Sistema de información financiera

1. ¿Por qué son importantes las finanzas empresariales?

Las finanzas desempeñan un papel central en una empresa, por lo que la información financiera también
lo desempeña. Sin dinero una empresa no podría existir: no podría pagar sus gastos, no podría adquirir
inventario y no podría emplear mano de obra. No querría existir: las empresas existen para ganar dinero,
es decir, obtener beneficios. Todos los negocios requieren un nivel de financiación para comenzar y luego
un saldo de dinero que entra y sale para seguir existiendo. Las finanzas de las empresas desempeñan un
papel importante, e incluso central, en lo que hacen.

► La mayoría de las partes interesadas de una empresa tienen finanzas en juego en la misma; los

accionistas y los prestamistas obviamente invierten directamente en la empresa, pero además las
finanzas personales de los gerentes y otros empleados dependen de ella, los proveedores deben
recibir pagos de ella, los clientes dependen de ella para obtener bienes y servicios que a su vez
respaldarán sus finanzas, y el gobierno quiere ingresos fiscales
► El objetivo principal de una empresa es financiero: ganar dinero para los accionistas (aumentar su

riqueza creando valor para los accionistas).

► Las finanzas son una función separada en la estructura organizacional de la mayoría de las

empresas.
► La cantidad de financiación que necesita la empresa y cómo se puede recaudar a menudo

determina la forma jurídica que adopta.

► Junto con su estrategia competitiva y su estrategia de inversión, la estrategia financiera de la

empresa es fundamental para su estrategia corporativa general.

► Las empresas están expuestas a riesgos financieros de diversos tipos y deben encontrar formas de

gestionarlos. Debido a la importancia central de las finanzas en una empresa, se deduce que será
necesaria información sobre las finanzas de la empresa.

2. Usos y tipos de información financiera

Las empresas y los administradores requieren información financiera para:

►Planificación
Controlador
►Registro de transacciones
Medición del desempeño
►Toma de decisiones
2.1.1 Planificación

Una vez tomada una decisión, digamos sobre qué estrategia competitiva seguir, es necesario planificar
cómo implementar los pasos necesarios para hacerla efectiva. La planificación requiere conocimiento,
entre otras cosas, de los recursos disponibles, los posibles calendarios de implementación y el resultado
probable en escenarios alternativos.

2.1.2 Controlador

Una vez que se implementa un plan, se debe controlar su desempeño real. Se requiere información para
evaluar si la implementación avanza según lo planeado o si hay alguna desviación inesperada del plan. En
consecuencia, puede ser necesario tomar algún tipo de acción correctiva.

2.1.3 Registro de transacciones

Se requiere información sobre cada transacción o evento por varias razones.

La documentación de las transacciones se puede utilizar como prueba en un caso de disputa.

Puede haber un requisito legal para registrar transacciones, por ejemplo con fines de contabilidad y
auditoría.

Se puede generar información detallada sobre los costos de producción, lo que permite una mejor
evaluación de la rentabilidad.

La eficiencia de la mano de obra utilizada para proporcionar un servicio particular se puede medir.

2.1.4 Medición del desempeño

Así como es necesario controlar las operaciones individuales, también se debe medir el desempeño
general para poder comparar el resultado real con el plan. Esto puede implicar recopilar información
sobre, por ejemplo, costos, ingresos, volúmenes, escala de tiempo y rentabilidad.

2.1.5 Toma de decisiones

Se requiere información como base para tomar decisiones informadas. Esto completa el círculo completo
del proceso de gestión empresarial.

2.2 Tipo de información

La información se puede clasificar según el uso que se le dé. Se proporcionará el mismo tipo de
información al gerente de primera línea de un equipo de operadores de máquinas que a la junta directiva.
Esto se debe a que el gerente de primera línea necesita saber cuántos operarios se pueden emplear en un
turno, por ejemplo, mientras que la junta directiva quiere saber si se puede disponer de suficientes
operarios capacitados en el mediano plazo para aumentar la producción de un turno. nuevo producto
exitoso.

Por tanto, la información se puede clasificar de la siguiente manera.

► La información de planificación ayuda a las personas involucradas en el proceso de planificación.

► La información operativa ayuda a las personas a realizar sus actividades diarias, por ejemplo,
cuántos operarios se necesitan en un turno.
 ► La información táctica ayuda a las personas a lidiar con problemas y oportunidades a corto plazo,
por ejemplo, informes de variación mensuales para la fábrica.
► La información estratégica respalda la toma de decisiones importantes a largo plazo; por ejemplo,
¿se pueden disponer de recursos para ampliar la producción?

3 Cualidades de una buena información

Ejemplo de calidad

► Preciso Las cifras deben sumar, el grado de redondeo debe ser apropiado, no debe haber errores
tipográficos, los elementos deben asignarse a la categoría correcta y se deben establecer
suposiciones para información incierta (sin precisión espuria).
► La Información Completa debe incluir todo lo que necesita incluir, por ejemplo datos externos si
son relevantes, o información comparativa.
► Costo-beneficio No debería costar más obtener la información que el beneficio derivado de
tenerla. Los proveedores de información deberían disponer de medios eficaces para recopilarla y
analizarla. La presentación debe ser tal que los usuarios no pierdan tiempo averiguando lo que
significa.
► Se deben tener en cuenta las necesidades del usuario; por ejemplo, los altos directivos pueden
requerir resúmenes, mientras que los subalternos pueden requerir detalles.
► Se debe omitir la información relevante que no sea necesaria para tomar una decisión, por muy
"interesante" que pueda ser.
► Autorizada La fuente de información debe ser confiable.
► Oportuna La información debe estar disponible cuando sea necesaria.
► Fácil de usar La información debe presentarse de forma clara, no excesivamente larga y enviarse
utilizando el medio y canal de comunicación adecuados (correo electrónico, teléfono, informe
impreso, etc.).

4.1 ¿Qué son los datos y la información?

Estos dos términos a menudo se usan indistintamente y en este punto es útil asegurarse de tener clara la
distinción entre ellos.

Definición

Datos (plural; singular es 'dato'): piezas distintas de información, que pueden existir en una variedad de
formas: como números o texto en hojas de papel, como bits o bytes almacenados en una memoria
electrónica, o como hechos almacenados en la memoria de una persona. mente.

Información: La salida de cualquier sistema que se utilice para procesar datos. Puede tratarse de un
sistema informático que convierta datos individuales en un informe, por ejemplo.

4.2 Fuentes de datos internas

La captura de datos/información desde dentro de la organización implica lo siguiente.

► Un sistema para recopilar o medir datos de transacciones (por ejemplo, ventas, compras,
inventario, etc.) que establece procedimientos para determinar qué datos se recopilan, con qué
frecuencia, quién y con qué métodos, y cómo se procesan, archivan o comunican.
► Comunicación informal de información entre gerentes y personal (por ejemplo, de boca en boca o
en reuniones).
 ► Comunicación entre directivos.

Dentro de la empresa, los datos/información provienen de las siguientes fuentes internas.

► Los registros contables: libros de ventas, libros de compras, libros mayores y libros de caja, etc.
contienen información que puede ser de gran valor fuera de la función financiera, por ejemplo,
información de ventas para la función de marketing. Para mantener la integridad de sus registros
contables, una empresa opera controles sobre las transacciones. Estos también dan lugar a
información valiosa. Un sistema de control de inventario,
► Registros de recursos humanos y nómina, que contienen información sobre las personas, sus
habilidades y aspiraciones, etc.
► Registros de máquinas y sistemas informáticos en producción/operaciones que contienen
información sobre la capacidad de la máquina, consumo de combustible, movimiento de
personas, materiales y trabajo en progreso, tiempos de preparación, requisitos de mantenimiento,
etc.
► Hojas de tiempo en empresas de servicios, en particular contadores y abogados, que contienen
datos sobre el tiempo dedicado a diversas actividades, tanto para justificar los honorarios a los
clientes como para evaluar la eficiencia y rentabilidad de las operaciones.
► Personal. La información puede obtenerse de manera informal en el curso del día a día o a través
de reuniones, entrevistas o cuestionarios.

4.3 Fuentes de datos externas

La captura de información de datos desde fuera de la empresa puede ser formal o informal.

La recopilación formal de datos de fuentes externas incluye lo siguiente.

► Los especialistas en impuestos de una empresa recopilarán información sobre los cambios en la
ley tributaria y cómo esto afectará el IVA empresarial.
► La obtención de información sobre cualquier nueva legislación en materia de seguridad y salud en
el trabajo, o normativa laboral, debe ser responsabilidad de una persona concreta que luego debe
transmitir la información a los directivos afectados por la misma.
► El trabajo de investigación y desarrollo (I+D) a menudo se basa en información sobre otros
trabajos de I+D realizados por otra empresa o por instituciones gubernamentales.
► Los gerentes de marketing necesitan conocer las opiniones y actitudes de compra de los clientes
potenciales.

Para obtener esta información realizan ejercicios de investigación de mercados.

La recopilación informal de información del entorno ocurre todo el tiempo, consciente o

inconscientemente, porque los empleados de una organización aprenden lo que sucede en el mundo que
los rodea (tal vez a través de Internet, periódicos, reportajes televisivos, reuniones con socios comerciales
o el prensa especializada.

Los archivos de una empresa (en papel y computarizados) incluyen información de fuentes externas, como
facturas, cartas, correos electrónicos, anuncios, etc., recibidos de clientes y proveedores. En ocasiones se
requiere información externa adicional, lo que requiere una búsqueda activa fuera del negocio.
Se pueden identificar las siguientes fuentes.

La Internet
►El Gobierno
Oficina de asesoramiento o información, como Reuters o Bloomberg
►Consultorías de todo tipo.
►Editores de periódicos y revistas.
Obras de referencia específicas que se utilizan en una línea de trabajo particular.

►Bibliotecas y servicios de información.

Los sistemas de otras empresas mediante intercambio electrónico de datos (EDI)

5 Procesamiento de información

En el sistema de procesamiento de información, los datos se ingresan, procesan y luego se emiten como
información.

El procesamiento de la información debe ser completo, preciso, oportuno, inalterable, verificable y

evaluable.

5.1 ¿Cómo se procesan los datos/información?

Definición

Procesamiento de información: los datos, una vez recopilados, se convierten en información para una
comunicación más amplia dentro de la empresa. Para que sea eficaz, el procesamiento de la información
debe cumplir los siguientes criterios:

Integridad Todo lo que deba procesarse debe procesarse.

►Precisión El procesamiento debe realizarse de manera que los datos permanezcan fieles a sus
fuentes y la información producida no contenga errores.
Oportunidad El procesamiento debe ocurrir de acuerdo con la disponibilidad de datos y las
necesidades de información, lo que significa tiempo real (instantáneamente) en muchos casos.
► Inalterabilidad El proceso no debe estar abierto a ninguna intervención no autorizada mientras
esté en acción ni a modificaciones una vez completado (esto ayuda a la precisión y la seguridad).
► Verificabilidad Las fuentes de los datos y el recorrido desde los datos hasta el procesamiento y la
información deben poder seguirse.
Evaluar la capacidad La eficacia del procesamiento debe estar abierta a escrutinio para que se
pueda juzgar su calidad.
►
5.2 Sistemas de información

Así como los materiales y la mano de obra son procesados en productos por el sistema de producción u
operaciones de la empresa, los datos son procesados en información por los sistemas de información de la
empresa.

Definiciones

Un sistema: un conjunto de componentes que interactúan y operan juntos para lograr un propósito.

Un sistema empresarial: un conjunto de personas, máquinas y métodos organizados para realizar un

conjunto de funciones específicas.
Sistemas de información (SI): Todos los sistemas y procedimientos involucrados en la recopilación,
almacenamiento, producción y distribución de información.

Tecnología de la información (TI): El equipo utilizado para capturar, almacenar, transmitir o presentar
información. Las TI proporcionan una gran parte de la infraestructura de los sistemas de información.

Un sistema tiene tres partes componentes: entradas, procesos y salidas. Otras características clave de un
sistema son el entorno y los límites del sistema.

Sistema de informacion

1. La entrada de datos puede generarse desde otros sistemas: por ejemplo, la salida de
transacciones
2. El sistema de procesamiento forma la entrada para un sistema de información gerencial (como
veremos). El procesamiento transforma los datos de entrada en información de salida. No existe
necesariamente una relación clara entre el número de entradas a un proceso y el número de
salidas.
3. La información de salida es el resultado del procesamiento.
4. Un límite del sistema separa el sistema de información de su entorno. Por ejemplo, el sistema de
información de marketing y el sistema de información contable generalmente están separados,
pero puede haber una interfaz entre los dos sistemas para permitir el intercambio de recursos.
También puede haber interfaces entre los sistemas de información internos y externos, por
ejemplo entre un sistema de procesamiento y el sistema de ventas de sus principales
proveedores.

Todo lo que esté fuera de los límites del sistema pertenece al entorno del sistema y no al sistema mismo.
Un sistema acepta entradas del medio ambiente y proporciona salidas al medio ambiente. Las partes del
entorno de las que el sistema recibe entradas pueden no ser las mismas que aquellas a las que entrega
salidas. El medio ambiente ejerce una influencia considerable sobre el comportamiento de un sistema;
pero el sistema poco puede hacer para controlar el comportamiento del entorno.

Tipos de MIS

► Sistema de información financiera

► El sistema de procesamiento de transacciones, y
► El sistema de información de gestión.
 ► Experto en Sistemas

Sistema de procesamiento de transacciones

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): un sistema que realiza registros y procesa transacciones
de rutina. Un TPS se utiliza para tareas rutinarias en las que se deben procesar elementos de datos o
transacciones para que las operaciones puedan continuar. Un TPS admite la mayoría de las funciones
comerciales en la mayoría de los tipos de negocios.

Sistemas de procesamiento de transacciones

Ventas y Marketing Sistema de Sistema Sistema de recursos

sistema fabricación/producción financiero/contable humanos
Funciones
principales ► Ventas ► Programación ► Presupuesto ► Personal
del sistema gestión ► Compras ► Libro mayor nominal registros
► Comercialización ► Beneficios
investigación ► Envío/ ► Facturación
recepción ► Salarios
► Promoción • Gestión
precios ► Ingeniería contabilidad ► Relaciones laborales
► Operaciones ► Formación
► Nuevos productos

Partes principales de ► Orden de venta ► Materiales ► Libro mayor nominal ► Nómina

sistemas sistema recurso ► Cuentas ► Empleado
► Comercialización cuenta por cobrar registros
sistema de ► Control de /pagadero
investigación órdenes de ► Empleado
► Sistema de • Presupuesto beneficios
precios ► Ingeniería ► Trayectoria
► Tesorería profesional
►Control de calidad gestión sistemas

5.4 El sistema de información de gestión (MIS)

Definición

Sistema de información de gestión (MIS): convierte datos de fuentes principalmente internas en

información (por ejemplo, informes resumidos, informes de excepciones). Esta información permite a los
gerentes tomar decisiones oportunas y efectivas para planificar, dirigir y controlar las actividades de las
que son responsables.

Un MIS proporciona informes periódicos y (normalmente) acceso en línea al desempeño actual e histórico
de la empresa. El MIS transforma los datos del TPS subyacente en archivos resumidos que se utilizan como
base para los informes de gestión. Él:

► Apoya decisiones estructuradas a niveles operativos y de control de gestión.

► Está diseñado para informar sobre operaciones existentes.
► Tiene poca capacidad analítica.
► Es relativamente inflexible
► Tiene un enfoque interno

5.5 Sistemas expertos

Los sistemas expertos permiten a los usuarios beneficiarse del conocimiento y la información expertos. El
sistema consistirá en una base de datos que contendrá datos especializados y reglas sobre qué hacer o
cómo interpretar un conjunto determinado de circunstancias.

Negocios y Finanzas

Aplicaciones empresariales de sistemas expertos:

► Asesoramiento legal o fiscal

► Previsión de la evolución económica o financiera, o del comportamiento del mercado y de los
clientes.
► Vigilancia, por ejemplo del número de clientes que entran en un supermercado, para decidir qué
estantes necesitan reponerse y cuándo es necesario abrir más cajas, o de las máquinas de una
fábrica, para determinar cuándo necesitan mantenimiento.
► Sistemas de diagnóstico, para identificar causas de problemas, por ejemplo en el control de
producción en una fábrica o en la atención sanitaria.
► Gestión de proyectos
► Educación y capacitación, diagnosticar las debilidades de un estudiante o trabajador y brindar o
recomendar instrucción adicional según corresponda.

Condiciones en las que los sistemas expertos son más útiles:

► El problema está razonablemente bien definido.

► El experto puede definir algunas reglas mediante las cuales se puede resolver el problema.
► El problema no puede resolverse mediante el procesamiento de transacciones o el manejo de
datos convencionales.
► El experto podría dedicarse a problemas más difíciles. Los expertos suelen estar bien
remunerados, lo que significa que el valor de incluso un pequeño ahorro de tiempo
probablemente sea significativo.
► La inversión en un sistema experto está justificada en términos de costes

La salida de todos los sistemas se convierte en una entrada a un sistema de información financiera.

Sistema de Información de Gestión Financiera (FMIS)

SIAF generalmente se refiere a la informatización de los procesos de gestión de gastos, incluida la

formulación y ejecución del presupuesto y la contabilidad, con la ayuda de un sistema totalmente
integrado.

Un sistema de información de gestión financiera, o sistema integrado de información de gestión

financiera (IFMIS), es un sistema de información que rastrea eventos financieros y resume información
financiera.

El término "IFMIS" se refiere al uso de tecnología de la información y las comunicaciones en operaciones

financieras para respaldar las decisiones de gestión y presupuesto, las responsabilidades fiduciarias y la
preparación de informes y estados financieros.

Como su nombre lo indica, existen, y deberían existir, tres características rectoras para un SIAF bien
diseñado:
 1. Es una herramienta de gestión. Al desarrollar un SIAF es importante que atienda las necesidades
de gestión, no sólo las de las agencias centrales, sino también las de las agencias lineales.
Además, como herramienta de gestión debería apoyar la gestión del cambio. Debe ser visto
como una parte integral de la reforma del sistema presupuestario; por lo tanto, no debe
diseñarse sólo para satisfacer los requisitos actuales, sino también para respaldar aquellas
necesidades que probablemente surjan a medida que se implementen reformas presupuestarias
paralelas.
2. Debe proporcionar una amplia gama de información financiera y no financiera . Como
herramienta de gestión debe proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones.
Debería ser

diseñado para realizar todas las funciones contables necesarias, así como generar informes
personalizados para uso interno y externo. Sin embargo, esto no significa que deba concentrarse
exclusivamente en la información financiera. Los gerentes requerirán otra información no
financiera.

3. Es un sistema . Su función es conectar, acumular, procesar y luego proporcionar información a

todas las partes del sistema presupuestario de forma continua. Por lo tanto, todos los
participantes en el sistema deben poder acceder al sistema y obtener la información específica
que necesitan para llevar a cabo sus diferentes funciones.

En pocas palabras, el sistema tiene las siguientes características básicas:

1. Clasificación de datos estándar para registrar eventos financieros;

Importancia de la codificación para los FIS
V Registrar, almacenar, clasificar y recuperar información.
V Utilizar códigos numéricos y alfanuméricos.
Consideraciones de diseño
V Debe tener un propósito útil
V debe ser consistente
V Plan para una futura expansión
tipos de codigo
V Secuencial: los documentos se numeran consecutivamente para tener en cuenta
su forma; cualquier espacio en el código de secuencia indica documentos
 faltantes que deben investigarse.
V Bloque: bloques de números dentro de una secuencia numérica reservada para
categorías que tienen significado para el usuario.
V Códigos de grupo: dos o más subgrupos de dígitos que se utilizan para codificar
un artículo. A menudo se utiliza un código de grupo junto con un código de
bloque.
V Códigos mnemotécnicos: ayuda al usuario a recordar lo que representan

2. Controles internos sobre la entrada de datos, el procesamiento de transacciones y la

presentación de informes.
Técnica de entrada de datos de eficiencia.
V Documentos prenumerados y bien diseñados.
V Validando datos
V Corregir los errores detectados antes de que los datos se publiquen en el libro
mayor.
V Compilación de entradas ajustadas estandarizadas
V Totales de control de lotes previos al cálculo
V Usando el documento de vuelta

Consideraciones de diseño de informes

o Debe ser eficaz

o Expectativas de resultados

Salidas de un AIS

oh Informes a la gerencia

oh Informes a inversores y acreedores

o Archivos que conservan datos de transacciones.

o Archivos que conservan datos actuales sobre cuentas.

3. Procesos comunes para transacciones similares y un diseño de sistema que elimina innecesarios
duplicación de la entrada de datos.
 Ventajas de los SIAF

► Proporcionar datos oportunos, precisos y consistentes para la gestión y la toma de decisiones

presupuestarias;
► Apoyar las decisiones políticas;
► Integrar datos de presupuesto y ejecución presupuestaria, permitiendo un mayor control
financiero y reduciendo oportunidades de discrecionalidad en el uso de los fondos;
► Facilitar la preparación de estados financieros; y
► Proporcione un seguimiento de auditoría completo para facilitar las auditorías.

► Información reactiva (proporcionada por los sistemas operativos, instrumentos de análisis,

escenarios, alternativas de inversión, alternativas de flujo de efectivo, etc.) para respaldar las
decisiones del administrador;
► Correlación entre costos y precios (seguimiento de la rentabilidad de productos y actividades);

► Planificar la producción en base a una previsión, contratos, planificar el suministro en base a un

pronóstico global.
imagen sobre stocks existentes (se reducen los altos costes de aprovisionamiento y
almacenamiento/inmovilización masiva de stocks);

► Controlar los proyectos de inversión en curso y los presupuestos agrupados en

operaciones/gastos/etapas en tiempo real, así como el seguimiento de los gastos de los proyectos
de inversión;
► Una base centralizada que comprende información sobre clientes y proveedores (incluidos

contratos, solicitudes y sus liquidaciones) y altos costos de prestación de servicios;

► La posibilidad de eliminar información redundante;

► Acortar el tiempo utilizado para la toma de decisiones y acceso directo a la información de todos

los niveles de decisión;

► Canalizar los recursos financieros en una dirección eliminando así los costos de integración;

► La posibilidad de correlacionar resultados y realizar análisis complejos sobre las actividades;

Atributos de un SIAF bien diseñado

El SIAF debería:

Ser modular y capaz de actualizarse progresivamente para satisfacer necesidades futuras;

 ► Ofrecer una plataforma común y una interfaz de usuario a las partes interesadas de los diferentes

departamentos responsables de la gestión financiera, para agregar y acceder a la base de datos de

información (en su ausencia, cada agencia tendrá el incentivo de desarrollar “su propio” SIAF para
satisfacer sus necesidades percibidas actualmente) ;
► Mantener una base de datos histórica de planes presupuestarios y de gastos; datos de

transacciones con el más alto nivel de detalle; flujos de efectivo y operaciones de cuentas
bancarias, incluidos cheques emitidos, cancelados y pagados, saldos de efectivo y flotaciones;
► Tener módulos dedicados para manejar estimaciones anticipadas de ingresos y gastos mensuales,

renovables, de corto plazo (de uno a tres meses) y de largo plazo (de tres meses hasta fin de año)
preparadas por las agencias, y las estimaciones correspondientes de los flujos de efectivo
resultantes;
► Tener herramientas analíticas incorporadas para ofrecer análisis de tendencias de diversos

elementos de las operaciones fiscales para permitir una visión prospectiva de los acontecimientos
emergentes que influyen en la postura fiscal;
► Compilar cuentas formales a partir de la base de datos de autorizaciones y asignaciones de

efectivo, transacciones primarias de ingresos y gastos de las agencias; y operaciones de tesorería,

evitando la necesidad de duplicar el ingreso de datos con fines contables;

► Permitir la conciliación en tiempo real de flujos de datos de transacciones paralelos pero

relacionados, a nivel de agencia: cheques emitidos con cheques pagados por los bancos; en
tesorería: recibos de bancos con cheques pagados por los contribuyentes; saldos de efectivo
reflejados en los libros mayores de las agencias con los saldos de efectivo en los bancos;
► Mecanizar todas las tareas rutinarias posibles en las agencias centrales y de gasto: generar

diversos formularios/autorizaciones, cheques, generar copias impresas de registros y

declaraciones clave, etc.; y
► Sea lo suficientemente flexible para proporcionar información de gestión definida por el usuario,

agregada al nivel de detalle deseado, desde la base de datos.

COMPONENTES BÁSICOS DEL SIAF

Un SIAF generalmente constará de varios componentes o módulos distintos que utilizan información para
realizar diferentes funciones.
1. Libro mayor: el núcleo del sistema es el Libro mayor. El Libro Mayor constituye los “libros” centrales
de cualquier SIAF. Cada transacción ingresada en el sistema se registra en el Libro Mayor, desde la
asignación de fondos presupuestarios hasta los compromisos de pago de bienes y servicios.

2. Gestión de efectivo: monitorea y pronostica los flujos de efectivo y los requisitos financieros, y
realiza conciliaciones entre las cuentas bancarias y los registros IFMIS.
 3. Control de compromiso: garantiza que antes de comprometerse con una compra, haya
suficiente efectivo asignado para el gasto y que la asignación coincida con el presupuesto
asignado.
4. Cuentas por pagar: procesa y genera pagos, con controles integrados para garantizar que las
facturas coincidan con los compromisos aprobados.
5. Cuentas por cobrar: produce facturas y procesa y registra los recibos, incluidos todos los tipos
de entradas recibidas por las unidades gubernamentales, incluidos los ingresos y tarifas no
tributarios.
6. Preparación/planificación del presupuesto
7. Gestión de adquisiciones y contratos.
8. Nómina y recursos humanos
9. Administración de ingresos (tributarios y
aduaneros)
10. Gestión de la deuda
11. Gestión de activos

Arquitectura SIAF

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 Pasos principales para la introducción de un SIAF
Etapa 1: Preparatoria
- Diseño conceptual preliminar que incluye una evaluación institucional y organizacional.
- Análisis de las principales áreas problemáticas y programas de reforma en curso
- Estudio de factibilidad
- Proyecto de diseño y anteproyecto de propuesta de proyecto.
- Aprobación formal del proyecto, asegurando la aprobación del gobierno y la financiación de los
donantes.
Etapa 2: Diseño
- Desarrollar especificaciones funcionales.
- Delinear la estrategia de tecnología de la información (TI), incluidos los problemas organizativos y
de hardware.
- Preparar documentos de licitación.
Etapa 3: Adquisiciones
- Emitir licitaciones para hardware y software y requisitos asociados.
- Evaluación de ofertas y adjudicación del contrato.
Etapa 4: Implementación
- Análisis de configuración y especificación de cualquier requisito adicional de TI, infraestructura y
comunicación.
- El mapeo detallado de procesos de negocios y análisis de brechas requería funcionalidad para
empaquetar e identificar y especificar cambios detallados de parametrización, personalización,
procedimientos, etc.
- Plan de acción detallado para la implementación por fases y la prueba piloto del sistema
- Personalización y configuración acordadas del sistema.
- Determinar las necesidades de capacitación y realizar la capacitación del personal.
- Ejecución piloto: ejecución paralela del sistema, resolución de problemas iniciales y evaluación del
rendimiento del sistema para su implementación.
- Implementación del sistema en otros ministerios y agencias
- Implementación gradual de módulos adicionales.
- Fortalecimiento del apoyo al sistema interno y eliminación gradual del apoyo de
consultores/contratistas

ADQUISICIÓN DE SISTEMAS Y DESARROLLO DE SOFTWARE

Una vez diseñado un sistema, ya sea parcial o totalmente, comienza la siguiente fase del desarrollo del
sistema, que se relaciona con la adquisición de hardware, software y servicios. En esta sección,
exploraremos cómo se lleva a cabo este proceso.
Adquisición de hardware informático

Seleccionar una computadora es un compromiso importante para cualquier organización, no sólo

por su alto costo sino también porque una computadora tiene un efecto profundo y de largo alcance
 en las operaciones de una empresa. El usuario depende del proveedor para servicios de soporte,
diseño de sistemas, educación y capacitación, etc., y expansión de la instalación de computadoras
durante un período casi indefinido. Por lo tanto, la selección de una computadora puede realizarse
después de una cuidadosa evaluación de varios factores. A la hora de seleccionar un sistema
informático se pueden tener en cuenta los siguientes puntos:
(i) Todos los sistemas informáticos que se ofrecen hoy en el mercado tienen buen hardware y
software competente.
e instalaciones más o menos similares. Debido al rápido desarrollo de la tecnología
informática, cuanto más reciente sea una computadora, mejor será su rendimiento y menor
será su costo. Por lo tanto, en la medida de lo posible se debe adquirir la última tecnología
posible.
(ii) ) El rendimiento del ordenador para trabajos comerciales está determinado principalmente
por las velocidades y
capacidades de entrada/salida y periféricos de almacenamiento. Los problemas científicos,
de ingeniería y de operaciones requieren buenas instalaciones computacionales. Por lo
tanto, la eficiencia de una computadora para manejar tales problemas dependerá del
almacenamiento principal disponible y de la velocidad y el repertorio de ejecución de las
instrucciones. Se puede hacer una comparación en este sentido de forma rápida y bastante
eficaz.
(iii) El software suministrado por el fabricante puede marcar una diferencia significativa si
contiene un paquete de especial aplicabilidad a los trabajos previstos. Los expertos
sostienen que, dado que la velocidad y las instalaciones del hardware son uniformemente
buenas, hoy en día la selección de la computadora debe basarse en consideraciones de
software.
(iv) Las computadoras modernas se comercializan como series de máquinas compatibles con
características cada vez más
Potentes procesadores centrales y periféricos intercambiables. Así, la elección de un
ordenador se convierte realmente en la elección de un modelo dentro de una serie, basada
en un plan de expansión a largo plazo.
(v) La elección de un ordenador no termina en la elección de un fabricante y un modelo.
Se continúa con la selección de una configuración y un plan para su expansión gradual.
(vi)
Adquisición de software: fabricar o comprar: en esta etapa, los desarrolladores del sistema deben
determinar si el software de la aplicación debe crearse internamente o adquirirse de un proveedor. Esta
decisión a menudo se denomina decisión de hacer o comprar . En los últimos años, el software de
aplicación preempaquetado o los paquetes de software de aplicación se han vuelto cada vez más
populares para muchas funciones comerciales, incluida la contabilidad (por ejemplo, contabilidad de
nómina y personal), libro mayor, fabricación, planificación financiera y muchas otras aplicaciones.
Muchos de estos paquetes constan de varios programas y un conjunto completo de herramientas de
documentación. Los proveedores que ofrecen estos paquetes de software incluso imparten capacitación
sobre cómo utilizar el software en todo su potencial. Los factores que afectan la decisión de “fabricar o
comprar” un software de aplicación son los siguientes:
EE Disponibilidad de mano de obra calificada: si no hay suficiente cantidad de
programadores disponibles, la organización puede verse obligada a comprar paquetes que
de otro modo desarrollaría.
22 Costo de programación : en caso de que el costo de desarrollo del software sea mayor
que el precio del software preescrito, la organización puede decidir comprar el software.
 212 Atraso en el programa: El desarrollo interno del software lleva mucho tiempo. Si hay
muchos programas pendientes de desarrollo, la organización puede optar por comprar el
software.
212 Idoneidad del software: En ocasiones el software disponible puede no ser adecuado
para necesidades específicas de la organización. Por lo tanto, puede ser mejor desarrollar
software en tales casos. 7[2 Plazo disponible para la implementación: Si el tiempo disponible
para la implementación del nuevo sistema computarizado es muy corto, la organización
puede decidir comprar el software. 2[ Disponibilidad de software sofisticado : en muchos
casos, los programas disponibles para su compra

Pasos involucrados en la selección de un sistema informático :

La selección de un sistema informático apropiado, tanto hardware como paquete de software de
aplicación, exige un alto nivel de experiencia y muchas organizaciones utilizan un consultor para brindar
orientación a su personal o para gestionar esta actividad. Los pasos involucrados en la selección de un
sistema informático son:

1. Elaborar las especificaciones de diseño.

2. Prepare y distribuya una RFP (Solicitud de propuesta) a proveedores de computadoras seleccionados.

3. Sobre la base de un análisis de propuestas, eliminar proveedores cuyas propuestas sean inferiores.

4. Haga que los proveedores presenten sus propuestas.

5. Realizar un análisis más detallado de las propuestas.

6. Contactar a los usuarios actuales de los sistemas propuestos.

7. Realizar pruebas de referencia de equipos.

8. Seleccione el equipo.

Conversión y puesta en marcha de Sistema Manual a Computadorizado:

La conversión o cambio es el proceso de cambiar del sistema antiguo (sistema manual) al nuevo sistema.
Se requiere una planificación cuidadosa para establecer el enfoque básico que se utilizará en el cambio
real. Hay muchas estrategias de conversión disponibles para el analista, quien debe tener en cuenta
varias variables organizativas al decidir qué estrategia de conversión utilizar. A continuación se analizan
brevemente las cinco estrategias utilizadas para la conversión de un sistema manual a un sistema
computarizado:

(i) Cambio directo: La conversión por cambio directo significa que en una fecha específica, el sistema
antiguo se abandona y se pone en uso el nuevo.

Ventajas : Los usuarios no tienen ninguna posibilidad de utilizar el sistema antiguo excepto el nuevo. La
adaptación es una necesidad.

Desventajas : El cambio directo sólo puede tener éxito si se realizan pruebas exhaustivas de antemano.
Pueden producirse grandes retrasos si se producen errores. Además, es posible que a los usuarios les
moleste verse obligados a utilizar un sistema desconocido sin posibilidad de recurso.
Finalmente, no existe una forma adecuada de comparar los resultados nuevos con los antiguos.

(ii) Conversión paralela: Esto se refiere a ejecutar los sistemas antiguos y el nuevo al mismo tiempo, en
paralelo. Este enfoque funciona mejor cuando un sistema computarizado reemplaza a uno manual.
Ambos sistemas se ejecutan simultáneamente durante un período de tiempo específico y se examina la
confiabilidad de los resultados. Cuando se obtienen los mismos resultados con el tiempo, se pone en uso
el nuevo sistema y se desecha el antiguo. Ventajas: Existe la posibilidad de comparar datos nuevos con
datos antiguos para detectar cualquier error en el procesamiento del nuevo sistema. También ofrece una
sensación de seguridad a los usuarios que no se ven obligados a realizar un cambio brusco al nuevo
sistema.

Desventajas : El costo de ejecutar dos sistemas al mismo tiempo es alto. La carga de trabajo de los
empleados durante la conversión casi se duplica. En caso de que el sistema que se reemplaza sea
manual, es difícil hacer comparaciones entre el rendimiento del nuevo sistema y el antiguo.

(iii) Conversión gradual: intenta combinar las mejores características de los dos planes anteriores, sin
incurrir en riesgos. En este plan, el volumen de transacciones se incrementa gradualmente a medida que
se implementa el sistema.

Ventajas : Permite a los usuarios involucrarse con el sistema gradualmente. También ofrece la posibilidad
de detectar y recuperarse de los errores sin mucho tiempo de inactividad.

Desventajas : Se necesita demasiado tiempo para implementar el nuevo sistema. No es apropiado para la
conversión de sistemas pequeños y sencillos.

(iv) Conversión de prototipos modulares: este enfoque de conversión utiliza la construcción de

prototipos operativos modulares para cambiar del sistema antiguo al nuevo de manera gradual. A
medida que cada módulo se modifica y acepta, se pone en uso.

Ventajas : Cada módulo se prueba minuciosamente antes de ser utilizado. Los usuarios se familiarizan
con cada módulo a medida que entra en funcionamiento.

Desventajas : muchas veces la creación de prototipos no es factible y, por lo tanto, este método de
conversión no se puede utilizar para dichos sistemas. Además, bajo este enfoque, se debe prestar
especial atención a las interfaces para que los módulos que se construyen realmente funcionen como un
sistema.

(v) Conversión Distribuida : Se refiere a una situación en la que se contemplan muchas instalaciones de
un mismo sistema, como por ejemplo en la banca. Se realiza una conversión completa utilizando
cualquiera de los cuatro enfoques antes mencionados en cualquier sitio. Cuando esa conversión se
completa con éxito, se realizan otras conversiones para otros sitios.

Ventajas : Los problemas se pueden detectar y contener en un sitio en lugar de infligirles, sucesivamente,
en todos los sitios.

Desventajas : Incluso cuando una conversión tiene éxito, cada sitio tendrá sus propias peculiaridades con
las que trabajar y estas deben ser manejadas.

¿Para qué se utiliza la información financiera?

Los usuarios utilizan la información financiera para tomar decisiones económicas , como aquellas para:

► Decidir cuándo comprar, mantener o vender acciones en función de su riesgo y rendimiento.

 ► Evaluar la eficacia con la que la dirección de la empresa ha atendido sus asuntos (su
administración) y decidir si reemplazarlos o volver a nombrarlos.
► Evaluar la capacidad de una empresa para proporcionar beneficios a sus empleados.
► Evaluar la garantía de los importes prestados a la empresa.

¿Quién utiliza la información financiera?

Los usuarios necesitan información financiera para:

► Inversores actuales y potenciales (accionistas)
► Tomar decisiones de inversión, por lo tanto necesita información sobre:

– Riesgo y retorno de la inversión

– Capacidad de la empresa para pagar dividendos.
► Empleados Evaluar la estabilidad y rentabilidad de su empleador
Evaluar la capacidad de su empleador para proporcionar remuneración, oportunidades
de empleo y jubilación y otros beneficios.
► Clientes Evaluar si el negocio continuará existiendo: importante cuando los clientes tienen una
participación a largo plazo con el negocio o dependen de él, por ejemplo, cuando son socios de
la cadena de suministro.
► Proveedores y otros socios comerciales: evaluar la probabilidad de que se les pague a su
vencimiento
► Gobiernos y sus agencias -Evaluar la asignación de recursos y, por tanto, las actividades de
o negocios
o Ayudar a regular las actividades.
o Evaluar los ingresos fiscales
o Proporcionar una base para las estadísticas nacionales.
o Ayudar a dirigir las políticas sobre, por ejemplo, cuestiones de salud y seguridad e
igualdad de oportunidades.

► El público y los representantes de la comunidad: evaluar las tendencias y los desarrollos

recientes en la prosperidad de la empresa y sus actividades (importante cuando la empresa hace
una contribución sustancial a la economía local, por ejemplo, proporcionando empleo y
utilizando proveedores locales).
► Prestamistas : evalúe si los préstamos se reembolsarán y se pagarán los intereses relacionados
a su vencimiento.

¿Cuándo es útil la información financiera?

La información financiera es útil para los usuarios cuando:

► Les ayuda a tomar decisiones económicas, y

► Muestra los resultados de la gestión por parte de la dirección de los recursos que les han sido
confiados. Para que la información financiera cumpla estos dos objetivos debe elaborarse sobre
la base de dos supuestos subyacentes:
► La base contable de acumulación (o devengado): los efectos de las transacciones y otros eventos
se reconocen cuando ocurren (no cuando se realizan en efectivo), y se registran e informan en
los estados financieros de los períodos a los que se refieren.
 ► La empresa es una empresa en funcionamiento y seguirá funcionando en el futuro previsible.

7.4 Información para tomar decisiones económicas y hacer responsables a los gerentes

► Cuando los usuarios toman decisiones económicas necesitan información financiera para
evaluar:
► La capacidad de una empresa para generar efectivo con el fin de
– Pagar a empleados y proveedores
– Cumplir con los pagos de intereses
– Pagar préstamos y
– Pagar dividendos
► El momento y la certeza de los flujos de efectivo.
► Para evaluar si la empresa puede generar suficiente efectivo a tiempo, el usuario necesita
información sobre:
 ► Situación financiera (su balance, que ahora se conoce más formalmente como "estado de
situación financiera" tras la revisión de la NIC 1 Presentación de estados financieros en
septiembre de 2007)
► Desempeño financiero (su estado de resultados, o 'estado de resultado integral' en la NIC 1
► terminología (revisada)) y Cambios en la situación financiera (su estado de flujo de efectivo, o
'estado de flujos de efectivo' en la terminología NIC 1 (revisada))

7.4.1 Información sobre la situación financiera

Factores que afectan la situación financiera La información sobre este factor es útil para
de la empresa; predecir:

La capacidad del negocio para generar efectivo en el

Los recursos económicos que controla.
Su estructura financiera
futuro.
► Necesidades futuras de endeudamiento
► Cómo se distribuirán las ganancias y los flujos de
efectivo futuros entre las partes interesadas

► El probable éxito de la empresa en la obtención de

nuevo capital

Su liquidez Si habrá efectivo disponible en un futuro próximo

después de tener en cuenta los compromisos
financieros actuales

La disponibilidad de efectivo en el largo plazo para

Su solvencia cumplir con los compromisos financieros a medida que
vencen.
Su adaptabilidad Su capacidad de adaptarse a los cambios del entorno
en el que opera.

7.4.2 Información sobre el desempeño financiero

La información sobre la rentabilidad del negocio, especialmente la variabilidad de las ganancias a lo largo
del tiempo, ayuda al usuario a evaluar:

► Posibles cambios en los recursos económicos que la empresa probablemente controlará en el

futuro.
► La capacidad del negocio para generar flujos de efectivo a partir de su base de recursos
existente.
► Con qué eficacia la empresa podría emplear recursos adicionales

7.4.3 Información sobre cambios en la situación financiera.

La información sobre los flujos de efectivo pasados de la empresa ayuda al usuario a predecir o evaluar
sus actividades de inversión, financiación y operación durante el período del informe. Esto ayuda al
usuario a evaluar:

► ¿Qué tan capaz es la empresa de generar efectivo?

► Qué tan bien utiliza la empresa el efectivo que ha generado
7.5 Características cualitativas de los estados financieros.

Definición

Características cualitativas: los atributos que hacen que la información proporcionada en los estados
financieros sea útil para los usuarios.

► Comprensibilidad
► Relevancia
► Fiabilidad y
► Comparabilidad

7.5.1 Comprensibilidad

La información debe ser fácilmente comprensible. Se supone que los usuarios tienen un conocimiento
razonable de los asuntos económicos y comerciales y que están dispuestos a ser razonablemente
diligentes en la forma en que estudian la información financiera. La información relevante no debe
excluirse de los estados financieros simplemente porque sea difícil de entender.

7.5.2 Relevancia

La información es relevante para los usuarios cuando influye en sus decisiones económicas porque de
ese modo pueden:
Evaluar eventos pasados, presentes o futuros, o Corregir o confirmar evaluaciones pasadas

No es necesario que la información esté en forma de pronóstico para ayudar a los usuarios a hacer
predicciones, pero les ayuda si los elementos inusuales, anormales o poco frecuentes se divulgan por
separado.

La relevancia se ve afectada por:

La naturaleza de determinadas partidas: algunos datos son muy relevantes cualquiera que sea su valor
monetario, como la adquisición de un nuevo negocio con riesgos significativamente mayores.

La materialidad de determinadas partidas: una información es material si su omisión o incorrección

puede influir en las decisiones económicas de los usuarios. La materialidad depende del tamaño del
artículo o del error juzgado.

en las circunstancias particulares de la omisión o declaración errónea

7.5.3 Fiabilidad

La información es confiable si:

► Está libre de errores materiales

► Está libre de prejuicios, es decir, neutral.
► Se puede confiar en que será una presentación fiel de lo que pretende representar, o de lo que
razonablemente podría esperarse que represente.
► Se presenta de acuerdo con su sustancia comercial y no con su forma legal estricta (sustancia
sobre forma)
► Está completo dentro de los límites de materialidad y costo.
► Se prepara con prudencia, es decir, se ejerce cierto grado de precaución al incluir elementos
 para los cuales se necesitan estimaciones y las condiciones son inciertas.

7.5.4 Comparabilidad
La medición y visualización del efecto financiero de transacciones similares y otros eventos deben
realizarse de manera consistente:

► En todo el negocio
► Con el tiempo, y
► En diferentes negocios

7.6 Restricciones a la relevancia y confiabilidad de la información

Existen dos limitaciones a la relevancia y confiabilidad de la información:

► Oportunidad: una demora indebida en la presentación de informes puede reducir la relevancia,

pero para proporcionar información oportunamente puede ser necesario informar antes de que
se conozcan todos los aspectos de una transacción u otro evento, lo que perjudica la
confiabilidad. Al equilibrar las dos características, la consideración primordial es cuál es la mejor
manera de satisfacer las necesidades de toma de decisiones económicas de los usuarios.
► Balance de beneficio y costo: los beneficios derivados de la información para todos los usuarios
deben exceder el costo de proporcionarla.

8 . Limitaciones de la información financiera para satisfacer las necesidades de los usuarios

8.1 Representación convencionalizada

La información financiera, en particular los estados financieros, suele estar altamente estandarizada en
términos de su formato y presentación general, aunque los negocios son de naturaleza muy diversa. Esto
puede limitar la utilidad de la información.

Los estados financieros están altamente agregados en el sentido de que la información sobre muchas
transacciones y saldos se combina en unas pocas cifras en los estados financieros, lo que a menudo
puede dificultar que el lector evalúe los componentes del negocio.

8.2 mirando hacia atrás

Los estados financieros cubren un período que ya finalizó; son inherentemente históricos y miran hacia
atrás, mientras que la mayoría de los usuarios de información financiera basan sus decisiones en
expectativas sobre el futuro. Los estados financieros contribuyen a ello ayudando a identificar tendencias
y confirmando la exactitud de las expectativas anteriores, pero no pueden proporcionar de manera
realista el conjunto completo de información necesaria para todas las decisiones económicas de todos
los usuarios.

8.3 Omisión de información no financiera

Por su naturaleza, los estados financieros contienen información que es financiera, no no financiera,
como por ejemplo:

Descripción narrativa de las principales operaciones.

►Discusión de riesgos y oportunidades de negocio.
Análisis narrativo del desempeño y perspectivas del negocio.
►Políticas de gestión y cómo se gobierna y controla el negocio.
►En cambio, estos normalmente se tratan en la Declaración del Presidente y el Informe de los
Directores, publicados junto con los estados financieros.

8.4 Otras fuentes de información

Existen otras fuentes de información disponibles para al menos algunos usuarios de los estados
financieros básicos.

En las empresas administradas por sus propietarios, los propietarios tienen acceso a la información de
gestión interna porque son la dirección. Esta información está, potencialmente, disponible de forma
continua en tiempo real e incluirá:

– Planes futuros para el negocio.

– Presupuestos o previsiones

– Cuentas de gestión, incluido, por ejemplo, el análisis divisional

Los bancos a menudo obtendrán acceso adicional a información comercial según los términos de los
acuerdos de préstamo.

Los inversores potenciales, si planean adquirir una participación importante o incluso una participación
mayoritaria, negociarán un acceso adicional a la información.

Los proveedores pueden obtener informes sobre la situación crediticia de la empresa a través de
agencias de referencia crediticia como Experian. Estos también son utilizados por los prestamistas.

Parte de la información, como folletos y material publicitario (por ejemplo, comunicados de prensa), está
disponible para todos.

9 Los efectos de la mala información financiera

La información financiera es mala si no:

► Satisfacer las necesidades de los usuarios

► Mostrar las características cualitativas expuestas anteriormente.

El efecto de una mala información financiera es:

► Socavar la integridad de los mercados financieros.

► No servir al interés público

Informes financieros

A. Hay dos tipos de informes que se utilizan para facilitar el proceso de conciliación: informes
entregados e informes solicitados. Los informes entregados se ejecutan mensualmente una vez
que el libro mayor y los subsistemas se han cerrado. Los informes solicitados se pueden ejecutar
en cualquier momento, pero se limitan únicamente a los datos del período actual y anterior.
B. Informes
1. Resumen de apropiaciones: enumera la actividad fiscal para un centro de costos
presupuestarios departamentales basado en el presupuesto resumida a nivel de código
de cuenta para que los departamentos comprendan la autoridad de gasto disponible
asociada y todos los componentes relacionados que impactan ese cálculo.
2. Resumen de efectivo: enumera la actividad fiscal de un centro de costos presupuestario
departamental basado en efectivo resumida a nivel de código de cuenta para que los
 departamentos comprendan la autoridad de gasto disponible asociada y todos los
componentes relacionados que impactan ese cálculo.
3. Detalle de transacciones: enumera los detalles de las transacciones mensuales para el
presupuesto; ayuda al departamento a comprender la actividad fiscal específica que
afectó la autoridad de gasto disponible del centro de costos presupuestarios
departamentales.

4. Gravamen abierto: enumera el monto de cada gravamen para un centro de costos

presupuestario departamental subtotalizado a nivel de código de cuenta para que los
departamentos entiendan qué fondos quedan para cualquier gravamen abierto.
5. Distribución de costos de nómina: enumera los costos de nómina de los empleados
individuales para un centro de costos presupuestarios con todas las deducciones
aplicables para un centro de costos presupuestario departamental determinado para
que los departamentos comprendan los gastos de personal atribuidos a sus costos de
nómina pagados.
6. Distribución de costos de nómina proyectada: enumera la nómina proyectada restante
en el año fiscal para cada empleado en un centro de costos presupuestario
departamental subtotalizada a nivel de agrupación de cuentas para que los
departamentos comprendan el costo de las ganancias, beneficios e impuestos de
nómina pagados por el empleador de cada empleado.
7. Comparación resumida de KK a GL: enumera los totales de gastos mensuales en el libro
mayor de control de compromisos (KK) y el libro mayor en un centro de costos
presupuestarios departamentales subtotalizados a nivel de agrupación de cuentas para
que los departamentos comprendan cualquier variación de gastos entre KK y GL.
1. Eficacia y eficiencia de las operaciones, Fiabilidad de la información financiera

Controles internos: los controles internos son un proceso diseñado para brindar seguridad razonable con
respecto al logro de objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones,
Confiabilidad de los informes financieros, Cumplimiento de las directivas, leyes y regulaciones aplicables.
Fundamentalmente, los controles ayudan a garantizar que los activos de la universidad estén protegidos.
A través de controles efectivos, un departamento puede salvaguardar los activos y también detectar y
corregir errores e irregularidades.

2. Controles internos básicos

a. Debería haber una pista de auditoría para cada transacción financiera.
La documentación puede estar en formato electrónico o en papel.
b. Los datos contables deben comprobarse para garantizar que sean
precisos y fiables.
c. Todos los datos financieros deben cotejarse con los documentos fuente
departamentales. Para que los datos financieros sean validados, deben
conciliarse.
d. Durante el proceso de conciliación, los departamentos deben asegurarse
de que solo los gastos relacionados con su centro de costos
presupuestarios se registren en ese centro de costos presupuestarios. El
departamento debe hacer un seguimiento de todos los cargos inexactos.
La reconciliación es un paso crítico para garantizar que la universidad
administre adecuadamente sus recursos.
3. Segregación de deberes para la reconciliación
 a. La segregación de funciones es fundamental. La segregación disuade el
fraude y detecta errores.
b. Deben existir las autorizaciones apropiadas.
c. La autorización de gastos y el registro de gastos deben ser tareas
separadas.
d. La conciliación de las transacciones financieras y el registro de esas
transacciones deben ser funciones separadas.
e. Si un departamento es demasiado pequeño para tener dos o más
empleados que puedan segregar funciones, entonces el administrador
del departamento debe revisar con frecuencia las transacciones
departamentales.
4. Documentación

a. Anualmente se registran millones de transacciones financieras en el libro

mayor de la Universidad. La documentación requerida no es la misma
para todas las transacciones. Por ejemplo, un ajuste de un gasto entre
códigos de cuenta dentro de un departamento no es tan crítico desde la
perspectiva de los controles internos y el riesgo como procesar pagos
adicionales en el sistema de recursos humanos.
b. La documentación debe estar alineada con los controles internos y el
nivel de riesgo; por lo tanto, la documentación requerida para las
transacciones depende estrechamente del nivel de riesgo asociado con
la transacción. La documentación de los asientos del libro mayor se basa
en las siguientes consideraciones:
I. Se requiere documentación mínima cuando:
i. Existen controles del sistema que minimizan los errores.
Algunos ejemplos son transacciones que tienen un flujo
de trabajo asociado. Estas transacciones son revisadas y
aprobadas por alguien distinto del iniciador antes de
contabilizarlas en el libro mayor.
ii. Las transacciones pueden quedar completamente
documentadas en el propio sistema. Los comentarios
que describen la transacción y su propósito, así como el
ID del operador de la persona que inició la transacción,
están disponibles en el sistema en línea. La transacción
puede ser auditada desde el propio sistema.
II. Se requiere mayor documentación cuando la transacción:
i. es por una gran cantidad de dólares.
ii. es parte de un contrato legalmente vinculante.
iii. se crea a través de la tarjeta de compras.
iv. en parte del proceso de adquisición.
v. corresponde a acciones de personal.
1. Reconciliación
1. Los resúmenes del libro mayor y los libros de contabilidad detallados de respaldo
se proporcionan a los departamentos mensualmente y se pueden ejecutar con
mayor frecuencia a través del cubo FIT. Estos libros de contabilidad
proporcionan al departamento información sobre sus operaciones y condiciones
financieras. También son utilizados por el personal fiscal del departamento para
 verificar o verificar que la información que contienen sea precisa y confiable.
Este proceso a menudo se denomina “Reconciliación” y es un importante
proceso de control general de la Universidad. Este proceso debe realizarse al
menos mensualmente después de recibir los libros de contabilidad.
2. Dado que el tamaño y la complejidad de los departamentos varían
significativamente, no existe un conjunto de procedimientos fiscales específicos
que se adapte a todos los departamentos. Sin embargo, existen ciertos
requisitos fiscales importantes que todos los departamentos deben cumplir.
Estos requisitos ayudan a garantizar que la administración esté adecuadamente
informada sobre sus operaciones y condiciones fiscales, pero que existan
controles adecuados para garantizar que los ingresos se maximicen, se gasten
con prudencia, que los fondos de la Universidad se protejan adecuadamente y
que se mantenga la rendición de cuentas adecuada.
■ Se requiere realizar una conciliación con los documentos
originales para todas las transacciones de $100 o más.
■ Para transacciones inferiores a $100, la conciliación consiste en
verificar al azar al menos el 25 % de las transacciones del centro
de costos presupuestarios con los documentos originales.

Seguridad
Seguridad (en la gestión de la información) : la protección de los datos contra amenazas accidentales o
deliberadas que podrían causar modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los datos, y la
protección de la
sistema de información de la degradación o falta de disponibilidad de los servicios (Lam: Seguridad de
los sistemas de información basados en computadoras ).

Garantizar la seguridad de la información

Los aspectos de seguridad incluyen los siguientes:

□ Prevención . En la práctica es imposible prevenir todas las amenazas de forma rentable, pero es
mejor prevenir que curar
□ Detección . Las técnicas de detección a menudo se combinan con técnicas de prevención: se puede
mantener un registro de los intentos no autorizados de obtener acceso a un sistema informático.
□ Disuasión . Por ejemplo, el uso indebido de la computadora por parte del personal puede ser motivo
de acción disciplinaria.
□ Procedimientos de recuperación . Si se produce la amenaza, se pueden contener sus consecuencias
(por ejemplo, programas de puntos de control)
□ Procedimientos de corrección . Estos garantizan que se aborde la vulnerabilidad (por ejemplo,
instituyendo controles más estrictos).
□ Evitación de amenazas . Esto podría significar cambiar el diseño del sistema.

Cualidades de un sistema de información seguro: ACIANA

Disponibilidad Siempre se puede acceder a la información.
Confidencialidad Nadie que no tenga la capacidad de verla no puede acceder a la derecho a
información.
 Los datos son los mismos que en sus fuentes y no han sido
Integridad
reducidos, alterados, destruidos o divulgados accidental o
deliberadamente.
Autenticidad Los datos y la información se toman de fuentes auténticas .
No repudio La información no está abierta a ser rechazada por sus destinatarios el
debido a fallas en el sistema.

Autorización Los cambios en el sistema sólo pueden ser realizados por personas que sean
responsables de ellos.

Controles de acceso físico

□ El personal , incluidos los recepcionistas y, fuera del horario laboral, los guardias de seguridad
pueden ayudar a controlar el acceso humano.
□ Las cerraduras de las puertas se pueden utilizar cuando la frecuencia de uso es baja. (Esto no es
posible si la puerta se usa con frecuencia).
□ Las cerraduras se pueden combinar con:
– Un sistema de teclado , que requiere la introducción de un código.
– Un sistema de entrada con tarjeta , que requiere "pasar" una tarjeta
□ Alarmas de intrusión
□ Las computadoras portátiles y otras computadoras portátiles con acceso al sistema deben
mantenerse seguras.
□ Al personal se le debe asignar un número de identificación personal individual, o PIN, que lo
identifique
o ella al edificio

Controles de seguridad en el sistema.

Estos ayudan a prevenir:
□ Error humano
– Ingresar transacciones incorrectas
– No corregir errores
– Procesar los archivos incorrectos
□ Error técnico, como mal funcionamiento del hardware o software.
□ Acciones deliberadas como el fraude.
□ Espionaje comercial
□ Daño malicioso

Controles de integridad en el sistema.

Los datos mantendrán su integridad si están completos y no están dañados .

□ La entrada original de los datos debe controlarse de tal manera que se garantice que los resultados
sean completos y correctos. Los controles de entrada deben garantizar la exactitud, integridad y validez
de la entrada.
□ La verificación de datos implica garantizar que los datos ingresados coincidan con los documentos
originales.
□ La validación de datos implica garantizar que los datos ingresados no estén incompletos o sean
irrazonables. Varios controles incluyen:
□ Comprobar dígitos . Un dígito calculado por el programa y agregado al código que se está verificando
para validarlo.
□ Controlar totales . Por ejemplo, un total de lote que suma las entradas del lote
□ Totales de hash . Un total generado por el sistema utilizado para verificar que el procesamiento se
haya realizado según lo previsto.
□ Comprobaciones de alcance . Se utiliza para comparar el valor ingresado con un rango razonable, por
ejemplo, el número de cuenta del libro mayor debe estar entre 5000 y 9999.
□ Limitar controles . Similar a una verificación de rango, pero generalmente basado en un límite
superior, por ejemplo, debe ser menor
que 999.999,99
Control y Auditoría de Sistemas de Información
1. NECESIDAD DE CONTROL
Todo el mundo es consciente de la necesidad de seguridad de la información en el entorno
empresarial actual, altamente interconectado. Podría decirse que la información se encuentra
entre los activos más valiosos de una empresa, por lo que su protección contra depredadores
tanto internos como externos ha pasado a ocupar un lugar central como prioridad de TI. Por lo
tanto, es necesario instituir un entorno de control estricto.
2. EFECTO DE LAS COMPUTADORAS EN LA AUDITORÍA INTERNA Desde la década de 1970, en todo el
mundo ha habido un gran aumento en el número de organizaciones que utilizan computadoras para
procesar transacciones y preparar sus estados financieros. El avance hacia sistemas financieros más
automatizados ha tenido un impacto en la forma en que los auditores llevan a cabo su trabajo. El
impacto se puede resumir en cuatro encabezados principales: (i) cambios en la pista de auditoría y la
evidencia de auditoría;
(ii) cambio en los entornos de controles internos;
(iii) nuevas oportunidades y mecanismos de fraude y error;
(iv) nuevos procedimientos de auditoría.

(i) Cambios en la pista de auditoría y la evidencia de auditoría: La existencia de una pista de auditoría
es un requisito clave de la auditoría financiera, ya que sin una pista de auditoría, el auditor financiero
puede tener dificultades extremas para reunir evidencia de auditoría suficiente y adecuada para validar
las cifras en las cuentas del cliente. .

(a) Retención y almacenamiento de datos: las capacidades de almacenamiento de un cliente pueden

restringir la cantidad de datos históricos que pueden retenerse “en línea” y ser fácilmente accesibles
para el auditor. Si el cliente no tiene suficiente capacidad de retención de datos, es posible que el auditor
no pueda revisar las transacciones de todo el período del informe en el sistema informático.
(b) Ausencia de documentos de entrada : Los datos de la transacción pueden ingresarse en la
computadora directamente sin la presencia de documentación de respaldo, por ejemplo, ingreso de
pedidos telefónicos en un sistema de televenta. El uso cada vez mayor del EDI dará como resultado que
haya menos papeleo disponible para el examen de auditoría.
(c) Falta de una pista de auditoría visible: las pistas de auditoría en algunos sistemas informáticos
pueden existir sólo durante un corto período de tiempo. La ausencia de una pista de auditoría dificultará
mucho el trabajo del auditor y puede requerir un enfoque de auditoría que implique auditar el sistema
informático buscando otras fuentes de evidencia para garantizar que la entrada de la computadora se
haya procesado y generado correctamente.
(d) . Falta de resultados visibles : Es posible que los resultados del procesamiento de transacciones no
produzcan una copia impresa del resultado, es decir, un registro impreso. En ausencia de resultados
físicos, puede ser necesario que el auditor acceda directamente a los datos electrónicos conservados en
la computadora del cliente. Esto normalmente se logra haciendo que el cliente proporcione una terminal
de computadora y se le conceda acceso de "lectura" a los archivos de datos requeridos. (Consulte el
capítulo 9 para obtener una explicación de los permisos de acceso como "leer").
(e) Pruebas de auditoría. Ciertas transacciones pueden ser generadas automáticamente por el sistema
informático. Por ejemplo, un sistema de activos fijos puede calcular automáticamente la depreciación de
los activos al final de cada mes calendario. El cargo por depreciación puede transferirse (contabilizarse)
automáticamente desde el registro de activos fijos a la cuenta de depreciación y, por tanto, a la cuenta
de ingresos y gastos del cliente. Cuando las transacciones se generan por el sistema, es posible que el
proceso de autorización formal de la transacción no se haya proporcionado explícitamente de la misma
manera que en un entorno manual, es decir, cada transacción no está respaldada por la firma de un
gerente, supervisor o responsable del presupuesto. Esto puede alterar el riesgo de que las transacciones
sean irregulares o ultra vires.
(f) Cuestiones legales: También está aumentando el uso de ordenadores para realizar actividades
comerciales. Más organizaciones tanto del sector público como del privado tienen la intención de utilizar
el EDI y el comercio electrónico a través de Internet. Esto puede crear problemas con los contratos, por
ejemplo, cuándo se celebra el contrato, dónde se celebra (jurisdicción legal), cuáles son los términos del
contrato y quiénes son las partes del contrato.

(ii) Cambio en el tipo y naturaleza de los controles internos: Los controles internos dentro de los
sistemas financieros de un cliente, manuales e informatizados, se pueden dividir en varias categorías.
• Personal : si el personal es digno de confianza o no, si sabe lo que está haciendo y si tiene las
habilidades y la formación adecuadas para realizar su trabajo con un nivel competente. Estándar
competente.
• Segregación de funciones : un control clave en cualquier sistema financiero. Básicamente, la
segregación significa que las etapas del procesamiento de una transacción se dividen entre diferentes
personas, de modo que una persona no puede procesar una transacción de principio a fin. Las distintas
etapas del ciclo de la transacción se reparten entre dos o más personas.
• Procedimientos de autorización : para garantizar que las transacciones sean aprobadas. En algunos
sistemas de transacciones en línea, la evidencia escrita de la autorización de entrada de datos individual,
por ejemplo, la firma de un supervisor, puede ser reemplazada por controles de autorización
computarizados, tales como controles automatizados escritos en los programas de computadora (por
ejemplo, aprobaciones de límites de crédito programados).
• Mantenimiento de registros : los controles sobre la protección y almacenamiento de documentos,
detalles de transacciones, pistas de auditoría, etc.
• Acceso a activos y registros : en el pasado, los sistemas manuales podían protegerse del acceso no
autorizado mediante el uso de puertas y archivadores cerrados con llave. Los sistemas financieros
informatizados no han cambiado la necesidad de proteger los datos. Los datos financieros y los
programas informáticos de un cliente son vulnerables a modificaciones no autorizadas en la
computadora o desde ubicaciones remotas. El uso de redes de área amplia, incluida Internet, ha
aumentado el riesgo de acceso no autorizado. La naturaleza y los tipos de control disponibles han
cambiado para abordar estos nuevos riesgos.
• Supervisión y revisión de la gestión : La supervisión y revisión de la gestión ayuda a disuadir y detectar
tanto errores como fraudes.

(iii) Nuevas causas y fuentes de error

(a) Transacciones generadas por el sistema : los sistemas financieros pueden tener la capacidad de
iniciar, aprobar y registrar transacciones financieras. Es probable que esto se vuelva cada vez más común
a medida que más organizaciones comiencen a instalar sistemas expertos y sistemas de comercio de
intercambio electrónico de datos (EDI). Los sistemas automatizados de procesamiento de transacciones
pueden causar problemas al auditor. Por ejemplo, al obtener seguridad de que una transacción fue
autorizada adecuadamente o de acuerdo con las autoridades delegadas. Es posible que el auditor
necesite examinar la programación de la aplicación para determinar si los niveles de autoridad
programados son apropiados.
(b) Error sistemático : las computadoras están diseñadas para realizar procesamientos de manera
consistente. Dados los mismos insumos y programación, invariablemente producen el mismo resultado.
Esta coherencia puede verse tanto de manera positiva como negativa. Si la computadora está haciendo
lo correcto, entonces, en igualdad de condiciones, continuará haciendo lo correcto en todo momento. De
manera similar, si la computadora hace algo incorrecto y procesa un tipo de transacción
incorrectamente, continuará manejando el mismo tipo de transacciones incorrectamente cada vez. Por
lo tanto, siempre que un auditor encuentre un error en una transacción procesada por computadora,
debe determinar minuciosamente la razón subyacente del error. Si el error se debe a un problema
sistemático, es posible que la computadora haya procesado cientos o miles de transacciones similares de
manera incorrecta.

(iv) Nuevos procesos de auditoría: Dentro de un entorno computarizado, es posible que se requiera que
el auditor adopte un enfoque de auditoría diferente para obtener suficiente evidencia de auditoría para
emitir una opinión sobre los estados financieros. Por ejemplo, nuevos procedimientos para hacer frente
a diferentes controles internos, nuevas causas de errores o la diferente naturaleza de las pistas de
auditoría.

TÉCNICAS DE CONTROL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Controles contables , es decir, aquellos controles destinados a salvaguardar los activos del cliente y
garantizar la confiabilidad de los registros financieros; El

• Controles operativos: se ocupan de las operaciones, funciones y actividades diarias para garantizar
que las actividades operativas contribuyan a los objetivos comerciales;
• Controles administrativos: Se ocupan de garantizar la eficiencia y el cumplimiento de las políticas de
gestión, incluidos los controles operativos.

Categorización de los controles por parte del auditor

Clasificamos los controles en categorías dependiendo de cuándo actúan.

Clasificamos los controles en los siguientes cuatro grupos:

(i) . Controles preventivos : Los controles preventivos son aquellas entradas que están diseñadas para
evitar que ocurra un error, omisión o acto malicioso. Un ejemplo de control preventivo es el uso de
contraseñas para acceder a un sistema financiero.

Las características generales de los controles preventivos son:

(ii) Una comprensión clara de las vulnerabilidades del activo.
(iii) Comprender las amenazas probables
(iv) Provisión de controles necesarios para que las probables amenazas se materialicen.

Ejemplos de controles preventivos

• Emplear personal calificado
• Segregación de deberes
• Control de acceso
• Vacunación contra enfermedades.
• Documentación
• Prescribir libros apropiados para un curso.
• Formación y reciclaje del personal.
• Autorización de transacción
• Validación, edición de cheques en la aplicación.
• Cortafuegos
• Software antivirus (a veces también actúa como control correctivo), etc.
• Contraseñas

(ii) . Control de detección: estos controles están diseñados para detectar errores, omisiones o actos
maliciosos que ocurren e informar la ocurrencia.

Las principales características de dichos controles son las siguientes:

• Conocimiento claro de las actividades lícitas para que todo lo que se desvíe de ellas sea denunciado
como ilícito, malicioso, etc.
• Un mecanismo establecido para remitir las actividades ilegales denunciadas a la persona o grupo
apropiado.
• Interacción con el control preventivo para evitar que se produzcan tales actos
• Controles sorpresa por parte del supervisor. Ejemplos de controles de detectives incluyen
• Totales de hash

• Puntos de control en trabajos de producción.

• Control de eco en telecomunicaciones
• Mensaje de error sobre etiquetas de cinta
• Comprobación duplicada de cálculos.
• Informes periódicos de rendimiento con variaciones.
• Informe de cuentas vencidas
• Las funciones de auditoría interna
• Sistema de detección de intrusos
• Recuentos de caja y conciliación bancaria.
• Monitorear los gastos contra el monto presupuestado

(iii) . Controles correctivos: Los controles correctivos están diseñados para reducir el impacto o corregir
un error una vez que se ha detectado.
Las principales características de los controles correctivos son:
• Minimizar el impacto de la amenaza.
• Identificar la causa del problema.
• Remediar problemas descubiertos por controles de detectives.
• Obtenga retroalimentación de los controles preventivos y de detección.
• Corregir error que surge de un problema
• Modificar los sistemas de procesamiento para minimizar la aparición futura del problema. Ejemplos
de controles correctivos
• Planificación de contingencias
• Procedimiento de copia de seguridad
• Volver a ejecutar procedimientos
• Procedimientos de tratamiento para una enfermedad.
• Cambiar el valor de entrada a un sistema de aplicación
• Investigar variaciones presupuestarias y denunciar infracciones.

(IV). Controles compensatorios : los controles están diseñados básicamente para reducir la probabilidad
de amenazas, que pueden explotar las vulnerabilidades de un activo y causar una pérdida a ese activo.

Pistas de auditoría
Los seguimientos de auditoría son registros que se pueden diseñar para registrar la actividad a nivel del
sistema, la aplicación y el usuario. Cuando se implementan correctamente, los registros de auditoría
proporcionan un importante control de detección para ayudar a lograr los objetivos de la política de
seguridad.

(1) Detección de acceso no autorizado: la detección de acceso no autorizado puede ocurrir en

tiempo real o después del hecho. El objetivo principal de la detección en tiempo real es proteger
el sistema de personas externas que intentan violar los controles del sistema. También se puede
utilizar un seguimiento de auditoría en tiempo real para informar sobre cambios en el
rendimiento del sistema que pueden indicar una infestación por un virus o gusano. Cuando se
diseñan correctamente, se pueden utilizar para determinar si se logró el acceso no autorizado o
si se intentó y falló.
(2) Reconstrucción de eventos: el análisis de auditoría se puede utilizar para reconstruir los
pasos que condujeron a eventos como fallas del sistema, violaciones de seguridad por parte de
individuos o errores de procesamiento de aplicaciones. El conocimiento de las condiciones que
existían en el momento de una falla del sistema se puede utilizar para asignar responsabilidades y evitar
situaciones similares en el futuro.
El análisis de pistas de auditoría también juega un papel importante en el control contable.

(3) Responsabilidad personal : se pueden utilizar registros de auditoría para monitorear la actividad del
usuario con el nivel más bajo de detalle. Esta capacidad es un control preventivo que puede utilizarse
para influir en el comportamiento. Es probable que un individuo viole la política de seguridad de una
organización si sabe que sus acciones están registradas en un registro de auditoría.