CHƯƠNG 3

TỔ CHỨC HỆ
THỐNG CHỨNG
TỪ VÀ QUY TRÌNH
LUÂN CHUYỂN
CHỨNG TỪ

1
 MỤC TIÊU

Nắm bắt cách thức phân loại chứng từ

Hiểu cơ sở xây dựng hệ thống chứng từ

Thiết lập hệ thống chứng từ phù hợp cho DN

2
 NỘI DUNG
I Phân loại chứng từ

II Cơ sở xây dựng hệ thống chứng từ

III Quy trình tổ chức hệ thống chứng từ

IV Xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ

3
III. XÂY DỰ NG HỆ
THỐNG CHỨ NG TỪ

Những giấy tờ và vật

mang tin
Phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát
sinh đã hoàn thành
• …

4
III. XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ

Phân loại chứng từ

• Theo vật mang thông tin

5
  Phân loại chứng từ

• Theo nội dung kinh tế

III. XÂY DỰNG HỆ

THỐNG CHỨNG TỪ
6
  Phân loại chứng từ

• Theo công dụng

III. XÂY DỰNG HỆ

THỐNG CHỨNG TỪ
7
 • Phân tích hoạt động

• Xác định chứng từ, mục đích sử dụng

III. XÂY • Xây dựng nội dung, mẫu biểu chứng từ

DỰNG HỆ • Xây dựng quy trình lập, luân chuyển CT

THỐNG • Quy định bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy CT

CHỨNG
TỪ

8
9
C Ơ SỞ XÂY DỰ NG HỆ THỐ NG
CHỨ NG TỪ

Luật kế toán và Chế

độ chứng từ kế toán

10
 Đặc điểm vận
động của đối
tượng kế toán

CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ
THỐNG CHỨNG TỪ
11
 Cơ sở xây dựng hệ thống chứng từ

Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Bán
chịu???

12
 Yêu cầu quản lý
& yêu cầu kiểm
soát

CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ
THỐNG CHỨNG TỪ
13
Quy trình tổ chức
hệ thống chứng từ

1 2
Chu trình ???

5 3
4
14
 Quy trình tiếp cận tổ chức
hệ thống chứng từ

Bước 1: Nhận diện căn cứ xây dựng danh mục

chứng từ

•Phân tích các hoạt động

•Xác định các bộ phận tham gia

•Đối tượng kế toán liên quan

15
Ví dụ Chu trình chi phí trong DN
•Các hoạt động trong chu trình
Xử lý yêu cầu và đặt mua hàng

Nhận hàng nhập kho

Chấp nhận hóa đơn và ghi nhận NPT

Ghi nhận khoản giảm trừ công nợ

Thanh toán và ghi sổ kế toán

16
Ví dụ Chu trình chi phí trong DN
•Bộ phận tham gia
BP có yêu cầu

BP mua hàng

BP kho hàng

BP kế toán
tài chính
17
Ví dụ Chu trình chi phí trong DN
• Đối tượng kế toán liên quan
Hàng hóa,
Nợ phải trả
TSCĐ, NVL,
NCC
CCDC

Tiền mặt,
TGNH, …

Khoản giảm Thuế GTGT

trừ công nợ đầu vào
19

18
 Quy trình tiếp cận xây dựng
hệ thống chứng từ
Bước 2
•Xác định chứng từ cần lập

•Mục đích sử dụng

- Chứng từ có mục đích sử dụng làm căn cứ xét duyệt/xác nhận cho hoạt
động? Sau khi xét duyệt/xác nhận cho hoạt động sẽ tạo ra chứng từ
nào?
- Chứng từ có mục đích sử dụng làm căn cứ thực hiện cho hoạt động?
Sau khi thực hiện sẽ có mục đích cung cấp thông tin, kết quả gì cho hoạt
động?
- Chứng từ có mục đích sử dụng làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu đầu vào
trước khi ghi sổ kế toán cho hoạt động? Chứng từ có mục đích sử dụng
làm căn cứ ghi sổ kế toán cho hoạt động?

19
 Quy trình tiếp cận xây dựng
hệ thống chứng từ
Bước 3

•Xác định bộ phận lập và sử dụng chứng từ

•Xác định nơi nhận chứng từ

20
Ví dụ Chu trình chi phí trong DN
BẢNG 3.1: Danh mục chứng từ

S Tên Mục đích

T Nơi lập Nơi duyệt
T Chứng từ sử dụng

1 Phiếu yêu BP có Trưởng BP, Xác định yêu cầu

cầu mua yêu cầu Trưởng BPMH, hàng, cơ sở lập đơn
hàng (2 Giám đốc đặt hàng
liên)
2 Đơn đặt BP mua Trưởng BPMH, Xác định yêu cầu và
hàng hàng GĐ thỏa thuận mua hàng
Cơ sở nhận hàng và
chấp nhận thanh toán
3 Phiếu giao Xác định hàng thực
hàng nhận
Cơ sở đối chiếu hóa
đơn 21
 QUY TRÌNH TIẾ P C ẬN
XÂY DỰNG
HỆ THỐNG CHỨNG T Ừ
Bước 4

•Xác định nội dung chứng

từ và mẫu biểu (Thiết kế
mẫu biểu)

22
Ví dụ Chu trình chi phí trong DN
Thiết kế mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng

oTên chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng

oSố chứng từ: PYC/yyyy/mm/xxx

oSố liên?

oMục đích: Xác định nhu cầu mua hàng

Cơ sở xét duyệt và lập Đơn đặt hàng

oNội dung: Thể hiện bộ phận yêu cầu, mặt hàng yêu cầu, thời gian
yêu cầu giao, các đặc điểm yêu cầu đối với mặt hàng

oNơi nhận: BP mua hàng

oNơi lập: BP có yêu cầu mua hàng

43

oLưu trữ và trình bày: In trên giấy.

MINH HỌA
BIỂU MẪU
CHỨNG TỪ
CÁC KHU VỰC CỦA BIỂU MẪU CHỨNG TỪ
Khu vực thứ nhất gồm tên chứng từ, số liên và mục đích mỗi liên (trong trường hợp
chứng từ lập nhiều liên), và ngày tháng lập chứng từ.
Khu vực thứ hai gồm dữ liệu số chứng từ, kí hiệu chứng từ
Khu vực thứ ba gồm các dữ liệu về tổ chức như: tên công ty, địa chỉ, bộ phận, mã
số thuế, người đại diện, …
Khu vực thứ tư gồm các dữ liệu về đối tượng liên quan như: tên công ty khách
hàng/ nhà cung cấp/ nhân viên/ bộ phận, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, số
tài khoản, …
Khu vực thứ năm gồm các dữ liệu diễn giải về hoạt động kinh doanh như: nội dung
hoạt động, lí do chi tiền/ thu tiền, lí do xuất hàng, thời điểm/ địa điểm giao hàng, …
Khu vực thứ sáu gồm các dữ liệu chi tiết về hoạt động kinh tế như: mã/ tên sản
phẩm, số lượng, đơn giá, số tiền, đơn vị tính, loại tiền, ….
Khu vực thứ bảy gồm các dữ liệu tổng hợp về hoạt động như: tổng số tiền, tổng số
lượng bán/ số lượng xuất, hay tổng tiền thuế, ….
Khu vực thứ tám gồm các dữ liệu về đối tượng lập, đối tượng nhận, đối tượng phê
duyệt chứng từ.

25
 Ví dụ Chu trình chi phí trong DN
Công ty: ABC
Bộ Phận: ………………….
PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG
SỐ: PYC/2021/12/015
Ngày 05 tháng 09 năm 2009

Bộ phận yêu cầu: ……………………………………………………………………………………….

Bộ phận tiếp nhận : ……………………………………………………………………………………….
Nội dung:………………………………………………………………………….
Lý do yêu cầu: …………………………………………………………………….
Ngày dự kiến nhận hàng: …………………………………………………………

STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Quy cách Số lượng Ghi chú

Người lập Trưởng Bộ phận yêu cầu Người xét duyệt 44

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Quy trình tiếp cận xây dựng
hệ thống chứng từ
Bước 5
•Xây dựng lưu đồ lập và luân chuyển chứng từ

27
Ví dụ

28
 QUY TRÌNH TIẾ P C ẬN
XÂY DỰNG
HỆ THỐNG CHỨNG T Ừ
Bước 6: quy định các chính
sách

•Bảo quản và lưu trữ chứng

từ
•Tiêu hủy chứng từ

29
 Lưu ý

Sử dụng PMKT hay hệ thống ERP?

Xác định chứng từ in từ phần mềm?

CT in ra từ phần mềm làm cơ sở nhập liệu?

Một số hoạt động có thể gộp chung?

Nhập liệu vào phần mềm?

Nội dung và thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu
51
 Bảng 3.4: Bảng mô tả dữ liệu nhập và kiểm soát
quá trình nhập liệu
Nghiệp vụ:…………
- Bộ phận nhập liệu: ………
- Cơ sở nhập liệu:……………
- Chứng từ tham chiếu: ………..
- Yêu cầu nhập liệu: đầy đủ, hợp lệ, chính xác
Kiểm soát quá trình nhập liệu
S KT
T Tên DL KT KT KT KT KT Số
tính
T nhập tuần hợp dấu kiểu đầy tự …
có
tự lý DL DL đủ động
thực
1 Số CT
52
Lưu ý trường hợp tổ chức thương mại điện tử

Cơ sở ghi nhận nghiệp vụ: chứng từ điện tử

Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ?
Chữ ký điện tử?
Lưu trữ chứng từ điện tử?
…

53
Minh họa xây dựng quy trình lập
và luân chuyển chứng từ
Case study?