myPortfolio

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN

UNIT KEWANGAN

BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

UNIT KEWANGAN
ALAMAT : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 6, BLOK E8
62604 PUTRAJAYA

NO. TELEFON : 03-88846173

NO. FAKS. : 03-88895235
LAMAN SESAWANG: BKP@moe.gov.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Intan Mawaddah Binti Abdul Wahab

Gelaran Jawatan : Pembantu Tadbir Kewangan

Gred Hakiki Jawatan : W19

Tarikh Penempatan : 28 Mei 2018

DILULUSKAN OLEH

Nama : Noor Azman Bin Muhammad Noor

Gelaran Jawatan : Setiausaha Bahagian

Gred Jawatan :

Tarikh :
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1.1 Carta Organisasi Kementerian Pendidikan Malaysia
 2. CARTA FUNGSI
CAWANGAN PENTADBIRAN &
KEWANGAN
1. Menyelia & menguruskan Kenderaan Jabatan.
2. Menyedia, mengagih dan mengumpul Kad Perakam Waktu
bagi setiap bulan.
3. Menyemak dan memproses permohonan ke luar negara
bagi lawatan persendirian.
4. Merancang dan menguruskan surat menyurat Kementerian.
5. Menguruskan sistem Fail Bahagian.
6. Mengurusetiakan Mesyuarat Pengurusan dan Perhimpunan
Bulanan Bahagian.
7. Menyedia dan mengemukakan Laporan Sistem Pengurusan
Audit Nilai (SPAN).
8. Mengurus dan menyedia POL Bahagian:
- Merancang dan mengurus kursus/latihan seperti
Kursus Pemandu dan Kursus Pem. Setiausaha
Pejabat/Setiausaha Pejabat.
9. Mentadbir kemudahan dan sistem rangkaian ICT Pejabat
Pengurusan Tertinggi, Anggota Pentadbiran dan
Bahagian.
10. Merancang, menyelia dan menguruskan pengurusan harta
modal, inventori dan stor.
11. Merancang dan mengurus perolehan, perkhidmatan/bekalan
pejabat dan harta modal.
12. Menyedia dan mengemukakan laporan ke BPPA untuk
JKPAK.
13. Memeriksa dan memantau penyediaan semua jenis penyata
perubahan (Kew.8).
14. Menyedia & mengurus carta aliran semua modul di HRMIS.
15. Mengurus semua pelantikan/penamatan/ penyambungan
Pegawai kontrak (Contract for services & Contract of
Services) dan PSH.
16. Merancang & mengetuai Bengkel, Kursus, Taklimat dan
segala urusan yang berkaitan dengan HRMIS, POL,
Latihan Perkhidmatan Bukan Guru dan sebagainya bagi
semua Pegawai di bawah BKP.
17. Merancang, menyelaras & menyediakan ABM.
18. Pelaksanaan OBB.
19. Menyelaras & mengawal Peruntukan Dasar One-Off Luar
Negara & One Off Harta Modal yang lain.
20. Melaksanakan pengurusan akaun Bahagian - PTJ.
21. Memperakukan Penyata Perubahan Gaji bagi setiap
Pegawai/kakitangan.
22. Menyelia & menyelaraskan perbelanjaan akaun pukal TNB,
TELEKOM, SYABAS & IWK.
23. Menyelia & menyelaras bayaran sewaan ruang pejabat di
Kompleks E dan Cyberjaya.
24. Menyedia & mengemukakan laporan ke Bhg. Kewangan
untuk JPKA.
25. Mengurus & mengakaunkan terimaan dan hasil.
26. Menyelaras bayaran balik pinjaman komputer dan
kenderaan kakitangan / Pegawai.
27. Menyelaras Daftar Pinjaman Komputer & Kenderaan.
SETIAUSAHA BAHAGIAN
CAWANGAN PENGURUSAN KUALITI & MAJLIS CAWANGAN PENGURUSAN CAWANGAN PENGURUSAN REKOD
BANGUNAN & KESELAMATAN
1. Merangka struktur dan mekanisme program-program TQM di KPM. Pengurusan Registri UNIT PERSATUAN SUKAN DAN
2. Menyelaras dan melaksanakan program-program kualiti & inovasi di semua peringkat. 1. Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat/ Bangunan KEBUDAYAAN (MESCA)
3. Mengurus dan melaksanakan sistem penarafan ‘bintang’ di semua peringkat Bahagian dan Kementerian. 1. Merancang dan menyediakan dasar, standard, prosedur dan garis panduan
keseluruhan agensi di bawah KPM sehingga ke JPN/PPD/Sekolah. 2. Pengurusan Pengubahsuaian Pejabat. pengurusan registri.
2. Mengurus dan memantau pelaksanaan urusan pewujudan penerimaan,
4. Menyelaras Pelaksanaan pemakaian PKPA untuk meningkatkan penghayatan dan 3. Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan. 1. Menggalak dan memajukan kegiatan-kegiatan sukan dan
pendaftaran, pengedaran dan penyimpanan mel / rekod. kebudayaan di KPM.
pembudayaan kualiti di kalangan warga KPM. 4. Pengurusan Sistem Aduan Penyelenggaraan
Bangunan. 3. Merancang dan menguruskan pelaksanaan penubuhan Registri Berpusat 2. Menyediakan platform untuk ahli mengembangkan minat
5. Menyediakan khidmat nasihat dalam program kualiti dan khidmat keurusetiaan mesyuarat-
5. Pengurusan Kemudahan Kualiti. bagi Ibu Pejabat Kementerian Pendidikan Malaysia (IPKPM). dan bakat dalam bidang sukan dan kebudayaan.
mesyuarat utama Kajian/teknikal kualiti, inovasi dan produktiviti KPM:
6. Pengurusan Permohbonan Telefon analog, talian 4. Merancang dan menguruskan penerimaan, pendaftaran, penawanan, 3. Mengekalkan gabungan dengan Majlis Kebajikan dan
i) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
telefon/faks dan internet. pengedaran dan penyimpanan surat / mel IPKPM. Sukan Ibu-ibu Pejabat Kerajaan Persekutuan.
ii) Mesyuarat Penyelarasan MS ISO 900.:2000.
7. Pengurusan Bil Tenaga dan Air. 5. Merancang dan menguruskan ruang / peralatan penyimpanan fail yang 4. Menganjur dan menguruskan perjumpaan, persembahan,
iii) Mesyuarat Audit Kualiti Dalaman.
8. Pengurusan Bil Telekomunikasi. mencukupi untuk rekod-rekod IPKPM. pertandingan serta perlawanan sukan dan
iv) Mesyuarat J/K Teknikal Piagam Pelanggan. 6. Menyelaras, memantau dan menguruskan pembukaan fail-fail urusan am
9. Pengurusan Kewangan dan Penyelenggaraan. kebudayaan.
v) Mesyuarat J/K Pemandu Inovasi & Produktiviti KPM. dan fungsian mengikut klasifikasi fail yang telah ditetapkan oleh Arkib
10. Pengurusan Mesyuarat Penyelenggaraan. 5. Mengutip dana untuk menyokong pelaksanaan aktiviti
vi) Mesyuarat J/K Petugas Inovasi & Produktiviti KPM. Negara Malaysia (ANM). sukan dan kebudayaan terutamanya di KPM dengan
11. Merancang, mengurus, menyelaras, menyedia,
vii) Mesyuarat J/K Induk Majlis Hari Inovasi KPM. memantau dan memastikan aspek-aspek 7. Menyelaras, memantau dan memastikan pergerakan, penyenggaraan, cara yang difikirkan sesuai oleh Jawatankuasa
viii) Mesyuarat J/K Kerja Program Hari Inovasi KPM. keselamatan fizikal bangunan. penjagaan, penyimpanan, pemeliharaan, penutupan dan pelupusan fail dengan kelulusan Pendaftar Pertubuhan dan agensi-
ix) Mesyuarat J/K Induk Sistem Star Rating KPM. 12. Merancang dan menyediakan dasar berkaitan dilaksanakan mengikut tatacara yang ditetapkan. agensi yang berkaitan.
x) Mesyuarat J/K Kerja Sistem Star Rating KPM. keselamatan. 6. Menjaga kebajikan ahli dengan apa juga cara yang boleh
Pengurusan Rekod
xi) Mesyuarat J/K Induk Konvensyen KIK, KPM. 13. Mengurus dan mengendalikan permohonan pas dalam masa kemalangan, sakit atau kematian.
7. Melaksanakan aktiviti lain yang sah dari segi undang-
6. Merancang program-program kualiti dan inovasi KPM. keselamatan pegawai dan kakitangan serta
memastikan sistem pas keselamatan berjalan 1. Penyediaan Panduan dan Prosedur Pengurusan Rekod. undang untuk faedah ahli.
7. Merancang latihan-latihan berkaitan program kualiti.
dan berfungsi dengan baik. 2. Pembangunan Klasifikasi Fail.
8. Menyelaras Tadbir Urus Laman Web/Portak KPM.
14. Menyedia, memantau dan merekodkan 3. Sistem Pengurusan Rekod Elektronik.
9. Mengurus setiakan:
penggunaan pas-pas pelawat di blok-blok KPM. 4. Pengurusan Bilik Rekod dan Pusat Rekod KPM.
i) Mesyuarat J/K Induk Laman Web/Portal KPM; dan
15. Merancang, mengurus, menyelaras dan 5. Pelupusan Rekod.
ii) Mesyuarat J/K Kerja Pengurusan Laman Web/Portal.
mengadakan latihan fire drill. 6. Program Khidmat Konsultansi Pengurusan Rekod.
10. Menetapkan dasar, mekanisme dan pengurusan laman web/portal. 7. Program Kesedaran Pengurusan Rekod.
16. Menyelaraskan isu-isu keselamatan KPM seperti:
11. Menentukan dasar penyampaian perkhidmatan/maklumat melalui laman web/portal. 8. Menguruskan dan menyelaras perlantikan Pegawai Rekod Jabatan.
(a) Penyerahan memorandum;
12. Menentukan keperluan Kajian semula kandungan utama laman web/portal. (b) Piket/rusuhan; dan 9. Pelaksanaan Digital Documents Management System.
13. Mengesahkan konsep reka bentuk dan susun atur laman web/portal (c) Majlis-majlis Rasmi. 10. Pengurusan Rekod Penting dan Pelan Tindakan Bencana Rekod.
14. Mengesahkan keperluan infrastruktur & sokongan teknikal bagi laman web/portal. 17. Mengurus perkhidmatan pengawal keselamatan 11. Pengurusan Dokumen Terperingkat.
15. Menyelesaikan isu-isu dan masalah berkaitan laman web/portal. blok-blok di bawah KPM. 12. Inspektorat / Audit Pengurusan Rekod.
13. Merancang, mengurus dan memastikan pengurusan rekod IPKPM
16. Memastikan kandungan dalam laman web/portal adalah terkini dan sahih dengan 18. Mengurusetiakan mesyuarat-mesyuarat berkala
mematuhi kriteria penilaian penarafan bintang (SSR).
mewujudkan proses pengurusan kandungan yang berkesan. berkaitan keselamatan.
19. Merancang dan melaksanakan kursus-kursus
17. Memastikan keseragaman dalam penyampaian maklumat di laman web/portal.
berkaitan keselamatan. Pengurusan Arkib
18. Mengesyorkan peningkatan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan termasuk
20. Membantu merancang Dasar Pembahagian
penyediaan perkhidmatan secara interaktif bagi menyokong ciri-ciri dan kemudahan
Tempat Letak Kenderaan (TLK). 1. Merancang, menyelaras dan mamantau penyerahan bahan arkib terbitan
yang mesra pelanggan.
21. Menyelaras dan melaksanakan dasar KPM kepada Arkib Negara.
19. Mengkaji dam membuat syor untuk mewujudkan ciri-ciri baru ( enhancing features) dalam
penguatkuasaan pelekat kenderaan dan 2. Merancang, menyelaras dan memantau penyerahan bahan Pengurusan
laman web/portal. Tertinggi KPM kepada Arkib Negara.
pembahagian tempat letak kenderaan di blok-
20. Mengesyorkan konsep reka bentuk dan susun atur laman web/portal kepada J/K Induk
blok.
Pengurusan Laman Web/Portal. 22. Membantu merancang, menyelaras dan memantau
21. Mengesyorkan keperluan infrastruktur & sokongan teknikal bagi laman web/ portal sistem lalulintas di Kompleks E.
kepada J/K Induk Pengurusan Laman Web/Portal.
22. Merancang, menyelaras dan memantau Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti KPM
(MS ISO 9000).
23. Merancang, menyelaras dan memantau Pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh
(TQM) KPM.
24. Merancang dan melaksana urusan inspektorat kualiti KPM (naziran kualiti, audit kualiti
dalaman dan audit kualiti luaran).
25. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan program peningkatan kualiti & inovasi.
26. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan piagam pelanggan KPM.
27. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan PKPA.
28. Membuat Penilaian Sistem Star Rating Bahagian/Agensi.
29. Membuat benchmarking program-program kualiti.
30. Membuat kajian keberkesanan program-program kualiti serta melaporkan kepada
Pengurusan Tertinggi KPM.
31. Merancang dan menggubal dasar-dasar berkaitan auditan kualiti.
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Membuat bayaran tuntutan perjalanan, elaun

penceramah, elaun pertukaran stesen/perpindahan
rumah, bayaran balik kasut, bil suratkhabar, pos dan
perubatan melalui iGfmas

2. Membuat bayaran gaji kakitangan kontrak, pekerja

sambilan harian dan caruman KWSP melalui iGfmas

3. Membuat bayaran caruman KWSP kakitangan kontrak

dan pekerja sambilan harian melalui KWSP online.

4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari

semasa ke semasa.
 4. DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM
Pembantu Tadbir KETUA
GELARAN JAWATAN SUB
(Kewangan) PERKHIDMATAN
Pembantu Tadbir KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN
(Kewangan) WARAN PERJAWATAN
KHIDMAT
GRED JAWATAN W19 BIDANG UTAMA
PENGURUSAN

GRED JD GRED W19 SUB-BIDANG KEWANGAN

INTAN MAWADDAH
TETAP DAN
STATUS JAWATAN DISEDIAKAN OLEH BT ABDUL WAHAB
BERPENCEN
(PTQ)
BAHAGIAN KHIDMAT NURUL INANI BT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
PENGURUSAN IBRAHIM
CAWANGAN NOOR AZMAN B.
HIRARKI 2
PENTADBIRAN DAN DILULUSKAN OLEH MUHAMMAD NOOR
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)
KEWANGAN SUB

SKIM PERKHIDMATAN SOKONGAN TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas kewangan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan
berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Memproses bayaran pelbagai jenis tuntutan, bil-bil serta gaji 1. Membayar tuntutan perjalanan, elaun
penceramah, elaun pertukaran
kakitangan melalui sistem iGfmas dan badan berkanun melalui
stesen/perpindahan rumah, bayaran balik
sistem KWSP online kasut, bil suratkhabar, pos dan perubatan

2. Membayar gaji kakitangan kontrak,

pekerja sambilan harian dan caruman
KWSP Membayar kontrak-kontrak di BKP

3. Menyedia Borang A caruman KSWP

DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

1. Kemahiran Kepimpinan
2. Pemikiran Strategik
3. Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik
4. Kebolehan menguasai sesuatu yang baru dengan cepat
5. Kebolehan berkomunikasi dengan baik
6. Boleh bekerjasama dengan kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa
PENGALAMAN

1. Menjalankan tugas-tugas kewangan hampir 9 tahun

5. PROSES KERJA
 Aktiviti 1 : Penyediaan Bayaran Tuntutan Perjalanan Penceramah,
Bayaran Balik Kasut dan Elaun Perpindahan/Bertukar
Stesyen.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1 Menyediakan Terima Permohonan Tuntutan
SUB/KPSU/ Perintah-Perintah
bayaran sebelum atau 10hb berikutnya. Am Dan Arahan
pelbagai PSU/PAK/ Pentadbiran
2 tuntutan bagi Semak borang permohonan beserta
pegawai di dokumen sokongan. Kuiri/Terima KPT
bawah BKP
Pekeliling
3 Periksa tuntutan dengan rekod
Kewangan
kedatangan.

4 Kunci masuk maklumat penerima dan

Manual iGFMAS
jumlah tuntutan yang layak diterima.
Semak data, simpan dan hantar untuk
Peraku I

5 Kuiri/Sahkan

6 Tunggu semakan kod perakaunan

dari AO (pejabat perakaunan)

7 Kuiri/Lulus

8 Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar

9 Simpan dan cetak baucar bayaran

kedalam fail untuk semakan.
 Aktiviti 2 : Penyediaan Bayaran Bil Suratkhabar, Pos dan Perubatan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1 Menyediakan Terima Permohonan bayaran
SUB/KPSU/ Perintah-Perintah
bayaran sebelum atau 10hb berikutnya. Am Dan Arahan
pelbagai bil PSU/PAK/ Pentadbiran
2 berkaitan Semak borang permohonan beserta
pegawai di dokumen sokongan. Kuiri/Terima KPT
bawah BKP
Pekeliling
3 Periksa tuntutan dengan rekod
Kewangan
kedatangan.

4 Kunci masuk maklumat penerima dan

Manual iGFMAS
jumlah tuntutan yang layak diterima.
Semak data, simpan dan hantar untuk
Peraku I

5 Kuiri/Sahkan

6 Tunggu semakan kod perakaunan

dari AO (pejabat perakaunan)

7 Kuiri/Lulus

8 Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar

9 Simpan dan cetak baucar bayaran

kedalam fail untuk semakan.
 Aktiviti 3 : Penyediaan Penyata dan Bayaran Gaji Kakitangan Kontrak
dan Pekerja Sambilan Harian serta caruman KWSP

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1 Menyediakan Terima Kew.8 dan dokumen berkaitan
SUB/KPSU/ Perintah-Perintah
penyata gaji tuntutan dari Unit Pentadbiran Am Dan Arahan
bagi pegawai- PSU/PAK/ Pentadbiran
2 pegawai Semak Kew.8 beserta dokumen
kontrak dan sokongan. Kuiri/Terima KPT
pekerja
Pekeliling
3 sambilan Sediakan Pengiraan (Lampiran A)
Kewangan
harian di yang berkaitan.
bawah BKP
4 Kunci masuk maklumat penerima dan
Manual iGFMAS
jumlah tuntutan yang layak diterima.
Semak data, simpan dan hantar untuk
Peraku I

5 Kuiri/Sahkan

6 Tunggu semakan kod perakaunan

dari AO (pejabat perakaunan)

7 Kuiri/Lulus

8 Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar

9 Simpan dan cetak baucar bayaran

kedalam fail untuk semakan.
 Aktiviti 4 : Penyediaan Bayaran Caruman KWSP Melalui sistem KWSP
Online

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1 Menyediakan Terima harg copy permohonan
pesanan SUB/KPSU/ Perintah-Perintah
pesanan tempatan dari unit-unit Am Dan Arahan
kerajaan jika
terdapat
dibawah seliaan BKP. Nota minta PSU/PAK/ Pentadbiran
permohonan telah diserahkan dalam sistem
ePerolehan secara online. KPT
dari unit-unit di
bawah seliaan Pekeliling
2 BKP Semak paparan senarai tugas harian Kewangan
dalam sistem ePerolehan

3 Jana LO dengan memasukkan kod Manual iGFMAS

akaun, kuantiti dan serah kepada
Pelulus. Kuiri/Luluskan pesanan
kerajaan

4 Tunggu Semakan kod akaun dan baki

di peringkat AO. Kuiri/Lulus.

5 Cetak LO. Rekod dalam buku daftar

pesanan tempatan (format excel).

6 Apabila selesai teruskan proses

perolehan, penerimaan barang dan
penerimaan di dalam senarai tugas
sistem ePerolehan. Serah Pegawai
Pengesah. (PAK)

7 Pembekal Jana Invois

8 Serah dokumen ke PAK untuk

Pegawai membuat padanan bayaran.
Dokumen terus ke Arahan
Pembayaran Dengan Pesanan
Kerajaan dalam sistem iGfmas.

9 Peraku I. Kuiri/Luluskan

10 Peraku II. Kuiri/Luluskan.

11 Simpan dan cetak baucar bayaran

kedalam fail untuk semakan.
6. CARTA ALIR

Aktiviti 2: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik
(F3), Kecil (F4) & Virement (F6)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA Mula

Terima waran peruntukan asal, tambah,

tarik, kecil atau virement

Buat
pindaan

Menghantar dokumen yang lengkap

kepada pegawai pelulus untuk Perakuan I

Pegawai Perakuan II

Tidak

Akuan Terima

Simpan dan cetak waran kedalam fail untuk

semakan.

TAMAT Tamat
Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA Mula

Menerima permohonan dan menyemak

bagi memastikan pemohon menghantar
dokumen hardcopy yang lengkap untuk
diproses

Menghantar dokumen yang lengkap

kepada pegawai pelulus untuk meluluskan
Pesanan Kerajaan yang telah dicipta
didalam sistem iGFMAS
Ada
Memasukkan no. Pesanan penghantaran
(DO) dan kuantiti yang betol untuk diserah
kepada Peraku 2

Memasukkan no. Invois dan amaun jumlah

keseluruhan bagi tujuan pembayaran dan
diserah kepada peraku 1 dan 2
Ya
Tidak
Menyemak status pembayaran dan
mencetak baucar bayaran setelah
berstatus 80 didalam sistem iGfmas

TAMAT Tamat
Aktiviti 4: Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan
Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

 Mula
MULA

Sediakan tanggungan kontrak.

Buat
pindaan
Tidak
Pegawai Peraku I

Cetak tanggungan kontrak yang berstatus

80

Kunci masuk DO (bekalan & perkhidmatan)

Buat
pindaan
Pegawai Peraku I

Pegawai Peraku II

Cetak baucar bayaran dan rekod dalam

buku daftar kontrak (JANM 12)

TAMAT Tamat

Aktiviti 1: Penyediaan Bayaran Tuntutan Perjalanan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula
MULA

Pegawai menghantar borang permohonan

tuntutan elaun lebih masa ke unit
Buat kewangan.
pindaan
Tidak
Terima borang tuntutan elaun lebih masa.
Semak samaada lengkap atau tidak.

Kunci masuk dalam sistem iGfmas, arahan

pembayaran, sub modul pendapatan
Buat bercukai. Hantar Perakuan I
pindaan

Perakuan I

Semakan AO

Pegawai Peraku II

Status 80 cetak baucar bayaran dan

simpan.

TAMAT Tamat
Aktiviti 2: Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji
(LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik
pangkat, potongan dan lain-lain)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula
MULA

Pegawai dari unit pentadbiran memberi

Kew-8 untuk perubahan gaji.
Buat
pindaan
Tidak
Terima Kew-8. Semak samaada ada
kesilapan atau tidak.

Sediakan SG20. Kunci masuk ke dalam

sistem HCM.
Buat
pindaan

Menyemak Laporan Edit

Simulasi Gaji

TAMAT Tamat
 Aktiviti 7 : Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MULA Mula

Pegawai dari unit-unit di bawah seliaan

BKP menghantar permohonan LO dan nota
minta telah diserahkan dalam sistem
ePerolehan
Semak senarai tugas harian dalam sistem
Buat
ePerolehan dan jana LO. Serah kepada
pindaan
Pelulus.
Tidak
Pelulus sahkan. Kuiri/Lulus.

Semakan kod akaun dan baki di peringkat

AO. Kuiri/Luluskan.

LO status 80. Cetak LO. Rekod pesanan

kerajaan dalam excel.
Pembekal mengesahkan pesanan
pembelian (PO) dan cipta nota
penghantaran (DO)
Pegawai Penerima mengesahkan
penerimaan barangan/perkhidmatan dari
pembekal dan penilaian prestasi.

Pegawai pengesah mengesahkan

penerimaan barangan/perkhidmatan.

Pembekal jana invois.

Pegawai padanan bayaran memadankan

dokumen dan mengeluarkan arahan
pembayaran.

Perakuan I.

Perakuan II.

Status 80 cetak baucar bayaran, simpan

dan rekod pembelian terus dalam GPSI.

TAMAT Tamat

11. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik
(F3), Kecil (F4) & Virement (F6)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Daftar waran peruntukan asal, tambah,

1. tarik, kecil atau virement.

Klik butang jana, isi semua butiran seperti

2. yang dikehendaki.

Kemudian, klik pula semak data, klik

3. butang simpan selepas itu hantar untuk
Perakuan I.

Kuiri / Luluskan waran

4.

Peraku II akan sahkan waran.

5.

Perakuan terima untuk penerimaan

6.

Simpan dan cetak waran kedalam fail

7. untuk semakan.
Aktiviti 2: Daftar Baucar Jurnal Biasa (S1), Baucar Jurnal antara PTJ (S2)
dan Baucar Jurnal Antara Entiti (S5).

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Kunci masuk Baucar Jurnal. Semak data,

1. simpan dan hantar untuk Peraku I

Kuiri / Luluskan baucar jurnal

2.

Tunggu semakan kod perakaunan dari AO

3. (pejabat perakaunan)

Kuiri / sahkan
4.

Menghantar permohonan yang telah

5. disahkan kepada Peraku II untuk
Lulus/Kuiri

Menghantar permohonan yang telah

disahkan oleh peraku I dan diluluskan oleh
6. Peraku II dan dihantar kepada Perakuan
Terima untuk Terimaan

Simpan dan cetak baucar jurnal kedalam

7. fail untuk semakan.
Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyemak dan memproses permohonan

1. Pesanan Kerajaan melalui sistem iGFMAS.

Menyemak maklumat akaun bank dari

pembekal pada data induk didalam sistem
2. iGFMAS bagi memastikan maklumat akaun
bank pembekal adalah sama dengan
salinan penyata bank yang diberi.
Mencipta Pesanan Kerajaan di dalam
sistem dan mengemaskini maklumat pada
perihal permohonan perolehan yang telah
3.
diterima dengan mengikut kod akaun, kod
item, harga seunit, jumlah keseluruhan
adalah betul.
Menghantar dokumen yang lengkap
4. kepada pelulus Pesanan Kerajaan.

Menyemak status 80 untuk mencetak

Pesanan Kerajaan dan merekodkan
5.
didalam buku pendaftaran pengeluaran
Pesanan Kerajaan.
Memproses dan meletakkan kuantiti
pesanan penghantaran/penerimaan
perkhidmatan yang betul setelah menerima
salinan hardcopy invois, pesanan
6.
penghantaran (DO), senarai kehadiran
peserta dan Pesanan Kerajaan yang telah
lengkap bertandatangan serta cop
daripada pembekal.
Memproses arahan pembayaran setelah
7. dokumen lengkap diterima. Hantar untuk
Perakuan I dan Perakuan II.
Cetak baucar bayaran.
8.
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyimpan baucar bayaran dan simpan.

9.

Mengunci masuk maklumat baucar

10. bayaran dalam system Government
Procurment Information System (GPIS).
Aktiviti 4: Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan
Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima Invois untuk perkhidmatan kawalan

1. keselamatan tanpa senjata dari PAK.

Sediakan tanggungan kontrak (CO) untuk

2. tempoh semasa. Semak data, Simpan dan
hantar untuk Perakuan I.

Dapatkan Perakuan I. Kuiri/Lulus.

3.

Selepas itu tunggu kelulusan semakan Kod

4. Perakaunan dan semakan peruntukan dari
Pejabat Perakaunan (AO). Kuiri/Lulus

Apabila sudah status 80 cetak sesalinan

5. untuk salinan pejabat

PENERIMAAN BEKALAN DAN

6. PERKHIDMATAN

Terima DO (bekalan & perkhidmatan)

7. dokumen berkaitan yang disahkan
berdasarkan CO.

Kunci masuk maklumat di dalam modul

8. terimaan bekalan dan perkhidmatan.
Peraku I

Perakuan II atau kuiri/luluskan

9.

ARAHAN PEMBAYARAN
10.
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Kunci masuk maklumat di bawah Sub

modul Arahan Pembayaran (Dengan
11 Pesanan Kerajaan). Semak data, simpan
dan hantar untuk Perakuan I

Perakuan I. Kuiri/Luluskan
12.

Perakuan II. Kuiri/Luluskan

13.

Rekod maklumat baucar bayaran dalam

14. buku daftar kontrak (JANM 12).

Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam

15. fail untuk semakan.
Aktiviti 5: Penyediaan Bayaran Elaun Lebih Masa.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima Permohonan Tuntutan Elaun Lebih

1. Masa sebelum atau 10hb berikutnya.

Semak borang permohonan beserta

2. dokumen sokongan. Kuiri/Terima

Periksa tuntutan dengan rekod

3. kedatangan.

Kunci masuk maklumat penerima dan

jumlah tuntutan yang layak diterima.
4. Semak data, simpan dan hantar untuk
Peraku I

Kuiri/Sahkan
5.

Tunggu semakan kod perakaunan dari AO

6. (pejabat perakaunan)

Kuiri/Lulus
7.

Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar

8.
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam

9. fail untuk semakan.

Aktiviti 6: Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji

(LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik
pangkat, potongan dan lain-lain)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran

1.

Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang

2. berkaitan.

Sediakan SG20. Kunci masuk ke sistem

HCM. Cop tarikh pada SG20 dan daftar
3. PA40, selepas itu kunci masuk maklumat
berkaitan di dalam PA30.

Cetak Laporan ZRPY043. Serah Kew.8,

Pengiraan dan Laporan ZRPY 043 ke PAK
4. untuk semak sebelum proses simulasi
dijalankan.

Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran

5.

Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang

6. berkaitan.
Aktiviti 7: Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima harg copy permohonan pesanan

tempatan dari unit-unit dibawah seliaan
1. BKP. Nota minta telah diserahkan dalam
sistem ePerolehan secara online.

Semak paparan senarai tugas harian

2. dalam sistem ePerolehan

Jana LO dengan memasukkan kod akaun,

3. kuantiti dan serah kepada Pelulus.
Kuiri/Luluskan pesanan kerajaan

Tunggu Semakan kod akaun dan baki di

4. peringkat AO. Kuiri/Lulus.

Cetak LO. Rekod dalam buku daftar

5. pesanan tempatan (format excel).
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Apabila selesai teruskan proses perolehan,

penerimaan barang dan penerimaan di
6. dalam senarai tugas sistem ePerolehan.
Serah Pegawai Pengesah. (PAK)

Pembekal Jana Invois

7.

Serah dokumen ke PAK untuk Pegawai

membuat padanan bayaran. Dokumen
8. terus ke Arahan Pembayaran Dengan
Pesanan Kerajaan dalam sistem iGfmas.

Peraku I. Kuiri/Luluskan
9.

Peraku II. Kuiri/Luluskan.

10.

Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam

11. fail untuk semakan.

7. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perbendaharaan

2. Pekeliling – Pekeliling Perbendaharaan

3. Perintah – Perintah Am

4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

5. Pekeliling – Pekeliling Ikhtisas yang sedang berkuatkuasa

8. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Lampiran ’A’ (Borang kenyataan tuntutan

elaun lebih masa)

2. BKP/PA-01/2018 (Borang permohonan bagi

perolehan perkhidmatan dan bekalan BKP)
9. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI