دليل الإجراءات الإصدار الثالث

‫وزارة التعليم العالي‬
‫جامعة الملك سعود‬

‫وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي‬
‫عمادة الدراسات العليا‬
‫دليل إجراءات نظام إدارة الجودة‬

‫صفحة ‪ 1‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫قائمة المحتويات‬
‫الصفحة‬ ‫الموضوع‬ ‫م‬
‫‪4‬‬ ‫الهدف من الدليل‬ ‫‪1‬‬
‫‪4‬‬ ‫نطاق العمل باإلجراءات‬ ‫‪2‬‬
‫‪4‬‬ ‫التعريفات الواردة بالدليل‬ ‫‪1‬‬
‫‪5‬‬ ‫المسئولون عن العمليات‬ ‫‪4‬‬
‫‪6‬‬ ‫إجراءات العمل‬ ‫‪5‬‬
‫‪6‬‬ ‫إجراءات ضبط الوثائق والسجالت‬ ‫‪1-5‬‬
‫‪10‬‬ ‫إجراءات التدقيق الداخلي‬ ‫‪2-5‬‬
‫‪15‬‬ ‫إجراءات معالجة حاالت عدم المطابقة واإلجراءات التصحيحية والوقائية‬ ‫‪1-5‬‬
‫‪11‬‬ ‫إجراءات قياس رضا المستفيدين واستقبال مقترحاتهم وشكواهم‬ ‫‪4-5‬‬
‫‪11‬‬ ‫إجراءات العمل بوكالة العمادة‬ ‫‪5-5‬‬
‫‪15‬‬ ‫إجراءات العمل بوكالة العمادة للتطوير والجودة‬ ‫‪6-5‬‬
‫‪45‬‬ ‫إجراءات العمل بوكالة العمادة للشؤون األكاديمية‬ ‫‪1-5‬‬
‫‪61‬‬ ‫إجراءات العمل بوكالة العمادة لشؤون الطالبات بعليشة‬ ‫‪8-5‬‬
‫‪16‬‬ ‫إجراءات العمل بوكالة العمادة لشؤون الطالبات بالملز‬ ‫‪1-5‬‬
‫‪122‬‬ ‫العمليات المساندة‬ ‫‪10-5‬‬
‫‪116‬‬ ‫إجراءات التحسين المستمر‬ ‫‪11-5‬‬
‫‪118‬‬ ‫السجالت المستخدمة‬ ‫‪6‬‬
‫‪142‬‬ ‫مراقبة التعديالت‬ ‫‪1‬‬

‫‪ -1‬الهدف من الدليل‪:‬‬
‫‪ 1-1‬التأكد من أن المعلومات المنقولة من خالل الوثائق والسجالت الداخلية‬

‫والخارجية واضحة وحديثة ويسهل التعرف عليها ومتوافرة لدى موظفي العمادة‬
‫ومراجعيها‪.‬‬
‫‪ 2-1‬ضبط وتنظيم إجراءات العمل بالعمادة‪.‬‬
‫‪ -2‬نطاق العمل باإلجراءات‪:‬‬
‫‪ 1-2‬يتم تطبيق هذه اإلجراءات على جميع العمليات بالعمادة‪.‬‬
‫‪ -1‬التعريفات الواردة بالدليل‪:‬‬
‫‪ 1-1‬الوثائق‪ :‬اإلجراءات‪ ،‬األدلة‪ ،‬اللوائح ‪ ،‬السياسات‪ ،‬الهيكل التنظيمي‪ ،‬الوصف الوظيفي‬

‫التي تم إصدارها من قبل عمادة الدراسات العليا‪.‬‬
‫‪ 2-1‬الوثائق الداخلية‪ :‬اإلجراءات‪ ،‬األدلة‪ ، ،‬السياسات‪ ،‬الهيكل التنظيمي‪ ،‬الوصف الوظيفي‬
‫التي تم إصدارها من قبل عمادة الدراسات العليا‪.‬‬
‫‪ 1-1‬الوثائق الخارجية‪ :‬وثائق تم إصدارها من قبل جهات غير العمادة و تقوم العمادة‬
‫باالستناد إليها و استخدامها‪ ،‬مثل الالئحة الموحدة للدراسات العليا في الجامعات‬
‫السعودية‪.‬‬
‫‪ 4-1‬نسخة مراقبة‪ :‬ختم يميز الوثائق التي يتم تحديثها باستمرار‪ ،‬كما يعني أنه يمكن‬
‫الوثوق في المعلومة الموجودة في الوثيقة المختومة تباعا‪.‬‬
‫‪ 5-1‬نسخة غير مراقبة‪ :‬ختم يميز الوثائق التي لن يتم تحديثها و التي تستخدم فقط‬
‫للعلم بالشيء و ال يجب االستناد عليها في تنفيذ أعمال معينه‪ ،‬ويتم استخدام ذلك‬
‫الختم على الوثائق التي تصدر إلى أي جهات خارجية ال تعمل بالعمادة و لكن‬
‫ترغب في االطالع وقتيا على أي من وثائق العمادة‪.‬‬
‫‪ 6-1‬نسخة ملغاة‪ :‬ختم يميز الوثائق التي تم إلغائها لوجود إصدار أحدث من الوثيقة‪.‬‬
‫‪ 1-1‬اإلجراء‪ :‬وصف لخطوات تنفيذ عمل محدد في شكل ورقى أو إلكتروني‪.‬‬

‫‪ 8-1‬السجالت‪ :‬هي النماذج المستخدمة والملفات المحفوظة باألرشيف وملفات‬

‫الموظفين‪ ،‬وهي الوثائق التي تم استخدامها في عمل معين أو لتسجيل معلومات‬
‫نشاط معين‪ ،‬ويتم االحتفاظ بها للمرجعية في حالة الحاجة‪ ،‬وعادة ما يستخدم‬
‫مصطلح "سجل بمعنى نموذج"‪.‬‬
‫‪ 1-1‬العمادة‪ :‬عمادة الدراسات العليا‪.‬‬
‫‪ 10-1‬ممثل اإلدارة‪ :‬ممثل العمادة لنظام إدارة الجودة وهو وكيل العمادة للتطوير‬
‫والجودة‪.‬‬
‫‪ -4‬المسئولون عن العمليات‪:‬‬
‫‪ 1-4‬عميد الدراسات العليا‪.‬‬

‫‪ 2-4‬وكالء عمادة الدراسات العليا‪.‬‬
‫‪ 1-4‬ممثل اإلدارة لنظام إدارة الجودة‪.‬‬
‫‪ 4-4‬جميع موظفي العمادة‪.‬‬
‫‪ 5-4‬مسئول ضبط الوثائق‪.‬‬

‫‪ -5‬إجراءات العمل‪:‬‬
‫‪ 1-5‬إجراءات ضبط الوثائق والسجالت‪:‬‬
‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬
‫تعريف بالوثائق المستخدمة في عمادة الدراسات العليا ‪:‬‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫تم إعداد مجموعة من الوثائق التي تعـرف نظـام العمـل‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫بعمادة الدراسات العليا بهدف تحقيق النتائج المرجوة عن‬
‫طريق التأكد من توفير المعلومات الالزمة ألداء العمـل‬
‫للموظفين والمراجعين‪.‬‬
‫الوثائق المتوفرة تأخذ أشكال مختلفة و منها‪:‬‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫‪ .1‬دليل الجودة‪ :‬وثيقة تصـف نظـام العمـل مقارنـا‬
‫بمتطلبات مواصفة األيزو‪.2008:1001‬‬
‫‪ .2‬دليل إجراءات نظام إدارة الجـودة‪ :‬وثيقـة تصـف‬
‫إجراءات العمل بالعمادة‪.‬‬
‫‪ .1‬دليل الوحدات اإلدارية واألعمـال المرتبطـة بهـا‪:‬‬
‫وثيقة تصف األعمال المرتبطة بالوحدات اإلدارية‬
‫بالعمادة‪.‬‬
‫‪ .4‬سياسة الجـودة‪ :‬وثيقـة تصـف اتجاهـات عمـادة‬
‫الدراسات العليا بالنسبة للجودة و ما هي أولويات‬
‫عمادة الدراسات العليا لتحقيق الجودة و تحسينها‪.‬‬
‫‪ .5‬الهيكل التنظيمي‪.‬‬
‫‪ .6‬أهداف الجودة‪.‬‬
‫‪ .1‬السجالت‪.‬‬
‫يقوم الموظفون الجدد و الموظفون الحاليون بـالرجوع‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫إلى الوثائق لمعرفة طريقة العمـل المعتمـدة و النمـاذج‬
‫المستخدمة ألداء العمل‬
‫كل من الوثـائق المـذكورة فـي ‪ 2-1-1-5‬تتبـع شـكال‬ ‫‪4-1-1-5‬‬
‫محددا وفقا لترويسة محددة معممة على جميع الوثـائق‬
‫من نفس النوعية‪ ،‬و من ثم جميع الوثائق الجديدة يجـب‬
‫إعدادها وفقا للشكل المتبع و الذي يشمل‪ :‬حجم الحروف‬
‫المستخدمة في الكتابـة‪ ،‬اإلطـارات المحيطـة فـي حالـة‬


‫وجودها‪ ،‬تقسيم الوثيقة‪.‬‬
‫إصدار الوثائق‪:‬‬ ‫‪2-1-5‬‬
‫يتم إصدار الوثائق في حالة اسـتحداث خدمـة جديـدة و ممثل اإلدارة‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫إعداد إجراءات لضـبطها‪ ،‬أو فـي حالـة إعـداد إجـراء أو‬
‫نماذج لعمليات حالية و لكن تفتقر للتوثيق‪ ،‬أوفي حالـة‬
‫تعديل وثائق مثل اإلجراءات و النماذج إلعـادة إصـدارها‬
‫بهدف التحسين من أداء العمليات‪.‬‬
‫القائمة الرئيسية‬ ‫إعداد قائمة بالوثائق و السجالت الداخلية المسـتخدمة و مسئول‬ ‫‪2-2-1-5‬‬
‫للوثائق‬ ‫ضبط‬ ‫تحديثها في حالة التغيير في أي من تلك الوثائق‪.‬‬
‫الداخلية‪/‬سجل‬ ‫الوثائق‬
‫حصر سجالت‬
‫الجودة‬
‫القائمة الرئيسية‬ ‫إعداد قائمة بالوثائق الخارجية المسـتخدمة و تحـديثها مسئول‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫للوثائق الخارجية‬ ‫ضبط‬ ‫في حالة التغيير في أي من تلك الوثائق الخارجية‪.‬‬
‫الوثائق‬
‫طلب إصدار‪/‬تغيير‪/‬‬ ‫في حالة تغييـر سـجل أو وثيقـة موجـودين أو إضـافة موظف‬ ‫‪4-2-1-5‬‬
‫إلغاء وثيقة‬ ‫وثيقة أو سجل جديد‪ ،‬يتم تعبئة طلب تغيير ‪ /‬إضـافة و بالعمادة‬
‫إرساله إلى ممثل اإلدارة مع إرفـاق مثـال مـن التعـديل يقترح‬
‫تغيير‪/‬إضافة‬ ‫المطلوب أو الوثيقة المطلوب إضافتها‪.‬‬
‫وثيقة أو‬
‫سجل‬
‫استقبال طلبات التغيير أو اإلضافة و مراجعتها من حيـث ممثل اإلدارة طلب إصدار‪/‬تغيير‪/‬‬ ‫‪5-2-1-5‬‬
‫إلغاء وثيقة‬ ‫الوضوح و االكتمـال و مطابقتهـا لمتطلبـات مواصـفة‬
‫األيزو ‪ 2008:1001‬و اللوائح المقننة للعمل بالعمادة‪ ،‬و من‬
‫ثم مناقشة التغيير المقترح مع رئيس الوحدة المعنـي و‬
‫رؤساء الوحدات المختصين بتنفيذ اإلجراء أو المتـأثرين‬
‫به‪.‬‬
‫فــي حالــة موافقــة رئــيس الوحــدة المعنــي والوكيــل عميد‬ ‫‪6-2-1-5‬‬
‫المختص علـى التغييـر المقتـرح‪ ،‬يـتم طـرح التغييـر الدراسات‬
‫المقترح على العميد في اجتماع مراجعة اإلدارة السـنوي العليا‬


‫في حالة انعقاده خالل شـهر علـى األكثـر مـن اسـتالم‬
‫الطلب‪ ،‬أما في حالة وصول الطلب قبل االجتماع بـأكثر‬
‫من شهر يتم مراجعة الطلب بصفة استثنائية خالل شـهر‬
‫من تاريخ استالمه على األكثر‪.‬‬
‫سجل حصر الوثائق‬ ‫في حالة اعتماد العميد للتغيير المقترح يتم تغيير أصـل ممثل اإلدارة‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫الملغاة‬ ‫الوثيقة على الحاسب –مع االحتفاظ بنسخة من الوثيقـة‬
‫القديمة في ملـف للوثـائق الملغـاة منفصـل عـن ملـف‬
‫اإلجــراءات المفعلــة‪ -‬وفقــا للتغييــر المعتمــد و إضــافة‬
‫معلومات التغيير في قسم مراقبة التعديالت من اإلجـراء‬
‫وفي حالة زيادة التعديالت عن خمس تعديالت يتم إصدار‬
‫جديد للوثيقة‪.‬‬
‫العميد‪/‬‬ ‫يتم مراجعة و اعتماد الوثيقة المحدثة‪.‬‬ ‫‪8-2-1-5‬‬
‫ممثل اإلدارة‬
‫جدول توزيع‬ ‫تعبئة جدول توزيع الوثيقة موضحا رقم التعديل الجديد مسؤول‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫الوثائق‬ ‫ضبط‬
‫جدول توزيع‬ ‫إعداد عدد من النسخ من اإلجراء الجديـد المعتمـد وفقـا مسؤول‬ ‫‪10-2-1-5‬‬
‫الوثائق‬ ‫لعدد مستخدمي الوثيقة المذكورين في جـدول توزيـع ضبط‬
‫الوثائق‬ ‫الوثيقة‬
‫ختم صفحة توقيعات الوثـائق التـي تـم إعـدادها بخـتم مسؤول‬ ‫‪11-2-1-5‬‬
‫"نسخة مراقبة" على وجهها‪ ،‬و فـي حالـة النمـاذج يـتم ضبط‬
‫الوثائق‬ ‫ختمها على الخلف‪.‬‬
‫توزيع‬ ‫جدول‬ ‫توزيع نسخ الوثائق المحدثة المعتمدة و المختومة علـى مسؤول‬ ‫‪12-2-1-5‬‬
‫الوثائق‬ ‫المــوظفين المــذكورين بجــدول توزيــع الوثيقــة و ضبط‬
‫الحصول على توقيعهم باالستالم و من ثم سـحب النسـخ الوثائق‬
‫المراقبة القديمة منهم‬
‫إتالف النسخ المراقبـة القديمـة مـع االحتفـاظ بنسـخة مسؤول‬ ‫‪11-2-1-5‬‬
‫ضبط‬ ‫واحدة منها‪.‬‬
‫ضبط الوثائق الخارجية‪:‬‬ ‫‪1-1-5‬‬


‫القائمة الرئيسية‬ ‫إعداد قائمة رئيسية تتضمن عناوين جميع الوثـائق التـي مسؤول‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫للوثائق الخارجية‬ ‫يتم االستعانة بها للعمل بالعمادة و التي تم إصدارها مـن ضبط‬
‫الوثائق‬ ‫قبل جهات خارجية‬
‫في حالة استالم أي تحديث ألي من الوثـائق الخارجيـة‪،‬‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫يتم مراجعة التحديث و تـأثيره علـى الوثـائق الداخليـة‬
‫مثل اإلجراءات و السياسات‪ ،‬و من ثم تحديثها تباعا وفقا ممثل اإلدارة‬
‫لإلجراء ‪ 2-1-5‬إذا لزم األمر‪.‬‬
‫القائمة الرئيسية‬ ‫يتم تحديث قائمة الوثائق الخارجية في حالـة اسـتحداث مسؤول‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫للوثائق الخارجية‬ ‫ضبط‬ ‫أي من الوثائق الخارجية‪.‬‬
‫سجل حصر سجالت‬ ‫جميع‬ ‫ضبط السجالت‪:‬‬ ‫‪4-1-5‬‬
‫الجودة‬ ‫‪ -‬كتابة ‪ /‬تصوير سجالت الجودة بحيث تكون واضحة الموظفين‬
‫ويمكن قراءتها بسهولة‪.‬‬
‫‪ -‬تجميع سجالت الجودة في ملفات مميزة باسم العمادة ‪،‬‬
‫وكذلك نوع السجالت التي يحتويها الملف إما على‬
‫الصفحة الخارجية لغالف الملف أو على كعب الملف‪.‬‬
‫‪ -‬ترتيب الموضوعات داخل الملف طبقاً لطبيعة النشاطات‬
‫‪ /‬الخدمات أو تسلسلها زمنياً‪.‬‬
‫‪ -‬عمل فهرس لكل ملف أو جزء من الملف بحيث يمكن‬
‫الوصول واسترجاع المعلومات المطلوبة بسهولة‪.‬‬
‫‪ -‬حفظ وحماية الملفات في أماكن تمنع تلفها أو ضياع‬
‫المعلومات منها‪.‬‬
‫‪ -‬اتخاذ القرار في سجالت الجودة بعد انتهاء مدة حفظها‬
‫إما بإعدامها أو استمرار حفظها وتسجيل تلك القرارات‪.‬‬

‫‪ 2-5‬إجراءات التدقيق الداخلي‪:‬‬

‫الخطة السنوية‬ ‫يتم تنفيذ التدقيق الداخلي على جميع الوحدات بالعمادة ممثل‬ ‫‪1-2-5‬‬
‫للتدقيق الداخلي‬ ‫مرة واحدة على األقل سنويا‪ ،‬على أن يتم االتفـاق علـى اإلدارة‬
‫موعد التدقيق في بداية كل عام‪.‬‬
‫برنامج التدقيق‬ ‫إعداد برنامج التدقيق الداخلي قبـل الموعـد المخطـط ممثل‬ ‫‪2-2-5‬‬
‫الداخلي للجودة‬ ‫اإلدارة‬ ‫لتنفيذه‬
‫الخطة السنوية‬ ‫يتم إعداد خطة وبرنامج التدقيق الداخلي وفقا لألسـس ممثل‬ ‫‪1-2-5‬‬
‫للتدقيق الداخلي ‪/‬‬ ‫اإلدارة‬ ‫التالية‪:‬‬
‫برنامج التدقيق‬ ‫‪ .1‬ال يقوم أي من المدققين الداخليين بمراجعة الوحدة‬
‫الداخلي للجودة‬ ‫التي يتبعها‪.‬‬
‫‪ .2‬يجب أن يكون جميع المدققين مدربين و قـد أتمـوا‬
‫الدورة التدريبية إلعداد المدقق الداخلي بنجاح‪.‬‬
‫‪ .1‬تدوير المدققين بحيث ال يقوم المدقق بزيارة نفس‬
‫الوحدة مرتين متتاليتين‪.‬‬
‫‪ .4‬زيادة عدد التدقيقات الداخلية علـى الوحـدات التـي‬
‫تكثر بها حاالت عدم المطابقة‪.‬‬
‫‪ .5‬التركيــز علــى الوحــدات الجديــدة أو التــي تقــدم‬
‫خدمات جديدة أو بتوجيه من العميد‪.‬‬
‫‪ .6‬عدم التخطيط لتنفيذ التدقيق في أوقات ذروة العمل‬
‫أو أوقات ندرة العمـل‪ ،‬و إنمـا فـي أوقـات الضـغط‬
‫العادي للعمل‪.‬‬
‫‪ .1‬عــدم التخطــيط للتــدقيق فــي األوقــات االنتقاليــة‬
‫للوحدة التي يتم فيها العديد من التغييرات‪.‬‬
‫‪ .8‬التأكد من تواجد المدقق و المدقق عليه في التاريخ‬
‫المخطط له‪.‬‬
‫‪ .1‬التأكد من تغطيـة جميـع العمليـات بالعمـادة فـي‬
‫برنامج التدقيق الداخلي مـرة واحـدة سـنويا علـى‬
‫األقل‪.‬‬
‫بعد إعداد البرنامج‪ ،‬يقـوم ممثـل اإلدارة بعرضـه علـى ممثـــــل برنامج التدقيق‬ ‫‪4-2-5‬‬


‫الداخلي ‪/‬‬ ‫العميد و الحصـول علـى مرئياتـه‪ ،‬و مـن ثـم اعتمـاد اإلدارة‬
‫مذكرة داخلية‬ ‫البرنامج و إعـداد مـذكرة داخليـة تحـث الوحـدات و‬
‫المدققين على التعاون إلنجاح برنامج التدقيق‪.‬‬
‫إعداد نسخ "غير مراقبة" مـن أسـس التـدقيق ونمـاذج ممثـــــل برنامج التدقيق‬ ‫‪5-2-5‬‬
‫الداخلي المعتمد‪/‬‬ ‫التدقيق الداخلي و إرسالها إلى المدققين الداخليين مـع اإلدارة‬
‫مذكرة داخلية‪/‬‬ ‫برنامج التدقيق المعتمد و المذكرة الداخلية‪ ،‬و إرسال‬
‫نماذج التدقيق‬ ‫البرنــامج و المــذكرة الداخليــة فقــط إلــى رؤســاء‬
‫الداخلي‪/‬‬ ‫الوحدات‪.‬‬
‫نسخ غير مراقبة من‬
‫أسس التدقيق‬
‫مراجعة أسس التدقيق و التأكد من إدراكه لها‪ ،‬و فـي المدقق‬ ‫‪6-2-5‬‬
‫حالة عـدم إدراكـه لعمـل الوحـدة المكلـف بتـدقيقها الداخلي‬
‫يمكنهم االتصال برئيس الوحدة المختص و طلب زيـارة‬
‫الوحدة زيارة ودية ليست بهدف التقيـيم و إنمـا لفهـم‬
‫أنشطة الوحدة‪.‬‬
‫االتصال برئيس الوحدة الذي سيقوم بالتـدقيق عليـه و المدقق‬ ‫‪1-2-5‬‬
‫الداخلي‬ ‫ترتيب موعد التدقيق و الرد على أي استفسارات‬
‫القائمة التفقدية‬ ‫المدقق‬ ‫إعداد قائمة تفقدية وفقا ألسس التدقيق‪.‬‬ ‫‪8-2-5‬‬
‫للتدقيق الداخلي‬ ‫الداخلي‬
‫زيارة الوحدة التي سيتم بها و تعريف نفسـه و الهـدف المدقق‬ ‫‪1-2-5‬‬
‫من التدقيق و الرد على أي تسـاؤالت مبدئيـة يطرحهـا الداخلي‬
‫المدقق عليه‪.‬‬
‫القائمة التفقدية‬ ‫طرح األسئلة المفتوحة على المدقق عليه (ماذا؟ لمـاذا؟ المدقق‬ ‫‪10-2-5‬‬
‫للتدقيق الداخلي‬ ‫أين؟ من؟ كيف؟ متى؟) و تـدقيق نقـاط الفحـص فـي الداخلي‬
‫القائمــة التفقديــة للتأكــد مــن تحقيقه ـا للمتطلبــات‬
‫النظامية‪ ،‬و كذلك طلـب األدلـة و االطـالع عليهـا و‬
‫تسجيل بيان باألدلة التي تم االطالع عليها فـي القائمـة‬
‫التفقدية‪.‬‬
‫بعد التأكد من تغطية جميع نقاط الفحص المـذكورة المدقق‬ ‫‪11-2-5‬‬
‫في القائمة التفقدية‪ ،‬يشكر المدقق عليه على تعاونـه و الداخلي‬


‫يقوم المدقق بالمغادرة بعد أن يوضح للمدقق عليه أنـه‬
‫سوف يقوم باستعراض نتائج التدقيق الحقا بعد مراجعة‬
‫مالحظاته‪.‬‬
‫المدقق‬ ‫مراجعة المالحظات و التأكد من تغطية جميـع نقـاط‬ ‫‪12-2-5‬‬
‫الداخلي‬ ‫الفحص‪ ،‬وفي حالة عدم تغطية جميع المتطلبات بمكـن‬
‫التنسيق مع المدقق عليـه لتحديـد موعـد أخـر قصـير‬
‫الستيضاح بعض النقاط‪.‬‬
‫تقرير حالة عدم‬ ‫المدقق‬ ‫بعد التأكد من تغطية جميع نقـاط الفحـص بالقائمـة‬ ‫‪11-2-5‬‬
‫مطابقة ‪ /‬إجراء‬ ‫الداخلي‬ ‫التفقدية‪ ،‬يتم تحديد حاالت عدم المطابقة إن وجـدت و‬
‫تصحيحي‬ ‫إصدار تقرير حالة عدم مطابقة واحد لكـل حالـة يـتم‬
‫(تدقيق داخلي)‬ ‫تحديدها‪ ،‬مع التأكد من ذكر التالي في التقرير‪:‬‬
‫‪ .1‬ما هو الدليل الذي تـم االطـالع عليـه و أيـن و‬
‫متى‪.‬‬
‫‪ .2‬ما هو البند في اإلجـراء أو السياسـة أو اللـوائح‬
‫الذي تمت مخالفته‪.‬‬
‫تقرير حالة عدم‬ ‫المدقق‬ ‫بعد االنتهاء من إعداد تقارير عدم المطابقة‪ ،‬يتم عرضها‬ ‫‪14-2-5‬‬
‫مطابقة ‪ /‬إجراء‬ ‫الداخلي‬ ‫على المدقق عليه و الحصول على توقيعه علـى وصـف‬
‫تصحيحي‬ ‫عدم المطابقة و يتم توضيح مسئولية المدقق عليه فـي‬
‫(تدقيق داخلي)‬ ‫تحديد سبب عدم المطابقة ومعالجته‪.‬‬
‫المــــدقق تقرير حالة عدم‬ ‫تحديد اإلجـراء التصـحيحي الـذي سـيقوم باتخـاذه و‬ ‫‪15-2-5‬‬
‫مطابقة ‪ /‬إجراء‬ ‫عليه‬ ‫التاريخ المستهدف إلكمال التنفيذ و من ثم تسجيله في‬
‫تصحيحي‬ ‫التقرير و إعطاء نسـخة منـه إلـى المـدقق الـداخلي و‬
‫(تدقيق داخلي)‬ ‫االحتفاظ باألصل‪.‬‬
‫تقرير التدقيق‬ ‫المدقق‬ ‫تجميع نسخ التقارير و إعداد تقرير التـدقيق الـداخلي‬ ‫‪16-2-5‬‬
‫الداخلي‬ ‫الداخلي‬ ‫موضحا فيه التوصيات و المالحظات‪.‬‬
‫تقريــــر التــــدقيق‬ ‫المدقق‬ ‫في حالة عدم وجود حـاالت عـدم مطابقـة يـتم إعـداد‬ ‫‪11-2-5‬‬
‫الداخلي‬ ‫الداخلي‬ ‫تقرير التدقيق فقط‪.‬‬
‫المــــدقق القائمة التفقدية‬ ‫تجميع القائمة التفقدية و الوثائق غير المراقبة و نسخ‬ ‫‪18-2-5‬‬
‫للتدقيق الداخلي‪/‬‬ ‫الداخلي‬ ‫تقارير عدم المطابقة و تقرير التـدقيق الـداخلي و أي‬
‫تقرير حالة عدم‬ ‫مالحظات في ورق خارجي‪ ،‬و عرضها على ممثل اإلدارة‬


‫مطابقة ‪ /‬إجراء‬ ‫مع توضيح أي مالحظات له‪.‬‬
‫تصحيحي‬
‫(تدقيق داخلي)‪/‬‬
‫تقرير التدقيق‬
‫الداخلي‬
‫مالحظات خارجية‬
‫مراجعة تقارير التدقيق الداخلي و نسخ تقـارير حـاالت ممثـــــل تقرير حالة عدم‬ ‫‪11-2-5‬‬
‫مطابقة ‪ /‬إجراء‬ ‫عدم المطابقة و المتابعة مع رؤساء الوحـدات للتأكـد اإلدارة‬
‫تصحيحي‬ ‫من تنفيذهم لإلجراءات التصحيحية المحددة من قـبلهم‬
‫(تدقيق داخلي)‪/‬‬ ‫في المواعيد المحددة‪.‬‬
‫تقرير التدقيق‬
‫الداخلي‬
‫نتائج التدقيق الداخلي‬
‫من الممكن طلب أي وثائق أو أدلة جديدة مـن المـدقق ممثـــــل تقرير حالة عدم‬ ‫‪20-2-5‬‬
‫مطابقة ‪ /‬إجراء‬ ‫عليهم إلثبات انتهائهم من تنفيذ اإلجراءات التصـحيحية اإلدارة‬
‫تصحيحي‬ ‫المتخذة‪ ،‬و من الممكن أيضا طلب إعادة تنفيذ التـدقيق‬
‫(تدقيق داخلي)‬ ‫عليهم سواء من المـدقق الـداخلي الـذي قـام بالتـدقيق‬
‫األولى عليهم أو من ممثـل اإلدارة نفسـه أو أي مـدقق‬
‫داخلي أخر‪ ،‬حيث يـتم تحديـد ذلـك مـن قبـل ممثـل‬
‫اإلدارة‪.‬‬
‫في حالة التأكد من فعالية اإلجراء التصحيحي المتخـذ ممثـــــل‬ ‫‪21-2-5‬‬
‫اإلدارة‬ ‫يقوم ممثل اإلدارة بإغالق التقرير و حفظ السجالت‪.‬‬
‫قبل اجتماع مراجعة اإلدارة يقـوم ممثـل اإلدارة بإعـداد ممثـــــل تقرير تحليل نتائج‬ ‫‪22-2-5‬‬
‫التدقيق الداخلي‬ ‫اإلدارة‬ ‫تحليل لحاالت عدم المطابقة يوضح التالي‪:‬‬
‫‪ .1‬فريق التدقيق‪.‬‬
‫‪ .2‬عدد حـاالت عـدم المطابقـة المكتشـفة و عـدد‬
‫الحاالت التي تم معالجتها و إغالقها‪.‬‬
‫‪ .1‬عدد حاالت عدم المطابقة المتكررة‪.‬‬
‫‪ .4‬توضيح أسباب عدم المطابقة‪.‬‬
‫‪ .5‬اإلجراءات التصحيحية المتخذة و مدى فاعليتها‪.‬‬

‫‪ 1-5‬إجراءات معالجة حاالت عدم المطابقة واإلجراءات التصحيحية والوقائية‪:‬‬

‫مدير الوحدة المعاملة من‬ ‫بعد إنهاء كل معاملة يتم مقارنـة المعاملـة النهائيـة‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫المعنى‪/‬موظفي طلبات‪ ،‬مكاتبات‪،‬‬ ‫مع متطلبات المستفيدين و متطلبات النظام واللوائح‬
‫قرارات أو خدمات‬ ‫العمادة‬
‫أو سجالت أخرى‬
‫مدير الوحدة تقرير حالة عدم‬ ‫في حالة عدم مطابقة المعاملة لمتطلبات المستفيد أو‬ ‫‪2-1-5‬‬
‫مطابقة أو مؤشر‬ ‫النظام أو اللوائح يتم التعامل معها على أنهـا " حالـة‬
‫لها‪ /‬إجراء‬ ‫عـدم مطابقـة " ويــتم إعـداد تقريــر عـدم مطابقــة‬
‫تصحيحي أو وقائي‬ ‫للدراسـة مــع الجهــات المختصــة واتخــاذ اإلجــراءات‬
‫الالزمة إلزالتها وإبالغ ممثل اإلدارة‪.‬‬
‫بيان متابعة تقرير‬ ‫يتم تسجيل بيانات حالة عدم المطابقة في بيان متابعة ممثل اإلدارة‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫حالة عدم مطابقة‬ ‫تقارير عدم المطابقة واإلجراءات التصحيحية ومتابعة‬
‫أو مؤشر لها‪/‬‬ ‫القسم المعنى بإزالة الحالة ومنع تكرارها ‪.‬‬
‫إجراء تصحيحي أو‬
‫وقائي‬
‫تقرير حالة عدم‬ ‫مدير الوحدة‬ ‫معالجة حالة عدم المطابقة‬ ‫‪4-1-5‬‬
‫مطابقة أو مؤشر‬ ‫المعني‬
‫لها‪ /‬إجراء‬
‫تصحيحي أو وقائي‬
‫المتابعة مع الشخص المختص للتأكد من االنتهاء من ممثل اإلدارة‬ ‫‪5-1-5‬‬
‫تنفيذ الجراء التصحيحي و من فعاليته‪.‬‬
‫تقرير حالة عدم‬ ‫في حالة التأكد مـن فعاليـة اإلجـراء المتخـذ‪ ،‬يـتم‬ ‫‪6-1-5‬‬
‫مطابقة أو مؤشر‬ ‫إغالق الطلب‪ ،‬و تحـديث سـجل الطلبـات لتحليلـه و ممثل اإلدارة‬
‫لها‪ /‬إجراء‬ ‫عرضه الحقا في اجتماع مراجعة اإلدارة‪.‬‬
‫بيان متابعة تقرير‬ ‫في حالة عدم تنفيذ اإلجراء التصـحيحي المقتـرح أو‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫حالة عدم مطابقة‬ ‫عدم فعاليته يمكن تمديد المدة أو عمل تدقيق داخلـي ممثل اإلدارة‬
‫أو مؤشر لها‪/‬‬ ‫على الوحدة المختصة لمحاولة الوصول إلـى أسـباب‬
‫إجراء تصحيحي أو‬ ‫المشكلة‪.‬‬


‫وقائي‬
‫تقرير حالة عدم‬ ‫في حالة مواجهة مؤشرات مشكلة محتملة يتم تعبئـة موظف‬ ‫‪8-1-5‬‬
‫مطابقة أو مؤشر‬ ‫بالعمادة‬ ‫طلب وقائي محددا فيه طبيعة المشكلة المحتملة‪.‬‬
‫االتصال برئيس الوحدة المختص بالحالة المـذكورة‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫لدراسة الطلب و لتحديد األسباب الرئيسـة المحتملـة ممثل اإلدارة‬
‫لظهور مشكلة‪.‬‬
‫تقرير حالة عدم‬ ‫تحديد اإلجراء الوقائي الذي سـيتم اتخـاذه و موعـد مدير الوحدة‬ ‫‪10-1-5‬‬
‫مطابقة أو مؤشر‬ ‫المعني‬ ‫االنتهاء من تنفيذه‪.‬‬
‫بيان متابعة تقرير‬ ‫ممثل اإلدارة‬ ‫تسجيل الطلب‪.‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫حالة عدم مطابقة‬
‫أو مؤشر لها‪/‬‬
‫إجراء تصحيحي أو‬
‫وقائي‬
‫تحليل الخدمات‬ ‫تحليل الحاالت المـذكورة فـي البيـان قبـل اجتمـاع ممثل اإلدارة‬ ‫‪12-1-5‬‬
‫غير المطابقة‬ ‫مراجعة اإلدارة‪.‬‬

‫‪ 4-5‬إجراءات قياس رضا المستفيدين واستقبال مقترحاتهم وشكواهم‪:‬‬

‫قياس رضا المستفيدين‪:‬‬ ‫‪1-4-5‬‬
‫يتم قياس رضا المسـتفيدين مـرة واحـدة علـى األقـل ممثل اإلدارة‬ ‫‪1-1-4-5‬‬
‫سنويا باستخدام استبانة يتم إعـدادها و توزيعهـا علـى‬
‫المستفيدين‪.‬‬
‫العميد‪/‬‬ ‫تحديد موعد قياس رضا المستفيدين‪.‬‬ ‫‪2-1-4-5‬‬
‫استبيان رضا‬ ‫االجتمــاع مــع مــدراء الوحــدات قبــل موعــد القيــاس العميد‬ ‫‪1-1-4-5‬‬
‫المستفيدين‬ ‫المخطط له ‪ ،‬لتحديد النقاط التي يـرون قياسـها فـي ممثل اإلدارة‬
‫مدراء‬ ‫االستبانة على أن تحقق االستبانة ما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬تقيم الخواص األساسية لخدمات العمادة (سرعة الوحدات‬
‫التنفيـــذ‪ ،‬دقـــة التنفيـــذ‪ ،‬ســـهولة االتصـــال‬
‫بالعمادة‪...‬إلخ)‪.‬‬
‫‪ .2‬تقييم الخدمات الجديدة و التغييرات التي تمـت‬
‫منذ تنفيذ االستبانة السابقة‪.‬‬
‫‪ .1‬تمنح مساحة للمستفيد أن يعطي رأيه بحريـة و‬
‫دون تقييد‪.‬‬
‫‪ .4‬تعطي للمستفيد حرية االختيار في أن يذكر أو‬
‫ال يذكر اسمه في االستبانة‪.‬‬
‫‪ .5‬ال تتطرق إلى آراء شخصية أو أفكار مضـللة أو‬
‫مغرضة لخدمة أو إدانة أفراد محددين‪.‬‬
‫‪ .6‬يستخدم لغة مفهومة وواضحة‪.‬‬
‫استبانة رضا‬ ‫إعداد استبانة رضا المسـتفيدين فـي شـكلها النهـائي و ممثل اإلدارة‬ ‫‪4-1-4-5‬‬
‫المستفيدين‬ ‫اعتمادها من العميد ثم إرسالها إلى المطبعة بعد تحديد‬
‫عــدد النســخ المطلوبــة وفقــا ئخــر إحصــائيات لعــدد‬
‫المستفيدين‪.‬‬
‫استبانة رضا‬ ‫ممثل اإلدارة‬ ‫تجميع استجابات المستفيدين على االستبانة‪.‬‬ ‫‪5-1-4-5‬‬
‫المستفيدين‬
‫تحليل بنود استبانة‬ ‫ممثل اإلدارة‬ ‫تحليل نتائج االستبانة وفقا للتالي‪:‬‬ ‫‪6-1-4-5‬‬


‫رضا المستفيدين‬ ‫‪ .1‬متوسط درجات رضا المستفيدين على كل بنـد‬
‫من بنود االستبانة‪.‬‬
‫‪ .2‬تحديد الوزن النسبي لكل بند من بنود االستبانة‪.‬‬
‫‪ .1‬تحليل المالحظات و االقتراحات‪.‬‬
‫ممثل اإلدارة‬ ‫تجميع النتائج و التحليالت و المالحظات و االقتراحات‬ ‫‪1-1-4-5‬‬
‫ثم يتم عرضها في اجتماع مراجعة اإلدارة‪.‬‬
‫ممثل اإلدارة‬ ‫في حالة وجود نتائج تقل نسبة جودتها عـن ‪ %60‬يـتم‬ ‫‪8-1-4-5‬‬
‫إتبــاع إجــراء " اإلجــراءات التصــحيحية و الوقائيــة"‬
‫لتنفيذ اإلجراء التصحيحي أو الوقائي الالزم‪.‬‬
‫مقترحات المستفيدين واستقبال شكواهم‪:‬‬ ‫‪2-4-5‬‬
‫مقترح أو حالة‬ ‫موظف‬ ‫في حالة استقبال أي مقترح أو حالـة عـدم رضـا يـتم‬ ‫‪1-2-4-5‬‬
‫عدم رضا مستفيد‬ ‫بالعمادة‪،‬‬ ‫تسجيلها في تقرير مقترحات المستفيدين مـع تحديـد‬
‫مدير الوحدة‬ ‫طبيعة المقترح‪ ،‬و اإلجراء المتخذ‪.‬‬
‫المعنى‬
‫بالمقترح‬
‫وممثل‬
‫اإلدارة‬
‫ممثل اإلدارة سجل مقترحات‪/‬‬ ‫تسجيل المقترحات واإلجراء المتخذ للمتابعة‪.‬‬ ‫‪2-2-4-5‬‬
‫عدم رضا‬
‫تجميع جميع المقترحات وتحليلها قبل اجتماع مراجعة ممثل اإلدارة تحليل مقترحات‪/‬‬ ‫‪1-2-4-5‬‬
‫عدم رضا‬ ‫اإلدارة‪.‬‬

‫‪ 5-5‬إجراءات العمل بوكالة العمادة‪:‬‬

‫أ‪ -‬أمانة مجلس العمادة‪:‬‬
‫تجهيز جدول أعمال مجلس العمادة‪:‬‬ ‫‪1-5-5‬‬
‫يتم تجميع الموضوعات المراد عرضها على مجلس سكرتير المجلس‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫العمادة‬
‫جدول أعمال‬ ‫سكرتير المجلس‬ ‫تحرير جدول أعمال مجلس العمادة‬ ‫‪2-1-5-5‬‬
‫مجلس العمادة‬
‫أمين المجلس‬ ‫تدقيق جدول أعمال مجلس العمادة‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫كتاب دعوة‬ ‫إرسال كتابات دعوة إلى أعضاء مجلس العمادة العميد ‪ /‬وكيل‬ ‫‪4-1-5-5‬‬
‫لحضور مجلس‬ ‫العمادة‬ ‫لحضور الجلسة وإرفاق جدول األعمال بها‬
‫تحرير محضر اجتماع مجلس العمادة والقرارات‬ ‫‪2-5-5‬‬
‫الصادرة عنه‪:‬‬
‫أمين المجلس‬ ‫يتم تصنيف القرارات حسب الموضوع والمحور‪.‬‬ ‫‪1-2-5-5‬‬
‫سكرتير المجلس‬ ‫كتابة محضر اجتماع مجلس العمادة والقرارات‬ ‫‪2-2-5-5‬‬
‫الصادرة عنه‬
‫أمين المجلس‬ ‫تدقيق محضر اجتماع مجلس العمادة والقرارات‬ ‫‪1-2-5-5‬‬
‫الصادرة عنه‬
‫محضر مجلس‬ ‫العميد‬ ‫اعتماد محضر مجلس العمادة وإصدار القرارات‬ ‫‪4-2-5-5‬‬
‫العمادة –‬ ‫التنفيذية‬
‫القرارات‬
‫التنفيذية‬
‫إرسال محضر مجلس العمادة والقرارات التنفيذية العميد ‪ /‬وكيل‬ ‫‪5-2-5-5‬‬
‫العمادة‬ ‫للجهات المعنية كل فيما يخصه‬
‫ب‪ -‬وحدة المنح الدراسية والباحثين‪:‬‬
‫إعداد تقرير فصلي عن أداء طالب المنح الدراسية‬ ‫‪1-5-5‬‬
‫بالدراسات العليا‪:‬‬
‫مخاطبة األقسام بالكليات بخصوص أداء طالب مدير وحدة المنح‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫والباحثين‬ ‫المنح الدراسية في نهاية كل فصل دراسي‪.‬‬


‫استالم ردود األقسام بالكليات بخصوص أداء طالب مدير وحدة المنح‬ ‫‪2-1-5-5‬‬
‫والباحثين‬ ‫المنح الدراسية‬
‫تدقيق ردود األقسام بالكليات وعمل تقرير عن أداء مدير وحدة المنح‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫والباحثين‪/‬موظف‬ ‫طالب المنح الدراسية‬
‫الوحدة‬
‫عرض التقرير على لجنة المنح الدراسية وكيل العمادة‬ ‫‪4-1-5-5‬‬
‫والباحثين بالعمادة‬
‫إعداد تقرير إحصائي للمقارنة بين أعداد طالب‬ ‫‪4-5-5‬‬
‫الدراسات العليا السعوديين وغير السعوديين‬
‫(مقبولين – مقيدين – خريجين)‪:‬‬
‫تجميع اإلحصاءات من وحدات العمادة المختلفة موظف الوحدة‬ ‫‪1-4-5-5‬‬
‫وتجهيزها‬
‫التقرير‬ ‫موظف الوحدة‬ ‫كتابة التقرير اإلحصائي‬ ‫‪2-4-5-5‬‬
‫التقرير‬ ‫مدير وحد المنح‬ ‫تدقيق التقرير اإلحصائي‬ ‫‪1-4-5-5‬‬
‫والباحثين‬
‫وكيل العمادة‬ ‫رفع التقرير لعميد الدراسات العليا‬ ‫‪4-4-5-5‬‬
‫عمل قاعدة بيانات بطالب المنح الدراسية غير‬ ‫‪5-5-5‬‬
‫السعوديين القدامى والجدد وتحديثها بصفة‬
‫مستمرة‪:‬‬
‫يتم تجميع بيانات طالب المنح الدراسية غير موظف الوحدة‬ ‫‪1-5-5-5‬‬
‫السعوديين القدامى والجدد على ملفات ‪.Excel‬‬
‫يتم مخاطبة وحدة الحاسب ائلي وتقنية مدير وحد المنح‬ ‫‪2-5-5-5‬‬
‫المعلومات بشأن إدراج بيانات طالب المنح الدراسية والباحثين‬
‫غير السعوديين بقاعدة بيانات ‪.Access‬‬
‫يتم تزويد وحدة الحاسب ائلي وتقنية المعلومات مدير وحد المنح‬ ‫‪1-5-5-5‬‬
‫ببيانات طالب المنح الدراسية غير السعوديين والباحثين‬
‫الجدد بصفة مستمرة‬
‫عمل لقاءات تعريفية وتوعوية لطالب المنح‬ ‫‪6-5-5‬‬
‫الدراسية بالدراسات العليا‪:‬‬


‫خطة اللقاءات‬ ‫يتم وضع خطة باللقاءات التعريفية والتوعوية مدير وحد المنح‬ ‫‪1-6-5-5‬‬
‫التعريفية‬ ‫والباحثين‬ ‫لطالب المنح الدراسية بالدراسات العليا‬
‫والتوعوية‬
‫لطالب المنح‬
‫العميد‪ /‬مدير وحد‬ ‫يتم التواصل مع الجهات المشاركة في اللقاءات‬ ‫‪2-6-5-5‬‬
‫المنح والباحثين‬
‫مطبوعات‬ ‫مدير وحدة المنح‬ ‫تجهيز المطبوعات والنشرات الخاصة باللقاء‬ ‫‪1-6-5-5‬‬
‫ونشرات‬ ‫الدراسية والباحثين‬
‫يتم التواصل مع طالب المنح الدراسية بالدراسات مدير وحدة المنح‬ ‫‪4-6-5-5‬‬
‫العليا عن طريق الموقع اإللكتروني أو عبر البريد الدراسية‬
‫والباحثين‪/‬موظف‬ ‫اإللكتروني أو الرسائل النصية القصيرة‬
‫الوحدة‬
‫اإلشراف على تجهيز القاعات التي سيعقد بها مدير وحدة المنح‬ ‫‪5-6-5-5‬‬
‫الدراسية‬ ‫اللقاءات‬
‫والباحثين‪/‬مدير‬
‫وحدة العالقات العامة‬
‫واإلعالم‬
‫إعداد ومتابعة خطة استقطاب طالب المنح‬ ‫‪1-5-5‬‬
‫الدراسية والباحثين التي تقدمها الجامعة لجذب‬
‫الطالب غير السعوديين المتميزين وتوعيتهم‬
‫بالمنح الدراسية وفرص الباحثين‪:‬‬
‫التنسيق مع وحدة التخطيط والتعاون الدولي حول مدير وحدة المنح‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫الجهات التي سيتم إعالنها عن المنح الدراسية التي الدراسية والباحثين‬
‫تقدمها الجامعة للطالب غير السعوديين‪.‬‬
‫مدير وحدة المنح‬ ‫تجهيز مخاطبات الجهات التي سيتم إعالمها‪.‬‬ ‫‪2-1-5-5‬‬
‫الدراسية‬
‫والباحثين‪/‬موظف‬
‫الوحدة‬
‫مخاطبة الجهات التي سيتم إعالنها عن المنح العميد‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫الدراسية التي تقدمها الجامعة للطالب غير‬


‫السعوديين‪.‬‬
‫التواصل مع خريجي الدراسات العليا بالجامعة من‬ ‫‪8-5-5‬‬
‫غير السعوديين‪:‬‬
‫مدير وحدة المنح‬ ‫يتم التواصل مع خريجي الدراسات العليا بالجامعة‬ ‫‪1-8-5-5‬‬
‫الدراسية والباحثين ‪/‬‬ ‫مغير السعوديين عبر البريد اإللكتروني أو‬
‫مدير وحدة‬ ‫الرسائل النصية القصيرة إلعالمهم بالتطورات‬
‫الخريجين‬ ‫الحادثة بالجامعة‪.‬‬
‫العميد‪ /‬مدير وحد‬ ‫التنسيق لدعوة الشخصيات البارزة منهم والتي‬ ‫‪2-8-5-5‬‬
‫المنح والباحثين‬ ‫تبوئت مناصب قيادية بدولهم للمشاركة بفعاليات‬
‫العمادة‪.‬‬
‫ج‪ -‬وحدة الحاسب ائلي وتقنية المعلومات‪:‬‬
‫متابعة صيانة األجهزة والمعدات التابعة لجميع‬ ‫‪1-5-5‬‬
‫وحدات العمادة‪:‬‬
‫نموذج طلب‬ ‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫استالم طلب صيانة األجهزة بعد تعبئته من طالب‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫صيانة أجهزة‬ ‫ائلي وتقنية‬ ‫الخدمة‬
‫الحاسب ائلي‬ ‫المعلومات‬
‫وملحقاتها‬
‫معالجة العطل في حالة إمكانية معالجته داخل موظف الوحدة‬ ‫‪2-1-5-5‬‬
‫في حالة عدم إمكانية معالجة العطل داخل العمادة مدير وحدة الحاسب نظام البالغات‬ ‫‪1-1-5-5‬‬
‫اإللكتروني‬ ‫يتم تبليغ التعامالت اإللكترونية بالجامعة عن ائلي وتقنية‬
‫المعلومات ‪ /‬الموظف‬ ‫العطل‪.‬‬
‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫متابعة األعطال وعملية اإلصالح‬ ‫‪4-1-5-5‬‬
‫ائلي وتقنية‬
‫المعلومات‬
‫متابعة تشغيل شبكة االتصال بالقاعات‪:‬‬ ‫‪10-5-5‬‬
‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫يتم التأكد من تشغيل أجهزة الصورة وأجهزة‬ ‫‪1-10-5-5‬‬
‫ائلي وتقنية‬ ‫الصوت وشاشة العرض‪.‬‬
‫المعلومات‪ /‬موظف‬


‫الوحدة‬
‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫االتصال باالستوديوهات المقابلة في الملز وعليشة‬ ‫‪2-10-5-5‬‬
‫ائلي وتقنية‬ ‫والقسم النسائي بالدرعية للتأكد من سالمة‬
‫المعلومات‪ /‬موظف‬ ‫خطوط االتصال الصوت والصورة والعروض‪.‬‬
‫الوحدة‬
‫متابعة موقع العمادة على اإلنترنت باللغة العربية‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫واإلنجليزية‪:‬‬
‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫استقبال الموضوعات المراد تنزيلها في موقع‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫ائلي وتقنية‬ ‫العمادة‬
‫العميد‪/‬وكيل العمادة‬ ‫تدقيق واعتماد الموضوعات‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫مسئول موقع العمادة‬ ‫تنزيل الموضوعات في موقع العمادة‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫متابعة تنفيذ مشروعات التطوير اإللكتروني‬ ‫‪12-5-5‬‬
‫للشؤون األكاديمية واإلدارية بالعمادة والتنسيق‬
‫في ذلك مع عمادة التعامالت اإللكترونية‪:‬‬
‫استالم مقترحات التطوير اإللكتروني من وحدة وكيل العمادة‬ ‫‪1-12-5-5‬‬
‫النظم اإللكترونية بالعمادة‬
‫مخاطبة عمادة التعامالت اإللكترونية بخصوص العميد – وكيل‬ ‫‪2-12-5-5‬‬
‫العمادة‬ ‫المقترح التطويري‬
‫متابعة تنفيذ المقترح مع عمادة التعامالت مدير وحدة الحاسب‬ ‫‪1-12-5-5‬‬
‫اإللكترونية والتنسيق بينها وبين وحدة النظم ائلي وتقنية‬
‫اإللكترونية والوحدات المعنية بالمقترح في المعلومات‬
‫التواصل مع الفئات المستهدف التواصل معها عبر‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫رسائل ‪:SMS‬‬
‫تجهيز قاعدة بيانات الفئات المستهدف التواصل مستشار الوحدة‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫معها عبر رسائل ‪SMS‬‬
‫استالم رصيد ‪ SMS‬من عمادة التعامالت مدير وحدة الحاسب‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫ائلي وتقنية‬ ‫اإللكترونية‬


‫استالم نص الرسالة من طالب الخدمة مع تحديد مدير وحدة الحاسب‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫ائلي وتقنية‬ ‫الفئة المستهدفة‬
‫تجهيز الرسالة وقائمة الفئة المستهدفة وإرسال موظف الوحدة‬ ‫‪4-11-5-5‬‬
‫الرسالة لهم‬
‫متابعة نظام البصمة اإللكتروني ومعالجة مشكالته‬ ‫‪14-5-5‬‬
‫الفنية‪:‬‬
‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫رصد المشكالت وكتابة تقرير عنها‬ ‫‪1-14-5-5‬‬
‫المعلومات‪ /‬مستشار‬
‫الوحدة‬
‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫التواصل مع الشركة لمعالجة المشكلة‬ ‫‪2-14-5-5‬‬
‫مدير وحدة الحاسب‬ ‫متابعة معالجة المشكلة مع الشركة‬ ‫‪1-14-5-5‬‬
‫د‪ -‬وحدة الشئون اإلدارية والمالية‪:‬‬
‫مباشرة العمل‪:‬‬ ‫‪15-5-5‬‬
‫يتم استقبال الموظف الجديد المعين من قبل عمادة مساعد مدير وحدة‬ ‫‪1-15-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬ ‫شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين‬
‫والمالية‬
‫يتم عقد مقابلة شخصية مع الموظف الجديد العميد‪/‬مساعد مدير‬ ‫‪2-15-5-5‬‬
‫للتعرف على إمكانياته وتعريفه بطبيعة األعمال وحدة الشؤون‬
‫بالعمادة وتوجيهه للعمل بوحدة إدارية حسب اإلدارية والمالية‬
‫إمكاناته‬
‫كتاب تكليف‬ ‫يتم عمل كتاب تكليف بالمهام والمسئوليات العميد‬ ‫‪1-15-5-5‬‬
‫والصالحيات‬


‫حضور وانصراف الموظفين‪:‬‬ ‫‪16-5-5‬‬
‫جهاز البصمة‬ ‫مساعد مدير وحدة‬ ‫إدراج أرقام ملفات موظفي العمادة بجهاز البصمة‪.‬‬ ‫‪1-16-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬
‫جهاز البصمة‬ ‫تغذية جهاز البصمة ببصمات موظفي العمادة (عين مساعد مدير وحدة‬ ‫‪1-16-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬ ‫– إصبع)‬
‫يقوم الموظف بإدخال بصمته عند الحضور بداية موظفي العمادة‬ ‫‪2-16-5-5‬‬
‫من الساعة ‪ 1:10‬صباحاً‬
‫يقوم الموظف بإدخال بصمته عند االنصراف بداية موظفي العمادة‬ ‫‪1-16-5-5‬‬
‫من الساعة ‪ 2:15‬ظهراً‬
‫طلب استئذان أثناء الدوام الرسمي‪:‬‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫نموذج استئذان‬ ‫تعبئه النموذج المعد وتقديمه إلى الرئيس المباشر الموظف‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫أثناء الدوام‬
‫في حالة الموافقة يتم اعتماد الطلب وفي حالة عدم مدير الوحدة التابع‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫لها الموظف‬ ‫الموافقة يتم االعتذار ويعاد الطلب للموظف‬
‫إحالة طلب االستئذان لمساعد مدير وحدة الشؤون مدير الوحدة التابع‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫اإلدارية والمالية لحساب ساعات االستئذان الشهرية لها الموظف‬
‫للموظف‪.‬‬
‫يقوم الموظف بإدخال بصمته بجهاز البصمة في الموظف‬ ‫‪4-11-5-5‬‬
‫حالة عدم الرجوع مرة أخرى في نفس اليوم‬
‫للعمادة‬
‫مراقب الدوام‬ ‫حساب ساعات االستئذان الشهرية للموظف‬ ‫‪4-11-5-5‬‬
‫متابعة التزام الموظفين بالتواجد بالوحدات‬ ‫‪18-5-5‬‬
‫اإلدارية بالعمادة‪:‬‬
‫بيان متابعة‬ ‫يتم توقيع الموظف عند الحضور بالوحدة ببيان الموظف‬ ‫‪1-18-5-5‬‬
‫التزام الموظفين‬ ‫متابعة التزام الموظفين بالتواجد بالوحدات‬
‫بالتواجد‬ ‫اإلدارية بالعمادة لدى مدير الوحدة‬
‫بالوحدات‬


‫اإلدارية‬
‫يتم تجميع بيانات متابعة التزام الموظفين مراقب الدوام‬ ‫‪2-18-5-5‬‬
‫بالتواجد بالوحدات اإلدارية الساعة الثامنة والنصف‬
‫صباحاً‬
‫يتم متابعة تواجد الموظفين بالوحدات اإلدارية مراقب الدوام‬ ‫‪1-18-5-5‬‬
‫أثناء الدوام وفي أوقات غير ثابتة‬
‫في حالة عدم وجود موظف داخل الوحدة بغير علم مساعد مدير وحدة‬ ‫‪4-18-5-5‬‬
‫مدير الوحدة يتم توجيه كتاب للموظف للتواصل الشؤون اإلدارية‬
‫مع مراقب الدواب إلبداء أسباب عدم تواجده والمالية‬
‫بالوحدة اإلدارية‬
‫يتم رفع تقرير يومي عن التزام الموظفين مراقب الدوام‬ ‫‪5-18-5-5‬‬
‫بالتواجد بالوحدات اإلدارية بالعمادة لسعادة مساعد‬
‫مدير وحدة الشؤون اإلدارية والمالية‬
‫اإلجازات‪:‬‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫نموذج إجازة‬ ‫الموظف‬ ‫تعبئة نموذج طلب الحصول على إجازة‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫الموظف‬ ‫يتم أخذ موافقة الرئيس المباشر‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫مدير وحدة الشؤون‬ ‫اعتماد طلب اإلجازة من صاحب الصالحية‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫اإلدارية والمالية‬
‫تصدير طلب اإلجازة على مدار إلى عمادة شئون مسؤول الصادر‬ ‫‪4-11-5-5‬‬
‫الموظفين‬
‫قطع إجازة‪:‬‬ ‫‪20-5-5‬‬
‫يتم صياغة كتاب موجه لعمادة شؤون الموظفين موظف الشؤون‬ ‫‪1-20-5-5‬‬
‫اإلدارية‬ ‫بالجامعة بخصوص قطع اإلجازة‪.‬‬
‫مدير وحدة الشؤون‬ ‫اعتماد كتاب قطع اإلجازة من صاحب الصالحية‬ ‫‪2-20-5-5‬‬
‫تصدير كتاب قطع اإلجازة على مدار إلى عمادة مسؤول الصادر‬ ‫‪1-20-5-5‬‬
‫شئون الموظفين‬
‫الرفع باإلجازات المرضية‪:‬‬ ‫‪21-5-5‬‬
‫تقرير طبي –‬ ‫استالم التقرير الطبي من الموظف وتعبئة استمارة موظف الشؤون‬ ‫‪1-21-5-5‬‬


‫استمارة‬ ‫اإلدارية‬ ‫المعلومات لعرضه على اللجنة الطبية‬
‫مكاتبة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين مدير وحدة الشؤون‬ ‫‪2-21-5-5‬‬
‫اإلدارية والمالية‬ ‫وإرفاق االستمارة والتقرير الطبي‪.‬‬
‫حفظ نسخة من األوراق ووضعها في ملف موظف الشؤون‬ ‫‪1-21-5-5‬‬

‫اإلدارية‬ ‫الموظف‪.‬‬
‫االنضباط الشهري للموظفين‪:‬‬ ‫‪22-5-5‬‬
‫مراقب الدوام‬ ‫يتم طباعة بيان االنضباط الشهري للموظف من‬ ‫‪1-22-5-5‬‬
‫جهاز البصمة‬
‫مراقب الدوام‬ ‫يتم حصر ساعات التأخير و االنصراف المبكر‬ ‫‪2-22-5-5‬‬
‫للموظف‬
‫مراقب الدوام‬ ‫يتم تدقيق طلبات االستئذان الشهري للموظف‬ ‫‪1-22-5-5‬‬
‫ومطابقتها مع بيان االنضباط الشهري‪.‬‬
‫مراقب الدوام‬ ‫يتم رفع تقرير شهري عن ساعات التأخير‬ ‫‪4-22-5-5‬‬
‫للموظفين إلى سعادة مساعد مدير وحدة الشؤون‬
‫مساعد مدير وحدة‬ ‫في حالة وجود ساعات تأخير وخروج مبكر دون‬ ‫‪5-22-5-5‬‬
‫مبرر يتم تبليغ عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس الشؤون اإلدارية‬
‫والمالية‬ ‫والموظفين‬
‫إصدار قرار بالحسم من الراتب‪:‬‬ ‫‪21-5-5‬‬
‫إبالغ مساعد مدير وحدة الشؤون اإلدارية والمالية مراقب الدوام‬ ‫‪1-21-5-5‬‬
‫بغياب الموظف‬
‫إرسال كتاب لمعرفة سبب غياب الموظف إلى مساعد مدير وحدة‬ ‫‪2-21-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬ ‫رئيسه المباشر‬
‫مساعد مدير وحدة‬ ‫في حاله وجود عذر يتم حفظ األوراق‬ ‫‪1-21-5-5‬‬


‫في حاله عدم وجود عذر يتم صياغة كتاب موجه مراقب الدوام‬ ‫‪4-21-5-5‬‬
‫لعمادة شؤون الموظفين بالجامعة بخصوص تغيب‬
‫الموظف‬
‫اعتماد الكتاب وإحالته إلى عمادة شؤون الموظفين مدير وحدة الشؤون‬ ‫‪5-21-5-5‬‬
‫اإلدارية والمالية‬ ‫بالجامعة‬
‫الوارد من جهة رسمية داخل الجامعة‪:‬‬ ‫‪24-5-5‬‬
‫مسئول الوارد‬ ‫استالم الوارد‬ ‫‪1-24-5-5‬‬
‫مسئول الوارد‬ ‫التأكد من أن الوارد مسجل على مدار‬ ‫‪2-24-5-5‬‬
‫توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (العميد – مسئول الوارد‬ ‫‪1-24-5-5‬‬
‫الوكالء ‪)...‬‬
‫الوارد من (طالب – عضو هيئة تدريس – موظف)‬ ‫‪25-5-5‬‬
‫داخل الجامعة‪:‬‬
‫مسئول الوارد‬ ‫تسجيل الوارد على مدار برقم وارد‬ ‫‪2-25-5-5‬‬
‫الوارد من جهة خارجية (خارج الجامعة)‪:‬‬ ‫‪26-5-5‬‬
‫تسجيل الوارد على مدار برقم وارد مع إضافة اسم مسئول الوارد‬ ‫‪2-26-5-5‬‬
‫الشخص أو الجهة ورقم الجهة‬
‫الصادر إلى جهة داخل الجامعة أو خارج الجامعة‪:‬‬ ‫‪21-5-5‬‬
‫تصدير المعاملة على مدار برقم جديد في حالة مسئول الصادر‬ ‫‪1-21-5-5‬‬
‫المعاملة الجديدة أما في حالة المعاملة القديمة‬
‫تأخذ نفس الرقم‬
‫مسئول الصادر‬ ‫أرشفة الصادر كمرفق على مدار‬ ‫‪2-21-5-5‬‬
‫أرشفة الصادر ورقياً وحفظه في ملف وكذلك مسئول الصادر‬ ‫‪1-21-5-5‬‬
‫إلكترونياً على الحاسب ائلي مع بيان االستالم‬


‫إعداد التقييم السنوي لموظفي العمادة‪:‬‬ ‫‪28-5-5‬‬
‫استمارات تقييم‬ ‫مساعد مدير وحدة‬ ‫توزيع استمارات تقييم األداء على رؤساء الوحدات‪.‬‬ ‫‪1-28-5-5‬‬
‫األداء‬ ‫الشؤون اإلدارية‬
‫مساعد مدير وحدة‬ ‫استالم استمارات تقييم أداء الموظفين‪.‬‬ ‫‪2-28-5-5‬‬
‫العميد‬ ‫اعتماد استمارات تقييم أداء الموظفين‪.‬‬ ‫‪1-28-5-5‬‬
‫إرسال استمارات تقييم أداء الموظفين لعمادة شئون مدير وحدة الشؤون‬ ‫‪4-28-5-5‬‬
‫المالية اإلدارية‬ ‫أعضاء هيئة التدريس والموظفين‪.‬‬
‫حصر الوظائف المعتمدة والمطلوب التعيين عليها‪:‬‬ ‫‪21-5-5‬‬
‫تحديد احتياجات الوحدات المختلفة من الوظائف وكيل العمادة‪ /‬مدير‬ ‫‪1-21-5-5‬‬
‫المعتمدة في ضوء طبيعة األعمال وبلوغ الموظفين وحدة الشؤون‬
‫اإلدارية والمالية‬ ‫القائمين لسن التقاعد‬
‫مخاطبة عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس العميد‪ /‬وكيل‬ ‫‪2-21-5-5‬‬
‫والموظفين عن الوظائف المعتمدة والمطلوب العمادة‬
‫التعيين عليها‪.‬‬
‫الرفع بالبدالت والمكافآت الخاصة بموظفي العمادة‬ ‫‪10-5-5‬‬
‫إلى الجهات المختصة‪:‬‬
‫قوائم الموظفين‬ ‫تجهيز قوائم الموظفين المستحقين للبدالت موظف الشؤون‬ ‫‪1-10-5-5‬‬
‫المستحقين‬ ‫اإلدارية‬ ‫والمكافآت‬
‫اعتماد قوائم الموظفين المستحقين للبدالت وكيل العمادة‬ ‫‪2-10-5-5‬‬
‫والمكافآت‬
‫رفع قوائم الموظفين المستحقين للبدالت وكيل العمادة‬ ‫‪1-10-5-5‬‬
‫والمكافآت للجهات المختصة‬
‫إعداد التصور المبدئي للميزانية السنوية للعمادة‪:‬‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫تحديد الميزانية المبدئية السنوية للعمادة وفقاً وكيل العمادة‪ /‬مدير‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫الحتياجات العمادة الفعلية‪.‬‬


‫تعبئة النماذج التي تطلبها اإلدارة العامة للتخطيط مدير وحدة الشؤون‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫اإلدارية والمالية‬ ‫والميزانية في هذا الشأن‬
‫رفع التصور المبدئي للميزانية السنوية للعمادة العميد‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫إلى اإلدارة العامة للتخطيط والميزانية‬
‫تزويد مستودع العمادة بالمواد‪:‬‬ ‫‪12-5-5‬‬
‫حصر نواقص المواد بمستودع العمادة واحتياجات مسؤول المستودع‬ ‫‪1-12-5-5‬‬
‫الوحدات المختلفة بالعمادة‬
‫نموذج صرف‬ ‫تعبئة نموذج صرف مواد من المستودع الرئيس مسؤول المستودع‬ ‫‪2-12-5-5‬‬
‫مواد من‬ ‫بالجامعة‬
‫المستودع‬
‫الرئيس بالجامعة‬
‫تكليف مراسل العمادة لصرف المواد من المستودع مساعد مدير وحدة‬ ‫‪1-12-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬ ‫الرئيس بالجامعة‬
‫مسؤول المستودع‬ ‫يتم إدخال المواد بمستودع العمادة‬ ‫‪4-12-5-5‬‬
‫صرف مواد من مستودع العمادة‪:‬‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫نموذج طلب مواد‬ ‫تعبئة نموذج طلب مواد من مستودع العمادة الموظف‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫من مستودع‬ ‫واعتماده من قبل الرئيس المباشر‬
‫مدير الوحدة التابع‬ ‫إحالة الطلب لمسؤول المستودع للصرف‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫لها الموظف‬
‫اعتماد الطلب من مساعد مدير وحدة الشؤون مساعد مدير وحدة‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬ ‫اإلدارية والمالية‬
‫والمالية ‪ /‬مسؤول‬
‫مسؤول المستودع‬ ‫تسليم المواد لطالب الخدمة‬ ‫‪4-11-5-5‬‬
‫نقل عهدة‪:‬‬ ‫‪14-5-5‬‬
‫نموذج نقل عهدة‬ ‫مسؤول العهد‬ ‫تعبئة نموذج نقل عهده بالصنف والعدد والحالة‪.‬‬ ‫‪1-14-5-5‬‬


‫مسؤول العهد‬ ‫توقيع التسليم واالستالم وحفظ نسخة بالملف‬ ‫‪2-14-5-5‬‬
‫الخاص‪.‬‬
‫مساعد مدير وحدة‬ ‫إرسال كتاب ونموذج النقل (إلدارة مراقبة‬ ‫‪1-14-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬ ‫العهدة)‪.‬‬
‫مسؤول العهد‬ ‫متابعة المعاملة حتى يتم إسقاط العهدة من‬ ‫‪4-14-5-5‬‬
‫المستلم‪.‬‬
‫الرجيع‪:‬‬ ‫‪15-5-5‬‬
‫نموذج رجيع‬ ‫مسؤول العهد‬ ‫يتم حصر األجهزة واألثاث المراد إرجاعه وتعبئة‬ ‫‪1-15-5-5‬‬
‫النموذج الخاص وتصديقه‪.‬‬
‫مسؤول العهد‬ ‫حفظ نسخه من النموذج بالملف الخاص‪.‬‬ ‫‪2-15-5-5‬‬
‫مساعد مدير وحدة‬ ‫صياغة كتاب إلدارة مراقبة العهد باستالم الرجيع‬ ‫‪1-15-5-5‬‬
‫الشؤون اإلدارية‬ ‫مع إرفاق النموذج الخاص‪.‬‬
‫مسؤول العهد‬ ‫متابعة إرسال الرجيع إلى مستودع الرجيع‬ ‫‪4-15-5-5‬‬
‫بالدرعية‪.‬‬
‫هـ ‪ -‬وحدة المكافآت واالستحقاقات‪:‬‬
‫تدقيق طلبات صرف مكافأة االختبار الشامل‪:‬‬ ‫‪16-5-5‬‬
‫يتم استالم طلبات صرف مكافأة االختبار الشامل العميد‪/‬وكيل العمادة نموذج صرف‬ ‫‪1-16-5-5‬‬
‫مكافأة االختبار‬ ‫من األقسام‬
‫الشامل‬
‫مدير وحدة المكافآت‬ ‫يتم تدقيق الطلبات‬ ‫‪2-16-5-5‬‬
‫واالستحقاقات ‪/‬‬
‫موظف الوحدة‬
‫رفع طلبات صرف مكافأة االختبار الشامل إلى العميد‪/‬وكيل العمادة‬ ‫‪1-16-5-5‬‬
‫عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين‬
‫تدقيق طلبات صرف مكافآت المناقشين‪:‬‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫يتم استالم طلبات صرف مكافآت المناقشين من العميد‪/‬وكيل العمادة‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫األقسام‬


‫مدير وحدة المكافآت‬ ‫يتم تدقيق الطلبات‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫واالستحقاقات ‪/‬‬
‫اعتماد شيكات صرف مكافآت المناقشين من عميد العميد‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫الدراسات العليا‬
‫تدقيق االستعانة بطالب منحة متميز (طالب‬ ‫‪18-5-5‬‬
‫التشغيل)‪:‬‬
‫نموذج استعانة‬ ‫استالم طلبات االستعانة بطالب منحة متميز من العميد ‪ /‬وكيل‬ ‫‪1-18-5-5‬‬
‫بطالب منحة‬ ‫األقسام األكاديمية وإحالتها إلى وحدة العمادة‬
‫متميز‬ ‫االستحقاقات والمكافآت‪.‬‬
‫نظام مجلس‬ ‫يتم تدقيق الطلبات في ضوء اللوائح والقرارات موظف الوحدة‬ ‫‪2-18-5-5‬‬
‫التعليم العالي‬ ‫المنظمة لذلك‪.‬‬
‫والجامعات‪/‬قرار‬
‫مجلس الجامعة‬
‫في هذا الشأن‬
‫العميد‪/‬وكيل العمادة‬ ‫يتم اعتماد الطلبات في حالة استيفائها للشروط‪.‬‬ ‫‪1-18-5-5‬‬
‫موظف الوحدة‬ ‫يتم إبالغ الطالب باعتماد الطلب‪.‬‬ ‫‪4-18-5-5‬‬
‫في حالة عدم استيفاء الطلب للشروط يتم إعادة العميد‪/‬وكيل العمادة خطاب‬ ‫‪5-18-5-5‬‬
‫الطلب إلى القسم‪.‬‬
‫تدقيق واستكمال صرف مكافآت طالب التشغيل‪:‬‬ ‫‪11-5-5‬‬
‫تقرير مفصل ‪/‬‬ ‫يتم استالم تقرير مفصل عن أداء الطالب باإلضافة العميد ‪ /‬وكيل‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫نموذج طلب‬ ‫العمادة‬ ‫إلى طلب الصرف في نهاية الفصل الدراسي‪.‬‬
‫صرف‬
‫موظف الوحدة‬ ‫يتم تدقيق التقرير المفصل وطلب الصرف‪.‬‬ ‫‪2-11-5-5‬‬
‫يتم رفع التقرير المفصل وطلب الصرف إلى العميد‬ ‫‪1-11-5-5‬‬
‫اإلدارة المالية بالجامعة الستكمال صرف المكافأة‪.‬‬
‫متابعة الصرف من السلف المخصصة للعمادة‪:‬‬ ‫‪40-5-5‬‬
‫استالم فواتير الشراء والشيكات المدفوعة وسندات مدير وحدة المكافآت‬ ‫‪1-40-5-5‬‬
‫واالستحقاقات‬ ‫استالمها لتدقيقها وتجميعها حتى يكتمل المبلغ‬


‫مدير وحدة المكافآت‬ ‫يتم إدخال أصناف الفواتير على نظام المستودعات‬ ‫‪2-40-5-5‬‬
‫واالستحقاقات‪/‬موظف‬ ‫بمدار وطباعة محضر استالم الفواتير‬
‫الوحدة‬
‫مدير وحدة المكافآت‬ ‫يتم إرسال محضر استالم الفواتير إلى اإلدارة‬ ‫‪1-40-5-5‬‬
‫واالستحقاقات‬ ‫العامة للمشتريات والمستودعات العتماده‬
‫مدير وحدة المكافآت‬ ‫يتم استالم محضر فواتير الشراء بعد اعتماده من‬ ‫‪4-40-5-5‬‬
‫واالستحقاقات‬ ‫اإلدارة العامة للمشتريات والمستودعات‬
‫مدير وحدة المكافآت‬ ‫يتم تجهيز ملف السلفة محتوياً على محضر‬ ‫‪5-40-5-5‬‬
‫واالستحقاقات‪/‬موظف‬ ‫فواتير الشراء المعتمد والشيكات المدفوعة وسندات‬
‫الوحدة‬ ‫استالمها‬
‫مدير وحدة المكافآت‬ ‫يتم رفع ملف السلفة إلى إدارة العامة للشؤون‬ ‫‪6-40-5-5‬‬
‫واالستحقاقات‬ ‫المالية لتسديدها ويطلب تعويض عنها‬

‫‪ 6-5‬إجراءات العمل بوكالة العمادة للتطوير والجودة‪:‬‬

‫أ‪ -‬وحدة البرامج الدراسية‪:‬‬
‫استحداث برنامج دراسات عليا‪:‬‬ ‫‪1-6-5‬‬
‫نموذج طلب إجازة‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫استالم مشروع البرنامج وفقاً للنماذج المعدة لذلك‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫برنامج دراسات‬ ‫للتطوير‬
‫عليا‬ ‫والجودة‬
‫اإلطار كتابة‬ ‫مدير وحدة‬ ‫مراجعة مشروع البرنامج المقترح وفقاً إلطار كتابة‬ ‫‪2-1-6-5‬‬
‫البرامج‪/‬مستشار برامج الدراسات‬ ‫برامج الدراسات العليا والالئحة الموحدة للدراسات‬
‫العليا ‪ /‬الالئحة‬ ‫الوحدة‬ ‫العليا‬
‫الموحدة للدراسات‬
‫العليا‬
‫مستشار الوحدة تقرير‬ ‫كتابة تقرير عن البرنامج المقترح‪.‬‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫وكيل العمادة‬ ‫إحالة مشروع البرنامج للجنة البرامج المختصة‬ ‫‪4-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬
‫والجودة‬
‫وكيل العمادة‬ ‫دراسة مشروع البرنامج من قبل لجنة البرامج‬ ‫‪5-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫المختصة‬
‫وكيل العمادة‬ ‫يتم رفع توصية اللجنة على مشروع البرنامج‬ ‫‪6-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫لمجلس العمادة في حالة الموافقة عليه‬
‫وكيل العمادة‬ ‫يتم إعادة مشروع البرنامج إلى الكلية في حالة‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫الرفض أو إبداء أية مالحظات من قبل لجنة البرامج‬
‫العميد‬ ‫يتم رفع مشروع البرنامج إلى مجلس الجامعة‬ ‫‪8-1-6-5‬‬
‫العتماده بعد توصية مجلس العمادة بالموافقة عليه‬
‫يتم توجيه البرنامج بعد اعتماده من مجلس الجامعة العميد‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫إلى وحدة البرامج التخاذ الالزم‬
‫إرسال كتاب لعمادة القبول والتسجيل إلدخال وكيل العمادة‬ ‫‪10-1-6-5‬‬


‫للتطوير‬ ‫البرنامج على النظام األكاديمي‬
‫مدير وحدة‬ ‫طرح البرنامج على بوابة القبول‬ ‫‪11-1-6-5‬‬
‫القبول‬
‫وكيل العمادة‬ ‫مخاطبة عمادة القبول والتسجيل إلدخال خطة‬ ‫‪12-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫البرنامج الجديد على النظام األكاديمي‬
‫وكيل العمادة‬ ‫تدقيق خطة البرنامج على النظام األكاديمي وفي‬ ‫‪11-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫حالة وجود مشكالت يتم التواصل مع القسم‬
‫والجودة‪/‬مدير‬ ‫األكاديمي لحلها بالتنسيق مع عمادة القبول‬
‫وحدة البرامج‬ ‫والتسجيل‬
‫تعديل برنامج دراسات عليا قائم‪:‬‬ ‫‪2-6-5‬‬
‫نموذج طلب إجازة‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫استالم مقترح التعديالت المطلوبة على البرنامج‪.‬‬ ‫‪1-2-6-5‬‬
‫برنامج دراسات‬ ‫للتطوير‬
‫عليا‬ ‫والجودة‬
‫اإلطار كتابة‬ ‫مراجعة مقترحات التعديل وفقاً إلطار كتابة برامج مدير وحدة‬ ‫‪2-2-6-5‬‬
‫البرامج‪/‬مستشار برامج الدراسات‬ ‫الدراسات العليا والالئحة الموحدة للدراسات العليا‬
‫العليا ‪ /‬الالئحة‬ ‫الوحدة‬
‫الموحدة للدراسات‬
‫العليا‬
‫مستشار الوحدة تقرير‬ ‫كتابة تقرير عن البرنامج المعدل‪.‬‬ ‫‪1-2-6-5‬‬
‫وكيل العمادة‬ ‫إحالة مقترح التعديالت للجنة البرامج المختصة‬ ‫‪4-2-6-5‬‬
‫دراسة التعديالت المطلوبة على البرنامج من قبل وكيل العمادة‬ ‫‪5-2-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫لجنة البرامج المختصة‬
‫يتم رفع توصية اللجنة بشأن التعديالت لمجلس وكيل العمادة‬ ‫‪6-2-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫العمادة في حالة الموافقة عليها‬


‫يتم إعادة مقترح التعديالت إلى الكلية في حالة وكيل العمادة‬ ‫‪1-2-6-5‬‬
‫الرفض أو إبداء أية مالحظات من قبل لجنة البرامج للتطوير‬
‫يتم رفع مقترح التعديالت إلى مجلس الجامعة العميد‬ ‫‪8-2-6-5‬‬
‫العتمادها بعد توصية مجلس العمادة بالموافقة عليها‬
‫يتم توجيه التعديالت بعد اعتمادها من مجلس العميد‬ ‫‪1-2-6-5‬‬
‫الجامعة إلى وحدة البرامج التخاذ الالزم‬
‫إرسال كتاب لعمادة القبول والتسجيل إلدخال وكيل العمادة‬ ‫‪10-2-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫تعديالت البرنامج على النظام األكاديمي‬
‫تدقيق إدخال تعديالت البرنامج على النظام وكيل العمادة‬ ‫‪11-2-6-5‬‬
‫األكاديمي وفي حالة وجود مشكالت يتم التواصل مع للتطوير‬
‫القسم األكاديمي لحلها بالتنسيق مع عمادة القبول والجودة‪/‬مدير‬
‫وحدة البرامج‬ ‫والتسجيل‬
‫ب‪ -‬وحدة التطوير والجودة‪:‬‬
‫عقد ورش عمل ومحاضرات لنشر ثقافة الجودة‪:‬‬ ‫‪1-6-5‬‬
‫خطة نشر ثقافة‬ ‫العميد – وكيل‬ ‫يتم وضع خطة لنشر ثقافة الجودة داخل العمادة‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫الجودة‬ ‫العمادة للتطوير‬
‫يتم عقد اجتماع لإلعداد لتنفيذ خطة نشر ثقافة وكيل العمادة‬ ‫‪2-1-6-5‬‬
‫الجودة من خالل عقد ورش عمل ومحاضرات تثقيفية للتطوير‬
‫والجودة –‬
‫مديرة وحدة‬
‫التطوير‬
‫مطبوعات‬ ‫إعداد النشرات والمطبوعات المتعلقة بنشر ثقافة مديرة وحدة‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫ومنشورات‬ ‫التطوير‬ ‫الجودة‬


‫نموذج حضور‬ ‫وفق الخطة مستشاري‬ ‫تنفيذ ورش العمل والمحاضرات‬ ‫‪4-1-6-5‬‬
‫ورشة‬ ‫العمادة‬ ‫الموضوعة‬
‫عمل‪/‬محاضرة‬
‫نموذج تقييم ورشة‬ ‫منسوبي العمادة‬ ‫يتم قياس فعالية الورش والمحاضرات‬ ‫‪5-1-6-5‬‬
‫عمل‪/‬محاضرة‬ ‫– مستشاري‬
‫يتم تحليل قياس فعالية الورش والمحاضرات ورفع مستشار العمادة تقرير‬ ‫‪6-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫تقرير إلى ممثل اإلدارة لنظام الجودة‬
‫تقرير‬ ‫يتم مراجعة التقرير وتضمينه في أجندة اجتماع ممثل اإلدارة‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫مراجعة اإلدارة العليا‬
‫تنفيذ المشروعات التطويرية بالخطة االستراتيجية‬ ‫‪4-6-5‬‬
‫والتي تخص وكالة العمادة للتطوير والجودة‪:‬‬
‫تحديد المشروع حسب الجدول الزمني للخطة وكيل العمادة‬ ‫‪1-4-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫االستراتيجية‬
‫بتم إعداد مقترح للمشروع متضمناً تفاصيل تنفيذه العميد ‪ -‬وكيل‬ ‫‪2-4-6-5‬‬
‫العمادة للتطوير‬ ‫واإلمكانات المادية والبشرية التي يجب توافرها‬
‫والجودة ‪-‬‬
‫مستشار العمادة‬
‫يتم تشكيل فرق العمل بالمشروع حسب الخطة العميد ‪ -‬وكيل‬ ‫‪1-4-6-5‬‬
‫العمادة للتطوير‬ ‫الزمنية للمشروع‬
‫يتم إعداد تقرير شهري عن األداء بالمشروع ورفعه وكيل العمادة‬ ‫‪4-4-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫إلى العميد‬
‫مساعدة وكيل‬
‫العمادة للتطوير‬


‫توصيف الوظائف اإلدارية بعمادة الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪5-6-5‬‬
‫يتم حصر جميع المسميات الوظيفية بعمادة الدراسات مستشار العمادة‬ ‫‪1-5-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫العليا‬
‫دراسة الوصف الوظيفي للمسميات الوظيفية مستشار العمادة‬ ‫‪2-5-6-5‬‬
‫الموجودة بالعمادة والصادر عن وزارة الخدمة للتطوير‬
‫والجودة‬ ‫المدنية‬
‫االطالع على الوصف الوظيفي للمسميات الوظيفية مستشار العمادة‬ ‫‪1-5-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫ببعض الجامعات العالمية‬
‫تصميم استبيانات تتضمن المهام والمسؤوليات مستشار العمادة‬ ‫‪4-5-6-5‬‬
‫والقدرات والدورات التدريبية المرتبطة بالمسميات للتطوير‬
‫والجودة‬ ‫الوظيفية‬
‫تجميع آراء مدراء الوحدات والموظفين القدامى مستشار العمادة‬ ‫‪5-5-6-5‬‬
‫بالعمادة حول المهام والمسؤوليات والقدرات للتطوير‬
‫والدورات التدريبية المرتبطة بالمسميات الوظيفية والجودة‬
‫من خالل االستبيان المعد‬
‫تحليل نتائج االستبيانات وصياغة بطاقات الوصف مستشار العمادة‬ ‫‪6-5-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫الوظيفي في صورتها األولية‬
‫عقد ورش عمل لمناقشة بطاقات الوصف الوظيفي في مديرة وحدة‬ ‫‪1-5-6-5‬‬
‫التطوير‬ ‫صورتها األولية‬
‫مستشار العمادة‬
‫تحليل نتائج ورش العمل وصياغة بطاقات الوصف مستشار العمادة‬ ‫‪8-5-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫الوظيفي في صورتها النهائية‬


‫بطاقات الوصف‬ ‫مدراء الوحدات‬ ‫نشر الوصف الوظيفي بين العاملين بوحدات العمادة‬ ‫‪1-5-6-5‬‬
‫الوظيفي‬
‫تحفيز العاملين نحو التميز في األداء اإلداري من‬ ‫‪6-6-5‬‬
‫خالل إنشاء جائزة الموظف المثالي‪:‬‬
‫معايير اختيار‬ ‫يتم وضع معايير جائزة الموظف المثالي وآليات العميد – وكيل‬ ‫‪1-6-6-5‬‬
‫الموظف المثالي‬ ‫العمادة للتطوير‬ ‫االختيار واعتمادها‬
‫معايير اختيار‬ ‫اإلعالن عن معايير وآليات اختيار الموظف المثالي مديرة وحدة‬ ‫‪2-6-6-5‬‬
‫الموظف المثالي‬ ‫التطوير‬ ‫عن طريق موقع العمادة واإلعالن الداخلي‬
‫مسئول موقع‬
‫وكيل العمادة‬ ‫تلقي طلبات الترشح من الوحدات اإلدارية بالعمادة‪.‬‬ ‫‪1-6-6-5‬‬
‫يتم تشكيل لجنة لدراسة المرشحين للحصول على العميد‬ ‫‪4-6-6-5‬‬
‫الجائزة ومدى انطباق الشروط عليهم‪.‬‬
‫العميد –‬ ‫اختيار الموظف المثالي وفقاً للمعايير الموضوعة‬ ‫‪5-6-6-5‬‬
‫الوكالء –‬
‫والجودة ‪ -‬مدير‬
‫اإلعالن عن الموظف المثالي على موقع العمادة العميد – مسئول‬ ‫‪6-6-6-5‬‬
‫موقع العمادة‬ ‫وتوجيه كتاب للفائز‬
‫تحليل نتائج تقييم أداء العاملين بوحدات العمادة‪:‬‬ ‫‪1-6-5‬‬
‫استبانة تقييم أداء‬ ‫إعداد استبانة تقييم أداء العاملين بالوحدات المختلفة مستشار العمادة‬ ‫‪1-1-6-5‬‬


‫العاملين‬ ‫للتطوير‬
‫مديرة وحدة‬ ‫إرسال استبانة تقييم األداء للوحدات المختلفة‬ ‫‪2-1-6-5‬‬
‫تحليل بيانات‬ ‫تحليل نتائج تطبيق االستبانة من قبل جميع وحدات مستشار العمادة‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫العمادة‬
‫يتم إرسال التحليل إلى وكيل العمادة للتطوير مديرة وحدة‬ ‫‪4-1-6-5‬‬
‫التطوير‬ ‫والجودة‬
‫يتم مراجعة التحليل وتضمينه في أجندة اجتماع ممثل اإلدارة‬ ‫‪5-1-6-5‬‬
‫ج‪ -‬وحدة تنمية القدرات والتدريب‪:‬‬
‫إعداد الخطة التدريبية لموظفي العمادة‪:‬‬ ‫‪8-6-5‬‬
‫استمارة تحديد‬ ‫يتم توجيه موظفي العمادة لملء استمارة تحديد وكيل العمادة‬ ‫‪1-8-6-5‬‬
‫االحتياجات‬ ‫للتطوير‬ ‫االحتياجات التدريبية على موقع العمادة‬
‫التدريبية‬ ‫والجودة‬
‫(موظفين)‬
‫مدير وحدة‬ ‫تحليل استمارات تحديد االحتياجات التدريبية‬ ‫‪2-8-6-5‬‬
‫تنمية القدرات‬
‫والتدريب‬
‫الخطة التدريبية‬ ‫وضع تصور مبدئي للخطة التدريبية لموظفي العمادة وكيل العمادة‬ ‫‪1-8-6-5‬‬
‫وتحديد الجهات المنفذة للتدريب داخل الجامعة للتطوير‬
‫والجودة‪/‬مساعدة‬ ‫وخارجها‬
‫وكيل العمادة‬
‫والجودة‪ /‬مدير‬
‫وحدة تنمية‬
‫القدرات‬


‫العميد‬ ‫اعتماد الخطة التدريبية‬ ‫‪4-8-6-5‬‬
‫إعداد الخطة التدريبية لطالب‪/‬طالبات الدراسات‬ ‫‪1-6-5‬‬
‫العليا‪:‬‬
‫استمارة تحديد‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫يتم استالم استمارات تحديد االحتياجات التدريبية‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫االحتياجات‬ ‫للتطوير‬ ‫لطالب الدراسات العليا من وحدة الشؤون الطالبية‬
‫التدريبية (طالب‬ ‫والجودة‬ ‫بالعمادة باإلضافة لالستمارة التي تم تعبئتها من قبل‬
‫وطالبات)‬ ‫الطالب والطالبات على موقع العمادة اإللكتروني‬
‫مدير وحدة‬ ‫تحليل استمارات تحديد االحتياجات التدريبية لطالب‬ ‫‪2-1-6-5‬‬
‫تنمية القدرات‬ ‫الدراسات العليا‬
‫الخطة التدريبية‬ ‫وضع تصور مبدئي للخطة التدريبية لطالب وطالبات وكيل العمادة‬ ‫‪1-1-6-5‬‬
‫الدراسات العليا وتحديد الجهات المنفذة للتدريب للتطوير‬
‫والجودة‪/‬مساعدة‬ ‫داخل الجامعة وخارجها‬
‫العميد‬ ‫اعتماد الخطة التدريبية‬ ‫‪4-1-6-5‬‬
‫عقد دورات تدريبية‪:‬‬ ‫‪10-6-5‬‬
‫يتم تحديد الدورة التدريبية من خالل الخطة وكيل العمادة‬ ‫‪1-10-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫التدريبية المعتمدة‬
‫مساعدة وكيل‬
‫يتم االتصال بأحد مراكز التدريب المتخصصة بشأن مساعدة وكيل‬ ‫‪2-10-6-5‬‬
‫العمادة للتطوير‬ ‫عقد الدورة التدريبية‬


‫مساعدة وكيل‬ ‫اإلعالن عن الدورة التدريبية‬ ‫‪1-10-6-5‬‬
‫طلب التحاق‬ ‫مدير وحدة‬ ‫استقبال طلبات االلتحاق بالدورة التدريبية‬ ‫‪4-10-6-5‬‬
‫بالدورة التدريبية‬ ‫تنمية القدرات‬
‫العميد – وكيل‬ ‫بالدورة‬ ‫المشاركين‬ ‫الموظفين‬ ‫أسماء‬ ‫اعتماد‬ ‫‪5-10-6-5‬‬
‫العمادة للتطوير‬ ‫التدريبية‬
‫مدير وحدة‬ ‫تجهيز قاعة التدريب بالعمادة لعقد الدورة التدريبية‬ ‫‪6-10-6-5‬‬
‫استمارة تقييم جهة‬ ‫المشاركين‬ ‫ملء استمارة تقييم الجهة القائمة على التدريب‬ ‫‪1-10-6-5‬‬
‫تدريبية‬ ‫بالدورة‬
‫تقرير‬ ‫مدير وحدة‬ ‫تحليل استمارات تقييم الجهة التدريبية وإعداد تقرير‬ ‫‪8-10-6-5‬‬
‫تقرير‬ ‫مساعدة وكيل‬ ‫يتم إرسال التقرير إلى وكيل العمادة للتطوير‬ ‫‪1-10-6-5‬‬
‫العمادة للتطوير‬ ‫والجودة‬
‫يتم مراجعة التقرير وتضمينه في أجندة اجتماع‬ ‫‪10-10-6-5‬‬
‫قياس فعالية التدريب‪:‬‬ ‫‪11-6-5‬‬
‫يتم بعد شهر من تنفيذ الدورة التدريبية إرسال مساعدة وكيل استمارة قياس أثر‬ ‫‪1-11-6-5‬‬
‫استمارة قياس أثر التدريب للموظف ورئيسه المباشر العمادة للتطوير التدريب‬


‫استالم االستمارات بعد تعبئتها من قبل الموظف مدير وحدة‬ ‫‪2-11-6-5‬‬
‫تنمية القدرات‬ ‫ورئيسه المباشر‬
‫تقرير‬ ‫يتم تحليل قياس فعالية التدريب ورفع تقرير إلى مستشار العمادة‬ ‫‪1-11-6-5‬‬
‫للتطوير‬ ‫ممثل اإلدارة لنظام الجودة‬
‫تقرير‬ ‫يتم مراجعة التقرير وتضمينه في أجندة اجتماع ممثل اإلدارة‬ ‫‪4-11-6-5‬‬
‫د‪ -‬وحدة التقارير والبيانات اإلحصائية‪:‬‬
‫إصدار التقارير اإلحصائية (الفصلية والسنوية)‬ ‫‪12-6-5‬‬
‫المتعلقة بأنشطة العمادة‪:‬‬
‫تجميع اإلحصاءات من وحدات العمادة المختلفة مديرة وحدة‬ ‫‪1-12-6-5‬‬
‫التقارير‬ ‫وتجهيزها‬
‫والبيانات‬
‫اإلحصائية‬
‫التقارير‬ ‫مديرة وحدة‬ ‫كتابة التقارير اإلحصائية‬ ‫‪2-12-6-5‬‬
‫التقارير‬
‫وكيل العمادة‬ ‫تدقيق التقارير اإلحصائية‬ ‫‪1-12-6-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫متابعة طباعة التقارير اإلحصائية‬ ‫‪4-12-6-5‬‬
‫الشؤون المالية‬
‫واإلدارية‬
‫إعداد التقرير الشامل السنوي‪:‬‬ ‫‪11-6-5‬‬
‫كتاب‬ ‫مكاتبة الوحدات داخل العمادة إلعداد تقرير عن أعمال وكيل العمادة‬ ‫‪1-11-6-5‬‬


‫للتطوير‬ ‫الوحدة قبل نهاية العام الجامعي بشهرين‬
‫مديرة وحدة‬ ‫استالم تقارير الوحدات داخل العمادة‬ ‫‪2-11-6-5‬‬
‫التقارير‬
‫التقرير الشامل‬ ‫تحليل التقارير وإعداد التقرير الشامل عن أعمال مديرة وحدة‬ ‫‪1-11-6-5‬‬
‫العمادة وتقديمه إلى وكيل العمادة للتطوير والجودة التقارير‬
‫العميد –‬ ‫مراجعة التقرير الشامل‪.‬‬ ‫‪4-11-6-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫يتم طباعة التقرير الشامل‬ ‫‪5-11-6-5‬‬
‫واإلدارية‬
‫العميد‬ ‫يتم توجيه التقرير إلى الجهات المختصة‬ ‫‪6-11-6-5‬‬
‫تحديث الدليل اإللكتروني للرسائل العلمية‪:‬‬ ‫‪14-6-5‬‬
‫إضافة بيانات الرسائل العلمية –الممنوحة – بالدليل موظف الوحدة‬ ‫‪1-14-6-5‬‬
‫اإللكتروني‪.‬‬
‫يتم مخاطبة وحدة لحاسب ائلي وتقنية المعلومات مدير وحدة‬ ‫‪2-14-6-5‬‬
‫بشأن تحديث الدليل اإللكتروني للرسائل العلمية على الخريجين‬
‫موقع العمادة‬
‫متابعة تحديث الدليل اإللكتروني للرسائل العلمية موظف الوحدة‬ ‫‪1-14-6-5‬‬
‫على موقع العمادة‬

‫‪ 1-5‬إجراءات العمل بوكالة العمادة للشئون األكاديمية‪:‬‬

‫أ‪-‬وحدة الشئون الطالبية‪:‬‬
‫حل مشكالت تسجيل الطالب للمقررات على النظام‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫األكاديمي‪:‬‬
‫موثق الطلبة‬ ‫يتم مقابلة الطالب لحل مشكالتهم الخاصة بتسجيل‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫المقررات الدراسية‬
‫نموذج طلب تسجيل‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫يتم استالم طلبات التسجيل الورقية من الطالب الذين‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫مقررات‬ ‫لم يستطيعوا التسجيل من خالل البوابة اإللكترونية‬
‫موقعة من القسم أو مسجل الكلية‪.‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫دراسة طلبات التسجيل وتسجيلها على النظام‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫األكاديمي‬
‫تسجيل المقررات ورقياً بعد الفترة المسموح بها‬ ‫‪2-1-5‬‬
‫للتسجيل من قبل الطالب‪:‬‬
‫نموذج طلب تسجيل‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫يتم استالم طلب التسجيل‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫مقررات‬
‫وكيل العمادة‬ ‫الموافقة على طلب التسجيل‬ ‫‪2-2-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫األكاديمية‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫المشرف على‬ ‫يتم تسجيل المقررات على النظام األكاديمي‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫النظام‬
‫يتم إرسال أصل الطلب لوحدة التوثيق واألرشفة موثق الطلبة‬ ‫‪4-2-1-5‬‬
‫للحفظ‪.‬‬
‫تنفيذ تأجيل القبول على النظام األكاديمي (في حالة‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫تأخر الكلية عن التنفيذ من خالل الصالحيات)‪:‬‬
‫موثق الطلبة‬ ‫تدقيق حاالت تأجيل القبول على النظام األكاديمي‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫موثق الطلبة‬ ‫تنفيذ تأجيل القبول على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫تأجيل القبول (بعد المدة المحددة لتأجيل القبول‬ ‫‪4-1-5‬‬
‫إلكترونياً)‪:‬‬


‫نموذج طلب تأجيل‬ ‫يتم استالم طلبات تأجيل قبول الطالب ورقياً من موثق الطلبة‬ ‫‪1-4-1-5‬‬
‫قبول‬ ‫الكليات بعد المدة المحددة لتأجيل القبول إلكترونياً‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫يتم تنفيذ تأجيل القبول على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-4-1-5‬‬
‫تنفيذ تأجيل الدراسة على النظام األكاديمي (في حالة‬ ‫‪5-1-5‬‬
‫تأخر الكلية عن التنفيذ من خالل الصالحيات)‪:‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫تدقيق حاالت تأجيل الدراسة على النظام األكاديمي‬ ‫‪1-5-1-5‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫تنفيذ تأجيل الدراسة على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-5-1-5‬‬
‫تأجيل الدراسة بعد المدة المحددة ‪:‬‬ ‫‪6-1-5‬‬
‫نموذج طلب تأجيل‬ ‫يتم استالم طلبات تأجيل الدراسة للطالب من الكليات موثق الطلبة‬ ‫‪1-6-1-5‬‬
‫دراسة‬ ‫بعد المدة المحددة لتأجيل الدراسة إلكترونياً‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫يتم تنفيذ تأجيل الدراسة على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-6-1-5‬‬
‫تنفيذ حذف فصل دراسي (اعتذار) على النظام‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫األكاديمي (في حالة تأخر الكلية عن التنفيذ من‬
‫خالل الصالحيات)‪:‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫تدقيق حاالت حذف فصل دراسي على النظام موثق الطلبة‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫موثق الطلبة‬ ‫تنفيذ حذف فصل دراسي على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫حذف فصل دراسي (اعتذار) بعد المدة المحددة لحذف‬ ‫‪8-1-5‬‬
‫فصل دراسي (اعتذار) إلكترونياً‪:‬‬
‫نموذج طلب حذف‬ ‫يتم استالم طلبات حذف فصل دراسي (اعتذار) الطالب موثق الطلبة‬ ‫‪1-8-1-5‬‬
‫فصل دراسي‬ ‫ورقياً بعد المدة المحددة لحذف فصل دراسي (اعتذار)‬
‫إلكترونياً‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫يتم تنفيذ حذف فصل دراسي (اعتذار) على النظام موثق الطلبة‬ ‫‪2-8-1-5‬‬


‫االنقطاع وإعادة القيد‪:‬‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫وكيل العمادة‬ ‫استالم طلبات إعادة القيد من الكليات‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫قرار‬ ‫العرض على لجنة الشئون الطالبية بالعمادة الستصدار وكيل العمادة‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫قرار إعادة القيد‪.‬‬
‫إحاطة مجلس عمادة الدراسات العليا بإعادة قيد العميد‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫الطالب‬
‫المشرف على‬ ‫إعادة قيد الطالب في شاشة إعادة القيد‪.‬‬ ‫‪4-1-1-5‬‬
‫النظام‬
‫تسجيل المقررات المطلوبة بعد إعادة القيد بالتنسيق المشرف على‬ ‫‪5-1-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫مع األقسام‪.‬‬
‫إلغاء قيد الطالب‪:‬‬ ‫‪10-1-5‬‬
‫الالئحة الموحدة‬ ‫تدقيق حاالت الطالب المنقطعين عن الدراسة على موثق الطلبة‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫للدراسات العليا‬ ‫النظام األكاديمي‬
‫الالئحة الموحدة‬ ‫العرض على لجنة الشئون الطالبية بالعمادة الستصدار وكيل العمادة‬ ‫‪2-10-1-5‬‬
‫للدراسات العليا‬ ‫للشئون‬ ‫قرار إلغاء قيد الطالب‪.‬‬
‫موثق الطلبة‬ ‫تنفيذ قرار إلغاء قيد الطالب على النظام األكاديمي‪.‬‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫يتم مخاطبة وحدة الملفات واألرشفة بشأن حاالت وكيل العمادة‬ ‫‪4-10-1-5‬‬
‫الطالب التي ألغيت قيدهم لنقل ملف الطالب إلى للشئون‬
‫األكاديمية‬ ‫الحاالت الملغي قيدهم‬
‫إعطاء فرصة لرفع المعدل التراكمي والتسجيل‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫للطالب‪:‬‬
‫قرار القسم والكلية‬ ‫يتم استالم قرار القسم والكلية بالموافقة على إعطاء وكيل العمادة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬


‫للشئون‬ ‫الطالب فرصة لرفع المعدل التراكمي والتسجيل‬
‫األكاديمية‬ ‫للطالب‪.‬‬
‫قرار ‪ -‬الالئحة‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫يتم عرض قرار القسم والكلية بالموافقة على إعطاء‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫الموحدة للدراسات‬ ‫للشئون‬ ‫الطالب فرصة لرفع المعدل التراكمي والتسجيل‬
‫العليا‬ ‫األكاديمية‬ ‫للطالب على لجنة الشئون الطالبية بالعمادة للتصديق‬
‫على القرار‬
‫العميد‬ ‫إحاطة مجلس العمادة بالقرار‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫المشرف على‬ ‫إدخال فرصة لرفع المعدل في النظام األكاديمي‪.‬‬ ‫‪4-11-1-5‬‬
‫النظام‬
‫تسجيل المقررات المتضمنة بالقرار لرفع معدل المشرف على‬ ‫‪5-11-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫الطالب بالتنسيق مع األقسام‬
‫موثق الطلبة‬ ‫إرسال أصل القرار لوحدة التوثيق واألرشفة للحفظ‬ ‫‪6-11-1-5‬‬
‫منح فرصة إضافية (تمديد)‪:‬‬ ‫‪12-1-5‬‬
‫قرار القسم والكلية‬ ‫يتم استالم قرار القسم والكلية بالموافقة على إعطاء وكيل العمادة‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫الطالب فرصة إضافية لمدة فصل دراسي واحد للشئون‬
‫األكاديمية‬ ‫للطالب‪.‬‬
‫تنفيذ العملية على النظام األكاديمي وحفظ صورة المشرف على‬ ‫‪2-12-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫في ملف الطالب‬
‫األكاديمي ‪-‬‬
‫موثق الطلبة‬
‫قرار القسم والكلية ‪-‬‬ ‫يتم استالم قرار القسم والكلية بالموافقة على إعطاء وكيل العمادة‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫استمارة تقرير‬ ‫الطالب فرصة إضافية لمدة فصلين دراسيين باإلضافة للشئون‬
‫مشرف عن طالب‬ ‫األكاديمية‬ ‫إلى تقرير المشرف لمنح الطالب مدة إضافية‪.‬‬
‫دراسات عليا لطلب‬
‫لمنح تمديد‬
‫القرار ‪ -‬الالئحة‬ ‫يتم عرض قرار القسم والكلية بالموافقة على إعطاء وكيل العمادة‬ ‫‪4-12-1-5‬‬
‫الموحدة للدراسات‬ ‫الطالب فرصة إضافية لمدة فصلين دراسيين على لجنة للشئون‬
‫العليا‬ ‫األكاديمية‬ ‫الشئون الطالبية للتصديق على القرار‪.‬‬


‫النظام األكاديمي‬ ‫إدخال الفرصة اإلضافية في شاشة إدخال الفرص المشرف على‬ ‫‪6-12-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫اإلضافية على النظام األكاديمي‪.‬‬
‫تسجيل المقررات المتضمنة بالقرار وحفظه في ملف المشرف على‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫الطالب‪.‬‬
‫موثق الطلبة‬ ‫إرسال أصل القرار لوحدة التوثيق واألرشفة للحفظ‬ ‫‪8-12-1-5‬‬
‫فرصة استثنائية‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫قرار القسم والكلية ‪-‬‬ ‫يتم استالم قرار القسم والكلية بالموافقة على إعطاء وكيل العمادة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫استمارة تقرير‬ ‫للشئون‬ ‫الطالب الفرصة االستثنائية‪.‬‬
‫مشرف عن طالب‬ ‫األكاديمية‬
‫دراسات عليا لطلب‬
‫لمنح تمديد‬
‫القرار‬ ‫يتم عرض قرار القسم والكلية بالموافقة على إعطاء وكيل العمادة‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫الطالب على إعطاء الطالب الفرصة االستثنائية على للشئون‬
‫األكاديمية‬ ‫لجنة الشئون الطالبية للتصديق على القرار‪.‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫إدخال الفرصة االستثنائية في شاشة إدخال الفرص المشرف على‬ ‫‪4-11-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫االستثنائية على النظام األكاديمي‪.‬‬
‫المشرف على‬ ‫تسجيل المقررات المتضمنة بالقرار‬ ‫‪5-11-1-5‬‬
‫النظام‬
‫موثق الطلبة‬ ‫يتم إرسال أصل القرار لوحد التوثيق واألرشفة‬ ‫‪6-11-1-5‬‬
‫اإلشراف على عمليات الحركات الفصلية (تأجيل قبول‬ ‫‪14-1-5‬‬
‫– تأجيل دراسة – االعتذار)‪:‬‬


‫كتاب‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫مكاتبة األقسام بمواعيد الحركات الفصلية‪.‬‬ ‫‪1-14-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫مخاطبة عمادة القبول والتسجيل والتنسيق معها لفتح وكيل العمادة‬ ‫‪2-14-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫البوابة للتقديم اإللكتروني للحركات الفصلية‪.‬‬
‫التنسيق مع مشرفي الكليات واألقسام وعمادة القبول وكيل العمادة‬ ‫‪1-14-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫والتسجيل من حيث إعطاء الصالحيات‪.‬‬
‫متابعة تنفيذ الكليات للطلبات المدخلة على النظام موثقي الطلبة‬ ‫‪4-14-1-5‬‬
‫األكاديمي‪.‬‬
‫التنسيق مع موثقي الطلبة في تنفيذ الطلبات التي لم المشرف على‬ ‫‪5-14-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫تنفذها الكليات‪.‬‬
‫تنفيذ ومعالجة بعض المشكالت الخاصة بتنفيذ المشرف على‬ ‫‪6-14-1-5‬‬
‫النظام‬ ‫الحركات الفصلية‬
‫إصدار تقرير مفصل عن الوضع الدراسي للطالب‪:‬‬ ‫‪15-1-5‬‬
‫يتم استالم طلب التقرير المفصل عن الوضع الدراسي مدير وحدة‬ ‫‪1-15-1-5‬‬
‫الشؤون‬ ‫للطالب‪ ،‬وتحويله إلى القسم األكاديمي بالكلية‪.‬‬
‫الطالبية‬
‫إصدار تقرير إلكتروني عن نتائج الطالب‪:‬‬ ‫‪16-1-5‬‬
‫يتم استالم طلب التقرير عن الوضع الدراسي للطالب‪ .‬موثق الطالبة‬ ‫‪1-16-1-5‬‬
‫طباعة تقرير الوضع الدراسي للطالبة من النظام موثق الطالبة‬ ‫‪2-16-1-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫اعتماد تقرير الوضع الدراسي للطالبة‪.‬‬ ‫‪1-16-1-5‬‬
‫الشؤون‬
‫إصدار تعريف للطالب‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬


‫موثق الطالبة‬ ‫يتم استالم طلب التعريف من الطالب‪.‬‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫موثق الطالبة‬ ‫طباعة التعريف من النظام األكاديمي‪.‬‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫اعتماد التعريف‪.‬‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫الشؤون‬
‫االطالع على التقارير الطالبية المقدمة من المشرف‬ ‫‪18-1-5‬‬
‫على الرسالة العلمية وكذلك المرشد الطالبي‪:‬‬
‫تقارير‬ ‫استالم التقارير الطالبية المقدمة من المشرف على وكيل العمادة‬ ‫‪1-18-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫الرسالة العلمية وكذلك المرشد الطالبي ودراستها‬
‫األكاديمية –‬
‫مدير وحدة‬
‫الشؤون‬
‫إحالة التقارير إلى لجنة الشئون الطالبية إن لزم وكيل العمادة‬ ‫‪2-18-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫األمر وحفظ التقارير في ملف الطالب‬
‫الشؤون‬
‫مدير وحدة‬ ‫إرسال التقارير لوحدة التوثيق واألرشفة للحفظ‬ ‫‪1-18-1-5‬‬
‫الشؤون‬
‫متابعة تنفيذ القرارات الخاصة بالشئون الطالبية‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫محضر اجتماع‬ ‫استالم نسخة من محضر اجتماع لجنة الشئون مدير وحدة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫الشؤون‬ ‫الطالبية والقرارات الخاصة بالطالب‬
‫مدير وحدة‬ ‫متابعة تنفيذ القرارات الخاصة بالشئون الطالبية‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫الشؤون‬
‫االختبار الشامل لدرجة الدكتوراه‪:‬‬ ‫‪20-1-5‬‬


‫نموذج نتيجة االختبار‬ ‫يتم استالم نتيجة االختبار الشامل لدرجة الدكتوراه مدير وحدة‬ ‫‪1-20-1-5‬‬
‫الشامل لدرجة‬ ‫الشؤون‬ ‫من األقسام‬
‫الدكتوراه‬ ‫الطالبية‬
‫يتم تدقيق نتيجة االختبار الشامل لتجهيز قائمة موثق الطلبة‬ ‫‪2-20-1-5‬‬
‫بالطالب الراسبين‬
‫يتم عرض قائمة الطالب الراسبين على لجنة الشئون وكيل العمادة قرار‬ ‫‪1-20-1-5‬‬
‫الطالبية التخاذ قرار بشأن إلغاء قيد الطالب الراسبين للشئون‬
‫يتم استالم قرار لجنة الشئون الطالبية بشأن الطالب مدير وحدة‬ ‫‪4-20-1-5‬‬
‫الراسبين في االختبار الشامل لدرجة الدكتوراه الشؤون‬
‫وإرسال صورة من القرار إلى المشرف على النظام الطالبية‬
‫المشرف على‬ ‫يتم تنفيذ قرار إلغاء القيد على النظام األكاديمي‬ ‫‪5-20-1-5‬‬
‫النظام‬
‫عمل لقاءات تعريفية لطالب الدراسات العليا الجدد‪:‬‬ ‫‪21-1-5‬‬
‫تشكيل لجنة للتخطيط وتنفيذ اللقاءات التعريفية العميد‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫لطالب‪/‬طالبات الدراسات العليا‬
‫العميد‬ ‫يتم التواصل مع الجهات المشاركة في اللقاءات‬ ‫‪2-21-1-5‬‬
‫مطبوعات ونشرات‬ ‫مسؤول‬ ‫تجهيز المطبوعات والنشرات الخاصة باللقاء‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫التوجيه‬
‫واإلرشاد‬
‫يتم التواصل مع طالب‪/‬طالبات الدراسات العليا عن مسئول الموقع‬ ‫‪4-21-1-5‬‬
‫اإللكتروني‬ ‫طريق الموقع اإللكتروني‬
‫للعمادة‬
‫اإلشراف على تجهيز القاعات التي سيعقد بها اللقاءات مدير وحدة‬ ‫‪5-21-1-5‬‬
‫العالقات العامة‬


‫استقبال وتوجيه طالب الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪22-1-5‬‬
‫يتم استقبال طالب الدراسات العليا بوحدة التوجيه مسؤول‬ ‫‪1-22-1-5‬‬
‫التوجيه‬ ‫واإلرشاد‪.‬‬
‫دراسة االستفسارات وتوجيه الطالب أو إحالة الطالب مسؤول‬ ‫‪2-22-1-5‬‬
‫التوجيه‬ ‫لمستشار العمادة للتوجيه واإلرشاد األكاديمي‪.‬‬
‫تجهيز النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه‬ ‫‪21-1-5‬‬
‫واإلرشاد‪:‬‬
‫كتاب‬ ‫مكاتبة وحدات العمادة بشأن النشرات والمطبوعات مدير وحدة‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫الشؤون‬ ‫الخاصة بتوجيه وإرشاد طالب الدراسات العليا‬
‫النشرات والمطبوعات‬ ‫تجهيز النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه رؤساء‬ ‫‪2-21-1-5‬‬
‫الوحدات‬ ‫واإلرشاد‬
‫مراجعة النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه مستشار‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫العمادة‬ ‫واإلرشاد‬
‫للتوجيه‬
‫متابعة طباعة النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه مسؤول‬ ‫‪4-21-1-5‬‬
‫التوجيه‬ ‫واإلرشاد‬
‫إدراج النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه واإلرشاد مسئول موقع‬ ‫‪5-21-1-5‬‬
‫العمادة‬ ‫على موقع العمادة اإللكتروني‬
‫اإللكتروني‬
‫حصر مشكالت الطالب المتعلقة بالشئون األكاديمية‪:‬‬ ‫‪24-1-5‬‬
‫نموذج تسجيل مشكلة‬ ‫تجميع مشكالت الطالب المتعلقة بالشئون األكاديمية مسؤول‬ ‫‪1-24-1-5‬‬


‫طالبية‬ ‫من خالل المكالمات الهاتفية للطالب والبريد التوجيه‬
‫واإلرشاد‬ ‫اإللكتروني‪ ،‬والمنتديات ونموذج تسجيل مشكلة‬
‫مستشار‬ ‫دراسة وتدقيق المشكالت‬ ‫‪2-24-1-5‬‬
‫مستشار‬ ‫عرض المشكالت على المجلس االستشاري الطالبي‬ ‫‪1-24-1-5‬‬
‫تدقيق صرف بدل الكتب والمراجع وفق القواعد‬ ‫‪25-1-5‬‬
‫المنظمة (في حالة وجود مشكلة للطالب بالنظام)‪:‬‬
‫نموذج طلب صرف‬ ‫يتم استالم طلبات صرف بدل الكتب والمراجع من مدير وحدة‬ ‫‪1-25-1-5‬‬
‫بدل الكتب والمراجع‬ ‫الشؤون‬ ‫الطالب‬
‫(طالب)‬ ‫الطالبية‬
‫دراسة طلب صرف بدل الكتب والمراجع في ضوء مدير وحدة‬ ‫‪2-25-1-5‬‬
‫الشؤون‬ ‫القواعد المنظمة لذلك‬
‫الطالبية –‬
‫مدير وحدة‬ ‫اعتماد طلب صرف بدل الكتب والمراجع‬ ‫‪1-25-1-5‬‬
‫الشؤون‬
‫إرسال طلبات صرف بدل الكتب والمراجع إلى عمادة مدير وحدة‬ ‫‪4-25-1-5‬‬
‫القبول والتسجيل أما في حالة الطالب الموظفين الشؤون‬
‫بالجامعة يتم إرسالها إلى عمادة شئون أعضاء هيئة الطالبية‬
‫التدريس والموظفين‬
‫تدقيق صرف بدل طبع رسائل الماجستير والدكتوراه‬ ‫‪26-1-5‬‬


‫وفق القواعد المنظمة (في حالة وجود مشكلة للطالب‬
‫بالنظام)‪:‬‬
‫نموذج طلب صرف‬ ‫يتم استالم طلب صرف بدل طباعة الرسالة من الطالب مدير وحدة‬ ‫‪1-26-1-5‬‬
‫بدل طباعة رسالة‬ ‫الشؤون‬
‫(طالب)‬ ‫الطالبية‬
‫دراسة طلب صرف بدل طباعة الرسالة في ضوء مدير وحدة‬ ‫‪2-26-1-5‬‬
‫الشؤون‬ ‫القواعد المنظمة لذلك‬
‫مدير وحدة‬ ‫اعتماد طلب صرف بدل طباعة الرسالة‬ ‫‪1-26-1-5‬‬
‫الشؤون‬
‫إرسال طلبات صرف بدل طباعة الرسالة إلى عمادة مدير وحدة‬ ‫‪4-26-1-5‬‬
‫القبول والتسجيل أما في حالة الطلبة الموظفين الشؤون‬
‫بالجامعة يتم إرسالها إلى عمادة شئون أعضاء هيئة الطالبية‬
‫ب‪ -‬وحدة الخطط والجداول الدراسية‪:‬‬
‫تدقيق المقررات المطروحة للتسجيل حسب الخطط‬ ‫‪21-1-5‬‬
‫الدراسية على النظام األكاديمي‪:‬‬
‫كتاب‬ ‫تجهيز كتابات للكليات المعنية بشأن طرح المقررات مديرة وحدة‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫للتسجيل حسب خطة البرنامج للفصل الدراسي‬
‫والجداول‬
‫يتم مراجعة الكتابات ومكاتبة الكليات بشأن طرح وكيل العمادة‬ ‫‪2-21-1-5‬‬
‫المقررات للتسجيل حسب خطة البرنامج للفصل للشئون‬
‫األكاديمية‬ ‫الدراسي‬
‫وكيل العمادة‬ ‫استالم ردود الكليات‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫تدقيق إدخال بيانات المقررات المسموح التسجيل فيها مسؤولة‬ ‫‪4-21-1-5‬‬


‫على النظام األكاديمي مع إعطاء فترة سماح لألقسام الخطط‬
‫والجداول‬ ‫للتعديل قبل بداية فترة التسجيل بأسبوعين‬
‫تدقيق الجداول الدراسية على النظام األكاديمي‪:‬‬ ‫‪28-1-5‬‬
‫الجداول‬ ‫تدقيق الجدول من النظام األكاديمي لجميع الكليات مديرة وحدة‬ ‫‪1-28-1-5‬‬
‫واألقسام والتخصصات وتسجيل المالحظات والتواصل الخطط‬
‫مع الكليات واألقسام لحل المشكالت المتعلقة والجداول‬
‫الدراسية ‪-‬‬ ‫بالجدول‪.‬‬
‫مسؤولة‬
‫الخطط‬
‫متابعة الجدول الدراسي أثناء التسجيل وحل المشكالت مسؤولة‬ ‫‪2-28-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫المتعلقة بالجدول الدراسي‬
‫تسكين الطالب على المسارات الفرعية‪:‬‬ ‫‪21-1-5‬‬
‫كتاب‬ ‫مكاتبة األقسام بقائمة بأسماء الطالب لتحديد وكيل العمادة‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫المسارات الفرعية لهم‬
‫وكيل العمادة‬ ‫استالم ردود األقسام‬ ‫‪2-21-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫تدقيق السجل األكاديمي لكل طالب والتواصل مع وكيل العمادة‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫الكليات في حالة وجود مشكالت‬
‫مسؤولة‬
‫الخطط‬


‫تسكين كل طالب حسب الخطة وما ورد من القسم مسؤولة‬ ‫‪4-21-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫على المسار الصحيح بالنظام األكاديمي‬
‫تغيير إصدار خطة‪:‬‬ ‫‪10-1-5‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫تسكين الطالب على نوع الخطة المناسبة لكل طالب مسؤولة‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫من حيث خيار الرسالة أم خيار المقررات‪.‬‬
‫مقارنة السجل األكاديمي للطالب على اإلصدار مسؤولة‬ ‫‪2-10-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫الصحيح للخطة‪.‬‬
‫التنسيق مع األقسام ومخاطبتها لتسكين الطالب على وكيل العمادة‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫اإلصدار الصحيح للخطة ومعالجة المشكالت المرتبطة للتطوير‬
‫والجودة ‪-‬‬ ‫بذلك‪.‬‬
‫الخطط‬
‫اعتماد نقل الطالب الصحيح للخطة بالنظام األكاديمي مسؤولة‬ ‫‪4-10-1-5‬‬
‫الخطط‬
‫تغيير تخصص الطالب‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫قرار‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫استالم قرار القسم والكلية بتغيير تخصص الطالب‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫العميد‬ ‫اعتماد القرار من عميد الدراسات العليا‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫التأكد من خطة الطالب في التخصص الجديد مسؤولة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬


‫الخطط‬ ‫والتدقيق عليها‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫إدخال تغيير التخصص على شاشة تغيير التخصص مسؤولة‬ ‫‪4-11-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫بالنظام األكاديمي‪.‬‬
‫مديرة وحدة‬ ‫التنسيق مع األقسام في حالة وجود مشكالت‪.‬‬ ‫‪5-11-1-5‬‬
‫الخطط‬
‫تسجيل المقررات في التخصص الجديد وحفظ صورة موثق الطلبة‬ ‫‪6-11-1-5‬‬
‫من القرار في ملف الطالب‪.‬‬
‫تغيير مسار الطالب‪:‬‬ ‫‪12-1-5‬‬
‫قرار‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫استالم قرار الكلية بتغيير مسار الطالب‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫العميد‬ ‫اعتماد القرار من عميد الدراسات العليا‬ ‫‪2-12-1-5‬‬
‫التأكد من خطة الطالب في المسار الجديد والتدقيق مسؤولة‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫عليها‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫إدخال تغيير المسار على شاشة تغيير المسار بالنظام مسؤولة‬ ‫‪4-12-1-5‬‬
‫الخطط‬ ‫األكاديمي‪.‬‬
‫مديرة وحدة‬ ‫التنسيق مع األقسام في حالة وجود مشكالت‪.‬‬ ‫‪5-12-1-5‬‬
‫الخطط‬


‫موثق الطلبة‬ ‫تسجيل المقررات في المسار الجديد‪.‬‬ ‫‪6-12-1-5‬‬
‫يتم إرسال أصل القرار لوحدة التوثيق واألرشفة موثق الطلبة‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫للحفظ‬
‫ج‪ -‬وحدة النظم األكاديمية‪:‬‬
‫تحديد مقترحات لتطوير النظام األكاديمي والبوابة‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫المرتبطة به‪:‬‬
‫تجميع المالحظات حول أداء النظام األكاديمي فريق النظام‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫األكاديمي‬ ‫والبوابة المرتبطة به من جميع المستخدمين‬
‫تحليل وتدقيق المالحظات حول أداء النظام األكاديمي مديرة وحدة‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫والبوابة المرتبطة به من جميع المستخدمين‬
‫وثيقة‬ ‫العميد –‬ ‫يتم عمل وثيقة بالتعديالت المطلوبة واعتمادها‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫النظم‬
‫مدير وحدة‬ ‫إرسال الوثيقة إلى عمادة القبول والتسجيل‬ ‫‪4-11-1-5‬‬
‫الحاسب ائلي‬
‫وتقنية‬
‫مدير وحدة‬ ‫متابعة تنفيذ مقترحات التطوير‬ ‫‪5-11-1-5‬‬
‫الحاسب ائلي‬
‫وتقنية‬
‫إعداد وتهيئة البوابة اإللكترونية لإلشراف واإلرشاد‬ ‫‪14-1-5‬‬
‫لطالب وطالبات الدراسات العليا‪:‬‬
‫التنسيق مع الكليات واألقسام ومخاطبتها لتحديد وكيل العمادة‬ ‫‪1-14-1-5‬‬
‫للشؤون‬ ‫المرشدين وطالبهم‪.‬‬
‫تعريف المرشدين بالبوابة اإللكترونية لإلشراف مديرة وحدة‬ ‫‪2-14-1-5‬‬


‫النظم‬ ‫واإلرشاد لطالب وطالبات الدراسات العليا‪.‬‬
‫مديرة وحدة‬ ‫إضافة طالب المرشد بالبوابة اإللكترونية لإلشراف‬ ‫‪1-14-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫واإلرشاد لطالب وطالبات الدراسات العليا‬
‫مديرة وحدة‬ ‫تحديد الجدول الزمني لكتابة التقارير بالبوابة‬ ‫‪4-14-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫اإللكترونية لإلشراف واإلرشاد لطالب وطالبات‬
‫األكاديمية‬ ‫الدراسات العليا‬
‫وكيل العمادة‬ ‫مخاطبة الكليات واألقسام بالمواعيد المحددة لكتابة‬ ‫‪5-14-1-5‬‬
‫للشؤون‬ ‫التقارير‪.‬‬
‫مديرة وحدة‬ ‫متابعة وصول التقارير اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪6-14-1-5‬‬
‫النظم‬
‫التطويرية‬ ‫المشروعات‬ ‫تنفيذ‬
‫اقتراح ومتابعة‬ ‫‪15-1-5‬‬
‫اإللكترونية للعمادة‪:‬‬
‫موظفي العمادة‬ ‫يتم اقتراح المشروع التطويري اإللكتروني‬ ‫‪1-15-1-5‬‬
‫يتم مراجعة الجامعات العالمية في هذا الشأن من مديرة وحدة‬ ‫‪2-15-1-5‬‬
‫خالل اإلنترنت والتواصل مع مستشاري العمادة من النظم‬
‫األكاديمية‬ ‫الخارج‬
‫وثيقة المشروع‬ ‫مديرة وحدة‬ ‫يتم إعداد وثيقة للمشروع التطويري اإللكتروني‬ ‫‪1-15-1-5‬‬
‫النظم‬
‫يتم مراجعة وثيقة المشروع التطويري اإللكتروني العميد‬ ‫‪4-15-1-5‬‬
‫واعتمادها‬
‫كتاب – وثيقة‬ ‫يتم مكاتبة عمادة التعامالت اإللكترونية بشأن العميد‬ ‫‪5-15-1-5‬‬
‫المشروع‬ ‫المشروع وإرفاق نسخة من وثيقة المشروع‬
‫يتم متابعة تدقيق وثيقة المشروع مع عمادة التعامالت مدير وحدة‬ ‫‪6-15-1-5‬‬
‫الحاسب ائلي‬ ‫اإللكترونية وعقد اجتماع معهم إن لزم األمر‬


‫وتقنية‬
‫المعلومات ‪-‬‬
‫النظم‬
‫تحليل وثيقة‬ ‫يتم استالم تحليل وثيقة المشروع من عمادة العميد‬ ‫‪1-15-1-5‬‬
‫المشروع‬ ‫التعامالت اإللكترونية‬
‫لوائح الدراسات العليا‬ ‫تدقيق تحليل وثيقة المشروع في ضوء لوائح مديرة وحدة‬ ‫‪8-15-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫الدراسات العليا المعمول بها‬
‫البريد اإللكتروني‬ ‫يتم إرسال تحليل وثيقة المشروع إلى عمادة العميد ‪ -‬مدير‬ ‫‪1-15-1-5‬‬
‫وحدة الحاسب‬ ‫التعامالت اإللكترونية‬
‫متابعة تنفيذ وثيقة المشروع على الموقع اإللكتروني مدير وحدة‬ ‫‪10-15-1-5‬‬
‫له وتسجيل المالحظات والتواصل مع عمادة التعامالت الحاسب ائلي‬
‫وتقنية‬ ‫اإللكترونية لتدقيقها‬
‫المعلومات ‪-‬‬
‫النظم‬
‫تدشين الموقع اإللكتروني للمشروع التطويري العميد –‬ ‫‪11-15-1-5‬‬
‫مديرة وحدة‬ ‫واإلعالن عنه‬
‫النظم‬
‫مخاطبة األقسام والكليات بشأن عقد تدريب على العميد‬ ‫‪12-15-1-5‬‬
‫استخدام الموقع اإللكتروني للمشروع التطويري‬
‫دليل استخدام الموقع‬ ‫يتم عمل دليل استخدام للموقع اإللكتروني للمشروع مديرة وحدة‬ ‫‪11-15-1-5‬‬
‫اإللكتروني‬ ‫النظم‬ ‫التطويري‬
‫اإللكترونية‬


‫مديرة وحدة‬ ‫تدريب المرشحين من قبل األقسام والكليات‬ ‫‪14-15-1-5‬‬
‫النظم‬
‫الرد على االستفسارات حول الموقع أثناء التشغيل مديرة وحدة‬ ‫‪15-15-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫الفعلي‬
‫تدقيق إدخال خطة البحث على النظام األكاديمي‬ ‫‪16-1-5‬‬
‫وحفظها‪:‬‬
‫قرار الموافقة‬ ‫وكيل العمادة‬ ‫استالم نسخة من قرار الموافقة على خطة البحث‬ ‫‪1-16-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫مديرة وحدة‬ ‫تدقيق إدخال خطة البحث في النظام األكاديمي‬ ‫‪2-16-1-5‬‬
‫النظم‬
‫إرسال قرار الموافقة على الخطة إلى وحدة التوثيق مديرة وحدة‬ ‫‪1-16-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫واألرشفة‬
‫اعتماد لجنة الحكم والمناقشة على الرسائل‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫تشكيل لجنة الحكم‬ ‫استالم قرار القسم والكلية بتشكيل لجنة الحكم وكيل العمادة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫والمناقشة ‪-‬الالئحة‬ ‫والمناقشة على الرسائل والتأكد من انطباق الشروط للشئون‬
‫الموحدة للدراسات‬ ‫األكاديمية‬
‫العليا‬
‫قرار اعتماد تشكيل –‬ ‫اعتماد لجنة الحكم والمناقشة على رسائل الماجستير وكيل العمادة‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫الالئحة الموحدة‬ ‫من قبل لجنة الشئون الطالبية وإحاطة مجلس العمادة للشئون‬
‫للدراسات العليا‬ ‫األكاديمية‬ ‫علماً‬
‫قرار اعتماد تشكيل‬ ‫اعتماد لجنة الحكم والمناقشة من قبل مجلس العمادة العميد‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫في حالة رسائل الدكتوراه‬
‫إرسال قرار لجنة الحكم والمناقشة للكلية ونسخة إلى وكيل العمادة‬ ‫‪4-11-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫مديرة وحدة النظم األكاديمية‬


‫النظام األكاديمي‬ ‫مديرة وحدة‬ ‫إدخال لجنة الحكم والمناقشة على النظام األكاديمي‬ ‫‪5-11-1-5‬‬
‫النظم‬
‫إرسال نسخة من قرار لجنة الحكم والمناقشة إلى مديرة وحدة‬ ‫‪6-11-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫وحدة التوثيق واألرشفة‬
‫اعتماد إعادة تشكيل لجنة الحكم والمناقشة‪:‬‬ ‫‪18-1-5‬‬
‫تشكيل لجنة الحكم‬ ‫استالم قرار القسم والكلية بإعادة تشكيل لجنة الحكم وكيل العمادة‬ ‫‪1-18-1-5‬‬
‫والمناقشة ‪-‬الالئحة‬ ‫والمناقشة على الرسائل والتأكد من انطباق الشروط للشئون‬
‫الموحدة للدراسات‬ ‫األكاديمية‬
‫العليا‬
‫قرار اعتماد تشكيل –‬ ‫اعتماد لجنة الحكم والمناقشة (الجديدة) على رسائل وكيل العمادة‬ ‫‪2-18-1-5‬‬
‫الالئحة الموحدة‬ ‫الماجستير من قبل لجنة الشئون الطالبية وإحاطة للشئون‬
‫للدراسات العليا‬ ‫األكاديمية‬ ‫مجلس العمادة علماً‬
‫قرار اعتماد تشكيل‬ ‫اعتماد لجنة الحكم والمناقشة (الجديدة) من قبل العميد‬ ‫‪1-18-1-5‬‬
‫مجلس العمادة في حالة رسائل الدكتوراه‬
‫إرسال قرار لجنة الحكم والمناقشة (الجديدة) للكلية وكيل العمادة‬ ‫‪4-18-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫ونسخة إلى وحدة النظم األكاديمية‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫إدخال لجنة الحكم والمناقشة (الجديدة) على النظام مديرة وحدة‬ ‫‪5-18-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫األكاديمي‬
‫إرسال نسخة من قرار لجنة الحكم والمناقشة مديرة وحدة‬ ‫‪6-11-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫(الجديدة) إلى وحدة التوثيق واألرشفة‬
‫اعتماد تغيير المشرف على الرسالة‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫قرار‬ ‫استالم موافقة القسم والكلية على تغيير المشرف على وكيل العمادة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫الرسالة‬


‫العميد‬ ‫اعتماد مجلس عمادة الدراسات العليا للقرار‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫الالئحة الموحدة‬ ‫التأكد من النصاب اإلشرافي للمشرف الجديد من على مديرة وحدة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫للدراسات العليا –‬ ‫النظم‬ ‫شاشة الهيئة التدريسية‪.‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫األكاديمية‬
‫مديرة وحدة‬ ‫تغيير المشرف من خالل شاشة تغيير المشرف‪.‬‬ ‫‪4-11-1-5‬‬
‫النظم‬
‫اعتماد تغيير المشرف وطباعة التقرير الخاص بذلك مديرة وحدة‬ ‫‪5-11-1-5‬‬
‫النظم‬
‫إرسال نسخة من القرار والتقرير إلى وحدة التوثيق مديرة وحدة‬ ‫‪6-11-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫واألرشفة‬
‫تدقيق النصاب اإلشرافي ألعضاء هيئة التدريس‪:‬‬ ‫‪40-1-5‬‬
‫بيان إشراف‬ ‫مديرة وحدة‬ ‫نسخ وتدقيق تقرير بطلبة المشرف‬ ‫‪1-40-1-5‬‬
‫النظم‬
‫التنسيق مع وحدة التوثيق واألرشفة للحصول على مديرة وحدة‬ ‫‪2-40-1-5‬‬
‫النظم‬ ‫ملفات الطالب‬
‫وكيل العمادة‬ ‫مخاطبة األقسام في حالة وجود مشكالت‬ ‫‪1-40-1-5‬‬
‫للشئون‬
‫تفعيل بيانات المشرفين داخل النظام األكاديمي‪:‬‬ ‫‪41-1-5‬‬
‫كتاب‬ ‫مكاتبة عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وكيل العمادة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫بشان آخر تحديث لبيانات أعضاء هيئة التدريس‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫مديرة وحدة‬ ‫تسجيل بيانات المشرف في شاشة المحاضرون‬ ‫‪2-41-1-5‬‬
‫النظم‬


‫د‪ -‬وحدة الخريجين‪:‬‬
‫المقررات‬ ‫تدقيق منح الدرجة العلمية (نظام‬ ‫‪42-1-5‬‬
‫والرسالة)‪:‬‬
‫وكيل العمادة تقرير لجنة مناقشة‬ ‫استالم تقرير لجنة الحكم والمناقشة‪.‬‬ ‫‪1-42-1-5‬‬
‫الرسالة المقدمة لنيل‬ ‫للشئون‬
‫درجة‬ ‫األكاديمية‬
‫الماجستير‪/‬الدكتوراه‬
‫التأكد من استيفاء إجراءات المنح للدرجة واستالم موظف الوحدة إيصال استالم‬ ‫‪2-42-1-5‬‬
‫الرسائل العلمية‬ ‫الرسالة العلمية من الطالب‪.‬‬
‫يتم استالم أسماء الطالبات الالتي تم التأكد من موظف الوحدة‬ ‫‪1-42-1-5‬‬
‫استيفاء إجراءات التخرج لهن بأقسام الطالبات‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫مدير وحدة‬ ‫تدقيق حالة الطالب‪/‬الطالبة على النظام األكاديمي‪.‬‬ ‫‪4-42-1-5‬‬
‫الخريجين ‪-‬‬
‫متابعة معالجة الحاالت الطالبية المفصولة أكاديمياً موظف الوحدة‬ ‫‪5-42-1-5‬‬
‫على النظام األكاديمي‬
‫أوضاع وكيل العمادة‬ ‫بشأن‬ ‫والكليات‬ ‫األقسام‬ ‫مخاطبة‬ ‫‪6-42-1-5‬‬
‫للشؤون‬ ‫الطالب‪/‬الطالبات المتخرجين‬
‫يتم إعطاء الطالب‪/‬الطالبة إفادة بإنهاء متطلبات وكيل العمادة إفادة بإنهاء متطلبات‬ ‫‪1-42-1-5‬‬
‫التخرج‬ ‫للشؤون‬ ‫التخرج بعد اعتمادها في حالة رغبة الطالب‪/‬الطالبة‪.‬‬
‫األكاديمية ‪-‬‬
‫الخريجين‬
‫يتم إدراج اسم الطالب‪/‬الطالبة في المذكرة التي مدير وحدة‬ ‫‪8-42-1-5‬‬
‫ترفعها عمادة الدراسات العليا لمجلس الجامعة الخريجين ‪-‬‬
‫موظف الوحدة‬ ‫الستصدار قرار المنح‪.‬‬
‫يتم رفع المذكرة لمجلس الجامعة الستصدار قرار العميد‬ ‫‪1-42-1-5‬‬


‫المنح‬
‫موظف الوحدة‬ ‫حفظ قرارات المنح الصادة عن مجلس الجامعة‪.‬‬ ‫‪10-42-1-5‬‬
‫تدقيق منح الدرجة العلمية (نظام المقررات فقط)‪:‬‬ ‫‪41-1-5‬‬
‫استالم قائمة بأسماء الطالب‪/‬الطالبات الذين أنهوا وكيل العمادة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫للشئون‬ ‫جميع متطلبات التخرج من األقسام‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫تدقيق حاالت الطالب‪/‬الطالبات على النظام األكاديمي مدير وحدة‬ ‫‪2-41-1-5‬‬
‫الخريجين –‬ ‫وملفات الطالب الورقية‬
‫متابعة معالجة الحاالت الطالبية المفصولة أكاديمياً موظف الوحدة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫على النظام األكاديمي‬
‫يتم إعطاء الطالب‪/‬الطالبة إفادة بإنهاء متطلبات وكيل العمادة إفادة بإنهاء متطلبات‬ ‫‪4-41-1-5‬‬
‫التخرج‬ ‫للشؤون‬ ‫التخرج بعد اعتمادها في حالة رغبة الطالب‪/‬الطالبة‪.‬‬
‫األكاديمية ‪-‬‬
‫يتم إدراج اسم الطالب‪/‬الطالبة في المذكرة التي مدير وحدة‬ ‫‪5-41-1-5‬‬
‫ترفعها عمادة الدراسات العليا لمجلس الجامعة الخريجين –‬
‫موظف الوحدة‬ ‫الستصدار قرار المنح‪.‬‬
‫يتم رفع المذكرة لمجلس الجامعة الستصدار قرار العميد‬ ‫‪6-41-1-5‬‬
‫المنح‬
‫موظف الوحدة‬ ‫حفظ قرارات المنح الصادة عن مجلس الجامعة‪.‬‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫هـ‪ -‬وحدة التوثيق واألرشفة‪:‬‬
‫أرشفة ملفات الطالب الجدد المقبولين بالدراسات‬ ‫‪44-1-5‬‬
‫استالم ملفات الطالب الجدد المقبولين بالدراسات مديرة الوحدة‬ ‫‪1-44-1-5‬‬
‫العليا من وحدة القبول‬
‫مسؤولة القسم‬ ‫تدقيق الملفات وأرشفتها ورقياً‬ ‫‪2-44-1-5‬‬
‫مسؤولة القسم‬ ‫أرشفة الملفات إلكترونياً‬ ‫‪1-44-1-5‬‬


‫أرشفة ملفات الطالب المطوي قيدهم‪:‬‬ ‫‪45-1-5‬‬
‫مديرة الوحدة‬ ‫استالم ملفات الطالب المطوي قيدهم من وحدة‬ ‫‪1-45-1-5‬‬
‫الشؤون الطالبية‬
‫حفظ المعامالت الخاصة بالطالب بالملفات‪:‬‬ ‫‪46-1-5‬‬
‫مدير الوحدة‬ ‫استالم المعاملة المراد حفظها‬ ‫‪1-46-1-5‬‬
‫مسؤولة القسم‬ ‫حفظ المعاملة ورقيًا وإلكترونيًا بملف الطالب‬ ‫‪2-46-1-5‬‬
‫تسليم وتسلم ملف الطالب أو أي معاملة محفوظة‬ ‫‪41-1-5‬‬
‫بالملف‪:‬‬
‫مسؤولة القسم بيان استالم الملف‬ ‫تسليم موظف العمادة (موثق الطلبة – مدير وحدة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫الخرجين) ملف الطالب أو أي معاملة محفوظة‬
‫بالملف‬
‫مسؤولة القسم بيان استالم الملف‬ ‫استالم الملف بعد مراجعته من قبل موثق الطلبة أو‬ ‫‪2-41-1-5‬‬
‫مدير وحدة الخريجين‬
‫تسليم ملف الطالب‪/‬الطالبة لوحدة الخريجين إلتمام‬ ‫‪48-1-5‬‬
‫إجراءات التخرج (نظام مقررات ورسالة)‪:‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫يتم استالم قرار تشكيل لجنة الحكم والمناقشة من‬ ‫‪1-48-1-5‬‬
‫التوثيق‬ ‫وحدة النظم األكاديمية‬
‫واألرشفة‬
‫يتم حفظ قرار تشكيل لجنة الحكم والمناقشة بملف مسؤولة القسم‬ ‫‪2-48-1-5‬‬
‫الطالب‪/‬الطالبة‬
‫مسؤولة القسم بيان استالم الملف‬ ‫يتم تسليم ملف الطالب‪/‬الطالبة لوحدة الخرجين‬ ‫‪1-48-1-5‬‬
‫تسليم ملفات الطالب‪/‬الطالبات لوحدة الخريجين‬ ‫‪41-1-5‬‬
‫إلتمام إجراءات التخرج (نظام مقررات فقط)‪:‬‬
‫استالم قائمة بالطالب‪/‬الطالبات المتخرجين بنظام مدير وحدة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫التوثيق‬ ‫المقررات فقط من حدة الشؤون الطالبية‬
‫واألرشفة‬
‫يتم تسليم ملفات الطالب‪/‬الطالبات لوحدة الخريجين مسؤولة القسم بيان استالم الملف‬ ‫‪2-41-1-5‬‬


‫حسب قائمة الطالب‪/‬الطالبات المتخرجين بنظام‬
‫المقررات فقط‬
‫أرشفة ملفات خريجي الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪50-1-5‬‬
‫استالم ملفات الطالب المتخرجين من وحدة مدير الوحدة‬ ‫‪1-50-1-5‬‬

‫‪ 8-5‬إجراءات العمل بوكالة العمادة لشؤون الطالبات بعليشة‪:‬‬

‫أ‪-‬وحدة شؤون الطالبات‪:‬‬
‫إرشاد الطالبات بإجراءات التقديم والقبول‪:‬‬ ‫‪1-8-5‬‬
‫نموذج مشكالت‬ ‫استقبال استفسارات الطالبات حول إجراءات التقديم منسقة القبول‬ ‫‪1-1-8-5‬‬
‫التقديم‬ ‫والقبول عن طريق الهاتف أو بالحضور الشخصي‬
‫للطالبة أو البريد اإللكتروني وتسجيل نواقص‬
‫الملفات المطلوبة إن وجدت‬
‫البريد اإللكتروني‬ ‫منسقة القبول‬ ‫التواصل مع مسئول بوابة القبول بشأن استفسارات‬ ‫‪2-1-8-5‬‬
‫‪ -‬الهاتف‬ ‫ومشكالت الطالبات‬
‫الهاتف– البريد‬ ‫منسقة القبول‬ ‫متابعه المشكلة وإبالغ الطالبة عند حل المشكلة‬ ‫‪1-1-8-5‬‬
‫استالم وتدقيق ملفات الطالبات‪:‬‬ ‫‪2-8-5‬‬
‫يتم استالم ملف واحد لكل طالبة يدويا إذا لم يتم منسقة القبول‬ ‫‪1-2-8-5‬‬
‫إرسالها عبر البريد إلى عمادة الدراسات العليا‪.‬‬
‫منسقة القبول‬ ‫تدقيق مستندات الطالبة‬ ‫‪2-2-8-5‬‬
‫نموذج استالم‬ ‫منسقة القبول‬ ‫يتم توقيع الطالبة على نموذج استالم الملفات‪.‬‬ ‫‪1-2-8-5‬‬
‫الملفات‬
‫مساعدة مدير‬ ‫يتم إصدار رقم جامعي للطالبة‬ ‫‪4-2-8-5‬‬

‫وحدة القبول‬
‫متابعة إصدار األرقام الجامعية للطالبات‪:‬‬ ‫‪1-8-5‬‬


‫استقبال استفسارات الطالبات حول مشكلة تتعلق منسقة القبول‬ ‫‪1-1-8-5‬‬
‫بإصدار األرقام الجامعية عن طريق الهاتف أو‬
‫بالحضور الشخصي للطالبة‪.‬‬
‫منسقة القبول‬ ‫دراسة أسباب عدم إصدار الرقم الجامعي‬ ‫‪2-1-8-5‬‬
‫مخاطبة مدير وحدة القبول بالعمادة بأسماء الطالبات مساعدة مدير‬ ‫‪1-1-8-5‬‬
‫الالتي لم يصدر لهن أرقام جامعية ويرفق معه وحدة القبول‬
‫ملفاتهن‬
‫يتم متابعة وضع الطالبة باستمرار عن طريق النظام منسقة القبول‬ ‫‪4-1-8-5‬‬
‫الهاتف– البريد‬ ‫منسقة القبول‬ ‫إبالغ الطالبة برقمها الجامعي‬ ‫‪5-1-8-5‬‬

‫رفع إيقاف الطالبة حتى تتمكن من تسجيل المقررات‪:‬‬ ‫‪4-8-5‬‬
‫يتم دراسة المشكلة والتواصل مع الطالبة إلحضار إما مساعدة مدير‬ ‫‪1-4-8-5‬‬
‫شهادة اللغة اإلنجليزية المطلوبة أو امتحان القدرات وحدة القبول‬
‫أو موافقة جهة العمل‬
‫يتم إحالة الحالة لمدير وحدة القبول لرفع االيقاف مساعدة مدير‬ ‫‪2-4-8-5‬‬
‫وحدة القبول‬ ‫بعد التأكد من استيفاء النواقص‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫يتم متابعة رفع اإليقاف من خالل النظام األكاديمي‬ ‫‪1-4-8-5‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫متابعة تسجيل مقررات الطالبة مع منسقة القسم موثقة‬ ‫‪4-4-8-5‬‬
‫الطالبات‬ ‫بالكلية‬


‫حل مشكالت تسجيل الطالبات للمقررات على النظام‬ ‫‪5-8-5‬‬
‫نموذج طلب‬ ‫استالم نموذج تسجيل المقررات التي يوجد بها مشكلة موثقة‬ ‫‪1-5-8-5‬‬
‫تسجيل مقررات‬ ‫الطالبات‬ ‫من منسقة الدراسات العليا بالقسم‬
‫الئحة برامج‬ ‫يتم التدقيق والمطابقة بين خطة الطالبة والمقررات موثقة‬ ‫‪2-5-8-5‬‬
‫الدراسات العليا‬ ‫الطالبات‬ ‫التكميلية و تسجيل المقررات على النظام األكاديمي‬
‫نموذج تسجيل‬ ‫وفي حالة عدم وجود صالحيات للموثقة يتم دراسة مساعدة مدير‬ ‫‪1-5-8-5‬‬
‫مشكله طالبية‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫الحالة وتحويلها لمشرفة التعامالت اإللكترونية‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫موثقة‬ ‫المتابعة للتأكد من تسجيل المقررات‬ ‫‪4-5-8-5‬‬

‫الطالبات‬
‫موثقة‬ ‫حفظ نموذج تسجيل المقررات بملف الطالبة‬ ‫‪5-5-8-5‬‬

‫متابعة تأجيل القبول مع األقسام والكليات في حالة‬ ‫‪6-8-5‬‬

‫تعذر الطالبة تقديم طلب تأجيل القبول عبر البوابة‪:‬‬
‫نموذج تأجيل قبول‬ ‫استالم طلب تأجيل القبول من الطالبة موضحاً به موثقة‬ ‫‪1-6-8-5‬‬
‫الطالبات‬ ‫سبب التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل القبول‬
‫يتم توجيه الطالبة بطلب التأجيل ونموذج تأجيل موثقة‬ ‫‪2-6-8-5‬‬

‫الطالبات‬ ‫القبول إلى القسم‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة‬ ‫‪1-6-8-5‬‬
‫والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على الطالبات‬


‫النظام األكاديمي بعد حصولها على موافقة مجلس‬
‫القسم‪.‬‬
‫متابعة تأجيل الدراسة مع األقسام والكليات في حالة‬ ‫‪1-8-5‬‬

‫تعذر الطالبة تقديم طلب تأجيل الدراسة عبر البوابة‪:‬‬
‫استقبال الطالبة وتدقيق حالتها على النظام األكاديمي موثقة‬ ‫‪1-1-8-5‬‬

‫نموذج تأجيل‬ ‫استالم طلب تأجيل الدراسة من الطالبة موضحاً به موثقة‬ ‫‪2-1-8-5‬‬
‫الدراسة‬ ‫الطالبات‬ ‫سبب التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل الدراسة‬
‫يتم توجيه الطالبة بطلب التأجيل ونموذج تأجيل موثقة‬ ‫‪1-1-8-5‬‬

‫الطالبات‬ ‫الدراسة إلى القسم‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة‬ ‫‪4-1-8-5‬‬
‫والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على الطالبات‬
‫متابعة حذف فصل دراسي (اعتذار) مع األقسام‬ ‫‪8-8-5‬‬

‫والكليات في حالة تعذر الطالبة تقديم طلب حذف‬
‫فصل دراسي (اعتذار) عبر البوابة‪:‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫استقبال الطالبة وتدقيق حالتها على النظام األكاديمي موثقة‬ ‫‪1-8-8-5‬‬
‫نموذج حذف فصل‬ ‫استالم طلب حذف فصل دراسي (اعتذار) من الطالبة موثقة‬ ‫‪2-8-8-5‬‬
‫دراسي (اعتذار)‬ ‫موضحاً به سبب االعتذار وملء الطالبة لنموذج حذف الطالبات‬
‫فصل دراسي (اعتذار)‬


‫يتم توجيه الطالبة بطلب حذف فصل دراسي (اعتذار) موثقة‬ ‫‪1-8-8-5‬‬
‫الطالبات‬ ‫ونموذج حذف فصل دراسي (اعتذار) إلى القسم‬
‫يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة‬ ‫‪4-8-8-5‬‬

‫والتأكد من أن إجراء حذف فصل دراسي (اعتذار) قد الطالبات‬
‫تم للطالبة على النظام األكاديمي بعد حصولها على‬
‫موافقة مجلس القسم‪.‬‬
‫االنسحاب‪:‬‬ ‫‪1-8-5‬‬
‫الالئحة الموحدة‬ ‫استالم إخالء الطرف من الطالبة بعد التأكد من منسقة القبول‬ ‫‪1-1-8-5‬‬
‫للدراسات العليا‬ ‫استيفائه‬
‫مساعدة مدير‬ ‫تنفيذ عملية انسحاب الطالبة على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-1-8-5‬‬
‫يتم التنسيق مع وحدة القبول بالعمادة بشأن حاالت مساعدة مدير‬ ‫‪1-1-8-5‬‬
‫الطالبات المنسحبات لنقل ملف الطالبة إلى حاالت وحدة القبول‬
‫الطالب المنسحبين‪.‬‬
‫متابعة تنفيذ االنقطاع وإعادة القيد‪:‬‬ ‫‪10-8-5‬‬
‫قرارات‬ ‫استالم قرارات لجنة الشؤون الطالبية بشأن إعادة مساعدة مدير‬ ‫‪1-10-8-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫القيد من مدير وحدة الشؤون الطالبية‬
‫النظام األكاديمي‪/‬‬ ‫التأكد من إعادة قيد الطالبة على النظام األكاديمي موثقة‬ ‫‪2-10-8-5‬‬
‫نموذج طلب‬ ‫الطالبات‬ ‫والتسجيل لها‬
‫تسجيل مقررات‬


‫كتاب‬ ‫إرسال قرارات لجنة الشؤون الطالبية بشأن إعادة مساعدة مدير‬ ‫‪1-10-8-5‬‬
‫الشؤون‬ ‫القيد إلى وكيلة القسم‪.‬‬
‫متابعة تنفيذ منح فرصة إضافية (تمديد)‪:‬‬ ‫‪11-8-5‬‬
‫يتم استالم صورة من قرار الكلية بالموافقة على مساعدة مدير‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫إعطاء الطالبة فرصة إضافية لمدة فصل دراسي واحد الشؤون‬
‫وقرار الموافقة بفصلين من العمادة‪ .‬من قبل مدير الطالبية‬
‫الشؤون الطالبية‬
‫التدقيق على تنفيذ العملية على النظام األكاديمي موثقة‬ ‫‪2-11-8-5‬‬

‫الطالبات‬ ‫وحفظ صورة في ملف الطالبة‪.‬‬
‫إصدار تقرير مفصل عن الوضع الدراسي للطالبة‪:‬‬ ‫‪12-8-5‬‬
‫يتم استالم طلب التقرير المفصل عن الوضع الدراسي مساعدة مدير‬ ‫‪1-12-8-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫للطالبة‪ ،‬وتحويله إلى القسم األكاديمي بالكلية‪.‬‬
‫إصدار تقرير إلكتروني عن نتائج الطالبة‪:‬‬ ‫‪11-8-5‬‬
‫يتم استالم طلب التقرير اإللكتروني عن نتائج موثقة‬ ‫‪1-11-8-5‬‬

‫الطالبات‬ ‫الطالبة‪.‬‬
‫طباعة تقرير التقرير اإللكتروني عن نتائج الطالبة موثقة‬ ‫‪2-11-8-5‬‬

‫الطالبات‬ ‫من النظام األكاديمي‪.‬‬
‫وكيلة‬ ‫اعتماد التقرير اإللكتروني عن نتائج الطالبة‪.‬‬ ‫‪1-11-8-5‬‬

‫العمادة–‬
‫مساعدة مدير‬


‫وحدة الشؤون‬
‫إصدار تعريف للطالبة‪:‬‬ ‫‪14-8-5‬‬
‫موثقة‬ ‫يتم استالم طلب التعريف من الطالبة‪.‬‬ ‫‪1-14-8-5‬‬

‫موثقة‬ ‫طباعة التعريف من النظام األكاديمي‪.‬‬ ‫‪2-14-8-5‬‬

‫وكيلة‬ ‫اعتماد التعريف‪.‬‬ ‫‪1-14-8-5‬‬

‫استالم نسخة من محضر اجتماع لجنة الشئون مساعدة مديرة محضر اجتماع ‪-‬‬ ‫‪1-15-8-5‬‬
‫القرارات‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫الطالبية والقرارات الخاصة بالطالب ومتابعة تنفيذها‬
‫متابعة الجدول الدراسي بالقاعات الدراسية‪:‬‬ ‫‪16-8-5‬‬
‫نموذج جدول‬ ‫مهندسة‬ ‫يتم كتابة الجداول وفقًا لنموذج الجدول الدراسي‬ ‫‪1-16-8-5‬‬
‫دراسي‬ ‫الشبكة‬
‫يتم وضع الجداول على القاعات الدراسية بما يتناسب مهندسة‬ ‫‪2-16-8-5‬‬
‫مع احتياجات الطالبات – إمكانيات القاعات بما فيها من الشبكة‬


‫أجهزة مساندة‪.‬‬
‫متابعة الجداول في بداية الفصل للتعرف على مهندسة‬ ‫‪1-16-8-5‬‬

‫الشبكة‬ ‫الفراغات المتاحة لالستفادة منها‪.‬‬
‫إعداد تقرير عن أداء طالبات المنح الدراسية‬ ‫‪11-8-5‬‬

‫بالدراسات العليا‪:‬‬
‫وكيلة العمادة نموذج متابعه‬ ‫مخاطبة الكليات بخصوص أداء طالبات المنح الدراسية‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫طالبات المنح‬
‫استالم ردود الكليات بخصوص أداء طالبات المنح وكيلة العمادة‬ ‫‪2-11-8-5‬‬
‫تدقيق ردود الكليات وعمل تقرير عن أداء طالبات مساعدة مدير‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫المنح الدراسية‬
‫يتم إرسال التقرير إلى وكيل العمادة لعرضه على وكيلة العمادة‬ ‫‪4-11-8-5‬‬
‫لجنة المنح الدراسية والباحثين‬
‫تدقيق منح الدرجة العلمية (نظام المقررات‬ ‫‪18-8-5‬‬

‫إيصال استالم‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫التأكد من استيفاء إجراءات المنح واستالم الرسالة‬ ‫‪1-18-8-5‬‬
‫الرسائل العلمية‬ ‫وحدة‬ ‫العلمية وإعطاء الطالبة إيصال استالم‪.‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫مخاطبة مدير وحدة الخريجين بشأن الطالبة‬ ‫‪2-18-8-5‬‬
‫وحدة‬ ‫المتخرجة الستكمال باقي اإلجراءات‬


‫عمل لقاءات تعريفية لطالبات الدراسات العليا الجدد‪:‬‬ ‫‪11-8-5‬‬
‫تشكيل لجنة للتخطيط وتنفيذ اللقاءات التعريفية وكيلة العمادة‬ ‫‪1-11-8-5‬‬

‫لطالب‪/‬طالبات الدراسات العليا بالتنسيق مع لجنة‬
‫التوجيه واإلرشاد األكاديمي بالعمادة‬
‫يتم التواصل مع الجهات المشاركة في اللقاءات وكيلة العمادة‬ ‫‪2-11-8-5‬‬

‫بالتنسيق مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي‬
‫بالعمادة‬
‫مطبوعات ونشرات‬ ‫تجهيز المطبوعات والنشرات الخاصة باللقاء بالتنسيق مسؤولة‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫العالقات العامة‬ ‫مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي بالعمادة‬
‫يتم اإلعالن عن اللقاء عن طريق الموقع اإللكتروني مسئولة الموقع‬ ‫‪4-11-8-5‬‬

‫اإللكتروني‬ ‫والمنتدى‪.‬‬
‫للوكالة‬
‫مساعدة مدير‬ ‫اإلشراف على تجهيز القاعات التي سيعقد بها اللقاءات‬ ‫‪5-11-8-5‬‬
‫استقبال وتوجيه طالبات الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪20-8-5‬‬
‫مشرفة‬ ‫يتم استقبال طالبة الدراسات العليا‬ ‫‪1-20-8-5‬‬

‫مشرفة‬ ‫دراسة االستفسارات وتوجيه الطالبة‪.‬‬ ‫‪2-20-8-5‬‬



‫النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه‬ ‫تجهيز‬ ‫‪21-8-5‬‬
‫النشرات‬ ‫إعداد النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه واإلرشاد مساعدة مدير‬ ‫‪1-21-8-5‬‬
‫والمطبوعات‬ ‫بالتنسيق مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي وحدة الشؤون‬
‫الطالبية‬ ‫بالعمادة‬
‫بالتوجيه مسئولة موقع‬ ‫الخاصة‬ ‫والمطبوعات‬ ‫النشرات‬ ‫إدراج‬ ‫‪2-21-8-5‬‬

‫الوكالة‬ ‫واإلرشاد على موقع الوكالة اإللكتروني‬
‫إتاحة النشرات والمطبوعات للطالبات بوحدة شؤون مساعدة مدير‬ ‫‪1-21-8-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫الطالبات للطالبات‬
‫بالشئون‬ ‫المتعلقة‬ ‫الطالبات‬ ‫مشكالت‬ ‫حصر‬ ‫‪22-8-5‬‬

‫األكاديمية‪:‬‬
‫نموذج تسجيل‬ ‫بالشئون مساعدة مدير‬ ‫المتعلقة‬ ‫الطالبات‬ ‫مشكالت‬ ‫تجميع‬ ‫‪1-22-8-5‬‬
‫مشكلة طالبية‬ ‫األكاديمية من خالل المكالمات الهاتفية للطالبات وحدة الشؤون‬
‫والبريد اإللكتروني‪ ،‬والمنتديات ونموذج تسجيل الطالبية –‬
‫موثقة‬ ‫مشكلة‬
‫مساعدة مدير‬ ‫دراسة وتدقيق المشكالت‬ ‫‪2-22-8-5‬‬

‫موثقة‬


‫كتاب‬ ‫للشؤون وكيلة‬ ‫على وكيل العمادة‬ ‫عرض المشكالت‬ ‫‪1-22-8-5‬‬

‫العمادة‪/‬مساعدة‬ ‫األكاديمية‬
‫الشؤون‬
‫تحديد االحتياجات التدريبية لطالبات الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪21-8-5‬‬
‫استمارة تحديد‬ ‫يتم استالم استمارة تحديد االحتياجات التدريبية موثقة‬ ‫‪1-21-8-5‬‬
‫االحتياجات‬ ‫الطالبات‬ ‫لطالبات الدراسات العليا‬
‫التدريبية لطالب‬
‫مساعدة مدير‬ ‫تجميع االستمارات وتحليلها‬ ‫‪2-21-8-5‬‬

‫كتاب‬ ‫اقتراح الدورات التدريبية وعرضها على وكيل العمادة وكيلة‬ ‫‪1-21-8-5‬‬
‫العمادة‪/‬مساعدة‬ ‫للشؤون األكاديمية‬
‫الشؤون‬
‫متابعة صيانة األجهزة والمعدات التابعة لجميع‬ ‫‪24-8-5‬‬

‫وحدات الوكالة‪:‬‬
‫نموذج صيانة‬ ‫الصيانة مسؤولة‬ ‫نموذج‬ ‫في‬ ‫وتدوينها‬ ‫األعطال‬ ‫حصر‬ ‫‪1-24-8-5‬‬


‫الصيانة‬ ‫وتصديقها‪.‬‬
‫مسؤولة‬ ‫إرسال الطلب إلى وحدة الصيانة‪.‬‬ ‫‪2-24-8-5‬‬

‫الصيانة‬
‫مسؤولة‬ ‫متابعة األعطال وعملية اإلصالح‬ ‫‪1-24-8-5‬‬

‫يتم التأكد من تشغيل أجهزة الصورة وأجهزة الصوت مهندسة‬ ‫‪1-25-8-5‬‬

‫الشبكات‬ ‫وشاشة العرض‪.‬‬
‫مهندسة‬ ‫االتصال باالستوديوهات المقابلة في الدرعية وعليشة‬ ‫‪2-25-8-5‬‬

‫الشبكات‬ ‫والملز للتأكد من سالمة خطوط االتصال الصوت‬
‫والصورة والعروض‪.‬‬
‫متابعة موقع الوكالة على اإلنترنت‪:‬‬ ‫‪26-8-5‬‬
‫استقبال الموضوعات المراد تنزيلها في موقع الوكالة مسئولة موقع‬ ‫‪1-26-8-5‬‬

‫الوكالة‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫تدقيق واعتماد الموضوعات‬ ‫‪2-26-8-5‬‬
‫مسئولة موقع‬ ‫تنزيل الموضوعات في موقع الوكالة‬ ‫‪1-26-8-5‬‬

‫ب‪ -‬وحدة الشئون اإلدارية والمالية‪:‬‬
‫مباشرة العمل بعد القيام‪:‬‬ ‫‪21-8-5‬‬
‫استقبال الموظفة الجديدة المعينة من قبل عمادة وكيلة العمادة‬ ‫‪1-21-8-5‬‬


‫شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين‬
‫يتم إرسال بيانات مباشرة العمل للموظفة ورقياً إلى مساعدة مدير‬ ‫‪2-21-8-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫مدير عام شئون الموظفين وهيئة التدريس‬
‫يتم عمل لقاءات تعريفية بطبيعة األعمال داخل جميع مساعدة مدير‬ ‫‪1-21-8-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫وحدات وكالة العمادة للموظفة‬
‫والمسئوليات وكيلة العمادة كتاب تكليف‬ ‫بالمهام‬ ‫تكليف‬ ‫كتاب‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫‪4-21-8-5‬‬
‫حضور وانصراف الموظفات‪:‬‬ ‫‪28-8-5‬‬
‫بيان حضور‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫إنزال البيان اليومي بعد كتابة اليوم والتاريخ‪.‬‬ ‫‪1-28-8-5‬‬
‫وانصراف‬ ‫وحدة الشؤون‬
‫الموظفات‬ ‫اإلدارية‬
‫جميع‬ ‫توقيع الموظفة وكتابة وقت الحضور‬ ‫‪2-28-8-5‬‬

‫الموظفات‬
‫مساعدة مدير‬ ‫إقفال التوقيع الساعة (‪ )8‬صباحاً‬ ‫‪1-28-8-5‬‬



‫وكيلة‬ ‫المصادقة على حضور وتغيب الموظفات‬ ‫‪4-28-8-5‬‬
‫العمادة‪/‬‬
‫إنزال البيان الساعة (‪ )2،15‬ظهراً والبدء في السماح مساعدة مدير‬ ‫‪5-28-8-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫للموظفات بتوقيع الخروج‬
‫جميع‬ ‫توقيع الموظفات وكتابة وقت االنصراف‬ ‫‪6-28-8-5‬‬

‫مساعدة مدير‬ ‫انتهاء التوقيع الساعة (‪ )2،10‬ورفع البيان‬ ‫‪1-28-8-5‬‬

‫وكيلة‬ ‫المصادقة على بيان الحضور واالنصراف‬ ‫‪8-28-8-5‬‬

‫اإلجازات‪:‬‬ ‫‪21-8-5‬‬


‫نموذج أجازة‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫تعبئة نموذج الطلب الحصول على أجازة‬ ‫‪1-21-8-5‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫اعتماد طلب األجازة من صاحب الصالحية‬ ‫‪2-21-8-5‬‬
‫تصدير طلب األجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر‬ ‫‪1-21-8-5‬‬
‫قطع أجازة‪:‬‬ ‫‪10-8-5‬‬
‫يتم صياغة كتاب موجه لعمادة شؤون الموظفين مساعدة مدير‬ ‫‪1-10-8-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫بالجامعة بخصوص قطع اإلجازة‪.‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫اعتماد كتاب قطع اإلجازة من صاحب الصالحية‬ ‫‪2-10-8-5‬‬
‫تصدير كتاب قطع اإلجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر‬ ‫‪1-10-8-5‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫إبالغ وكيلة العمادة بغياب الموظفة‬ ‫‪1-11-8-5‬‬

‫إرسال كتاب لمعرفة سبب غياب الموظفة إلى رئيسة وكيلة العمادة‬ ‫‪2-11-8-5‬‬


‫الموظفة‬
‫إحالة الكتاب إلى وكيلة العمادة موضحاً فيه سبب رئيسة‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫الموظفة‬ ‫الغياب‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫إحالة الكتاب إلى وحدة الشؤون المالية واإلدارية‪.‬‬ ‫‪4-11-8-5‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫في حاله وجود عذر يتم حفظ األوراق‬ ‫‪5-11-8-5‬‬
‫في حاله عدم وجود عذر يتم صياغة كتاب موجه مساعدة مدير‬ ‫‪6-11-8-5‬‬
‫لعمادة شؤون الموظفين بالجامعة بخصوص تغيب وحدة الشؤون‬
‫اإلدارية‬ ‫الموظفة‬
‫اعتماد الكتاب وإحالته إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة وكيلة العمادة‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫التدريس والموظفين بالجامعة‬
‫نموذج استئذان‬ ‫الموظفة‬ ‫تعبئه النموذج المعد وتقديمه إلى الرئيسة المباشرة‬ ‫‪1-12-8-5‬‬
‫أثناء الدوام‬
‫(موظفة)‬
‫في حالة الموافقة يتم اعتماد الطلب وفي حالة عدم الرئيسة‬ ‫‪2-12-8-5‬‬
‫المباشرة‬ ‫الموافقة يتم االعتذار ويعاد الطلب للموظفة‬
‫مساعدة مدير‬ ‫في حالة االعتماد يتم حفظ الطلب‬ ‫‪1-12-8-5‬‬



‫الرفع باألجازات المرضية‪:‬‬ ‫‪11-8-5‬‬
‫تقرير طبي –‬ ‫استالم التقرير الطبي من الموظفة وتعبئة استمارة مساعدة مدير‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫استمارة المعلومات‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫المعلومات لعرضها على اللجنة الطبية‬
‫مخاطبة شئون الموظفات وإرفاق االستمارة والتقرير مساعدة مدير‬ ‫‪2-11-8-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫الطبي‪.‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫حفظ نسخة من األوراق ووضعها في ملف الموظفة‪.‬‬ ‫‪1-11-8-5‬‬

‫االنضباط الشهري للموظفات‪:‬‬ ‫‪14-8-5‬‬
‫السجل الشهري‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫يتم تسجيل يومي لمواعيد حضور وانصراف الموظفة‬ ‫‪1-14-8-5‬‬
‫لمتابعة االنضباط‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫وحاالت االستئذان أثناء الدوام في نموذج السجل‬
‫بأوقات الدوام‬ ‫اإلدارية‬ ‫الشهري لمتابعة االنضباط بأوقات الدوام الرسمي‬
‫(موظفة)‬ ‫والمالية‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫حصر الساعات التي بدون عذر واتخاذ الالزم في ضوء‬ ‫‪2-14-8-5‬‬
‫– مديرة‬ ‫اللوائح المنظمة‬


‫الوحدة‬
‫إعداد التقييم السنوي لموظفات العمادة‪:‬‬ ‫‪15-8-5‬‬
‫استمارة تقييم‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫توزيع استمارة تقييم األداء على رئيسات الوحدات‪.‬‬ ‫‪1-15-8-5‬‬
‫األداء‬ ‫وحدة الشؤون‬
‫مساعدة مدير‬ ‫استالم استمارات تقييم أداء الموظفين‪.‬‬ ‫‪2-15-8-5‬‬

‫إرسال استمارات تقييم أداء الموظفات لعميد الدراسات وكيلة العمادة‬ ‫‪1-15-8-5‬‬
‫العليا لالعتماد‬
‫تحديد احتياجات الوحدات المختلفة من الوظائف وكيلة العمادة‬ ‫‪1-16-8-5‬‬

‫المعتمدة في ضوء طبيعة األعمال وبلوغ الموظفات – مساعدة‬
‫مدير وحدة‬ ‫القائمات لسن التقاعد‬
‫الشؤون‬
‫إرسال االحتياجات من الموظفات إلى مدير وحدة مساعدة مدير‬ ‫‪2-16-8-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫الشؤون المالية واإلدارية بالعمادة‪.‬‬


‫المناوبة المسائية لمكتب وكيلة العمادة‪:‬‬ ‫‪11-8-5‬‬
‫جدول المناوبة‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫يتم تسليم الموظفات جدول يبين أيام المناوبة‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫المسائية لمكتب‬ ‫وحدة الشؤون‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫اإلدارية‬
‫نموذج األعمال‬ ‫يتم إعطاء كل موظفة نموذج األعمال الزائدة عن مساعدة مدير‬ ‫‪2-11-8-5‬‬
‫الزائدة‬ ‫الدوام الرسمي وتوقيعها أيام المناوبة حضورا وحدة الشؤون‬
‫اإلدارية‬ ‫وانصرافا‬
‫مساعدة مدير‬ ‫حصر أيام المناوبة لكل موظفة آخر العام‬ ‫‪1-11-8-5‬‬
‫مسئولة الوارد‬ ‫استالم الوارد‬ ‫‪1-18-8-5‬‬
‫مسئولة الوارد‬ ‫التأكد من أن الوارد مسجل على مدار‬ ‫‪2-18-8-5‬‬
‫توزيع الوارد على الشخص المحول إليه (وكيلة مسئولة الوارد‬ ‫‪1-18-8-5‬‬
‫العمادة – رئيسات الوحدات ‪)...‬‬
‫الوارد من (طالبة – عضو هيئة تدريس – موظفة)‬ ‫‪11-8-5‬‬



‫مسئولة الوارد‬ ‫تسجيل الوارد على مدار برقم وارد‬ ‫‪2-11-8-5‬‬
‫تسجيل الوارد على مدار برقم وارد مع إضافة اسم مسئولة الوارد‬ ‫‪2-40-8-5‬‬
‫تصدير المعاملة على مدار برقم جديد في حالة مسئولة الصادر‬ ‫‪1-41-8-5‬‬
‫المعاملة الجديدة أما في حالة المعاملة القديمة تأخذ‬
‫نفس الرقم‬
‫مسئولة الصادر‬ ‫أرشفة الصادر كمرفق على مدار‬ ‫‪2-41-8-5‬‬
‫أرشفة الصادر ورقياً وحفظه في ملف وكذلك مسئولة الصادر‬ ‫‪1-41-8-5‬‬

‫إلكترونياً على الحاسب ائلي‬
‫تزويد مستودع وكالة العمادة بالمواد‪:‬‬ ‫‪42-8-5‬‬
‫نموذج صرف مواد‬ ‫تعبئة نموذج صرف مواد من المستودع الرئيس مسئولة‬ ‫‪1-42-8-5‬‬
‫من المستودع‬ ‫المستودع‬ ‫بالجامعة‬
‫الرئيس بالجامعة‬


‫مساعدة مدير‬ ‫إحالة النموذج لوكيلة العمادة لالعتماد‬ ‫‪2-42-8-5‬‬
‫صرف المواد من المستودع الرئيس‬ ‫‪1-42-8-5‬‬
‫مسئولة‬ ‫إدخال المواد مستودع الوكالة‬ ‫‪4-42-8-5‬‬

‫صرف مواد من مستودع وكالة العمادة‪:‬‬ ‫‪41-8-5‬‬
‫نموذج طلب مواد‬ ‫الموظفة‬ ‫تعبئة النموذج واعتماده من قبل الرئيسة المباشرة‬ ‫‪1-41-8-5‬‬
‫من مستودع وكالة‬
‫إحالة الطلب لمساعدة مدير وحدة الشؤون المالية مديرة الوحدة‬ ‫‪2-41-8-5‬‬
‫التابعة لها‬ ‫واإلدارية لالعتماد‬
‫مساعدة مدير‬ ‫إحالة الطلب لمسؤولة المستودع‬ ‫‪1-41-8-5‬‬

‫مسئولة‬ ‫تسليم المواد لطالبة الخدمة‬ ‫‪4-41-8-5‬‬

‫صرف بدل الكتب والمراجع وفق القواعد المنظمة‪:‬‬ ‫‪44-8-5‬‬


‫نموذج طلب صرف‬ ‫يتم استالم طلبات صرف بدل الكتب والمراجع من مسؤولة‬ ‫‪1-44-8-5‬‬
‫الشؤون المالية بدل الكتب‬ ‫الطالبات‬
‫والمراجع‬ ‫للطالبات‬
‫(طالبات)‬
‫دراسة طلب صرف بدل الكتب والمراجع في ضوء مسؤولة‬ ‫‪2-44-8-5‬‬

‫الشؤون المالية‬ ‫القواعد المنظمة لذلك‬
‫للطالبات‬
‫وكيلة‬ ‫اعتماد طلب صرف بدل الكتب والمراجع‬ ‫‪1-44-8-5‬‬

‫إرسال طلبات صرف بدل الكتب إلى عمادة القبول وكيلة العمادة‬ ‫‪4-44-8-5‬‬
‫والتسجيل أما في حالة الطالبات الموظفات بالجامعة‬
‫يتم إرسالها إلى عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس‬
‫والموظفين‬
‫صرف بدل طباعة رسالة الماجستير‪/‬الدكتوراه وفق‬ ‫‪45-8-5‬‬

‫القواعد المنظمة‪:‬‬
‫نموذج طلب صرف‬ ‫يتم استالم طلبات صرف بدل طباعة الرسالة من مسؤولة‬ ‫‪1-45-8-5‬‬
‫الطالبات بعد توجيهن إلى وكيلة القسم للتوقيع على الشؤون المالية بدل طباعة رسالة‬
‫(طالبات)‬ ‫للطالبات‬ ‫الطلب‬


‫وكيلة‬ ‫اعتماد طلب صرف بدل طباعة الرسالة‬ ‫‪2-45-8-5‬‬
‫إرسال طلبات صرف بدل طباعة الرسالة إلى عمادة وكيلة العمادة‬ ‫‪1-45-8-5‬‬
‫القبول والتسجيل أما في حالة الطالبات الموظفات‬
‫بالجامعة يتم إرسالها إلى عمادة شئون أعضاء هيئة‬
‫الرفع بالبدالت والمكافآت الخاصة بموظفات وكالة‬ ‫‪46-8-5‬‬

‫العمادة إلى الجهات المختصة‪:‬‬
‫للبدالت وكيلة العمادة قوائم الموظفات‬ ‫المستحقات‬ ‫الموظفات‬ ‫قوائم‬ ‫تجهيز‬ ‫‪1-46-8-5‬‬
‫المستحقات‬ ‫– مساعدة‬ ‫والمكافآت‬
‫الشؤون‬
‫اعتماد قوائم الموظفات المستحقات للبدالت والمكافآت وكيلة العمادة‬ ‫‪2-46-8-5‬‬
‫رفع قوائم الموظفات المستحقات للبدالت والمكافآت وكيلة العمادة‬ ‫‪1-46-8-5‬‬

‫للجهات المختصة‬
‫التشغيل الطالبي‪:‬‬ ‫‪41-8-5‬‬


‫استالم كتاب من عمادة شؤون الطالب بتخصيص وكيلة العمادة‬ ‫‪1-41-8-5‬‬
‫ساعات للتشغيل الطالبي مع بداية كل فصل دراسي‪.‬‬
‫اإلعالن عن ساعات التشغيل عن طريق موقع وكالة مسئولة موقع‬ ‫‪2-41-8-5‬‬

‫وكالة العمادة‬ ‫العمادة وفي لوحات اإلعالنات‪.‬‬
‫نموذج حضور‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫تسجيل حضور الطالبات وانصرافهن طوال الفصل‪.‬‬ ‫‪1-41-8-5‬‬
‫وانصراف طالبات‬ ‫وحدة الشؤون‬
‫التشغيل‬ ‫اإلدارية‬
‫مساعدة مدير‬ ‫حساب الساعات التشغيلية للطالبات نهاية الفصل‪.‬‬ ‫‪4-41-8-5‬‬

‫الرفع بالساعات التشغيلية للطالبات لعمادة شؤون وكيلة العمادة نموذج عقد تشغيل‬ ‫‪5-41-8-5‬‬
‫الطالب‬
‫للطالبات‬ ‫مخفضة‬ ‫تذكرة‬ ‫طلب‬ ‫إقرار‬ ‫اعتماد‬ ‫‪48-8-5‬‬

‫السعوديات‪:‬‬
‫نموذج إقرار طلب‬ ‫للطالبات مساعدة مدير‬ ‫مخفضة‬ ‫تذكرة‬ ‫طلب‬ ‫إقرار‬ ‫إعطاء‬ ‫‪1-48-8-5‬‬
‫تذكرة مخفضة‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫السعوديات‪.‬‬
‫للطالبات‬ ‫اإلدارية‬
‫السعوديات‬ ‫والمالية‬
‫مراجعة استحقاق الطالبة للتخفيض واعتماد اإلقرار وكيلة العمادة‬ ‫‪2-48-8-5‬‬

‫‪ -‬مساعدة‬ ‫وتسليمه للطالبة‬


‫الشؤون‬
‫نقل عهدة‪:‬‬ ‫‪41-8-5‬‬
‫نموذج نقل عهدة‬ ‫مشرفة‬ ‫تعبئة نموذج نقل عهده بالصنف والعدد والحالة‪.‬‬ ‫‪1-41-8-5‬‬
‫مشرفة‬ ‫توقيع التسليم واالستالم وحفظ نسخة بالملف‬ ‫‪2-41-8-5‬‬

‫الصيانة‬ ‫الخاص‪.‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫إرسال كتاب ونموذج النقل (إلدارة مراقبة العهدة)‪.‬‬ ‫‪1-41-8-5‬‬
‫‪ -‬مشرفة‬
‫مشرفة‬ ‫متابعة المعاملة حتى يتم إسقاط العهدة من المستلم‪.‬‬ ‫‪4-41-8-5‬‬

‫الخدمات والنقل‪:‬‬ ‫‪50-8-5‬‬
‫وكيلة العمادة نموذج النقل‬ ‫تعبئة نموذج نقل وتوضيحه وتصديقه‪.‬‬ ‫‪1-50-8-5‬‬
‫مشرفة‬ ‫إرسال النموذج على إدارة الخدمات‪.‬‬ ‫‪2-50-8-5‬‬



‫مشرفة‬ ‫متابعة النقل في اليوم التالي ‪.‬‬ ‫‪1-50-8-5‬‬
‫صيانة المبنى‪:‬‬ ‫‪51-8-5‬‬
‫نموذج صيانة‬ ‫حصر األعطال وتدوينها في نموذج الصيانة وتصديقه‪ .‬مساعدة مدير‬ ‫‪1-51-8-5‬‬
‫والمالية ‪-‬‬
‫مشرفة‬
‫مشرفة‬ ‫إرسال الطلب إلى وحدة الصيانة‪.‬‬ ‫‪2-51-8-5‬‬

‫نموذج صيانة‬ ‫مشرفة‬ ‫متابعة األعطال وإصالحها‬ ‫‪1-51-8-5‬‬

‫الرجيع‪:‬‬ ‫‪52-8-5‬‬
‫نموذج رجيع‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫حصر األجهزة واألثاث المراد إرجاعه وتعبئة النموذج‬ ‫‪1-52-8-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫الخاص وتصديقه‪.‬‬
‫مشرفة‬
‫مشرفة‬ ‫حفظ نسخته من النموذج بالملف الخاص‪.‬‬ ‫‪2-52-8-5‬‬



‫مشرفة‬ ‫صياغة كتاب إلدارة مراقبة العهد باستالم الرجيع مع‬ ‫‪1-52-8-5‬‬
‫الصيانة‬ ‫إرفاق النموذج الخاص‪.‬‬
‫مشرفة‬ ‫متابعة إرسال الرجيع إلى مستودع الرجيع بالدرعية‪.‬‬ ‫‪4-52-8-5‬‬

‫استئجار صندوق‪:‬‬ ‫‪51-8-5‬‬
‫نموذج استئجار‬ ‫تملئ الطالبة نموذج استئجار صندوق ويصدق من مشرفة‬ ‫‪1-51-8-5‬‬
‫صندوق‬ ‫الصيانة‬ ‫مشرفة الصيانة‬
‫مشرفة‬ ‫استالم المبلغ وإرفاقه مع طلب االستئجار وتسليمه‬ ‫‪2-51-8-5‬‬

‫الصيانة‬ ‫إلى رئيسة الشئون المالية واإلدارية‬
‫مشرفة‬ ‫بنهاية مدة اإليجار يتم استالم المفتاح من الطالبة‬ ‫‪1-51-8-5‬‬

‫الصيانة‬ ‫وفي حال عدم حضورها يبدل القفل بقفل جديد‬
‫تزويد وسائل اإلعالم بالتقارير الصحفية عن نشاطات‬ ‫‪54-8-5‬‬

‫وإنجازات الوكالة‪:‬‬
‫تقرير صحفي عن‬ ‫مسؤولة‬ ‫إعداد تقرير صحفي عن نشاطات وإنجازات الوكالة‬ ‫‪1-54-8-5‬‬
‫العالقات العامة نشاطات وإنجازات‬
‫الوكالة‬ ‫واإلعالم‬
‫إرسال التقرير الصحفي إلكترونياً إلى صحيفة رسالة وكيلة العمادة‬ ‫‪2-54-8-5‬‬
‫الجامعة الصادرة عن قسم اإلعالم بكلية ائداب‬
‫بالجامعة وكذلك لوكيل العمادة‬
‫متابعة إدراج التقرير الصحفي في صحيفة رسالة مسؤولة‬ ‫‪1-54-8-5‬‬

‫العالقات العامة‬ ‫الجامعة‬


‫إعداد النشرات الدورية المتعلقة بإبراز نشاطات‬ ‫‪55-8-5‬‬

‫الوكالة‪:‬‬
‫نشرة دورية عن‬ ‫إعداد نشرة دورية عن نشاطات وإنجازات الوكالة في مسؤولة‬ ‫‪1-55-8-5‬‬
‫العالقات العامة نشاطات وإنجازات‬ ‫نهاية الفصل الدراسي‬
‫مراجعة النشرة الدورية المتعلقة بنشاطات وإنجازات وكيلة العمادة‬ ‫‪2-55-8-5‬‬

‫وكيلة العمادة‬ ‫إرسال النشرة الدورية إلى وكيل العمادة لالعتماد‬ ‫‪1-55-8-5‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫إرسال النشرة الدورية الكترونياً إلى مطبعة الجامعة‬ ‫‪4-55-8-5‬‬
‫متابعة وضع نسخ من النشرة في األماكن المخصصة مسؤولة‬ ‫‪5-55-8-5‬‬

‫العالقات العامة‬ ‫لها بحيث تكون متاحة لكل المستفيدين وذوي العالقة‬

‫‪ 1-5‬إجراءات العمل بوكالة العمادة لشؤون الطالبات بالملز‪:‬‬

‫أ‪-‬وحدة شؤون الطالبات‪:‬‬
‫إرشاد الطالبات بإجراءات التقديم والقبول‪:‬‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫نموذج مشكالت‬ ‫استقبال استفسارات الطالبات حول إجراءات التقديم منسقة القبول‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫التقديم‬ ‫والقبول عن طريق الهاتف أو بالحضور الشخصي‬
‫للطالبة أو البريد اإللكتروني وتسجيل نواقص الملفات‬
‫المطلوبة إن وجدت‬
‫البريد اإللكتروني ‪-‬‬ ‫منسقة القبول‬ ‫التواصل مع مسئول بوابة القبول بشأن استفسارات‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫الهاتف‬ ‫ومشكالت الطالبات‬
‫الهاتف– البريد‬ ‫منسقة القبول‬ ‫متابعه المشكلة وإبالغ الطالبة عند حل المشكلة‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫استالم وتدقيق ملفات الطالبات‪:‬‬ ‫‪2-1-5‬‬
‫يتم استالم ملف واحد لكل طالبة يدويا إذا لم يتم منسقة القبول‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫إرسالها عبر البريد إلى عمادة الدراسات العليا‪.‬‬
‫منسقة القبول‬ ‫تدقيق مستندات الطالبة‬ ‫‪2-2-1-5‬‬
‫نموذج استالم‬ ‫منسقة القبول‬ ‫يتم توقيع الطالبة على نموذج استالم الملفات‪.‬‬ ‫‪1-2-1-5‬‬
‫الملفات‬
‫مساعدة مدير‬ ‫يتم إصدار رقم جامعي للطالبة‬ ‫‪4-2-1-5‬‬

‫متابعة إصدار األرقام الجامعية للطالبات‪:‬‬ ‫‪1-1-5‬‬


‫نموذج مشكالت‬ ‫استقبال استفسارات الطالبات حول مشكلة تتعلق منسقة القبول‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫التقديم‬ ‫بإصدار األرقام الجامعية عن طريق الهاتف أو‬
‫بالحضور الشخصي للطالبة‪.‬‬
‫منسقة القبول‬ ‫دراسة أسباب عدم إصدار الرقم الجامعي‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫مخاطبة مدير وحدة القبول بالعمادة بأسماء الطالبات مساعدة مدير‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫الالتي لم يصدر لهن أرقام جامعية ويرفق معه وحدة القبول‬
‫ملفاتهن‬
‫يتم متابعة وضع الطالبة باستمرار عن طريق النظام منسقة القبول‬ ‫‪4-1-1-5‬‬
‫الهاتف– البريد‬ ‫منسقة القبول‬ ‫إبالغ الطالبة برقمها الجامعي‬ ‫‪5-1-1-5‬‬

‫رفع إيقاف الطالبة حتى تتمكن من تسجيل المقررات‪:‬‬ ‫‪4-1-5‬‬
‫يتم دراسة المشكلة والتواصل مع الطالبة إلحضار إما مساعدة مدير‬ ‫‪1-4-1-5‬‬
‫شهادة اللغة اإلنجليزية المطلوبة أو امتحان القدرات وحدة القبول‬
‫أو موافقة جهة العمل‬
‫يتم إحالة الحالة لمدير وحدة القبول لرفع االيقاف مساعدة مدير‬ ‫‪2-4-1-5‬‬
‫وحدة القبول‬ ‫بعد التأكد من استيفاء النواقص‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫يتم متابعة رفع اإليقاف من خالل النظام األكاديمي‬ ‫‪1-4-1-5‬‬
‫متابعة تسجيل مقررات الطالبة مع منسقة القسم موثقة الطالبات النظام األكاديمي‬ ‫‪4-4-1-5‬‬
‫بالكلية‬


‫حل مشكالت تسجيل الطالبات للمقررات على النظام‬ ‫‪5-1-5‬‬
‫استالم نموذج تسجيل المقررات التي يوجد بها مشكلة موثقة الطالبات نموذج طلب تسجيل‬ ‫‪1-5-1-5‬‬
‫مقررات‬ ‫من منسقة الدراسات العليا بالقسم‬
‫يتم التدقيق والمطابقة بين خطة الطالبة والمقررات موثقة الطالبات الئحة برامج‬ ‫‪2-5-1-5‬‬
‫الدراسات العليا‬ ‫التكميلية و تسجيل المقررات على النظام األكاديمي‬
‫موثقة الطالبات‬ ‫تسجيل المقررات على النظام األكاديمي‬ ‫‪1-5-1-5‬‬
‫موثقة الطالبات النظام األكاديمي‬ ‫المتابعة للتأكد من تسجيل المقررات‬ ‫‪4-5-1-5‬‬
‫موثقة الطالبات‬ ‫حفظ نموذج تسجيل المقررات بملف الطالبة‬ ‫‪5-5-1-5‬‬
‫متابعة تأجيل القبول مع األقسام والكليات في حالة‬ ‫‪6-1-5‬‬

‫تعذر الطالبة تقديم طلب تأجيل القبول عبر البوابة‪:‬‬
‫استالم طلب تأجيل القبول من الطالبة موضحاً به سبب موثقة الطالبات نموذج تأجيل قبول‬ ‫‪1-6-1-5‬‬
‫التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل القبول‬
‫يتم توجيه الطالبة بطلب التأجيل ونموذج تأجيل موثقة الطالبات‬ ‫‪2-6-1-5‬‬
‫القبول إلى القسم‬
‫يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة الطالبات النظام األكاديمي‬ ‫‪1-6-1-5‬‬
‫والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على‬
‫متابعة تأجيل الدراسة مع األقسام والكليات في حالة‬ ‫‪1-1-5‬‬

‫تعذر الطالبة تقديم طلب تأجيل الدراسة عبر البوابة‪:‬‬


‫موثقة الطالبات‬ ‫استقبال الطالبة وتدقيق حالتها على النظام األكاديمي‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫استالم طلب تأجيل الدراسة من الطالبة موضحاً به موثقة الطالبات نموذج تأجيل‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫الدراسة‬ ‫سبب التأجيل وملء الطالبة نموذج تأجيل الدراسة‬
‫يتم توجيه الطالبة بطلب التأجيل ونموذج تأجيل موثقة الطالبات‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫الدراسة إلى القسم‬
‫يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة الطالبات النظام األكاديمي‬ ‫‪4-1-1-5‬‬
‫والتأكد من أن إجراء التأجيل قد تم للطالبة على‬
‫متابعة حذف فصل دراسي (اعتذار) مع األقسام‬ ‫‪8-1-5‬‬

‫والكليات في حالة تعذر الطالبة تقديم طلب حذف‬
‫فصل دراسي (اعتذار) عبر البوابة‪:‬‬
‫موثقة الطالبات النظام األكاديمي‬ ‫استقبال الطالبة وتدقيق حالتها على النظام األكاديمي‬ ‫‪1-8-1-5‬‬
‫استالم طلب حذف فصل دراسي (اعتذار) من الطالبة موثقة الطالبات نموذج حذف فصل‬ ‫‪2-8-1-5‬‬
‫دراسي (اعتذار)‬ ‫موضحاً به سبب االعتذار وملء الطالبة لنموذج حذف‬
‫فصل دراسي (اعتذار)‬
‫يتم توجيه الطالبة بطلب حذف فصل دراسي (اعتذار) موثقة الطالبات‬ ‫‪1-8-1-5‬‬
‫ونموذج حذف فصل دراسي (اعتذار) إلى القسم‬
‫يتم المتابعة مع منسقه الدراسات العليا في القسم موثقة الطالبات‬ ‫‪4-8-1-5‬‬

‫والتأكد من أن إجراء حذف فصل دراسي (اعتذار) قد‬
‫تم للطالبة على النظام األكاديمي بعد حصولها على‬
‫موافقة مجلس القسم‪.‬‬


‫االنسحاب‪:‬‬ ‫‪1-1-5‬‬
‫الالئحة الموحدة‬ ‫استالم إخالء الطرف من الطالبة بعد التأكد من منسقة القبول‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫للدراسات العليا‬ ‫استيفائه‬
‫مساعدة مدير‬ ‫تنفيذ عملية انسحاب الطالبة على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-1-1-5‬‬
‫كتاب‬ ‫يتم التنسيق مع وحدة القبول بالعمادة بشأن حاالت مساعدة مدير‬ ‫‪1-1-1-5‬‬
‫الطالبات المنسحبات لنقل ملف الطالبة إلى حاالت وحدة القبول‬
‫الطالب المنسحبين‪ ،‬وتحرير كتاب للقسم األكاديمي‬
‫إلبالغه بذلك‪.‬‬
‫متابعة تنفيذ االنقطاع وإعادة القيد‪:‬‬ ‫‪10-1-5‬‬
‫قرارات‬ ‫استالم قرارات لجنة الشؤون الطالبية بشأن إعادة القيد مساعدة مدير‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫من مدير وحدة الشؤون الطالبية‬
‫النظام األكاديمي ‪/‬‬ ‫التأكد من إعادة قيد الطالبة على النظام األكاديمي مساعدة مدير‬ ‫‪2-10-1-5‬‬
‫نموذج تسجيل‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫والتسجيل لها‬
‫الطالبية‪/‬موثقة‬
‫كتاب‬ ‫إرسال قرارات لجنة الشؤون الطالبية بشأن إعادة القيد مساعدة مدير‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫إلى وكيلة القسم‪.‬‬
‫متابعة تنفيذ منح فرصة إضافية (تمديد)‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬


‫يتم استالم صورة من قرار العمادة بالموافقة على مساعدة مدير‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫إعطاء الطالبة فرصة إضافية من قبل مدير وحدة وحدة الشؤون‬
‫الطالبية‬ ‫الشؤون الطالبية‬
‫نموذج طلب تسجيل‬ ‫التدقيق على تنفيذ العملية على النظام األكاديمي مساعدة مدير‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫مقررات‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫وحفظ صورة في ملف الطالبة والتسجيل لها‪.‬‬
‫الطالبية‪/‬موثقة‬
‫إصدار تقرير مفصل عن الوضع الدراسي للطالبة‪:‬‬ ‫‪12-1-5‬‬
‫يتم استالم طلب التقرير المفصل عن الوضع الدراسي مساعدة مدير‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫للطالبة‪ ،‬وتحويله إلى القسم األكاديمي بالكلية‪.‬‬
‫إصدار تقرير إلكتروني عن نتائج الطالبة‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫يتم استالم طلب التقرير اإللكتروني عن نتائج الطالبة‪ .‬موثقة الطالبات‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫طباعة التقرير اإللكتروني عن نتائج الطالبة من موثقة الطالبات‬ ‫‪2-11-1-5‬‬

‫النظام األكاديمي‪.‬‬
‫وكيلة‬ ‫اعتماد التقرير اإللكتروني عن نتائج الطالبة‪.‬‬ ‫‪1-11-1-5‬‬

‫إصدار تعريف للطالبة‪:‬‬ ‫‪14-1-5‬‬


‫موثقة الطالبات‬ ‫يتم استالم طلب التعريف من الطالبة‪.‬‬ ‫‪1-14-1-5‬‬
‫موثقة الطالبات‬ ‫طباعة التعريف من النظام األكاديمي‪.‬‬ ‫‪2-14-1-5‬‬
‫وكيلة‬ ‫اعتماد التعريف‪.‬‬ ‫‪1-14-1-5‬‬

‫محضر اجتماع ‪-‬‬ ‫استالم نسخة من محضر اجتماع لجنة الشئون مساعدة مديرة‬ ‫‪1-15-1-5‬‬
‫القرارات‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫الطالبية والقرارات الخاصة بالطالب ومتابعة تنفيذها‬
‫إعداد تقرير عن أداء طالبات المنح الدراسية بالدراسات‬ ‫‪16-1-5‬‬

‫نموذج متابعه‬ ‫وكيلة العمادة‬ ‫مخاطبة الكليات بخصوص أداء طالبات المنح الدراسية‬ ‫‪1-16-1-5‬‬
‫طالبات المنح‬
‫استالم ردود الكليات بخصوص أداء طالبات المنح وكيلة العمادة‬ ‫‪2-16-1-5‬‬
‫تدقيق ردود الكليات وعمل تقرير عن أداء طالبات مساعدة مدير‬ ‫‪1-16-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫المنح الدراسية‬
‫يتم إرسال التقرير إلى وكيل العمادة لعرضه على وكيلة العمادة‬ ‫‪4-16-1-5‬‬


‫لجنة المنح الدراسية والباحثين‬
‫تدقيق منح الدرجة العلمية (نظام المقررات‬ ‫‪11-1-5‬‬

‫إيصال استالم‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫التأكد من استيفاء إجراءات المنح واستالم الرسالة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫الرسائل العلمية‬ ‫وحدة‬ ‫العلمية وإعطاء الطالبة إيصال استالم‪.‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫مخاطبة مدير وحدة الخريجين بشأن الطالبة‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫وحدة‬ ‫المتخرجة الستكمال باقي اإلجراءات‬
‫عمل لقاءات تعريفية لطالبات الدراسات العليا الجدد‪:‬‬ ‫‪18-1-5‬‬
‫تشكيل لجنة للتخطيط وتنفيذ اللقاءات التعريفية وكيلة العمادة‬ ‫‪1-18-1-5‬‬

‫لطالب‪/‬طالبات الدراسات العليا بالتنسيق مع لجنة‬
‫التوجيه واإلرشاد األكاديمي بالعمادة‬
‫يتم التواصل مع الجهات المشاركة في اللقاءات وكيلة العمادة‬ ‫‪2-18-1-5‬‬

‫بالتنسيق مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي‬
‫مطبوعات ونشرات‬ ‫تجهيز المطبوعات والنشرات الخاصة باللقاء بالتنسيق مسؤولة‬ ‫‪1-18-1-5‬‬
‫العالقات العامة‬ ‫مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي بالعمادة‬
‫يتم اإلعالن عن اللقاء عن طريق الموقع اإللكتروني مسئولة الموقع‬ ‫‪4-18-1-5‬‬

‫اإللكتروني‬ ‫والمنتدى‪.‬‬
‫للوكالة‬


‫مسؤولة‬ ‫اإلشراف على تجهيز القاعات التي سيعقد بها اللقاءات‬ ‫‪5-18-1-5‬‬
‫العالقات العامة‬
‫استقبال وتوجيه طالبات الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫موثقة الطالبات‬ ‫يتم استقبال طالبة الدراسات العليا‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫موثقة الطالبات‬ ‫دراسة االستفسارات وتوجيه الطالبة‪.‬‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫بالتوجيه‬ ‫الخاصة‬ ‫والمطبوعات‬ ‫النشرات‬ ‫تجهيز‬ ‫‪20-1-5‬‬

‫النشرات‬ ‫إعداد النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه واإلرشاد مسؤولة‬ ‫‪1-20-1-5‬‬

‫بالتنسيق مع لجنة التوجيه واإلرشاد األكاديمي العالقات العامة والمطبوعات‬
‫إدراج النشرات والمطبوعات الخاصة بالتوجيه واإلرشاد مسئولة موقع‬ ‫‪2-20-1-5‬‬

‫الوكالة‬ ‫على موقع الوكالة اإللكتروني‬
‫إتاحة النشرات والمطبوعات للطالبات بوحدة شؤون مساعدة مدير‬ ‫‪1-20-1-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫الطالبات للطالبات‬
‫حصر مشكالت الطالبات المتعلقة بالشئون األكاديمية‪:‬‬ ‫‪21-1-5‬‬
‫نموذج تسجيل‬ ‫تجميع مشكالت الطالبات المتعلقة بالشئون األكاديمية مساعدة مدير‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫مشكلة طالبية‬ ‫من خالل المكالمات الهاتفية للطالبات والبريد وحدة الشؤون‬
‫الطالبية –‬ ‫اإللكتروني‪ ،‬ونموذج تسجيل مشكلة‬


‫موثقة الطالبات‬
‫مساعدة مدير‬ ‫دراسة وتدقيق المشكالت‬ ‫‪2-21-1-5‬‬

‫موثقة الطالبات‬
‫كتاب‬ ‫للشؤون وكيلة‬ ‫العمادة‬ ‫وكيل‬ ‫على‬ ‫المشكالت‬ ‫عرض‬ ‫‪1-21-1-5‬‬

‫العمادة‪/‬مساعدة‬ ‫األكاديمية‬
‫الشؤون‬
‫تحديد االحتياجات التدريبية لطالبات الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪22-1-5‬‬
‫يتم استالم استمارة تحديد االحتياجات التدريبية موثقة الطالبات استمارة تحديد‬ ‫‪1-22-1-5‬‬
‫االحتياجات‬ ‫لطالبات الدراسات العليا‬
‫التدريبية لطالب‬
‫مساعدة مدير‬ ‫تجميع االستمارات وتحليلها‬ ‫‪2-22-1-5‬‬

‫كتاب‬ ‫اقتراح الدورات التدريبية وعرضها على وكيل العمادة وكيلة‬ ‫‪1-22-1-5‬‬
‫العمادة‪/‬مساعدة‬ ‫للشؤون األكاديمية‬
‫الشؤون‬


‫متابعة صيانة األجهزة والمعدات التابعة لجميع وحدات‬ ‫‪21-1-5‬‬

‫نموذج صيانة‬ ‫حصر األعطال وتدوينها في نموذج الصيانة وتصديقها‪ .‬مسؤولة‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫مسؤولة‬ ‫إرسال الطلب إلى وحدة الصيانة‪.‬‬ ‫‪2-21-1-5‬‬

‫مسؤولة‬ ‫متابعة األعطال وعملية اإلصالح‬ ‫‪1-21-1-5‬‬

‫مهندسة‬ ‫يتم التأكد من تشغيل أجهزة الصورة وأجهزة الصوت‬ ‫‪1-24-1-5‬‬

‫الشبكات‬ ‫وشاشة العرض‪.‬‬
‫مهندسة‬ ‫االتصال باالستوديوهات المقابلة في الدرعية وعليشة‬ ‫‪2-24-1-5‬‬

‫الشبكات‬ ‫والملز للتأكد من سالمة خطوط االتصال الصوت‬
‫والصورة والعروض‪.‬‬
‫متابعة موقع الوكالة على اإلنترنت‪:‬‬ ‫‪25-1-5‬‬
‫مسئولة موقع‬ ‫استقبال الموضوعات المراد تنزيلها في موقع الوكالة‬ ‫‪1-25-1-5‬‬

‫وكيلة العمادة‬ ‫تدقيق واعتماد الموضوعات‬ ‫‪2-25-1-5‬‬
‫مسئولة موقع‬ ‫تنزيل الموضوعات في موقع الوكالة‬ ‫‪1-25-1-5‬‬


‫ب‪ -‬وحدة الشئون اإلدارية والمالية‪:‬‬
‫مباشرة العمل بعد القيام‪:‬‬ ‫‪26-1-5‬‬
‫استقبال الموظفة الجديدة المعينة من قبل عمادة وكيلة العمادة‬ ‫‪1-26-1-5‬‬

‫شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين‬
‫يتم إرسال بيانات مباشرة العمل للموظفة ورقياً إلى مساعدة مدير‬ ‫‪2-26-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫مدير عام شئون الموظفين وهيئة التدريس‬
‫يتم عمل لقاءات تعريفية بطبيعة األعمال داخل جميع مساعدة مدير‬ ‫‪1-26-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫وحدات وكالة العمادة للموظفة‬
‫كتاب تكليف‬ ‫والمسئوليات وكيلة العمادة‬ ‫بالمهام‬ ‫تكليف‬ ‫كتاب‬ ‫عمل‬ ‫يتم‬ ‫‪4-26-1-5‬‬
‫حضور وانصراف الموظفات‪:‬‬ ‫‪21-1-5‬‬
‫بيان حضور‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫إنزال البيان اليومي بعد كتابة اليوم والتاريخ‪.‬‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫وانصراف الموظفات‬ ‫وحدة الشؤون‬
‫جميع‬ ‫توقيع الموظفة وكتابة وقت الحضور‬ ‫‪2-21-1-5‬‬


‫موظفة الوحدة‬ ‫إقفال التوقيع الساعة (‪ )8‬صباحاً‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫وكيلة‬ ‫المصادقة على حضور وتغيب الموظفات‬ ‫‪4-21-1-5‬‬

‫إنزال البيان الساعة (‪ )2،15‬ظهراً والبدء في السماح موظفة الوحدة‬ ‫‪5-21-1-5‬‬

‫للموظفات بتوقيع الخروج‬
‫جميع‬ ‫توقيع الموظفات وكتابة وقت االنصراف‬ ‫‪6-21-1-5‬‬

‫مساعدة مدير‬ ‫انتهاء التوقيع الساعة (‪ )2،10‬ورفع البيان‬ ‫‪1-21-1-5‬‬

‫وكيلة‬ ‫المصادقة على بيان الحضور واالنصراف‬ ‫‪8-21-1-5‬‬



‫اإلجازات‪:‬‬ ‫‪28-1-5‬‬
‫موظفة الوحدة نموذج إجازة‬ ‫تعبئة نموذج الطلب الحصول على إجازة‬ ‫‪1-28-1-5‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫اعتماد طلب اإلجازة من صاحب الصالحية‬ ‫‪2-28-1-5‬‬
‫تصدير طلب اإلجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر‬ ‫‪1-28-1-5‬‬
‫قطع إجازة‪:‬‬ ‫‪21-1-5‬‬
‫يتم صياغة كتاب موجه لعمادة شؤون الموظفين مساعدة مدير‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫بالجامعة بخصوص قطع اإلجازة‪.‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫اعتماد كتاب قطع اإلجازة من صاحب الصالحية‬ ‫‪2-21-1-5‬‬
‫تصدير كتاب قطع اإلجازة على مدار إلى عمادة شئون مسئولة الصادر‬ ‫‪1-21-1-5‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫إبالغ وكيلة العمادة بغياب الموظفة‬ ‫‪1-10-1-5‬‬

‫إرسال كتاب لمعرفة سبب غياب الموظفة إلى رئيسة وكيلة العمادة‬ ‫‪2-10-1-5‬‬


‫إحالة الكتاب إلى وكيلة العمادة موضحاً فيه سبب رئيسة‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫الموظفة‬ ‫الغياب‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫إحالة الكتاب إلى وحدة الشؤون المالية واإلدارية‪.‬‬ ‫‪4-10-1-5‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫في حاله وجود عذر يتم حفظ األوراق‬ ‫‪5-10-1-5‬‬
‫في حاله عدم وجود عذر يتم صياغة كتاب موجه مساعدة مدير‬ ‫‪6-10-1-5‬‬
‫لعمادة شؤون الموظفين بالجامعة بخصوص تغيب وحدة الشؤون‬
‫اإلدارية‬ ‫الموظفة‬
‫اعتماد الكتاب وإحالته إلى عمادة شؤون أعضاء هيئة وكيلة العمادة‬ ‫‪1-10-1-5‬‬
‫التدريس والموظفين بالجامعة‬
‫نموذج استئذان أثناء‬ ‫الموظفة‬ ‫تعبئه النموذج المعد وتقديمه إلى الرئيسة المباشرة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫الدوام (موظفة)‬
‫في حالة الموافقة يتم اعتماد الطلب وفي حالة عدم الرئيسة‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫المباشرة‬ ‫الموافقة يتم االعتذار ويعاد الطلب للموظفة‬
‫مساعدة مدير‬ ‫في حالة االعتماد يتم حفظ الطلب‬ ‫‪1-11-1-5‬‬



‫الرفع باألجازات المرضية‪:‬‬ ‫‪12-1-5‬‬
‫تقرير طبي –‬ ‫استالم التقرير الطبي من الموظفة وتعبئة استمارة مساعدة مدير‬ ‫‪1-12-1-5‬‬
‫استمارة المعلومات‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫المعلومات لعرضها على اللجنة الطبية‬
‫مخاطبة شئون الموظفات وإرفاق االستمارة والتقرير مساعدة مدير‬ ‫‪2-12-1-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫الطبي‪.‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫حفظ نسخة من األوراق ووضعها في ملف الموظفة‪.‬‬ ‫‪1-12-1-5‬‬

‫االنضباط الشهري للموظفات‪:‬‬ ‫‪11-1-5‬‬
‫السجل الشهري‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫يتم تسجيل يومي لمواعيد حضور وانصراف الموظفة‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫لمتابعة االنضباط‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫وحاالت االستئذان أثناء الدوام في نموذج السجل‬
‫بأوقات الدوام‬ ‫اإلدارية‬ ‫الشهري لمتابعة االنضباط بأوقات الدوام الرسمي‬
‫موظفة‬ ‫والمالية‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫حصر الساعات التي بدون عذر واتخاذ الالزم في ضوء‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫– مديرة‬ ‫اللوائح المنظمة‬
‫الوحدة‬
‫إعداد التقييم السنوي لموظفات العمادة‪:‬‬ ‫‪14-1-5‬‬


‫استمارة تقييم األداء‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫توزيع استمارة تقييم األداء على رئيسات الوحدات‪.‬‬ ‫‪1-14-1-5‬‬
‫مساعدة مدير‬ ‫استالم استمارات تقييم أداء الموظفين‪.‬‬ ‫‪2-14-1-5‬‬

‫إرسال استمارات تقييم أداء الموظفات لعميد الدراسات وكيلة العمادة‬ ‫‪1-14-1-5‬‬
‫العليا لالعتماد‬
‫تحديد احتياجات الوحدات المختلفة من الوظائف وكيلة العمادة‬ ‫‪1-15-1-5‬‬

‫المعتمدة في ضوء طبيعة األعمال وبلوغ الموظفات – مساعدة‬
‫مدير وحدة‬ ‫القائمات لسن التقاعد‬
‫الشؤون‬
‫إرسال االحتياجات من الموظفات إلى مدير وحدة مساعدة مدير‬ ‫‪2-15-1-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫الشؤون المالية واإلدارية بالعمادة‪.‬‬


‫مسئولة الوارد‬ ‫التأكد من أن الوارد مسجل على مدار‬ ‫‪2-16-1-5‬‬
‫الوارد من (طالبة – عضو هيئة تدريس – موظفة)‬ ‫‪11-1-5‬‬

‫مسئولة الوارد‬ ‫تسجيل الوارد على مدار برقم وارد‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫تسجيل الوارد على مدار برقم وارد مع إضافة اسم مسئولة الوارد‬ ‫‪2-18-1-5‬‬
‫تصدير المعاملة على مدار برقم جديد في حالة مسئولة الصادر‬ ‫‪1-11-1-5‬‬
‫المعاملة الجديدة أما في حالة المعاملة القديمة تأخذ‬
‫نفس الرقم‬


‫مسئولة الصادر‬ ‫أرشفة الصادر كمرفق على مدار‬ ‫‪2-11-1-5‬‬
‫أرشفة الصادر ورقياً وحفظه في ملف وكذلك مسئولة الصادر‬ ‫‪1-11-1-5‬‬

‫إلكترونياً على الحاسب ائلي‬
‫تزويد مستودع وكالة العمادة بالمواد‪:‬‬ ‫‪40-1-5‬‬
‫نموذج طلب األدوات‬ ‫تعبئة نموذج صرف مواد من مستودع أقسام العلوم مسئولة‬ ‫‪1-40-1-5‬‬
‫المكتبية‬ ‫المستودع‬ ‫والدراسات الطبية‬
‫الى مساعدة مساعدة مدير‬ ‫إحالة النموذج من مسؤولة المستودع‬ ‫‪2-40-1-5‬‬

‫وحدة الشؤون‬ ‫مديرة وحدة الشؤون المالية واالدارية لالعتماد‬
‫صرف المواد من المستودع الرئيس‬ ‫‪1-40-1-5‬‬
‫مسئولة‬ ‫إدخال المواد مستودع الوكالة‬ ‫‪4-40-1-5‬‬

‫صرف مواد من مستودع وكالة العمادة‪:‬‬ ‫‪41-1-5‬‬
‫نموذج طلب مواد‬ ‫الموظفة‬ ‫تعبئة النموذج واعتماده من قبل الرئيسة المباشرة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫من مستودع وكالة‬
‫إحالة الطلب لمساعدة مدير وحدة الشؤون المالية مديرة الوحدة‬ ‫‪2-41-1-5‬‬
‫التابعة لها‬ ‫واإلدارية لالعتماد‬
‫مساعدة مدير‬ ‫إحالة الطلب لمسؤولة المستودع‬ ‫‪1-41-1-5‬‬


‫مسئولة‬ ‫تسليم المواد لطالبة الخدمة‬ ‫‪4-41-1-5‬‬

‫صرف بدل الكتب والمراجع وفق القواعد المنظمة‪:‬‬ ‫‪42-1-5‬‬
‫نموذج طلب صرف‬ ‫يتم استالم طلبات صرف بدل الكتب والمراجع من مسؤولة‬ ‫‪1-42-1-5‬‬
‫الشؤون المالية بدل الكتب‬ ‫الطالبات‬
‫والمراجع (طالبات)‬ ‫للطالبات‬
‫دراسة طلب صرف بدل الكتب والمراجع في ضوء مسؤولة‬ ‫‪2-42-1-5‬‬

‫الشؤون المالية‬ ‫القواعد المنظمة لذلك‬
‫وكيلة‬ ‫اعتماد طلب صرف بدل الكتب والمراجع‬ ‫‪1-42-1-5‬‬

‫إرسال طلبات صرف بدل الكتب إلى قسم المكافآت أما وكيلة العمادة‬ ‫‪4-42-1-5‬‬
‫في حالة الطالبات الموظفات بالجامعة يتم إرسالها إلى‬
‫عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين‬
‫مسؤولة‬ ‫استالم المسيرات والشيكات الخاصة بالطالبات‬ ‫‪5-42-1-5‬‬


‫وصول المستحقات المالية لطالبات مسؤولة‬ ‫اإلعالن عن‬ ‫‪6-42-1-5‬‬

‫الدراسات العليا في الموقع االلكتروني وعلى اللوحات الشؤون المالية‬
‫للطالبات‬ ‫اإلعالنية‬
‫مسؤولة‬ ‫‪1-42-1-5‬‬
‫الشؤون المالية المسيرات‬ ‫تسليم الطالبات الشيكات وتوقيعهن على المسيرات‬
‫مسؤولة‬ ‫‪8-42-1-5‬‬
‫إرسال المسيرات والشيكات التي لم تسلم للطالبات إلى‬
‫محاسب مركز أقسام العلوم والدراسات الطبية‬
‫صرف بدل طباعة رسالة الماجستير‪/‬الدكتوراه وفق‬ ‫‪41-1-5‬‬

‫القواعد المنظمة‪:‬‬
‫نموذج طلب صرف‬ ‫يتم استالم طلبات صرف بدل طباعة الرسالة من مسؤولة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫الطالبات بعد توجيهن إلى وكيلة القسم للتوقيع على الشؤون المالية بدل طباعة رسالة‬
‫(طالبات)‬ ‫للطالبات‬ ‫الطلب‬
‫وكيلة‬ ‫اعتماد طلب صرف بدل طباعة الرسالة‬ ‫‪2-41-1-5‬‬



‫إرسال طلبات صرف بدل طباعة الرسالة إلى عمادة وكيلة العمادة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫القبول والتسجيل أما في حالة الطالبات الموظفات‬
‫بالجامعة يتم إرسالها إلى عمادة شئون أعضاء هيئة‬
‫مسؤولة‬ ‫‪4-41-1-5‬‬
‫الشؤون المالية‬ ‫استالم المسيرات والشيكات الخاصة بالطالبات‬
‫وصول المستحقات المالية لطالبات مسؤولة‬ ‫اإلعالن عن‬ ‫‪5-41-1-5‬‬

‫الدراسات العليا في الموقع االلكتروني وعلى اللوحات الشؤون المالية‬
‫للطالبات‬ ‫اإلعالنية‬
‫مسؤولة‬ ‫‪6-41-1-5‬‬
‫الشؤون المالية المسيرات‬ ‫تسليم الطالبات الشيكات وتوقيعهن على المسيرات‬
‫مسؤولة‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫إرسال المسيرات والشيكات التي لم تسلم للطالبات إلى‬
‫محاسب مركز أقسام العلوم والدراسات الطبية‬
‫الرفع بالبدالت والمكافآت الخاصة بموظفات وكالة‬ ‫‪44-1-5‬‬

‫العمادة إلى الجهات المختصة‪:‬‬
‫قوائم الموظفات‬ ‫تجهيز قوائم الموظفات المستحقات للبدالت والمكافآت وكيلة العمادة‬ ‫‪1-44-1-5‬‬
‫المستحقات‬ ‫– مساعدة‬
‫الشؤون‬


‫وكيلة العمادة‬ ‫اعتماد قوائم الموظفات المستحقات للبدالت والمكافآت‬ ‫‪2-44-1-5‬‬
‫رفع قوائم الموظفات المستحقات للبدالت والمكافآت وكيلة العمادة‬ ‫‪1-44-1-5‬‬

‫للجهات المختصة‬
‫التشغيل الطالبي‪:‬‬ ‫‪45-1-5‬‬
‫استالم كتاب من عمادة شؤون الطالب بتخصيص وكيلة العمادة‬ ‫‪1-45-1-5‬‬

‫ساعات للتشغيل الطالبي مع بداية كل فصل دراسي‪.‬‬
‫اإلعالن عن ساعات التشغيل عن طريق موقع وكالة مسئولة موقع‬ ‫‪2-45-1-5‬‬

‫وكالة العمادة‬ ‫العمادة وفي لوحات اإلعالنات‪.‬‬
‫نموذج حضور‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫تسجيل حضور الطالبات وانصرافهن طوال الفصل‪.‬‬ ‫‪1-45-1-5‬‬
‫وانصراف طالبات‬ ‫وحدة الشؤون‬
‫التشغيل‬ ‫اإلدارية‬
‫مساعدة مدير‬ ‫حساب الساعات التشغيلية للطالبات نهاية الفصل‪.‬‬ ‫‪4-45-1-5‬‬

‫نموذج عقد تشغيل‬ ‫الرفع بالساعات التشغيلية للطالبات لعمادة شؤون وكيلة العمادة‬ ‫‪5-45-1-5‬‬
‫الطالب‬
‫للطالبات‬ ‫مخفضة‬ ‫تذكرة‬ ‫طلب‬ ‫إقرار‬ ‫اعتماد‬ ‫‪46-1-5‬‬

‫السعوديات‪:‬‬


‫نموذج إقرار طلب‬ ‫للطالبات مساعدة مدير‬ ‫مخفضة‬ ‫تذكرة‬ ‫طلب‬ ‫إقرار‬ ‫إعطاء‬ ‫‪1-46-1-5‬‬
‫تذكرة مخفضة‬ ‫وحدة الشؤون‬ ‫السعوديات‪.‬‬
‫للطالبات السعوديات‬ ‫اإلدارية‬
‫مراجعة استحقاق الطالبة للتخفيض واعتماد اإلقرار وكيلة العمادة‬ ‫‪2-46-1-5‬‬

‫‪ -‬مساعدة مدير‬ ‫وتسليمه للطالبة‬
‫نقل عهدة‪:‬‬ ‫‪41-1-5‬‬
‫مشرفة الصيانة نموذج نقل عهدة‬ ‫تعبئة نموذج نقل عهده بالصنف والعدد والحالة‪.‬‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫مشرفة الصيانة‬ ‫توقيع التسليم واالستالم وحفظ نسخة بالملف‬ ‫‪2-41-1-5‬‬

‫الخاص‪.‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫إرسال كتاب ونموذج النقل (إلدارة مراقبة العهدة)‪.‬‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫مشرفة الصيانة‬ ‫متابعة المعاملة حتى يتم إسقاط العهدة من المستلم‪.‬‬ ‫‪4-41-1-5‬‬
‫الخدمات والنقل‪:‬‬ ‫‪48-1-5‬‬
‫نموذج النقل‬ ‫وكيلة العمادة‬ ‫تعبئة نموذج نقل وتوضيحه وتصديقه‪.‬‬ ‫‪1-48-1-5‬‬


‫مشرفة الصيانة‬ ‫إرسال النموذج على إدارة الخدمات‪.‬‬ ‫‪2-48-1-5‬‬
‫مشرفة الصيانة‬ ‫متابعة النقل في اليوم التالي ‪.‬‬ ‫‪1-48-1-5‬‬
‫صيانة المبنى‪:‬‬ ‫‪41-1-5‬‬
‫نموذج صيانة‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫حصر األعطال وتدوينها في نموذج الصيانة وتصديقه‪.‬‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫مشرفة الصيانة‬
‫مشرفة الصيانة‬ ‫إرسال الطلب إلى وحدة الصيانة‪.‬‬ ‫‪2-41-1-5‬‬
‫مشرفة الصيانة نموذج صيانة‬ ‫متابعة األعطال وإصالحها‬ ‫‪1-41-1-5‬‬
‫الرجيع‪:‬‬ ‫‪50-1-5‬‬
‫نموذج رجيع‬ ‫مساعدة مدير‬ ‫حصر األجهزة واألثاث المراد إرجاعه وتعبئة النموذج‬ ‫‪1-50-1-5‬‬
‫وحدة الشؤون‬ ‫الخاص وتصديقه‪.‬‬
‫مشرفة الصيانة‬
‫مشرفة الصيانة‬ ‫حفظ نسخته من النموذج بالملف الخاص‪.‬‬ ‫‪2-50-1-5‬‬
‫مشرفة الصيانة‬ ‫صياغة كتاب إلدارة مراقبة العهد باستالم الرجيع مع‬ ‫‪1-50-1-5‬‬
‫إرفاق النموذج الخاص‪.‬‬


‫مشرفة الصيانة‬ ‫متابعة إرسال الرجيع إلى مستودع الرجيع بالدرعية‪.‬‬ ‫‪4-50-1-5‬‬

‫وإنجازات الوكالة‪:‬‬
‫تقرير صحفي عن‬ ‫مسؤولة‬ ‫إعداد تقرير صحفي عن نشاطات وإنجازات الوكالة‬ ‫‪1-51-1-5‬‬
‫العالقات العامة نشاطات وإنجازات‬
‫إرسال التقرير الصحفي إلكترونياً إلى صحيفة رسالة وكيلة العمادة‬ ‫‪2-51-1-5‬‬
‫الجامعة الصادرة عن قسم اإلعالم بكلية ائداب‬
‫بالجامعة وكذلك لوكيل العمادة‬
‫متابعة إدراج التقرير الصحفي في صحيفة رسالة مسؤولة‬ ‫‪1-51-1-5‬‬

‫العالقات العامة‬ ‫الجامعة‬
‫إعداد النشرات الدورية المتعلقة بإبراز نشاطات‬ ‫‪52-1-5‬‬

‫نشرة دورية عن‬ ‫إعداد نشرة دورية عن نشاطات وإنجازات الوكالة بعد مسؤولة‬ ‫‪1-52-1-5‬‬
‫العالقات العامة نشاطات وإنجازات‬ ‫كل فصل دراسي‬
‫مراجعة النشرة الدورية المتعلقة بنشاطات وإنجازات وكيلة العمادة‬ ‫‪2-52-1-5‬‬

‫وكيلة العمادة‬ ‫إرسال النشرة الدورية إلى وكيل العمادة لالعتماد‬ ‫‪1-52-1-5‬‬
‫وكيلة العمادة‬ ‫إرسال النشرة الدورية الكترونياً إلى مطبعة الجامعة‬ ‫‪4-52-1-5‬‬


‫متابعة وضع نسخ من النشرة في األماكن المخصصة مسؤولة‬ ‫‪5-52-1-5‬‬
‫العالقات العامة‬ ‫لها بحيث تكون متاحة لكل المستفيدين وذوي العالقة‬

‫‪ -10-5‬العمليات المساندة‪:‬‬

‫مجلس العمادة‪:‬‬ ‫‪1-10-5‬‬
‫تشكيل مجلس‬ ‫العميد –‬ ‫يختص مجلس عمادة الدراسات العليا بالنظر في جميع‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫العمادة – الالئحة‬ ‫وكالء‬ ‫األمور المتعلقة بالدراسات العليا بالجامعة واتخاذ‬
‫الموحدة للدراسات‬ ‫العمادة‬ ‫القرارات الالزمة بشأنها في حدود اختصاصه وفق ما‬
‫العليا – قرارات‬ ‫تقضي المادة الخامسة من الالئحة الموحدة للدراسات‬
‫مجلس العمادة‬ ‫العليا بالجامعات السعودية‬
‫اللجان المنبثقة من مجلس العمادة‪:‬‬ ‫‪2-10-5‬‬
‫تشكيل اللجان‬ ‫العميد‬ ‫يتم تشكيل اللجان ائتية‪:‬‬ ‫‪1-2-10-5‬‬
‫المنبثقة عن مجلس‬ ‫والوكالء‬ ‫‪ -‬اللجنة الدائمة للشؤون الطالبية‪.‬‬
‫العمادة‬ ‫ومستشاري‬ ‫‪ -‬اللجنة الدائمة للبرامج‪.‬‬
‫‪ -‬اللجنة الدائمة للمنح والباحثين‪.‬‬
‫ومدراء‬
‫الوحدات‬ ‫‪ -‬اللجنة الدائمة للقبول‪.‬‬
‫للنظر في شئون الطالب المتقدمين والمقبولين‬
‫والمنتظمين والخريجين للدراسات العليا بصيغها‬
‫قرارات بشأن‬ ‫المختلفة‪ ،‬وكذلك دراسة برامج الدراسات العليا‬
‫الطالب والبرامج‬ ‫المستحدثة والمعدلة‪ ،‬وأيضاً مراجعة البرامج وتقويمها‪.‬‬
‫اللجنة االستشارية العليا‪:‬‬ ‫‪1-10-5‬‬
‫تشكيل اللجنة‬ ‫يتم تشكيل اللجنة االستشارية لعمادة الدراسات العليا العميد –‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫االستشارية العليا‬ ‫وكالء‬ ‫ليكون من مهامها‪:‬‬
‫‪ -‬مناقشة المقترحات المرفوعة إليها لتطوير العمادة ووكيالت‬
‫العمادة‬ ‫واتخاذ القرارات أو التوصية بشأنها‪.‬‬
‫‪ -‬دراسة ومتابعة المشاريع التطويرية بالعمادة ومدى‬
‫إنجازها‪.‬‬
‫‪ -‬تقديم توصيات للجنة إلقرارها‪.‬‬
‫‪ -‬دراسة المتطلبات المرفوعة من وحدات العمادة للجنة‬
‫قرارات ‪ -‬توصيات‬ ‫والرفع بها إلى الجهات المختصة‪.‬‬


‫‪ -‬تشكيل لجان إذا دعت الحاجة لدراسة مقترح معروض‪.‬‬
‫‪ -‬متابعة تنفيذ الخطة االستراتيجية مع وحدات العمادة‬
‫المختلفة‪.‬‬
‫المجلس االستشاري للعمادة‪:‬‬ ‫‪4-10-5‬‬
‫المجلس االستشاري‬ ‫العميد‬ ‫يتم تشكيل المجلس االستشاري للعمادة للقيام بالمهام‬ ‫‪1-4-10-5‬‬
‫للعمادة (العميد–‬ ‫والوكالء‬ ‫ائتي‪:‬‬
‫ممثل من كل‬ ‫‪ -‬تقديم المشورة فيما يتعلق بتطوير برامج العمادة‪.‬‬
‫قطاع من قطاعات‬ ‫‪ -‬مساعدة العمادة في تقوية عالقتها بالقطاعين الخاص‬
‫الكليات المختلفة –‬ ‫والحكومي‪.‬‬
‫ممثل عن الطالب)‬ ‫‪ -‬تقديم النصح والمشورة في القضايا ذات التأثير‬
‫المباشر على توجهات العمادة المستقبلية‪.‬‬
‫‪ -‬اقتراح أساليب جديدة لتحسين األداء البحثي‬
‫واألكاديمي واإلداري بالعمادة‪.‬‬
‫‪ -‬المساعدة في ربط العمادة وبرامجها األكاديمية‬
‫بالمجتمع المحلي‪.‬‬
‫‪ -‬اقتراح أساليب لرفع وتحسين مستوى الجودة الداخلية‬
‫بالعمادة‪.‬‬
‫‪ -‬اقتراح آليات لتوفير الدعم المادي ألنشطة وبرامج‬
‫العمادة التطويرية‪.‬‬
‫‪ -‬تقديم التوصيات حول خطة العمادة المستقبلية‪.‬‬
‫‪ -‬اقتراح آليات الستقطاب الكفاءات للمساهمة في برامج‬
‫الدراسات العليا‪.‬‬
‫‪ -‬اقتراح آليات الستقطاب الكفاءات للمساهمة في برامج‬
‫الدراسات العليا‪.‬‬
‫المستشارون‪:‬‬ ‫‪5-10-5‬‬
‫دراسات وتقارير‬ ‫العميد‬ ‫يتم االستعانة بخبرات أساتذة متخصصون في مجاالت‬ ‫‪1-5-10-5‬‬
‫واقتراح مشاريع‬ ‫والوكالء‬ ‫الدراسات العليا للقيام بائتي‪:‬‬
‫عن الدراسات العليا‬ ‫‪ -‬إعداد الدراسات والبحوث المتعلقة بالحقل اإلداري أو‬
‫المالي أو التخطيطي أو التنظيمي ورفعها للعميد‬


‫والوكالء‪.‬‬
‫‪ -‬إبداء الرأي والمشورة في الموضوعات المتعلقة بحقل‬
‫التخصص معضدة باألسانيد واألصول العلمية الحديثة‪.‬‬
‫‪ -‬االشتراك في اللجان التي تعقد لدراسة موضوعات‬
‫تتصل بحقل التخصص وإبداء الرأي والمشورة‬
‫المتعلقة بها‪.‬‬
‫‪ -‬إقتراح مشروعات التعليمات والتوجيهات المتعلقة‬
‫بحقل التخصص بناء على توجيهات العميد والوكالء‪.‬‬
‫‪ -‬صياغة العقود التي تبرمها العمادة مع الجهات األخرى‬
‫ومجال تنفيذها‪.‬‬
‫‪ -‬متابعة ائراء والنظريات واألساليب الجديدة في مجال‬
‫التخصص والعمل على االستفادة منها في تطوير‬
‫أساليب العمل‪.‬‬
‫‪ -‬تمثيل الجهة في اللقاءات واالجتماعات التي تعقد‬
‫لدراسة موضوعات تتعلق بحقل التخصص‪.‬‬
‫المجلس االستشاري لطالب وطالبات الدراسات العليا‪:‬‬ ‫‪6-10-5‬‬
‫تشكيل المجلس‬ ‫يتم تشكيل مجلس استشاري لطالب وطالبات الدراسات العميد‬ ‫‪1-6-10-5‬‬
‫االستشاري الطالبي‬ ‫العليا بهدف التعرف المباشر على آراء الطالب والوكالء‬
‫(وكيل العمادة‬ ‫والطالبات والمشكالت التي تعترضهم ومساعدتهم في‬
‫للشئون األكاديمية‬ ‫إيجاد الحلول المناسبة لها إضافة إلى تبني ائراء الطالبية‬
‫– مستشار العمادة‬ ‫التطويرية واالبتكارية التي تحقق أهداف العمادة ورؤيتها‬
‫للتوجيه واإلرشاد‬ ‫وتساعد على تطور الخدمات الطالبية‪.‬‬
‫األكاديمي –‬
‫ممثلين عن طالب‬
‫وطالبات الدراسات‬
‫العليا)‬
‫البريد االلكتروني‬ ‫يتم تحديد موعد للمجلس الطالبي و ذلك بالتنسيق مع منسق‬ ‫‪2-6-10-5‬‬
‫‪ +‬الهاتف‬ ‫المجلس‬ ‫أعضاء المجلس الختيار الوقت المناسب‬
‫البريد االلكتروني‬ ‫وكيل‬ ‫يتم اعتماد موعد المجلس وتبليغ العضوات‬ ‫‪1-6-10-5‬‬
‫‪ +‬الهاتف‬ ‫العمادة‬


‫للشئون‬
‫أمين المجلس محضر المجلس‬ ‫كتابة محضر اجتماع المجلس الطالبي‬ ‫‪4-6-10-5‬‬
‫البريد االلكتروني‬ ‫منسق‬ ‫إرسال المحضر إلى عضوات المجلس الطالبي‬ ‫‪5-6-10-5‬‬
‫المجلس‬
‫يتم رفع التوصيات والمشكالت الطالبية إلى لجنة الشئون وكيل‬ ‫‪6-6-10-5‬‬
‫العمادة‬ ‫الطالبية – مجلس العمادة‬
‫للشئون‬
‫اللجنة الدائمة لبرامج التعليم الموازي‪:‬‬ ‫‪1-10-5‬‬
‫تشكيل اللجنة‬ ‫يتم تشكيل اللجنة الدائمة لبرامج التعليم الموازي للقيام العميد –‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫الدائمة لبرامج‬ ‫المدير‬ ‫بالمهام ائتية‪:‬‬
‫التعليم الموازي‬ ‫‪ -‬التنسيق مع األقسام والكليات فيما يتعلق بأعداد القبول التنفيذي‬
‫لبرامج‬ ‫بالدراسات العليا للتعليم الموازي‪.‬‬
‫‪ -‬متابعة أداء طالب الدراسات العليا بالتعليم الموازي في التعليم‬
‫جميع مراحل الدراسة بجميع كليات الجامعة لمراعاة الموازي‬
‫التقيد بالالئحة الموحدة للدراسات العليا في الجامعات‬
‫والقواعد واإلجراءات التنظيمية والتنفيذية لالئحة‪.‬‬
‫‪ -‬دراسة طلبات الفترات اإلضافية واالستثنائية وتحديد‬
‫مدى مطابقتها لالئحة وإعداد التوصيات الالزمة‬
‫بشأنها‪.‬‬
‫مقترحات ‪-‬‬ ‫‪ -‬النظر في مبررات إلغاء القيد وإعادته والتوصية‬
‫توصيات‬ ‫بقبول تلك المبررات أو عدم قبولها في ضوء الالئحة‬
‫‪ -‬النظر في طلبات المنح واقتراح التوصيات المناسبة‬
‫بشأنها‪.‬‬
‫‪ -‬دراسة ما يحيله إليها مجلس عمادة الدراسات العليا‪.‬‬
‫وحدة القبول‪:‬‬
‫االستعداد والتهيئة للقبول ببرامج التعليم االعتيادي‪:‬‬ ‫‪8-10-5‬‬
‫كتاب‬ ‫العميد‬ ‫مكاتبة الكليات بالمقاعد المتاحة وفقاً للبرامج المتوفرة‬ ‫‪1-8-10-5‬‬


‫كتاب‬ ‫العميد‬ ‫استالم الرد بالمقاعد المتاحة ببرامج الدراسات العليا‬ ‫‪2-8-10-5‬‬
‫قرار‬ ‫العميد‬ ‫الموافقة على المقاعد المتاحة من مجلس العمادة‬ ‫‪1-8-10-5‬‬
‫اعتماد الموافقة على المقاعد المتاحة من مجلس الجامعة العميد‬ ‫‪4-8-10-5‬‬
‫وتحديد مواعيد التقديم‬
‫يتم مراجعة وتحديث البرامج المتاحة للدراسات العليا مدير وحدة‬ ‫‪5-8-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫عبر بوابة القبول بعد استالم موافقة الجامعة‬
‫منسق القبول‬
‫يتم تحديد مواعيد القبول على برامج الدراسات العليا من العميد‬ ‫‪6-8-10-5‬‬
‫قبل لجنة القبول‬
‫اإلعالن عن مواعيد التقديم عبر بوابة القبول والموقع مدير وحدة‬ ‫‪1-8-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫اإللكتروني وصحيفة رسالة الجامعة‪.‬‬
‫مسؤول موقع‬
‫قبول الطالب عبر بوابة القبول‪:‬‬ ‫‪1-10-5‬‬
‫يتقدم الطالب عبر بوابة القبول في مدة تتراوح ما بين ‪-1‬‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫‪ 6‬أسابيع من تاريخ اإلعالن يتاح للطالب خاللها التعديل‬
‫والتغيير حسب الرغبة‬
‫نموذج مشكالت‬ ‫يتم تلقي استفسارات الطالب لحل المشكالت الطارئة مدير وحدة‬ ‫‪2-1-10-5‬‬
‫التقديم‬ ‫لعملية التقدم تليفونياً أو عن طريق المقابلة الشخصية القبول –‬
‫منسق قبول‬ ‫والبريد اإللكتروني‬
‫بعد االنتهاء من التقديم يتم التواصل مع رؤساء األقسام مدير وحدة‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫إلعطائهم صالحية الدخول على البوابة والبدء في القبول‬
‫إجراءات القبول خالل أربعة أسابيع‬
‫استمارة طلب‬ ‫في حالة استالم طلبات التقديم (استثناء) بعد انقضاء مدير وحدة‬ ‫‪4-1-10-5‬‬
‫التحاق بالدراسات‬ ‫المدة المسموح بها يتم تفعيل النظام الورقي بناء على القبول‬
‫العليا‬ ‫توجيهات صاحب الصالحية‬
‫يتم إدخال أوراق وبيانات الطالب المتقدمين ورقياً على مدير وحدة‬ ‫‪5-1-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫بوابة القبول‬


‫القسم العميد ‪-‬مدير‬ ‫استالم قوائم الطالب المقبولين المعتمدة من‬ ‫‪6-1-10-5‬‬
‫وحدة القبول‬ ‫والكلية‬
‫انطباق منسق القبول شروط القبول على‬ ‫تدقيق قوائم الطالب المقبولين للتأكد من مدى‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫موقع العمادة‬ ‫الشروط عليهم‬
‫قوائم الطالب‬ ‫العميد‬ ‫عرض قوائم الطالب المقبولين على لجنة القبول‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫المقبولين‬
‫العمادة العميد‬ ‫عرض قوائم الطالب المقبولين على مجلس‬ ‫‪1-1-10-5‬‬
‫لالعتماد‬
‫يتم تثبيت القبول للطالب عبر البوابة وإتاحة طباعة مدير وحدة إشعار القبول‬ ‫‪10-1-10-5‬‬
‫القبول ‪-‬‬ ‫إشعار القبول‬
‫تدقيق إدخال المقررات التكميلية للطالب والطالبات مدير وحدة‬ ‫‪11-1-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫المقبولين بشرط المقررات التكميلية‬
‫يتم استالم المستندات الورقية المرسلة إلى العمادة من منسق القبول‬ ‫‪12-1-10-5‬‬
‫قبل الطالب المقبولين عبر البريد الممتاز‬
‫يتم تدقيق األوراق والمستندات الخاصة بالطالب منسق القبول‬ ‫‪11-1-10-5‬‬
‫يتم إرسال رسالة للطالب عبر الهاتف والبريد اإللكتروني مدير وحدة‬ ‫‪14-1-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫الستكمال باقي األوراق في حالة عدم المطابقة‬
‫يتم إعطاء الطالب رقم جامعي وإعالمه به برسالة هاتفية مدير وحدة‬ ‫‪15-1-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫من خالل البوابة‬
‫قبول طالب المنح (من الخارج أو المقيمين)‪:‬‬ ‫‪10-10-5‬‬
‫تقدم الطالب عبر البوابة في مدة تتراوح ما بين ‪6-1‬‬ ‫‪1-10-10-5‬‬
‫أسابيع من تاريخ اإلعالن يتاح للطالب خاللها التعديل‬
‫إعطاء صالحية لرؤساء األقسام للدخول على البوابة مدير وحدة‬ ‫‪2-10-10-5‬‬


‫القبول‬ ‫والبدء في إجراءات القبول خالل أربعة أسابيع‬
‫قوائم طالب المنح‬ ‫مدير القبول‬ ‫استالم قوائم طالب المنح المقبولين من قبل الكليات‬‫‪1-10-10-5‬‬
‫‪ 4-10-10-5‬حصر طالب المنح المقبولين وتدقيقهم للتأكد من مدى منسق القبول شروط القبول على‬
‫موقع العمادة‬ ‫انطباق الشروط عليهم‬
‫‪ 5-10-10-5‬عرض قوائم الطالب المقبولين على لجنة القبول بعمادة العميد‬
‫‪ 6-10-10-5‬اعتماد قوائم الطالب المقبولين من مجلس عمادة العميد‬
‫‪ 1-10-10-5‬ترفع قوائم الطالب المقبولين إلى لجنة المنح بالجامعة العميد‬
‫التابعة لوكالة الجامعة للشئون التعليمية واألكاديمية‬
‫‪ 1-10-10-5‬استالم قوائم طالب المنح المقبولين بعد اعتمادها من العميد‬
‫لجنة المنح والباحثين بالجامعة وكذلك وزارة التعليم‬
‫العالي‬
‫كتاب‬ ‫‪ 1-10-10-5‬مكاتبة عمادة شئون الطالب الستقدام الطالب والطالبات العميد‬
‫(في حالة الطالب من الخارج)‬
‫منسق القبول‬ ‫‪ 10-10-10-5‬تدقيق أصول الشهادات ومطابقتها‬
‫مدير وحدة‬ ‫‪ 11-10-10-5‬إصدار رقم جامعي للطالب‬
‫القبول –‬
‫قبول الطالب الباحثين‪:‬‬ ‫‪11-10-5‬‬
‫قوائم الطالب‬ ‫‪ 1-11-10-5‬استالم قوائم الطالب الباحثين المقبولين من قبل الكليات العميد‬
‫الباحثين المقبولين‬
‫‪ 2-11-10-5‬حصر الطالب الباحثين المقبولين وتدقيقهم للتأكد من منسق القبول شروط القبول على‬
‫موقع العمادة‬ ‫مدى انطباق الشروط عليهم‬
‫‪ 1-11-10-5‬عرض قوائم الطالب المقبولين على لجنة القبول بعمادة العميد‬
‫‪ 4-11-10-5‬اعتماد قوائم الطالب المقبولين من مجلس عمادة العميد‬


‫منسق القبول‬ ‫تدقيق أصول الشهادات ومطابقتها‬ ‫‪5-11-10-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫إصدار رقم جامعي للطالب‬ ‫‪6-11-10-5‬‬
‫القبول –‬
‫االستعداد والتهيئة للقبول ببرامج التعليم الموازي‪:‬‬ ‫‪12-10-5‬‬
‫كتاب‬ ‫مكاتبة األقسام بالمقاعد المتاحة وفقاً للبرامج المتوفرة العميد‬ ‫‪1-12-10-5‬‬
‫للتعليم الموازي‬
‫العميد –‬ ‫استالم الرد بالمقاعد المتاحة ببرامج التعليم الموازي‬ ‫‪2-12-10-5‬‬
‫القبول‬
‫قرار‬ ‫العميد‬ ‫الموافقة على المقاعد المتاحة من مجلس العمادة‬ ‫‪1-12-10-5‬‬
‫اعتماد الموافقة على المقاعد المتاحة من مجلس الجامعة العميد‬ ‫‪4-12-10-5‬‬
‫وتحديد مواعيد التقديم‬
‫يتم مراجعة وتحديث البرامج المتاحة للتعليم الموازي مدير وحدة‬ ‫‪5-12-10-5‬‬
‫القبول ‪-‬‬ ‫عبر بوابة القبول بعد استالم موافقة الجامعة‬
‫يتم تحديد مواعيد القبول على برامج الدراسات العليا من العميد‬ ‫‪6-12-10-5‬‬
‫قبل لجنة القبول‬
‫اإلعالن عن مواعيد القبول عبر بوابة القبول وموقع مدير وحدة‬ ‫‪1-12-10-5‬‬
‫القبول‬ ‫العمادة‬
‫قبول الطالب ببرامج التعليم الموازي عبر بوابة القبول‪:‬‬ ‫‪11-10-5‬‬
‫يتقدم الطالب عبر بوابة القبول في مدة تتراوح ما بين ‪-1‬‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫‪ 6‬أسابيع من تاريخ اإلعالن يتاح للطالب خاللها التعديل‬
‫نموذج مشكالت‬ ‫يتم تلقي استفسارات الطالب لحل المشكالت الطارئة مدير وحدة‬ ‫‪2-11-10-5‬‬
‫التقديم‬ ‫القبول –‬ ‫لعملية التقدم تليفونيًا أو عن طريق المقابلة الشخصية‬
‫بعد االنتهاء من التقديم يتم التواصل مع رؤساء األقسام مدير وحدة‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫إلعطائهم صالحية الدخول على البوابة والبدء في القبول‬


‫إجراءات القبول خالل أربعة أسابيع‬
‫استمارة طلب‬ ‫العميد –‬ ‫في حالة استالم طلبات التقديم ورقياً (استثناء) بعد‬ ‫‪4-11-10-5‬‬
‫التحاق بالدراسات‬ ‫مدير وحدة‬ ‫انقضاء المدة المسموح بها يتم تفعيل النظام الورقي بناء‬
‫العليا‬ ‫القبول‬ ‫على توجيهات صاحب الصالحية‬
‫مدير وحدة‬ ‫يتم إدخال أوراق الطالب المتقدمين ورقياً على البوابة‬ ‫‪5-11-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫اإللكترونية‬
‫قوائم الطالب‬ ‫استالم قوائم الطالب المقبولين المعتمدة من القسم العميد‬ ‫‪6-11-10-5‬‬
‫المقبولين‬ ‫والكلية‬
‫تدقيق قوائم الطالب المقبولين للتأكد من مدى انطباق منسق القبول شروط القبول على‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫موقع العمادة‬ ‫الشروط عليهم‬
‫قوائم الطالب‬ ‫عرض قوائم الطالب المقبولين على لجنة القبول بعمادة العميد‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫المقبولين‬ ‫الدراسات العليا‬
‫عرض قوائم الطالب المقبولين على مجلس العمادة العميد‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫لالعتماد‬
‫يتم تثبيت القبول للطالب عبر البوابة وإتاحة طباعة مدير وحدة إشعار القبول‬ ‫‪10-11-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫إشعار القبول‬
‫إدخال المقررات التكميلية للطالب والطالبات المقبولين مدير وحدة‬ ‫‪11-11-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫بشرط المقررات التكميلية‬
‫يتم استالم المستندات الورقية المرسلة إلى العمادة من منسق القبول‬ ‫‪12-11-10-5‬‬
‫قبل الطالب المقبولين‬
‫يتم تدقيق األوراق والمستندات الخاصة بالطالب منسق القبول‬ ‫‪11-11-10-5‬‬
‫يتم إرسال رسالة للطالب عبر الهاتف الستكمال باقي منسق القبول‬ ‫‪14-11-10-5‬‬
‫األوراق في حالة عدم المطابقة‬
‫يتم إعطاء الطالب رقم جامعي وإعالمه به برسالة هاتفية مدير وحدة‬ ‫‪15-11-10-5‬‬
‫القبول –‬ ‫من خالل البوابة‬


‫رفع إيقاف الطالب حتى يتمكن من تسجيل المقررات‪:‬‬ ‫‪14-10-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫يتم دراسة المشكلة والتواصل مع الطالب إلحضار إما‬ ‫‪1-14-10-5‬‬
‫القبول‪/‬منسق‬ ‫شهادة اللغة اإلنجليزية المطلوبة أو امتحان القدرات أو‬
‫القبول‬ ‫موافقة جهة العمل‬
‫مدير وحدة‬ ‫يتم رفع االيقاف بعد التأكد من استيفاء النواقص‬ ‫‪2-14-10-5‬‬
‫القبول‬
‫االنسحاب‪:‬‬ ‫‪15-10-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫استالم إخالء الطرف من الطالب بعد التأكد من استيفائه‬ ‫‪1-15-10-5‬‬
‫القبول‪/‬منسق‬
‫القبول‬
‫مدير وحدة‬ ‫تنفيذ عملية انسحاب الطالب على النظام األكاديمي‬ ‫‪2-15-10-5‬‬
‫القبول‪/‬منسق‬
‫القبول‬
‫يتم التنسيق مع وحدة التوثيق واألرشفة بشأن حاالت مدير وحدة‬ ‫‪1-15-10-5‬‬
‫الطالب المنسحبين لنقل ملف الطالب إلى حاالت الطالب القبول‬
‫المنسحبين‪.‬‬
‫تحديد مقترحات لتطوير بوابة القبول اإللكتروني‪:‬‬ ‫‪16-10-5‬‬
‫تجميع المالحظات حول بوابة القبول اإللكتروني من مدير وحدة‬ ‫‪1-16-10-5‬‬
‫القبول‬ ‫جميع المستخدمين (طالب – منسقي القبول – األقسام)‬
‫تحليل وتدقيق المالحظات حول بوابة القبول اإللكتروني مدير وحدة تقرير‬ ‫‪2-16-10-5‬‬
‫القبول‬
‫عقد اجتماع مع مستخدمي البوابة لتدارس المالحظات العميد –‬ ‫‪1-16-10-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫ومقترحات التطوير‬
‫القبول ‪-‬‬
‫مستخدمي‬
‫البوابة‬
‫التواصل مع عمادة التعامالت اإللكترونية واالتصاالت مدير وحدة‬ ‫‪4-16-10-5‬‬
‫القبول‬ ‫لالتفاق حول مدى تطوير البوابة في ضوء المالحظات‬


‫تقرير نهائي‬ ‫عمل تقرير نهائي حول التطوير المطلوب على بوابة العميد ‪-‬‬ ‫‪5-16-10-5‬‬
‫القبول وإرساله إلى عمادة التعامالت اإللكترونية للتنفيذ مدير وحدة‬
‫القبول‬ ‫واعتماده‬
‫مدير وحدة‬ ‫متابعة تنفيذ مقترحات التطوير‬ ‫‪6-16-10-5‬‬
‫القبول‬
‫وحدة التخطيط والتعاون الدولي‪:‬‬
‫عقد ورش عمل ومحاضرات لنشر ثقافة التخطيط‬ ‫‪11-10-5‬‬
‫االستراتيجي والتعاون الدولي‪:‬‬
‫خطة نشر‬ ‫يتم وضع خطة نشر ثقافة التخطيط االستراتيجي العميد –‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫التخطيط‬ ‫وكالء‬ ‫والتعاون الدولي داخل العمادة‬
‫االستراتيجي‬ ‫العمادة‬
‫يتم عقد اجتماع لإلعداد لتنفيذ خطة نشر ثقافة العميد –‬ ‫‪2-11-10-5‬‬
‫التخطيط االستراتيجي والتعاون الدولي من خالل عقد وكالء‬
‫العمادة‬ ‫ورش عمل ومحاضرات تثقيفية‬
‫مطبوعات‬ ‫إعداد النشرات والمطبوعات المتعلقة بنشر ثقافة مدير وحدة‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫ومنشورات‬ ‫التخطيط‬ ‫التخطيط االستراتيجي والتعاون الدولي‬
‫والتعاون‬
‫الدولي‬
‫نموذج حضور‬ ‫مستشاري‬ ‫تنفيذ ورش العمل والمحاضرات وفق الخطة الموضوعة‬ ‫‪4-11-10-5‬‬
‫ورشة‬ ‫العمادة‬
‫عمل‪/‬محاضرة‬
‫نموذج تقييم ورشة‬ ‫منسوبي‬ ‫يتم قياس فعالية الورش والمحاضرات‬ ‫‪5-11-10-5‬‬
‫عمل‪/‬محاضرة‬ ‫العمادة –‬
‫مستشاري‬
‫تقرير‬ ‫يتم تحليل قياس فعالية الورش والمحاضرات ورفع مدير وحدة‬ ‫‪6-11-10-5‬‬
‫التخطيط‬ ‫تقرير إلى ممثل اإلدارة لنظام الجودة‬
‫الدولي‬
‫تقرير‬ ‫يتم مراجعة التقرير وتضمينه في أجندة اجتماع مراجعة ممثل اإلدارة‬ ‫‪1-11-10-5‬‬


‫اإلدارة العليا‬
‫مساعدة الكليات في عقد شراكات تعليمية وبحثية في‬ ‫‪18-10-5‬‬
‫مجال الدراسات العليا مع الجامعات العالمية‪:‬‬
‫مخاطبة الكليات لتزويد العمادة بالجامعات العالمية العميد‬ ‫‪1-18-10-5‬‬
‫المستهدف عقد شراكات تعليمية وبحثية معها في مجال‬
‫العميد –‬ ‫استالم ردود الكليات ودراستها‬ ‫‪2-18-10-5‬‬
‫وكالء‬
‫العمادة –‬
‫مستشاري‬
‫التوصية بعقد الشركات التعليمية والبحثية في مجال العميد‬ ‫‪1-18-10-5‬‬
‫الدراسات العليا بين الكليات واألقسام والجامعات العالمية‬
‫وعرضها على مجلس العمادة‬
‫متابعة مذكرات التفاهم وعقود الخدمات الموقعة مع‬ ‫‪11-10-5‬‬
‫الجامعات المحلية والدولية وقطاعات المجتمع‪:‬‬
‫حفظ مذكرات التفاهم وعقود الخدمات الموقعة مع مدير وحدة‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫التخطيط‬ ‫الجامعات المحلية والدولية وقطاعات المجتمع‪.‬‬
‫الدولي‬
‫مخاطبة الكليات واألقسام لعمل تقارير عن أنشطة التعاون العميد‬ ‫‪2-11-10-5‬‬
‫مع الجامعات المحلية والدولية وقطاعات المجتمع‪.‬‬
‫دراسة التقارير المقدمة من الكليات واألقسام في ضوء مستشاري‬ ‫‪1-11-10-5‬‬
‫العمادة‬ ‫مذكرات التفاهم وعقود الخدمات الموقعة‬
‫العميد‬ ‫رفع التقارير إلى مجلس عمادة الدراسات العليا‪.‬‬ ‫‪4-11-10-5‬‬
‫وحدة العالقات العامة واإلعالم‪:‬‬
‫وإنجازات العمادة‪:‬‬
‫تقرير صحفي عن‬ ‫مدير وحدة‬ ‫إعداد تقرير صحفي عن نشاطات وإنجازات العمادة‬ ‫‪1-20-10-5‬‬


‫نشاطات وإنجازات‬ ‫العالقات‬
‫العمادة‬ ‫العامة‬
‫إرسال التقرير الصحفي إلكترونياً إلى صحيفة رسالة العميد –‬ ‫‪2-20-10-5‬‬
‫مدير وحدة‬ ‫الجامعة الصادرة عن قسم اإلعالم بكلية ائداب بالجامعة‬
‫العالقات‬
‫العامة‬
‫متابعة إدراج التقرير الصحفي في صحيفة رسالة الجامعة مدير وحدة‬ ‫‪1-20-10-5‬‬
‫العالقات‬
‫العامة‬
‫إعداد النشرات الدورية المتعلقة بإبراز نشاطات العمادة‪:‬‬ ‫‪21-10-5‬‬
‫نشرة دورية عن‬ ‫إعداد نشرة دورية عن نشاطات وإنجازات العمادة بعد كل مدير وحدة‬ ‫‪1-21-10-5‬‬
‫نشاطات وإنجازات‬ ‫العالقات‬ ‫فصل دراسي‬
‫العمادة‬ ‫العامة‬
‫مراجعة النشرة الدورية المتعلقة بنشاطات وإنجازات العميد –‬ ‫‪2-21-10-5‬‬
‫وكيل‬ ‫العمادة‬
‫وكيل‬ ‫إرسال النشرة الدورية الكترونياً إلى مطبعة الجامعة‬ ‫‪1-21-10-5‬‬
‫متابعة وضع نسخ من النشرة في األماكن المخصصة لها مدير وحدة‬ ‫‪4-21-10-5‬‬
‫العالقات‬ ‫بحيث تكون متاحة لكل المستفيدين وذوي العالقة‬
‫العامة‬
‫عمل الخطة السنوية للقاءات والفعاليات الخاصة بالعمادة‪:‬‬ ‫‪22-10-5‬‬
‫مخاطبة وكالء ووكيالت العمادة بشأن اللقاءات العميد –‬ ‫‪1-22-10-5‬‬
‫وكيل‬ ‫والفعاليات المقترح عقدها خالل العام‪.‬‬


‫وكيل‬ ‫استالم ردود الوكالء والوكيالت بشأن اللقاءات‬ ‫‪2-22-10-5‬‬
‫العمادة‬ ‫والفعاليات المقترح عقدها خالل العام‬
‫مدير وحدة‬ ‫تجهيز الخطة السنوية للقاءات والفعاليات الخاصة‬ ‫‪1-22-10-5‬‬
‫العالقات‬ ‫بالعمادة‬
‫العامة‬
‫وكيل‬ ‫تدقيق الخطة السنوية للقاءات والفعاليات الخاصة‬ ‫‪4-22-10-5‬‬
‫العمادة‬ ‫بالعمادة‬
‫العميد‬ ‫اعتماد الخطة السنوية للقاءات والفعاليات الخاصة‬ ‫‪5-22-10-5‬‬
‫المدير التنفيذي لبرامج التعليم الموازي‪:‬‬ ‫‪21-10-5‬‬
‫يقوم المدير التنفيذي بالمهام ائتية‪:‬‬ ‫‪1-21-10-5‬‬
‫‪ .1‬اإلشراف على تنفيذ اللوائح والقواعد التنفيذية لالئحة‬
‫الدراسات العليا ببرامج التعليم الموازي‪.‬‬
‫‪ .2‬التنسيق بين الكليات فيما يتعلق باستحداث برامج‬
‫دراسات عليا بنظام التعليم الموازي‪.‬‬
‫‪ .1‬عمل دراسات جدوى التوسع واستحداث برامج دراسات‬
‫عليا بنظام التعليم الموازي‪.‬‬
‫‪ .4‬تقديم تقارير دورية للعميد عن برامج التعليم الموازي‬
‫بالجامعة وحسن سير العمل بها‪.‬‬
‫‪ .5‬دراسة المشكالت والمعوقات المتعلقة ببرامج التعليم‬
‫الموازي‪.‬‬
‫‪ .6‬توجيه طالب الدراسات العليا ببرامج التعليم الموازي‬
‫وإرشادهم وحل القضايا المتعلقة بالتحصيل‬
‫‪ .1‬اقتراح تطوير الخدمات الطالبية ببرامج التعليم‬
‫الموازي‪.‬‬
‫‪ .8‬متابعة تنفيذ توصيات اللجنة الدائمة للتعليم الموازي‪.‬‬

‫‪ -11-5‬إجراءات التحسين المستمر‪:‬‬

‫سياسة الجودة‬ ‫تنقيح سياسـة الجـودة و اعتمادهـا بعـد اجتمـاع العميد‬ ‫‪1-11-5‬‬
‫مراجعة اإلدارة السنوي إذا دعت الحاجة‪.‬‬
‫سياسة الجودة‬ ‫طباعــة سياســة الجــودة و توزيعهــا علــى جميــع ممثل اإلدارة‬ ‫‪2-11-5‬‬
‫الوحدات بالعمادة‪.‬‬
‫االجتمــاع مــع رؤســاء الوحــدات لتحديــد أهــداف العميد‪/‬الوكالء‬ ‫‪1-11-5‬‬
‫رؤساء‬ ‫الجودة‬
‫الوحدات‪/‬‬
‫نتائج تحليل‬ ‫قبل انعقاد اجتماع مراجعة اإلدارة السـنوي بشـهر ممثل اإلدارة‬ ‫‪4-11-5‬‬
‫البيانات‬ ‫على األقل‪ ،‬يتم تحليل البيانات التالية‪:‬‬
‫‪ -‬تحليل نتائج استبانة رضا المستفيدين‬
‫‪ -‬تحليل مقترحات المستفيدين‬
‫‪ -‬تحليل عدم رضا المستفيدين‬
‫‪ -‬تحليل اإلجراءات التصحيحية و الوقائية‬
‫‪ -‬تحليل نتائج التدقيق الداخلي‬
‫‪ -‬تحليل الخدمات غير المطابقة‬
‫‪ -‬مقترحات التحسين‬
‫‪ -‬مدى تحقيق أهداف الجودة‬
‫‪ -‬التغييرات الالزمة في سياسة الجودة‬
‫‪ -‬احتياجات التدريب و الموارد‬
‫‪ -‬متابعة تنفيذ نتائج االجتماع السابق‬
‫جدول أعمال‬ ‫إرسال نسخ من جـدول أعمـال االجتمـاع و دعـوة ممثل اإلدارة‬ ‫‪5-11-5‬‬
‫اجتماع مراجعة‬ ‫حضور االجتماع المخطط له‪ ،‬علـى أن يـتم دعـوة‬
‫اإلدارة السنوي‬ ‫العميد و الوكالء وجميع رؤساء الوحدات‪.‬‬
‫عقد االجتماع و مناقشة جميـع النقـاط و تحديـد العميد‬ ‫‪6-11-5‬‬
‫ممثل اإلدارة‬ ‫التوصيات‪.‬‬
‫الوكالء‬
‫رؤساء‬


‫الوحدات‬
‫محضر اجتماع‬ ‫إعداد محضر االجتماع و خطة تنفيذ التوصـيات و ممثل اإلدارة‬ ‫‪1-11-5‬‬
‫مراجعة اإلدارة‬ ‫إرسالها إلى جميع الحضور‪.‬‬

‫‪ -6‬السجالت المستخدمة‪:‬‬
‫النموذج‬ ‫م‬
‫القائمة الرئيسية للوثائق الداخلية‬ ‫‪1‬‬
‫القائمة الرئيسية للوثائق الخارجية‬ ‫‪2‬‬
‫طلب إصدار ‪ /‬تغيير ‪ /‬إلغاء وثيقة‬ ‫‪1‬‬
‫سجل حصر الوثائق الملغاة‬ ‫‪4‬‬
‫جدول توزيع الوثائق‬ ‫‪5‬‬
‫سجل حصر سجالت الجودة‬ ‫‪6‬‬
‫الخطة السنوية للتدقيق الداخلي‬ ‫‪1‬‬
‫برنامج التدقيق الداخلي‬ ‫‪1‬‬
‫نتائج التدقيق الداخلي‬ ‫‪1‬‬
‫القائمة التفقدية للتدقيق الداخلي‬ ‫‪10‬‬
‫تقرير حالة عدم مطابقة ‪ /‬إجراء تصحيحي (تدقيق داخلي)‬ ‫‪11‬‬
‫تقرير التدقيق الداخلي‬ ‫‪12‬‬
‫تقرير حالة عدم مطابقة أو مؤشر لها‪ /‬إجراء تصحيحي أو وقائي‬ ‫‪11‬‬
‫بيان متابعة تقرير حالة عدم مطابقة أو مؤشر لها‪/‬نموذج إجراء تصحيحي أو وقائي‬ ‫‪14‬‬
‫استبانة رضا المستفيدين‬ ‫‪15‬‬
‫مقترح أو حالة عدم رضا مستفيد‬ ‫‪16‬‬
‫سجل مقترحات المستفيدين‬ ‫‪11‬‬
‫خطة اللقاءات التعريفية والتوعوية لطالب المنح‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج طلب صيانة أجهزة الحاسب ائلي وملحقاتها‬ ‫‪11‬‬
‫نظام البالغات اإللكتروني‬ ‫‪20‬‬
‫نموذج استئذان أثناء الدوام‬ ‫‪21‬‬
‫بيان متابعة التزام الموظفين بالتواجد بالوحدات اإلدارية‬ ‫‪22‬‬
‫نموذج إجازة‬ ‫‪21‬‬
‫تقرير طبي‬ ‫‪24‬‬
‫استمارة المعلومات‬ ‫‪25‬‬
‫استمارات تقييم األداء‬ ‫‪26‬‬
‫نموذج صرف مواد من المستودع الرئيس بالجامعة‬ ‫‪21‬‬

‫نموذج طلب مواد من مستودع العمادة‬ ‫‪21‬‬
‫نموذج نقل عهدة‬ ‫‪21‬‬
‫نموذج رجيع‬ ‫‪10‬‬
‫نموذج صرف مكافأة االختبار الشامل‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج استعانة بطالب منحة متميز‬ ‫‪12‬‬
‫نظام مجلس التعليم العالي والجامعات‬ ‫‪11‬‬
‫قرار مجلس الجامعة في بشأن االستعانة بطالب منحة متميز‬ ‫‪14‬‬
‫نموذج طلب صرف‬ ‫‪15‬‬
‫نموذج طلب إجازة برنامج دراسات عليا‬ ‫‪16‬‬
‫اإلطار كتابة برامج الدراسات العليا‬ ‫‪11‬‬
‫الالئحة الموحدة للدراسات العليا‬ ‫‪11‬‬
‫خطة نشر ثقافة الجودة‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج حضور ورشة عمل‪/‬محاضرة‬ ‫‪40‬‬
‫نموذج تقييم ورشة عمل‪/‬محاضرة‬ ‫‪41‬‬
‫بطاقات الوصف الوظيفي‬ ‫‪42‬‬
‫معايير اختيار الموظف المثالي‬ ‫‪41‬‬
‫استبانة تقييم أداء العاملين‬ ‫‪44‬‬
‫استمارة تحديد االحتياجات التدريبية (موظفين)‬ ‫‪45‬‬
‫الخطة التدريبية‬ ‫‪46‬‬
‫استمارة تحديد االحتياجات التدريبية (طالب وطالبات)‬ ‫‪41‬‬
‫استمارة تقييم جهة تدريبية‬ ‫‪41‬‬
‫استمارة قياس أثر التدريب‬ ‫‪41‬‬
‫نموذج طلب تسجيل مقررات‬ ‫‪50‬‬
‫النظام األكاديمي‬ ‫‪51‬‬
‫نموذج طلب تأجيل قبول‬ ‫‪52‬‬
‫نموذج طلب تأجيل دراسة‬ ‫‪51‬‬
‫نموذج طلب حذف فصل دراسي‬ ‫‪54‬‬
‫استمارة تقرير مشرف عن طالب دراسات عليا لطلب لمنح تمديد‬ ‫‪55‬‬
‫نموذج نتيجة االختبار الشامل لدرجة الدكتوراه‬ ‫‪56‬‬

‫نموذج تسجيل مشكلة طالبية‬ ‫‪51‬‬
‫نموذج طلب صرف بدل الكتب والمراجع (طالب)‬ ‫‪51‬‬
‫نموذج طلب صرف بدل طباعة رسالة (طالب)‬ ‫‪51‬‬
‫البريد اإللكتروني‬ ‫‪60‬‬
‫بيان إشراف‬ ‫‪61‬‬
‫تقرير لجنة مناقشة الرسالة المقدمة لنيل درجة الماجستير‪/‬الدكتوراه‬ ‫‪62‬‬
‫إفادة بإنهاء متطلبات التخرج (باللغة العربية)‬ ‫‪61‬‬
‫إفادة بإنهاء متطلبات التخرج (باللغة اإلنجليزية)‬ ‫‪64‬‬
‫بيان استالم الملف‬ ‫‪65‬‬
‫نموذج مشكالت التقديم‬ ‫‪66‬‬
‫نموذج استالم الملفات‬ ‫‪61‬‬
‫نموذج جدول دراسي‬ ‫‪61‬‬
‫نموذج متابعه طالبات المنح‬ ‫‪61‬‬
‫إيصال استالم الرسائل العلمية‬ ‫‪10‬‬
‫نموذج صيانة‬ ‫‪11‬‬
‫بيان حضور وانصراف الموظفات‬ ‫‪12‬‬
‫نموذج استئذان أثناء الدوام (موظفة)‬ ‫‪11‬‬
‫السجل الشهري لمتابعة االنضباط بأوقات الدوام (موظفة)‬ ‫‪14‬‬
‫جدول المناوبة المسائية لمكتب وكيلة العمادة‬ ‫‪15‬‬
‫نموذج األعمال الزائدة‬ ‫‪16‬‬
‫نموذج طلب مواد من مستودع وكالة العمادة‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج طلب صرف بدل الكتب والمراجع (طالبات)‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج طلب صرف بدل طباعة رسالة (طالبات)‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج حضور وانصراف طالبات التشغيل‬ ‫‪10‬‬
‫نموذج إقرار طلب تذكرة مخفضة للطالبات السعوديات‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج النقل‬ ‫‪12‬‬
‫نموذج صيانة‬ ‫‪11‬‬
‫نموذج استئجار صندوق‬ ‫‪14‬‬
‫نموذج طلب األدوات المكتبية‬ ‫‪15‬‬

‫استمارة طلب التحاق بالدراسات العليا‬ ‫‪16‬‬
‫إشعار القبول‬ ‫‪11‬‬
‫خطة نشر التخطيط االستراتيجي‬ ‫‪18‬‬
‫سياسة الجودة‬ ‫‪11‬‬

‫‪ 1‬مراقبة التعديالت‪:‬‬
‫رقم‬
‫ملخص التعديالت‬ ‫الصفحات المعدلة‬ ‫تاريخ التعديل‬
‫التعديل‬

دليل الإجراءات الإصدار الثالث

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

دليل الإجراءات الإصدار الثالث

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

‫وزارة التعليم العالي‬

‫جامعة الملك سعود‬

‫دليل إجراءات نظام إدارة الجودة‬

‫جامعة الملك سعود‬

‫صفحة ‪ 1‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫صفحة ‪ 1‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫‪ 1-1‬التأكد من أن المعلومات المنقولة من خالل الوثائق والسجالت الداخلية‬

‫‪ 2-1‬ضبط وتنظيم إجراءات العمل بالعمادة‪.‬‬

‫‪ -2‬نطاق العمل باإلجراءات‪:‬‬

‫‪ 1-2‬يتم تطبيق هذه اإلجراءات على جميع العمليات بالعمادة‪.‬‬

‫‪ -1‬التعريفات الواردة بالدليل‪:‬‬

‫‪ 1-1‬الوثائق‪ :‬اإلجراءات‪ ،‬األدلة‪ ،‬اللوائح ‪ ،‬السياسات‪ ،‬الهيكل التنظيمي‪ ،‬الوصف الوظيفي‬

‫صفحة ‪ 4‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫‪ 8-1‬السجالت‪ :‬هي النماذج المستخدمة والملفات المحفوظة باألرشيف وملفات‬

‫‪ 1-4‬عميد الدراسات العليا‪.‬‬

‫صفحة ‪ 5‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫صفحة ‪ 6‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 1‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 8‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 1‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫‪ 2-5‬إجراءات التدقيق الداخلي‪:‬‬

‫صفحة ‪ 10‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 11‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 12‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 11‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫‪ 1-5‬إجراءات معالجة حاالت عدم المطابقة واإلجراءات التصحيحية والوقائية‪:‬‬

‫صفحة ‪ 14‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 15‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫‪ 4-5‬إجراءات قياس رضا المستفيدين واستقبال مقترحاتهم وشكواهم‪:‬‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 16‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 11‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫‪ 5-5‬إجراءات العمل بوكالة العمادة‪:‬‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 18‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 11‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 20‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 21‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 22‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 21‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 24‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 25‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫حفظ نسخة من األوراق ووضعها في ملف موظف الشؤون‬ ‫‪1-21-5-5‬‬

‫صفحة ‪ 26‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 21‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬

‫الوثيقة ‪ /‬السجل‬ ‫المسئولية‬ ‫الخطوات‬ ‫م‬

‫صفحة ‪ 28‬من ‪141‬‬ ‫رقم اإلصدار‪/‬التعديل ‪1414/01/01( 0/1‬هـ)‬