Upravljanje projektima

Prof. dr Nebojša Zakić

Procesi izvršenja
(nastavak)

U ovom predavanju obrađuju se sledeći procesi: Upravljanje projektnim timom,

Upravljanje komunikacijama, Primena odgovora na rizik, Sprovođenje nabavke i
Upravljanje angažovanjem stejkholdera.

Upravljanje projektnim timom

Upravljanje timom je proces praćenja performansi članova tima, pružanje

povratnih informacija, rešavanje problema i upravljanje promenama u timu radi
optimizacije učinka projekta. Ključna korist ovog procesa je što utiče na ponašanje
tima, upravlja sukobima i rešava probleme. Ovaj postupak se izvodi tokom celog
projekta. Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 1.

Tabela 1. Ulazi i izlazi iz procesa upravljanja projektnim timom

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektima
1. Promene zahteva
2. Projektni dokumenti
2. Ažurirani planovi upravljanja
3. Izveštaju o radnom učinku
Upravljanje projektom
4. Ocena performansi tima
projektnim timom 3. Ažurirani projektni
5. Faktori okruženja
dokumenti
6. Organizaciona procesna
4. Ažurirani faktori okruženja
sredstva
Upravljanje projektima

Upravljanje projektnim timom zahteva niz upravljačkih i liderskih veština za

podsticanje timskog rada i integrisanje napora članova tima u stvaranje timova
visokih performansi. Upravljanje timom uključuje kombinaciju veština sa
posebnim naglaskom na komunikaciju, upravljanje sukobima, pregovaranje i
vođstvo.

Menadžeri projekata treba da daju izazovne zadatke članovima tima i odaju

priznanje za visoke performanse. Rukovodilac projekta mora biti osetljiv i na
spremnost i na sposobnost članova tima da obavljaju svoj posao i u skladu s tim
prilagođavaju svoje stilove upravljanja i rukovođenja. Članovima tima sa niskim
sposobnostima biće potreban intenzivniji nadzor od onih koji su pokazali
sposobnost i iskustvo.

Upravljanje komunikacijama

Upravljanje komunikacijama je proces obezbeđivanja pravovremenog i

odgovarajućeg prikupljanja, kreiranja, distribucije, skladištenja, pronalaženja,
upravljanja, praćenja i krajnjeg raspolaganja projektnim informacijama. Ključna
korist ovog procesa je što omogućava efikasan i efektivan protok informacija
između projektnog tima i zainteresovanih strana. Ovaj postupak se izvodi tokom
celog projekta.

Proces upravljanja komunikacijama identifikuje sve aspekte efikasne

komunikacije, uključujući izbor odgovarajućih tehnologija, metoda i tehnika.
Pored toga, trebalo bi da omogući fleksibilnost u komunikacionim aktivnostima,
omogućavajući prilagođavanje metoda i tehnika kako bi se prilagodile
promenljivim potrebama zainteresovanih strana i projekta.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 2.

Tabela 2. Ulazi i izlazi iz procesa upravljanja komunikacijama

2
Upravljanje projektima

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
1. Komunikacije na
2. Projektni dokumenti projektu
2. Plan upravljanja
3. Izveštaji o radnom učinku projektom
Upravljanje
3. Ažurirani projektni
komunikacijama
4. Faktori okruženja dokumenti
4. Ažuruirana
organizaciona procesna
5. Organizaciona procesna sredstva
sredstva

Ovaj proces prevazilazi distribuciju relevantnih informacija i nastoji da osigura da

su informacije koje se prenose zainteresovanim stranama na projektu
odgovarajuće generisane i formatirane i primljene od strane predviđene publike.
Takođe pruža mogućnosti zainteresovanim stranama da podnose zahteve za daljim
informacijama, pojašnjenjima i diskusijama. Tehnike i razmatranja za efikasno
upravljanje komunikacijama uključuju, ali nisu ograničene na:

 Modeli pošiljaoca i primaoca. Uključivanje petlji povratnih informacija

kako bi se pružile mogućnosti za interakciju/učešće i uklonile prepreke
efikasnoj komunikaciji.

 Izbor medija. Odluke o primeni komunikacionih artefakata kako bi se

zadovoljile specifične potrebe projekta, na primer kada se komunicira
pismeno naspram usmenog, kada se priprema neformalni dopis nasuprot
formalnom izveštaju i kada se koriste opcije guranje/privlačenje i izbor
odgovarajuće tehnologije.

 Stil pisanja. Odgovarajuća upotreba aktivnog naspram pasivnog glasa,

strukture rečenice i izbora reči.

 Upravljanje sastancima. Priprema dnevnog reda, pozivanje osnovnih

učesnika i osiguravanje njihovog prisustva. Suočavanje sa sukobima unutar
sastanka ili rezultat neadekvatnog praćenja zapisnika i radnji ili prisustva
pogrešnih ljudi.

3
Upravljanje projektima

 Prezentacije. Svest o uticaju govora tela i dizajn vizuelnih pomagala.

 Olakšavanje. Izgradnja konsenzusa i prevazilaženje prepreka poput teške

dinamike grupe i održavanje interesa i entuzijazma među članovima grupe.

 Aktivno slušanje. Aktivno slušanje uključuje priznavanje, razjašnjavanje i

potvrđivanje, razumevanje i uklanjanje prepreka koje negativno utiču
razumevanje.

Primena odgovora na rizik

Primena odgovora na rizik je proces primene dogovorenih planova odgovora na

rizik. Ključna korist ovog procesa je u tome što osigurava da se dogovorene
reakcije na rizik izvršavaju kako je planirano kako bi se odgovorilo na ukupnu
izloženost riziku projekta, smanjile pojedinačne pretnje projektu i
maksimalizovale mogućnosti pojedinačnih projekata. Ovaj postupak se izvodi
tokom celog projekta.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 3.

Tabela 3. Ulazi i izlazi iz procesa primene odgovora na rizik

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
 Plan upravljanja rizikom
1. Promene zahteva
2. Projektni dokumenti Primena odgovora na
2. Ažurirani projektni
rizik
dokumenti
3. Organizaciona procesna
sredstva

Pravilna pažnja na postupak sprovođenja odgovora na rizik obezbediće da se

dogovoreni odgovori na rizik zaista izvrše. Uobičajeni problem upravljanja
projektnim rizikom je taj što projektni timovi troše napore u identifikovanju i
analiziranju rizika i razvijanju odgovora na rizik, zatim se dogovori o odgovorima

4
Upravljanje projektima

na rizik dogovaraju i dokumentuju u registru rizika i izveštaju o riziku, ali se ne

poduzimaju mere za upravljanje rizikom.

Samo ako vlasnici rizika ulože potreban nivo napora za sprovođenje dogovorenih
odgovora, upravljaће се proaktivnо ukupnom izloženošću projekta i pojedinačniм
pretnjама i prilikaам.

Sprovođenje nabavke

Сprovođenje nabavkе je postupak dobijanja odgovora prodavca, izbora prodavca i

dodele ugovora. Ključna prednost ovog procesa je u tome što bira kvalifikovanog
prodavca i primenjuje zakonski sporazum o isporuci. Krajnji rezultati procesa su
uspostavljeni sporazumi, uključujući formalne ugovore. Ovaj postupak se
periodično izvodi tokom trajanja projekta po potrebi.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 4.

Tabela 4. Ulazi i izlazi iz procesa sprovođenja nabavke

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
1. Izbor prodavaca
2. Ugovori
2. Projektni dokumenti 3. Promene zahteva
3. Dokumentacija nabavke 4. Ažurirani Plan upravljanja
Sprovođenje
4. Predlozi prodavaca projektom
nabavke
5. Faktori okruženja 5. Ažuruirani projektni
dokumenti
6. Ažurirana organizaciona
6. Organizaciona procesna
procesna sredstva
sredstva

Preduzeća mogu objaviti nabavku eksternih dobara i usluga na brojne načine.

Ponekad određeni isporučilac može biti prvi odabir kupca. U tom slučaju, kupac
daje informacije o nabavci samo toj фирми. Ako preferirana firma koja nudi robu
ili usluге pruži povoljan odgovor, preduzeće sa njom započinje saradnju. Veliki

5
Upravljanje projektima

broj preduzeća ima dobru saradnju sa određenim isporučiocima, pa želi da је

nastavi sa njima.

U većini slučajeva, više je kvalifikovanih firmi koje nude traženu robu i usluge.
Pružanje obaveštenja i dobijanje ponuda iz više različitih izvora često ima svojih
prednostii u kompetitivnom poslovnom okruženju. Danas raste i nabavka dobara i
usluga iz inostranstva pošto preduzeća pronalaze odgovarajuće ponuđače širom
sveta. Kao ishod odabira konkurentne strategije nadmetanja, kupac može dobiti
kvalitetnija dobra i usluge od očekivanih i to po nižoj ceni.

Upravljanje angažovanjam stejkholdera

Upravljanje angažovanjem stejkholdera je proces komunikacije i rada sa

zainteresovanim stranama radi zadovoljenja njihovih potreba i očekivanja,
adresiranja problema i podsticanja odgovarajućeg uključivanja zainteresovanih
strana. Ključna korist ovog procesa je što omogućava menadžeru projekta da
poveća podršku i smanji otpor zainteresovanih strana. Ovaj postupak se izvodi
tokom celog projekta.

Ulazi i glavni proizvedeni dokumenti su dati u tabeli 5.

Tabela 5. Ulazi i izlazi iz procesa upravljanja upravljanja stejkholdera

Ulazi Proces Izlazi

1. Plan upravljanja projektom
 Plan upravljanja resursima 1. Promene zahteva
2. Projektni dokumenti Upravljanje 2. Ažurirani Plan
angažovanjem upravljanja projektom
3. Faktori okruženja
stekjholdera 3. Ažuruirani projektni
dokumenti
4. Organizaciona procesna
sredstva

6
Upravljanje projektima

Upravljanje angažovanjem stejkoldera uključuje aktivnosti kao što su:

 Angažovanje zainteresovanih strana u odgovarajućim fazama projekta

kako bi se stekla, potvrdila ili održala njihova stalna posvećenost uspehu
projekta;

 Upravljanje očekivanjima zainteresovanih strana putem pregovora i

komunikacije;

 Rešavanje bilo kakvih rizika ili potencijalnih zabrinutosti u vezi sa

upravljanjem zainteresovanim stranama i predviđanje budućih pitanja koja
mogu pokrenuti zainteresovane strane; i

 Razjašnjavanje i rešavanje identifikovanih problema.

Upravljanje angažovanjem zainteresovanih strana pomaže da se osigura da

zainteresovane strane jasno razumeju ciljeve projekta, ciljeve, koristi i rizike za
projekat, kao i kako će njihov doprinos poboljšati uspeh projekta.