 67
• Sau đó nhấn Save Outbound Delivery Change tạo thành công
Hình 4 - 43: Hình ảnh về giao chứng từ hàng hóa thành công
4.11 Nghiệp vụ 11: Tạo chứng từ xuất kho cho sản phẩm
• Để thực hiện quy trình này chọn Logistics – Materials Management –

Inventory Management – Goods Movement – Goods Issue
Hình 4 - 44: Hình ảnh về tạo chứng từ xuất kho
Trang 68
• Tạo Goods Issue thành công
Hình 4 - 45: Hình ảnh về tạo chứng từ xuất kho thành công
4.12 Nghiệp vụ 12: Tạo hóa đơn cho khách hàng
Để thực hiện nghiệp vụ này chọn Logistics – Sales and Distribution - Billing –
Billing Document – Process Billing Due List
Hình 4 - 46: Hình ảnh về quy trình tạo hóa đơn cho khách hàng
Trang 69
• Tạo hóa đơn thành công
Hình 4 - 47: Hình ảnh tạo thành công quy trình hóa đơn
4.13 Nghiệp vụ 13: Post hóa đơn khách hàng thanh toán
• Để thực hiện nghiệp vụ này chọn Accounting – Financial Accounting –

Accounts Receivable – Document Entry – Incoming Payments. Nhập 23/8/2023 cho
Document Date, US00 cho Company Code, USD cho Currency/Rate, 100000 cho
Account và 185,250.00 cho Amount. Sau đó chọn Process Open Items
Hình 4 - 48: Hình ảnh về Post hóa đơn cho khách hàng
Trang 70
• Sau đó nhấn Post để thanh toán của khách hàng. Post Incoming Payment thành
công
Hình 4 - 49: Hình ảnh về Post hóa đơn thành công
• Các Document Flow đã được tạo trong quy trình
Hình 4 - 50: Hình ảnh đầy đủ tất cả các chứng từ
Trang 71
CHƯƠNG 5: TỔNG KẾT

5.1 Những kết quả đạt được của hiện đồ án
− Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về:

• Tổng quan về ERP, lịch sử hình thành, vai trò cũng như các giải pháp, quy
trình triển khai của ERP.
• Tổng quan về phần mềm SAP S/4HANA trong công ty SAP.
• Quy trình nghiệp vụ: bán hàng, mua hàng, sản xuất.
• Các thuật ngữ liên quan đến hệ thống hoạch định doanh nghiệp.
− Mô tả ngữ cảnh từ tổng quát đến chi tiết từng quy trình nghiệp vụ từ mua hàng,
sản xuất đến bán hàng.
− Các chứng từ thu được trong quá trình thực hành.
5.2 Những điểm mạnh và điểm yếu của đồ án
5.2.1 Điểm mạnh
− Khả năng sáng tạo, tư duy tốt đưa ra các ý tưởng mới, giải pháp sáng tạo làm
cho công việc trở nên thuận và đúng tiến độ
− Khả năng làm việc nhóm linh hoạt xửa lý được các tình huống gặp phải trong
quá trình làm việc
− Kỹ năng giao tiếp tốt cũng mang lại một lợi thế trong quá trình làm việc có thể
hỏi các anh chị, các bạn những vấn đề còn thắc mắc.
− Kiến thức nền tảng vững chắc có thể giải quyết được các vấn đề khó một cách
nhanh chóng không tốn nhiều thời gian
5.2.2 Điểm yếu
− Khó khăn trong quá trình tương tác: Vì chúng em ở nhà xa nhau nên chỉ có thể
làm việc với nhau qua mạng xã hội chứ không thể gặp nhau trực tiếp hàng ngày.
− Khó khăn trong vấn đề tìm tài liệu: Cần tìm thêm một số thông tin mở rộng để
bài làm có thể trở nên hay hơn và giúp cho đồ án hoàn thiện đầy đủ tất cả các nội
dung nhưng vẫn sợ một số thông tin không đúng nên cần chọn lọc cụ thể.
Trang 72
− Thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý các dự án lớn của cửa hàng và chưa đối
mặt được nhiều với các dự án thực tế.
5.3 Nhưng khó khăn trong quá trình thực hiện
− Do nền tảng kiến thức mở rộng còn hạn chế, cũng như thời gian và kinh
nghiệm nên đồ án vẫn còn một số thiếu sót.
− Không tránh được một số rủi ro do trong quá trình làm còn nhiều hạn chế
− Một đồ án môn học lớn nên đôi chút gặp áp lực và thời gian đi học nhiều nên
không dành nhiều thời gian đầu tư đồ án nhiều nên đồ án chưa hoàn chỉnh theo ý
bản thân mong muốn
5.4 Hướng phát triển trong tương lai
Với sự bùng nổ của công nghệ số như hiện nay, thật không khó để có thể đoán
được bước đi của giải pháp ERP. Là hệ thống hoạch định nguồn nhân lực quan trọng
đối với hoạt động kinh doanh của nhiều công ty. ERP được sử dụng để theo dõi các
dữ liệu quan trọng xuyên suốt doanh nghiệp. Do đó, hệ thống ERP đang dần phát
triển theo xu hướng thông minh hơn, hiện đại hơn.
Chi tiết xu hướng phát triển như sau:
− ERP tích hợp Điện toán đám mây
Đi cùng với chuyển đổi số, điện toán đám mây đang trở thành xu thế công nghệ
mới trong ngành công nghiệp máy tính, làm thay đổi cơ bản cách thức lưu trữ, chia
sẻ và xử lý thông tin. Do đó, việc ứng dụng ERP kết hợp với điện toán đám mây là
xu hướng đang và sẽ phát triển hơn nữa trong tương lai. Bởi lợi ích của ERP dựa trên
điện toán đám mây là rất lớn và thường cung cấp nhiều trợ giúp nhất cho các doanh
nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Do việc triển khai đơn giản hơn, chi phí thấp hơn, chức năng mới, giảm đáng
kể nhu cầu về tài nguyên công nghệ thông tin nội bộ hơn và khả năng dễ dàng bổ
sung các chức năng để thích ứng với sự phát triển của doanh nghiệp.
− ERP với IoT
Trang 73
Internet vạn vật (IoT), hay còn gọi là tích hợp máy trực tiếp, đề cập đến khả
năng kết nối giữa máy tính và các thiết bị khác. IoT cung cấp khả năng quản lý tài
sản được cải thiện và hiệu quả cao hơn, dự báo thông tin chi tiết về tình hình của
doanh nghiệp theo thời gian thực từ đó nâng cao hiệu suất.
Sự kết hợp giữa ERP và IoT là xu hướng tất yếu mang lại những giá trị to lớn
cho doanh nghiệp, đem đến những lợi ích cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp
– liên quan đến hiệu quả sản xuất, hoạt động kiểm soát chất lượng, dịch vụ khách
hàng,…. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả
hơn dựa vào những thông tin từ dữ liệu số.
− Ứng dụng ERP di động
ERP di động đang trở thành kẻ phá cách trong ngành. Ứng dụng ERP trên thiết
bị di động được thiết kế với giao diện thân thiện với người dùng có thể giúp người
dùng hoàn thành công việc khi họ không sử dụng máy tính. Nhân viên có thể hoàn
thành các nhiệm vụ như báo cáo chi phí, ghi nhật ký cuộc gọi và theo dõi thời gian,
đồng thời họ có thể xem trạng thái của quy trình công việc quan trọng hoặc phê duyệt
từ điện thoại của họ.
ERP trên thiết bị di động cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết theo thời gian
thực, đồng thời cung cấp các lợi ích tổng thể bao gồm truy cập từ xa luôn bật, cải
thiện năng suất, thu thập dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn cũng như tăng tính linh
hoạt.
− Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI)
Các doanh nghiệp không còn xa lạ gì đối với trí tuệ nhân tạo (AI), sự phát triển
của thời đại công nghệ số thì không thể thiếu, AI đang đạt được những bước tiến lớn
trong các công nghệ hàng ngày như Alexa, Siri, Spotify, Netflix, ... với kích hoạt
bằng giọng nói và cung cấp các đề xuất phim / chương trình truyền hình dựa trên
những gì bạn đã xem. Nếu AI có thể cải thiện thời gian giải trí và cá nhân của chúng
ta, nó sẽ dễ dàng kết hợp với các chương trình ERP để tự động hóa các giao thức kinh
doanh.
Trang 74
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Giảng viên Lâm Hoàng Trúc Mai (2021), Slide bài giảng Hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp – Trường Đại học Tài chính – Marketing
[2] https://erpviet.vn/tong-quan-ve-he-thong-erp-phan-mem-quan-tri-doanh-
nghiep: Giới thiệu về hệ thống erp
[3] https://phanmemmienphi.vn/vai-tro-cua-erp-doi-voi-doanh-nghiep: Vai trò

của ERP đối với doanh nghiệp
Trang 75
BẢNG BÁO CÁO PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Đánh giá
mức độ
STT Phân công chi tiết Người thực hiện Ghi chú
hoàn
thành
1 Chương 1 Nguyễn Thị Bích Vân 95% Cần khảo sát
thực tế nhiều
2 Chương 2 Võ Huyền Bích Ngọc 95% hơn
3 Chương 3 Nguyễn Thị Bích Vân Cần là thực
Võ Huyền Bích Ngọc 95% hiện các quy
trình nghiệp vụ
phức tạp, đa
4 Chương 4 Nguyễn Thị Bích Vân dạng hơn
Võ Huyền Bích Ngọc 90%
5 Chương 5 Nguyễn Thị Bích Vân, Nêu rõ hướng

95%
Võ Huyền Bích Ngọc phát triển hơn
Trang 76

3606 2121001013 NguyenThiBichVan 2121012923 VoHuyenBichNgoc

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

3606 2121001013 NguyenThiBichVan 2121012923 VoHuyenBichNgoc

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TÍCH HỢP TRONG HỆ

Sinh viên thực hiện 1: Nguyễn Thị Bích Vân

Sinh viên thực hiện 2: Võ Huyền Bích Ngọc

Lớp học phần: 2321112003606

TP.HCM, ngày 18 tháng 08 năm 2023

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TÍCH HỢP TRONG HỆ

Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Hoàng Trúc Mai

Sinh viên thực hiện 1: Nguyễn Thị Bích Vân

Mssv thực hiện 1: 2121001013

Sinh viên thực hiện 2: Võ Huyền Bích Ngọc

Mssv thực hiện 2: 2121012923

Mã lớp học phần : 2321112003606

TP.HCM, ngày 18 tháng 08 năm 2023

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT

STT THUẬT NGỮ Ý NGHĨA

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1 .........................................4

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2 .........................................5

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................... I

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT ........................................................ II

MỤC LỤC ..........................................................................................................III

DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................. VI

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TIỂU LUẬN ..........................................................1

1.1 Giới thiệu đề tài ..........................................................................................1

1.2 Mục tiêu của đề tài......................................................................................1

1.2.1 Mục tiêu tổng quát ...............................................................................1

1.2.2 Mục tiêu cụ thể ....................................................................................2

1.3 Đối tượng nghiên cứu đề tài .......................................................................3

1.4 Phạm vi đề tài .............................................................................................3

1.5 Tính cấp thiết của đề tài..............................................................................3

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT .....................................................................5

2.1 Tổng quan về ERP ......................................................................................5

2.2.1 Hệ thống ERP của thế giới ..................................................................8

2.2.2 Hệ thống ERP của Việt Nam ...............................................................9

2.2.2.1 Phần mềm ERP đóng gói ..........................................................................9

2.2.2.2 Phần mềm ERP viết theo yêu cầu...........................................................10

2.3 Quy trình triển khai một hệ thống ERP ....................................................11

2.4 Vai trò của ERP ........................................................................................15

2.5 Các quy trình nghiệp vụ ...........................................................................17

2.5.1 Quy trình mua hàng ...........................................................................17

2.6.2 Quy trình sản xuất..............................................................................17

2.6.3 Quy trình bán hàng ............................................................................18

2.6 Giải thích các thuật ngữ và khái niệm ......................................................19

CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG ERP, DỮ LIỆU VÀ CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

3.1 Giới thiệu về hệ thống ERP ......................................................................22

3.1.1 Giới thiệu hệ thống ............................................................................22

3.1.2 Sơ đồ các phân hệ của hệ thống SAP ................................................24

3.2 Tổng quan về doanh nghiệp .....................................................................24

3.2.1 Giới thiệu doanh nghiệp ....................................................................24

3.2.1.1 Lịch sử phát triển ....................................................................................24

3.2.1.2 Các sản phẩm kinh doanh .......................................................................26

3.2.2 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp ..........................................................27

3.2.3 Dữ liệu ở mức tổ chức sử dụng trong báo cáo...................................27