Professional Documents
Culture Documents
دليل الإجراءات الإصدار الثالث
دليل الإجراءات الإصدار الثالث
دليل الإجراءات الإصدار الثالث
قائمة المحتويات
الصفحة الموضوع م
4 الهدف من الدليل 1
4 نطاق العمل باإلجراءات 2
4 التعريفات الواردة بالدليل 1
5 المسئولون عن العمليات 4
6 إجراءات العمل 5
6 إجراءات ضبط الوثائق والسجالت 1-5
10 إجراءات التدقيق الداخلي 2-5
15 إجراءات معالجة حاالت عدم المطابقة واإلجراءات التصحيحية والوقائية 1-5
11 إجراءات قياس رضا المستفيدين واستقبال مقترحاتهم وشكواهم 4-5
11 إجراءات العمل بوكالة العمادة 5-5
15 إجراءات العمل بوكالة العمادة للتطوير والجودة 6-5
45 إجراءات العمل بوكالة العمادة للشؤون األكاديمية 1-5
61 إجراءات العمل بوكالة العمادة لشؤون الطالبات بعليشة 8-5
16 إجراءات العمل بوكالة العمادة لشؤون الطالبات بالملز 1-5
122 العمليات المساندة 10-5
116 إجراءات التحسين المستمر 11-5
118 السجالت المستخدمة 6
142 مراقبة التعديالت 1
-1الهدف من الدليل:
-4المسئولون عن العمليات:
-5إجراءات العمل:
1-5إجراءات ضبط الوثائق والسجالت:
الوثيقة /السجل المسئولية الخطوات م
تعريف بالوثائق المستخدمة في عمادة الدراسات العليا : 1-1-5
تم إعداد مجموعة من الوثائق التي تعـرف نظـام العمـل 1-1-1-5
بعمادة الدراسات العليا بهدف تحقيق النتائج المرجوة عن
طريق التأكد من توفير المعلومات الالزمة ألداء العمـل
للموظفين والمراجعين.
الوثائق المتوفرة تأخذ أشكال مختلفة و منها: 2-1-1-5
.1دليل الجودة :وثيقة تصـف نظـام العمـل مقارنـا
بمتطلبات مواصفة األيزو.2008:1001
.2دليل إجراءات نظام إدارة الجـودة :وثيقـة تصـف
إجراءات العمل بالعمادة.
.1دليل الوحدات اإلدارية واألعمـال المرتبطـة بهـا:
وثيقة تصف األعمال المرتبطة بالوحدات اإلدارية
بالعمادة.
.4سياسة الجـودة :وثيقـة تصـف اتجاهـات عمـادة
الدراسات العليا بالنسبة للجودة و ما هي أولويات
عمادة الدراسات العليا لتحقيق الجودة و تحسينها.
.5الهيكل التنظيمي.
.6أهداف الجودة.
.1السجالت.
يقوم الموظفون الجدد و الموظفون الحاليون بـالرجوع 1-1-1-5
إلى الوثائق لمعرفة طريقة العمـل المعتمـدة و النمـاذج
المستخدمة ألداء العمل
كل من الوثـائق المـذكورة فـي 2-1-1-5تتبـع شـكال 4-1-1-5
محددا وفقا لترويسة محددة معممة على جميع الوثـائق
من نفس النوعية ،و من ثم جميع الوثائق الجديدة يجـب
إعدادها وفقا للشكل المتبع و الذي يشمل :حجم الحروف
المستخدمة في الكتابـة ،اإلطـارات المحيطـة فـي حالـة
نموذج مشكالت استقبال استفسارات الطالبات حول إجراءات التقديم منسقة القبول 1-1-8-5
التقديم والقبول عن طريق الهاتف أو بالحضور الشخصي
للطالبة أو البريد اإللكتروني وتسجيل نواقص
الملفات المطلوبة إن وجدت
البريد اإللكتروني منسقة القبول التواصل مع مسئول بوابة القبول بشأن استفسارات 2-1-8-5
-الهاتف ومشكالت الطالبات
الهاتف– البريد منسقة القبول متابعه المشكلة وإبالغ الطالبة عند حل المشكلة 1-1-8-5
اإللكتروني
يتم استالم ملف واحد لكل طالبة يدويا إذا لم يتم منسقة القبول 1-2-8-5
إرسالها عبر البريد إلى عمادة الدراسات العليا.
نموذج استالم منسقة القبول يتم توقيع الطالبة على نموذج استالم الملفات. 1-2-8-5
الملفات
مخاطبة مدير وحدة القبول بالعمادة بأسماء الطالبات مساعدة مدير 1-1-8-5
الالتي لم يصدر لهن أرقام جامعية ويرفق معه وحدة القبول
ملفاتهن
يتم متابعة وضع الطالبة باستمرار عن طريق النظام منسقة القبول 4-1-8-5
األكاديمي
يتم دراسة المشكلة والتواصل مع الطالبة إلحضار إما مساعدة مدير 1-4-8-5
شهادة اللغة اإلنجليزية المطلوبة أو امتحان القدرات وحدة القبول
أو موافقة جهة العمل
يتم إحالة الحالة لمدير وحدة القبول لرفع االيقاف مساعدة مدير 2-4-8-5
وحدة القبول بعد التأكد من استيفاء النواقص
النظام األكاديمي مساعدة مدير يتم متابعة رفع اإليقاف من خالل النظام األكاديمي 1-4-8-5
وحدة القبول
النظام األكاديمي متابعة تسجيل مقررات الطالبة مع منسقة القسم موثقة 4-4-8-5
الطالبات بالكلية
نموذج طلب استالم نموذج تسجيل المقررات التي يوجد بها مشكلة موثقة 1-5-8-5
تسجيل مقررات الطالبات من منسقة الدراسات العليا بالقسم
الئحة برامج يتم التدقيق والمطابقة بين خطة الطالبة والمقررات موثقة 2-5-8-5
الدراسات العليا الطالبات التكميلية و تسجيل المقررات على النظام األكاديمي
نموذج تسجيل وفي حالة عدم وجود صالحيات للموثقة يتم دراسة مساعدة مدير 1-5-8-5
مشكله طالبية وحدة الشؤون الحالة وتحويلها لمشرفة التعامالت اإللكترونية
الطالبية
نموذج تأجيل قبول استالم طلب تأجيل القبول من الطالبة موضحاً به موثقة 1-6-8-5
الطالبات سبب التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل القبول
النظام األكاديمي يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة 1-6-8-5
والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على الطالبات
نموذج تأجيل استالم طلب تأجيل الدراسة من الطالبة موضحاً به موثقة 2-1-8-5
الدراسة الطالبات سبب التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل الدراسة
النظام األكاديمي يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة 4-1-8-5
والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على الطالبات
النظام األكاديمي بعد حصولها على موافقة مجلس
القسم.
النظام األكاديمي استقبال الطالبة وتدقيق حالتها على النظام األكاديمي موثقة 1-8-8-5
الطالبات
نموذج حذف فصل استالم طلب حذف فصل دراسي (اعتذار) من الطالبة موثقة 2-8-8-5
دراسي (اعتذار) موضحاً به سبب االعتذار وملء الطالبة لنموذج حذف الطالبات
فصل دراسي (اعتذار)
االنسحاب: 1-8-5
الالئحة الموحدة استالم إخالء الطرف من الطالبة بعد التأكد من منسقة القبول 1-1-8-5
للدراسات العليا استيفائه
مساعدة مدير تنفيذ عملية انسحاب الطالبة على النظام األكاديمي 2-1-8-5
وحدة القبول
يتم التنسيق مع وحدة القبول بالعمادة بشأن حاالت مساعدة مدير 1-1-8-5
الطالبات المنسحبات لنقل ملف الطالبة إلى حاالت وحدة القبول
الطالب المنسحبين.
قرارات استالم قرارات لجنة الشؤون الطالبية بشأن إعادة مساعدة مدير 1-10-8-5
وحدة الشؤون القيد من مدير وحدة الشؤون الطالبية
الطالبية
النظام األكاديمي/ التأكد من إعادة قيد الطالبة على النظام األكاديمي موثقة 2-10-8-5
نموذج طلب الطالبات والتسجيل لها
تسجيل مقررات
يتم استالم صورة من قرار الكلية بالموافقة على مساعدة مدير 1-11-8-5
إعطاء الطالبة فرصة إضافية لمدة فصل دراسي واحد الشؤون
وقرار الموافقة بفصلين من العمادة .من قبل مدير الطالبية
الشؤون الطالبية
يتم استالم طلب التقرير المفصل عن الوضع الدراسي مساعدة مدير 1-12-8-5
وحدة الشؤون للطالبة ،وتحويله إلى القسم األكاديمي بالكلية.
الطالبية
استالم نسخة من محضر اجتماع لجنة الشئون مساعدة مديرة محضر اجتماع - 1-15-8-5
القرارات وحدة الشؤون الطالبية والقرارات الخاصة بالطالب ومتابعة تنفيذها
الطالبية
نموذج جدول مهندسة يتم كتابة الجداول وفقًا لنموذج الجدول الدراسي 1-16-8-5
دراسي الشبكة
يتم وضع الجداول على القاعات الدراسية بما يتناسب مهندسة 2-16-8-5
مع احتياجات الطالبات – إمكانيات القاعات بما فيها من الشبكة
وكيلة العمادة نموذج متابعه مخاطبة الكليات بخصوص أداء طالبات المنح الدراسية 1-11-8-5
طالبات المنح
استالم ردود الكليات بخصوص أداء طالبات المنح وكيلة العمادة 2-11-8-5
الدراسية
تدقيق ردود الكليات وعمل تقرير عن أداء طالبات مساعدة مدير 1-11-8-5
وحدة الشؤون المنح الدراسية
الطالبية
يتم إرسال التقرير إلى وكيل العمادة لعرضه على وكيلة العمادة 4-11-8-5
لجنة المنح الدراسية والباحثين
مطبوعات ونشرات تجهيز المطبوعات والنشرات الخاصة باللقاء بالتنسيق مسؤولة 1-11-8-5
العالقات العامة مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي بالعمادة
واإلعالم
مساعدة مدير اإلشراف على تجهيز القاعات التي سيعقد بها اللقاءات 5-11-8-5
وحدة الشؤون
الطالبية
النشرات إعداد النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه واإلرشاد مساعدة مدير 1-21-8-5
والمطبوعات بالتنسيق مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي وحدة الشؤون
الطالبية بالعمادة
نموذج تسجيل بالشئون مساعدة مدير المتعلقة الطالبات مشكالت تجميع 1-22-8-5
مشكلة طالبية األكاديمية من خالل المكالمات الهاتفية للطالبات وحدة الشؤون
والبريد اإللكتروني ،والمنتديات ونموذج تسجيل الطالبية –
موثقة مشكلة
الطالبات
استمارة تحديد يتم استالم استمارة تحديد االحتياجات التدريبية موثقة 1-21-8-5
االحتياجات الطالبات لطالبات الدراسات العليا
التدريبية لطالب
الدراسات العليا
كتاب اقتراح الدورات التدريبية وعرضها على وكيل العمادة وكيلة 1-21-8-5
العمادة/مساعدة للشؤون األكاديمية
مدير وحدة
الشؤون
الطالبية
نموذج صيانة الصيانة مسؤولة نموذج في وتدوينها األعطال حصر 1-24-8-5
يتم إرسال بيانات مباشرة العمل للموظفة ورقياً إلى مساعدة مدير 2-21-8-5
وحدة الشؤون مدير عام شئون الموظفين وهيئة التدريس
اإلدارية
والمالية
يتم عمل لقاءات تعريفية بطبيعة األعمال داخل جميع مساعدة مدير 1-21-8-5
وحدة الشؤون وحدات وكالة العمادة للموظفة
اإلدارية
والمالية
والمسئوليات وكيلة العمادة كتاب تكليف بالمهام تكليف كتاب عمل يتم 4-21-8-5
والصالحيات
بيان حضور مساعدة مدير إنزال البيان اليومي بعد كتابة اليوم والتاريخ. 1-28-8-5
وانصراف وحدة الشؤون
الموظفات اإلدارية
والمالية
اإلجازات: 21-8-5
تصدير طلب األجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر 1-21-8-5
الموظفين
يتم صياغة كتاب موجه لعمادة شؤون الموظفين مساعدة مدير 1-10-8-5
وحدة الشؤون بالجامعة بخصوص قطع اإلجازة.
اإلدارية
والمالية
تصدير كتاب قطع اإلجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر 1-10-8-5
الموظفين
إرسال كتاب لمعرفة سبب غياب الموظفة إلى رئيسة وكيلة العمادة 2-11-8-5
إحالة الكتاب إلى وكيلة العمادة موضحاً فيه سبب رئيسة 1-11-8-5
الموظفة الغياب
وكيلة العمادة إحالة الكتاب إلى وحدة الشؤون المالية واإلدارية. 4-11-8-5
مساعدة مدير في حاله وجود عذر يتم حفظ األوراق 5-11-8-5
وحدة الشؤون
اإلدارية
والمالية
في حاله عدم وجود عذر يتم صياغة كتاب موجه مساعدة مدير 6-11-8-5
لعمادة شؤون الموظفين بالجامعة بخصوص تغيب وحدة الشؤون
اإلدارية الموظفة
والمالية
اعتماد الكتاب وإحالته إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة وكيلة العمادة 1-11-8-5
التدريس والموظفين بالجامعة
نموذج استئذان الموظفة تعبئه النموذج المعد وتقديمه إلى الرئيسة المباشرة 1-12-8-5
أثناء الدوام
(موظفة)
في حالة الموافقة يتم اعتماد الطلب وفي حالة عدم الرئيسة 2-12-8-5
المباشرة الموافقة يتم االعتذار ويعاد الطلب للموظفة
تقرير طبي – استالم التقرير الطبي من الموظفة وتعبئة استمارة مساعدة مدير 1-11-8-5
استمارة المعلومات وحدة الشؤون المعلومات لعرضها على اللجنة الطبية
اإلدارية
والمالية
السجل الشهري مساعدة مدير يتم تسجيل يومي لمواعيد حضور وانصراف الموظفة 1-14-8-5
لمتابعة االنضباط وحدة الشؤون وحاالت االستئذان أثناء الدوام في نموذج السجل
بأوقات الدوام اإلدارية الشهري لمتابعة االنضباط بأوقات الدوام الرسمي
(موظفة) والمالية
وكيلة العمادة حصر الساعات التي بدون عذر واتخاذ الالزم في ضوء 2-14-8-5
– مديرة اللوائح المنظمة
استمارة تقييم مساعدة مدير توزيع استمارة تقييم األداء على رئيسات الوحدات. 1-15-8-5
األداء وحدة الشؤون
اإلدارية
والمالية
إرسال استمارات تقييم أداء الموظفات لعميد الدراسات وكيلة العمادة 1-15-8-5
العليا لالعتماد
جدول المناوبة مساعدة مدير يتم تسليم الموظفات جدول يبين أيام المناوبة 1-11-8-5
المسائية لمكتب وحدة الشؤون
وكيلة العمادة اإلدارية
والمالية
نموذج األعمال يتم إعطاء كل موظفة نموذج األعمال الزائدة عن مساعدة مدير 2-11-8-5
الزائدة الدوام الرسمي وتوقيعها أيام المناوبة حضورا وحدة الشؤون
اإلدارية وانصرافا
والمالية
مساعدة مدير حصر أيام المناوبة لكل موظفة آخر العام 1-11-8-5
وحدة الشؤون
اإلدارية
والمالية
توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (وكيلة مسئولة الوارد 1-18-8-5
العمادة – رئيسات الوحدات )...
توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (وكيلة مسئولة الوارد 1-11-8-5
العمادة – رئيسات الوحدات )...
تسجيل الوارد على مدار برقم وارد مع إضافة اسم مسئولة الوارد 2-40-8-5
الشخص أو الجهة ورقم الجهة
توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (وكيلة مسئولة الوارد 1-40-8-5
العمادة – رئيسات الوحدات )...
تصدير المعاملة على مدار برقم جديد في حالة مسئولة الصادر 1-41-8-5
المعاملة الجديدة أما في حالة المعاملة القديمة تأخذ
نفس الرقم
نموذج صرف مواد تعبئة نموذج صرف مواد من المستودع الرئيس مسئولة 1-42-8-5
من المستودع المستودع بالجامعة
الرئيس بالجامعة
نموذج طلب مواد الموظفة تعبئة النموذج واعتماده من قبل الرئيسة المباشرة 1-41-8-5
من مستودع وكالة
العمادة
إحالة الطلب لمساعدة مدير وحدة الشؤون المالية مديرة الوحدة 2-41-8-5
التابعة لها واإلدارية لالعتماد
الموظفة
إرسال طلبات صرف بدل الكتب إلى عمادة القبول وكيلة العمادة 4-44-8-5
والتسجيل أما في حالة الطالبات الموظفات بالجامعة
يتم إرسالها إلى عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس
والموظفين
نموذج طلب صرف يتم استالم طلبات صرف بدل طباعة الرسالة من مسؤولة 1-45-8-5
الطالبات بعد توجيهن إلى وكيلة القسم للتوقيع على الشؤون المالية بدل طباعة رسالة
(طالبات) للطالبات الطلب
إرسال طلبات صرف بدل طباعة الرسالة إلى عمادة وكيلة العمادة 1-45-8-5
القبول والتسجيل أما في حالة الطالبات الموظفات
بالجامعة يتم إرسالها إلى عمادة شئون أعضاء هيئة
التدريس والموظفين
للبدالت وكيلة العمادة قوائم الموظفات المستحقات الموظفات قوائم تجهيز 1-46-8-5
المستحقات – مساعدة والمكافآت
مدير وحدة
الشؤون
اإلدارية
والمالية
نموذج حضور مساعدة مدير تسجيل حضور الطالبات وانصرافهن طوال الفصل. 1-41-8-5
وانصراف طالبات وحدة الشؤون
التشغيل اإلدارية
والمالية
الرفع بالساعات التشغيلية للطالبات لعمادة شؤون وكيلة العمادة نموذج عقد تشغيل 5-41-8-5
الطالب
نموذج إقرار طلب للطالبات مساعدة مدير مخفضة تذكرة طلب إقرار إعطاء 1-48-8-5
تذكرة مخفضة وحدة الشؤون السعوديات.
للطالبات اإلدارية
السعوديات والمالية
نموذج نقل عهدة مشرفة تعبئة نموذج نقل عهده بالصنف والعدد والحالة. 1-41-8-5
الصيانة
وكيلة العمادة إرسال كتاب ونموذج النقل (إلدارة مراقبة العهدة). 1-41-8-5
-مشرفة
الصيانة
وكيلة العمادة نموذج النقل تعبئة نموذج نقل وتوضيحه وتصديقه. 1-50-8-5
-مشرفة
الصيانة
نموذج صيانة حصر األعطال وتدوينها في نموذج الصيانة وتصديقه .مساعدة مدير 1-51-8-5
وحدة الشؤون
اإلدارية
والمالية -
مشرفة
الصيانة
الرجيع: 52-8-5
نموذج رجيع مساعدة مدير حصر األجهزة واألثاث المراد إرجاعه وتعبئة النموذج 1-52-8-5
وحدة الشؤون الخاص وتصديقه.
اإلدارية
والمالية -
مشرفة
الصيانة
نموذج استئجار تملئ الطالبة نموذج استئجار صندوق ويصدق من مشرفة 1-51-8-5
صندوق الصيانة مشرفة الصيانة
تقرير صحفي عن مسؤولة إعداد تقرير صحفي عن نشاطات وإنجازات الوكالة 1-54-8-5
العالقات العامة نشاطات وإنجازات
الوكالة واإلعالم
إرسال التقرير الصحفي إلكترونياً إلى صحيفة رسالة وكيلة العمادة 2-54-8-5
الجامعة الصادرة عن قسم اإلعالم بكلية ائداب
بالجامعة وكذلك لوكيل العمادة
نشرة دورية عن إعداد نشرة دورية عن نشاطات وإنجازات الوكالة في مسؤولة 1-55-8-5
العالقات العامة نشاطات وإنجازات نهاية الفصل الدراسي
الوكالة واإلعالم
وكيلة العمادة إرسال النشرة الدورية إلى وكيل العمادة لالعتماد 1-55-8-5
وكيلة العمادة إرسال النشرة الدورية الكترونياً إلى مطبعة الجامعة 4-55-8-5
نموذج مشكالت استقبال استفسارات الطالبات حول إجراءات التقديم منسقة القبول 1-1-1-5
التقديم والقبول عن طريق الهاتف أو بالحضور الشخصي
للطالبة أو البريد اإللكتروني وتسجيل نواقص الملفات
المطلوبة إن وجدت
البريد اإللكتروني - منسقة القبول التواصل مع مسئول بوابة القبول بشأن استفسارات 2-1-1-5
الهاتف ومشكالت الطالبات
الهاتف– البريد منسقة القبول متابعه المشكلة وإبالغ الطالبة عند حل المشكلة 1-1-1-5
اإللكتروني
يتم استالم ملف واحد لكل طالبة يدويا إذا لم يتم منسقة القبول 1-2-1-5
إرسالها عبر البريد إلى عمادة الدراسات العليا.
نموذج استالم منسقة القبول يتم توقيع الطالبة على نموذج استالم الملفات. 1-2-1-5
الملفات
مخاطبة مدير وحدة القبول بالعمادة بأسماء الطالبات مساعدة مدير 1-1-1-5
الالتي لم يصدر لهن أرقام جامعية ويرفق معه وحدة القبول
ملفاتهن
يتم متابعة وضع الطالبة باستمرار عن طريق النظام منسقة القبول 4-1-1-5
األكاديمي
يتم دراسة المشكلة والتواصل مع الطالبة إلحضار إما مساعدة مدير 1-4-1-5
شهادة اللغة اإلنجليزية المطلوبة أو امتحان القدرات وحدة القبول
أو موافقة جهة العمل
يتم إحالة الحالة لمدير وحدة القبول لرفع االيقاف مساعدة مدير 2-4-1-5
وحدة القبول بعد التأكد من استيفاء النواقص
النظام األكاديمي مساعدة مدير يتم متابعة رفع اإليقاف من خالل النظام األكاديمي 1-4-1-5
وحدة القبول
متابعة تسجيل مقررات الطالبة مع منسقة القسم موثقة الطالبات النظام األكاديمي 4-4-1-5
بالكلية
استالم نموذج تسجيل المقررات التي يوجد بها مشكلة موثقة الطالبات نموذج طلب تسجيل 1-5-1-5
مقررات من منسقة الدراسات العليا بالقسم
يتم التدقيق والمطابقة بين خطة الطالبة والمقررات موثقة الطالبات الئحة برامج 2-5-1-5
الدراسات العليا التكميلية و تسجيل المقررات على النظام األكاديمي
استالم طلب تأجيل القبول من الطالبة موضحاً به سبب موثقة الطالبات نموذج تأجيل قبول 1-6-1-5
التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل القبول
يتم توجيه الطالبة بطلب التأجيل ونموذج تأجيل موثقة الطالبات 2-6-1-5
القبول إلى القسم
يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة الطالبات النظام األكاديمي 1-6-1-5
والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على
النظام األكاديمي بعد حصولها على موافقة مجلس
القسم.
استالم طلب تأجيل الدراسة من الطالبة موضحاً به موثقة الطالبات نموذج تأجيل 2-1-1-5
الدراسة سبب التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل الدراسة
يتم توجيه الطالبة بطلب التأجيل ونموذج تأجيل موثقة الطالبات 1-1-1-5
الدراسة إلى القسم
يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة الطالبات النظام األكاديمي 4-1-1-5
والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على
النظام األكاديمي بعد حصولها على موافقة مجلس
القسم.
موثقة الطالبات النظام األكاديمي استقبال الطالبة وتدقيق حالتها على النظام األكاديمي 1-8-1-5
استالم طلب حذف فصل دراسي (اعتذار) من الطالبة موثقة الطالبات نموذج حذف فصل 2-8-1-5
دراسي (اعتذار) موضحاً به سبب االعتذار وملء الطالبة لنموذج حذف
فصل دراسي (اعتذار)
يتم توجيه الطالبة بطلب حذف فصل دراسي (اعتذار) موثقة الطالبات 1-8-1-5
ونموذج حذف فصل دراسي (اعتذار) إلى القسم
الالئحة الموحدة استالم إخالء الطرف من الطالبة بعد التأكد من منسقة القبول 1-1-1-5
للدراسات العليا استيفائه
مساعدة مدير تنفيذ عملية انسحاب الطالبة على النظام األكاديمي 2-1-1-5
وحدة القبول
كتاب يتم التنسيق مع وحدة القبول بالعمادة بشأن حاالت مساعدة مدير 1-1-1-5
الطالبات المنسحبات لنقل ملف الطالبة إلى حاالت وحدة القبول
الطالب المنسحبين ،وتحرير كتاب للقسم األكاديمي
إلبالغه بذلك.
قرارات استالم قرارات لجنة الشؤون الطالبية بشأن إعادة القيد مساعدة مدير 1-10-1-5
وحدة الشؤون من مدير وحدة الشؤون الطالبية
الطالبية
النظام األكاديمي / التأكد من إعادة قيد الطالبة على النظام األكاديمي مساعدة مدير 2-10-1-5
نموذج تسجيل وحدة الشؤون والتسجيل لها
الطالبية/موثقة
الطالبات
كتاب إرسال قرارات لجنة الشؤون الطالبية بشأن إعادة القيد مساعدة مدير 1-10-1-5
وحدة الشؤون إلى وكيلة القسم.
الطالبية
نموذج طلب تسجيل التدقيق على تنفيذ العملية على النظام األكاديمي مساعدة مدير 2-11-1-5
مقررات وحدة الشؤون وحفظ صورة في ملف الطالبة والتسجيل لها.
الطالبية/موثقة
الطالبات
يتم استالم طلب التقرير المفصل عن الوضع الدراسي مساعدة مدير 1-12-1-5
وحدة الشؤون للطالبة ،وتحويله إلى القسم األكاديمي بالكلية.
الطالبية
يتم استالم طلب التقرير اإللكتروني عن نتائج الطالبة .موثقة الطالبات 1-11-1-5
محضر اجتماع - استالم نسخة من محضر اجتماع لجنة الشئون مساعدة مديرة 1-15-1-5
القرارات وحدة الشؤون الطالبية والقرارات الخاصة بالطالب ومتابعة تنفيذها
الطالبية
نموذج متابعه وكيلة العمادة مخاطبة الكليات بخصوص أداء طالبات المنح الدراسية 1-16-1-5
طالبات المنح
استالم ردود الكليات بخصوص أداء طالبات المنح وكيلة العمادة 2-16-1-5
الدراسية
تدقيق ردود الكليات وعمل تقرير عن أداء طالبات مساعدة مدير 1-16-1-5
وحدة الشؤون المنح الدراسية
الطالبية
يتم إرسال التقرير إلى وكيل العمادة لعرضه على وكيلة العمادة 4-16-1-5
مطبوعات ونشرات تجهيز المطبوعات والنشرات الخاصة باللقاء بالتنسيق مسؤولة 1-18-1-5
العالقات العامة مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي بالعمادة
واإلعالم
نموذج تسجيل تجميع مشكالت الطالبات المتعلقة بالشئون األكاديمية مساعدة مدير 1-21-1-5
مشكلة طالبية من خالل المكالمات الهاتفية للطالبات والبريد وحدة الشؤون
الطالبية – اإللكتروني ،ونموذج تسجيل مشكلة
يتم استالم استمارة تحديد االحتياجات التدريبية موثقة الطالبات استمارة تحديد 1-22-1-5
االحتياجات لطالبات الدراسات العليا
التدريبية لطالب
الدراسات العليا
كتاب اقتراح الدورات التدريبية وعرضها على وكيل العمادة وكيلة 1-22-1-5
العمادة/مساعدة للشؤون األكاديمية
مدير وحدة
الشؤون
نموذج صيانة حصر األعطال وتدوينها في نموذج الصيانة وتصديقها .مسؤولة 1-21-1-5
الصيانة
يتم إرسال بيانات مباشرة العمل للموظفة ورقياً إلى مساعدة مدير 2-26-1-5
وحدة الشؤون مدير عام شئون الموظفين وهيئة التدريس
اإلدارية
والمالية
يتم عمل لقاءات تعريفية بطبيعة األعمال داخل جميع مساعدة مدير 1-26-1-5
وحدة الشؤون وحدات وكالة العمادة للموظفة
اإلدارية
والمالية
كتاب تكليف والمسئوليات وكيلة العمادة بالمهام تكليف كتاب عمل يتم 4-26-1-5
والصالحيات
بيان حضور مساعدة مدير إنزال البيان اليومي بعد كتابة اليوم والتاريخ. 1-21-1-5
وانصراف الموظفات وحدة الشؤون
اإلدارية
والمالية
موظفة الوحدة نموذج إجازة تعبئة نموذج الطلب الحصول على إجازة 1-28-1-5
تصدير طلب اإلجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر 1-28-1-5
الموظفين
يتم صياغة كتاب موجه لعمادة شؤون الموظفين مساعدة مدير 1-21-1-5
وحدة الشؤون بالجامعة بخصوص قطع اإلجازة.
اإلدارية
والمالية
تصدير كتاب قطع اإلجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر 1-21-1-5
الموظفين
إرسال كتاب لمعرفة سبب غياب الموظفة إلى رئيسة وكيلة العمادة 2-10-1-5
الموظفة
وكيلة العمادة إحالة الكتاب إلى وحدة الشؤون المالية واإلدارية. 4-10-1-5
مساعدة مدير في حاله وجود عذر يتم حفظ األوراق 5-10-1-5
وحدة الشؤون
اإلدارية
والمالية
في حاله عدم وجود عذر يتم صياغة كتاب موجه مساعدة مدير 6-10-1-5
لعمادة شؤون الموظفين بالجامعة بخصوص تغيب وحدة الشؤون
اإلدارية الموظفة
والمالية
اعتماد الكتاب وإحالته إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة وكيلة العمادة 1-10-1-5
التدريس والموظفين بالجامعة
نموذج استئذان أثناء الموظفة تعبئه النموذج المعد وتقديمه إلى الرئيسة المباشرة 1-11-1-5
الدوام (موظفة)
في حالة الموافقة يتم اعتماد الطلب وفي حالة عدم الرئيسة 2-11-1-5
المباشرة الموافقة يتم االعتذار ويعاد الطلب للموظفة
تقرير طبي – استالم التقرير الطبي من الموظفة وتعبئة استمارة مساعدة مدير 1-12-1-5
استمارة المعلومات وحدة الشؤون المعلومات لعرضها على اللجنة الطبية
اإلدارية
والمالية
السجل الشهري مساعدة مدير يتم تسجيل يومي لمواعيد حضور وانصراف الموظفة 1-11-1-5
لمتابعة االنضباط وحدة الشؤون وحاالت االستئذان أثناء الدوام في نموذج السجل
بأوقات الدوام اإلدارية الشهري لمتابعة االنضباط بأوقات الدوام الرسمي
موظفة والمالية
وكيلة العمادة حصر الساعات التي بدون عذر واتخاذ الالزم في ضوء 2-11-1-5
– مديرة اللوائح المنظمة
الوحدة
إرسال استمارات تقييم أداء الموظفات لعميد الدراسات وكيلة العمادة 1-14-1-5
العليا لالعتماد
توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (وكيلة مسئولة الوارد 1-16-1-5
العمادة – رئيسات الوحدات )...
توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (وكيلة مسئولة الوارد 1-11-1-5
العمادة – رئيسات الوحدات )...
تسجيل الوارد على مدار برقم وارد مع إضافة اسم مسئولة الوارد 2-18-1-5
الشخص أو الجهة ورقم الجهة
توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (وكيلة مسئولة الوارد 1-18-1-5
العمادة – رئيسات الوحدات )...
تصدير المعاملة على مدار برقم جديد في حالة مسئولة الصادر 1-11-1-5
المعاملة الجديدة أما في حالة المعاملة القديمة تأخذ
نفس الرقم
نموذج طلب األدوات تعبئة نموذج صرف مواد من مستودع أقسام العلوم مسئولة 1-40-1-5
المكتبية المستودع والدراسات الطبية
نموذج طلب مواد الموظفة تعبئة النموذج واعتماده من قبل الرئيسة المباشرة 1-41-1-5
من مستودع وكالة
العمادة
إحالة الطلب لمساعدة مدير وحدة الشؤون المالية مديرة الوحدة 2-41-1-5
التابعة لها واإلدارية لالعتماد
الموظفة
نموذج طلب صرف يتم استالم طلبات صرف بدل الكتب والمراجع من مسؤولة 1-42-1-5
الشؤون المالية بدل الكتب الطالبات
والمراجع (طالبات) للطالبات
إرسال طلبات صرف بدل الكتب إلى قسم المكافآت أما وكيلة العمادة 4-42-1-5
في حالة الطالبات الموظفات بالجامعة يتم إرسالها إلى
عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين
مسؤولة 1-42-1-5
الشؤون المالية المسيرات تسليم الطالبات الشيكات وتوقيعهن على المسيرات
للطالبات
مسؤولة 8-42-1-5
إرسال المسيرات والشيكات التي لم تسلم للطالبات إلى
الشؤون المالية
محاسب مركز أقسام العلوم والدراسات الطبية
للطالبات
نموذج طلب صرف يتم استالم طلبات صرف بدل طباعة الرسالة من مسؤولة 1-41-1-5
الطالبات بعد توجيهن إلى وكيلة القسم للتوقيع على الشؤون المالية بدل طباعة رسالة
(طالبات) للطالبات الطلب
مسؤولة 4-41-1-5
الشؤون المالية استالم المسيرات والشيكات الخاصة بالطالبات
للطالبات
مسؤولة 6-41-1-5
الشؤون المالية المسيرات تسليم الطالبات الشيكات وتوقيعهن على المسيرات
للطالبات
مسؤولة 1-41-1-5
إرسال المسيرات والشيكات التي لم تسلم للطالبات إلى
الشؤون المالية
محاسب مركز أقسام العلوم والدراسات الطبية
للطالبات
قوائم الموظفات تجهيز قوائم الموظفات المستحقات للبدالت والمكافآت وكيلة العمادة 1-44-1-5
المستحقات – مساعدة
مدير وحدة
الشؤون
اإلدارية
نموذج حضور مساعدة مدير تسجيل حضور الطالبات وانصرافهن طوال الفصل. 1-45-1-5
وانصراف طالبات وحدة الشؤون
التشغيل اإلدارية
والمالية
نموذج عقد تشغيل الرفع بالساعات التشغيلية للطالبات لعمادة شؤون وكيلة العمادة 5-45-1-5
الطالب
مشرفة الصيانة نموذج نقل عهدة تعبئة نموذج نقل عهده بالصنف والعدد والحالة. 1-41-1-5
وكيلة العمادة إرسال كتاب ونموذج النقل (إلدارة مراقبة العهدة). 1-41-1-5
-مشرفة
الصيانة
مشرفة الصيانة متابعة المعاملة حتى يتم إسقاط العهدة من المستلم. 4-41-1-5
نموذج النقل وكيلة العمادة تعبئة نموذج نقل وتوضيحه وتصديقه. 1-48-1-5
نموذج صيانة مساعدة مدير حصر األعطال وتدوينها في نموذج الصيانة وتصديقه. 1-41-1-5
وحدة الشؤون
اإلدارية
والمالية -
مشرفة الصيانة
الرجيع: 50-1-5
نموذج رجيع مساعدة مدير حصر األجهزة واألثاث المراد إرجاعه وتعبئة النموذج 1-50-1-5
وحدة الشؤون الخاص وتصديقه.
اإلدارية
والمالية -
مشرفة الصيانة
مشرفة الصيانة صياغة كتاب إلدارة مراقبة العهد باستالم الرجيع مع 1-50-1-5
إرفاق النموذج الخاص.
تقرير صحفي عن مسؤولة إعداد تقرير صحفي عن نشاطات وإنجازات الوكالة 1-51-1-5
العالقات العامة نشاطات وإنجازات
الوكالة واإلعالم
إرسال التقرير الصحفي إلكترونياً إلى صحيفة رسالة وكيلة العمادة 2-51-1-5
الجامعة الصادرة عن قسم اإلعالم بكلية ائداب
بالجامعة وكذلك لوكيل العمادة
نشرة دورية عن إعداد نشرة دورية عن نشاطات وإنجازات الوكالة بعد مسؤولة 1-52-1-5
العالقات العامة نشاطات وإنجازات كل فصل دراسي
الوكالة واإلعالم
وكيلة العمادة إرسال النشرة الدورية إلى وكيل العمادة لالعتماد 1-52-1-5
وكيلة العمادة إرسال النشرة الدورية الكترونياً إلى مطبعة الجامعة 4-52-1-5
-10-5العمليات المساندة:
-6السجالت المستخدمة:
النموذج م
القائمة الرئيسية للوثائق الداخلية 1
القائمة الرئيسية للوثائق الخارجية 2
طلب إصدار /تغيير /إلغاء وثيقة 1
سجل حصر الوثائق الملغاة 4
جدول توزيع الوثائق 5
سجل حصر سجالت الجودة 6
الخطة السنوية للتدقيق الداخلي 1
برنامج التدقيق الداخلي 1
نتائج التدقيق الداخلي 1
القائمة التفقدية للتدقيق الداخلي 10
تقرير حالة عدم مطابقة /إجراء تصحيحي (تدقيق داخلي) 11
تقرير التدقيق الداخلي 12
تقرير حالة عدم مطابقة أو مؤشر لها /إجراء تصحيحي أو وقائي 11
بيان متابعة تقرير حالة عدم مطابقة أو مؤشر لها/نموذج إجراء تصحيحي أو وقائي 14
استبانة رضا المستفيدين 15
مقترح أو حالة عدم رضا مستفيد 16
سجل مقترحات المستفيدين 11
خطة اللقاءات التعريفية والتوعوية لطالب المنح 11
نموذج طلب صيانة أجهزة الحاسب ائلي وملحقاتها 11
نظام البالغات اإللكتروني 20
نموذج استئذان أثناء الدوام 21
بيان متابعة التزام الموظفين بالتواجد بالوحدات اإلدارية 22
نموذج إجازة 21
تقرير طبي 24
استمارة المعلومات 25
استمارات تقييم األداء 26
نموذج صرف مواد من المستودع الرئيس بالجامعة 21
النموذج م
نموذج طلب مواد من مستودع العمادة 21
نموذج نقل عهدة 21
نموذج رجيع 10
نموذج صرف مكافأة االختبار الشامل 11
نموذج استعانة بطالب منحة متميز 12
نظام مجلس التعليم العالي والجامعات 11
قرار مجلس الجامعة في بشأن االستعانة بطالب منحة متميز 14
نموذج طلب صرف 15
نموذج طلب إجازة برنامج دراسات عليا 16
اإلطار كتابة برامج الدراسات العليا 11
الالئحة الموحدة للدراسات العليا 11
خطة نشر ثقافة الجودة 11
نموذج حضور ورشة عمل/محاضرة 40
نموذج تقييم ورشة عمل/محاضرة 41
بطاقات الوصف الوظيفي 42
معايير اختيار الموظف المثالي 41
استبانة تقييم أداء العاملين 44
استمارة تحديد االحتياجات التدريبية (موظفين) 45
الخطة التدريبية 46
استمارة تحديد االحتياجات التدريبية (طالب وطالبات) 41
استمارة تقييم جهة تدريبية 41
استمارة قياس أثر التدريب 41
نموذج طلب تسجيل مقررات 50
النظام األكاديمي 51
نموذج طلب تأجيل قبول 52
نموذج طلب تأجيل دراسة 51
نموذج طلب حذف فصل دراسي 54
استمارة تقرير مشرف عن طالب دراسات عليا لطلب لمنح تمديد 55
نموذج نتيجة االختبار الشامل لدرجة الدكتوراه 56
النموذج م
نموذج تسجيل مشكلة طالبية 51
نموذج طلب صرف بدل الكتب والمراجع (طالب) 51
نموذج طلب صرف بدل طباعة رسالة (طالب) 51
البريد اإللكتروني 60
بيان إشراف 61
تقرير لجنة مناقشة الرسالة المقدمة لنيل درجة الماجستير/الدكتوراه 62
إفادة بإنهاء متطلبات التخرج (باللغة العربية) 61
إفادة بإنهاء متطلبات التخرج (باللغة اإلنجليزية) 64
بيان استالم الملف 65
نموذج مشكالت التقديم 66
نموذج استالم الملفات 61
نموذج جدول دراسي 61
نموذج متابعه طالبات المنح 61
إيصال استالم الرسائل العلمية 10
نموذج صيانة 11
بيان حضور وانصراف الموظفات 12
نموذج استئذان أثناء الدوام (موظفة) 11
السجل الشهري لمتابعة االنضباط بأوقات الدوام (موظفة) 14
جدول المناوبة المسائية لمكتب وكيلة العمادة 15
نموذج األعمال الزائدة 16
نموذج طلب مواد من مستودع وكالة العمادة 11
نموذج طلب صرف بدل الكتب والمراجع (طالبات) 11
نموذج طلب صرف بدل طباعة رسالة (طالبات) 11
نموذج حضور وانصراف طالبات التشغيل 10
نموذج إقرار طلب تذكرة مخفضة للطالبات السعوديات 11
نموذج النقل 12
نموذج صيانة 11
نموذج استئجار صندوق 14
نموذج طلب األدوات المكتبية 15
النموذج م
استمارة طلب التحاق بالدراسات العليا 16
إشعار القبول 11
خطة نشر التخطيط االستراتيجي 18
سياسة الجودة 11
1مراقبة التعديالت:
رقم
ملخص التعديالت الصفحات المعدلة تاريخ التعديل
التعديل