PROCEDIMIENTO DE

COMUNICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS

PÁGINA DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES

Rdo. No 0 1 2 3 4 5 6 7 8

Fecha 01.03.10 11.01.11 15.06.11

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Controlada” en las copias impresas, las copias no son válidas.

1. PROPÓSITO

El objetivo de este procedimiento es garantizar la aceptación de las comunicaciones internas, documentos

y solicitudes de las partes interesadas garantizando el diálogo sobre Calidad, Medio Ambiente, Seguridad
y Salud en el Trabajo, definir el método para registrarlas y responderlas con el fin de lograr la eficiencia de
las comunicaciones internas y externas. . De esta forma, se pretende contribuir en la mejora continua del
desempeño de los sistemas de gestión.

2. ALCANCE

Este procedimiento cubre todas las comunicaciones internas y externas realizadas en el marco del
Sistema Integrado de Gestión.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Procedimiento para el Proceso de Recursos Humanos

 Procedimiento de seguimiento y medición
 Procedimiento sistemático de propuesta

4. DEFINICIONES

Comunicaciones internas: Diálogo escrito y verbal establecido recíprocamente para el diálogo entre
empleados, departamentos y Alta Dirección.

Comunicaciones externas: Diálogo escrito y verbal con autoridades como autoridades legales, opinión
pública, clientes, proveedores, accionistas, autoridades no gubernamentales, bomberos, defensa civil, etc.

5. RESPONSABILIDAD y APLICACIÓN

Los anuncios de todas las actividades se realizan a través de Microsoft Share Point, correo electrónico y
foros. Los anuncios para barcos se hacen a través de Inmarsat-C y los anuncios para barcos sin Inmarsat-
C se entregan por teléfono móvil o teléfono satelital.
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EXTERNAS

La organización de todos los tableros que no sean los de los departamentos está bajo la responsabilidad
del Gerente de Correspondencia. Los documentos a bordo están sujetos a control por parte del
Coordinador General.

5.1. COMUNICACIONES INTERNAS

Las comunicaciones internas se realizan de la siguiente manera bajo el Sistema Integrado de Gestión;

 Tableros de Comunicaciones
 Propuesta Sistemática
 Correo electrónico
 Punto compartido de Microsoft
 Formulario de comunicaciones internas
 Entrenamientos
 Reuniones
 Informes
 Inmarsat-C
 Teléfono satelital
 Teléfono

5.1.1. Junta del Sistema Integrado de Gestión

Los anuncios relacionados con actividades de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo
se realizan a través de Microsoft Share Point y tablero IMS. La organización de la junta directiva de IMS
está bajo la responsabilidad de los supervisores de IMS. El documento que tendrá lugar en el tablero del
IMS pasa bajo control del Coordinador General.

La información que se enumera a continuación se publica en el tablero de IMS.

 Política IMS,
 Misión y visión,
 Actividades y folletos relacionados con Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo,
 Indicadores de desempeño ambiental,
 Resultados de la propuesta sistemática,
 Noticias y fotografías en la prensa nacional e internacional.
 Novedades relacionadas con proyectos.

Responsabilidades de las juntas

nombre de la junta Formación de Aprobación Eliminación

documento
IMS y tablero de Directora de Calidad Coordinador general Directora de Calidad
propuestas Director de SSMA Director de SSMA
Junta de personal supervisor de personal Coordinador general supervisor de personal

5.1.2. Microsoft Share Point y correo electrónico

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EXTERNAS

Todos los proyectos, actividades, documentos, informes, actas, procedimientos, instrucciones y

formularios publicados en la organización con respecto al Sistema de Gestión Integrado son publicados
por los Supervisores de IMS al público por correo electrónico y todos los documentos se comparten con
todos los empleados en Microsoft Share. Punto para estar disponible para todos.

5.1.3. Entrenamientos

 Se entregan al personal los pasos a seguir y principios en materia de Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional a través de capacitaciones. Las capacitaciones se organizan de
acuerdo con el Procedimiento para el Proceso de Recursos Humanos.
 El Representante de la Dirección también es responsable de preparar capacitaciones de
sensibilización para todo el personal y difundir las comunicaciones sobre los asuntos relevantes.
 Los supervisores de IMS son responsables de garantizar la participación en estas capacitaciones
y mantener registros.
 Los Directores de Calidad proporcionan al personal recién contratado un manual de personal que
incluye políticas y prácticas comerciales en el momento del empleo.

5.1.4. Reuniones

La alta dirección y el Representante de la Gerencia mantienen reuniones para incrementar la

productividad, la coordinación y el flujo efectivo de información con respecto a;

 Política, objetivos y metas

 Actividades y proyectos de mejora del Programa de Gestión de Recursos Humanos, Calidad,
Medio Ambiente y SST
 Enmiendas reales y potenciales a la legislación.
 Funcionamiento del Sistema General de Gestión, no conformidades e irregularidades.

Plan de reuniones
Tema en cuestion Acomodadores Frecuencia Informes
 Gerente general
 Representante de la
dirección
Sistema de manejo integrado
 Directora de Calidad
Reunión de revisión de la Anualmente Representante de la
 Director de SSMA
gestión dirección
 Directores de
departamento
 Líderes de proceso
 Gerente general
 Representante de la
dirección
Sistema de manejo integrado
 Directora de Calidad
Reunión de Evaluación de Anualmente Representante de la
 Director de SSMA
Cumplimiento Legal dirección
 Directores de
departamento
Líderes de proceso
 Gerente general
 Gerente de Semanalme
Junta Ejecutiva Gerente de Contabilidad
Contabilidad nte
 Gerente de Marketing
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EXTERNAS

de Obras de
Construcción
 Encargado comercial
 Gerente de
operaciones
 Gerente de Maquinaria
 Gerentes de IMS
 Gerente de Respuesta
a Emergencias
 DPA
 Gerentes de Proyecto

 Accionistas
 Gerente general
 Gerente de
Contabilidad Si es
Asamblea de Accionistas Gerente de Contabilidad
requerido

Se levantan actas de las reuniones celebradas y se envían a los departamentos pertinentes.

5.1.5. Propuesta Sistemática

Las propuestas se evalúan y califican de acuerdo con el Procedimiento Sistemático de Propuestas. Los
resultados de las operaciones son publicados por el Director de Calidad en el tablero de comunicaciones.

5.2. COMUNICACIONES EXTERNAS

. anuncia sus actividades y política para el Sistema de Gestión Integrado a todas las partes a través de su
sitio web y a todos los clientes con los catálogos que ha preparado.

5.2.1. Documento entrante/saliente

Todas las cartas y faxes entregados a . reciben la fecha actual y el número de documento entrante y el
Departamento de Correspondencia los registra en el Registro de documentos entrantes y en el
Formulario de registro de documentos entrantes en computadora. El documento entrante se incluye en
la Carpeta de Documentos Entrantes No 18 siguiendo números consecutivos. Copia del mismo se entrega
al Coordinador General para su trámite. El Coordinador General entrega la solicitud entrante al
departamento correspondiente para su procesamiento tras el examen.

Todas las cartas y faxes enviados desde . (excepto los del Departamento de Contabilidad) reciben la fecha
actual y el número de documento saliente y son registrados por el Departamento de Correspondencia en
el Formulario de Registro de Documentos Salientes en el medio electrónico. El documento saliente se
incluye en la Carpeta de Documentos Salientes N° 18 siguiendo números consecutivos.
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COMUNICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS

Los números de salida de cualquier carta preparada por el Departamento de Contabilidad son registrados
por el Departamento de Correspondencia en el Formulario de Registro de Documentos Salientes en el
medio electrónico.

Los números de referencia se obtienen del Departamento de Correspondencia para todas las cartas
enviadas desde . a las partes relacionadas y elaborados en papel membretado. Los números de carta de
cualquier oferta preparada por el Departamento de Comercio y enviada por correo electrónico los
proporciona el Departamento de Comercio. Los números de carta de cualquier carta preparada por el
Departamento de Contabilidad los proporciona el Departamento de Contabilidad.

El número de referencia se emite de la siguiente manera.

Número de referencia: XX / YY / SS-NNNN

XX : simboliza las iniciales del nombre y apellido de la persona que firma la carta.
AA : simboliza las iniciales del nombre y apellido de la persona que preparó la carta.
SS : * simboliza el número de carpeta.
NNNN : simboliza el número de referencia recibido del Departamento de Correspondencia.

(*) Los números de carpeta son los siguientes;

18 – Documento Entrante a ./ Saliente de .

23 – Solicitud de Propuesta
24 – Orden Final
25 – Oferta de .
30 – Correspondencia con el Cliente/Subcontratista/Autoridad Legal correspondiente, etc., en relación con
los trabajos en curso/terminados
Una copia de cualquier carta que tenga el número de carpeta anterior se incluye en la Carpeta de
Documentos Entrantes/Salientes No. 18 y su original se incluye en la carpeta correspondiente
(23,24,25,30) por el Departamento de Correspondencia.

Las carpetas número “30” para los trabajos terminados las guarda el director del departamento
correspondiente (gerente de marketing de obras de construcción, gerente comercial, gerente de
operaciones, etc.).

5.2.2. Comunicaciones con partes relacionadas

El representante de la Gerencia es responsable de aceptar, registrar y dar respuesta a todos los

documentos, quejas y solicitudes relativas al Sistema Integrado de Gestión (Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud en el Trabajo) provenientes de partes relacionadas tales como autoridades
gubernamentales, opinión pública, clientes, proveedores, accionistas, autoridades no gubernamentales y
universidades. En solicitudes de información de partes relacionadas con respecto a temas ambientales o
de Seguridad y Salud Ocupacional, el Director de HSE y el Representante de la Gerencia realizan una
evaluación y toman una decisión con el Gerente General y mantienen registros relacionados.

Parte Relacionada Materia/Reglamento aplicable Supervisora de

Comunicaciones
Municipio Oficina Sucursal Regulación de Residuos Sólidos
Metropolitano de de Gestión de Reglamento sobre residuos de embalaje
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Estambul Residuos del Reglamento de control de aceites usados Director de SSMA

Departamento de Reglamento de Control de Residuos
Protección y Peligrosos
Control Ambiental
del Municipio
Metropolitano de
Estambul
Administración de Reglamento de control de la
Agua y contaminación del agua
Alcantarillado de Reglamento de control de la
Estambul contaminación del aire
Departamento de
Protección y
Control Ambiental
Sucursal de
Permisos de
Control de Aguas
Residuales
Dirección Provincial de Medio Ambiente y Regulación de Residuos Sólidos Director de SSMA
Silvicultura de la Gobernación de Reglamento sobre residuos de embalaje
Estambul Reglamento de control de aceites usados
Reglamento de Control de Residuos
Peligrosos
Reglamento de control de la
contaminación del agua
Reglamento de control de la
contaminación del aire
Estambul, Alcaldía de Tuzla Regulación de Residuos Sólidos Director de SSMA
Reglamento sobre residuos de embalaje
Reglamento de control de aceites usados
Reglamento de Control de Residuos
Peligrosos
Reglamento de control de la
contaminación del agua
Estambul, Presidencia del Grupo Médico Reglamento de control de la Director de SSMA
Tuzla contaminación del agua
Estambul, Dirección Provincial de Salud Reglamento de control de la Director de SSMA
contaminación del aire
Dirección Provincial de Agricultura Ley de Acuicultura Director de SSMA
TR Dirección Provincial de Defensa Civil Reglamento de Seguridad y Salud en el Director de SSMA
de la Gobernación de Estambul Trabajo
TR Ministerio de Trabajo y Seguridad Accidentes de Trabajo (Dirección
Social Regional del Trabajo de Estambul)
supervisor de personal
Dirección Regional del Trabajo
TR Ministerio de Trabajo y Seguridad supervisor de personal
Social Declaración de Empleo, Declaración
Institución de Seguros Sociales Electrónica
TR Ministerio de Trabajo y Seguridad Carta mensual de estado del personal supervisor de personal
Social Declaración de liberación
Institución de empleo turca Declaración de discapacitado/ex convicto
Cámara Naviera General Gerente de Contabilidad
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TR Ministerio de Trabajo y Seguridad General Gerente de Contabilidad

Social
Oficina de Impuestos de Transporte
TR Ministerio de Trabajo y Seguridad Pago de tasa portuaria de buques Gerente de Contabilidad
Social matriculados en TUGS
Oficina de Impuestos de Hisar
Dirección General de Seguridad Costera fletamento, general Encargado comercial
Departamentos Portuarios General DPA
Instituciones de clase General DPA

6. REGISTROS RELACIONADOS

Nombre del registro Persona Responsable del Almacenamiento

Periodo de almacenamiento

Minutos de reunión Representante de la dirección 2 años

Registros de comunicaciones externas supervisor de correspondencia 5 años
Cartas de la Junta de Comunicaciones Supervisores IMS 2
años

7. CERRAMIENTOS

Minutos de reunión
Formulario de comunicaciones internas
Formulario de registro de documentos entrantes
Formulario de registro de documentos salientes
Registro de entrega