Double Entry System

दोहरी लेखा प्रणाली

Meaning of Double Entry System
According to this system every business transaction affects at least
two accounts in opposite directions. For example, if the furniture is
purchased in the business, furniture is increased whereas the cash is
decreased. There can be no transaction in the business which affects
only one account or which has only one aspect. As such, both the
aspects of every transaction are recorded under this system.

इस प्रणाली के अनुसार प्रत्येक व्यावसायिक लेनदे न कम से कम दो खातोों को यवपरीत यदशाओों

में प्रभायवत करता है । उदाहरण के यलए, ियद व्यवसाि में फनीचर खरीदा जाता है , तो फनीचर
बढ़ जाता है जबयक नकदी कम हो जाती है । व्यवसाि में ऐसा कोई लेनदे न नहीों हो सकता जो
केवल एक खाते को प्रभायवत करता हो िा यजसका केवल एक ही पहलू हो। वैसे तो इस यसस्टम
के तहत हर लेन-दे न के दोनोों पहलुओों को ररकॉर्ड यकिा जाता है ।
It may, however, be noted that the double entry does not mean that a
transaction is recorded twice. But it means that at least two accounts
are affected by a transaction-one account receiving a benefit and the
other account yielding a benefit. The person or the account receiving
a benefit is debited and the person or the account who gives
something to the business is credited.

हालााँ यक, िह ध्यान यदिा जा सकता है यक दोहरी प्रयवयि का मतलब िह नहीों है यक लेनदे न दो
बार दजड यकिा गिा है । लेयकन इसका मतलब िह है यक लेनदे न से कम से कम दो खाते
प्रभायवत होते हैं - एक खाता लाभ प्राप्त कर रहा है और दू सरा खाता लाभ प्राप्त कर रहा है ।
लाभ प्राप्त करने वाले व्यक्ति िा खाते से र्े यबट यकिा जाता है और व्यवसाि के यलए कुछ दे ने
वाले व्यक्ति िा खाते से क्रेयर्ट यकिा जाता है ।
The amount of every transaction is written twice, once as a debit and
again as a credit. For example, we received 25,000 from Mohan. This
transaction affects two accounts-Cash Account and the Mohan's
Account. Cash account is receiving a benefit (as cash is coming in)
and hence Cash account will be debited, whereas Mohan is yielding a
benefit and hence his account will be credited.

प्रत्येक लेनदे न की रायश दो बार यलखी जाती है , एक बार र्े यबट के रूप में और दू सरी बार
क्रेयर्ट के रूप में। उदाहरण के यलए, हमें मोहन से 25,000 यमले। िह लेन-दे न दो खातोों को
प्रभायवत करता है -नकद खाता और मोहन का खाता। नकद खाते को लाभ यमल रहा है
(क्ोोंयक नकदी आ रही है ) और इसयलए नकद खाते को र्े यबट यकिा जाएगा, जबयक मोहन
को लाभ यमल रहा है और इसयलए उसके खाते को क्रेयर्ट यकिा जाएगा।

Principles or Characteristics of Double Entry System / दोहरी प्रयवयि

प्रणाली के यसद्ाों त िा यवशेषताएाँ
1 Every business transaction affects two accounts :- Every business
transaction has a two-fold effect, i.e., it affects two accounts
simultaneously. One of them is debited and the other is credited.
Certain transactions may affect more than two accounts but the
amount of the accounts to be debited and credited will always be
equal.

1 प्रत्येक व्यापाररक लेन-दे न दो खातोों को प्रभायवत करता है :- प्रत्येक व्यापाररक लेन-दे न का

दोहरा प्रभाव होता है , अर्ाड त िह एक सार् दो खातोों को प्रभायवत करता है । उनमें से एक को
र्े यबट यकिा जाता है और दू सरे को क्रेयर्ट यकिा जाता है । कुछ लेन-दे न दो से अयिक खातोों
को प्रभायवत कर सकते हैं लेयकन खातोों में र्े यबट और क्रेयर्ट की जाने वाली रायश हमेशा
बराबर रहे गी।
(2) Recording of both personal and impersonal aspects: - Both
personal and impersonal aspects of a transaction are recorded in
Double Entry. It is possible that both the aspects of a transaction may
be personal or both may be impersonal or one may be personal and
the other may be impersonal.

(2) व्यक्तिगत और अवैिक्तिक दोनोों पहलुओों की ररकॉयर्िं ग :- र्बल एों टर ी में लेन-दे न के
व्यक्तिगत और अवैिक्तिक दोनोों पहलुओों को ररकॉर्ड यकिा जाता है । िह सोंभव है यक लेन-
दे न के दोनोों पहलू व्यक्तिगत हो सकते हैं िा दोनोों अवैिक्तिक हो सकते हैं िा एक व्यक्तिगत
और दू सरा अवैिक्तिक हो सकता है ।
(3) Recording is made according to certain specified rules :- In double
entry one account is debited and the other is credited. It does not
mean that any account may be debited and any account may be
credited. There are certain rules for debiting and crediting and debits
and credits are made on the basis of these rules.

(3) ररकॉयर्िं ग कुछ यनयदड ि यनिमोों के अनुसार की जाती है :- दोहरी प्रयवयि में एक खाते को
र्े यबट यकिा जाता है और दू सरे खाते को क्रेयर्ट यकिा जाता है । इसका मतलब िह नहीों है
यक यकसी भी खाते से र्े यबट यकिा जा सकता है और यकसी भी खाते से क्रेयर्ट यकिा जा
सकता है । र्े यबट और क्रेयर्ट करने के कुछ यनिम हैं और इन यनिमोों के आिार पर ही र्े यबट
और क्रेयर्ट यकए जाते हैं ।
(4) Preparation of Trial Balance :- Since one account is debited and
the other is credited, total of all debits is always equal to the total of
all credits. This helps in finding out the arithmetical accuracy of the
accounting records. This is done by preparing a trial balance.

(4) टर ािल बैलेंस तैिार करना:- चूाँयक एक खाते से र्े यबट यकिा जाता है और दू सरे खाते से
क्रेयर्ट यकिा जाता है , सभी र्े यबट का िोग हमेशा सभी क्रेयर्ट के िोग के बराबर होता है।
इससे लेखाों कन ररकॉर्ड की अोंकगयणतीि सटीकता का पता लगाने में मदद यमलती है । िह
टर ािल बैलेंस तैिार करके यकिा जाता है ।
Personal Accounts :-The accounts which relate to an individual, firm,
company or an institution are called personal accounts. Account of
Mohan, Account of Ram Chander Krishan Chander, Account of D.C.M.
Limited, Account of Delhi University, Bank Account, Capital Account
of the proprietor, Drawings Account of the proprietor etc. are
examples of Personal Accounts.

व्यक्तिगत खाते :- वे खाते जो यकसी व्यक्ति, फमड, कोंपनी िा सोंस्र्ा से सोंबोंयित होते हैं ,
व्यक्तिगत खाते कहलाते हैं । मोहन का खाता, राम चोंदर कृष्ण चोंदर का खाता, र्ी.सी.एम.
का खाता। यलयमटे र्, यदल्ली यवश्वयवद्यालि का खाता, बैंक खाता, मायलक का पूोंजी खाता,
मायलक का आहरण खाता आयद व्यक्तिगत खातोों के उदाहरण हैं ।
Rule:- Rule for recording a transaction in personal accounts in simple
words is 'Debit the receiver and credit the giver'. In other words,
"Debit that person's account who receives something from the
business and credit that person's account who gives something to the
business".

यनिम:- व्यक्तिगत खातोों में लेनदे न को सरल शब्ोों में ररकॉर्ड करने का यनिम है 'प्राप्तकताड
से र्े यबट करें और दे ने वाले से क्रेयर्ट करें '। दू सरे शब्ोों में, "उस व्यक्ति के खाते में र्े यबट
करें जो व्यवसाि से कुछ प्राप्त करता है और उस व्यक्ति के खाते में क्रेयर्ट करें जो व्यवसाि
को कुछ दे ता है "।
Example 1:- Paid 20,000 to Hari :-In this case, two accounts affected
are Hari's A/c and Cash A/c. According to the rule of "Debit the
receiver", Hari's Account will be debited in the entry as he is the
receiver of Cash. Simultaneously, the account of cash will be credited,
as cash has gone out. The entry will be:-

उदाहरण 1:-हरर को 20,000 का भुगतान:-इस मामले में, दो खाते प्रभायवत हैं हरर का खाता
और नकद खाता। "ररसीवर को र्े यबट करें " के यनिम के अनुसार, हरर के खाते को प्रयवयि में
र्े यबट यकिा जाएगा क्ोोंयक वह नकदी का ररसीवर है । सार् ही कैश खाते में जमा हो जाएगा,
क्ोोंयक कैश खत्म हो गिा है । प्रयवयि होगी:-
Hari (Debit the receiver) 20000
To Cash A/c Dr 20,000

Natural Personal Accounts / प्राकृयतक व्यक्तिगत खाते

Accounts of 'Natural Persons' means the accounts of human beings.
For example, Mohan's Account, Sohan's Account. Seema's Account,
Nirmla's Account etc. Proprietor's Capital Account, Proprietor's
Drawings Account, Debtors Accounts and Creditors Accounts are
also included in this category.

'प्राकृयतक व्यक्तििोों' के खाते का अर्ड है मनुष्ोों के खाते। उदाहरण के यलए, मोहन का खाता,
सोहन का खाता। सीमा का खाता, यनमडला का खाता आयद। मायलक का पूोंजी खाता, मायलक
का आहरण खाता, दे नदार खाते और लेनदार खाते भी इस श्रेणी में शायमल हैं ।

Artificial Personal Accounts / कृयिम व्यक्तिगत खाते

These accounts do not have physical existence as human beings but
they work as personal accounts. For example, any Firm's account, any
limited company's account, any institution's account and any bank's
account. These are treated as artificial persons for the recording of
business transactions. These accounts also include the accounts of
Clubs, Insurance Companies and the accounts of Government
Departments which are recognised as 'persons' in the business
dealings.

इन खातोों का मनुष् के रूप में भौयतक अक्तित्व नहीों होता है बक्ति िे व्यक्तिगत खातोों के
रूप में कािड करते हैं । उदाहरण के यलए, यकसी फमड का खाता, यकसी यलयमटे र् कोंपनी का
खाता, यकसी सोंस्र्ा का खाता और यकसी बैंक का खाता। इन्हें व्यवसाि की ररकॉयर्िं ग के यलए
कृयिम व्यक्तििोों के रूप में माना जाता है
Representative Personal Accounts
When an account represents a particular person or group of persons,
it is termed as a representative personal account For example, if the
salaries for the month of December are not paid to the employees. the
amount payable to these employees will be added and put under one
common title "Salaries Outstanding Account". This account
represents the accounts of all the persons to whom salaries have to
be paid. This is therefore termed as 'Representative Personal
Account'. Other examples are Prepaid Insurance Account, Accrued
Interest Account and Unearned Commission Account etc.

जब कोई खाता यकसी यवशेष व्यक्ति िा व्यक्तििोों के समूह का प्रयतयनयित्व करता है , तो इसे
प्रयतयनयि व्यक्तिगत खाता कहा जाता है । उदाहरण के यलए, ियद कमडचाररिोों को यदसोंबर
महीने का वेतन नहीों यदिा गिा है । इन कमडचाररिोों को दे ि रायश को जोड़कर एक सामान्य
शीषडक "वेतन बकािा खाता" के अोंतगडत रखा जाएगा। िह खाता उन सभी व्यक्तििोों के खातोों
का प्रयतयनयित्व करता है यजन्हें वेतन का भुगतान यकिा जाना है । इसयलए इसे 'प्रयतयनयि
व्यक्तिगत खाता' कहा जाता है । अन्य उदाहरण प्रीपेर् बीमा खाता, अयजडत ब्याज खाता और
अनयजडत कमीशन खाता आयद हैं ।
Real Accounts
The accounts of all those things whose value can be measured in
terms of money and which are the properties of the business are
termed as Real Accounts. Such as, Cash Account, Furniture Account,
Machinery Account. Building Account, Goodwill Account etc.
उन सभी चीजोों के खाते यजनका मूल्य पैसे के रूप में मापा जा सकता है और जो व्यवसाि की
सोंपयि हैं , वाियवक खाते कहलाते हैं । जैसे, नकद खाता, फनीचर खाता, मशीनरी खाता।
भवन खाता, ख़्यायत खाता आयद।
Rule:- Rule for recording a transaction in real account is 'Debit what
comes in and credit what goes out’. According to this rule, whenever
any property comes into the business, it is debit and when it goes
outside the business, it is credited.

यनिम:- यकसी लेन-दे न को वाियवक खाते में दजड करने का यनिम है 'जो आता है उसे र्े यबट
करें और जो बाहर जाता है उसे क्रेयर्ट करें '। इस यनिम के अनुसार जब भी कोई सोंपयि
व्यवसाि में आती है तो वह र्े यबट होती है और जब वह व्यवसाि से बाहर जाती है तो उसे
क्रेयर्ट यकिा जाता है ।
For example, if Furniture for 10,000 has been purchased for cash,
furniture account should be debited according to the rule of "Debit
what comes in' while cash account should be credited according to
the rule of "Credit what goes out". Entry will be-

उदाहरण के यलए, ियद 10,000 का फनीचर नकद में खरीदा गिा है , तो फनीचर खाते को
"जो आता है उसे र्े यबट करें ' के यनिम के अनु सार र्े यबट यकिा जाना चायहए, जबयक नकद
खाते को "जो जाता है उसे जमा करें ' के यनिम के अनुसार जमा यकिा जाना चायहए। प्रयवयि
होगी -
Furniture A/c (Debit what comes in) Dr.10,000
To Cash A/c (Credit what goes out) 10,000
Objects:- These accounts represent the value of various properties
owned by a business in terms of money and indicate the financial
position of the business.

िे खाते िन के सोंदभड में यकसी व्यवसाि के स्वायमत्व वाली यवयभन्न सोंपयििोों के मूल्य का
प्रयतयनयित्व करते हैं और व्यवसाि की यविीि क्तस्र्यत को दशाडते हैं ।
Tangible Real Accounts
Tangible real accounts are the accounts of those things which can be
touched, felt, measured, purchased, sold etc. Examples of such
accounts are Cash account, Stock account, Furniture account, Land
account, Building account etc. It should be noted that Bank Account
is not a real account but it is an Artificial Personal Account, since it
represents the account of the Banking Company - an artificial person

मूतड वाियवक खाते उन चीजोों के खाते हैं यजन्हें छु आ, महसूस यकिा जा सकता है , मापा जा
सकता है , खरीदा जा सकता है , बेचा जा सकता है आयद। ऐसे खातोों के उदाहरण नकद खाता,
स्टॉक खाता, फनीचर खाता, भूयम खाता, भवन खाता आयद हैं । िह ध्यान यदिा जाना चायहए
यक बैंक खाता वाियवक खाता नहीों है बक्ति िह एक कृयिम व्यक्तिगत खाता है , क्ोोंयक िह
बैंयकोंग कोंपनी के खाते का प्रयतयनयित्व करता है - एक कृयिम व्यक्ति
(B) Intangible Real Accounts: - These accounts represent such things
which cannot be touched, but, of course, their value can be measured
in terms of money. Examples are: Goodwill account, Patents account,
Trade Marks account, Copyrights account etc.

(बी) अमूतड वाियवक खाते:- िे खाते ऐसी चीजोों का प्रयतयनयित्व करते हैं यजन्हें छु आ नहीों जा
सकता है , लेयकन, यनयित रूप से, उनका मूल्य पैसे के सोंदभड में मापा जा सकता है । उदाहरण
हैं : ख़्यायत खाता, पेटेंट खाता, टर े र् मार्क्ड खाता, कॉपीराइट खाता आयद।
Nominal Accounts
These accounts include the accounts of all expenses and incomes.
The examples of nominal accounts relating to expenses are Salaries
paid, Rent paid, Discount allowed, Bad Debts etc. The examples of
nominal accounts relating to incomes are Commission received,
Interest received, Discount received etc. Rule for recording in
nominal accounts is, "Debit the expenses and losses and Credit
incomes and gains".

इन खातोों में सभी खचों और आि का लेखा-जोखा शायमल होता है । खचों से सोंबोंयित नाममाि
खातोों के उदाहरण हैं वेतन भुगतान, यकरािा भुगतान, छूट की अनुमयत, खराब ऋण आयद।
आि से सोंबोंयित नाममाि खातोों के उदाहरण प्राप्त कमीशन, प्राप्त ब्याज, छूट प्राप्त आयद हैं।
नाममाि खातोों में ररकॉयर्िं ग के यलए यनिम है , " व्यि और हायन को र्े यबट करें और आि और
लाभ को क्रेयर्ट करें "।
Example 1 :- Paid 20,000 for Salaries. In this case the two accounts
being affected are Salaries A/c and Cash A/c. Salaries represent
expenses and as such, Salaries Account will be debited according to
the rule of "Debit the expenses". On the other hand, Cash Account will
be Credited according to the rule of "Credit what goes out Entry will
be :-

वेतन के यलए 20,000 का भुगतान यकिा। इस मामले में प्रभायवत होने वाले दो खाते वेतन
खाता और नकद खाता हैं । वेतन खचों का प्रयतयनयित्व करता है और इस प्रकार, वेतन खाते
को "खचों को र्े यबट" के यनिम के अनुसार र्े यबट यकिा जाएगा। दू सरी ओर, नकद खाते में
"जो जमा होगा वही जमा होगा" के यनिम के अनुसार जमा यकिा जाएगा:-
Nominal accounts are those accounts which are in name only and
which do not really exist. These accounts are opened simply to explain
the nature of head for which Cash has been paid. In the absence of
nominal accounts, it will be very difficult for the management to know
the amount paid separately on account of salary, rent, commission
etc. As such, the nominal accounts provide information regarding the
following:-(i) Amount spent on various heads in a particular period;(ii)
Income received on various heads in a particular period.

नाममाि खाते वे खाते हैं जो केवल नाम के होते हैं और यजनका वािव में कोई अक्तित्व नहीों
होता। िे खाते केवल उस मद की प्रकृयत को समझाने के यलए खोले जाते हैं यजसके यलए नकद
भुगतान यकिा गिा है । नाममाि खातोों की अनुपक्तस्र्यत में प्रबोंिन के यलए वेतन, यकरािा,
कमीशन आयद के यलए अलग से भुगतान की गई रायश को जानना बहुत मुक्तिल होगा। इस
प्रकार, नाममाि खाते यनम्नयलक्तखत के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं : - (i) यवयभन्न पर खचड
की गई रायश यकसी यवशेष अवयि में शीषड; (ii) यकसी यवशेष अवयि में यवयभन्न शीषों पर प्राप्त
आि।