‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫مقدمة عن دراسة الموجود‬

‫تعترب دراسة املوجود املرحلة األوىل من هذا البحث ‪،‬ألهنا هتدف إىل مجع أكرب حجم ممكن من املعلومات حول النظام‬

‫املوجود‪ ،‬ومن خالهلا نتوصل إىل حبث دقيق للواقع نفسه‪ ،‬ونستطيع بواسطتها القيام حبل تنظيمي وإنشاء تصوري مستقبلي‬

‫للنظام‪ ،‬وتعتمد هذه الدراسة أساسها على مجلة من التحقيقات امليدانية وا‪i‬سدة يف احلوارات مع املسؤولني واملعنيني يف تسيري‬

‫حقل الدراسة‪ ،‬حىت نتمكن من اإلملام بكافة جوانبه وذلك مرورا باملراحل التالية‪:‬‬

‫تقدمي جمال الدراسة )نبذة تارخيية على القسم ‪( .‬‬ ‫‪o‬‬

‫تقدمي تفصيلي للمصلحة املرتبطة بالوظيفة املدروسة‪.‬‬ ‫‪o‬‬

‫و ذلك من أجل السري احلسن هلذا احلقل الدراسي‬

‫‪1‬‬
 ‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫المبحث األول‪ :‬تقدیم مجال الدراسة‬

‫تعريف بالمتوسطة‪:‬‬

‫نشاة المتوسطة ‪ :‬تعترب متوسطة مباركي حممد الصاحل من اعرق املؤسسات الرتبوية ببلدية احململ والية خنشلة حيث تعترب أول‬

‫متوسطة فتحت أبواهبا للتالميذ سنة ‪ 1987‬و هي ذات نظام خارجي‬

‫الموقع الجغرافي للمؤسسة‬

‫تأطير المؤسسة ‪ :‬تتسع املؤسسة لـ ‪( 600 :‬ستمائة ) تلميذ ‪.‬‬

‫يأطرهم‪:‬‬

‫‪( 05‬مخسة) مشرفني تربويني‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪( 29‬تسعة وعشرون) أستاذ‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪( 10‬عشرة ) عمال‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫تحتوي المؤسسة على ‪:‬‬

‫ملعب جواري (‪. )Matiko‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪( 16‬ستة عشرة) قاعة تدريس‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪( 02‬اثنان) خمربان للتجارب‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪( 01‬واحد) خمرب لالعالم االيل‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫جناح اداري حيتوي على خمتلف املصاحل (مكتب املدير‪ ,‬أمانة املدير‪ ,‬مكتب املقتصد‪ ,‬أستشارية ‪...‬اخل)‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪2‬‬
 ‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫البريد الصادر و البريد الوارد‪.‬‬

‫هي تلك العالقة اليت تتم بني املؤسسة و البيئة اخلارجية للمؤسسة ممثلة يف موظفيها مع مورديها و ‪....‬اخل‬

‫تعريف البريد لغة و اصطالحا‪:‬‬

‫جاء يف منجد اللغة و األعالم أن كلمة "بريد" تعين الرسول و جتمع على ُبُر د ‪ ،‬و هو مسافة تقدر بـ ‪ 12‬ميال تقريبا أما يف‬

‫لسان العرب ففسرها مبعىن الفرسخني و قيل ما بني كل منزلني بريد ‪ ،‬و قد جاء يف احلدث ‪ :‬ال نقصر الصالة يف أقل من‬

‫أربعة ُبُر د و هي ستة عشر فرسخا و الفرسخ ثالثة أميال و امليل أربعة أالف ذراع‪.‬‬

‫والربيد ‪ :‬الرسل على دواب الربيد و اجلمع ُبُر د ‪ ،‬و برد بريدا أرسله و جاء يف احلديث الشريف أنه صلى اهلل عليه و سلم‬

‫قال‪ :‬إذا أبردمت إيل بريدا فاجعلوه حسن الوجه حسن االسم‪.‬‬

‫وقال بعض العرب احلمى بريد املوت أي أهنا رسول املوت ‪ ،‬و الربيد كلمة فارسية األصل كانت تطلق على بغال الربيد‬

‫احملذوفة األذناب كعالمة هلا ‪ ،‬مث مسي الرسول الذي يركبها بريدا و قد جاء يف الشعر العريب القدمي يف هذا املعىن ما يلي‪:‬‬

‫إين أنص العيس حىت كأنين عليها بأجواز الفالة بريدا‪.‬‬

‫والربيد يف االصطالح احلديث مصلحة عامة تقوم بتسليم و تسلم الرسائل و الرزم ‪ ،‬و تطلق على إدارة الربيد و الربق اليت‬

‫تتكفل هبذه املهمة و تسهر على تبليغ الرسائل و الطرود و كل املراسالت إىل أصحاهبا يف مقرات سكناهم و إىل مجيع‬

‫املؤسسات اخلاصة و العامة ‪ ،‬مث استعريت الكلمة لتطلق على جمموعة الرسائل الصادرة و الواردة من باب إطالق الكل‬

‫على اجلزء‪.‬‬

‫أنواع البريد‬

‫مادام معىن الربيد يف االصطالح يعين الرتاسل بني طرفني فال بد أن يكون هناك مرسل و مرسل إليه و هذا يقتضي‬

‫بالضرورة وجود الربيد الصادر من املرسل و الربيد الوارد إىل املرسل إليه‪.‬‬

‫أ‌‪ -‬الربيد الصادر‪:‬‬

‫وهو الربيد الذي يصدر عن املؤسسة مهما كان شكله و نوعه كامللفات و املراسالت و الوثائق أو الردود على الطلبات‬

‫الواردة او حتويل الوثائق إىل املصاحل السلمية حبسب ما تقتضيه الرزنامة اإلدارية‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫واملدير هو املسؤول عن تأشري و توقيع الربيد الصادر عن املؤسسة كما جاء ذلك يف املادة ‪ 23‬من القرارين ‪ 175‬و ‪176‬‬

‫املتعلقني مبهام مدير اإلكمالية و مدير الثانوية على التوايل (يؤشر املدير و يوقع على املراسلة اإلدارية الصادرة عن‬

‫املؤسسة ‪ ،‬و يراسل مصاحل اإلدارة املركزية عن طريق السلطة السلمية يف الوالية ما عدا احلاالت اخلاصة املنصوص عليها يف‬

‫الرزنامة اإلدارية أو الظروف االستثنائية اليت تستوجبها الضرورة)‪ .‬و للتحكم يف ترتيب الربيد الوارد جيب جتريده على‬

‫ثالث نسخ ‪ ،‬إحداها لإلرسال و أخرى للحفظ يف اخلزانة و الثالثة يف روق رفيع للرتتيب يف احلافظة الزمنية (‪.)chrono‬‬

‫لتسهيل مراجعتها عند احلاجة و الضرورة‪.‬‬

‫ويسجل الربيد الصادر على سجل رمسي يؤشره مدير املؤسسة و يكون حسب النموذج أدناه‪:‬‬

‫املالحظات رقم األرشيف املوضوع املرسل إليه عدد الوثائق تاريخ‬

‫و رقم الرسالة‬

‫وجدير بالذكر أن رقم األرشيف املشار إليه يف اخلانة األوىل من اجلدول أعاله هو الرقم و الرمز الذي يالئم امللف الذي تنتمي إليه‬

‫الوثيقة املرسلة يف خمطط إحصاء و تصنيف الوثائق املتداولة على مستوى املؤسسات التعليمية‪.‬‬

‫ب‌‪ -‬الربيد الوارد‬

‫و هو جمموع املراسالت و امللفات و الوثائق و املناشري أو التعليمات الواردة إىل املؤسسة من خمتلف األوساط السلمية و اإلدارية‬

‫املختلفة و قد جاء يف املادة ‪ 22‬من القرارين ‪ 175‬و ‪ 176‬املتعلقني مبهام مدير اإلكمالية و مدير الثانوية ما يلي ‪( :‬يستقبل املدير‬

‫الربيد اإلداري الوارد عن املؤسسة و يقوم بفتحه و فرزه قبل تسجيله يف األمانة و حيتفظ بالربيد السري املوجه إىل املؤسسة) و بعد‬

‫فرز الربيد و تصنيفه تقوم أمانة املدير بتسجيله على سجل رمسي خاص يؤشره املدير و يكون حسب النموذج التايل‪:‬‬

‫تاريخ و رقم اإلجابة املوضوع الباعث تاريخ‬

‫و رقم الرسالة تاريخ‬

‫الوصول‬

‫ج‪ -‬الربيد السري‬

‫وكثريا ما يتلقى مديرو املؤسسات مراسالت ذات طابع سري من خمتلف األوساط السلمية و األمنية و الوالئية ‪ ،‬و كلها تقتضي‬

‫‪4‬‬
 ‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫اإلحاطة بالسرية الكاملة لذا ينبغي أن يفتح هلا سجل خاص على نفس النمط على أن يتوىل رئيس املؤسسة شخصيا تسجيل هذا‬

‫الربيد طبقا ملا جاء يف املادة ‪ 22‬من القرارين ‪ 175‬و ‪ 176‬اللذين سبقت اإلشارة إليهما و كذا املادة السادسة من القرار ‪1017‬‬

‫املؤرخ يف‪ 15/09/1983:‬اليت جاء فيها ما يلي ‪( :‬يسجل و يرتب الربيد السري املوجه إىل مدير املؤسسة على مستواه و ميسك‬

‫هو نفسه كراس التسجيل السري)‪.‬‬

‫استقبال الربيد‪:‬‬

‫أ‌‪ .‬الربيد الصادر‬

‫إعداد الربيد الصادر يقوم مدير املؤسسة مبراجعته لتصحيح األخطاء اليت قد تشوبه من حيث الشكل أو املضمون مث يقوم بتأشريه و‬

‫توقيعه و تقدميه لألمانة بغرض تسجيله حسب الطريقة املعهودة مع اإلشارة إىل أن كل املراسالت جيب أن حتمل إىل جانب الرقم‬

‫التسلسلي رمز امللف الذي تنتمي إليه حبسب خمطط إحصاء و تصنيف الوثائق اجلديد ‪ ،‬مثل تقرير الدخول املدرسي الذي جيب أن‬

‫يرمز إليه بالرقم ‪ )1( 1.8.15‬يعين أمانة املدير‪ )8( ،‬تعين ملف الدخول املدرسي ‪،‬و (‪ )15‬يعين رمز الوثيقة و هو تقرير الدخول‬

‫املدرسي و هكذا دواليك‪.‬‬

‫وبعد التأكد من اجناز كل العمليات يرتب الربيد يف أظرفة خمتومة و معنونة ليوجه إىل مركز الربيد بواسطة العون املكلف رمسيا‬

‫بالعملية‪.‬‬

‫ب‌‪ .‬الربيد الوارد‬

‫بعد استقبال الربيد من قبل األمانة يقدم إىل رئيس املؤسسة الذي جيب أن يتوىل بنفسه فتحه و فرزه ‪ ،‬طبقا ملا جاء يف املادة ‪ 22‬من‬

‫القرارين ‪ 175‬و ‪ 176‬و املادة الرابعة من القرار ‪ 1017‬املتعلق بسري األمانة ‪ ،‬مث حيوله للتسجيل بعد أن حيتفظ جبميع املراسالت‬

‫ذات الطابع السري ‪ ،‬و جتدر اإلشارة إىل أن تسجيل الربيد يقتضي توخي منتهى الدقة لذا جيب ترتيبه و تصنيفه وفق املخطط اجلديد‬

‫املتعلق بسري األمانة ‪ ،‬مث حيوله للتسجيل بعد أن حيتفظ جبميع املراسالت ذات الطابع السري ‪ ،‬و جتدر اإلشارة إىل أن تسجيل الربيد‬

‫يقتضي توخي منتهى الدقة لذا جيب ترتيبه و تصنيفه وفق املخطط اجلديد املتعلق بإحصاء و تصنيف الوثائق املتداولة على مستوى‬

‫املؤسسات التعليمية و خيضع هذا املخطط للتبويب التايل‪:‬‬

‫القسم األول يتضمن أمانة املدير و يتكون من ‪ 46‬ملفا (ويبقى مفتوحا حبسب االحتياج)‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫القسم الثاين يتضمن مصاحل االقتصاد و يتكون من ‪ 27‬ملفا (ويبقى مفتوحا حبسب االحتياج)‪.‬‬

‫القسم الثالث يتضمن مستشارية الرتبية و نيابة املدير للدراسات و يتضمن ‪ 36‬ملفا (ويبقى مفتوحا حبسب االحتياج)‪.‬‬

‫وكل ملف من هذه امللفات يتكون من وثيقة فردية واحدة و إما من جمموعة الوثائق اليت حيمل كل منها رقما فرعيا متميزا ‪ ،‬و ميكن‬

‫الرجوع إىل الوثيقة الرمسية املتعلقة هبذا التصنيف لالستزادة و التفصيل‪.‬‬

‫هذا و لتسهيل عملية تسجيل الربيد وفق هذا التصنيف يستحسن إعداد خامت خاص تتضمن بصمته ‪ ،‬املعلومات التالية‪:‬‬

‫إكمالية أو ثانوية ‪............................... :‬‬

‫وصل يوم‪:‬‬

‫وسجل حتت رقم‪:‬‬

‫على أن يوضع هذا اخلامت على مجيع الوثائق و املناشري الواردة إىل املؤسسة طبقا حملتوى املادة‪ 5‬من القرار‪.1017‬‬

‫وتصنيف الوثائق بالكيفية املذكورة يساعد على تكوين ملفات يف خزانة خاصة على أن حيتوي كل ملف على حافظات من الورق‬

‫الرفيع حبسب عدد الوثائق اليت يتكون منها كل ملف ‪،‬مثال ذلك‪:‬‬

‫ملف التقومي املستمر و االختبارات رمزه‪ 1.10‬و يتكون من ست وثائق ‪ ،‬ختصص هلذا امللف حافظة من الورق املقوى حتمل رمز‬

‫‪ 1.10‬و بداخل دواليك ‪ .‬قمصة من الورق الرفيع حتمل رموزا متسلسلة من‪ 1.10.1‬إىل ‪ 1.10.6‬و هكذا دواليك‪.‬‬

‫وهي الطريقة اليت تساعدنا على تنظيم أرشيف املؤسسة مستقبال حيث ميكن االحتفاظ بالوثائق و املناشري ملدة ثالث سنوات مث يقوم‬

‫يف هناية السنة الثالثة حبسب حافظة السنة األوىل لتحويلها إىل األرشيف و وضع حافظة أخرى للسنة الرابعة مكاهنا و هكذا حىت‬

‫يتكون لدينا رصيد من األرشيف املنظم حسب السنوات و حسب التصنيف الرمسي اجلديد الذي يساعدنا على مراجعة أية وثيقة‬

‫عند احلاجة بكل سهولة و يسر‪.‬‬

‫معاجلة الربيد‪:‬‬

‫تكتسى هذه املرحلة أمهية بالغة األثر لذا جيب على رئيس املؤسسة أن يوليها كل االهتمام و العناية حسب اخلطوات التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬فرز الربيد السري لتسجيله و حفظه و الرد على ما يقتضي الردود‪.‬‬

‫‪ . 2‬دراسة الربيد دراسة وافية و الرد على كل املراسالت اليت تقتضي الردود يف املواعيد احملددة طبقا ملقتضيات املادة ‪ 10‬من القرار‬

‫‪6‬‬
 ‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫‪.1017‬‬

‫‪ . 3‬التفكري يف الصيغة املالئمة لتطبيق التعليمات الواردة و تبليغها إىل املعنيني ‪ ،‬و قد يتخذ ذلك عدة أشكال منها على سبيل املثال‬

‫ال احلصر ما يلي‪:‬‬

‫• إعداد مفكرة داخلية تتعلق مبحتوى املنشور أو التعليمة‪.‬‬

‫• عقد جلسة عمل خاصة مع الفريق اإلداري أو الرتبوي لدراسة الوثيقة أو التعليمة و االتفاق على صيغة التنفيذ‪.‬‬

‫• تقدمي الوثيقة للتوقيع و تعليقها يف لوحات اإلعالم لتمكني اجلميع من االطالع على حمتواها‪.‬‬

‫د‪ -‬ترتيب املناشري و التعليمات األخرى ذات الطابع اإلعالمي يف خزانة احملفوظات وفق الكيفية اليت سبقت اإلشارة إليها يف‬

‫الفقرات السابقة‪.‬‬

‫هـ‪ -‬االحتفاظ بنسخ من الوثائق و املناشري األساسية ذات االستعمال الدائم لالستعانة هبا يف شؤون التنظيم و التسيري‪.‬‬

‫توزيع الربيد‪:‬‬

‫إدارة املؤسسة مسؤولة مسؤولية مباشرة عن توزيع الربيد و تبليغه إىل املعنيني لذ ينبغي اختاذ اإلجراءات التنظيمية الضرورية لضمان‬

‫حق اإلعالم و وصول الوثائق إىل أصحاهبا ‪ ،‬لذا جيب على رئيس املؤسسة أن يتابع عن كثب و يتأكد من فعالية نشاط األمانة يف‬

‫هذا املضمار ‪ ،‬و ذلك بإتباع التدابري التالية‪:‬‬

‫‪ . 1‬إفادة خمتلف املصاحل بنسخ من املناشري و التعليمات الواردة ذات الطابع املايل و البيداغوجي و الرتبوي بغرض تدعيم الرصيد‬

‫الوثائقي ألعضاء الفريق و مساعدهتم على اجناز مهامهم بسهولة و يسر طبقا حملتوى املادة السابقة من القرار‪.1017‬‬

‫‪ . 2‬إعالم املوظفني مبحتوى التعليمات الواردة من السلطات السلمية سيما منها تلك اليت تتعلق مبهامهم و مساراهتم املهنية‪.‬‬

‫‪ . 3‬تبليغ الوثائق إىل املوظفني عن طريق استعمال دفرت اتصال خاص يكون حسب النموذج التايل‪:‬‬

‫العدد‬

‫الرتيب الشخص‬

‫املستفيد تاريخ االستالم موضوع الوثيقة تارخيها و رقمها توقيع املعين مالحظات‬

‫‪7‬‬
 ‫دراســــــــة المــوجـــــــود‬ ‫الفصل األول‪:‬‬

‫وجتدر اإلشارة إىل أن احلفظ على سرية حمتوى هذه الوثائق يعد حقا من حقوق املوظف اليت على األمانة أن تكون حريصة على‬

‫كتماهنا و عدم اطالع الغري عليها طبقا للمادة ‪ 28‬من القرار‪.1017‬‬

‫متابعة الربيد‪:‬‬

‫إن كل خطة أو توجيه أوامر أو قرار جيب أن يصل إىل نتيجة و حيقق غايته ‪ ،‬و لن يتأيت ذلك بالطبع إال مبتابعة و مالحقة ما أعطى‬

‫للمرؤوسني أو للجهات املنفذة من توجيهات أو تعليمات أو خطط و إال بقيت حربا على ورق‪.‬‬

‫لذا فقد جعلت املتابعة أو التتبع يف مصاف الوظائف اإلدارية الرئيسية اليت ميارسها املدير أو اإلدارة و بواسطتها ميكن التعرف على‬

‫مسار و نتائج تنفيذ القرارات و التعليمات و التوجيهات الواردة من السلطات السلمية و االطالع على أراء املرؤوسني و التعرف‬

‫على الصعوبات للمساعدة يف تذليلها و تصحيح املسار و االحنرافات ‪ ،‬و ميكن يف هذا السياق إتباع الصيغ و اآلليات التالية‪:‬‬

‫‪ -‬التأكد من الرد على كل املراسالت يف املواعيد احملددة و وصول الوثائق الواردة إىل أصحاهبا‪.‬‬

‫‪ -‬مراجعة الرزنامة اإلدارية من حني ألخر و تذكري املصاحل املختلفة باألعمال املطلوب اجنازها قبل حلول مواعيدها الرمسية‪.‬‬

‫‪ -‬زيارة املصاحل و املرافق املختلفة للوقوف على مدى تقدم خمتلف األعمال اليت ميليها حمتوى النصوص و املناشري الواردة‪.‬‬

‫‪ -‬السهر على ترمجة مضامني التوجيهات و التعليمات إىل واقع معيش يف حياة املؤسسة‪.‬‬

‫‪ -‬عقد جلسات عمل عند الضرورة لعالج النقص امللحوظ يف جمال تنفيذ هذه التعليمات نصا و روحا‪.‬‬

‫واخلالصة فإن الربيد يكتسي أمهية بالغة إذا حظي بالعناية املطلوبة و سهر اجلميع على تبليغ التعليمات إىل املعنيني و احرتام املواعيد‬

‫يف اجناز األعمال و الرد على املراسالت يف حينها ‪ ،‬ألن أي تأخر أو خلل يف هذا املضمار من شأنه أن يعطل السري احلسن هلياكل‬

‫اإلدارة الرتبوية يف خمتلف درجاهتا السلمية من املؤسسة إىل اجلهاز املركزي‪.‬‬

‫فتح سجلي الربيد الصادر والوارد ‪:‬‬

‫يفتح هذان السجالن ويشرع يف ترقيم املراسالت عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة ‪ .‬وهذا خبالف الرتتيب وحافظة‬

‫الكرونو و األرشيـف الذي يكون حسب السنة الدراسية ‪ .‬مبعىن إن سجلي الربيــد الصادر والوارد يفتحان ويستغالن أصال لسنة‬

‫مدنية (ميالدية)‪.‬‬

‫‪8‬‬