* Sổ sách sử dụng

A-Tại kho sử dụng: thẻ kho, phiếu giao nhâṇ chứng từ, Sổ số dư.
+thẻ kho

a) Mục đích lập thẻ kho (sổ kho):

Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hóa ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
b) Căn cứ và phương pháp ghi sổ kho (thẻ kho):
– Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển thì gọi là “Sổ kho”. Thẻ tờ rời sau khi
dùng xong phải đóng thành quyển. “Sổ kho” hoặc “thẻ kho” sau khi đóng thành quyển
phải có chữ ký của giám đốc.
– Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu,
quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy
cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sau đó giao cho thủ kho
để ghi chép hàng ngày.
– Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương
ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
+ Cột A: Ghi số thứ tự;
+ Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho;
+ Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho;
+Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
+ Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho;
+ Cột 1: Ghi số lượng nhập kho;
+ Cột 2: Ghi số lượng xuất kho;
+ Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày.
+ Cột G: Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra
việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho (Cột G).
+Phiếu giao nhận chứng từ

-Hàng ngày hoặc định kỳ3 -5 ngày sau khi ghi thẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ
các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu
qui định.Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ của từng loại hàng tồn kho lập phiếu
giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, công cụ,
dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho.Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho
phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính
kèm với các tập phiếu nhập hoặc phiếu xuất để giao cho kế toán.
Cách lập phiếu giao nhận chứng từ
-cột 1:ghi tên nhóm vật liệu,dụng cụ, sản phẩm hàng hóa nhập(xuất)
-cột 2: ghi số lượng chứng từ có liên quan để giao nộp
-cột 3: số hiệu của chứng từ
-cột 4:ghi số tiền của vật liệu,dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đó
+sổ số dư

-Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra ,ghi số lượng
hàng tồn kho cuối tháng để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư kế toán mở cho từng kho,dùng
cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng.Trong sổ số dư các danh điểm
được in sẵn ,sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại hàng tồn kho .Ghi Sổ số dư
xong thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Cách lập sổ số dư
-cột 1:ghi số danh điểm của từng loại vật tư ,hàng hóa
-cột2: ghi tên gọi của vật liệu ,dụng cụ,sản phẩm ,hàng hóa
-cột3: đơn vị tính của vật liệu ,hàng hóa
-cột 4:định mức dự trữ của vật tư hàng hóa để đảm bảo quá trình sản xuất của doanh
nghiệp được tiến hành liên tục và bình thường.
-cột5,6,7,...:số dư của vật tư hàng hóa trong mỗi tháng được chia làm 2 cột
+cột 1: số lượng của vật tư hàng hóa
+cột2 :số tiền của vật tư hàng hóa
B-Tại phòng kế toán: sử duṇg bảng kê nhâp̣ , xuất, tồn vâṭ tư

– Định kỳ kế toán хuống kho kiểm tra ᴠiệc ghi chép của thủ kho.
– Khi nhận được chứng từ, kiểm tra hoàn chỉnh. Sau đó tổng hợp giá trị của từng thứ ᴠật
tư để ghi ᴠào bảng kê nhập – хuất hoặc bảng lũу kế nhập – хuất.
– Cuối tháng, cộng ѕố liệu trên bảng lũу kế nhập хuất để ghi ᴠào cột nhập – хuất trên
bảng tổng hợp nhập – хuất – tồn. Sau đó đối chiếu với số liệu trên sổ số dư và số liệu
của kế toán tổng hợp.
Cách lập bảng lũy kế xuất –nhập –tồn kho
-cột1: ghi số danh điểm của loại vật tư hàng hóa
-cột 2: ghi tên của vật tư, hàng hóa
-cột3: ghi số liệu tồn kho đầu tháng căn cứ vào số liệu tồn kho cuối tháng trước.
-cột4:ghi số liệu chi tiết từ ngày ...đến ngày.... nhập loại vật tư hàng hóa đó với số
lượng,số tiền bao nhiêu
-cột 5: ghi số liệu chi tiết từ ngày ....đến ngày.... xuất loại vật tư hàng hóa đó với số
lượng,số tiền bao nhiêu
-cột 6: tổng hợp các số liệu trong bằng tồn đầu ,xuất – nhập trong tháng ta tính được số
liệu tồn kho cuối tháng của mỗi loại vật tư hàng hóa