Upravljanje projektima

14. predavanje

Procesi praćenja i kontrole

Grupa procesa Praćenje i kontrola obuhvata dvanaest procesa. U ovom predavanju

obrađuju se sledeći procesi: Praćenje i kontrola realizacije, Integrisana kontrola
promena, Kontrola rezultata, Validacija obima, Kontrola vremenskog plana,
Kontrola troškova i Kontrola resursa.

Praćenje i kontrola realizacije

Praćenje i kontrola rada na projektu je postupak praćenja, pregleda i izveštavanja o

ukupnom napretku radi postizanja ciljeva učinka definisanih u planu upravljanja
projektom. Ključne koristi ovog procesa su u tome što omogućava stejkholderima
da razumeju trenutno stanje na projektu, da prepoznaju radnje preduzete radi
rešavanja bilo kakvih problema sa učinkom i da imaju uvid u budući status
projekta sa predviđanjima troškova i rasporeda. Ovaj postupak se izvodi tokom
celog projekta. Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su u tabeli 1.

Tabela 1. Ulazi i izlazi iz procesa praćenja i kontrole realizacije

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
1. Izveštaji o radnim
2. Projektni dokumenti
performansama
3. Informacije o radnom učinku Praćenje i
2. Promene zahteva
4. Ugovori kontrola
3. Ažuriran plan upravljanja
5. Faktori okruženja realizacije
projektom
6. Organizaciona procesna
4. Ažurirani projektni dokumenti
sredstva
Upravljanje projektima

Praćenje (Monitoring) je aspekt upravljanja projektom koji se izvodi tokom

čitavog projekta. Praćenje uključuje prikupljanje, merenje i procenu merenja i
trendova kako bi se postiglo poboljšanje procesa. Kontinuirano praćenje daje timu
za upravljanje projektom uvid u zdravstveno stanje projekta i identifikuje bilo koja
područja koja mogu zahtevati posebnu pažnju. Kontrola uključuje utvrđivanje
korektivnih ili preventivnih radnji ili ponovno planiranje i praćenje akcionih
planova kako bi se utvrdilo da li su preduzete radnje rešile problem performansi.
Proces rada na praćenju i kontroli projekta odnosi se na:

 Poređenje stvarnih performansi projekta sa planom upravljanja projektom;

Periodične procene učinka kako bi se utvrdilo da li su potrebne bilo kakve
korektivne ili preventivne mere, a zatim preporučivanje tih radnji po
potrebi; Provera statusa pojedinačnih projektnih rizika;

 Održavanje tačne i pravovremene baze podataka o proizvodima

(projektima) i njihovoj pratećoj dokumentaciji kroz završetak projekta;

 Pružanje informacija za podršku izveštavanju o statusu, merenju napretka i

predviđanju;

 Pružanje prognoza za ažuriranje podataka o trenutnim troškovima i

trenutnom rasporedu;

 Praćenje sprovođenja odobrenih promena kako se one javljaju;

 Pružanje odgovarajućeg izveštavanja o napretku i statusu projekta

upravljanju programom kada je projekat deo celokupnog programa; i

 Osiguravanje da projekat ostane usklađen sa poslovnim potrebama. .

Integrisana kontrola promena

Izvršenje integrisane kontrole promena je proces pregleda svih zahteva za

promenama; odobravanje promena i upravljanje promenama za isporučive stavke,
projektne dokumente i plan upravljanja projektom; i saopštavanje odluka. U ovom
procesu se pregledaju svi zahtevi za promenama projektnih dokumenata,

2
Upravljanje projektima

isporučivih stavki ili plana upravljanja projektom i određuje rešavanje zahteva za

promenama. Ključna korist ovog procesa je u tome što omogućava da se
dokumentovane promene u okviru projekta razmatraju na integrisan način,
uzimajući u obzir sveukupni projektni rizik, koji često proizlazi iz promena
izvršenih bez razmatranja ukupnih ciljeva ili planova projekta. Ovaj proces se
izvršava tokom celog projekta.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 2.

Tabela 2. Ulazi i izlazi iz procesa integrisane kontrole promena

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
 Plan upravljanja promenama
 Plan upravljanja
konfiguracijom
1. Odobreni zahtevi za
 Inicijalne vrednosti obima
promene
 Inicijalne vrednosti vremena
Integrisana kontrola 2. Ažurirani plan
 Inicijalne vrednosti troškova
promena upravljanja projektom
2. Projektni dokumenti
3. Ažuruirani projektni
3. Izveštaji o radnom učinku
dokumenti
4. Promene zahteva
5. Faktori okruženja
6. Organizaciona procesna
sredstva

Proces izvršenja integrisane kontrole promena sprovodi se od početka projekta do

završetka i konačna je odgovornost menadžera projekta. Zahtevi za promene mogu
uticati na obim projekta i obim proizvoda, kao i na bilo koju komponentu plana
upravljanja projektom ili bilo koji projektni dokument. Svaka zainteresovana
strana koja je uključena u projekat može zatražiti promene i one se mogu dogoditi
u bilo kom trenutku tokom životnog ciklusa projekta. Primenjeni nivo kontrole
promena zavisi od područja primene, složenosti konkretnog projekta, zahteva
ugovora i konteksta i okruženja u kojem se projekat izvodi.

3
Upravljanje projektima

Pre nego što se uspostave inicijalne vrednosti (osnovne linije), nije potrebno da se
promene formalno kontrolišu procesom Izvršenje integrisane kontrole promena.
Jednom kada se projekat uspostavi, zahtevi za promenom prolaze kroz ovaj
proces. Kao opšte pravilo, svaki plan upravljanja konfiguracijom projekta treba da
definiše koji artefakti projekta trebaju biti stavljeni pod kontrolu konfiguracije.
Svaka promena u elementu konfiguracije treba biti formalno kontrolisana i
zahtevaće promenu.

Iako se promene mogu pokrenuti usmeno, one bi trebalo da se evidentiraju u

pisanom obliku i unesu u sistem upravljanja promenama i/ili sistem upravljanja
konfiguracijom. Zahtevi za promene mogu zahtevati informacije o procenjenim
uticajima na raspored i procenjenim uticajima na troškove pre odobrenja. Kad god
zahtev za promenu može uticati na bilo koju od inicijalnih vrednosti projekta,
uvek je potreban formalni integrisani proces kontrole promena. Svaki
dokumentovani zahtev za promenu mora ili odobriti, odložiti ili odbiti odgovorna
osoba, obično sponzor projekta ili menadžer projekta. Odgovorna osoba biće
identifikovana u planu upravljanja projektom ili organizacionim procedurama. Po
potrebi, proces Izvršenje integrisanog nadzora promene uključuje odbor za
kontrolu promena, koji je formalno uspostavljena grupa odgovorna za
preispitivanje, ocenu, odobravanje, odlaganje ili odbijanje promena na projektu i
za evidentiranje i saopštavanje takvih odluka.

Odobreni zahtevi za promenu mogu zahtevati nove ili revidirane procene troškova,
redosled aktivnosti, datume rasporeda, zahteve za resursima i/ili analizu
alternativa za odgovor na rizik. Ove promene mogu zahtevati prilagođavanje plana
upravljanja projektom i druge projektne dokumentacije. Odobrenje kupca ili
sponzora može biti potrebno za određene zahteve za promenu nakon odobrenja
odbora za kontrolu promena, osim ako nisu deo ovog odbora.

Validacija obima

Validacija obima je proces formalnog prihvatanja završenih projektnih isporučivih

stavki (rezultata). Ključna prednost ovog procesa je što nosi objektivnost u proces
prihvatanja i povećava verovatnoću prihvatanja finalnog proizvoda, usluge ili

4
Upravljanje projektima

rezultata potvrđivanjem svake isporčive stavke. Ovaj proces se periodično izvodi

tokom trajanja projekta po potrebi.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 3.

Tabela 3. Ulazi i izlazi iz procesa validacija obima

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
1. Prihvaćene isporučive
 Plan upravljanja obimom stavke
 Plan upravljanja zahtevima 2. Informacije o radnom
 Inicijalne vrednosti obima Validacija obima učinku
2. Projektni dokumenti 3. Promene zahteva
3. Verifikovane isporučive stavke 4. Ažuruirani projektni
4. Podaci o radnom učinku dokumenti

Verifikovani rezultati dobijeni u procesu kontrole kvaliteta pregledaju se sa

kupcem ili sponzorom kako bi se osiguralo da su zadovoljavajuće završeni i da su
kupac ili sponzor formalno prihvatili isporučene proizvode. U ovom procesu,
ishodi dobijeni kao rezultat procesa planiranja u oblasti znanja Upravljanje
obimom projekta, kao što su dokumentacija o zahtevima ili inicijalne vrednosti
obima, kao i podaci o radnom učinku dobijeni iz procesa izvršenja u drugim
oblastima znanja, su osnova za vršenje validacije i za konačno prihvatanje.

Proces validacije obima razlikuje se od procesa kontrole kvaliteta jer se prvi

prvenstveno bavi prihvatanjem isporučivih stavki, dok se drugi bavi ispravnošću
rezultata i ispunjavanjem zahteva za kvalitetom specificiranim za isporučive
stavke. Kontrola kvaliteta se obično vrši pre validacije obima, iako se ta dva
procesa mogu izvoditi paralelno.

5
Upravljanje projektima

Kontrola obima

Kontrola obima je proces praćenja statusa obima projekta i proizvoda i upravljanje

promenama do inicijalnih vrednosti obima. Ključna korist ovog procesa je ta što
se obim održava u toku projekta. Ovaj proces se izvodi tokom celog projekta.

Tabela 4. Ulazi i izlazi iz procesa kontrole obima

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
 Plan upravljanja obimom
 Plan upravljanja zahtevima
 Plan upravljanja promenama
 Plan upravljanja
konfiguracijom 1. Izveštaji o radnim
 Inicijalne vrednosti obima performansama
 Inicijalne vrednosti merenja 2. Promene zahteva
Kontrola obima
performansi 3. Ažuriran plan upravljanja
projektom
2. Projektni dokumenti
4. Ažurirani projektni dokumenti
3. Podaci o radnom učinku

4. Organizaciona procesna
sredstva

Kontrola obima projekta osigurava da se sve zahtevane promene i preporučene

korektivne ili preventivne radnje obrađuju kroz proces Izvršenje integrisane
kontrole promena. Kontrola obima se takođe koristi za upravljanje aktuelnim
promenama kada se pojave i integriše se sa drugim kontrolnim procesima.
Nekontrolisano obima proizvoda ili projekta bez prilagođavanja vremena,
troškova i resursa naziva se puzanje obima. Promena je neizbežna; stoga je proces
kontrole promena obavezan za svaki projekat.

6
Upravljanje projektima

Kontrola vremenskog plana

Kontrola vremenskog plana je proces praćenja statusa projekta radi ažuriranja

vremenskog plana projekta i upravljanja promenama na inicijalnim vrednostima
vremena. Ključna korist ovog procesa je ta što se vremenski plan održava u toku
projekta. Ovaj proces se izvodi tokom celog projekta.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 5.

Tabela 5. Ulazi i izlazi iz procesa kontrole vremenskog plana

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
 Plan upravljanja vremenom
 Inicijalne vrednosti vremena 1. Informacije o radnom
 Inicijalne vrednosti obima učinku
2. Prognoze o vremenskom
 Inicijalne vrednosti merenja
planu
performansi Kontrola
3. Promene zahteva
2. Projektni dokumenti vremenskog plana
4. Ažurirani Plan upravljanja
projektom
3. Podaci o radnom učinku
5. Ažuruirani projektni
dokumenti
4. Organizaciona procesna
sredstva

Ažuriranje modela vremenskog plana zahteva poznavanje stvarnih performansi do

datuma provere. Svaka promena inicijalnih vrednosti vremena može se odobriti
samo kroz proces Izvršenje integrisane kontrole promena. Kontrolni vremenski
plan, kao komponenta procesa Izvršenje integrisane kontrole promena, bavi se
sledećim aktivnostima:

 Utvrđivanje trenutnog statusa vremenskog plana projekta,

 Uticaj na faktore koji stvaraju promene vremenskog plana,

 Preispitivanje potrebnih rezervi vremenskog plana,

7
Upravljanje projektima

 Utvrđivanje da li se vremenski plan projekta promenio, i

 Upravljanje stvarnim promenama kako se one javljaju.

Kontrola troškova

Kontrola troškovi je proces praćenja statusa projekta radi ažuriranja projektnih

troškova i upravljanja promenama na inicijalnim vrednostima troškova. Ključna
korist ovog procesa je ta što se osnovni troškovi održavaju u toku projekta. Ovaj
proces se izvodi tokom celog projekta.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 6.

Tabela 6. Ulazi i izlazi iz procesa kontrole troškova

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
 Plan upravljanja troškovima
 Inicijalne vrednosti troškova
1. Informacije o radnom
 Inicijalne vrednosti merenja
učinku
performansi
2. Prognoze troškova
3. Promene zahteva
2. Projektni dokumenti Kontrola troškova
4. Ažurirani Plan
3. Zahtevi za finansiranjem upravljanja projektom
projekta 5. Ažuruirani projektni
4. Podaci o performansama dokumenti

5. Organizaciona procesna
sredstva

Ažuriranje budžeta zahteva poznavanje stvarnih troškova do datuma provere.

Svako povećanje odobrenog budžeta može se odobriti samo kroz proces Izvršenje
integrisane kontrole promena. Praćenje trošenja sredstava bez obzira na vrednost
posla koji se obavlja za takve troškove ima malu vrednost za projekat, osim
praćenja odliva sredstava. Veliki deo napora u kontroli troškova uključuje analizu

8
Upravljanje projektima

odnosa između potrošnje projektnih sredstava i posla koji se obavlja za takve

troškove. Ključ efikasne kontrole troškova je upravljanje odobrenim inicijalnim
troškovima.

Kontrola troškova projekta uključuje:

 Uticaj na faktore koji stvaraju promene na odobrenim inicijalnim

troškovima;

 Osiguravanje blagovremenog postupanja po svim zahtevima za promenu;

 Upravljanje stvarnim promenama kada i kako se dogode;

 Osiguravanje da izdaci troškova ne premašuju odobreno finansiranje po

periodima, po komponentama WBS-a, po aktivnostima i ukupno za
projekat;

 Praćenje performansi troškova radi izolovanja i razumevanja odstupanja u

odnosu na odobrene inicijalne vrednosti troškova;

 Praćenje radnih performansi u odnosu na utrošena sredstva;

 Sprečavanje da neodobrene promene budu uključene u prijavljeni trošak ili

korišćenje resursa;

 Obaveštavanje odgovarajućih zainteresovanih strana o svim odobrenim

promenama i povezanim troškovima; i

 Dovođenje očekivanog prekoračenja troškova u prihvatljive granice.

Kontrola resursa

Kontrola resursa je proces osiguranja da fizički resursi dodeljeni i alocirani za

projekat budu dostupni kako je planirano, kao i nadgledanje planiranog u odnosu
na stvarno korišćenje resursa i preduzimanje korektivnih mera po potrebi. Ključna
prednost ovog procesa je osiguravanje da dodeljeni resursi budu dostupni projektu
u pravo vreme i na pravom mestu i da se oslobađaju kada više nisu potrebni. Ovaj
proces se izvodi tokom celog projekta.

9
Upravljanje projektima

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su u tabeli 7.

Tabela 7. Ulazi i izlazi iz procesa kontrole resursa

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
 Plan upravljanja resursima 5. Izveštaji o radnim
2. Projektni dokumenti performansama
3. Podaci o radnom učinku Kontrola 6. Promene zahteva
4. Ugovori resursa 7. Ažuriran plan upravljanja
projektom
5. Organizaciona procesna 8. Ažurirani projektni dokumenti
sredstva

Proces kontrole resursa treba izvoditi kontinuirano u svim fazama projekta i

tokom životnog ciklusa projekta. Resurse potrebne za projekat treba dodeliti i
osloboditi u pravo vreme, na pravom mestu i u pravom iznosu da bi se projekat
nastavio bez odlaganja. Proces kontrolne resursa bavi se fizičkim resursima poput
opreme, materijala, objekata i infrastrukture. Drugi proces se odnosi na članove
tima (proces upravljanja projektnim timom u grupi procesa Izvršenje).

Ažuriranje alokacije resursa zahteva znanje koji su stvarni resursi do datuma

provere korišćeni i šta je još uvek potrebno. To se uglavnom postiže
preispitivanjem performansi do datuma provere. Kontrola resursa se odnosi na:

 Nadgledanje potrošnje resursa,

 Pravovremeno identifikovanje i rešavanje nedostatka/viška resursa,

 Osiguravanje da se resursi koriste i oslobađaju u skladu sa planom i

potrebama projekta,

 Obaveštavanje odgovarajućih zainteresovanih strana ako se pojave

problemi sa relevantnim resursima,

10
Upravljanje projektima

 Uticaj faktori koji mogu stvoriti promene u korišćenju resursa i

Upravljanje stvarnim promenama kako se pojave.

Sve promene potrebne u inicijalnim vrednostima vremena ili troškova mogu

biti odobrene samo putem izvršenja integrisanog procesa kontrole promena

11