SOP containerorders WEX Holland

Versie 1.0

In dit stappenplan vind je de basis voor verschillende soorten containerorders. Let op: containerorders
zijn altijd verschillend en afhankelijk van de wensen van de klant!

Import

Stap 1
Indien geen standaard prijsafspraken met de klant krijg je altijd eerst een offerte aanvraag.
Om een offerte af te geven heb je van een klant de volgende informatie nodig:

- Waar komt de container binnen ?

- Welke zaken handelen wij af? (Lokale kosten en/of inklaren)
- Waar moet de container worden gelost ?
(via onze loods en door naar bestemming? Of direct naar bestemming?)
- Wat voor container is dit? (40ft / 20ft)
- Hoeveel en wat voor soort goederen zitten er in de container?

Op basis hiervan geven we een tarief af voor de trucking en de handling mocht de container via onze
loods komen.

Stap 2
We krijgen akkoord op de gegeven tarieven en kunnen de order maken.
In Navitrans beginnen we als volgt:

Nieuw dossier -> Container FWD -> FWD-SEA-IM

Bij Algemeen:
Vul in: juiste klantnaam, factuurreferentie, rederij, bootnaam + ETA
Sleep ook de mailconversatie tussen jou en je klant in het dossier.

Bij Opzetten – Lossen - Afzetten

Vervolgens kies je bij Opzetadres de juiste terminal waar de container opgezet moet worden en vul je
de juiste pincode/opzetreferentie in.

Bij Losadres vul je het adres in waar de container gelost dient te worden, hier vul je ook de
losreferentie in.

Bij Afzetadres vul je de terminal in waar de container leeg retour mag.

Bij containers:

Onder het kopje Containers vul je alle gevraagde informatie in.

Container nummer  soort container  zegel nr  Bruto gewicht  goederen omschrijving 

aantal pallets / colli  eenhoudscode
Indien dit lossen is op onze eigen loods / depot moet bij het artikel nummer de code ingevoerd
worden die aangegeven word als je op de ‘’…’’ klikt. Deze code dient per klant aangemaakt te worden
in het systeem. ( bij een nieuwe klant op de ‘’…’’ klikken, nieuw artikel nummer invoeren, bij eenhoud
stuk invoeren en bij hoeveelheid 1, dan bij nieuwe artikel onder ‘’stuk’’ ook pallets invoeren en bij
eenheid 1 invullen )

Als dit allemaal ingevuld is nog een keertje dubbel goed checken of alles goed ingevuld staat!!

Zodra dit bovengenoemde goed ingevuld staat kan je bij Acties  nieuw  Aanmaken
magazijnorder het inslag nummer opmaken.

Inslag ( indien lossen op onze eigen loods ) :

Acties  Nieuw  Aanmaken Magazijnorder, door dit te doen kom je terecht bij je inslag nummer.
Het systeem maakt automatisch een I00 nummer aan.

Hier staat alles al goed ingevuld indien het hoofddossier ook goed ingevuld staat

Algemeen:

Hier moet de klantnaam, referentie, ordersoort ( cross dock ) en de binnenkomende terminal in staan
( bij laadadres )

Inslagorderregels: ( indien hoofddossier goed ingevuld staat dit allemaal al goed ingevuld )

Code Artikel nummer ( A nummer )  Productcode ( vaak crossdock )  Omschrijving ( Crossdock

Artikel )  aantal pallets  eenheid goederen ( pallet of stuks )  Lotnummer ( moet F nummer +
container nummer zijn ) indien dit lot nummer niet ingevuld staat kan de loods dus geen stikkers
printen die op de zending geplakt moeten worden zodat de zending altijd te identificeren is welke
zending het precies is.

Als dit ingevuld is ga je in de inslag naar: Verwerken  Aanmaken uitslagorder  Nieuw 

aanmaken

Door dit te doen kom je in het aangemaakte uitslag dossier. ( zodra de inslag weer goed ingevuld staat
pakt de systeem de gegevens van de inslag automatisch over naar de uitslag )
Uitslag:

Uitslag – Algemeen:

Hier zorg je weer dat alle klant naam, referentie, ordersoort, laaddatum van de goederen die geladen
worden uit de loods vandaag en het losadres zijn ingevuld ( let op, los adres MOET ingevuld worden,
indien het los adres niet bekend is dan depot Wex neerzetten, anders kan de loods de goederen niet
uitslaan wanneer ze geladen worden )

Uitslagorderregels: ( indien Inslag goed is ingevuld staat dit allemaal al goed ingevuld )

Code Artikel nummer ( A nummer )  Productcode ( vaak crossdock )  Omschrijving ( Crossdock

Artikel )  aantal pallets  eenheid goederen ( pallet of stuks )  Lotnummer ( moet F nummer +
container nummer zijn ) indien dit lot nummer niet ingevuld staat kan de loods de goederen niet
uitslaan uit het systeem en zouden de goederen dus systeemmatisch in de loods nog staan ( altijd
zorgen dus dat dit goed is ingevuld )

Als dit allemaal ingevuld is nog een keertje dubbel goed checken of alles goed ingevuld staat in de
inslag en uitslag!!

Indien dit allemaal goed ingevuld staat de volgende stappen aanhouden:

Kopje Verwerken  Kosten

Kosten:

Bij kosten vul je alle kosten in die wij moeten betalen die betrekking hebben op het importeren van
de container naar onze loods of het desbetreffende los adres.

Lokale kosten:

Indien wij dus de lokale kosten moet voorschieten voor de klant deze vermelden onder het kopje
Local charges ( als de klant zelf de lokale kosten betaald is dit dus niet nodig )

Inklaring

Indien wij zelf de inklaring maken voor deze klant dan de kosten vermelden onder ‘’inklaring’’, indien
hier invoerrechten en / of BTW op zitten deze invoeren onder het kopje ‘’invoerrechten’’ en als er ook
BTW op zit onder het kopje ‘’BTW’’

Trucking

Indien wij trucking zelf regelen met onze vervoerder ( wat voor 90% het geval is ) deze kosten
vermelden onder het kopje ‘’Trucking’’
Externe loods:

Indien er een externe loods gebruikt word de kosten die wij moeten betalen aan deze loods voor het
behandelen van deze zending deze vermelden onder de kosten die gemaakt worden ( Bijv: Trucking /
handling / storage of opslagkosten en eventuele andere handelingen die deze loods moet verrichten )

Indien deze kosten allemaal ingevuld staan ga je terug naar het hoofddossier en gaan we de
opbrengsten verwerken:

Kopje: verwerken  Opbrengsten

Opbrengsten:

Bij Opbrengsten vul je alle kosten in die wij betaald krijgen van de klant die betrekking hebben op het
importeren van de container naar onze loods of het desbetreffende los adres.

Lokale kosten:

Indien wij dus de lokale kosten moet voorschieten voor de klant moeten deze kosten ook doorbelast
worden aan deze klant onder het kopje Local charges ( als de klant zelf de lokale kosten betaald is dit
dus niet nodig )

Inklaring:

Indien wij zelf de inklaring maken voor deze klant dan deze opbrengsten vermelden onder
‘’inklaring’’, indien hier invoerrechten en / of BTW op zitten deze invoeren onder het kopje
‘’invoerrechten’’ en als er ook BTW op zit onder het kopje ‘’BTW’’

Trucking

Indien wij trucking zelf regelen met onze vervoerder ( wat voor 90% het geval is ) deze kosten
vermelden onder het kopje ‘’Trucking’’

Handling:

Indien wij de container moeten lossen/laden bij ons op de loods deze opbrengsten vermelden onder
het kopje ‘’ 20ft / 40ft handling’’ ( afhankelijk of dit een 20ft of 40ft container betreft )
Opslag:

Afhankelijk van de afspraak die met de klant gemaakt is over de vrije dagen in de loods word er ook
opslagkosten / loodshuur belast aan de klant.
Indien dit het geval is deze kosten vermelden onder Opslagkosten of Loodshuur.

Natransport:

Indien wij na het lossen van de zending in onze loods de opdracht hebben gekregen om dit
natransport te regelen vanaf onze loods ( of de desbetreffende loods waar dit gelost is ) naar de
eindontvanger volgt hier een nieuw (transport) dossier.

Transport dossier:

Om een transport dossier op te maken doe je het volgende.

Dossieroverzicht  Nieuw  Normaal transport  subafdeling, expeditie FMS

Als je deze stappen gevolgd hebt kom je in het nieuwe transport dossier terecht.

Algemeen:

In het overzicht algemeen vul je de opdrachtgever in ( klant ) en het referentie ( factuur referentie van
de klant )
De aanvullende informatie kan je laten voor wat het is.

Sleep de opdracht van de klant in de bijlagen bij ‘’documenten’’

Zending:

Klik bij zendingen op Beheren  Nieuw

Na dit gedaan te hebben kom je in het subdossier waar je de informatie van het laad en het los adres
neer kan zetten, laad/los referenties, aantal pallets en het gewicht.

Algemeen:

Referentie hoef je niks neer te zetten omdat deze al ingevuld is in het hoofddossier.

Planningsafdeling en planningssubafdeling mag je ook open laten omdat dit al in het hoofddossier
vermeld staat.
Laden-Lossen:

Bij het laadadres vul het laadadres in waar de goederen geladen dienen te worden.

Vul het juiste laadreferentie in zodat als de chauffeur zich komt melden bij de loods de mensen in de
loods weten welke zending er geladen word ( indien dit laden bij Wex Holland is is dit altijd een U00
nummer )

Vul de juiste laaddatum in en de juiste openingstijden (Laaduur vanaf/tot) van het bedrijf
( openingstijden Wex Holland 0700 – 1530 uur )

Bij het losadres vul je in waar de goederen gelost dienen te worden.

Vul het juiste losreferentie in zodat als de chauffeur zich komt melden bij de loods de mensen in de
loods weten welke zending er gelost dient te worden ( indien dit lossen bij Wex Holland betreft is dit
altijd een I00 nummer )

Vul de juiste Losdatum in en de juiste openingstijden (Losuur vanaf/tot) van het bedrijf
( openingstijden Wex Holland 0700 – 1530 uur )

Goederen:

Vul hier de juiste gegevens in van:

Artikelomschrijving  Hoeveelheid ( colli of pallets ) Lengte  breedte  hoogte  Volume

( word automatisch ingevuld als de lengte, breedte en hoogte ingevuld zijn )  gewicht  Aantal
laadmeters (LM)

Indien er speciale bemerkingen zijn voor het transport zoals fix laad/los tijden, laden/lossen met
tautliner, laden/lossen met klep en pompwagen of iets dergelijks wat niet standaard is dan deze
graag vermelden bij de instructies.

Je komt hier door op het volgende te klikken:

Verwerken  Instructies

Hier alle speciale instructies neerzetten ( en deze ten alle tijden in je mail naar de vervoerder EXTRA
vermelden )

Indien dit allemaal ingevuld is AUB nog een keer extra checken of alles goed ingevuld staat!!

Als dit alles goed ingevuld staat gaan we de kosten en opbrengsten invullen in het dossier.
Kosten:

Ga naar Verwerken  kosten

Vul hier de kosten in die aangeboden zijn door de desbetreffende vervoerder.

Deze kosten moeten wij betalen aan de vervoerder voor het doen vervoeren van dit transport

Indien dit ingevuld is ga met het pijltje linksboven in terug naar het subdossier.

Opbrengsten:

Ga naar Verwerken  Opbrengsten

Vul hier de kosten in die aangeboden zijn aan de desbetreffende klant.

Deze opbrengsten moeten wij betaald krijgen door onze klant voor het doen vervoeren van dit
transport

Indien dit ingevuld is ga met het pijltje linksboven in terug naar het subdossier.

Check nog een keer het gehele dossier na of alles erin staat om te voorkomen dat er geen foute
informatie doorgegeven word aan de klant/vervoerder!!

Export

Stap 1
Indien geen standaard prijsafspraken met de klant krijg je altijd eerst een offerte aanvraag.
Om een offerte af te geven heb je van een klant de volgende informatie nodig:

- Waar moet de container leeg uitgehaald worden ?

- Welke zaken handelen wij af? (Transport, handling, douane en / of zeevracht)

- Waar moet de container geladen worden ( bij ons op de loods of bij een ander laad adres )
- Waar moet de container vol ingeleverd worden ?
- Wat voor container is dit? (40ft / 20ft)
- Hoeveel en wat voor soort goederen worden er in de container geladen?

Op basis hiervan geven we een tarief af voor de trucking, douane documenten, handling en / of
zeevracht.

Stap 2
We krijgen akkoord op de gegeven tarieven en kunnen de order maken.
In Navitrans beginnen we als volgt:
Nieuw dossier -> Container FWD -> FWD-SEA-EX

Bij Algemeen:
Vul in: juiste klantnaam, factuurreferentie, rederij, bootnaam + ETA
Sleep ook de mailconversatie tussen jou en je klant in het dossier.

Bij Opzetten – Laden - Afzetten

Vervolgens kies je bij Opzetadres de juiste terminal waar de container leeg opgezet moet worden en
vul je de juiste opzetreferentie in.

Bij Laadadres vul je het adres in waar de container geladen dient te worden, hier vul je ook de
laadreferentie in.

Bij Afzetadres vul je de terminal in waar de container vol ingeleverd mag worden.

Bij containers:

Onder het kopje Containers vul je alle gevraagde informatie in.

Container nummer  soort container  zegel nr  Bruto gewicht  goederen omschrijving 

aantal pallets / colli  eenhoudscode

Indien je dit allemaal ingevuld hebt nog even een keer alle stappen nalopen en dit dubbel checken
of alles goed ingevuld staat!!

Als dit allemaal goed ingevuld staat gaan de kosten en de opbrengsten in het dossier zetten

Kopje Verwerken  Kosten

Kosten:

Bij kosten vul je alle kosten in die wij moeten betalen die betrekking hebben op het laden van de
container bij onze loods of het desbetreffende laadadres.

Let op want dit kan of 1 kosten post zijn of dit kunnen er meerdere zijn, afhankelijk van wat wij
hebben aangeboden aan de klant (alleen trucking of ook douane, loodshandling en/of zeevracht
kosten)

Trucking:

Indien wij trucking zelf regelen met onze vervoerder ( wat voor 90% het geval is ) deze kosten
vermelden onder het kopje ‘’Trucking’’
Uitvoerdocument:

Indien wij ook de douane formaliteiten mogen regelen voor de klant zit je dit onder kopje
uitvoerdocument.

Handling:

Indien wij ook de handling van de zending mogen regelen ( laden van de goederen ) zetten we dit
onder het kopen 20fthandling of 40ft handling ( afhankelijk of dit een 20ft of 40ft container betreft )

Zeevracht

Indien wij ook de zeevracht mogen regelen voor de klant zitten hier meerdere kopjes bij.
Deze kopjes vind je als de benaming die de offerte van de rederij ook opgeeft ( B/L / ISPS / Zeevracht
ect )

Wanneer dit allemaal ingevuld staat ga je terug naar het hoofddossier om de opbrengsten in het
dossier te zetten.

Kopje: verwerken  Opbrengsten

Opbrengsten:

Bij Opbrengsten vul je alle kosten in die wij betaald krijgen van de klant die betrekking hebben op het
exporteren van de container vanuit onze loods of het desbetreffende laadadres.

Trucking

Indien wij trucking zelf regelen met onze vervoerder ( wat voor 90% het geval is ) deze kosten
vermelden onder het kopje ‘’Trucking’’

Douanedocumenten:

Indien wij de douane documenten regelen voor onze klant vul je dit in onder het kopje Export
document.

Zeevracht:

Indien wij ook de zeevracht mogen regelen voor de klant zitten hier meerdere kopjes bij.
Deze kopjes vind je als de volgende benamingen ( B/L / ISPS / Zeevracht ect )