Ordenacion sistematica-currens para bibliotecas: un método integrado José Luis Uriondo y Gonzalo Gil Biblioteca del INSS (Madrid) 0.1. Resumen Estudio y experiencia en la aplicaci6n de un método que compatibiliza la uti- lizacién de los sistemas de ordenacién sistematico-alfabéticos con el de ntimero currens. El sistema se basa en Ia creacidn de reservas numéricas entre cuales- quiera dos localizaciones iniciales, haciendo asf posible la insercién de nuevos documentos entre ellos. Con este objetivo, se ha disefiado una sencilla tabla de asignacién numérica. Como consecuencia, los tejuelos consisten en un tnico nimero compuesto tan slo de digitos, pero manteniendo de forma encubierta el orden alfabético previamente asignado. Palabras clave: Ordenacién de depdsitos bibliograficos. Clasificacién. Sistemas de ordenacién. 0.2. Abstract Study and experience in the application of a method that makes any systema- tic-alphabetical ordering system compatible with ordering by sequential number. The system is based on the creation of numeric reserves between every two ini- tial location marks, thus making it possible to insert new documents. For this pur- pose, an easy-to-use table of numeric assignment is used. Therefore, book-tags consist of only one number of a correlative character, while keeping at the same time the alphabetical ordering system previously applied to the holdings. Keywords: Bibliographic arrangement. Classification. Ordering systems. 1. Introduccién Hasta hace pocos afios, la organizacién de los fondos bibliogrificos se reali- zaba atendiendo a una clasificacién por materias, 0 lo que es lo mismo: sistemé- ticamente. Sin embargo, las preferencias en la ordenacién se orientan en la actua- lidad hacia el nimero currens. Las causas que han propiciado el abandono de la ordenacién sistematica van vinculadas, desde nuestro punto de vista, al proceso254 José Luis Uriondo y Gonzalo Gil de informatizacién de tas bibliotecas y a la facilidad del acceso a un determinado documento ordenado numéricamente. A esta ventaja habria que afiadir Ia facili- dad de acceso que proporciona la ordenacién numérica. La explicacién cientifica es sencilla: la visualizacién de un nimero frente a un conjunto de letras permite un proceso de interpretacién mas rapido en virtud de las siguientes caracteristi- cas: la primera es de orden cuantitativo (10 ntmeros frente a 28 letras), la segun- da va referida a la cualidad secuencial que tiene el orden numérico frente al orden alfabético. Por estos motivos, el ntimero currens va ganando terreno frente a la ordena- cin sistematica en la ordenacién de los fondos. Sin embargo, no hay ganancia sin pérdida, porque no cabe la menor duda de que la ausencia en las estanterfas de una determinada clasificacién por materias tiene también importantes inconve- nientes. La desventaja mds grave que se aprecia consiste en la pérdida del con- tacto directo con un grupo temético determinado. El libro deja de ser aqui un objeto de manipulacién inmediata para convertirse en una referencia, mas 0 menos explicita, dentro de un listado. Por otra parte, la dispersién originada por la ordenacién currens incrementa el trabajo bibliotecario cuando se trata de bus- car un conjunto de libros de la misma materia. : Otro aspecto negativo se encuentra en la dependencia originada por el siste- ma informético, pues éste se convierte en el depositario absoluto de todo el con- tenido clasificatorio a través del cual se accede a la totalidad del fondo bibliogré- fico. Se puede afirmar, en resumen, que el néimero currens resulta beneficioso para el usuario que pretende el acceso a un libro nico, pero cuando la biisqueda se orienta ala consulta de una determinada materia, tanto el usuario como el mismo bibliotecario agradecerfan que la ordenacién por ntimero currens fuera acompa- iiada por una ordenaci6n sistemdtica de los libros en sala. Finalmente y para concluir esta introducci6n, cabe sefialar que la evolucin en todo tipo de practica organizativa, y especificamente en aquella que hace refe- rencia al trabajo bibliotecario, nos sitda, cono en este caso, ante desafios a los que sOlamente el esfuerzo imaginativo puede aportar respuestas adecuadas. 2. Objetivos Los autores de este trabajo Tlegaron a la conclusién de que el abandono de la ordenaci6n sistemética suponfa una pérdida que no era posible compensar plena- mente adoptando una ordenaci6n por ntimero currens. A fin de superar Ia limita- cidn de ambos sistemas, comenzaron a planteatse la posibilidad de integrarlos en uno s6lo, capaz de incorporar sus ventajas esenciales. El nuevo método que se aporta, denominado sistematica-currens, pretendeOrdenacién sistematica-currens para bibliotecas: un método integrado 255 integrar las dos formas utilizadas tradicionalmente a la hora de colocar los libros, o determinados materiales no librarios, en las estanterfas. Este trabajo intenta disefiar una solucién econémiea y de facil aplicacién, que pueda desarrollarse en cualquier biblioteca sin requerir ningtin tipo de personal especializado. 3. Método El método se basa en un sistema de intercalacién que permite respetar la ordenacién sistemdtica previamente establecida. Para ello, cada ntimero correla- tivo asignado se multiplica por mil, con el objeto de crear reservas ntimericas de 999 niimeros, susceptibles de ser utilizados a medida que se vayan incorporando nuevos fondos. El sistema permite, asimismo, mantener el orden alfabético, garantizando la inclusion de un nimero minimo de 10 libros y un ntimero maximo de 999 entre cada dos unidades de millar sucesivas. Para la asignacién de cualquiera de los 999 “espacios” que componen cada reserva numérica, bastarfa con utilizar una sencilla tabla de consulta. Esta exposicion abreviada del método sistematica-currens merece una expli- cacién mas pormenorizada de los motivos que nos han Ilevado a desarrollarlo, y también de algunos aspectos accesorios que pueden resultar de interés a la hora de su aplicacién. Los métodos de ordenacién por ntimero currens y sistemética son incompati- bles a causa de la imposibilidad de incorporar nuevos libros en los apartados pre- viamente establecidos para cada materia. Cualquiera puede convertir una biblio- teca ordenada sistemdticamente en otra ordenada por nimero correlativo, basta para ello con asignar los ntimeros correspondientes a todos los libros existentes en ese momento en el fondo. Pero ;que sucederfa en el momento de tener que incorporar un nuevo libro? Forzosamente quedarfa descolocado, a no ser que coincidiera en materia y orden alfabético con el tiltimo nimero asignado, hecho poco probable. Sin embargo, si a la hora de asignar los ntimeros correlativos lo hiciéramos otorgando exclusivamente impares (1, 3, 5...), cuando Ilegara el siguiente libro ya estarfamos en condiciones de intercalarlo. En el caso de que la obra a incluir debiera situarse entre los nimeros 3 y 5, podriamos asignar al nue- vo libro el ntimero 4 por encontrarse desocupado. Esta situacién supone crear reservas de un sdlo ntimero entre cada dos, recurso claramente insuficiente en la practica, pero que ilustra adecuadamente la filosofia del sistema. La pregunta que ahora cabe plantearse es: ,Cudl debe ser la reserva numéri- ca ideal para garantizar la viabilidad del sistema? En este sentido, hemos tratado de hacer compatible la mayor capacidad de integrar nuevos materiales con la256 José Luis Uriondo y Gonzalo Gil menor necesidad de realizar anotaciones en el tejuelo, permitiendo de este modo una cémoda visualizacién. En nuestra practica bibliotecaria hemos utilizado una correlacién de signatu- ras iniciales que va de mil en mil. Entre cada dos unidades de millar tiene cabida una reserva numérica de 999 niimeros. De esta manera se permite la inclusién de un mfnimo de 10 libros y un maximo de 999. Tal reserva numérica es susceptible de ser ampliada o disminuida manteniendo la esencia del sistema. El ntimero minimo y maximo de posibilidades de intercalacién dependera del lugar que tengan que ocupar los libros dentro de la reserva numérica. Cada inter- calaci6n supone la divisién en dos de todos los ntimeros utilizables; si los libros que van entrando lo hacen causando la divisin de la parte mas pequefia de la reserva, nos encontraremos con que los niimeros para asignar se agotan en la décima inclusién. Por el contrario, si los nuevos libros que Ilegan se fueran inter- calando en las partes mas amplias de la reserva, podrfan legar a utilizarse las 999 intercalaciones que permite como maximo el sistema. En cualquier caso, todas estas explicaciones metodolégicas no son impres- cindibles a la hora de utilizar de manera prdctica el método sistemdtica-currens, puesto que seria suficiente recurrir a la tabla de consulta, disefiada al efecto, para que ésta nos informe del ntimero que tenemos que asignar en cada situacién. El unico problema destacable con el que nos hemos encontrado a la hora de establecer el método, se produce en los casos de intercalacién de una materia completa, que serfa una situaci6n diferente al caso de incluir libros en una mate- tia preestablecida. La solucién que hemos aplicado ha consistido en reservar pre- ventivamente un determinado niimero de signaturas al final de cada materia, con lo cual se garantiza la intercalacién de los nuevos grupos teméticos que puedan aparecer. |. Resultados de la aplicacién La creaci6n y organizacion de la Biblioteca del INSS de Madrid ofrecié a los autores de esta ponencia la posibilidad de aplicar el nuevo método sistematica- currens desde los comienzos de la misma. El proceso seguido en esta Biblioteca comenz6 con la ordenacién sistemati- ca de los fondos iniciales de los que disponfamos. Simulténeamente se iba apor- tando informacién clasificatoria complementaria en las fichas de catalogacién que posteriormente serfan informatizadas. Al llegar al 30% de los fondos aproxi- madamente, iniciamos la implantacién del nuevo método. Para ello asignamos, en primer lugar, nimeros correlativos de mil en mil a todos los libros existentes, De este modo, al que serfa el numero 1, se le asigné el 1.000; al ntimero 2 el 2.000, y asf sucesivamente. Al completar esta operacién estébamos en condicio-Ordenacién sistematica-currens para bibliotecas: un método integrado 257 nes de realizar las intercalaciones necesarias de aquellos nuevos materiales que se iban incorporando. Lapractica de intercalacién resultaba sencilla. Al llegar un nuevo libro y, una vez, catalogado, se procedia a su ubicacién més iddnea en las estanterfas, aten- diendo a la materia elegida y al orden alfabético. Una vez localizados los dos libros entre los que debfa situarse, acudfamos a la tabla de consulta para asignar- le el ntimero correspondiente. Este proceso, aunque incabado, nos ha facilitado la posibilidad de realizar toda la gestién bibliotecaria a traves del niimero currens, sin renunciar al mante- nimiento de la ordenacién sistemitica de la sala. 5. Conclusiones El método sistematica-currens es, desde nuestro punto de vista, perfectamen- te viable, tanto en sus planteamientos teéricos como en sus aplicaciones prdcti- cas. Las caracterfsticas de este sistema permiten una facil programacién informé- tica del mismo, con Io cual se eliminarfa la utilizacién de la tabla manual de con- sulta, por estar automatizada la asignacién de las reservas numéricas. Este método resultaria ideal para aplicarlo a todas aquellas bibliotecas que actualmente ordenan sus fondos de manera sistematica y deseen adoptar la orde- nacién numérica manteniendo la organizacién de la que ya disponen.