https://norberthires.

com/eisenhower-matrix/

Eisenhower mátrix: nem minden fontos,

ami sürgős
 Híres Norbert
 Önfejlesztés
 2022.10.14.

Hétfő reggel a hét legkaotikusabb időszaka. Az előző hétről megmaradt feladatok, a hétvégén
összegyűlt újabb kötelezettségek, és egy-két idejekorán érkezett hajnali e-mail is vár rád.

Tudod, hogy nem fér bele a napodba minden. Elkészíted a to-do listet, de utána mi legyen? A
feladatok priorizálásában segít az Eisenhower mátrix.

A módszert az USA 34. elnöke, a hatékonyságáról híres Dwight D. Eisenhower használta.

Eisenhower két hivatali ciklusa alatt létrehozta a DARPA-t (Egyesült Államok Védelmi
Minisztériumának kutatásokért felelős részlege), amelynek az internetet köszönhetjük,
lefektette a NASA alapjait, fellépett a faji megkülönböztetés ellen, és a hidegháború során
folyamatosan kordában tartotta a Szovjetuniót (Eisenhower-doktrína).

Hogyan vitt véghez ennyi nagy jelentőségű projektet Eisenhower?

Először is az amerikai elnök (sok utódjával ellentétben) erősen támaszkodott szakértő

tanácsadóira és gyakran delegált feladatokat.

Az elnök priorizálási rendszerét részletesen Stephen Covey író mutatta be és tette népszerűvé.
Mi az Eisenhower mátrix lényege?
A módszer segítségével a feladatokat két tulajdonság szerint osztályozzuk.

A fontosság és sürgősség mértéke szerint értékeljük a feladatokat, majd egy négy részes
mátrixot rajzolunk, ahová besoroljuk azokat.

Bár hajlamosak vagyunk minden teendőt egyaránt fontosnak és sürgősnek gondolni, a

valóságban azonban lehet csak mások szemszögéből igaz ez az adott feladatra. Nekünk
mindig a saját prioritásainkat érdemes figyelembe vennünk.

Olyan világban élünk, amikor a sürgős szívesen ölti magára a fontos ruháját. Főképp
sokaknak, akik, ha valami fontos, szívesen állnak elénk, hogy az nekik sürgős. Pedig ezer
sürgős dologból sok nem is fontos.

Pál Feri atya

#1 Fontos és sürgős – Csináld meg!
A fontos és sürgős feladatok bármiféle priorizálási rendszer nélkül is általában a feladatlistánk
élére kerülnek. Az Eisenhower mátrix alkalmazásával ezek a feladatok prioritást élveznek,
érdemes ezekkel a feladatokkal kezdeni a napot és mielőbb végére érni a fontos és sürgős
teendőknek.

Milyen teendőkre gondolunk a fontos-sürgős címke alatt?

Ez mindenki számára más és más, akár ugyanazon feladat eltérő napokon való priorizálása is
más eredményt hozhat.

Nekem azok számítanak fontos és sürgős feladatoknak, amelyek vagy azonnali reakciót
igényelnek és létezésükkel más feladatok elvégzését gátolják (például: időpontfoglalás
fogorvoshoz sajgó fogam miatt), vagy amiknek halogatásukkal hosszú távú céljaim kerülnek
veszélybe (például: ha a héten péntekig szeretnék publikálni egy cikket, akkor a cikkhez
szükséges kutatást szerdáig el kell végeznem. Míg ez a feladat kedden még fontos és nem
sürgős, addig szerdán a további halasztás már veszélyeztetné a cikk elkészültét).
#2 Sürgős és kevésbé fontos – Delegáld!
A sürgős, de kevésbé fontos feladatok tipikusan a kevés hozzáadott értéket igénylő teendők,
amelyek gyakran nem igényelnek sok szaktudást. Egyszerűen át kell verekednünk magunkat
ezeken a taskokon és lehetőleg minél hamarabb.

Stephen Covey tanácsa szerint az ilyen típusú feladatokat érdemes delegálnunk. Nem
mindenkinek áll azonban rendelkezésére Eisenhoweréhez hasonló szakértői csapat. De
pánikra semmi ok. Szűkös erőforrásokkal is hatékonyan lehet menedzselni a sürgős, de
kevésbé fontos feladatokat.

Delegálni nem csak embereknek tudunk feladatokat. A számtalan életünket megkönnyítő

szoftver és gép segítségével a tipikusan delegálandó feladatokat napjainkban könnyen tudjuk
automatizálni.

A mosogatás számomra egy sürgős, de kevésbé fontos feladat, amelyet egy mosogatógép
parádésan el tud végezni. Minden nap posztolnod kell a közösségi médiában? Lehetőséged
van előre megírni a posztokat és beidőzítheted azokat különböző programokkal (vagy
delegálhatod a bejegyzések írását is egy szakinak).
#3 Fontos és nem sürgős – Tervezd be!
Szobafestés? Új honlap készítése? Új projekt indítása? Régóta halogatott online kurzus
befejezése?

Mindegyik fontos, de nem sürgős feladat. Meg kell csinálnunk, de nem feltétlenül a mai nap.
A Pató Pál úr jellegű feladatokkal a legnagyobb probléma, hogy a feladatlistára kerülve
könnyen feledésbe merülnek.

Az elfeledés elkerülése végett érdemes betervezni az ilyen típusú feladatokat, mind időt, mind
erőforrást rendelve hozzájuk. Bár az Asana, Todoist és egyéb nagyszerű appok segítségével
határidőt rendelhetünk később esedékes feladatainkhoz, de egy egyszerű Google Calendar
esemény is megteszi, hogy biztosan emlékezzünk a később esedékes feladatra.

A fontos-nem sürgős feladatok folyamatosan versengenek a sürgős-nem fontos társaikkal.

Míg a sürgős feladatok az orrunk előtt vannak, addig a kevésbé sürgetőek következményeit
nem látjuk olyan markánsan. Az új honlap készítése nélküli potenciális bevételkiesést se nem
látjuk, se nem érezzük az adott pillanatban, de a mosatlan edények kézzelfoghatóak.

Hogyan lehet mégis időt szakítani a fontos feladatokra? A nem fontos-sürgős feladatokat
delegálás és automatizáció mellett sokszor egyszerűen vissza is utasíthatjuk.
#4 Nem sürgős és nem fontos – Töröld vagy napold el!
Amíg a három másik dobozban találunk feladatokat, addig a nem sürgős és nem fontos
blokkal nem érdemes foglalkozni. A teendőlistáról kihúzhatjuk vagy később viszatérhetünk az
ütemezésükhöz.

A korábban fontosnak talált, de kevésbé megtérülő feladatok is könnyen végezhetik a

legkisebb prioritással bíró dobozban. Ha egy ismétlődő feladat megtérülése alacsony és mégis
időigényes, akkor érdemes elgondolkodni a teendő törléséről.

Sokáig háromszor néztem át egy cikket helyesírási hibák és elütések után kutatva. Ez
cikkenként legjobb esetben is 20 perc pluszmunkát vett igénybe, de a kétszer és háromszor
ellenőrzött szövegek között nem vettem észre érdemi különbséget.

A harmadik ellenőrzési kör elhagyásával ugyan néhány elütéssel több fedezhető fel az
írásaimban, de a felszabaduló időben tudok fontosabb teendőkkel foglalkozni, legyen az egy
új cikk, vagy szemléltető grafikák készítése.
Eisenhower mátrix használata a gyakorlatban
A módszer a feladatok priorizálásában segít, így először érdemes összeírni feladatlistád,
melyet később a fent leírt változók szerint a négy kategória valamelyikébe sorolhatsz be.
Készíthetsz napi vagy havi bontásban is Eisenhower mátrixot, de létrehozhatsz személyes és
szakmai táblákat is.

Korlátozottság

Az Eisenhower mátrix sem old meg minden kérdést.

A módszer felettébb egyszerű, így sok változót figyelmen kívül hagy. A fontosságon és
sürgősségen kívül érdemes figyelembe vennünk többek között a feladatok összetettségét, a
szükséges erőforrásokat vagy a saját hatékonyságunkat is.

Amennyiben magunkon kívül nem számíthatunk senkire az adott feladat elvégzésében, akkor
a mátrix 3. doboza is értelmét veszíti.

Hogyan tudjuk ezeket a hiányosságokat korrigálni és a maximumot kihozni az

Eisenhower mátrixból?

1. Írd fel feladataidat listaszerűen egy papírra!

2. Helyezd el a cikkben leírt módszertan szerint az egyes teendőket a mátrixban!
3. A munkát kezdd a 2-es és 3-as feladatokkal, mivel ezeket lehet delegálni, illetve többnyire
könnyű, kevésbé időigényes feladatok!
4. Folytasd az egyszerű 1-es feladatokkal!
5. Végezd el az összetettebb fontos, sürgős feladatok (1)!

Ezzel az apró módosítással a feladatok összetettségét és időigényét is tudjuk kezelni az

Eisenhower mátrix segítségével.

A mindennapi feladatok tervezésénél nem érzem úgy, hogy hatékonyabbá tett volna az
Eisenhower mátrix használata, ezért inkább havi és heti tervezésnél használom a módszert.

Hosszabb időtávon gondolkodva több feladat gyűlik össze és sokkal gyakrabban kerülnek elő
fontos, nem sürgős teendők is.