1.

HỆ THỐNG ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY

1.1. Phần mềm quản lý bán hàng IPOS
- Giới thiệu ứng dụng: IPOS là phần mềm chuyên dụng cho quản lý bán hàng
phục vụ trong ngành F&B. IPOS sở hữu giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Phần
mềm hỗ trợ hầu hết các nghiệp vụ như bán hàng, quản lý và phân quyền chặt
chẽ theo từng bộ phân nhân viên. Bên cạnh đó còn có thể theo dõi các hoạt
động thu chi, thông kê doanh thu....

Mục đích – phạm vi của ứng dụng IPOS:

- Xử lý nghiệp vụ bán hàng, liên kết với máy đọc mã vạch và in hóa đơn
- Hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý từ đơn giản đến phức tạp
- Theo dõi danh sách phân loại hàng hóalịch sử order, thông tin đơn hàng, thống
kê doanh thu
- Hoạt động đa nền tảng (di động, máy tính, máy bán hàng tự động, máy tính
bảng...)
- Báo cáo tài tính chi tiết theo thời gian thực

Đối tượng tham gia: Toàn thể nhân viên công ty

(*) Thống kê doanh thu và báo cáo tài chính chỉ thuộc quyền hạn của Trưởng ca và
Quản lý cửa hàng.

Điểm mạnh của ứng dụng:

- Hỗ trợ đa nền tảng, có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau
- Thực hiện nghiệp vụ bán hàng với thao tác đơn giản
- Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng nhằm cung cấp chiến lược marketing
- Có hệ thống báo cáo ch tiết, dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh
- Nhân viên có thể tra cứu thông tin/trình trạng đơn hàng (hoặc sản phẩm) để
thông báo với khách hàng.

Điểm hạn chế của ứng dụng:

- Phần mềm có thể bị đứng hoặc giật nếu liên kết với nhiều thiết bị khác
- Đôi khi xảy ra tình trạng thất thoát dữ liệu, sai số, tự động in bill
- Chưa có tools kiểm tra dữ liệu  Chưa hạn chế được tình trạng sai sót khi
nhập liệu
- Mất nhiều chi phí nâng cấp và thường xuyên phải bảo trì.

1.2. GOOGLE SHEET

- Google Sheet (Google Bản tính) là chương trình hỗ trợ tạo lập và chỉnh sửa
bảng tính với các tính tăng tương tự như Excel nhưng được cải tiến và có nhiều
điểm vượt trội hơn như: hỗ trợ làm việc từ xa, làm việc nhóm (nhiều người có
thể đồng thời chỉnh sửa một file).
Mục đích – Phạm vi của ứng dụng GOOGLE SHEET

- Nhập liệu thông tin sản phẩm (Tên sản phẩm, barcode, mã sản phẩm...)
- Thông tin các đơn hàng offline và online
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho
- Nhập liệu kết quả kiểm hàng mỗi cuối tháng
- Sắp xếp lịch làm cho nhân viên

Đối tượng tham gia: Quản lý, cửa hàng trưởng

Điểm mạnh của ứng dụng:

- Có thể sử dụng trên nhiều nền tảng

- Sử dụng miễn phí
- Nhiều người có thể cùng tham gia chỉnh sửa đồng thời một bảng tính
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Lưu tự động (Hạn chế mất dữ liệu)
- Tùy chỉ quyền hạn đối với trang tính (Có thể chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem)

Điểm hạn chế của ứng dụng:

- Chỉ có thể sử dụng khi có mạng internet (Nếu không có internet thì thông tin
nhập liệu sẽ không được lưu)
 - Chỉ hỗ trợ tập tin tối đa 100MB
1.3. ZALO
- Zalo là ứng dụng cho phép người dùn nhắn tin và gọi điện thoại hoàn toàn miễn
phí bằng internet
- Ứng dụng Zalo là một trong những ứng dụng cực kỳ phổ biến tại Việt Nam.
Các doanh nghiệp lớn/nhỏ thường dùng Zalo để thông báo, liên lạc, trao đổi
thông tin giữa sếp và nhân viên, lưu trữ các tài liệu và báo cáo...

Đối tượng tham gia: Tất cả nhân viên công ty

Mục đích + Phạm vi của ứng dụng:

- Truyền đạt thông tin từ cấp trên đến nhân viên

- Bàn giao công việc
- Báo cáo tình trạng và tiến độ hoàn thành công việc
- Gửi các tài liệu liên quan hoặc cần xử lý

Điểm mạnh của ứng dụng:

- Miễn phí
- Gửi được dữ liệu với dung lượng lớn
- Hỗ trợ làm việc online (Họp online bằng chức năng gọi điện trên ứng dụng)
- Có thể sự dụng trên nhiều nền tảng (Điện thoại, laptop, máy tính bàn...)

Điểm hạn chế của ứng dụng:

- Không thể sử dụng khi không có internet

- Ảnh và dữ liệu thường bị lỗi khi gửi, hoặc bị mất sau 1 khoảng thời gian
- Hình thức sao lưu phức tạp từ hệ thống này sang hệ thống khác

2. HỆ THỐNG CÔNG VIỆC TRỰC TIẾP THAM GIA

Vị trí nhân viên bán hàng
2.1. Mô tả quy trình
- Vị trí: Nhân viên bán hàng tại cửa hàng
- Cấp bậc: Nhân viên
- Mô tả công việc:
+ Bán hàng tại cửa hàng
+ Nhận và xử lý đơn hàng online
+ Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng
+ Quản lý hàng tồn kho
+ Giải quyết công việc được giao từ cấp trên

QUY TRÌNH VÀ NHIỆM VỤ CỤ THỂ

A. OFFLINE: BÁN TẠI CỬA HÀNG

Nhận sản phẩm (từ khách hàng) và tiến hành thanh toán

- Sau khi nhận sản phẩm hoặc giỏ hàng từ khách hàng, tiến hành quét barcode để
hiển thị thông tin sản phẩm trên phần mềm IPOS.
- Kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng các thông tin như: Sản phẩm, số lượng
sản phẩm, số tiền...)
- Xác nhận hình thức thanh toán
- Khi tất cả các thông tin đã chính xác sẽ tiến hành thanh toán, sau đó xuất hóa
đơn và đóng gói sản phẩm đưa cho khách hàng.
- Hoàn tất

B. ONLINE: Đơn đặt hàng nhận từ Fanpage trên FACEBOOK

Nhân viên tư vấn nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng

- Sau khi nhận đơn hàng, tiến hành kiểm tra toàn bộ các thông tin như: loại sản
phẩm, số lượng, giá tiền, thông tin khách hàng (Tên, số điện thoại, địa chỉ nhận
hàng)...đã đầy đủ chưa.
- Nếu đã có đầy đủ thông tin cần thiết, gửi form xác nhận đơn hàng (gồm các
thông tin trên) để khách kiểm tra lại một lần nữa (Double Check)

Nhập dữ liệu về thông tin đơn hàng lên hệ thống (GOOGLE SHEET)

- Tiến hành nhập liệu các thông tin về đơn hàng gồm thông tin khách hàng (Tên,
số điện thoại, địa chỉ nhận hàng) và sản phẩm (Loại sản phẩm, số lượng, giá
tiền...)

Sau khi nhập liệu, các thông tin về đơn hàng cũng như sản phẩm, thông tin khách
hàng sẽ được hiển thị đầy đủ trên bảng tính GOOGLE SHEET. Cũng có thể note
tình trạng đơn hàng cho các đơn hàng đã nhập liệu (Đã giao, đang giao, chờ đủ
hàng, đơn hủy...)
  Nhằm dễ dàng theo dõi và kiểm soát, nắm thông tin đơn hàng nhanh và linh
hoạt

Kiểm tra hàng tồn kho với nhân viên kho

- Nhân viên kho nhận thông tin đơn hàng trên ứng dụng Google Sheet sẽ tiến
hàng kiểm tra số lượng tồn kho xem có đủ để đáp ứng cho đơn hàng này hay
không.
- Trong trườn hợp không đủ, thông báo lại với khách hàng để hỏi ý khách hàng
rằng có muốn đổi sang sản phẩm khác hoặc chờ order về từ công ty mẹ ở Hàn
Quốc (Thời gian chờ sản phẩm order thường là 7 ngày) hoặc có thể hủy đơn
order.
- Trường hợp khách đồng ý chờ order từ công ty mẹ, nhân viên kho thông báo
đến bộ phận Purchasing làm Purchasing order để đặt hàng từ công ty mẹ ở Hàn
Quốc.
- Sau khi phía công ty mẹ xác nhận đơn hàng và ngày giao cụ thể, nhân viên kho
gửi thông tin cho nhân viên tư vấn để thông báo với khách hàng.

Tiến hành xác nhận đơn hàng và giao hàng

- Nhân viên đóng hàng nhận đơn hàng mới trên Google Sheet
- Tiến hành đóng gói theo đơn hàng
- Nhập liệu + Tạo đơn hàng trên trang web của đơn vị vận chuyển
- Liên hệ cho đơn vị vận chuyển đến lấy đơn sau khi đã đóng gói xong
- Tiến hàng giao hàng

Các công việc sau khi giao hàng

- Theo dõi và kiểm tra tình trạng đơn hàng (cho đến khi đơn hàng đã hoàn tất)
- Giải quyết các vấn đề, thắc mắc về tình trạng đơn hàng của khách hàng

Các công việc khác

- Liên tục theo dõi hàng tồn kho để trong trường hợp sản phẩm bị lỗi/hư do vận
chuyển thì có sản phẩm thay thế để gửi cho khách hàng
- Cập nhật tình trạng đơn hàng trên Google Shet sau khi bên vận chuyển báo cáo
(đã giao/đã hủy/không liên lạc được...)