ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
----------***----------

TIỂU LUẬN
ĐỀ TÀI
QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT
TRONG VĂN PHÒNG

Môn: Tổng quan về quản trị văn phòng

Giảng viên: ThS. Phạm Thị Phi Yến

Nhóm 8:
Trần Nguyễn Ngọc Diệu 2356230004
Võ Thụy Mỹ Duyên 2356230006
Nguyễn Thị Hồng 2356230019
Lâm Nguyễn Kim Tuyền 2356230051
Nguyễn Hồng Thu Thảo 2356230054
Nguyễn Thị Hồng Thu 2356230056
Mai Anh Thư 2356230060
Cao Thảo Vy 2356230067
H' Keon BuônYă 2356230072

Thành phố Hồ Chí Minh, 2024

2
 BẢNG ĐIỂM QUÁ TRÌNH CỦA THÀNH VIÊN NHÓM 7
STT Họ và tên MSSV Điểm (%)
1 Trần Nguyễn Ngọc Diệu 2356230004
2 Võ Thụy Mỹ Duyên 2356230006
3 Nguyễn Thị Hồng 2356230019
4 Lâm Nguyễn Kim Tuyền 2356230051
5 Nguyễn Hồng Thu Thảo 2356230054
6 Nguyễn Thị Hồng Thu 2356230056
7 Mai Anh Thư 2356230060
8 Cao Thảo Vy 2356230067
9 H' Keon BuônYă 2356230072
 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
NỘI DUNG 2

I. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TRONG VĂN PHÒNG 2

1.1. Các khái niệm liên quan đến cơ sở vật chất trong văn phòng..............................2

1.1.1. Khái niệm về cơ sở vật chất, quản trị cơ sở vật chất........................................ 2

1.1.2. Khái niệm văn phòng, cơ sở vật chất trong văn phòng.....................................2
1.1.3. Khái niệm quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng..........................................4

1.2. Tầm quan trọng của quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng..............................4

1.2.1. Văn phòng nhà nước......................................................................................... 4

1.2.2. Văn phòng doanh nghiệp.................................................................................. 7
1.2.3. Vai trò của quản trị cơ sở vật chất đối với hiệu quả hoạt động văn phòng...... 9

II. THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TRONG VĂN PHÒNG 11

2.1 Các quy định/ pháp lý về quản trị cơ sở vật chất văn phòng.............................. 11

2.1.1 Đối với cơ quan nhà nước................................................................................11

2.1.2. Đối với doanh nghiệp......................................................................................12

2.2. Phương pháp quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng.......................................12

2.2.1. Phương pháp truyền thống............................................................................. 13

2.2.2. Phương pháp hiện đại.....................................................................................14

2.3. Xu hướng quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng............................................17

2.3.1. Bảo trì và quản lý tài sản................................................................................18

2.3.2. An toàn và bảo mật văn phòng....................................................................... 18
2.3.3. Vệ sinh và bảo vệ môi trường làm việc........................................................... 18
2.3.4. Các hạn chế và giải pháp cho xu hướng quản trị cơ sở vật chất....................19

III. KẾT LUẬN 20

3.1. Điểm chính trong bài thuyết trình......................................................................20

3.2. Tầm quan trọng việc duy trì quản trị cơ sở vật chất tốt..................................... 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

 2

LỜI MỞ ĐẦU

Cơ sở vật chất trong văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong việc tạo ra môi
trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên. Để văn phòng hoạt động hiệu
quả, cần có cơ sở vật chất đầy đủ tiện nghi và hiện đại, phục vụ cho nhu cầu làm
việc.
Trong văn phòng hiện đại, cơ sở vật chất phải được thiết kế phù hợp với
công việc và sở thích của nhân viên. Mỗi không gian làm việc cần được sắp xếp
khoa học và linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc cũng như sự thoải
mái cho nhân viên. Các thiết bị văn phòng cần được bố trí hợp lý và đầy đủ để đảm
bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
Một yếu tố cần chú ý là vệ sinh, an toàn và bảo dưỡng cơ sở vật chất. Vệ
sinh đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái. An toàn cho nhân viên là
ưu tiên hàng đầu, cần có các biện pháp bảo đảm như cửa thoát hiểm, hệ thống chữa
cháy, điều hòa không khí và ánh sáng tự nhiên. Bảo dưỡng cơ sở vật chất thường
xuyên cũng quan trọng để đảm bảo an toàn.
Với sự phát triển của công nghệ, cơ sở vật chất văn phòng cần được cập nhật
và hiện đại hóa. Phong cách làm việc hiện đại và linh hoạt yêu cầu hỗ trợ từ các
thiết bị công nghệ thông tin như máy tính, máy in, điện thoại và internet.
Tóm lại, cơ sở vật chất trong văn phòng rất quan trọng trong việc tạo ra môi
trường làm việc đạt tiêu chuẩn cho nhân viên. Việc đầu tư, cải thiện liên tục cơ sở
vật chất giúp văn phòng thành nơi làm việc lý tưởng, mang lại lợi ích cho tổ chức.
 3

NỘI DUNG

I. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT

TRONG VĂN PHÒNG

1.1. Các khái niệm liên quan đến cơ sở vật chất trong văn phòng

1.1.1. Khái niệm về cơ sở vật chất, quản trị cơ sở vật chất

1.1.1.1. Khái niệm cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất theo nghĩa rộng: Bao gồm những vật có thể nhìn thấy, chạm
vào và phục vụ cho các nhu cầu của con người (sản phẩm tự nhiên, sản phẩm do
con người tạo ra và sản phẩm phi vật chất).
Cơ sở vật chất theo nghĩa hẹp: Bao gồm những tài sản vật chất, tài liệu, trang
thiết bị bên trong hay bên ngoài của một tổ chức hay doanh nghiệp để phục vụ cho
các hoạt động sản xuất.
1.1.1.2. Khái niệm quản trị cơ sở vật chất
Quản trị cơ sở vật chất theo nghĩa rộng: Tập trung vào quản lý toàn diện bao
gồm các công việc liên quan đến cơ sở vật chất như lập kế hoạch, chỉ đạo tổ chức và
kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và và quản lý hiệu quả các cơ sở vật chất, vật liệu,
trang thiết bị, môi trường và tài nguyên của một tổ chức, doanh nghiệp.
Quản trị cơ sở vật chất theo nghĩa hẹp: Là chỉ tập trung vào việc quản lý và
sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất như trang thiết bị, vật liệu nhằm mục đích sử dụng
tối đa thiết bị để phục vụ cho sự quản lý, vận hành và phục vụ sản xuất cho doanh
nghiệp, tổ chức.

1.1.2. Khái niệm văn phòng, cơ sở vật chất trong văn phòng
1.1.2.1. Khái niệm văn phòng
Trong nghiên cứu “The Social Organization Of Workspaces” của Harrison
White (1985), tác giả đã cho rằng văn phòng là một không gian xã hội - nơi mọi
người có thể tương tác, trao đổi và xây dựng các mối quan hệ và cũng là một hệ
thống ý nghĩa - nơi mọi người tìm kiếm ý nghĩa và mục đích công việc.
Tuy nhiên do tính chất đa dạng về bối cảnh và sự phát triển liên tục của công
nghệ nên ngày nay văn phòng được xem như là bộ não, trung tâm của doanh
 4

nghiệp, tổ chức. Văn phòng là nơi thực hiện nhiều hoạt động khác nhau liên quan
đến giấy tờ và các công việc như văn thư thu thập các thông tin, lưu trữ ghi chép,
phân tích thông tin cùng với các chức năng hoạch định, tham mưu, tổ chức.
Văn phòng được chia làm hai loại mô hình: Văn phòng truyền thống và văn
phòng hiện đại:
-Văn phòng truyền thống: Theo quan niệm truyền thống, văn phòng là một
nơi cụ thể - nơi thực hiện các hoạt động văn thư và quản lý, tập trung các hoạt động
giấy tờ. Văn phòng truyền thống phổ biến ở nhiều thập kỷ trước và thực hiện các
hoạt động giấy tờ theo các tiêu chuẩn và nguyên tắc ổn định.
-Văn phòng hiện đại: Theo quan niệm này, văn phòng được coi như là một
hoạt động hơn là một địa điểm và bất cứ nơi nào cũng có thể là văn phòng nếu như
thực hiện các hoạt động hành pháp, văn thư. Đồng thời văn phòng hiện đại cũng là
loại văn phòng vận hành theo những xu hướng mới nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày
càng cao và phức tạp trong thời đại công nghệ.
Bảng so sánh:

Tiêu chí Văn phòng truyền thống Văn phòng hiện đại

Sử dụng vách ngăn, phân chia Không gian mở, sử dụng các vách
Không
theo thứ bậc, chức năng, thiết ngăn di động hoặc thiết kế không
gian làm
kế văn phòng đơn giản. gian chung, tạo nên thẩm mỹ cho
việc
văn phòng.

Trang Thiết bị cơ bản, các công nghệ Thiết bị hiện đại, công nghệ ứng
thiết bị và ứng dụng còn hạn chế. dụng cao.
công nghệ

Môi Khép kín, ít tương tác, văn hóa Cởi mở, năng động, hợp tác phát
trường đề cao thứ bậc, làm việc ổn triển, đề cao đổi mới và làm việc
làm việc định. linh hoạt.

Môi trường ổn định, cân bằng, Môi trường năng động, sáng tạo,
Ưu điểm ít tốn chi phí, dễ dàng trong dễ dàng thu hút được nhiều nguồn
việc quản lý.
 5

nhân lực, sử dụng nhiều công

nghệ tiên tiến.

Ít linh hoạt, hạn chế sự sáng tạo
Nhược
và tương tác. Dễ nhàm chán và
điểm
khó thu hút nguồn nhân lực.
Chi phí đầu tư cao và tốn kém.
Phức tạp trong cách thức vận
hành.

1.1.2.2. Khái niệm cơ sở vật chất trong văn phòng

Cơ sở vật chất trong văn phòng: Là các hệ thống, phương tiện cơ sở vật chất,
trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, cảnh quan nhằm phục vụ các hoạt động làm việc, tiện
ích cho nhân viên và đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi giao dịch kinh doanh tại
văn phòng.

1.1.3. Khái niệm quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng
Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng: Là một lĩnh vực quan trọng của các
doanh nghiệp, tổ chức bao gồm các công việc như lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát,
đánh giá và đưa ra các biện pháp cải tiến với mục đích phát triển, nâng cao các hoạt
động của doanh nghiệp, tổ chức, đồng thời tiết kiệm các chi phí và xây dựng hình
ảnh của doanh nghiệp, tổ chức.

1.2. Tầm quan trọng của quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng
Hiện nay, quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng nhà nước và doanh nghiệp
đang được áp dụng theo những xu hướng và phương pháp hiện đại nhằm nâng cao
hiệu quả và chất lượng công việc. Một số đặc điểm nổi bật như là ứng dụng công
nghệ để theo dõi và quản lý chặt chẽ, quản lý tối ưu sử dụng năng lượng, tăng
cường biện pháp an ninh để bảo vệ an toàn những dữ liệu và tài sản,... Những biện
pháp và xu hướng này giúp các văn phòng nhà nước và doanh nghiệp nâng cao hiệu
quả hoạt động.

1.2.1. Văn phòng nhà nước

Văn phòng nhà nước là các cơ quan, tổ chức hoặc bộ phận của chính phủ.
Hoạt động chủ yếu là thực hiện những yêu cầu và nhiệm vụ của nhà nước, đây
chính là tổ chức chính trị của một quốc gia.
 6

1.2.1.1. Các đặc trưng của văn phòng nhà nước

Mục tiêu: Văn phòng nhà nước có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước bao gồm việc ban hành và thực thi các chính sách phục vụ công cộng, cung
cấp dịch vụ công và bảo vệ quyền lợi của công dân. Bên cạnh đó, văn phòng nhà
nước còn có nhiệm vụ thực hiện và duy trì các mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy hợp
tác quốc tế để phát triển kinh tế xã hội bền vững.
Cấu trúc tổ chức: Cơ cấu tổ chức rõ ràng, văn phòng nhà nước thường có cơ
cấu tổ chức phân cấp, với các phòng ban và bộ phận được quy định rõ ràng. Mỗi
phòng ban có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể, nhằm đảm bảo tính minh bạch và
hiệu quả trong công việc. Nhân viên trong văn phòng nhà nước thường là công chức
hoặc viên chức, với các chế độ, quyền lợi và nghĩa vụ được quy định rõ.
Văn hóa làm việc: Văn hóa làm việc trong văn phòng nhà nước được xây
dựng trên nền tảng những giá trị như trách nhiệm, kỷ luật, trung thực, chuyên
nghiệp và phục vụ người dân tận tâm. Khác với văn phòng doanh nghiệp, văn
phòng nhà nước không có tính cạnh tranh mà thay vào đó là luôn đề cao tính minh
bạch - công khai, tôn trọng và bảo vệ quyền lợi công dân.
Quy trình làm việc: Quy trình làm việc trong văn phòng nhà nước thường
được thiết kế đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Văn phòng
nhà nước thường tuân theo các quy trình và quy định cụ thể, được ban hành bởi các
văn bản pháp luật hoặc quy chế nội bộ. Điều này đảm bảo tính thống nhất và đồng
nhất trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Cơ sở vật chất văn phòng: Cơ sở vật chất trong văn phòng nhà nước bao gồm
các yếu tố quan trọng như không gian làm việc, trang thiết bị văn phòng, hệ thống
lưu trữ và quản lý tài liệu, phương tiện giao tiếp - liên lạc, hệ thống quản lý năng
lượng- môi trường (đèn, máy điều hoà, hệ thống quản lý chất thải,…) và các tiện ích
phục vụ nhân viên. Đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ và hiện đại giúp nâng cao hiệu
quả làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ công dân và thực hiện các
nhiệm vụ quản lý nhà nước.
1.2.1.2. Tầm quan trọng của quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng ở
nhà nước
Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng nhà nước mang tính đảm bảo hoạt
động hiệu quả và an toàn, cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ công. Nó không chỉ
 7

liên quan đến quản lý tài sản mà còn tới việc tối ưu hóa hoạt động và tăng uy tín của
các cơ quan nhà nước:
-Duy trì hiệu quả, đảm bảo năng suất làm việc: Quản trị cơ sở vật chất trong
văn phòng của các cơ quan nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu
quả và đảm bảo năng suất làm việc. Tối ưu hóa sử dụng không gian và thiết bị giúp
tăng cường sự linh hoạt và tiện ích cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu lãng phí tài
nguyên. Việc giảm thời gian và chi phí quản lý cũng đồng nghĩa với việc tăng
cường tập trung vào công việc chính và nâng cao hiệu suất làm việc.
-Nâng cao chất lượng dịch vụ công: Một hệ thống cơ sở vật chất được quản
trị tốt không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công mà còn giảm thiểu thời gian
chờ đợi của công dân. Bằng cách cải thiện dịch vụ và đáp ứng nhu cầu một cách
hiệu quả, cơ quan nhà nước có thể tăng cường sự hài lòng và niềm tin từ phía nhân
dân.
-Đảm bảo an toàn và an ninh: Bảo đảm an toàn cho nhân viên và bảo vệ tài
sản, thông tin quan trọng của tổ chức không chỉ tăng cường uy tín mà còn giảm
thiểu các rủi ro, trộm cắp hay sự cố kỹ thuật không mong muốn.
-Giúp tiết kiệm chi phí: Bằng cách giảm chi phí sửa chữa và tiết kiệm năng
lượng, tổ chức không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn giảm bớt gánh nặng tài chính
và kéo dài tuổi thọ của trang thiết bị.
-Hỗ trợ chiến lược phát triển: Quản lý cơ sở vật chất hiệu quả góp phần vào
việc thực hiện các chiến lược phát triển của cơ quan, hỗ trợ tốt cho các dự án và kế
hoạch dài hạn.
-Tăng cường hình ảnh và uy tín: Văn phòng được trang bị và quản lý tốt sẽ
tạo ấn tượng chuyên nghiệp, nâng cao uy tín của cơ quan nhà nước.
-Tuân thủ quy định pháp luật: Đây là tiêu chí cơ bản mà mọi tổ chức cần tuân
thủ. Đáp ứng tiêu chuẩn và quy định không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn
giúp tránh được các rủi ro pháp lý và tránh những hậu quả tiêu cực cho tổ chức.
-Duy trì sự liên tục của hoạt động: Bảo dưỡng định kỳ và quản lý tốt cơ sở
vật chất giúp đảm bảo các thiết bị và hệ thống luôn hoạt động ổn định, tránh gián
đoạn công việc.
 8

1.2.2. Văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng doanh nghiệp là một không gian làm việc nơi các hoạt động quản
lý, hành chính và hỗ trợ của doanh nghiệp diễn ra. Đây là nơi mà các nhân viên văn
phòng làm việc, bao gồm nhiều phòng ban . Văn phòng doanh nghiệp có thể được
bố trí dưới nhiều hình thức khác nhau, từ các văn phòng truyền thống với các phòng
riêng biệt đến các không gian làm việc mở, hiện đại.
1.2.2.1. Các đặc trưng của văn phòng doanh nghiệp
Mục tiêu: Tối đa hóa lợi nhuận và tăng trưởng kinh doanh, văn phòng trong
doanh nghiệp thường đặt nặng vào các hoạt động phát triển sản phẩm, dịch vụ và thị
trường. Điều này có thể phản ánh trong việc sử dụng không gian văn phòng để tạo
ra môi trường làm việc sáng tạo và kích thích, tạo điều kiện cho sự sáng tạo và đổi
mới trong công việc hàng ngày.
Cấu trúc tổ chức: Linh hoạt và ít phân cấp, văn phòng trong doanh nghiệp
khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Quyết định thường được đưa ra nhanh chóng
để đáp ứng nhanh chóng với các yêu cầu của thị trường. Điều này có thể phản ánh
trong việc sử dụng không gian văn phòng linh hoạt và kích thích để tạo điều kiện
cho các cuộc họp và ý tưởng đột phá.
Văn hóa làm việc: Năng động, cạnh tranh và chú trọng vào hiệu suất cá nhân
và nhóm, các văn phòng trong doanh nghiệp thường tạo ra một môi trường làm việc
đầy cạnh tranh và sáng tạo. Việc sử dụng không gian văn phòng để tạo ra các khu
vực làm việc mở, khu vực hợp tác và khu vực nghỉ ngơi có thể khuyến khích sự
tương tác và hợp tác giữa các nhóm làm việc.
Quy trình làm việc: Trong các văn phòng doanh nghiệp thường linh hoạt và
có thể thay đổi nhanh chóng để thích ứng với thị trường và công nghệ mới. Điều
này có thể phản ánh trong việc sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình làm việc
và cải thiện hiệu suất. Các không gian văn phòng có thể được thiết kế linh hoạt để
dễ dàng thích ứng với các yêu cầu làm việc thay đổi và tạo ra môi trường làm việc
hiệu quả và sáng tạo.
Cơ sở vật chất văn phòng: Bao gồm không gian làm việc, trang thiết bị văn
phòng, nội thất, tiện ích phục vụ, hệ thống an ninh, cơ sở hạ tầng kỹ thuật,... Cơ sở
vật chất trong văn phòng tương đối nhiều. Để có thể quản lý chúng một cách hiệu
quả, các doanh nghiệp đã phân quyền cho các bộ phận đặc biệt để chịu trách nhiệm
 9

công việc quản trị này. Bộ phận chịu trách nhiệm quản trị cơ sở vật chất thường là
phòng quản trị cơ sở vật chất hoặc bộ phận hành chính chịu trách nhiệm quản lý tài
sản, thiết bị và dịch vụ.
1.2.2.2. Tầm quan trọng của quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng
doanh nghiệp
Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng ở doanh nghiệp đóng vai trò quan
trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của doanh
nghiệp. Trong đó các vai trò tiêu biểu là:
-Tạo môi trường làm việc hiệu quả: Một văn phòng sạch sẽ, tiện nghi và an
toàn giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Khi cơ sở vật chất được quản lý tốt,
nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và tập trung hơn trong công việc.
-Tiết kiệm chi phí vận hành: Quản trị cơ sở vật chất hiệu quả giúp bảo trì và
sử dụng tài sản một cách tối ưu, từ đó giảm thiểu chi phí sửa chữa và thay thế. Điều
này giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và tăng lợi nhuận.
-Đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định: Quản trị cơ sở vật chất giúp doanh
nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn lao động và môi trường. Điều này không
chỉ bảo vệ sức khỏe của nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các khoản
phạt từ cơ quan chức năng.
-Tăng cường hiệu quả quản lý thời gian: Khi cơ sở vật chất được bố trí hợp
lý và các quy trình quản lý hiệu quả, thời gian lãng phí cho các công việc không cần
thiết sẽ giảm. Nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận tài liệu và thiết bị, giúp tăng cường
hiệu quả làm việc và quản lý thời gian tốt hơn.
-Tối ưu hóa không gian làm việc: Quản lý không gian làm việc hiệu quả giúp
tối ưu hóa diện tích sử dụng, giảm thiểu lãng phí không gian và tạo ra một môi
trường làm việc thoải mái. Việc sắp xếp không gian hợp lý còn giúp tăng cường sự
tương tác và hợp tác giữa các nhân viên
-Tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác: Một văn phòng được quản lý
chuyên nghiệp và sạch sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác, góp phần nâng
cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
-Hỗ trợ phát triển bền vững: Quản lý cơ sở vật chất còn bao gồm việc sử
dụng năng lượng và tài nguyên hiệu quả. Điều này không chỉ giúp bảo vệ môi
 10

trường mà còn xây dựng hình ảnh doanh nghiệp thân thiện với môi trường, phù hợp
với xu hướng phát triển bền vững hiện nay.
Tóm lại, quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là yếu tố then chốt giúp
doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí, đảm bảo an toàn và phát
triển bền vững.

1.2.3. Vai trò của quản trị cơ sở vật chất đối với hiệu quả hoạt động
văn phòng
Quản trị cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động văn phòng, là một yếu tố then chốt giúp cải thiện hiệu quả hoạt động văn
phòng, đảm bảo sự an toàn và tiện nghi cho nhân viên, và tạo ra môi trường làm
việc chuyên nghiệp và hiệu quả, cụ thể:
-Tạo môi trường làm việc tối ưu: Quản trị cơ sở vật chất đảm bảo rằng văn
phòng được thiết kế và bố trí một cách hợp lý, tạo ra môi trường làm việc thoải mái
và hiệu quả cho nhân viên. Điều này bao gồm việc quản lý không gian làm việc, ánh
sáng, điều hòa không khí và các yếu tố khác ảnh hưởng đến sự tiện nghi và sức
khỏe của nhân viên.
-Đảm bảo sức khỏe và sự an toàn cho nhân viên : Quản lý cơ sở vật chất bao
gồm việc tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe, đảm bảo rằng văn phòng
không chỉ là nơi làm việc mà còn là môi trường an toàn cho nhân viên. Điều này có
thể bao gồm các biện pháp phòng cháy chữa cháy, quản lý an toàn điện và cung cấp
các thiết bị bảo hộ lao động khi cần thiết.
-Khắc phục một số hạn chế làm gián đoạn công việc: Bằng cách duy trì và
quản lý cơ sở vật chất một cách hiệu quả, quản trị cơ sở vật chất có thể giảm thiểu
các sự cố và gián đoạn trong công việc hàng ngày, giúp nhân viên có thể tập trung
vào nhiệm vụ chính của họ mà không bị phân tâm bởi các vấn đề liên quan đến cơ
sở vật chất.
-Nâng cao hình ảnh và sự uy tín của công ty: Một văn phòng được quản lý
tốt và có cơ sở vật chất hiện đại sẽ tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng, đối tác và
nhân viên tiềm năng. Điều này có thể góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh chuyên
nghiệp của công ty.
 11

-Hỗ trợ công nghệ và hạ tầng kỹ thuật : Quản trị cơ sở vật chất bao gồm việc
quản lý và duy trì cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông. Điều này đảm
bảo rằng các hệ thống IT, máy tính, mạng internet và các thiết bị kỹ thuật khác luôn
hoạt động trơn tru, hỗ trợ tốt cho công việc hàng ngày của nhân viên.
-Tăng cường hiệu quả sử dụng tài nguyên: Một phần quan trọng của quản trị
cơ sở vật chất là tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên và thiết bị văn phòng. Điều
này có thể giúp giảm chi phí vận hành và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên
bằng cách đảm bảo rằng các thiết bị luôn hoạt động tốt và sẵn sàng sử dụng.
 12

II.THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT

TRONG VĂN PHÒNG

2.1 Các quy định và pháp lý về quản trị cơ sở vật chất văn phòng

2.1.1 Đối với cơ quan nhà nước

Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng chính phủ thường được quy định và
điều chỉnh thông qua các văn bản pháp luật và quy định hành chính của Việt Nam.
Nghị định về quản lý và sử dụng cơ sở vật chất: Các nghị định này thường
được ban hành để hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các quy định của luật và cung
cấp các hướng dẫn chi tiết về quản lý và sử dụng cơ sở vật chất:
-Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định và tuân thủ Luật phòng cháy chữa
cháy (27/2001/QH10)
-Luật Đấu thầu (22/2023/QH15): Quy định về việc tổ chức và thực hiện đấu
thầu trong việc mua sắm cơ sở vật chất, đảm bảo tính công bằng, minh bạch
-Luật Quản lý và sử dụng tài sản công (15/2017/QH14): Đây là một trong
những văn bản quan trọng nhất về quản lý tài chính, bao gồm việc quản lý và sử
dụng tài sản, cơ sở vật chất trong các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính
nhà nước
-Nghị định số 118/2006/NĐ-CP của Chính phủ: Về xử lý trách nhiệm vật
chất đối với cán bộ, công chức
Quy định cụ thể từ các cơ quan quản lý tài chính và quản trị nhà nước: Bên
cạnh các văn bản pháp luật chung, các cơ quan như Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch
và Đầu tư cũng có thể ban hành các quy định cụ thể hơn về quản trị cơ sở vật chất
trong văn phòng chính phủ:
-Bộ Tài chính - Bộ Nội vụ ban hành Thông tư liên tịch số
02/2008/TTLT-BNV-BTC: Hướng dẫn việc xử lý trách nhiệm vật chất đối với cán
bộ, công chức
-Bộ Tài chính Thông tư 23/2023/TT- BTC: Hướng dẫn chế độ quản lý, tính
hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do
Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại
doanh nghiệp
 13

-Bộ Kế hoạch và Đầu tư Thông tư 01/2024/TT- BKHĐT: Hướng dẫn việc

cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mẫu hồ sơ đấu thầu trên hệ
thống mạng đấu thầu quốc gia

2.1.2. Đối với doanh nghiệp

Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng của doanh nghiệp thường được quy
định thông qua các chính sách, quy trình, và quy định nội bộ của công ty, cùng với
các quy định pháp luật liên quan.
Công ty thiết lập các chính sách và quy trình nội bộ để quản trị cơ sở vật chất
trong văn phòng, có thể lập riêng phòng quản lý cơ sở vật chất. Các doanh nghiệp
thường có các biện pháp như ghi nhận, kiểm kê định kỳ đảm bảo trang thiết bị, vật
chất luôn hoạt động hiệu quả và an toàn, sửa chữa, bảo vệ để đảm bảo cơ sở vật chất
và nhân viên được bảo vệ khỏi các rủi ro, tuân thủ quy định về phòng cháy chữa
cháy (Luật phòng cháy chữa cháy 27/2001/QH10)
Quy định về quản lý tài sản: việc mua sắm và kiểm kê các tài sản vật chất
như máy tính, bàn ghế, và thiết bị văn phòng khác. Trách nhiệm đền bù khi người
lao động, nhân viên làm hư hỏng tài sản:
-Khi người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây
thiệt hại tài sản của doanh nghiệp thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật
hoặc nội quy lao động của doanh nghiệp. (1)
-Khi người lao động làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản của doanh nghiệp hoặc
tài sản khác do doanh nghiệp giao hoặc tiêu hao vật tư quá định mức cho phép thì
phải bồi thường thiệt hại một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường hoặc nội
quy lao động.(2)
Quy định về quản lý chi phí và tiện ích: Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng
điện, nước, internet và các tiện ích khác để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa công
năng. Luôn đảm bảo tuân thủ các quy định, cải thiện không gian làm việc mang lại
hiệu quả tốt nhất.

2.2. Phương pháp quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng
Quản trị cơ sở vật chất văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm
bảo hoạt động hiệu quả và an toàn cho doanh nghiệp. Việc áp dụng các phương
 14

pháp quản trị hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí
và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.

2.2.1. Phương pháp truyền thống

Phương pháp truyền thống trong quản trị cơ sở vật chất văn phòng bao gồm
các hoạt động thủ công được thực hiện bởi con người, sử dụng các công cụ và sổ
sách đơn giản. Phương pháp này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy
mô nhỏ và nhu cầu quản lý thấp.
Một số hoạt động quản lý cơ sở vật chất văn phòng thường được thực hiện
theo phương pháp truyền thống bao gồm:
-Lập danh sách các cơ sở vật chất: Sử dụng sổ tay hoặc bảng tính (excel) để
ghi chép đầy đủ thông tin về từng loại tài sản, bao gồm tên tài sản, số lượng, giá trị,
tình trạng sử dụng,....
-Kiểm tra cơ sở vật chất và thiết bị: Theo dõi, đánh giá định kì tình trạng của
các cơ sở vật chất và cập nhật thông tin, lên kế hoạch bảo trì vào sổ tay hoặc bảng
tính.
-Quản lý hóa đơn, chứng từ: Lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc
mua sắm, sửa chữa tài sản trong tủ hồ sơ.
-Quản lý thanh lý: Lập thủ tục thanh lý tài sản theo quy định của cơ quan, tổ
chức.
-Báo cáo: Lập báo cáo định kì về tình hình quản lý cơ sở vật chất trong văn
phòng.

Ưu và nhược điểm của phương pháp truyền thống:

Ưu điểm Nhược điểm

Dễ dàng áp dụng: Không đòi hỏi Tốn nhiều thời gian và công sức: Cần nhiều thời
nhiều kiến thức và kỹ thuật gian và nhân viên để cập nhật thông tin về cơ sở
chuyên môn, phù hợp với bất kỳ vật chất theo cách thủ công.
ai trong doanh nghiệp.
 15

Chi phí thấp: Không cần đầu tư Dễ xảy ra sai sót: Dễ mắc sai sót trong quá trình
vào các phần mềm hay thiết bị ghi chép, lưu trữ và theo dõi thiết bị, cơ sở vật
quản lý đắt đỏ. chất.

Linh hoạt: Có thể dễ dàng điều Khó khăn trong việc theo dõi và giám sát: Việc
chỉnh phương pháp quản lý theo tra cứu và giám sát tình trạng tài sản một cách
nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. thủ công có thể sẽ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt
là các doanh nghiệp có nhiều cơ sở.

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng phương pháp truyền thống:
Sử dụng sổ sách và biểu mẫu hợp lý: Lựa chọn sổ sách và biểu mẫu phù hợp
với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp để ghi chép thông tin một cách đầy đủ và
chính xác.
Phân công trách nhiệm rõ ràng: Phân công trách nhiệm quản lý tài sản cho
từng cá nhân hoặc bộ phận cụ thể để đảm bảo tính hiệu quả và trách nhiệm.
Thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin: Thường xuyên kiểm tra và cập
nhật thông tin về các cơ sở vật chất, thiết bị để đảm bảo tính chính xác.
Lập quy trình quản lý cụ thể: Lập quy trình quản lý cụ thể cho từng hoạt
động, bao gồm quy trình mua sắm, sửa chữa, thanh lý,...để đảm bảo tính thống nhất
và hiệu quả.
Tuy có một số nhược điểm những phương pháp truyền thống vẫn là lựa chọn
tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ và có ngân sách hạn chế. Mặc dù vậy, các doanh
nghiệp cũng cần áp dụng phương pháp này một cách bài bản và có hiệu quả để hạn
chế tối đa những nhược điểm và nâng cao hiệu quả quản lý.

2.2.2. Phương pháp hiện đại

Phương pháp hiện đại trong quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là
phương pháp sử dụng các công nghệ tiên tiến để tự động hóa các hoạt động quản lý,
nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Phương pháp này thường được áp dụng tại
các doanh nghiệp có quy mô lớn và nhu cầu quản lý cao.
 16

Phần mềm CMMS: Giúp các doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động
quản lý cơ sở vật chất như lập danh sách tài sản, giám sát tình trạng sử dụng, lên
lịch bảo trì và sửa chữa.
Một số phần mềm quản lý bảo trì cơ sở vật chất và thiết bị (Computerized
Maintenance Management System) bao gồm:
iCMMS: Một giải pháp hoàn chỉnh, tích hợp các tính năng quan trọng,
chẳng hạn như quản lý bảo trì và quản lý thiết bị. Tất cả cùng trên một nền tảng duy
nhất. Sự kết nối này giúp cho việc quản trị hiệu quả và nhanh chóng hơn.
SpeedMaint: Là một giải pháp linh hoạt cho phép các doanh nghiệp sử dụng
phần mềm quản lý bảo trì mà không cần sự trợ giúp của nhân viên quản trị phần
mềm từ bất kỳ vị trí nào và trên bất kỳ thiết bị kết nối internet nào. Thông qua các
báo cáo phân tích, dữ liệu trong SpeedMaint được trình bày một cách logic và có
tính minh bạch cao.
Winmain CMMS 3.0: Là lựa chọn phổ biến tại Việt Nam dành cho các
doanh nghiệp có nhu cầu bảo trì, quản lý cơ sở vật chất. Công cụ này hữu ích cho
việc quản lý tài sản và công việc hằng ngày bằng cách lên lịch bảo trì định kỳ và
giảm thiểu chi phí nâng cấp thiết bị.
Quasoft CMMS: Phần mềm Quasoft CMMS có giao diện đơn giản, tách
biệt các hoạt động quản lý, bảo trì, mua, kiểm kê, báo cáo và phân tích thiết bị. Nó
giúp các doanh nghiệp tính toán khấu hao, phân bổ công cụ, vật tư và quản lý thiết
bị bổ sung hoặc thanh lý.
GSOFT: Là giải pháp quản lý thiết bị hoàn chỉnh, hỗ trợ giải quyết các vấn
đề có thể phát sinh khi sử dụng bảng tính Excel. Chương trình cho phép các doanh
nghiệp theo dõi và cập nhật tình trạng các cơ sở vật chất một cách khoa học, bài bản
hơn.
Internet vạn vật (IoT): Theo dõi tình trạng sử dụng của các cơ sở vật chất
và cảnh báo khi cần bảo trì.
Một số ứng dụng của IoT trong quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng:
-Quản lý an ninh: Cảm biến IoT có thể được sử dụng để giám sát an ninh văn
phòng và có thể cảnh báo cho nhân viên hoặc nhân viên bảo vệ khi có sự xâm nhập
trái phép hay các sự cố an ninh khác.
 17

Ví dụ: Hệ thống IoT có thể tự động khóa cửa ra vào văn phòng sau giờ làm
việc và gửi thông báo cho nhân viên nếu có ai đó cố gắng mở cửa trái phép.
-Giám sát và bảo trì thiết bị: Hệ thống bảo trì dự đoán dựa trên IoT sử dụng
các cảm biến thu thập dữ liệu để hiểu rõ hơn về điều kiện hoạt động của máy móc
và thiết bị cũng như phần mềm phân tích để tạo báo cáo về các sự cố tiềm ẩn nguy
hiểm có thể xảy ra. IoT có thể giúp các doanh nghiệp lên lịch bảo trì thiết bị tốt hơn,
giảm thời gian ngừng hoạt động và kéo dài tuổi thọ của các thiết bị trong văn
phòng.
Ví dụ: Hệ thống IoT có thể theo dõi mức độ rung động của động cơ máy lạnh
và cảnh báo cho nhân viên khi cần bảo dưỡng động cơ.

Ưu và nhược điểm của phương pháp hiện đại:

Ưu điểm Nhược điểm

Tự động hóa các hoạt động quản lý: Chi phí đầu tư cao: Doanh nghiệp cần đầu tư
Giúp tiết kiệm thời gian và công sức vào các phần mềm CMMS, thiết bị đào tạo
cho nhân viên, giảm thiểu sai sót và nhân viên.
nâng cao hiệu quả quản lý.

Theo dõi và giám sát cơ sở vật chất Yêu cầu kiến thức và kỹ thuật chuyên môn để
dễ dàng: Doanh nghiệp có thể dễ vận hành: Yêu cầu nhân viên có trình độ
dàng theo dõi vị trí, tình trạng sử chuyên môn cao để sử dụng các phần mềm
dụng và lịch sử sửa chữa của các CMMS.
thiết bị văn phòng.

Tiết kiệm chi phí: Giúp doanh Khó khăn trong việc thay đổi thói quen sử
nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng tài dụng của nhân viên: Nhân viên có thể gặp khó
sản, giảm thiểu chi phí sửa chữa và khăn trong việc thay đổi thói quen sử dụng
bảo trì. các phương pháp quản lý truyền thống sang
phương pháp hiện đại

Nâng cao năng suất làm việc: Cung Khả năng bảo mật: Cần đảm bảo bảo mật dữ
cấp cho nhân viên thông tin chính liệu tài sản khi sử dụng các công nghệ hiện
 18

xác và cập nhật về tài sản, giúp họ đại, việc rò rỉ dữ liệu có thể gây ra thiệt hại
làm việc hiệu quả hơn. lớn cho doanh nghiệp.

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng phương pháp hiện đại:
Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm và các công
nghệ mới.
Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo bảo mật dữ liệu tài sản của doanh nghiệp.
Tìm phần mềm dễ sử dụng: Càng cần ít đào tạo thì càng có thể bắt đầu
hưởng lợi từ các tính năng của nó càng nhanh.
Chọn công nghệ đi kèm với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp: Đảm bảo rằng sẽ có
người sẵn sàng trả lời câu hỏi khi doanh nghiệp gặp trường hợp phải cập nhật phần
mềm hay khắc phục sự cố phần cứng.
Chú ý đến ngân sách: Những hạn chế về ngân sách là điều đáng tiếc và việc
đầu tư vào công nghệ mới có thể tốn kém.
Phương pháp hiện đại trong quản trị cơ sở vật chất văn phòng mang lại nhiều
lợi ích cho doanh nghiệp, giúp công việc của người quản lý cơ sở trở nên liền mạch
và ít xảy ra lỗi hơn. Điều này có nghĩa là họ dành ít thời gian hơn cho những nhiệm
vụ không cần thiết và có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Tuy nhiên, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đầu tư vào phần mềm, thiết bị và đào tạo
nhân viên. Ngoài ra, cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng phương pháp
này.
Vậy, việc áp dụng các phương pháp quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng
một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
-Tiêu chuẩn an toàn cao hơn
-Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
-Sự hài lòng của nhân viên cao hơn
-Tiết kiệm chi phí và có thu nhập cao hơn
-Cải thiện hiệu quả và năng suất
-Đáp ứng tiêu chí bền vững
 19

Doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp truyền thống để quản lý các tài
sản có giá trị thấp và ít thay đổi, trong khi dùng phương pháp hiện đại để quản lý
các tài sản có giá trị cao và thường xuyên thay đổi.

2.3. Xu hướng quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

Xu hướng quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là một khía cạnh quan
trọng của quản lý văn phòng hiện đại, tập trung vào việc tổ chức và quản lý các yếu
tố vật chất nhằm tạo điều kiện làm việc hiệu quả và tăng cường hiệu suất công việc
trong môi trường văn phòng.
Ngày nay, việc quản trị cơ sở vật chất trong phạm vi văn phòng thường tập
trung vào việc tối ưu hóa sử dụng tài nguyên, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin,
cũng như duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái để tăng cường hiệu suất
làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

2.3.1. Bảo trì và quản lý tài sản

Bảo trì và quản lý tài sản là việc duy trì, điều chỉnh các tài sản vật chất của
tổ chức để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả, đạt tuổi thọ tối đa và tuân thủ các
quy định pháp lý. Công việc trên có thể bao gồm việc bảo dưỡng, sửa chữa, theo dõi
và báo cáo về tình trạng của tài sản.
Ý nghĩa: Tạo điều kiện làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên, giúp
nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Ví dụ:
Doanh nghiệp: Bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị văn phòng để đảm bảo chúng
hoạt động liên tục và không gây gián đoạn công việc.
Nhà nước: Theo dõi và bảo dưỡng các tài sản công cộng như tòa nhà văn
phòng và hệ thống thiết bị để đảm bảo an toàn và hiệu suất.

2.3.2. An toàn và bảo mật văn phòng

An toàn và bảo mật văn phòng là các biện pháp được áp dụng để đảm bảo an
toàn cho nhân viên, tài sản và thông tin của một tổ chức trong môi trường làm việc
văn phòng. Việc lập kế hoạch an toàn, kiểm soát truy cập và xử lý thông tin nhạy
cảm là một phần trong công việc đảm bảo an toàn và bảo mật cho văn phòng.
 20

Ý nghĩa: Là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ nhân viên, thông tin và tài
sản của tổ chức khỏi các mối đe dọa về an ninh, tai nạn lao động, mất mát thông tin,
hoặc các sự kiện không mong muốn khác.
Ví dụ:
Doanh nghiệp: Thực hiện kiểm soát truy cập và cung cấp hướng dẫn an toàn
làm việc để đảm bảo sự an toàn cho nhân viên.
Nhà nước: Áp dụng các biện pháp bảo mật vật lý và điện tử để bảo vệ thông
tin nhạy cảm của cơ quan và người dân.

2.3.3. Vệ sinh và bảo vệ môi trường làm việc

Vệ sinh và bảo vệ môi trường làm việc là quy trình được áp dụng để đảm bảo
một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và lành mạnh cho sức khỏe nhân viên và
môi trường tổ chức. Công việc trên có thể liệt kê như vệ sinh hàng ngày, loại bỏ rác
thải, kiểm soát yếu tố gây hại và giữ gìn môi trường làm việc xanh sạch.
Ý nghĩa: Duy trì sức khỏe và sự thoải mái của nhân viên, giúp tạo ra một môi
trường làm việc tích cực và nâng cao hiệu suất làm việc.
Ví dụ:
Doanh nghiệp: Sắp xếp lịch trình vệ sinh định kỳ và cung cấp các thiết bị vệ
sinh để đảm bảo vệ sinh trong văn phòng.
Nhà nước: Thúc đẩy việc tái chế và giảm lượng rác thải sinh hoạt trong các
cơ quan và văn phòng công quyền.

2.3.4. Các hạn chế và giải pháp cho xu hướng quản trị cơ sở vật chất
Các xu hướng quản trị cơ sở vật chất ở văn phòng hiện nay, giúp tổ chức tối
ưu hóa sử dụng tài nguyên, tăng cường an toàn và bảo mật, và thúc đẩy môi trường
làm việc tích cực. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại các khuyết điểm có thể kể đến:
-Chi phí đầu tư ban đầu cao: Triển khai các biện pháp quản trị cơ sở vật chất
đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn, đặc biệt là khi cần phải cập nhật công nghệ mới
và đào tạo nhân viên.
-Đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ: Quản trị cơ sở vật chất đòi hỏi sự quản lý và
giám sát liên tục để đảm bảo tình trạng an toàn, bảo mật và vệ sinh.
 21

-Thách thức về thay đổi và phát triển: Với sự thay đổi liên tục trong công
nghệ và môi trường làm việc, tổ chức cần thích nghi nhanh chóng và liên tục cập
nhật các phương pháp quản trị mới.
Để khắc phục những khuyết điểm trên ta có thể áp dụng các giải pháp sau:
-Tối ưu hóa chi phí đầu tư: Đầu tư vào các giải pháp hiệu quả chi phí và lựa
chọn những dự án có khả năng mang lại lợi ích cao nhất trong tương lai.
-Tăng cường đào tạo và phát triển nhân viên: Đào tạo nhân viên về quản trị
cơ sở vật chất và công nghệ mới giúp cải thiện năng lực quản lý và thích ứng với sự
thay đổi.
-Sử dụng công nghệ thông minh: Áp dụng các giải pháp công nghệ như hệ
thống quản lý tài sản tự động và hệ thống an ninh thông minh để tăng cường hiệu
quả và tiết kiệm chi phí.
Ví dụ: Một doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống quản lý tài sản tự động
để theo dõi và bảo trì các thiết bị văn phòng một cách tự động, từ đó giảm thiểu sai
sót và tối ưu hóa chi phí bảo trì.

III.KẾT LUẬN

3.1. Điểm chính trong bài thuyết trình

Trong bài thuyết trình này, chúng ta đã thảo luận về quản trị cơ sở vật chất
trong môi trường văn phòng.
Trước hết, ta đã hiểu rõ về các khái niệm cơ bản như cơ sở vật chất và văn
phòng, cũng như vai trò của quản trị cơ sở vật chất trong việc duy trì hiệu quả hoạt
động văn phòng. Ta thấy rằng không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn trong
các doanh nghiệp, quản trị cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng. Thực tiễn đã chỉ
ra việc áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại và tuân thủ quy định và pháp lý
liên quan đều đem lại lợi ích lớn cho tổ chức. Cuối cùng, việc tập trung vào bảo trì
tài sản, đảm bảo an toàn và bảo mật văn phòng, cũng như duy trì môi trường làm
việc sạch sẽ và bảo vệ môi trường là điều cần thiết.
Tóm lại, quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là một phần quan trọng
không thể thiếu để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của tổ chức, đặc biệt đối
với nhà nước và các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay.
 22

3.2. Tầm quan trọng việc duy trì quản trị cơ sở vật chất tốt
Đối với cả nhà nước và doanh nghiệp, duy trì công việc quản trị cơ sở vật
chất một cách hiệu quả không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động hàng
ngày, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì uy tín, danh
tiếng của tổ chức trước công chúng và đối tác, cũng như trong việc thu hút và giữ
chân nhân tài.
Đối với nhà nước, việc duy trì cơ sở vật chất đảm bảo hoạt động của các cơ
quan và tổ chức công cộng được diễn ra một cách hiệu quả. Cơ sở vật chất tốt có thể
giúp cải thiện dịch vụ công cộng, tạo điều kiện thuận lợi cho công chức trong công
việc và giao tiếp với công dân.
Đối với doanh nghiệp, quản trị cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong
việc tạo ra môi trường làm việc tích cực và năng động, tăng cường hiệu suất lao
động và sự hài lòng của nhân viên. Cơ sở vật chất tốt cũng là một yếu tố quan trọng
để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.
Tóm lại, việc duy trì quản trị cơ sở vật chất tốt là một yếu tố quan trọng,
không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc
tích cực và thuận lợi cho mọi người.
 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Alexander, K. (2013). Facilities management: theory and practice. Routledge.

Anh Le. (2018). Khái niệm và đặc điểm cơ sở vật chất trong kinh doanh khách sạn.
Prezi.
https://prezi.com/p/12ahde1kzpen/khai-niem-va-ac-iem-csvc-trong-khach-sa
n/
Arental Việt Nam. (n.d). Một văn phòng làm việc cần những cơ sở vật chất thiết yếu
gì?.
https://www.arental.vn/mot-van-phong-lam-viec-can-nhung-co-so-vat-chat-g
i-bv513
Cotts, D.G., & Roper, K. (2013). Facility Management Handbook. AMACOM.
Council, U. G. B. (2008). Leadership in energy and environmental design. US
Green Building Council, Washington, DC. https://www.usgbc.org/
Darin Herle. (2022). 11 Types of facilities management: A complete guide to 11
facility types. Officespace.
https://www.officespacesoftware.com/blog/types-of-facilities/
Density. (2023). Facility Management and the Modern Workplace.
https://www.density.io/blog/facilities-management-workplace
FSI. (2022). Những điều cần biết và ứng dụng vượt trội của IoT trong cuộc sống.
https://fsivietnam.com.vn/nhung-dieu-can-biet-va-ung-dung-vuot-troi-cua-iot
-trong-cuoc-song/
G Office. (n.d.). Khái niệm văn phòng là gì? Chức năng và tầm quan trọng của văn
phòng.
https://www.goffice.vn/article/khai-niem-van-phong-la-gi-chuc-nang-va-tam-
quan-trong-cuavan-phong-206.html
Intracom Riverside. (n.d.). So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại.
Nên lựa chọn mô hình nào?.
https://intracom-riverside.vn/tin-tuc/so-sanh-van-phong-truyen-thong-va-van
-phong-hien-dai/#:~:text=V%C4%83n%20ph%C3%B2ng%20truy%E1%BB
%81n%20th%E1%BB%91ng%3A%20Th%C6%B0%E1%BB%9Dng,k%E1
%BA%BF%20%C4%91%E1%BB%99c%20l%E1%BA%A1%2C%20%C4
%91%E1%BB%99t%20ph%C3%A1
 24

IZI Solutions. (n.d). Top 5 Phần Mềm Quản Lý Bảo Trì Thiết Bị CMMS Tốt Tại Việt
Nam.
https://izisolution.vn/top-5-phan-mem-quan-ly-bao-tri-thiet-bi-cmms-tot-tai-
viet-nam/
MISA AMIS. (2023). 6 phương pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý cơ sở vật chất
thiết bị giáo dục.
https://amis.misa.vn/117984/quan-ly-co-so-vat-chat-thiet-bi-giao-duc/
Nguyễn Ngọc Trâm. (2023). Bảo trì dự đoán dựa trên nền tảng IoT. Hoàng Vân
Consultants.
https://tuvanhoangvan.com/blog/bao-tri-du-doan-dua-tren-nen-tang-iot/
Pan Services Hà Nội. (2021). Thông tin chi tiết về quản lý cơ sở vật chất văn phòng.
https://panservices-hanoi.vn/tu-van/quan-ly-co-so-vat-chat-van-phong/#:~:te
xt=Qu%E1%BA%A3n%20l%C3%BD%20c%C6%A1%20s%E1%BB%9F%
20v%E1%BA%ADt%20ch%E1%BA%A5t%20v%C4%83n%20ph%C3%B2
ng%20l%C3%A0%20vi%E1%BB%87c,c%E1%BA%A3%20t%C3%B2a%2
0nh%C3%A0%20v%C4%83n%20ph%C3%B2
Servicechannel. (n.d). 12 Facilities Management Checklist Essentials.
https://servicechannel.com/blog/facilities-management-checklist/
T.T. Thu. (2021). Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác quản lý, sử dụng tài
sản công. Trang thông tin điện tử Ban Dân tộc tỉnh Bình Thuận.
https://binhthuan.gov.vn/1330/33018/66609/608747/thong-tin-chi-dao-dieu-h
anh/mot-so-giai-phap-de-thuc-hien-tot-cong-tac-quan-ly-su-dung-tai-san-con
g.aspx
Thư viện pháp luật. (n.d). Cần đáp ứng những điều kiện gì về cơ sở vật chất và chế
độ bảo quản hồ sơ công chức, viên chức làm việc tại phòng Nông nghiệp?.
https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/3F0C7-hd-can-dap-ung-nhung-
dieu-kien-gi-ve-co-so-vat-chat-va-che-do-bao-quan-ho-so-cong-chuc-vien-ch
uc-lam-viec-tai-phong-nong-nghiep.html
VTI Group. (2023). CMMS Là Gì? 5 phút hiểu Hệ thống quản lý Bảo trì Sản Xuất.
VTI Solutions. https://vti-solutions.vn/cmms-la-gi-phan-mem-cmms/
White, H. C. (1985). The Social Organization Of Workspaces. Press Oxford
University.
 25

Wowflow. (n.d). Facilities management: the basis for efficient and productive
workplaces. https://wowflow.com/en/facilities-management/