CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NHÀ CUNG CẤP

1. Khái niệm
- Chất lượng nhà cung cấp là khả năng của nhà cung cấp trong việc cung cấp hàng hóa
hoặc dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Quản lý chất lượng nhà cung cấp
được định nghĩa là hệ thống trong đó chất lượng nhà cung cấp được quản lý bằng
cách sử dụng phương pháp tiếp cận chủ động và hợp tác.
- Quản trị chất lượng nhà cung cấp:Quản lý chất lượng nhà cung cấp (SQM) là quá
trình giám sát khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng của nhà cung cấp. SQM đo
lường hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng phương pháp tiếp
cận chủ động và hợp tác.
https://www.quickbase.com/blog/supplier-quality-management

2. Vai trò/lợi ích

https://www.quickbase.com/blog/supplier-quality-management#measures

Lợi ích tốt nhất của quản lý chất lượng nhà cung cấp là đảm bảo rằng các nhà cung
cấp dịch vụ hoặc nguyên liệu của tổ chức đang cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có
chất lượng cao nhất đồng thời tuân thủ các yêu cầu đã được thiết lập trước. Điều này
thường được thực hiện thông qua việc sử dụng hệ thống quản lý chất lượng của nhà
cung cấp (QMS) , cho phép các công ty giám sát chuỗi cung ứng và kiểm tra hoặc
kiểm toán nguyên vật liệu và dịch vụ theo định kỳ.
Bên cạnh đó, việc quản lý chất lượng nhà cung cấp còn mang lại một số lợi ích sau:

1Giảm thiểu rủi ro

Mở rộng chuỗi cung ứng không phải là một nỗ lực không có rủi ro. Nó luôn có thể
gặp phải các vấn đề về chất lượng, an toàn, tuân thủ, v.v. Quản lý chất lượng nhà cung
cấp hiệu quả sẽ giảm thiểu một số rủi ro bằng cách cung cấp cho bạn khả năng hiển
thị đầy đủ về chuỗi cung ứng của mình. Điều này cho phép bạn phát hiện từng rủi ro
trước khi phát sinh một vấn đề tốn kém.
 2Tăng cường mối quan hệ nhà cung cấp
Hệ thống chất lượng của nhà cung cấp mở đường cho sự tin cậy và hợp tác với các
nhà cung cấp. Kỳ vọng rõ ràng, kiểm tra nhất quán và phản hồi kịp thời tạo ra sự minh
bạch, cho phép cả hai bên xác định và giải quyết vấn đề sớm.

Quản lý chất lượng nhà cung cấp giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ phiền toái như sơ
tuyển nhà cung cấp, kiểm toán, quản lý nhà cung cấp, giám sát bảo hiểm và phân tích.

Điều này cải thiện giao tiếp, giảm thiểu những khiếm khuyết tốn kém và xây dựng
cảm giác thành công chung, tạo điều kiện cho các mối quan hệ cùng có lợi lâu dài.

3Đưa ra quyết định mua sắm tốt hơn

Quản lý chất lượng nhà cung cấp giúp giảm bớt áp lực cho các giám đốc thu mua của
bạn và đẩy nhanh các quyết định mua sắm thông qua giao tiếp, đánh giá, lựa chọn và
giám sát hiệu quả. Nhiều dữ liệu hơn = quyết định mua sắm có chất lượng tốt hơn và
thời gian thực hiện ít hơn.

4Giúp nhà cung cấp luôn tuân thủ

Làm việc với nhiều nhà cung cấp sẽ khiến việc tuân thủ trở nên phức tạp hơn. Bạn
càng chủ động theo dõi những biến động tiềm ẩn thì bạn càng dễ dàng tuân thủ. Các
nhà cung cấp có thể phải tuân theo nhiều quy định và tiêu chuẩn khác nhau và việc
đảm bảo tuân thủ các yêu cầu này là rất quan trọng để tránh bị phạt về mặt pháp lý và
tài chính.

5. Duy trì chuỗi cung ứng an toàn

Trong quản trị chuỗi cung ứng, chúng ta không chỉ quan tâm tới sức khỏe và sự an
toàn của tổ chức của mình mà cũng cần cân nhắc đến sức khỏe và sự an toàn của các
nhà cung cấp của mình. Quản lý chất lượng nhà cung cấp đo lường các tiêu chuẩn về
sức khỏe và an toàn trong từng bước của chuỗi cung ứng, từ sơ tuyển nhà thầu, quản
lý tài liệu, trình độ và đào tạo nhân viên cho đến xác minh bảo hiểm.

Đảm bảo chất lượng của nhà cung cấp cũng có thể cải thiện hiệu quả của chuỗi cung
ứng bằng cách giảm nhu cầu kiểm tra, xúc tiến và các hoạt động liên quan đến chất
lượng khác. Điều này có thể dẫn đến thời gian giao hàng nhanh hơn, tăng vòng quay
hàng tồn kho và giảm thời gian giao hàng.

6Giữ vững thương hiệu uy tín chất lượng

Chất lượng sản phẩm của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguyên liệu do nhà
cung cấp cung cấp. Chất lượng nhà cung cấp kém có thể gây tổn hại đến danh tiếng
của nhà sản xuất, dẫn đến giảm doanh số bán hàng và mất thị phần.Với việc quản lý
chất lượng nhà cung cấp tốt, bạn có thể xây dựng danh tiếng về chất lượng trong
chuỗi cung ứng của mình và tạo dựng một thương hiệu mà khách hàng sẽ tin tưởng.
Điều này cuối cùng có thể cải thiện giá trị cổ đông và lợi nhuận tổng thể.
 7. Nuôi dưỡng một lượng khách hàng trung thành và hài lòng
SQM giúp các công ty cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ có chất lượng tốt hơn cho
khách hàng. Nó thậm chí có thể đưa hàng hóa và dịch vụ đến khách hàng nhanh hơn.
Khi khách hàng trải nghiệm chất lượng, họ sẽ quay lại để mua thêm. Trong một cuộc
khảo sát gần đây , hơn 65% người tiêu dùng trung thành với một thương hiệu vì họ
yêu thích sản phẩm đó. Bằng cách cải thiện chất lượng bằng quy trình quản lý chất
lượng của nhà cung cấp, cuối cùng bạn có thể tăng lòng trung thành của khách hàng
và giá trị trọn đời của khách hàng.

8. Quy trình quản lý chất lượng nhà cung cấp

https://goaudits.com/blog/supplier-quality-management/

Quy trình quản lý chất lượng nhà cung cấp (SQMP) là một chuỗi các bước nhằm đảm
bảo nhà cung cấp luôn cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn đã thỏa
thuận. Chúng rất quan trọng để duy trì chuỗi cung ứng trơn tru, giảm chi phí và cung
cấp sản phẩm chất lượng cao cho khách hàng của bạn.

SQMP chủ yếu bao gồm năm bước:

+ Quy trình quản lý chất lượng nhà cung cấp

Lập kế hoạch và lựa chọn nhà cung cấp: Bắt đầu bằng việc xác định mức chất
lượng mong đợi đối với nguyên vật liệu, sản phẩm và dịch vụ. Đánh giá các nhà cung
cấp quan tâm dựa trên năng lực chất lượng, chứng chỉ, lịch sử hoạt động, v.v. Chọn
những nhà cung cấp phù hợp với tiêu chuẩn và mục tiêu chất lượng của bạn.
+ Giới thiệu & Giao tiếp:
Bạn phải truyền đạt các yêu cầu về chất lượng, thông số kỹ thuật và quy trình kiểm tra
cho nhà cung cấp. Nếu cần, hãy đào tạo họ về hệ thống chất lượng của bạn. Ngoài ra,
hãy thiết lập các kênh rõ ràng và cởi mở để phản hồi, báo cáo và giải quyết lỗi.
 + Kiểm tra & Hành động khắc phục:
Thường xuyên kiểm tra các nhà cung cấp thông qua đánh giá tài liệu, thử nghiệm sản
phẩm và ghé thăm hiện trường bằng ứng dụng kiểm tra như GoAudits . Danh sách
kiểm tra kiểm tra chất lượng của nhà cung cấp phải có các số liệu như tỷ lệ sai sót,
giao hàng đúng hạn và các vấn đề không tuân thủ. Bạn phải chủ động giải quyết các
vấn đề đã được xác định thông qua các hành động khắc phục mang tính hợp tác.
+ Cải tiến & Hợp tác:
Làm việc với các nhà cung cấp để xác định và thực hiện các chương trình cải tiến chất
lượng. Chia sẻ những hiểu biết sâu sắc và cung cấp hỗ trợ để giúp họ cải thiện quy
trình chất lượng của mình. Bạn cũng có thể phát triển hệ thống khen thưởng dựa trên
việc đạt được các mục tiêu chất lượng đã thỏa thuận.
+ Đánh giá & Gia hạn:
Thường xuyên đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí và thước đo chất lượng
đã xác định. Tùy thuộc vào hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp, bạn có thể gia hạn
hoặc chấm dứt hợp đồng với họ.
9. Các tiêu chí để đo lường chất lượng nhà cung cấp
Để đo lường việc quản lý chất lượng nhà cung cấp, các tổ chức cần một bộ số liệu
được tiêu chuẩn hóa để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể sử
dụng các số liệu này để ghi lại dữ liệu trên thẻ điểm nhà cung cấp. Sau đó, công ty sẽ
sử dụng thẻ điểm đó để đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp.

Thẻ điểm tốt nhất sử dụng phần mềm để luôn có sẵn cho cả công ty và nhà cung cấp.
Duy trì tính minh bạch trong khi đo lường hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp là
một phần quan trọng để duy trì mối quan hệ lành mạnh. Việc sử dụng phần mềm để
lưu trữ thẻ điểm động trên đám mây giúp thẻ điểm luôn có sẵn và được cập nhật.

Có một số số liệu bạn có thể sử dụng trên thẻ điểm nhà cung cấp của mình, nhưng
những số liệu phổ biến bao gồm:
● Chất lượng
● Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn
● Tỷ lệ xác nhận
● Khả năng đáp ứng

10. Quản lý chất lượng nhà cung cấp bằng phần mềm
Chất lượng của nhà cung cấp luôn là một vấn đề khó nhìn nhận toàn diện khi làm
việc. Để đánh giá được nhà cung cấp đó có tốt hay không thì cần dựa vào nhiều yếu tố
khác nhau để quyết định. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn cách
đánh giá nhà cung cấp dựa vào cảm quan cá nhân, thậm chí còn không thiếu những
trường hợp nhà cung cấp “đi cửa sau” với nhân viên thủ kho để tiếp tục hợp đồng. Có
những trường hợp nhà cung cấp giao hàng đến chậm hoặc sớm hơn so với kế hoạch,
hay có một lượng nhỏ hàng hóa bị lỗi, chất lượng kém lẫn trong đó,... Những tình
huống này thường xuyên xảy ra, song nhân viên thủ kho hay lãnh đạo đều rất khó để
kiểm soát hết được. Chính vì vậy, khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, dù tốt hay
không thì vẫn luôn tồn tại những “lỗ hổng” mà doanh nghiệp khó có thể kiểm soát tốt
được

Những doanh nghiệp khôn ngoan chắc chắn sẽ không để tình trạng đó tồn tại lâu hơn.
Giải pháp tối ưu được lựa chọn là áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý chất
lượng và đánh giá nhà cung cấp. Theo đó, khi nhân viên thủ kho nhận hàng từ nhà
cung cấp xong sẽ cập nhật ngay tình trạng lên trên hệ thống, bao gồm ngày nhận; khối
lượng, phân loại hàng hóa; kết quả kiểm tra hàng;... Hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin
và tự động so sánh với kế hoạch ban đầu xem có nhà cung cấp có giao hàng đúng hẹn
không, lỗi hàng hóa có nhiều không,... Nhân viên kinh doanh quan sát trên hệ thống
sẽ biết được các công đoạn có đang theo đúng tiến độ không để làm báo cáo chính xác
nhất có thể. Trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo cũng có thể quản lý và kiểm soát quy
trình chặt chẽ hơn. Sau khi hoàn tất quá trình làm việc với nhà cung cấp, hệ thống sẽ
tự động đưa ra kết luận nhà cung cấp nào là tốt nhất dựa theo tính toán các chỉ tiêu
được lập trình sẵn, giúp doanh nghiệp tiện lợi khi chọn nhà cung cấp cho những lần
mua hàng sau.

https://faceworks.vn/chi-tiet/quan-ly-chat-luong-va-danh-gia-nha-cung-cap/

11. Đánh giá

Theo các báo cáo gần đây được công bố trên các tạp chí chất lượng khác nhau, các tổ
chức có SQMS mạnh mẽ sẽ gặp ít lỗi hơn 20% trong nguyên liệu được cung cấp.
Khiếm khuyết dẫn đến phải làm lại hoặc thu hồi sản phẩm, làm tăng chi phí sản xuất
và gây tổn hại đến danh tiếng.

Bằng cách giảm 20% sai sót trong nguyên liệu được cung cấp, SQMS giúp các công
ty đáp ứng các yêu cầu quy định và vượt quá mong đợi của khách hàng.

Một ưu điểm khác của việc triển khai SQMS cập nhật là nó đảm bảo thời gian đưa sản
phẩm ra thị trường nhanh hơn 15% nhờ các quy trình được sắp xếp hợp lý. Sản phẩm
tiếp cận thị trường càng nhanh thì cơ hội thành công càng cao.

Trong thời đại của chúng ta, một SQMS mạnh mẽ là điều không thể thiếu để vận hành
kinh doanh thành công. Việc tạo ra một SQMS hoàn hảo đòi hỏi phải đầu tư thời gian
và nguồn lực. Tuy nhiên, kết quả nó mang lại rất xứng đáng với công sức bỏ ra.
https://vietnamquality.org.vn/xay-dung-he-thong-quan-ly-chat-luong-nha-cung-cap-
sqms-hieu-qua/