__________________________________ ЗАТВЕРДЖУЮ

(назва підприємства) ______________________________________

(керівник підприємства, інша посадова особа,
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ уповноважена затверджувати
посадові інструкції)
офіс-адміністратора
(код КП 4222) ___________ _________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)

____________________ № __________ «_____» ______________________ 20__ р.

1. Загальні положення
1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність
офіс-адміністратора.
1.2. Посада офіс-адміністратора належить до класифікаційного угруповання «Технічні
службовці».
1.3. Мета роботи офіс-адміністратора — забезпечити ефективну організаційну й
документаційну підтримку роботи директора підприємства.
Офіс-адміністратор:
1.4. Призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства.
1.5. Безпосередньо підпорядковується директору підприємства, з питань підготовки
документації первинного обліку — головному бухгалтеру (бухгалтеру, економісту тощо).
1.6. У роботі керується локальними нормативними актами підприємства, які
регламентують діяльність, наказами і розпорядженнями директора підприємства та цією
посадовою інструкцією.

2. Завдання та обов’язки
2.1. Забезпечує організаційну підтримку роботи директора підприємства, організовує та
контролює роботу зі службовими документами відповідно до вимог нормативних актів і
стандартів у сфері діловодства, зокрема, Правил організації діловодства та архівного
зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на
підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015
№ 1000/5; Національного стандарту України «Державна уніфікована система
документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003).
2.2. Забезпечує підготовку приміщення офісу до робочого дня.
2.3. Працює з апаратним і програмним забезпеченням, зокрема з автоматизованими
системами різного спрямування, базами даних, мережею інтернет (інформаційно-
пошуковими системами, електронною поштою тощо), для збирання, опрацювання та
подання на розгляд керівництву інформації, необхідної для підготовки та прийняття
управлінських рішень.
2.4. Готує проекти організаційно-розпорядчих документів і веде документацію
первинного обліку, дотримуючись вимог нормативних актів і стандартів, які
регламентують ці процеси.
2.5. Організовує телефонні переговори директора, реєструє вхідні дзвінки та доводить
інформацію про них до відома директора, передає і приймає інформацію за допомогою
приймально-переговорних пристроїв (телефаксу, телексу тощо), передає і приймає
телефонограми.
2.6. Отримує, зберігає, опрацьовує, класифікує та узагальнює інформаційні матеріали, що
надходять на адресу директора підприємства.
2.7. Складає, погоджує та оновлює розклад робочого дня директора.
2.8. Контролює виконання доручень директора.
2.9. Планує ділові заходи: наради, зустрічі, переговори, презентації, семінари,
конференції.
2.10. Бере участь в організації та проведенні корпоративних нарад і засідань.
2.11. Організовує відрядження та ділові поїздки працівників підприємства.
2.12. Бере участь у координуванні відносин між директором підприємства та іншими
суб’єктами господарювання.
2.13. Налагоджує контакти з експлуатаційними службами й комунальними організаціями
для ресурсозабезпечення приміщень офісу і ремонтних робіт.
2.14. Бере участь у вирішенні організаційних питань щодо участі директора в публічних
заходах.
2.15. Забезпечує ефективне обслуговування відвідувачів, вживає заходів щодо запобігання
конфліктним ситуаціям або їх якнайкращого розв’язання.
2.16. Бере участь у створенні корпоративного стилю та рекламних матеріалів, слідкує за
оформленням офісного (службового) приміщення.
2.17. Забезпечує оптимальну організацію робочого місця директора. Вживає заходів щодо
належного функціонування офісної техніки.
2.18. Забезпечує належний стан і експлуатацію приміщень офісу відповідно до правил і
норм виробничої санітарії, пожежної безпеки.

3. Права
Має право:
3.1. Вимагати від виконавців надавати точну інформацію (довідки, службові записки
тощо) щодо стану і перебігу управлінських та діловодних процесів, виконання яких
контролює.
3.2. Контролювати виконавську дисципліну працівників підприємства.
3.3. Вносити пропозиції керівництву щодо вдосконалення його роботи.

4. Відповідальність
Може бути притягнутий до відповідальності за:
4.1. Невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків,
передбачених посадовою інструкцією.
4.2. Недостовірну або несвоєчасну підготовку документації первинного обліку.
4.3. Неналежне зберігання документів та матеріалів, що містять конфіденційну
інформацію.
4.4. Розголошення відомостей, що належать до персональних даних інших осіб та стали
відомі під час виконання службових обов’язків, порушення вимог обробки персональних
даних, передбачених нормативними актами і Положенням про обробку та захист
персональних даних працівників та контрагентів, затвердженим на підприємстві.
4.5. Неналежну експлуатацію оргтехніки, нераціональне використання витратних
матеріалів.
4.6. Порушення правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
4.7. Заподіяння матеріальної шкоди підприємству з власної провини у межах,
встановлених законодавством України.

5. Повинен знати
5.1. Основи адміністративного, господарського й трудового права.
5.2. Нормативні, методичні, установчі, організаційні та розпорядчі документи, що
регулюють діяльність підприємства.
5.3. Принципи організації та ведення діловодства (зокрема, кадрового).
5.4. Положення, інструкції та інші матеріали з розроблення різних видів документації.
5.5. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.
5.6. Зарубіжний досвід у відповідній галузі діяльності й у сфері діловодства.
5.7. Правила розрахунку економічних показників економіки підприємства, основи
організації праці, виробництва.
5.8. Організаційну, виробничу й соціальну структуру підприємства, особовий склад його
керівних працівників.
5.9. Правила ділового етикету.
5.10. Основи архівної справи.
5.11. Машинопис.
5.12. Правила і методи організації обслуговування відвідувачів.
5.13. Асортимент послуг (товарів) підприємств та їх орієнтовну вартість.
5.14. Основи кадрового менеджменту.
5.15. Основні принципи планування й оформлення приміщень, вітрин, організації
рекламних заходів.
5.16. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
5.17. Методичні матеріали з обліку й руху персоналу.
5.18. Правила складання звітності.
5.19. Порядок ведення банку даних про персонал підприємства.
5.20. Основні вимоги до обробки персональних даних фізичних осіб.
5.21. Комп’ютерну й офісну техніку, правила її експлуатації.
5.22. Технічні засоби реєстрації й оброблення інформації.
5.23. Правила охорони праці та пожежної безпеки, санітарно-гігієнічні норми.

6. Кваліфікаційні вимоги
На посаду офіс-адміністратора призначають особу, яка має повну загальну середню освіту
та професійно-технічну освіту відповідного напряму підготовки за освітньо-
кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста або повну загальну середню освіту і
професійну підготовку на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

Назва посади особи,

що розробила посадову інструкцію Підпис Ініціали, прізвище
Візи, відмітка про ознайомлення з посадовою інструкцією та отримання її копії