‫أسموب المخاطبات الرسمية‬

‫"‪"The style of official correspondence‬‬

‫د‪ .‬سفياف منذر صالح‬

‫أىـ الميارات في عالـ األعماؿ‪ ،‬باإلضافة إلى ّأنيا ميارة‬

‫تعتبر ميارة كتابة الخطابات الرسمية واحدة مف ّ‬
‫أساسية مف مجموعة الميارات المطموبة في الوظائؼ الحكومية‪ ،‬ومف ىنا فقد كاف مف الضروري عمى كؿ‬
‫شخص لديو عالقة مف قريب أو مف بعيد بالمجاالت السابقة أف يتقف ىذه الميارة وأف يقوـ بتأديتيا عمى‬
‫الوجو األتـ واألكمؿ‪ ،‬ولكتابة الخطابات طريقة معينة‪ ،‬إلى جانب بعض العناصر األساسية التي ال يجب‬
‫إغفاليا أثناء القياـ بيذه األمر‪ ،‬فبعض الخطابات الرسمية تستعمؿ ألغراض توثيقية سواء في القطاع العاـ أو‬
‫فإنو مف الواجب االعتناء بكافّة تفاصيؿ الخطاب والتقيد بمدى جديَّتو ورسميَّتو‪،‬‬
‫في القطاع الخاص‪ ،‬ومف ىنا ّ‬
‫وفيما يمي طريقة كتابة الخطاب الرسمي بشكؿ مفصؿ‪.‬‬

‫طريقة كتابة الخطاب الرسمي‬

‫المرسؿ ىؿ ىو رسمي أـ ال‪ ،‬والخطاب الرسمي ىو‬

‫َ‬ ‫‪ .1‬يجب أوالً تحديد أو معرفة نوعية الخطاب‬
‫المرسؿ إلى جية حكومية معينة‪ ،‬أو إلى جية أكاديمية‪ ،‬أو إلى مدير معيف‪ ،‬أو إلى أي شخص‬
‫َ‬
‫يرتبط اإلنساف بو بعالقة مينية‪ ،‬في حيف يكوف الخطاب غير رسمي إذا كاف مرسالً إلى المدير‬
‫الحالي‪ ،‬أو إلى أحد زمالء العمؿ الذي ال يرتبط بو الم ِ‬
‫رسؿ بعالقة اجتماعية ّأياً كانت‪ ،‬أو إلى‬ ‫ُ‬
‫شخص غير معروؼ بالشكؿ األمثؿ بالنسبة لمم ِ‬
‫رسؿ‪.‬‬ ‫ُ‬
‫يتـ‬
‫فإف األفضؿ أف ّ‬
‫‪ .2‬يجب تحديد الوسيمة التي سيتـ بيا إرساؿ الخطاب‪ ،‬ففي حالة الخطاب الرسمي ّ‬
‫أما إف كاف الخطاب مستعجالً ففي ىذه الحالة وفي حاالت أخرى محددة‬ ‫إرسالو بالبريد العادي‪ّ ،‬‬
‫يمكف أف يرسؿ الخطاب مف خالؿ البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫‪.3‬‬
‫استعماؿ ترويسة رسمية مناسبة لمخطاب‪ ،‬فمو كاف المرسؿ –عمى سبيؿ المثاؿ‪ -‬شركة تجارية فإنو‬
‫روس الخطاب بالصيغة الرسمية‪ ،‬كما ويمكف أف يتـ تصميـ الترويسة بطريقة‬
‫مف األفضؿ أف ُي َّ‬
‫احترافية وجيدة باستخداـ البرامج الحاسوبية المختمفة‪ ،‬أما إف لـ يكف باإلمكاف القياـ بذلؾ فيمكف‬
‫االكتفاء بذكر العنواف في األعمى‪ ،‬مع ضرورة مراعاة ترتيب تفاصيؿ العنواف حيث ُيبدأ العنواف باسـ‬
‫الشارع‪ ،‬ثـ اسـ المدينة‪ ،‬ثـ الرمز البريدي‪ ،‬كؿ في سطر عمى حدى‪.‬‬
‫اضطر المرسؿ إلى إرسالو بالبريد اإللكتروني فال‬
‫ّ‬ ‫أما إف‬
‫‪ .4‬كتابة التاريخ تحت العنواف بمسافة مناسبة‪ّ ،‬‬
‫ألنو سيضاؼ تمقائياً‪.‬‬
‫داع لكتابة التاريخ‪ّ ،‬‬
‫‪ .5‬كتابة اسـ الشخص المرسؿ إليو‪ ،‬أو اسـ الجية المرسؿ إلييا‪ ،‬مع ذكر المقب في حاؿ كاف المرسؿ‬
‫إليو شخصاً‪.‬‬
‫ييمو األمر)‪،‬‬
‫بالتحية‪ ،‬فإذا كاف المرسؿ إليو شخصية اعتبارية‪ُ ،‬يبدأ الخطاب بعبارة (إلى مف ّ‬
‫ّ‬ ‫‪ .6‬البدء‬
‫أما إف كاف جنس مستقبؿ الرسالة معموماً إلى جانب كونو مف الشخصيات االعتبارية فإف الرسالة‬
‫تُبدأ بػ(السادة المحتروموف) أوبػ (السيدات الفاضالت)‪ ،‬مع ضرورة االنتباه أثناء كتابة ىذه الرسالة‬
‫والتأكد إلى أقصى درجة مف المستقبؿ‪ ،‬فيذه أمور في غاية الحساسية‪ ،‬أما في حاؿ كاف الشخص‬
‫معروفاً لمم ِ‬
‫رسؿ فإف الخطاب يبدأ بػ (السيد المحترـ) ‪-‬عمى سبيؿ المثاؿ‪:‬‬ ‫ُ‬
‫المرسؿ إليو بعد كتابة التحية‪ ،‬حيث يجب في ىذه الحالة استعماؿ األلقاب بدرجة رئيسية قبؿ‬
‫َ‬ ‫كتابة اسـ‬
‫إدراج االسـ‪ .‬تكتب االفتتاحية بعد التحية بمسافة مناسبة‪ ،‬وفي حاؿ كاف الخطاب رسمياً يمكف الدخوؿ في‬
‫الموضوع مباشرة‪ .‬كتابة فحوى الموضوع بطريقة جيدة مع مراعاة القواعد المغوية‪ ،‬وعالمات الترقيـ‪ ،‬واستخداـ‬
‫األلفاظ السيمة التي ال تحتمؿ وجييف لمتأويؿ‪ ،‬بحيث تكوف الرسالة واضحة المعنى ومباشرة‪ .‬تدقيؽ الخطاب‬
‫بعد االنتياء مف كتابتو‪ .‬اختتاـ الخطاب بعبارة (وتفضموا بقبوؿ االحتراـ والتقدير) أو(خالص التحيات)‪ .‬ترؾ‬
‫فراغ بيف الخاتمة واالسـ الكامؿ لمتوقيع‪ ،‬والتوقيع يجب أف يكوف إما بالحبر األزرؽ أو األسود‪ ،‬ومف الممكف‬
‫أف يسبؽ االسـ بالمقب‪ .‬يمكف إضافة بعض المعمومات الضرورية في حاشية الخطاب‪.‬‬

‫الخطابات ‪:‬‬

‫كانت الخطابات الوسيمة األكثر انتشا اًر حوؿ العالـ لمتواصؿ بيف األفراد والمؤسسات لمئات السنيف‪ ،‬ومع‬
‫تغير شكؿ الخطاب إلى اإللكتروني المرسؿ بشبكة اإلنترنت‪ ،‬إال أف الرسائؿ اإللكترونية ما‬
‫تطور التكنولوجيا ّ‬
‫زالت تحتفظ بطابع كتابة الخطابات التقميدية نفسو‪ ،‬خاصة الرسمية منيا‪ ،‬لذا فإف ميارة كتابة الخطابات ال‬
‫غنى عنيا سواء في الحاالت الطبيعية أـ عند استخداـ البريد اإللكتروني ألغراض العمؿ والدراسة وغيرىا‪.‬‬
‫رسميتو‪ ،‬ويتـ تحديد الطابع بناء عمى‬
‫ّ‬ ‫ينبغي معرفة كيفية كتابة الخطابات ‪ ،‬طابع الخطاب المقصود ىو مدى‬
‫رسمياً في حالة إرسالو إلى جية أو مسؤوؿ‬
‫ّ‬ ‫طبيعة العالقة بالشخص مستقبؿ الخطاب‪ ،‬ويكوف الخطاب‬
‫أكاديمي لجية عممية‪ ،‬ويكوف شبو رسمي‬
‫ّ‬ ‫مينية‪ ،‬أو خطاب‬
‫حكومي‪ ،‬أو في حالة طمب عمؿ أو إنشاء عالقة ّ‬
‫ّ‬
‫إذا تـ إرسالو إلى جية عمؿ حالية‪ ،‬أو أحد المعارؼ البعيديف‪ ،‬أما الحالة الثالثة لكتابة الخطاب فيي‬
‫الخطابات غير الرسمية التي تكوف بيف األصدقاء بالمراسمة أو األقارب أو زمالء العمؿ والدراسة‪ .‬بناء عمى‬
‫قية‪،‬‬
‫طبيعة الخطاب يتحدد شكؿ اإلرساؿ‪ ،‬فالجيات الحكومية والرسمية في أغمب الحاالت تطمب خطابات ور ّ‬
‫اإللكتروني‪ ،‬الذي ُيستخدـ دائماً كذلؾ في حالة الخطابات‬
‫ّ‬ ‫بينما يمكف في حالة خطابات العمؿ استخداـ البريد‬
‫غير الرسمية‪ .‬شكؿ الخطاب في حالة الخطابات الرسمية ُيستخدـ المربع العموي مف جية اليسار في كتابة‬
‫المرسؿ ورمزه البريدي‪ ،‬وأسفمو تاريخ إرساؿ الخطاب‪ ،‬وىو ما ُيعرؼ بالترويسة‪ ،‬وتستخدـ بشكؿ خاص‬‫ِ‬ ‫عنواف‬
‫بيف الشركات وبعضيا البعض لتسييؿ عممية التواصؿ والرد في حالة فقداف المظروؼ‪ ،‬ويمكف االستغناء‬
‫عنيا في حالة البريد اإللكتروني‪ ،‬كما يستغنى عف كتابة التاريخ نيائياً في حالة اإلرساؿ إلكترونياً‪ .‬الجزء‬
‫المرسؿ إليو ولقبو‪ ،‬وفي‬
‫َ‬ ‫ويكتب فيو اسـ‬
‫الرسمي يكوف في المربع األيمف أسفؿ الترويسة‪ُ ،‬‬
‫ّ‬ ‫الثاني مف الشكؿ‬
‫حالة عدـ معرفة الشخص في المراسالت التجارية أو المؤسسية يمكف االكتفاء بذكر اسـ المؤسسة‪ .‬نص‬
‫بالتحية مرفقة باسـ المرسؿ إليو‪ ،‬وفي حالة الخطابات الرسمية يمكف البدء بجممة (إلى‬
‫ّ‬ ‫الخطاب يبدأ الخطاب‬
‫تحيتو شخصياً مع ذكر لقبو الرسمي‪،‬‬
‫مف ييمو األمر)‪ ،‬وفي حالة معرفة شخص متمقي الخطاب‪ ،‬فيمكف ّ‬
‫المودة‪ ،‬ويتـ االستغناء عنيا في حالة‬
‫ّ‬ ‫ويأتي بعد ذلؾ دور االفتتاحية التي تكوف عبارة عف بعض جمؿ‬
‫الخطابات الرسمية‪ ،‬ثـ موضوع الخطاب الذي يتـ طرحو في شكؿ فقرات متسمسمة مع مراعاة االستخداـ‬
‫الصحيح لمقواعد اإلمالئية والنحوية وعالمات الترقيـ‪ ،‬لضماف فيـ مستقبؿ الخطاب لممكتوب بصورة‬
‫صحيحة‪ ،‬وأخي اًر خاتمة الخطاب التي تكوف عبارة عف تحية شكر وتقدير‪ ،‬وتُكتب في الطرؼ األيسر مف‬
‫الخطاب‪ ،‬وتحتيا توقيع المرسؿ‪.‬‬

‫الرسمية مف أجؿ إجراء تعامالت‬

‫ّ‬ ‫يتعرض الجميع في وقت ما إلى ضرورة توجيو خطاب إلى إحدى الجيات‬ ‫ّ‬
‫أو شكاوى أو الحصوؿ عمى موافقة لطمب ما مف الجية التي يتبعيا الفرد‪ ،‬وفي تمؾ الحالة يكتشؼ الشخص‬
‫المؤسسات الحكومية‪.‬‬
‫ّ‬ ‫معينة متعارؼ عمييا داخؿ‬
‫أف عميو أف يفعؿ ذلؾ بصيغة ّ‬
‫المطموب منو كتابة الخطاب ّ‬

‫متخصصوف في كتابة المراسالت الرسمية؛ كالمحاميف وكتاب العدؿ الّذيف‬

‫ّ‬ ‫قد يجد كاتب الخطاب أشخاص‬
‫التعرؼ‬
‫يعمموف بشكؿ خاص‪ ،‬وقد ال يجد مف يساعده فيضطر إلى ارتجاؿ صيغة ما لخطابو؛ لذا فمف الياـ ّ‬
‫إلى صيغة كتابة الخطاب الرسمي بشكؿ عاـ مف أجؿ عدـ الوقوع في خمط أو التأخير في المعامالت الّتي‬
‫تتـ عمى وجو السرعة‪.‬‬
‫يجب أف ّ‬
‫طريقة كتابة خطاب رسمي مف األمور التي يجب مراعاتيا عند كتابة الخطاب الرسمي ما يأتي‪:‬‬

‫الموجية مف جية رسمية إلى جية‬‫ّ‬ ‫أف الخطابات الرسمية عدة أنواع؛ فمنيا الخطابات‬
‫‪ .1‬يجب العمـ ّ‬
‫الموجية مف فرد إلى جية رسمية؛ حيث يكوف الفرد أحد العامميف في تمؾ‬
‫ّ‬ ‫رسمية أخرى‪ ،‬والخطابات‬
‫ّ‬
‫الموجية مف جية رسمية إلى أفراد‪ .‬وىناؾ بعض االختالفات في‬
‫الجية أو المستفيديف مف خدماتيا‪ ،‬و ّ‬
‫الصيغة واف لـ تكف كبيرة‪ ،‬لكف سنقوـ بتوضيحيا‪.‬‬
‫يتكوف مف التالي فقط ال غير‪:‬‬
‫‪ .2‬شكؿ الخطاب في ك ّؿ األنواع السابؽ ذكرىا يجب أف ّ‬
‫‪ ‬ورؽ أبيض أو أصفر سادة‪ ،‬أو ورؽ يحتوي عمى شعار الجية الراسمة إف كانت إحدى الجيات‬
‫الرسمية‪ ،‬ويمنع تماماً الرسـ أو وضع أشكاؿ في الخطاب‪.‬‬
‫ّ‬
‫‪ ‬يفضؿ أف تكوف الكتابة ببرنامج‪ ، Word‬وأف يكوف نوع الخط‪ ، Arial‬وحجمو ‪.16‬‬
‫‪ ‬وفي حالة كتابة الخطاب باليد تكوف الكتابة بالقمـ األزرؽ مف أجؿ تمييز األصؿ عف الصور بعد‬
‫ذلؾ‪.‬‬
‫‪ ‬تتراوح المسافات بيف األسطر مف سطر واحد ونصؼ سطر‪ .‬يجب أف تكوف الكتابة في منتصؼ‬
‫الورقة مع عدـ وضع براويز‪.‬‬
‫‪ .3‬صيغة كتابة الخطاب تكوف كالتالي‪ :‬البداية بالسالـ (السالـ عميكـ ورحمة اهلل وبركاتو وبعد؛) وفي‬
‫الموجو إليو‬
‫ّ‬ ‫الموجو إليو الخطاب‪ .‬أو تبدأ بصفة الشخص‬
‫ّ‬ ‫السطر أسفميا يكتب اسـ الشخص‬
‫تحية طيبة وبعد)‪ .‬وبعدىا يبدأ‬
‫ثـ التحية ( السيد‪ ،)... /‬وفي السطر أسفميا تكتب ( ّ‬
‫الخطاب‪ّ ،‬‬
‫الخطاب‪.‬‬
‫‪ .4‬متف الخطاب يراعى فيو أف يكوف دقيقاً في وصؼ الطمب أو سبب إرساؿ الخطاب‪ ،‬ومقتضباً قدر‬
‫يتـ تقسيمو إلى نقاط إف كاف يحتوي عمى شروط عقود‪ ،‬أو يحتوي عمى تفنيد لبعض‬
‫اإلمكاف‪ ،‬وأف ّ‬
‫األمور التي يكوف مف المطموب إيضاحيا‪.‬‬
‫تحية (ولكـ جزيؿ الشكر)‪ ،‬وفي السطر أسفميا يكتب مف اليميف‬
‫يتـ ختـ الخطاب بجممة ّ‬
‫‪ .5‬في النياية ّ‬
‫(مرسمو لسيادتكـ‪ ،)...‬ويراعى في األسفؿ وضع التوقيعات واألختاـ المطموبة مف أجؿ إضفاء صفة‬
‫الرسمية عمى الخطاب إف كانت مطموبة‪.‬‬
‫ّ‬

‫أهمية الخطابات اإلدارية الرسمية‬

‫أىميتيا‬
‫لمرسالة أىمية كبيرة في الحياة الجتماعية والوظيفية‪ ،‬وىي وسيمة ميمة مف وسائؿ االتصاؿ‪ ،‬وتكمف ّ‬
‫فيما يأتي‪:‬‬

‫‪ .1‬تُعتبر وسيمة التخاطب الكبرى بيف الدوائر في المؤسسات الحكومية وغير الحكومية‪ ،‬وعمى مستوى‬
‫الفرد والمؤسسة أيضاً‪.‬‬
‫‪ .2‬تختصر الجيد والمسافة بيف مواقع جيات المراسمة المختمفة‪.‬‬
 ‫صنؼ عمى ّأنيا وثيقة قانونية يمكف الرجوع إلييا عند الحاجة‪.‬‬
‫‪ّ .3‬‬
‫‪ .4‬ىي وسيمة مف وسائؿ اإلعالف عف امر او آخر‪ ،‬وبخاصة في الرسائؿ التجارية‪.‬‬

‫الرسمية إلى نوعين أساسيين‪ ،‬هما‪:‬‬

‫ّ‬ ‫أنواع الخطابات اإلدارية الرسمية تُقسم الرسائل اإلدارية‬

‫الخطابات التجارية‪ :‬وتستخدـ في ألغراض تجارية‪ ،‬وأىـ ما يميز ىذا النوع مف الرسائؿ ىو الناحية الدعائية‬
‫سجؿ فييا ك ّؿ‬
‫لممؤسسة أو الشركة‪ ،‬وتحتوي الرسالة في أعاليا عمى ما ُيسمى بالترويسة‪ ،‬وىي التي ُي ّ‬
‫الخاصة بالشركة أو المؤسسة كاممة‪ ،‬مف االسـ‪ ،‬ومكانيا‪ ،‬ونوع التجارة‪ ،‬ورقـ السجؿ التجاري‪،‬‬
‫ّ‬ ‫المعمومات‬
‫وصندوؽ البريد‪ ،‬ورقـ الياتؼ‪ ،‬والبريد اإللكتروني‪ ،‬والشعار الخاص بالمؤسسة‪.‬‬

‫الخطابات الرسمية‪ :‬وىي تمؾ الرسالة التي تتعمؽ بالجوانب الوظيفية‪ ،‬ويدخؿ فييا المعروض‪ ،‬واالستدعاءات‪،‬‬
‫والتعاميـ العامة‪ ،‬والق اررات اإلدارية‪ ،‬وغيرىا‪.‬‬

‫أمور تجب مراعاتها في الخطابات الرسمية‬

‫يجب االنتباه عند كتابة الخطابات الرسمية إلى بعض األمور‪ ،‬منيا ‪:‬‬

‫‪ ‬الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارىا‪.‬‬

‫‪ ‬الصدؽ في المعمومات الواردة‪.‬‬
‫‪ ‬الموضوعية‪ ،‬واالبتعاد عف األلفاظ األدبية‪،‬والصور والمحسنات البديعية الشعرية‪.‬‬
‫‪ ‬اإليجاز غير المخؿ في المعنى‪ ،‬وىي أىـ صفة في الكتابة الوظيفية‪.‬‬
‫المقنع‪ ،‬بعيداً عف العاطفة الشخصية‪.‬‬
‫‪ ‬األسموب التقريري ُ‬
‫‪ ‬عند الرد عمى خطاب سابؽ يشار إلى ذلؾ الخطاب برقمو وتاريخو وموضوعو‪.‬‬
‫‪ ‬مراعاة حسف تقسيـ األفكار وتسمسميا‪ ،‬واالنتقاؿ إلى الفكرة الثانية بعد االنتياء مف الفكرة األولى‪،‬‬
‫وىكذا‪.‬‬
‫‪ ‬عند الرد عمى رسالة تحتوي عمى أكثر مف فكرة‪ ،‬يجب أف يتضمف الرد كؿ تمؾ النقاط مرتبة حسب‬
‫ورودىا في الخطاب األصمي‪.‬‬

‫أقسام الخطاب الرسمي ُيقسم الخطاب الرسمي إلى ثالثة أجزاء رئيسية‪ ،‬وهي كاآلتي‪:‬‬
‫المقدمة‪ :‬في المقدمة يجب البدء بكتابة عبارة تجذب انتباه الجميور‪ ،‬متبوعةً بتعريؼ عف موضوع الخطاب‪،‬‬
‫والجممة األخيرة فييا يجب أف تُشير بشكؿ مباشر إلى اليدؼ مف الخطاب‪.‬‬

‫وينصح‬
‫مفصؿ وعادةً يشمؿ ثالث أفكار رئيسية‪ُ ،‬‬ ‫ّ‬ ‫العرض‪ :‬قسـ العرض يتضمف موضوع الخطاب بشكؿ‬
‫بقراءة خطابات مشيورة لمتعرؼ عمى كيفية بناء الخطاب الناجح‪ ،‬ومف الجدير بالذكر أنو يجب مراعاة‪:‬‬

‫‪ ‬التسمسؿ الزمني‪ :‬بحيث تتـ كتابة الخطاب وفقاً لترتيب األحداث حسب وقت حدوثيا‪.‬‬
‫‪ ‬الترتيب المكاني‪ :‬بحيث تتـ الكتابة تبعاً لموجود المادي والمكاني‪.‬‬
‫‪ ‬النمط السببي‪ :‬بحيث تتـ الكتابة وفؽ أسموب السبب والنتيجة‪ .‬الخاتمة‪ :‬الخاتمة تُمخص النقاط‬
‫األساسية التي يدور حوليا الخطاب بشكؿ جاذب لمجميور‪.‬‬

‫االستعانة باألدوات البصرية‬

‫ُيعتبر استخداـ الوسائؿ البصرية أحد أىـ األمور التي تُسيّؿ إيصاؿ الفكرة لمجميور مف خالؿ التأكيد عمى ما‬
‫الممقي‪ ،‬وتُساىـ األدوات البصرية في زيادة مستوى فيـ الجميور لممادة المعروضة وتعزيز الرسالة‬ ‫يقولو ُ‬
‫وتوضيح النقاط واضافة اإلثارة والمتعة‪ ،‬ومف األمثمة عمى ىذه األدوات العروض التقديمية‪ ،‬والصور‪،‬‬
‫أف استخداميا مفيد لممحافظة عمى تركيز الجميور‪ ،‬عف‬
‫والمخططات‪ ،‬ومقاطع الفيديو‪ ،‬ومف الجدير بالذكر ّ‬
‫طريؽ تحفيز حاسة البصر وليس فقط االستماع‪.‬‬

‫نصائح عند كتابة خطاب رسمي يوجد عدة نصائح إضافية يجب اتباعيا عند كتابة أي خطاب رسمي ناجح‪،‬‬
‫ومف ابرزىا ‪:‬‬

‫مفصمة لتنظيـ األفكار‪.‬‬

‫ّ‬ ‫*البدء بعمؿ خطة‬

‫الممقي عادةً‪ ،‬ومف الممكف إضافة بعض العبارات الفكاىية‬

‫‪ ‬كتابة الخطاب بالطريقة التي يتحدث بيا ُ‬
‫في مواضع مناسبة لذلؾ‪.‬‬
‫‪ ‬كتابة مالحظات تذكيرية بسيطة‪ ،‬فيي تُساعد عمى االنتقاؿ مف فكرة ألخرى بسيولة ودوف انتباه‬
‫الجميور لوجودىا‪ .‬الدقة العالية‪ ،‬ودعـ األفكار والعبارات بأمثمة أو إحصائيات‪ ،‬واالبتعاد عف‬
‫الغموض‪.‬‬
‫‪ ‬استخداـ جمؿ قصيرة يسيؿ تذكرىا‪.‬‬
‫أنواع المراســــــــــــــــــــــالت ‪ :‬تمثؿ الرسالة عنواف تقدـ وتطور الجياز اإلداري‪ ،‬بؿ إف الرسالة الجيدة‬
‫والمعدة جيداً تعطي سمعة طيبة لممنظمة‪ ،‬ودخالً وعمالً تجارياً متفوقاً ‪.‬‬

‫وسيلة اتصال مكتوبة يتم تبادهلا بني جهػاز حكػوم وجهػاز‬

‫حكػ ػػوم أوػ ػػرا و بػ ػػني جهػ ػػاز حكػ ػػوم وجهػ ػػة وػ ػػر‬
‫الرسالة اخلارجية‬ ‫◘‬
‫القطاع اخلاص‪ .‬و بني مؤسسة واصة و ور ‪.‬‬
‫وسػيلة اتصػال مكتوبػة يػػتم تبادهلػا داوػ اوهػاز الواحػػد ا‬
‫و بني إدارات و قسام اوهاز الواحد‪.‬‬
‫الرسالة الداولية‬ ‫◘‬
‫وس ػػيلة اتص ػػال مكتوب ػػة ي ػػتم إرماقه ػػا با عامل ػػةا م ػ ػ التوجي ػ ػ‬
‫للجهةا والشرح با طلوب‪.‬‬
‫مذكرة داولية‬ ‫◘‬
‫( مذكرة إحالة معاملة )‬

‫وسػػيلة اتصػػال مكتوبػػة توج ػ للمسػػتويات افداريػػة ا تل ػػةا‬

‫وتتضمن تعليمات إدارية ومالية و ت سياا بشأن العم ‪.‬‬
‫التعميم‬ ‫◘‬
‫تعيػني‬ ‫إصدار افدارة مبا متلكػ مػن سػلطة مبقتضػل اللػواتع‬
‫و إنشاء وغي ذلك‪.‬‬
‫القرار‬ ‫◘‬
‫إرادة حكومية با وامقة علل موضػوع معػني سػبر عرضػ علػل‬
‫جمل ػ ػ ػػا ال ػ ػ ػػوزراء و ق ػ ػ ػػر ‪ .‬م ػ ػ ػػال ا ن م ػ ػ ػػة – ا عاه ػ ػ ػػدات –‬
‫ا رسوم الوزاري‬ ‫◘‬
‫االت اقيات‪.‬‬
‫وهػػو الق ػرار ا كتػػوب واخلػػاص مبمارسػػة ا سػػؤول لصػػاحيات‬
‫اي مؤسسة م التعيينات‪.‬‬ ‫دون عرض علل القيادة‬
 ‫ا مر اومهوري‬ ‫◘‬
‫رسػ ػػالة يػ ػػتم تلقيهػ ػػا مػ ػػن وػ ػػال ال يػ ػػد افلكػ ػػرتو ا تتضػ ػػمن‬
‫عماال رمسية و إوبارية و معلوماتية واصة بالعم ‪.‬‬
‫الرسالة افلكرتونية‬ ‫◘‬
‫عب ػ ػػارة ع ػ ػػن بي ػ ػػان ات ػ ػػوي عل ػ ػػل معلوم ػ ػػات ابت ػ ػػةا و مامه ػ ػػا‬
‫مراغ ػ ػ ػػاتا تعب ػ ػ ػػأ مبعلوم ػ ػ ػػات مت رق ػ ػ ػػة ‪ ..‬م ػ ػ ػػال ال ػ ػ ػ ػواتي –‬
‫النموذج‬ ‫◘‬
‫االتصاالت – سجات – تذاكر‪.‬‬

‫أجزاء الرسالة وكيفية تنسيقها‬

‫حتم ك رسالة رقما حسب التصنيف التسلسل ا تب‬

‫افدارة‪.‬‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫◘‬

‫يطب حتت رقم الرسالة باهلجري وي ض با يادي يضا‪.‬‬

‫تاريخ الرسالة‬ ‫◘‬
‫غالبػػا مػػا تكػػون لك ػ جهػػة اب ػواب رمسيػػة مطبػػوع عليهػػا اسػػم‬ ‫اسم وعنوان اوهة‬ ‫◘‬
‫اوهة‪.‬‬
‫الراسلة‪.‬‬

‫س ػػطر ا ػػدد موض ػػوع الرس ػػالةا يوضػ ػ ا عل ػػل قبػ ػ ب ػػدء‬
‫الرسالة ويكون حدود ‪ 8 – 4‬كلمات‪.‬‬ ‫ا وضوع‬ ‫◘‬
‫تكت ػػب س ػ الت ػػاريخ مباب ػػرةا ويكت ػػب مامه ػػا ع ػػدد ون ػػوع‬
‫ا رمقػػات‪ .‬و حالػػة عػػدم وجػػود مرمقػػات مػ الرسػػالة يكتػػب‬
‫ا رمقات‬ ‫◘‬
‫هػػذ اخلانػػة ( بػػدون )‪ .‬وا رمقػػات تسػػه تػػداول الرسػػالة‬
‫م مرمقاهتا سواء عند استامها و تسجيلها الصادر‪.‬‬
‫ي اوهة ا رس إليها الرسالةا واسم الوظي ة‪ .‬وتبػد باللقػب‬
‫الػػوظي ( معػػا( ) ( سػػعادة ) (السػػيد)ا ويػػتم الرتكي ػ علػػل‬
‫الوظي ػػةا وال بػػأس مػػن كتابػػة االسػػم يسػػبق اللقػػبا و س ػ‬
‫االسػػم اسػػم الوظي ػػة( جػػرت العػػادة علػػل عػػدم كتابػػة االسػػم‬ ‫اسم وعنوان ا رس إلي‬ ‫◘‬
‫وا مض ػ كتابػػة االسػػم‪ .‬ما ا بػػة الػػت تػػتم بص ػ تي الرمسيػػة‬
‫والش صيةا ك ر وقعا وتقديرا)‪.‬‬
‫تسػت دم ا ملكػػة العربيػة السػػعوديةا عبػارة السػػام علػػيكم‬
‫ورمحػ ػػة اه وبركات ػ ػ ا وه ػ ػ ا مض ػ ػ ا وك ػ ػػي م ػ ػػن ا راس ػ ػػات‬
‫حتية االمتتاح‬ ‫◘‬
‫تست دم عبارة بعد التحية واالحرتام – وغي ذلك‪.‬‬
‫وه رسالة يتم تلقيهػا مػن وػال ال يػد افلكػرتو ا تتضػمن‬
‫عماال رمسية و إوبارية و معلوماتية واصة بالعم ‪.‬‬
‫الرسالة افلكرتونية‬ ‫◘‬
‫وهو هم ج اء الرسالة وينقسم إىل اث مقرات‬

‫جسم الرسالة‬ ‫◘‬

‫وميه ػ ػػا ي ػ ػػتم افب ػ ػػارة إىل رق ػ ػػم وت ػ ػػاريخ‬ ‫م د ددرسالة د د د‬
‫الرسػػالةا والػػت يػػتم إعػػداد الرسػػالة ردا عليهػػاا و افبػػارة إىل‬ ‫ال قرة ا وىل‬
‫تقريػػر و حتضػػي االجتمػػاع ‪ ....‬اا‪ .‬مػػا إذا كانػػت الرسػػالة‬
‫ليس ػ ػػت ردا عل ػ ػػل وطاب ػ ػػات س ػ ػػابقة و ق ػ ػ ػرارات و حاض ػ ػػر‬
‫و ا ػػ ر‬ ‫س ػػابقةا م ػػلن الرس ػػالة تب ػػد ع ػػادة بتحدي ػػد ال ػػر‬
‫فعداد الرسالة ‪.‬‬
‫وتتض ػ ػ ػػمن ترتيب ػ ػ ػػا ل مك ػ ػ ػػار‬ ‫دد د د‬ ‫ة م د د دديسلة رساد د د د ل‬ ‫ال قرة ال انية‬
‫وا علوماتا وعرضا منطقيا هلا‪.‬‬
‫وه ػ يضػػا علػػل درجػػة مػػن ا يػػةا يػػتم‬ ‫س تم د لة د‬ ‫ال قرة ال ال ة‬
‫ميهػػا نق ػ مػػا يأمل ػ الكاتػػب مػػن الرسػػالة مػػن ا ػػاذ افج ػراء‬
‫ا ناسػػب و ادػػدد ( نأم ػ – نرجػػو ‪ -‬نوص ػ – نقػػرتح –‬
‫نتطل ‪...‬ا )‪.‬‬

‫وهػ ػ عب ػػارة تل ػػف افدارات عل ػػل ص ػػي تهاا حي ػػت ج ػػرت‬ ‫التحية اخلتامية للرسالة‬ ‫◘‬
‫العػ ػػادة ا راسػ ػػات احكوميػ ػػة علػ ػػل اسػ ػػت دام عبػ ػػارات (‬
‫يب التحيات)‪.‬‬ ‫تقبلوا سعادتكم حتياتنا )ا ( م‬

‫ويك ػػون سػ ػ الرس ػػالة عل ػػل اوه ػػة اليس ػػر ا ويتك ػػون م ػػن‬
‫وظي ة ا وق ا ورسم التوقي ا واسم ا وق ‪.‬‬ ‫التوقي ػ‬ ‫◘‬

‫يض الناسخ رم ا يستدل من عند قراءة اخلطػاب علػل معرمػة‬

‫اسػم الناسػػخا ويػػتم تأبػػي حػرر الرسػػالة سػ اخلطػػاب علػػل‬ ‫الرموز وصور الرسالة‬ ‫◘‬
‫الػػركن ا (ػػن ( الرتكػػني ) فعط ػػاء الداللػػة للمس ػػؤول ا عل ػػل‬
‫هن ػػا روجع ػػتا بافض ػػامة إىل هن ػػا تس ػػت دم حيان ػػا فع ػػاء‬
‫ا سػػؤول مػػن حتمػ ا سػػؤولية‪ .‬مػػا صػػور الرسػػالةا حيػػت يػػتم‬
‫إباغ مضمون الرسالة إىل جهػات و وزارات وػر فػاؼ‬
‫اوهة ا رس إليها اص الرسالة ‪ .‬وتكتب صػورة مػ التحيػة‬
‫إىل ‪. ...............‬‬
‫( يػػتم عطػػاء تطبيقػػات ومتػػارين ستل ػػة لرتسػػيخ ريقػػة إعػػداد‬
‫الرسات )‪.‬‬