CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CUỐI KÌ

MÔN THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

Câu 1: Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?

Thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý tại vì thông tin là hình
thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù giữa các yếu tố của hệ thống cũng như
giữa hệ thống với môi trường, hoàn cảnh môi trường. Thông tin phục vụ mọi chức
năng quản lý, mọi cấp quản lý, là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất mục
đích và hành động của tổ chức và thông tin là một công cụ, một phương tiện của
quyền lực, ai tổ chức tốt hệ thống thông tin người đó sẽ có quyền lực trong tay.
Không những vậy, thông tin còn giúp nhà lãnh đạo, quản lý xác lập các cơ sở tiền
đề khoa học cần thiết để xây dựng, đề ra các mục tiêu. Giúp nhà quản lý cần phải
lập kế hoạch, xác định cơ hội cũng như thách thức đối với cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp. Bên cạnh đó, đường lối, chính sách, chủ trương, biện pháp của nhà lãnh
đạo, quản lý đưa ra muốn được cấp dưới thực hiện phải thông qua thông tin,…
Như chúng ta thấy, thông tin phục vụ cho tất cả hoạt động của hệ thống quản lý,
lãnh đạo. Thông tin vô cùng cần thiết và có thể nói nó là một trong những loại tài
sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào.

Câu 2: Phân tích các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý?

*Các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý:

 Tính đầy đủ của thông tin:

Là yêu cầu không thể thiếu đối với thông tin được sử dụng cho người lãnh
đạo, quản lý. Thông tin phải đa chiều, đa dạng, toàn diện mọi khía cạnh.
Cung cấp những thông tin cần và đủ để ra quyết định đúng, để tác động quản
lí có hiệu quả.
Thông tin cần và đủ là thông tin phải chứa đựng tất cả những tin tức cần
thiết về khách thể quản lý, tất cả các thông số hệ thống bị quản lý, những số
liệu chính xác, tin cậy. Thông tin không đầy đủ, phiến diện, một chiều, bị cắt
xén làm cho người lãnh đạo, quản lý nhận diện sai về sự vật, hiện tượng, con
người, từ đó có thể dẫn đến quyết định sai lầm.
 Tính chính xác, xác thực:
 Tính chính xác, xác thực thể hiện ở mức độ chi tiết hóa của thông tin, độ xấp
xỉ của nó với nguyên bản mà nó biểu hiện, phản ánh trung thực, khách quan
tình hình của khách thể quản lý và môi trường xung quanh nó. Người lãnh
đạo, quản lý dựa vào các thông tin để phân tich, nhận định, đánh giá tình
hình. Vì vậy, thông tin phải đảm bảo độ chính xác, độ tin cậy cao.
Không bảo đảm yêu cầu về độ chính xác, xác thực của thông tin sẽ dẫn đến
hậu quả người lãnh đạo, quản lý sẽ phân tích, tổng hợp, xử lí thông tin sai, từ
đó ra quyết định sai, có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
Tính chính xác đặc biệt quan trọng trong khi ra quyết định quản lý vì người
nhận thông tin phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp truyền đi trong hệ
thống quản lý. Thông tin phải có nội dung địa chỉ cụ thể.
Ví dụ: thông tin báo cáo phải rõ ràng: báo cáo cho ai, về vấn đề gì, để giải
quyết cái gì,…
 Tính tối ưu:
Tính tối ưu có nghĩa là tránh được tình trạng thiếu và quá dư thừa thông
tin.Tình trạng thiếu thông tin sẽ làm cho lãnh đạo, quản lý đánh gía không
đúng về tình hình cụ thể, thực chất của vấn đề, sẽ dấn đến việc lãnh đạo,
quản lý chủ quan, ra quyết định hấp tấp, không có căn cứ.
Tình trạng quá dư thừa thông tin cũng có hại vì có nguy cơ lãnh đạo, quản
lý bị chìm ngập trong dòng thông tin thiếu hệ thống, chậm được xử lí, hạ
thấp độ xác thực của thông tin.
 Tính kịp thời:
Thứ nhất là: Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều
kiện cụ thể do sự chín muồi của vấn đề. Nếu thu thập xử lý thông tin quá
sớm hoặc muộn sẽ dấn đến thông tin chưa đủ độ chín muồi và có thể thay
đổi ngay sau đó hoặc dẫn đến tình trạng ra quyết định không kịp thời.
Chính vì vậy mà thông tin được thu nhận, xử lý kịp thời thì thông tin đó mới
phục vụ tốt cho quá trình quản lý.
Thứ hai là: do thay đổi của các sự kiện thực tiễn nhanh chóng nên tính thời
sự của thông tin rất chú trọng để lãnh đạo, quản lý cập nhật mọi tình hình.
Nếu thông tin chậm trễ gây khó khăn cho việc ứng phó và giải quyết vấn
đề.Vì vậy, thông tin kịp thời thể hiện ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách
nhiệm với công việc và sự tôn trọng cấp trên của cấp dưới.
Thứ ba là: tính kịp thời của thông tin đặc biệt quan trọng khi cần ra quyết
định quản lý nhanh nhưng trong thực tiễn thì tính đầy đủ và tính kịp thời
 mâu thuẫn với nhau. Thông tin càng đầy đủ càng mất sức lực và thời gian,
quyết định vấn đề sẽ kéo dài, làm giảm tính kịp thời. Và biện pháp để khắc
phục vấn đề này là hoàn thiện hệ thống thông tin cơ sở vật chất kỹ thuật, sử
dụng công nghệ thông tin hiện đại và đào tạo nghiệp vụ cho người làm công
tác thông tin.
 Tính cô đọng:
Tính cô đọng của thông tin đòi hỏi các thông tin phải ngắn gọn, đặc biệt là
các thông tin bằng văn bản, tư liệu. Thông tin được cô đọng sẽ giúp cho việc
giảm thời gian truyền đạt và thu nhận thông tin, tiết kiệm phương tiện truyền
tin.
 Tính logic:
Tính logic đòi hỏi một kỷ luật chặt chẽ trong tư duy và diễn đạt và đòi hỏi sự
thống nhất giữa các khái niệm và thuật ngữ để loại trừ những cách hiểu khác
nhau. Tính logic thể hiện qua trật tự trên- dưới, trước – sau, của các câu văn,
sự nhất quán trong lập luận, trình bày, lí giải, từ ngữ chuẩn xác, một nghĩa,
rõ ràng. Tính logic được bảo đảm sẽ làm cho thông tin trở nên dễ đọc , dễ
hiểu, dễ tiếp nhận, dễ nhớ.
 Tính hệ thống:
Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý phải đảm bảo tính hệ thống, được tổ
chức sắp xếp một cách khoa học, hợp lí, mang tính tổng hợp khái quát cao
để thuận lợi cho người lãnh đạo , quản lý bao quát nhanh các vấn đề, tiết
kiệm thời gian, công sức.
 Tính có ích:
Tính có ích của thông tin có nghĩa là thông tin phải có giá trị, giúp cho việc
giải quyết các nhiệm vụ đặt ra trước hệ thống bị quản lý. Thông tin phải có
tác dụng giúp cho lãnh đạo, quản lý ra các quyết định quản lý đúng, làm tăng
tính trật tự của hệ thống.
 Tính phù hợp:
Do các loại thông tin rất phong phú, đa dạng, vô cùng phức tạp nên phải
chọn lọc thông tin để bảo đảm tính phù hợp với công việc, mục đích của
từng cá nhân người lãnh đạo, quản lý. Thông tin phải khái quát, tổng hợp
hay cụ thể, chi tiết tới một mức thích hợp tùy theo yêu cầu của từng sự việc.
 Tính bảo mật:
 Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý được bảo mật với các mức độ khác
nhau. Việc bảo mật thông tin tuân thủ các quy định của Nhà nước. Bên cạnh
đó từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng có những quy định riêng về
đảm bảo tính bí mật an toàn của các dòng thông tin.
 Tính hiệu quả:
Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý khi được tin học hóa đòi hỏi
chi phí cao, vì vậy, thường được triển khai theo lộ trình phù hợp đối với tình
hình cụ thể của từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu
quả cao. Để đáp ứng yêu cầu đó, các thông tin thu nhận được phải trải qua
quy trình xử lý nghiêm túc, khoa học và được quản trị tốt nhằn đáp ứng mọi
hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, quản lý.

Câu 3: Phân tích sự thống nhất giữa công tác quản lý và thông tin.

Quản lý là một quá trình được thực hiện liên tục nhằm tác động tới hệ thống bị
quản lý. Tính liên tục của quá trình quản lý được bảo đảm bằng tính liên tục của sự
vận động thông tin. Các chủ thể quản lý không ngừng nhận được thông tin về trạng
thái của hệ thống bị quản lý. Điều đó cho ta thấy, công tác lãnh đạo, quản lý có
mối liên hệ chặt chẽ với thông tin, với sự diễn biến của các quá trình thông tin.
Thông tin tạo nên mối liên kết chặt chẽ trong hệ thống quản lý. Sự trao đổi
thông tin giữa lãnh đạo, quản lý với cấp dưới tập trung chủ yếu vào công việc
và đem lại hiệu quả cho công việc.

Trong quản lý, thông tin là hình thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù giữa
các yếu tố của hệ thống cũng như giữa hệ thống với môi trường, hoàn cảnh xung
quanh.

Thông tin phục vụ mọi chức năng quản lý, mọi cấp quản lý, là yếu tố cơ bản giúp
duy trì sự thống nhất mục đích và hành động của tổ chức. việc thu thập, xử lý
thông tin, việc sử dụng thông tin có hiệu quả là một trong những đặc điểm chủ yếu
của quản lý. Nếu các thông tin không đầy đủ, thiếu chính xác sẽ dẫn đến những
quyết định vô căn cứ, thiếu cơ sở khoa học.

Tất cả các nhà lãnh đạo, quản lý đều sử dụng thông tin như một phương tiện, một
công cụ của quyền lực. Ai tổ chức tốt hệ thống thông tin, nắm giữ được thông tin
người đó sẽ có quyền lực thông tin.
Dưới góc độ khoa học quản lý, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức được
nhận thức bởi chủ thể quản lý và có ích cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. Một trong
những phương tiện hiệu quả được sử dụng đặc trưng cho hoạt động lãnh đạo, quản
lý chính là thông tin.

Thông tin giúp lãnh đạo, quản lý xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để
xây dựng các mục tiêu, đề ra được các mục tiêu, đưa ra được các phương pháp
thực hiện.

Thông tin giúp nhà quản lý nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và lập một hệ
thống cấp độ các loại kế hoạch xác định cơ hội cũng như thách thức đối với cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Thông tin giúp nhà quản lí phân bổ mọi nguồn lực của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp hữu hiệu hơn trong quá trình lập kế hoạch.

Thông tin gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lí. Các tác động quản lí
được chuyển tới người thực hiện đều thông qua các hình thức thông tin. Bên cạnh
đó, đường lối, chính sách, chủ trương, biện pháp của nhà lãnh đạo, quản lí đưa ra
muốn được cấp dưới thực hiện phải thông qua thông tin thể hiện trong các qui
định, quy chế, văn bản hướng dẫn thi hành, thông báo,…Khi muốn kiểm tra, đánh
giá cũng phải dựa vào các văn bản này để bảo đảm tính chính xác và có cơ sở pháp
lí.

Thông tin giúp các nhà lãnh đạo, quản lí nhận thức được đúng đắn về sự vật, hiện
tượng, về tình hình thức tế của xã hội, của cơ quan, của tổ chức, doanh nghiệp của
mình, nắm bắt chính xác nguyện vọng, thiết tha của người lao động để đưa ra
quyết định đúng và có khả năng thực thi trong mọi tình huống.

Như vậy, không có thông tin cấp lãnh đạo, quản lí không thể chỉ đạo, điều hành
công việc và ra quyết định quản lí. Thông tin hiện nay được coi là một trong những
tài sản quan trọng nhất đối với bất kì tổ chức nào.

Câu 4: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý có ý nghĩa quan trọng
như thế nào đối với việc ra quyết định quản lý? Tại sao? Lấy ví dụ minh họa?

Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với
việc ra quyết định quản lý. Trong thời đại phát triển của kinh tế tri thức, thông tin
tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi lĩnh vực cùa đời sống xã hội, trong đó có
hoạt động lãnh đạo và quản lý, người cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp phải nắm
bắt, thu thập và xử lý những thông tin có liên quan đến hoạt động của mình.

Trong quá trình đưa ra quyết định các nhà lãnh đạo, quản lý rất cần đến thông tin
và thông tin phải được cập nhật liên tục và kịp thời để có thể giải quyết các vấn đề
một cách nhanh chóng.

Để chọn một phương án có khả năng thực hiện phụ thuộc vào việc người lãnh đạo,
quản lý thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin như thế nào. Nhà lãnh đạo, quản lý
có thể thu thập thông tin qua nhiều kênh: chỉ đạo của cấp trên, phản ánh của cấp
dưới, qua phương tiện thông tin đại chúng, hội họp,…Việc ban hành quyết định
trong lãnh đạo, quản lý đúng hay sai, kịp thời hay không kịp thời phụ thuộc vào
việc nắm bắt, thu thập, xử lý thông tin. Nếu không có thông tin hoặc thiếu thông
tin, người lãnh đạo và quản lý sẽ thiếu cơ sở khoa học để đưa ra quyết định.

Như vậy, thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc ra quyết định của người
lãnh đạo, quản lý; để phát huy được vai trò quan trọng của thông tin, cán bộ lãnh
đạo, quản lý.

Tại vì: trong quá trình quyết định quản lý, các nhà quản lý ở các cấp khác nhau
luôn luôn đối mặt với việc ra quyết định trong tình trạng thông tin không hoàn hảo.
Hàng ngày các cấp lãnh đạo và quản lý phải ra nhiều quyết định liên quan tới mọi
vấn đề hoạt động của đơn vị. Có những quyết định nhỏ, đơn giản dễ dàng, không
tốn thời gian để suy nghĩ, có những quyết định phức tạp, lớn, quan trọng thì những
quyết định này phụ thuộc vào mức độ cập nhật thông tin cho những quyết định
này. Và việc ra quyết định đúng của nhà quản lý phụ thuộc vào thông tin phù hợp
và tin cậy, chính xác, đầy đủ. Chính vì vậy, vấn đề thu thập và đánh giá thông tin
giữ vị trí quan trọng.

VÍ DỤ MINH HỌA:

Chẳng hạn một công ty muốn tuyển dụng nhân sự và nhà lãnh đạo đưa ra các
quyết định những yêu cầu về công việc đó thì trước tiên nhà lãnh đạo nắm giữ hồ
sơ cá nhân của các nhân viên, thái độ làm việc, tác phong, trình độ,.. của nhân viên.
Tìm ra nguyên nhân phải bổ sung hay phải giảm đi nhân sự ở một bộ phận nào đó.
Xét những hồ sơ tuyển dụng mới xem họ có đủ nhu cầu ứng tuyển vào vị trí đó hay
không, họ có những tố chất gì để được nhận vào làm việc. Và những chế độ đãi
ngộ, khen thưởng hay phạt tất cả đều phải tìm hiểu và nghiên cứu một cách chính
xác và đầy đủ. Những điều đó nói lên rằng các nhà lãnh đạo phải cập nhật thông tin
liên tục dù qua bất cứ phương tiện nào để có được những thông tin về nhân sự mà
mình cần tìm nhưng phải là những thông tin chính xác và rõ ràng. Hay những chế
độ khen thưởng hay phạt thì phải tìm hiểu để thực hiện theo đúng quy định của
pháp luật,…Chính vì vậy mà nguồn thông tin hết sức quan trọng đối với người
lãnh đạo, quản lý.

Câu 5: Hệ thống thông tin trong quản lý là gì? Phân tích ý nghĩa, tác dụng
của hệ thống thông tin quản lý.

Trả lời câu hỏi:

+ Hệ thống thông tin trong quản lý là tập hợp các phương tiện, phương pháp, công
cụ, tổ chức và con người có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm bảo đảm việc thu
thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết giúp người quản lý ra các quyết
định và tổ chức thực hiện quyết định.

*VÍ DỤ:

Cửa hàng bán sỉ và lẻ các loại nước ngọt, nước suối, rượu bia. Đối tượng mà cửa
hàng giao tiếp là khách hàng mua các loại nước giải khát, nhà cung cấp ( các công
ty sản xuất nước giải khát) cung cấp các loại nước giải khát cho cửa hàng và ngân
hàng giao tiếp với cửa hàng thông qua việc gửi, rút và thanh toán tiền mặt cho nhà
cung cấp.

+ Ý nghĩa của hệ thống thông tin trong quản lý:

Trong những năm gần đây, cuộc cách mạng thông tin diễn ra ở nhiều nước trên thế
giới và tác động mạnh mẽ đến Việt Nam. Chúng ta chứng kiến những thay đổi to
lớn về công nghệ thông tin trên thế giới và trong nước. Việc áp dụng công nghệ
thông tin mới đã tạo ra một không gian thông tin mới, trong đó thông tin – tư liệu
được coi là một trong những khâu quan trọng bậc nhất trong guồng máy luân
chuyển thông tin.

Công nghệ thông tin mới tạo ra các hoạt động dịch vụ thông tin, các sản phẩm
thông tin có giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng lên của đội ngũ
cán bộ lãnh đạo, quản lý. Và việc ứng dụng công nghệ thông tin mới trong lĩnh vực
thông tin – tư liệu đòi hỏi người cán bộ lãnh đạo, quản lý phải hoàn thiện các năng
lực mới trong việc thu thập, xử lý, phổ biến thông tin nhằm làm tốt công tác quản
lý của mình, thích nghi với những đòi hỏi mới của công nghệ hiện đại,…

Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp người cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể
nhanh chóng tìm tin và nắm bắt thông tin một cách dễ dàng.

Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý tin học hóa là làm thế nào để sử dụng các
hệ thống thông tin trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ cho quá trình
quản lý, thực hiện các chức năng quản lý tốt nhất.

Ví dụ, đối với việc lập kế hoạch, hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin
hiện tại, dựa vào đó để dự báo cho tương lai, giúp cho việc lập một kế hoạch tối ưu
để đạt các mục tiêu đề ra.

+ Tác dụng của hệ thống thông tin quản lý tin học hóa:

Đối với công tác tổ chức, hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức phân công công
việc hợp lý cho các bộ phận, các nhóm người và thiết lập một tiến độ dự án chung,
mỗi công việc thục hiện sẽ được cập nhật vào hệ thống thông tin chung.

Đối với công tác kiểm tra, trên cơ sở kế hoạch được vạch ra trước đây và các thông
tin thu thập được trong thực tế hệ thống bảo đảm thông tin quản lý sẽ tiến hành
phân tích độ lệch. Thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện
kế hoạch, bản thân kế hoạch và có giải pháp sửa chữa kịp thời.

Hệ thống thông tin quản lý đảm nhiệm toàn bộ phần thu thập, xử lý thông tin, tạo
điều kiện cho người quản lý tập trung trí tuệ vào việc suy nghĩ, mở rộng khả năng
sáng tạo cho người quản lý. Một hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu sẽ tăng khả
năng xử lý linh hoạt, nhạy bén, kịp thời và đảm bảo thông tin nhanh, kịp thời,
chính xác, tạo điều kiện cho người lãnh đạo, quản lý nắm vững đới tượng quản lý,
dự đoán các tình huống có thể xảy ra, biết rõ những vấn đề, yếu tố tác động của
bên ngoài để xử lý kịp thời và đúng đắn.

Trong quá trình lãnh đạo, quản lý của các cấp quản lý hiện nay, chính nhờ có nội
dung thông tin chính xác có chất lượng cao và kịp thời do hệ thống thông tin quản
lý cung cấp đã tạo điều kiện để tăng cường, nâng cao chất lượng hiệu quả của lãnh
đạo, quản lý.

Tóm lại, hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa có tác dụng:

- Thực hiện nhanh các quá trình thống kê, kế toán với các số liệu chính xác
cung cấp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý.

- Đảm nhiệm toàn bộ phần thu thập, xử lý thông tin, giảm thiểu thời gian và
công sức xử lý thông tin.

- Tăng khả năng xử lý linh hoạt, cung cấp thông tin nhạy bén, kịp thời trong
hoạt động quản lý. Bảo đảm thông tin kịp thời, chính xác tạo điều kiện cho
nhà lãnh đạo, quản lý có thể nắm vững đối tượng, dự đoán các tình huống có
thể xảy ra, biết rõ những vấn đề yếu tố tác động của bên ngoài để xử lí kịp
thời và đúng đắn.

- Tạo khả năng liên lạc dễ dàng với các bộ phận chức năng, khả năng trao đổi
thông tin môi trường bên trong với bên ngoài.

Câu 6: Những trở ngại trong hệ thống thông tin quản lý và biện pháp khắc
phục ?

*phân loại những trở ngại trong hệ thống thông tin quản lý và biện pháp khắc
phục: gồm có;

+ Hiện tượng lọc tin: là hiện tượng người đưa tin có chủ ý bóp méo, loại bớt thông
tin sao cho vừa ý với người nhận tin vừa ý với mình.

Lọc tin thường được các cá nhân hoặc cấp quản lí trung gian sử dụng trong hệ
thống quản lí vừa để gây quyền lực cho mình, vừa để chiều lòng cấp trên, tạo sự
mến mộ và sủng ái của cấp trên. Hiện tượng lọc tin là một trong những nguyên
nhân gây nên tệ quan liêu và nó phát triển trong quản lý.

+ Cách khắc phục hiện tượng lọc tin: bằng cách tích cực lắng nghe nhằm tìm hiểu
đúng ý nghĩa của lời người nói. Lắng nghe tích cực đòi hỏi nhà quản lý cần tập
trung khi nghe các thông tin nói và cố gắng đặt mình vào vị trí của người nói để
hiểu đúng nội dung thông tin của lời nói.
+ Hiện tượng nhiễu tin: là hiện tượng sai lạc thông tin do tác động của các yếu tố
chủ quan và khách quan khác nhau như ngôn ngữ, nhận thức, cảm xúc,…

Ví dụ ngôn ngữ thường làm cho thông điệp quản lý bị hiểu lầm, hiểu sai, hiểu
không đủ,…nhận thức khác nhau thường dẫn đến cách hiểu nội dung thông tin
khác nhau; cảm xúc của người gửi tin và nhận tin cũng có ảnh hưởng lớn đến chất
lượng thông tin hiện tượng nhiễu tin rất phổ biến trong các hệ thống thông tin
quản lý.

+ Cách khắc phục của hiện tượng nhiễu tin:

- Sử dụng vòng phản hồi trong tiến trình thông tin, dùng những câu hỏi tế nhị
để biết mức độ tiếp nhận thông tin của đối tượng xem họ có hiểu sai hoặc
thiếu chính xác thông tin đưa ra hay không;

- Đơn giản hóa ngôn ngữ (cố gắng chọn từ và cấu trúc bản thông điệp cô
đọng, xúc tích, ngôn ngữ đơn giản, phù hợp với trình độ của người nhận
thông tin.

- Hạn chế cảm xúc: khi tiếp nhận và truyền thông tin cần ở trong trạng thái
bình tĩnh do cảm xúc có thể làm sai lệch thông tin; nếu cảm thấy có cảm xúc
bất thường nên ngừng ngay việc truyền tin, chỉ truyền tin và nhận tin khi
bình tĩnh trở lại.

- Sử dụng dư luận: có thể sử dụng kênh dư luận để chuyển thông tin phục vụ
lợi ích của đơn vị mình quản lý và nắm bắt phản ứng của cấp dưới đối với
các quyết định có thể đưa ra.

+ Hiện tượng quá tải tin: là hiện tượng thông tin đến quá nhiều, vượt quá khả năng
xử lý của người quản lý, gây ách tắc dòng thông tin, tùy tiện bỏ qua những thông
tin cần thiết hoặc xử lý tùy tiện chậm trễ làm mất tính kịp thời, chính xác và hiệu
quả của thông tin quản lý.

+ Cách khắc phục của hiện tượng quá tải tin:

- Thiết lập một hệ thống hỗ trợ xử lý bước đầu để bảo đảm những thông tin
quan trọng được những nhận và những thông tin quan trọng hơn thì được ưu
tiên.
 - Phải tiến hành tổng hợp thông tin, rút ra những thông tin cô đọng, phù hợp
với khả năng xử lý thông tin của người lãnh đạo, quản lý.

Câu 7: Các hệ thống thông tin tác nghiệp phổ biến đang được sử dụng hiện
nay là những hệ thống nào?

Các hệ thống thông tin tác nghiệp phổ biến đang được sử dụng hiện nay là những
hệ thống như sau:

- Hệ thống thông tin sản xuất, kinh doanh hỗ trợ ra quyết định: nhằm giải
quyết hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực sản xuất và kinh
doanh. Chẳng hạn, cấp tác nghiệp có các hệ thống thông tin: mua hàng, nhận
hàng, kiểm tra chất lượng, giao hàng, thông tin kế toán chi phí giá thành,…

- Hệ thống thông tin marketing: nhằm thỏa mãn nhu cầu và ý muốn khách
hàng hiện tại và trong tương lai. Chẳng hạn, cấp tác nghiệp có các hệ thống
thông tin bán hàng ( liên hệ khách hàng, khách hàng tương lai, bán hàng
quan điện thoại, quảng cáo qua thư,…

- Hệ thống thông tin quản trị nhân sự: nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo
ra quyết định về công tác nhân sự như: lập kế hoạch nhân sự ( dài hạn, ngắn
hạn), bồi dưỡng, sự biến động, tiềm năng nhân lực. Ví dụ, cấp tác nghiệp có
các hệ thống thông tin: quản lý lương, quản lý vị trí làm việc, quản lý người
lao động, đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người, báo cáo lên
cấp trên về tình hình sức khỏe và an toàn lao động.

- Hệ thống thông tin quản trị tài chính: nhằm kiểm soát và phân tích điều kiện
tài chính, quản trị hệ thống kế toán, quá trình lập ngân sách, dự toán vốn,
quản trị công nợ khách hàng, tính và chi trả lương, quản lý quỹ lương,…
chẳng hạn ở cấp tác nghiệp có các hệ thống thông tin: tài sản cố định, công
nợ phải thu/ trả khách hàng , thông tin mua hàng, thông itn hàng tồn kho,...

Câu 8: Các hệ thống thông tin phổ biến được sử dụng để phục vụ cho các nhà
quản lý ở cấp nào? Tại sao?

Các hệ thống thông tin phổ biến được sử dụng để phục vụ cho các nhà quản lý ở
cấp cả ba cấp: cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở.
Tại vì hệ thống thông tin được sử dụng có sự liên kết và logic giữa các thành viên
và các cấp bậc trong công ty, chẳng hạn khi có một thông tin, một báo cáo được
đưa đến thì cấp cao sẽ thu thập và xử lí thông tin và xem xét để phân công báo cáo
lại cho các cấp khác trong công ty để nhận thông tin đó và nhân viên sẽ thực hiện
nhiệm vụ công việc của từng bộ phận để hoàn thành công việc tốt hơn cho nên theo
mình nghĩ hệ thống thông tin được sử dụng cho cả ba cấp.

Câu 9: Các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phổ biến đang được sử
dụng hiện nay là những hệ thống nào?

Các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phổ biến đang được sử dụng là những
hệ thống sau:

Thứ nhất là hệ thống thông tin báo cáo:

Báo cáo là một khâu quan trọng trong hệ thống giao tiếp của một cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp. Báo cáo đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ giúp cấp trên nắm bắt thông
tin để có thể hoạch định, đề ra chủ trương, ra quyết định chuẩn xác.

Hệ thống thông tin báo cáo được thiết kế nhằm cung cấp cho nhà quản lý những
thông tin báo cáo mang tính định kỳ hoặc theo một danh mục đã xác định từ trước
hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý.

Dữ liệu của IRS lấy từ hệ thống xử lý giao dịch TPS và từ nguồn môi trường bên
ngoài. Nhờ IRS nhà quản lý có thể nhận được thông tin đánh giá tức thời về tình
hình hoạt động cuả các đơn vị chức năng trong một khoảng thời gian nhất định.

Thứ hai là hệ thống thông tin quản lý:

MIS phục vụ cho công tác quản lý: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch (phân công
thực hiện, phân bổ tài nguyên), kiểm soát thực hiện kế hoạch. Đối với công tác
nhân sự MIS có thể đánh giá được hiệu quả đóng góp của từng nhân viên, hiệu quả
hoạt động từng bộ phận.

Đặc điểm của MIS:

 Hỗ trợ cho TPS trong xử lý và lưu trữ giao dịch.

 Sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng tổ chức.
  Đủ mềm dẻo, đủ tính linh hoạt để có thể thích ứng được với những nhu
cầu của thông tin của tổ chức.
 Cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà quản lý, chủ yếu là các
thông tin có cấu trúc.
 Quan tâm tới hiệu quả: đạt mục đích với chi phí thấp nhất.

Thứ ba là hệ hỗ trợ ra quyết định:

Đặc điểm của DDS:

- Khả năng linh động trong việc cho phép tạo ra mô hình giải quyết một vấn
đề phức tạp, không dự định trước.
- Khả năng trao đổi thông tin giữa DSS với nhà quản lý: DSS cung cấp thông
tin và trả lời những câu hỏi bất thường,….
- DSS không thay thế người ra quyết định: không trực tiếp đề nghị giải pháp
mà chỉ cung cấp thông tin gợi ý hỗ trợ/ tham khảo. Người quản lý là người
ra quyết định.
- Tuổi thọ thấp.
- Có khả năng mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực.
- Có khả năng dựa trên các dữ liệu quá khứ - hiện tại để dự báo các quan hệ
cho tương lai bằng các mô hình thống kê/ hồi qui.
- Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề.
- Người tạo ra DSS chính là nhà quản lý cấp cao, họ tự thiết kế lấy DSS cho
mình bằng cách viết ra logic mô hình của vấn đề và được trang bị những
kiến thức và kỹ năng sử dụng các phần mềm.

Các công cụ của DSS:

- Truy vấn dữ liệu.

- Ngờ vực.
- Phân tích độ nhạy.
- Phân tích thống kê.
- Đồ họa.
- Mô phỏng.
- Giải quyết tối ưu.
- Hỗ trợ ra quyết định nhóm.
Thứ tư là hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo:

ESS được phát triển nhằm các mục tiêu:

- Phục vụ những thông tin cho ban lãnh đạo, giúp họ nhận ra được những vấn
đề cơ bản, cơ hội của môi trường sản xuất kinh doanh, đánh giá được điểm
mạnh yếu của các bộ phận trong tổ chức.
- Giao tiếp cực kỳ thân thiện với người sử dụng.
- Đáp ứng được phong cách ra quyết định của từng nhà lãnh đạo.
- Có khả năng theo dõi, giám sát đúng lúc và hiệu quả.
- Có khả năng chi tiết hóa: cung cấp thông tin chi tiết thêm nằm sau văn bản,
con số hay đồ thị.
- Có khả năng lọc, nén, tìm kiếm những dữ liệu và thông tin quan trọng liên
quan đến sự tồn tại và phát triển lâu dài của tổ chức/ doanh nghiệp.
- Có khả năng dự báo được những khuynh hướng trong tương lai của môi
trường hoạt động, chỉ dẫn hoặc gợi ý những nguy cơ có thể gặp cũng như cơ
hội cần nắm bắt.

ESS phải trả lời được các câu hỏi:

- Tình hình môi trường hoạt động bên trong và bên ngoài.
- Tình hình hoạt động hiện tại của các bộ phận.
- Phải chuẩn bị nguồn lực hiện tại như thế nào để có thể đáp ứng được các yêu
cầu tương lai.

ESS cung cấp các câu trả lời:

Thông tin bên ngoài: kinh tế- xã hội, luật lệ, các đối thủ cạnh tranh, khách hàng,..

Thông tin bên trong: đánh giá điểm mạnh/yếu về các hoạt động chức năng và các
khả năng của nguồn lực về tài chính, nhân sự, tiếp thị,…

Thứ năm là hệ chuyên gia: ES là một hệ thống máy tính thực hiện nhiệm vụ của
một chuyên gia hay đóng vai trò là chuyên gia, giúp nhà quản lý giải quyết các vấn
đề hoặc ra quyết định tốt hơn.

Đặc điểm của ES:

 - Có kiến thức rộng lớn về một lĩnh vực riêng biệt, có thể áp dụng kiến
thức này cho một hoàn cảnh hay một vấn đề.
- Có thể đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả: chẩn đoán một
vấn đề, đánh giá một hoàn cảnh, cho một lời khuyên, lập kế hoạch,…
- Có thể giải thích và lý giải các lời khuyên, cho biết các quy tắc đã suy
luận để đưa ra lời khuyên.
- Có thể cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia.
- Có thể nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và cung
cấp thông tin về các chuyên gia khác có thể cho lời khuyên.
- Có thể cải thiện kiến thức và chuyên môn nếu được “ học” thêm bằng
cách nạp thêm kiến thức vào máy.

ES rất có ích trong thực tiễn vì:

- Bảo tồn được tri thức của các chuyên gia thật.
- Giúp cho nhà quản lý có trình độ “ chuyên gia” để ra quyết định.
- Tăng hiệu quả của quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
- Quyết định nhất quán, ít phụ thuộc vào con người.
- Có thể dùng làm công cụ huấn luyện tuyệt vời.

Thứ sáu là mạng tính toán noron nhân tạo:

Bản chất ANN là một mô phỏng xử lý thông tin, được nghiên cứu ra từ hệ thống
thần kinh của sinh vật, giống như bộ não để xử lý thông tin. Nó bao gồm số lượng
lớn các mối liên kết cấp cao để xử lý các yếu tố làm việc trong mối liên hệ giải
quyết vấn đề rõ ràng. ANN giống như con người, được học bởi kinh nghiệm, lưu
những kinh nghiệm hiểu biết và sử dụng trong những tình huống phù hợp.

ANN đã được ứng dụng trong các ngành: điện, điện tử, y học, quân sự, kinh tế,…

Ví dụ: ANN ứng dụng để đánh giá tình hình thị trường quốc tế, dự báo dòng chảy
mưa trên sông, ngoài ra còn giúp nhà quản lý ra quyết định bị mất dữ liệu hoặc
không đủ dữ liệu.

MIS Ghép nối TPS.

DSS Ghép nối MIS VÀ ES.

 Mỗi kỹ thuật có đặc trưng
duy nhất cho một giai đoạn
phát triển của CNTT

Tổng kết mối quan hệ

Chứng minh vai trò
giữa các hệ thống thông
của công nghệ thông
tin tự động hóa nói trên
tin trong việc cải tiến
Mối quan hệ
qúa trình quản lý
tương hỗ và phối
trong cơ quan, tổ
hợp giữa những
chức, doanh nghiệp.
công cụ này vẫn
đang được nghiên
cứu.

Chúng có quan hệ tương hỗ,

mỗi hệ thống hỗ trợ một số
khía cạnh của quyết định
quản lý

Câu 9: Các tố chất, kỹ năng cần rèn luyện đối với chuyên viên làm công tác
phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý là gì? Tại sao?

Các tố chất:

- Trung thực, khách

quan.
- Chuyên cần, chu
đáo, cẩn thận.
Các tố chất - Biết giữ bí mật.
cần rèn - Nhiệt tình, tận tụy,
luyện nỗ lực trong công
việc.
- Chủ động, sáng
tạo, linh hoạt.
- Chịu đựng được áp
 1. Kỹ năng thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu, lập
báo cáo.
2. Kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch công
việc.
3. Kỹ năng giao tiếp, tuyển dụng và đánh giá nhân
sự.
4. Kỹ năng tin học, thành thạo tin học văn phòng,
Các kỹ năng cần sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn
thành thạo phòng như máy photo, máy fax, điện thoại,..
5. Kỹ năng xử lý thông tin, trình bày thông tin, dữ
liệu.

Giải thích tại vì: những tố chất và kỹ năng này phù hợp với các chuyên viên công
tác trong lĩnh vực phục vụ thông tin này, và đòi hỏi phải có những tố chất đó để
đảm bảo chất lượng trong công việc và để đảm bảo chất lượng thông tin phục vụ
lãnh đạo, quản lý và khai thác tối đa tài sản thông tin một cách thuận tiện tại tất cả
các cấp độ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Câu 10: Nêu sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý:

*Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý:

 Hệ thống lãnh đạo và quản lý/ quản trị bao gồm chủ thể - khách thể. Mối
quan hệ tương tác là người lãnh đạo – người bị lãnh đạo: ra lệnh – phục
tùng; chủ thể quản lý – đối tượng quản lý: chỉ huy, điều khiển – chấp hành,
thực hiện;

 Phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể - khách
thể.
  Hoạt động lãnh đạo, quản lý/ quản trị liên quan chặt chẽ đến con người, là sự
tác động mang tính chủ quan dựa trên quy luật khách quan.

 Lãnh đạo, quản lý/ quản trị là một quá trình thông tin, trao đổi thông tin
nhiều chiều.

Chủ thể ( là người lãnh đạo, nhà quản lý) phải liên tục thu thập dữ liệu về môi
trường và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông
tin, truyền tin và ra các quyết định nhằm tác động lên các khách thể/ đối tượng
quản lý.

Khách thể/ đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể cùng các đảm bảo
vật chất, tinh thần khác để thục hiện chức năng, nhiệm vụ của mình với hiệu quả
cao nhất. Nhờ có thông tin mà người lãnh đạo, quản lý nhận biết đối tượng nhận
biết đối tượng quản lý và lựa chọn được hành động để quản lý. Bất kì hệ thống
quản lý nào cũng có mối liên hệ ngược, khi cho thông tin đi thì sẽ thu được thông
tin phản hồi về cái đã nhận được. Dòng thông tin đi từ trên xuống thể hiện mối
quan hệ thuận chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động của chủ thể tới
khách thể/ đối tượng quản lý. Dòng thông tin phản hồi thể hiện mối quan hệ ngược
chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động phản hồi từ khách thể / đối tượng
quản lý đến chủ thể.

 Lãnh đạo, quản lý là một tiến trình năng động, có khả năng tăng cường, có
khả năng tăng cường, có khả năng thích nghi rất nhanh trước những biến
động của môi trường bên trong và bên ngoài.

 Lãnh đạo và quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. (lãnh đạo
và quản lý phải nắm vững và tôn trọng quy luật khách quan, hệ thống các
nguyên tắc quản lý, thành thạo trong việc sử dụng tổng hợp các phương
pháp quản lý( pp hành chính, pp tâm lý, pp kinh tế,…), các công cụ chiến
lược, công cụ chính sách, công cụ pháp lý, công cụ kế hoạch,… từ đó căn cứ
khoa học để xác định mục tiêu đúng, vững vàng trong từng bước đi, linh
hoạt trong cách thức hành động , vận dụng một cách sáng tạo lý thuyết của
khoa học lý thuyết của khoa học quản lý trong từng điều kiện, hoàn cảnh cụ
thể. Và phải có nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp ứng xử tốt, sự
nhanh nhạy trong xử lý tình huống.
*Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý:
Lãnh đạo
- Là người đưa ra ý tưởng.
- Trong các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, người lãnh đạo là
người củng cố niềm tin cho cấp
dưới vào những mục tiêu đang
hướng tới.
- Là người quyết định con đường
đi nên có thể thay đổi hướng đi,
có thể phá bỏ các nguyên tắc khi
cần thiết. Hay hướng đến cái
mới, thường động viên khuyến
khích, sử dụng phương pháp
tâm lý xã hội, phương pháp giáo
dục để tác động đến tư tưởng,
trái tim của cấp dưới.
- Lãnh đạo nặng về chính trị, chủ
trương, đường lối.
Quản lý
- Là người thực thi ý tưởng.
- Người quản lý dựa vào sự kiểm
soát, duy trì việc kiểm soát nhân
viên để thực hiện các kế hoạch
đã được phê duyệt, bắt buộc
nhân viên phải phát huy năng
lực của mình nhằm tạo ra các
sản phẩm, dịch vụ có chất lượng
tốt.
- Là người tổ chức thực hiện nên
luôn hướng đến sựu ổn định,
duy trì các nguyên tắc đã vạch
ra, kiểm soát gắt gao các nguồn
lực, thường áp đặt trong tương
tác với cáp dưới, thường xuyên
kiểm tra cấp dưới để bảo đảm
rằng công việc đang được triển
khai với hiệu quả cao nhất và
phải đạt được mục tiêu đã xác
định trong từng thời kỳ.
- Liên quan đến lĩnh vực hành chính,
điều hành.