PHẦN I.

VĂN BẢN VÀ KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN
1.1 VĂN BẢN VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA VĂN BẢN
1.1.1 Khái niệm về văn bản
Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp ngôn ngữ
 Có tính trọn vẹn về nội dung,
 Hoàn chỉnh về hình thức,
 Có tính liên kết chặt chẽ
Để hướng tới mục tiêu giao tiếp nhất định.
1.1.2. Đặc trưng của văn bản
 Tính trọn vẹn về nội dung: Mỗi văn bản thể hiện một chủ đề nhất định.
 Tính hoàn chỉnh về hình thức: văn bản thường có kết cấu 3 phần (mở đầu, nội dung, kết thúc)
 Tính mục đích của văn bản: mỗi văn bản hướng đến một mục đích giao tiếp nhất định
Mục đích giao tiếp của văn bản quy định việc lựa chọn và tổ chức nội dung, phương tiện ngôn ngữ, cách thức tổ chức văn bản
1.2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN
1.2.1. Văn bản nói và văn bản viết
 Văn bản nói
- Văn bản nói là lời trò chuyện trong đời sống hàng ngày, là hình thức giao tiếp sống động và tự nhiên
- Văn bản nói sử dụng âm thanh, ngữ điệu và các yếu tố phi ngôn ngữ như (nét mặt, anh mắt, cử chỉ, điệu bộ,..) nên khả
năng tác động, gợi cảm thường trực tiếp hơn, mạnh mẽ hơn so với văn bản viết.
 - Văn bản nói sử dụng các yếu tố thừa từ, lặp từ, thủ pháp đỉnh lược, chêm xen,… nhằm nhấn mạnh nội dung để người nghe
dễ nhớ
Lưu ý:
Khi các văn bản nói được ghi lại bằng chữ viết (như đối thoại trong tác phẩm văn học, lời phát biểu của nguyên thủ quốc gia,
…) thì cần biến đổi cho phù hợp với dạng viết.

 Văn bản viết

- Văn bản viết là các văn bản ghi bằng chữ viết dưới dạng chép, in, khắc,..
- Người nghe không có mặt trực tiếp (ko sử dụng âm thanh, các yếu tố phi ngôn ngữ) mà thay vào đó là sử dụng hệ thống
câu và các kí hiệu quy ước.
- Để diễn đạt rõ ràng, mạch lạc nên văn bản viết có sử dụng các kiểu câu dài, nhiều thành phần, được kết nối bằng các quan
hệ từ. Văn bản viết thường tinh luyện và trau chuốt hơn văn bản nói.
Lưu ý:
Khi văn bản viết được trình bày dưới dạng nói như các bản tin được đọc trên đài truyền hình,.. thì văn bản đó cũng cần được
biến đổi sao cho phù hợp với dạng nói.

1.2.2. Văn bản chia theo phương thức biểu đạt


STT PTBĐ Định nghĩa
1 Tự sự Là phương thức dùng ngôn ngữ để
kể một chuỗi sự vật, sự việc này dẫn biến sự việc
đến sự vật, sự việc kia, cuối cùng tạo
thành một kết thúc
2 Miêu tả Là làm cho người nghe, người đọc
có thể hình dung, liên tưởng được sự
vật, sự việc như đang hiện ra trước
mắt cụ thể và sinh động, hoặc miêu
tả để người đọc nhận biết, hình dung
được thế giới nội tâm của con người
3 Biểu Là dùng ngôn ngữ để bộc lộ tình
cảm cảm cảm xúc của mình về thế giới
xung quanh.
Mục đích giao
Dấu hiệu nhận biết Ví dụ
tiếp
Trình bày diễn Để nhận biết phương thức tự Tường thuật diễn biến
sự trong văn bản có thể dựa trận đấu bóng đá
vào các yếu tố như: cốt truyện,
nhân vật, diễn biến sự việc,
ngôi kể hay những câu văn
trần thuật
Tái hiện trạng Dựa vào các dấu hiệu như: “Sau trân bão, chân trờ,
thái sự vật, con - Sử dụng nhiều động từ, tính ngấn bể sạch như tấm
người từ, từ láy kính lau hết mây bụi.
Mặt trời nhú lên dần,
- Các biện pháp tu từ (nhân rồi lên cho kì hết.”
hóa, ẩn dụ,..)
- Các câu văn, câu thơ tái hiện
lại hình dáng, diện mạo, màu
sắc,.. của con người, sự vật
Bày tỏ tình cảm, Nhận biết bằng cách trong văn “Cứ đến tháng ba, nhớ
cảm xúc bản có nhiều câu văn, câu thơ, đến sầu đâu là tôi cảm
từ ngữ thể hiện cảm xúc, thái thấy thoang thoảng đâu
độ của người viết hoặc nhân đây một mùi thơm mát
vật trữ tình. mẻ, dịu dàng, mát mẻ
còn hơn cả hương cau,

4 Thuyết Phương thức cung cấp, giới thiệu,
minh giảng giải những tri thức về một sự
vật, hiện tượng nào đó cho những
người cần biết nhằm hiểu rõ hơn về
đối tượng
5 Nghị Chủ yếu được dùng để bàn bạc phải
luận trái, đúng sai nhằm bộc lộ thái độ
quan điểm của người nói, người viết
rồi dẫn dắt, thuyết phục người khác
đồng tình với ý kiến của mình
Giới thiệu đặc Để nhận biết phương thức
điểm, tính chất, trong văn bản căn cứ vào
phương pháp những câu văn chỉ ra điểm
riêng, nổi bật của đối tượng,
câu văn khách quan, ít quan
điểm cá nhân, biện pháp tu
từ…
Bàn luận, nêu ý Có vấn đề bàn luận, có quan
kiến điểm của người viết cùng với
các luận điểm, luận cứ, luận
chứng. Nghị luận thường đi
liền với các thao tác phân tích,
giải thích, chứng minh, bình
luận,..
mà dịu dàng có khi còn
…”
“Nước là yếu tố thứ hai
quyết định sự sống chỉ
sau không khí, vì vậy
con người không thể
sống thiếu nước.”
“Hạnh phúc là ước mơ
và là mục tiêu của tất
cả mọi người. Suy cho
cùng, mọi nỗ lực và
hành động của con
người đều chỉ hướng
đến một mục đích duy
nhất là sống hạnh
phúc.”
6 Hành Là phương thức dùng để giao tiếp Để đạt được yêu Đặc trưng mang tính khuôn “Điều 5
chính – giữa Nhà nước với nhân dân, giữa cầu, nguyện mẫu, tính công vụ, tính minh 1. Nước CHXH chủ
Công nhân dân với cơ quan Nhà nước, vọng xác và tính hiệu lực thực thi nghĩa Việt Nam là
vụ giữa cơ quan với cơ quan, giữa nước quốc gia thống nhất
(Điều này với nước khác trên cơ sở pháp lí của các dân tộc cungd
hành) như: Thông tư, nghị định, đơn từ, sinh sống trên đất nước
báo cáo, hóa đơn, hợp đồng,.. Việt Nam.”

Các bước xác định phương thức biểu đạt trong văn bản
B1: Đọc kĩ nội dung văn bản cần xác định
B2: Xác định thể loại chính của văn bản
B3: Đối chiếu lại với các dấu hiệu nhận biết của phương thức biểu đạt đó
B4: Kết luận phương thức biểu đạt
1.2.3. Văn bản chia theo phong cách ngôn ngữ

S
T PCNN Định nghĩa Tính chất Ví dụ
T
1 Sinh hoạt Là văn bản ghi lại lời ăn  Tính cụ thể: không gian, thời gian, hoàn “Nghĩ gì đấy Th. ơi? Nghĩ gì
tiếng nói hàng ngày, dùng cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, nội dung và cách mà đôi mắt đăm đăm nhìn
để thông tin, trao đổi ý thức giao tiếp qua bóng đêm…”
nghĩ, tình cảm.. nhằm đáp  Tính cảm xúc: cảm xúc của người nói thể (Trích Nhật kí Đặng Thùy
ứng nhu cầu về giao tiếp hiện qua các giọng điệu, các trợ từ, thán từ, sử Trâm)
con người trong cuộc sống dụng kiểu câu linh hoạt.
 Tính cá thể: là những nét riêng về giọng nói

2 Nghệ Là văn bản thực hiện chức  Tính hình tượng: Xây dựng hình tượng chủ “Nếu Tổ quốc bão giông từ
thuật năng nhận thức, giáo dục, yếu bằng các biện pháp tu từ: ẩn dụ, nhân hóa, so biển
thẩm mĩ,…thông qua hình sánh,… Có một phần máu thịt ở
tượng văn học.  Tính truyền cảm: ngôn ngữ của người nói, Trường Sa”
người viết có khả năng gây cảm xúc, ấn tượng
mạnh với người nghe, người đọc
 Tính cá thể: là dấu ấn riêng của mỗi người
3 Chính Là loại văn bản thông tin  Tính công khai về quan điểm chính trị: thể “Tất cả đều sinh ra có quyền
luận về các vấn đề có ý nghĩa hiện rõ quan điểm của người nói/viết về những vấn bình đẳng. Tạo hóa cho họ
chính trị-thời sự xã hội, tư đề thời sự trong cuộc sống, không che giấu, úp mở. những quyền không ai có thể
tưởng, văn hóa,.. Vì vậy, từ ngữ phải được cân nhắc kĩ càng (tránh xâm phạm được; những
dùng từ ngữ mơ hồ), câu văn mạch lạc (tránh viết quyền ấy, có quyền được
câu phức tạp, nhiều ý gây những cách hiểu sai) sống, quyền tự do và quyền
mưu cầu hạnh phúc.”
 Tính chặt chẽ trong diễn đạt và suy luận: Hệ
thống luận điểm, luận cứ, luận chứng rõ ràng, mạch
lạc và sử dụng từ ngữ liên kết rất chặt chẽ.

 Tính truyền cảm, thuyết phục: thể hiện ở lí lẽ

đưa ra, giọng văn hùng hồn, tha thiết, bộc lộ nhiệt
tình của người viết.

4 Báo chí Là loại văn bản có chức  Tính thông tin thời sự: thông tin nóng hổi, “Ngày quốc tế Yoga lần tứ 8
năng cung cấp thông tin chính xác về địa điểm, thời gian, nhận vật, sự diễn ra tại SaPa. Sự kiện sẽ
thời sự. kiện,.. được tổ chức trên đỉnh
 Tính ngắn gọn: Lời văn ngắn gọn nhưng Fansipan với khoảng 500
lượng thông tin cao (bản tin, tin ngắn, quảng huấn luyện viên..”
cáo,..). Phóng sự thường dài hơn nhưng cũng
không quá 3 trang báo và thường có tóm tắt, in đậm
đầu bài báo để dẫn dắt.
  Tính sinh động, hấp dẫn: cách dùng từ , đặt
câu, đặt tiêu đề phải kích thích sự tò mò của người
đọc.
5 Khoa học Là văn bản dùng trong lĩnh  Tính khái quát, trừu tượng: ngôn ngữ khoa “Thành phố Hạ Long nằm ở
vực hoạt động khoa học học, dùng nhiều thuật ngữ khoa học (các từ chuyên trung tâm của tỉnh Quảng
với chức năng chủ yếu là môn dùng trong từng ngành khoa học và chỉ dùng Ninh, có dieennj tích
thông tin nhận thức. để biểu hiện ngôn ngữ khoa học). Kết cấu văn bản 271,95km2. Phía Đông của
khoa học mang tính khái quát (các luận điểm khoa Hạ Long giáp thành phố Cẩm
học trình bày từ lớn đến nhỏ, từ cao đến thấp, từ Phả,…”
khái quát đến cụ thể)

 Tính lí trí, logic: từ ngữ chỉ dùng với một

nghĩa, không dùng các biện pháp tu từ. Câu văn
chặt chẽ, mạch lạc, là một đơn vị thông tin, cú pháp
chuẩn. Kết cấu văn bản có sự liên kết chặt chẽ và
mạch lạc. Cả văn bản thể hiện một lập luận logic.

 Tính khách quan, phi cá thể: từ ngữ trong

văn bản khoa học có sắc thái trung hòa, ít cảm xúc.
Câu văn trong văn bản khoa học có tính khái quát
cao nên ít có những biểu đạt có tình cảm cá nhân.
6 Hành Là loại văn bản dùng trong
chính – các hoạt động tổ chức,
Công vụ quản lí, điều hành xã hội và
thực sự giao tiếp giữa các
cơ quan Nhà nước với
Nhân dân và ngược lại.
 Tính khuôn mẫu: mỗi văn bản hành chính Quyết định, Thông báo, Kế
đều tuân thủ một khuôn mẫu nhất định hoạch, Báo cáo, Tờ trình,…
 Tính minh xác: không dùng phép tu từ, lối
biểu đạt hàm ý hoặc mơ hồ về nghĩa. Không tùy
tiện xóa bỏ, thay đổi, sửa chữa nội dung, đảm bảo
chính xác từng dấu câu, từng kí tự, thời gian.
 Tính công cụ: không dùng từ ngữ biểu hiện
quan hệ, tình cảm cá nhân (nếu có cũng chỉ mang
tính ước lệ: kính mong, kính gửi, trân trọng cảm
ơn). Dùng lớp từ toàn dân, không dùng từ địa
phương, khẩu ngữ.
1.3 Những yêu cầu chung của một văn bản

1.3.1 Văn bản phải có mục đích giao tiếp thống nhất

1.3.2 Văn bản phải có tính liên kết

1.3.2.1 Liên kết nội dung

 Liên kết nội dung:

- Câu chủ đề trong văn bản

- Cách lập luận trong văn bản

- Logic phục vụ chủ đề của văn bản

a) Liên kết nội dung (tính mạch lạc)

Là sự thống nhất nội dung bên trong, là sự thống nhất và phát triển nghĩa của văn bản, được thể hiện: sự thống nhất về đề tài, sự
nhất quán về chủ đề, chặt chẽ logic.

 Liên kết về hình thức:

- Phương tiện liên kết

a) Liên kết nội dung (tính mạch lạc)

- Là sự thống nhất nội dung bên trong, sự thống nhất về nghĩa của văn bản, được thể hiện: sự thống nhất về đề tài, sự nhất quán
về chủ đề, chặt chẽ logic.
  Đề tài: mảng hiện thực được tác giả nhận thức (sự vật, hiện tượng, thái độ, một cuộc đời). Khi các câu chỉ tập trung nói về
một đề tài thì văn bản đó có sự thống nhất về đề tài.
 Chủ đề: quan điểm, thái độ hoặc điều tác giả muốn dẫn dắt người đọc thông qua đề tài. Khi tất cả các câu trong văn bản
đều được viết theo một quan điểm, một chính kiến hoặc một quan niệm thống nhất thì văn bản đó có sự thống nhất chủ đề.
 Logic: quy luật tồn tại, vận động và phát triển của hiện thực khách quan. Đồng thời cũng là những quy luật của nhận thức
về hiện thực khách quan.
 Tính chặt chẽ về logic thể hiện ở việc việc văn bản phản ánh đúng quy luật tồn tại, vận động và phát triển hiện thực, đồng
thời ở chính ngay việc trình bày về hiện thực đó.

b) Liên kết về hình thức

 Phương thức lặp: là cách dùng đi dùng lại một yếu tố ngôn ngữ ở những bộ phận khác nhau (trước hết ở đây là những câu
khác nhau) của văn bản nhằm liên kết chung lại với nhau. Các phương tiện dùng trong phép lặp là: các yếu tố ngữ âm (vần, nhịp),
các từ ngữ và cấu trúc cú pháp. Có các kiểu lặp phổ biến sau: lặp ngữ âm, lặp cấu trúc, lặp từ ngữ.
Ví dụ: “Làng xóm ta xưa kia lam lũ quanh năm đói rách. Làng xóm ngày nay bốn mùa nhộn nhịp cảnh làm ăn tập thể.”

 Phương thức thế: là cách thay những từ ngữ nhất định bằng những từ ngữ có ý nghĩa tương đương (cùng chỉ sự vật ban
đầu, còn gọi là có tính chất đồng chiếu) nhằm tạo tính liên kết giữa các phần văn bản chứa chúng. Các phương tiện phổ biến dùng
trong phương thức thế là từ đồng nghĩa và đại từ.
Ví dụ: “Dân tộc ta có một lòng yêu nước nồng nàn. Đó là một truyền thống quý báu của ta”

 Phương thức liên tưởng: là cách sử dụng những sự vật có thể nghĩ đến theo một định hướng nào đó, xuất phát từ những từ
ngữ ban đầu, nhằm tạo ra mối liên kết giữa các phần chứa chúng trong văn bản.
Ví dụ: “Chiều nắng tàn, mát dịu. Biển xanh veo màu mảnh trai. Đảo xa tím pha hồng.”
  Phương thức tỉnh lược: là cách lược bỏ từ ngữ ở câu sau, khi nó đã được thể hiện ở câu đi trước. Nhờ đó, hai câu liên kết
với nhau.
Ví dụ: “Điều 5. Chính sách Nhà nước về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng
1. $ Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức cá nhân chủ động tham gia vào việc bảo vệ …”

 Phương thức nối: là cách dùng những từ ngữ sẵn mang ý nghĩa chỉ quan hệ vào mục đích liên kết các phần trong văn bản
(từ câu trở lên) lại với nhau. Phép nối có thể dùng các phương tiện sau đây: kết từ, kết ngữ, trợ từ, phụ từ, tính từ,..
Ví dụ: Biển nhiều khi rất đẹp, ai cũng thấy như thế. Nhưng có một điều ít ai chú ý là…”
1.4.3 Viết đoạn văn và văn bản

STT VIẾT ĐOẠN ĐỊNH NGHĨA VD

1 Diễn dịch Là đoạn có câu chủ đề (là câu mang ý chính, ý khái quát) nằm ở vị trí
đầu đoạn. Các câu còn lại có nhiệm vụ triển khai, giải thích, chứng
minh, phân tích, bình luận,… làm rõ cho câu chủ đề. Chủ đề được
triển khai theo hướng đi từ cái chung đến cái riêng.
2 Quy nạp Là đoạn có câu chủ đề nằm ở vị trí cuối đoạn. Chủ đề của đoạn được
triển khai theo hướng đi từ cái riêng đến cái chung
3 Tổng phân (còn gọi là diễn dịch – quy nạp) là đoạn có hai câu chủ đề: một câu
hợp đứng đầu đoạn, một câu đứng cuối đoạn
4 Song hành Là đoạn văn không có câu chủ đề. Các câu có quan hệ ngang hàng,
bình đẳng với nhau về ngữ pháp.
5 Móc xích Là đoạn văn không có câu chủ đề. Các câu trong đoạn có nội dung, ý
nghĩa móc nối vào nhau, phụ thuộc lẫn nhau, ý của câu sau móc vào ý
của câu trước. Về mặt hình thức, bộ phận đi đầu của câu sau và bộ
phận đi cuối của câu trước thường có sự trùng nhau về nội dung và câu
chữ
6 Tối giản Là đoạn văn do một câu tạo thành “Về kinh tế, chúng bóc lột
dân ta đến tận xương tủy,
khiến cho dân ta nghèo nàn,
thiếu thốn, nước ta xơ xác,
tiêu điều”
 PHẦN II
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Chương 1
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1.1 Khái niệm
Văn bản hành chính là loại văn bản được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan
tổ chức Nhà nước.
1.1.2. Chức năng của VBHC
- Thông tin
- Quản lí
- Pháp lí
- Văn hóa – Xã hội
1.2. CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.2.1. Các loại văn bản hành chính
1.2.1.1. Văn bản hành chính cá biệt
VBHC cá biệt có các đặc điểm sau:
- Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ
quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành
- Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành
- Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của
các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp, trách nhiệm pháp lí đối với người vị phạm pháp luật.
- Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lí nhất định
 - Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định.
- Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế Nhà nước.
1.2.1.2. Văn bản hành chính thông thường
VBHC thông thường có các đặc điểm sau:
- Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc
- Không quy định thẩm quyền. Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành.
- Không có tính tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác.
- Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính
- Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng
Xác định văn bản quy phạm pháp luật
1. Văn bản quy phạm pháp luật phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy
định trong Luật
2. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ không phải là văn bản quy phạm pháp luật trong các trường hợp sau:
- Phê duyệt chiến lược, chương trình, đề án, dự án, kế hoạch
- Giao chỉ tiêu kinh tế - xã hội cho cơ quan, đơn vị;
- Thành lập trường đại học; thành lập các ban chỉ đạo, hội đồng, ủy ban để thực hiện nhiệm vụ trong một thời gian xác định
- Khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức, tạm đình chỉ công tác cán bộ, công chức
- Các quyết định khác không có nội dung quy định tại Điều 20 của Luật.
3. Nghị quyết do Hội đồng nhân dân và quyết định do Ủy ban nhân dân ban hành không phải là văn bản quy phạm pháp luật
trong các trường hợp sau:
- Nghị quyết miễn nhiệm, bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và các chức vụ khác
- Nghị quyết phê chuẩn kết quả bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân và bầu các chức vụ khác
 - Nghị quyết giải tán Hội đồng nhân dân
- Nghị quyết phê chuẩn cơ cấu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương,
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương
- Nghị quyết thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, quyết định thành lập các ban, ban chỉ
đạo, hội đồng, Ủy ban để thực hiện nhiệm vụ trong một thời gian xác định.
- Nghị quyết tổng biên chế ở địa phương
- Nghị quyết dự toán, quyết toán ngân sách địa phương
- Quyết định phê duyệt kế hoạch
- Quyết định giao chỉ tiêu cho từng cơ quan, đơn vị
- Quyết định về chỉ tiêu biên chế cơ quan, đơn vị; quyết đoán về khoán biên chế, kinh phí quản lý hành chính cho từng cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
- Các Nghị quyết, quyết định khác không có nội dung quy định tại các Điều 27,28,29 và 30 của Luật
 BẢNG VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO
STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1. NQ
Nghị quyết (cá biệt)

2. Quyết định (cá biệt) QĐ

3. Chỉ thị CT

4. Quy chế QC

5. Quy định QyĐ

6. Thông cáo TC

7. Thông báo TB

8. Hướng dẫn HD

9. Chương trình CTr

10. Kế hoạch KH

11. Phương án PA

12. Đề án ĐA

13. Dự án DA

14. Báo cáo BC

15. Biên bản BB

16. Tờ trình TTr

17. Hợp đồng HĐ

18. Công điện CĐ

19. Bản ghi nhớ BGN

20. Bản thỏa thuận BTT

 21. Giấy ủy quyền GUQ

22. Giấy mời GM

23. Giấy giới thiệu GGT

24. Giấy nghỉ phép GNP

25. Phiếu gửi PG

26. Phiếu chuyển PC

27. Phiếu báo PB

Bản sao văn bản

28. Bản sao y SY
29 Bản trích sao TrS
30. Bản sao lục SL
 1.3. THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
THÀNH ĐỊNH NGHĨA
STT VỊ TRÍ TRÌNH BÀY LƯU Ý
PHẦN
1 Quốc hiệu và Trên cùng, góc Quốc hiệu được trình bày ở - VBHC phải bắt đầu bằng Quốc
Tiêu ngữ phải trang đầu dòng trên, được viết theo hiệu và Tiêu ngữ. Tuy nhiên,
của mỗi văn bản, kiểu chữ in hoa, đứng đậm, không phải văn bản nào bắt đầu
ngang hàng với cỡ chữ 12 – 13 bằng Quốc hiệu và Tiêu ngữ cũng
tên cơ quan tổ Tiêu ngữ được trình bày ở là VBHC
chức ban hành dòng dưới và được viết theo
văn bản kiểu chữ thường, đứng, đậm,
cỡ chữ 13-14
Dưới cùng trình bày một
đường kẻ ngang nét liền, độ
dài bằng độ dài của dòng
tiêu ngữ.

2 Tên cơ quan, Trên cùng, góc Được viết theo kiểu chữ in - Không ghi cơ quan, tổ chức chủ
 tổ chức ban trái trang đầu của hoa, đứng, đậm. cỡ chữ 12-
hành văn bản mỗi văn bản, 13
ngang hàng với Cùng cỡ chữ với Quốc hiệu
Quốc hiệu và Nếu trình bày tên cơ quan
Tiêu ngữ chủ quản thì kiểu chữ cũng
là in hoa, đứng nhưng không
đậm.
Dưới cùng trình bày một
đường kẻ ngang nét liền, độ
dài bằng khoảng 1/3 đến ½
độ vài dòng trên, đặt cân đối
ở giữa
3 Số, kí hiệu Cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, in
văn bản thường, bắt đầu bằng chữ
“Số”; sau là dấu hai chấm
(:), có cách sau dấu hai
chấm; không cách sau dấu
gạch chéo và gạch nối giữa
các kí hiệu. Số dưới 10 phải
thêm số 0 đằng trước.
quản khi: Cơ quan ban hành là cơ
quan thẩm quyền chung (Chính
phủ, Ủy ban nhân dân các cấp) và
các cơ quan chuyên môn đầu
ngành trong cả nước (các Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ), hay các cơ quan thuộc
Quốc hội (Văn phòng Quốc hội,
Hội đồng nhân dân các cấp, Hội
đồng dân tộc và các ủy ban của
Quốc hội)
- Khi viết số kí hiệu văn bản, cần
phân biệt kí hiệu riêng của một số
loại văn bản có chữ cái đầu âm tiết
giống nhau:
+ Chỉ thị: CT
+ Chương trình: CTr
+ Tờ trình: TTr
+ Thông tư (văn bản pháp quy):
TT
a) Số và kí hiệu VBHC có tên
loại (quyết định, thông báo,
báo cáo,..)
Số: …./ Kí hiệu tên văn bản-
Kí hiệu tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
b) Số và kí hiệu văn bản
không có tên loại (các loại
công văn)
Số: …./Kí hiệu tên cơ quan,
tổ chức-Kí hiệu tên đơn vị
soạn thảo (hoặc lĩnh vực ban
hành)
+ Quyết định: QĐ
+Quy định: QyĐ
+ Thông cáo: TC
+ Thư công: Không có kí hiệu viết
tắt.
- Nếu cơ quan ban hành là Ủy ban
nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân
các cấp thì kí hiệu tên cơ quan ban
hành chỉ cần ghi UBND hoặc
HĐND.
- Cần phân biệt cách ghi số kí hiệu
của VBHC cá biệt (NQ,QĐ) và
văn bản quy phạm pháp luật cùng
tên cùng kí hiệu viết tắt (NQ,QĐ)
theo quy định hiện hành.
=> Số kí hiệu của VBHC không
có năm ban hành. Số kí hiệu của
văn bản quy phạm pháp luật có
năm ban hành.
+Quyết định liên quan đến cả
nước -> Quy phạm pháp luật (có
ghi năm)
+Quyết định của một nhóm người,
cá nhân -> VB hành chính
4 Địa danh và Ở bên phải, trình Kiểu chữ thường, nghiêng,
thời gian ban bày căn giữa phía cỡ chữ 13-14. Sau địa danh
hành văn bản dưới Quốc hiệu, có dấu phẩy. Cuối dòng
tiêu ngữ và nằm KHÔNG có dấu chấm.
trên cùng một
hàng ngang với
số, kí hiệu của
văn bản

5 Tên loại và Tên loại: là tên Tên loại được Tên loại được viết theo kiểu Đối với công văn hành chính
trích yếu nội của hình thức văn trình bày dưới địa chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ (VBHC thông thường không có
dung văn bản bản được ban danh, đặt cân đối chữ 13-14. tên loại), trích yếu được viết theo
hành. giữa dòng. Trích yếu: viết theo kiểu chữ kiểu chữ thường, đứng, không
Trích yếu: Là câu Trích yếu được thường, đứng, đậm, cỡ chữ đậm, cỡ chữ 12-13, đặt ở vị trí
mệnh đề ngắn đặt ngay dưới tên từ 13-14 và phía bên dưới canh giữa, phía dưới số và kí hiệu
gọn, cô đọng, loại trích yếu có một đường kẻ văn bản, bắt đầu sau chữ V/v
phản ánh rõ nét ngang nét liền, độ dài
nội dung chính khoảng bằng từ 1/3 đến ½ độ
của văn bản dài dòng trên, đặt cân đối ở
giữa.
6 Nội dung văn
bản
7 Chức vụ, họ Quyền hạn và chức vụ của
tên và chữ kí người kí văn bản được viết
của người có theo kiểu chữ in hoa, đứng
thẩm quyền đậm, cỡ chữ 13-14.
Họ tên của người kí văn bản
viết theo kiểu chữ thường,
đứng, đậm, cỡ chữ 13-14
- TH: kí thay mặt tập thể thì ghi
chữ viết tắt TM (thay mặt)
- Kí thay người đứng đầu cơ quan
tổ chức thì ghi chữ KT (kí thay)
- TH: kí thừa lệnh thì ghi chữ viết
tắt TL (thừa lệnh)
- TH: kí thừa ủy quyền thì ghi chữ
viết tắt TUQ (thừa ủy quyền)

8 Dấu, chữ kí
số của cơ
quan, tổ chức
9 Nơi nhận Từ “Nơi nhận” Từ “Nơi nhận” được viết
được trình bày ở kiểu chữ thường, nghiêng,
góc trái, dưới đậm, cỡ chữ 12. Sau từ “Nơi
cùng, trang cuối nhận” có dấu hai chấm.
của văn bản. Tên các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, các cá nhân nhận văn
bản viết theo kiểu chữ
thường, đứng, cỡ chữ 11 và
được trình bày trên một dòng
riêng, đầu dòng có gạch đầu
dòng (-) sát lề trái, cuối dòng
có dấu chẩm phẩy.
Dòng cuối cùng bao gồm
chữ “Lưu”, sau có dấu hai
chấm (:), tiếp theo là viết tắt
VT (văn thư), dấu phẩy (,),
chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc
bộ phận) soạn thảo văn bản
và số lượng bản lưu (nếu
cần), cuối cùng là dấu chấm.