TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA THƯ ViỆN – VĂN PHÒNG

BÀI 1
TÀI LiỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ
 I. TÀI LiỆU LƯU TRỮ

1. Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là?
Bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn
từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được đưa vào bảo
quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử... của toàn xã
hội.
 2. Đặc điểm

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin về quá khứ

Tài liệu lưu trữ có độ tin cậy và tính chính

xác cao

Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất

quản lý
 3. Các
loại
Tài Liệu
lưu trữ

3.2. Tài 3.4. Tài 3.5. Tài

3.1. Tài 3.3. Tài
Liệu Liệu Liệu
Liệu Liệu
Khoa Văn học – Cá nhân,
Hành Nghe
Học Kỹ Nghệ Gia đình,
chính Thuật nhìn thuật Dòng họ
 Nguồn gốc: Hình thành trong hoạt
động quản lý của các cơ quan,
tổ chức
3.1.
Tài Nội dung: Ghi lại quá trình và kết quả
liệu thực hiện chức năng, nhiệm vụ
được giao
Hành
chính
Loại hình: Tùy thuộc vào từng thời kỳ
lịch sử khác nhau có những loại tài
liệu khác nhau
5
6
7
8
 Nguồn gốc: Hình thành trong một
số cơ quan nhất định.

3.2. Tài
liệu Nội dung: Phản ánh các hoạt
động trong lĩnh vực khoa học,
Khoa
học kỹ kỹ thuật.
thuật
Loại hình: Bản vẽ, sơ đồ, biểu đồ,
bản đồ,các bản thuyết minh, tính toán
và các tài liệu khác.
10
11
12
13
14
 Nguồn gốc: Hình thành trong hoạt
động của các cơ quan thông tấn,
Báo chí
3.3.
Tài
liệu Nội dung: Ghi lại và tái hiện các sự
kiện một cách chân thực, sinh động
Nghe bằng hình ảnh và âm thanh

nhìn
Loại hình: Các băng, đĩa ghi âm,
các băng đĩa ghi hình
TÀI LiỆU ẢNH

16
17
TÀI LiỆU GHI ÂM-GHI HÌNH

18
 Quản lý và khai thác sử dụng tài liệu thăm dò dầu
khí tại Việt Nam

Băng từ IBM tape

3480 (200 MB)–1984

=> 3592 JW (500 GB)-2006

1 inch tape 1976 – ½ inch 1964

DDS 1 (1GB) 1987 => DAT 160 (40 GB) 2003 DLT 1 (0.1GB) 1984 => SDLT II (300 GB) 2005

19
 Nguồn gốc: Hình thành trong hoạt
động của các nhà văn, nhà thơ,
nhà phê bình văn học, họa sỹ, nhạc
3.4. Tài sỹ, nghệ sỹ….
liệu
Văn Nội dung: Ghi chép lại các ý tưởng và
học quá trình sáng tác trong lĩnh vực văn
học – nghệ thuật
nghệ
thuật
Loại hình: bản thảo, bản gốc các
tác phẩm văn học, các bài thơ, bức
tranh, bản nhạc…
 Nguồn gốc: Hình thành trong hoạt
động cá nhân nổi tiếng, tiêu biểu,
xuất sắc
3.5. Tài
liệu của
cá
nhân, Nội dung: Ghi chép lại quá trình sống
và hoạt động của các cá nhân nổi
gia
tiếng
đình,
dòng họ
Loại hình: các tài liệu về tiểu sử,
bài nói chuyện, công trình sáng tác,
bài viết, thư từ và tài liệu viết về cá
nhân đó
 Nguồn gốc: hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân được lựa chọn để lưu trữ
hoặc được số hóa từ tài liệu lưu
trữ trên các vật mang tin khác.

3.6. Tài
liệu Nội dung: phản ánh mọi hoạt động xã
hội, trong quản lý nhà nước, trong
điện tử
giao dịch, trao đổi thông tin

Loại hình: là tài liệu được tạo lập ở

dạng thông điệp dữ liệu
4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

4.1. Ý nghĩa chính trị

4.2. Ý nghĩa kinh tế

4.3. Ý nghĩa khoa học

4.4. Ý nghĩa văn hóa

4.5. Phục vụ nhu cầu mọi công dân

 4.1. Về chính trị

Xây dựng đường lối, chủ trương, chính sách

Kế hoạch phát triển đất nước

Bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ

đất nước

Chống các luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc

Của các thế lực thù địch

Bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn

Xã hội

Củng cố tình hữu nghị giữa nước ta và các

Nước trên thế giới
 4.2. Ý nghĩa về kinh tế

Điều tra tài nguyên thiên

nhiên

Đúc rút kinh nghiệm quản lý

Kinh tế

Phục vụ cho xây dựng các

Công trình
 Quản lý và khai thác sử dụng tài liệu thăm dò dầu
khí tại Việt Nam

Khâu đầu

PVN
Khác

26
 Quản lý và khai thác sử dụng tài liệu thăm dò dầu
khí tại Việt Nam

Khâu đầu

Hoạt động tìm kiếm thăm Tìm kiếm

dò và khai thác dầu khí

27
 Quản lý và khai thác sử dụng tài liệu thăm dò dầu
khí tại Việt Nam

Khâu giữa
Vận chuyển
Hoạt động vận chuyển,
đường ống, kho cảng

28
 Quản lý và khai thác sử dụng tài liệu thăm dò dầu
khí tại Việt Nam

Khâu cuối
Hoạt động lọc - hóa dầu, hóa chất,
phân bón… Lọc dầu

29
Một số công trình XDCB sử dụng
TLLT tu bổ, phục chế

30
images1228107_670
ImageView

31
 4.3. Ý nghĩa khoa học

Rút ra quy luật vận động, phát triển

của tự Nhiên, xã hội và tư duy

Nguồn tư liệu tin cậy để nghiên cứu

khoa học

Cơ sở để kế thừa về mặt khoa học

Có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu

lịch sử
 4.4. Ý nghĩa văn hóa

Là một di sản văn hóa

Phản ánh đầy đủ cuộc sống của xã

Hội loài người

Là cơ sở để đánh giá trình độ văn

Minh của các dân tộc

Là cơ sở để hiểu biết truyền thống văn

Hóa dân tộc
 4.5. Phục vụ nhu cầu chính đáng của
công dân
Cung cấp những giấy tờ cần thiết liên quan đến
đời sống của con người
=> Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa lịch sử vừa có ý
nghĩa thực tiễn.
 5. Khái niệm Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam

Phông Lưu trữ Quốc qua Việt Nam

Phông Lưu trữ Phông Lưu trữ

Đảng Cộng sản Việt nam Nhà nước Việt Nam
 Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam

Toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành

trong quá trình hoạt động:
-Các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Tổ chức tiền thân của Đảng;
- Tổ chức chính trị - xã hội;
- Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các
nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng
đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính
trị - xã hội.
 Phông Lưu trữ
Nhà nước Việt Nam

Toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành

trong quá trình hoạt động:
- Các cơ quan nhà nước;
- Tổ chức xã hội;
- Tổ chức xã hội – nghề nghiệp;
- Tổ chức kinh tế;
- Đơn vị vũ trang nhân dân;
- Các nhân vật lịch sử tiêu biểu;
- Tài liệu khác có giá trị.
 Khái niệm về phông lưu trữ

Phông lưu trữ là khái niệm để chỉ toàn bộ tài liệu

có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn được hình thành
trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ
chức hoặc một cá nhân, được lựa chọn đưa vào
bảo quản trong phòng kho lưu trữ
 Phông lưu trữ có hai loại

Phông Lưu trữ Phông lưu trữ

cơ quan Cá nhân
 Điều kiện để cơ quan được thành lập
Phông lưu trữ độc lập

Được thành lập bằng văn bản của cơ

quan có thẩm quyền

Có tổ chức biên chế riêng

Có ngân sách độc lập, có tài

khoản riêng

Có văn thư và con dấu riêng

 II. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Khái niệm

Là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao

gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và
pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu
 2. Nguyên tắc quản lý
công tác lưu trữ
“Tập trung thống nhất” thể hiện ở 3 nội dung:

Quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ

Thống nhất về quản lý chỉ đạo

Thống nhất về nghiệp vụ

 3. Nội dung công tác lưu trữ

3.1. Các nội dung quản lý

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện các quy hoạch, kế

hoạch phát triển công tác lưu trữ.
-Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật và các văn bản khác về quản lý công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ.
- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia.
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ.
- Thực hiện chế độ kiểm tra và thống kê Nhà nước đối với
tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt nam.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng các thành tựu của
khoa học công nghệ vào trong lĩnh vực lưu trữ.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức lưu trữ, quản lý về
công tác thi đua lưu trữ trong hoạt động lưu trữ.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm kỷ luật trong lĩnh vực lưu trữ.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về lưu trữ.
 3.2. Các nội dung nghiệp vụ

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

- Xác định giá trị tài liệu.
- Phân loại, chỉnh lý tài liệu.
- Thống kê, kiểm tra công tác lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.
 4. Hệ thống cơ quan lưu trữ
4.1. Hệ thống
cơ quan quản
lý công tác
lưu trữ

Cục văn thư Phòng Chi cục Phòng

Và Văn thư Văn thư và Văn thư
Lưu trữ Và Lưu trữ Lưu trữ Lưu trữ
Nhà nước Bộ Tỉnh Huyện
 4.2. Hệ thống cơ quan bảo quản
tài liệu lưu trữ

Lưu trữ hiện hành Lưu trữ lịch sử

Bộ phận lưu trữ của cơ Cơ quan lưu trữ có nhiệm

quan, tổ chức có nhiệm vụ
thu thập, bảo quản và phục
vụ sử dụng tài liệu lưu trữ
được tiếp nhận từ các đơn
vị thuộc cơ quan, tổ chức
vụ thu thập, bảo quản lâu
dài và phục vụ sử dụng tài
liệu lưu trữ được tiếp nhận
từ lưu trữ hiện hành và các
nguồn tài liệu khác
 Lưu trữ
Lịch sử

Trung tâm Trung tâm Trung tâm Trung tâm Các Các
Lưu trữ Lưu trữ Lưu trữ Lưu trữ trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I Quốc gia II Quốc gia III Quốc gia IV Lưu trữ Chuyên
(Hà Nội) (Tp.HCM) (Hà Nội) (Đà Lạt) Tỉnh ngành