Operasyonel İyileştirme İş Akışını İyileştirmektir

İş Akışını ve İşi İyileştirmek

Yazar: Hakan Akgül; Danışman ve Yalın Enstitü YK Üyesi

Operasyonel iyileştirmenin kısa tanımı; işi “ilk seferde, tam zamanında, her seferinde doğru ve zamanla
daha kısa sürede yapmak” olabilir. Buna motivasyon ve iş güvenliğini ekleyebiliriz.

Şirket içinde operasyonlar pek çok değer akışı üzerinden gerçekleşir ve hedefe ulaşmamıza hizmet
eder. Değer akışları, “müşterinin siparişinden teslimata”, “satın almadan üretime”, “fikirden tasarıma”,
“tasarımdan pazara”, “A ana ürün ailesinin geliştirilmesi – üretimi – sunumu” gibi büyük iş akışlarıdır.
Bu akışlar adeta tüm şirket bölümlerini ve çalışanlarını görünmez iplerle birbirine bağlar. Bölümlerarası
Yönetimin asli konusu olup orta kademenin iş birliğini gerektirir.

Tek bir değer akışını ele alıp yakınlaştırarak/“zoom”layarak incelersek, başka bir tabirle, “kırarsak”,
“patlatırsak”, kapsamına göre bir kaç bölümü ve her bölümden çalışanları içerdiğini görürüz. Bu
akışların içinde farklı bölüm süreçleri vardır: satın alma, üretim, satış, pazarlama, ürün geliştirme,
muhasebe, raporlama, bilgi teknolojileri, lojistik gibi. Her bir bölüm ana değer akışını aksatmadan tam
zamanında, istenen kalitede ve maliyette hizmet etmekle, sonuç almakla ve müşterisi olan
bölüm/süreç adımını tatmin etmekle sorumludur.

Bölümün bunu garanti edebilmesi Günlük Yönetimin ve ilk kademe çalışanların konusudur. Bölüm
sürecini yakınlaştırarak/“zoom”layarak
incelediğimizde alt süreçleri görürüz:
Satışta sipariş alma - ihtiyacı anlama -
sunum yapma - itiraz karşılama - satış
kapama gibi, Üretimde kesme – işleme –
boya – montaj gibi, Muhasebede
alacaklar hesabı işleme – borçlar hesabı
işleme – bordrolama - gelir tablosu
hazırlama gibi.

Dikkat ederseniz şu ana kadar, işi

detaylandırarak kırdığımız, değer akışı,
bölüm süreçleri ve bölüm alt süreçleri olmak üzere üç seviyeden bahsettik. Peki daha başka alt kırılım
var mıdır? Eğer işi iyileştireceksek olmalıdır.

Bir alt seviyeye süreç adımları ya da işlemler (dördüncü seviye) diyoruz. Satış bölümün için, yukarıda
bahsettiğimiz, “Sunum Yapma” alt sürecinin süreç adımları; “ihtiyaca uygun ürünü belirle”, “rakipten
üstünlüklerini ortaya koy” ve “faydayı anlat” olabilir. Üretimde “Montaj” alt süreci için süreç adımları;
“birleştirme” ve ardından “sıkma” olabilir.

Peki operasyonu daha da iyileştirmek için başka bir seviye var mı? Evet var: iş elemanları (beşinci
seviye). Yukarıdaki “rakipten üstünlüklerini ortaya koy” süreç adımı için iş elemanları; “rakibin

1
özelliklerini internetten ve sahada incele”, “kendi ürün bilgine hakim ol”, “kıyaslama yap”, “üstünlükleri
ortaya çıkar ve listele” olabilir. “Sıkma” süreç adımı için iş elemanları “tornavidayı tut”, “vidayı yerleştir”
ve “sık” olabilir.

Bundan sonraki bir alt seviye ise hareket analizleridir. İşi ve “iş deneyimini” iyileştirmek için gereklidir.
Motivasyonu temelden etkiler. Bu iş muhasebede, satın almada, depoda, üretimde ya da satışta
olabilir.

Gördüğünüz gibi operasyonel iyileştirmenin altında koca bir buzdağı kütlesi var. Kalite, maliyet,
teslimat, müşteri kazanma, İSG ve motivasyon iyileştirmeleri için bu kadar derin bakabilmek
gerekmektedir. İyileştirmeler sırasında derinleşme proje ilerledikçe gerçekleşir. İlk iyileştirmeler değer
akışının ikinci - üçüncü seviyelerinde yakalanırken, mükemmelleşme yolculuğu için zaman içinde
hareket analizlerine (altıncı seviye) kadar inmek gerekir.

Açık söylemek gerekirse, çoğunlukla şirketlerde gördüğümüz, dördüncü, beşinci ve altıncı seviyelerin
tamamıyla işi yapan uzmana/operatöre bırakılmış, adeta “terkedilmiş” olduğudur. Yönetim bu
detayları genellikle bilmiyor ve ilgilenmiyor. Oysa mevcut işi iyileştirmek için çalışanların metoda,
zamana, yönetimin desteğine ihtiyacı vardır. İşi en iyi şekilde, işi yapan iyileştirebilir. Bu detay Yalın
Yönetim Sistemi ve Yalın Liderlik eğitim / çalıştayımızın konusudur.

Gereken zamanda, gereken seviyede (derinlikte) operasyonu iyileştirmek için genellikle bir de mentora
ihtiyaç vardır.

İyileştirmeden bahsetme sebebimiz, değer akışı seviyesinden hareket analizlerine kadar her iş akışında
muhakkak problemler olmasındandır. Satıştan üretime, ürün geliştirmeden satınalmaya tüm
bölümlerde yapılan işlerin içinde bulunan/gizlenen “israflar”, “iş yükü dengesizlikleri” ve
“dalgalanmalar” problemlerin oluşumuna sebebiyet verir. Problemler çözülmelidir; çözülmeyen
problemler şirketi amacından ve hedeflerinden alıkoyar. Problem çözmek için tüm şirkette
uygulanacak standart bir problem çözme metoduna ihtiyaç olacaktır.

İkinci bir makale ile devam edeceğim: “İş Akışını İyileştirmek için Değer Akışı Haritalama”

Hakan Akgül
YK Üyesi, Danışman – satış, strateji, inovasyon, yönetim sistemi ve liderlik
hakan.akgul@lean.org.tr

Makaleler için: https://lean.org.tr/satis-strateji-yonetim-inovasyon-makaleleri/