Cod document: COD PO-08.01 Nr.562/21.10,2019 COLEGIUL NATIONAL ] PROCEDURA OPERATIONALA Pagina »GHEORGHE TITEICA® | PRIVIND IMPLEMENTAREA SCIM | PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND IMPLEMENTAREA SCIM 1 din | fia T Versiuneal.0 Exemplare: .... JELEMENTE PRIVIND Data Semnatura JRESPONSABILIV/OPERATIUNEA, Elaborat 15, 10.2019 [Yetifieat_ Lange ica [Distr ater [70 7279 Aprobat Stefan Mihaela Director Walabil din data der 1.102019 Editia/revizia Data’ ‘Modificat Verificat Aprobat Name] Semnitara] Name —]-Semnitara | —Name —] Sentara | — 7 |Descrierea procedurii in procesul de implementare a sistemului de control inter managerial se recomanda parcurgerea unor etape absolut necesare pentru obfinerea unui rezultat eficient si care s confere o anumita cocrenfa procesului. Aceste etape se regiisesc in standardele de control intern managerial si fac obiectul derularii unor procese complexe respectiv elaboriirii de documente relevante de care entitatea publica, Entitatea public& isi defineste obiectivele legate de misiunea entitafii, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne ale acesteia. in acest sens, primul pas important in procesul de implementare a sistemului de control intern ‘managerial il constituie stabilirea obiectivele generale si cele specifice, cu scopul de a susfine viziunea entititii publice si a conducerii acesteia. Obiective generale sunt exprimate la nivelul entitatii publice, iar obiectivele specifice, derivate din obiectivele generale, se stabilesc la nivelul fiectirui compartiment din cadrul entitafii publice. Entitatea publicd fsi defineste propria strategie, prin stabilirea obiectivelor si prioritajilor organizationale, pe baza previziunilor privind mediul extern si capacititile entitatii si desemnarea planutilor operationale prin intermediul cirora aceste obicctive pot fi indeplinite. Mecanismul de implementare a sistemului de control intern managerial la nivelul institutiilor de invajzimént cuprinde o serie de structuri, documente cu caracter organizatoric si instrumente utilizate, precum: + Ordinul sau decizia de infiintare a Comisiei de Monitorizare; + Regulamentul de organizare gi functionare a Comisiei de Monitorizare; + Programul de dezvoltare a sistemului de control inte managerial; + Minute si Decizii ale Comisiei de Monitorizare; + Raportari privind gradul de implementare a sistemului de control intern managerial; + Metodologii de tucru si proceduri pentru implementarea sistemului de control inter managerial. Implementarea sistemului de control inten managerial in cadrul _institutiilor de invitmént are in vedere realizarea a trei obiective generale cu caracter permanent. 1) Bficacitatea gi eficienta funcfiontrii institutiei Obiective specifice a indeplinirea functiilor si atribufiilor aferente scopului pentru care respectiva entitate functioneaz’; b) —_Utilizarea in condifii de economicitate, eficacitate si eficienf a resurselor materiale, financiare si umane; 9 Protejarea resurselor entitéjii publice, de utilizare inadecvata sau de inregistrarea pierderilor; & —_Identificarea si gestionarea pasivelor; 2) Fiabilitatea informatiilor exteme si interme Obiective specifice a) Tinerea unei contabilitéti adecvate; b) —_Calitatea informatiilor utilizate in entitatea publicd sau difuzate c&tre terfis ©) _Protejarea documentelor impotriva a dou categorii de fraude: disimularea fraudeisi distorsionarea rezultatelor; 3) Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interme ale institufiei de invafimant Obiective specifice a) Asigurarea c& activitafile institufiei se desfigoara in conformitate cu obligatiile impuse de legi si de regulamente; b) Respectarea politicilor interne ale institut Atribufiile Comisiei de Control Intern Managerial Elaboreazi Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al unitiii de invatimant, program care cuprinde obiective, actiuni, termene, responsabili, precum si unele masuri necesare dezvoltirii acestuia. La elaborarea programului se vor avea in vedere regulile minimale de management, confinute in standardele de control intem managerial, atributiile, particularitatile organizatorice gi funcfionale ale institufiei, personalul si structura acesteia, alte reglementiri si condifii specifice. Supune aprobarii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial Unmireste realizarea si asigura actualizarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, ori de cate ori este necesar. Unmireste ca termenele prevazute in Programul de dezvoltare a sistemului de control inter ‘managerial si fie respectate si decide masurile care se impun in cazul nerespectiiii acestora, intocmeste semestrial si anual, rapoarte referitoare la stadiul sistemului de control intem managerial, conform prevederilor legislative in domeniu. Prezint& conducerii, ori de céte ori se consider’ necesar, dar cel pufin o dati pe semestru si o data pe an, rapoarte referitoare la progrescle inregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial, in raport cu programul adoptat, la acfiunile de monitorizare, coordonare gi indrumare metodologica intreprinse, precum si la alte probleme aparute in legaturd cu acest domeniu, Analizeaz capacitatea intern de a finaliza implementarea standardelor de control inten ‘managerial, findnd seama de complexitatea procesului. Coordoneaza procesul de actualizare a obiectivelor si a activitstilor entitatii publice, Avizeazi lista de activititi procedurabile la nivelul entitaii publice. Analizeaza si avizeaz8 informarea privind monitorizarea performanfelor la nivelul entitatii. Analizeaza Profilul de rise gi limita de tolerant la rise. Analizeaz Informarea privind desfigurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entitafii publice. Atribusiile Presedintelui SCIM Conduce si coordoneaza sedinjele SCIM si activitatea Secretarului Unmareste respectarea termenelor stabilite de citre SCIM si decide asupra masurilor care se impun pentru respectarea lor. Propune ordinea de zi si acord® cuvantul in sedinfe, veghind la disciplina si buna desfgurare a sedinfelor. Decide asupra participarii la sedinfele SCIM a altor persoane a ciror participare este necesara 3pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a sedinfei. Aprobi minutele sedinjelor, rapoartele si deciziile SCIM.Convoaci membrii SCIM, prin intermediul Secretarului Avizeazi Programul de dezvotare a sistemului de control intem managerial la nivelul institutiei Aprobii situatiile centralizatoare, semestriale si anuale, privind stadiul implementa si dezvoltarii sistemului de control intern managerial, Atribusiile secretarului/secretariatului SCIM Secretarul / Secretariatul Comisiei de Monitorizare asigurd, din punct de vedere tehnic si metodologic, monitorizarea, organizarea si indrumarea dezvoltarii sistemului de control intern managerial. Elaboreaza un format standard de raport pentru sistemul de control intern managerial, pe care il supune aprobarii SCIM. intocmeste rapoarte in baza dispozifiilor Pregedintelui SCIM gi le supune spre aprobare. Semnaleaz& SCIM situajiile de nerespectare a deciziilor acesteia si propune misurile de corectare care se impun. Intocmeste minutele sedintelor SCIM. Duce la indeplinire, transmite sau monitorizeaza, dupa caz, deciziile SCIM. Organizarea sedinjelor si mecanismul de luare a deciziei SCIM se intruneste ori de cate ori este necesar pentru atingerea scopului pentru care s-a infiintat. Deciziile SCIM se adopt prin votul majoritayii simple. in cazul in care se constati egalitate de voturi, votul Presedintelui (sau a inlocuitorului acestuia) este hotarator. Absenfa de la sedinfa SCIM se motiveaza in scris cdtre Presedintele acesteia. * Desfiigurarea sedintei se consemneaza in minut