२.

१ कार्ाालर् व्र्वस्थापन (Office management)

कार्ाालर् परिचर् महत्व, कार्ा ि प्रकाि, सहार्क कमाचािीका कार्ा ि गुणहरु, कार्ाालर्मा सञ्चािको महत्व
ककससम ि साधन, कार्ाालर् कार्ााकवसध, असिले ख व्र्वस्थापन

कार्ाालर्: अथा ि परििाषा

 सं गठनको सनर्दाष्ठ लक्ष्र् तथा उदे श्र् प्रासिका लासग स्थापना गरिएको सनकार् वा अड्डा नै कार्ाालर्
हो।
 कार्ाालर् कार्ा ि आलर् दुई शब्दको सं र्ोजनबाट बनेको छ जसको अथा कार्ा गने स्थान िन्ने
हुन्छ। तसथा कुनै खास वा व्र्ावसाकर्क वा प्रशाससनक काम गने स्थान नै कार्ाालर् हो।
 सं गठन वा व्र्वसार्को दे खखने अनुहाि (Visible Face) नै कार्ाालर् हो।कार्ाालर्ले
सं गठन/व्र्वसार्लाई खजवन्तता र्दन किर्ाखशल हुन्छ।
 Office is room or set of rooms or building used as a place for commercial, professional or
bureaucratic work.

कार्ालर्का कार्ाहरु
प्राथसमक/सनर्समत कार्ाहरु (Basic or routine functions)
a) सूचनाको सं कलन गने
b) सूचनाको असिलेखन गने
c) सूचना प्रशोधन गने
d) सूचनाको सञ्चाि गने
e) माग अनुसाि सूचना आपुसता गने

व्र्वस्थापकीर् प्रशासकीर् कार्ाहरु (Managerial/Administrative functions)

a) नीसत र्ोजना तथा कार्ािम तजुम
ा ा ि कार्ाान्वर्न
b) मानव सं साधन व्र्वस्थापन
c) कार्ालर्लाई आबश्र्क पने स्रोत ि साधनको व्र्वस्थापन
d) सं गठनको सम्पखिको सुिक्षाको कार्ा
e) असिलेख व्र्वस्थापन सम्बन्धी कार्ा
f) बजेट तथा ले खा सम्बन्धी कार्ा
g) न्र्ार् सम्बन्धी कार्ा
h) सुिक्षा व्र्वस्थापन सम्बन्धी कार्ा
i) आर्ोजना व्र्वस्थापन सम्बन्धी कार्ा
j) अनुगमन मूल्र्ाङ्कन सनर्न्रण तथा सनदे शन सम्बन्धी कार्ा
k) सहकार्ा समन्वर् एवं उत्प्रेिणा सम्बन्धी कार्ा आर्द
कार्ाालर्को महत्व

 सूचना केन्रको रुपमा

 सञ्चाि माध्र्मको रुपमा
 समन्वर् केन्रको रुपमा
 व्र्वस्थापकीर् सनर्न्रकको रुपमा
 सेवा केन्रको रुपमा
 मध्र्कतााको रुपमा

कार्ाालर्का प्रकािहरु

१) शासकीर् सं िचनाको आधािमा

a) स्थानीर् कार्ाालर्
b) प्रादे खशक कार्ाालर्
c) केखन्रर् कार्ाालर्
२) सांगठसनक सं िचनाको आधािमा
a) अग्र कार्ाालर्
b) मध्र् कार्ाालर्
c) पृष्ठ कार्ाालर्
३) उपखस्थसतमा आधािमा
a) अप्रत्र्क्ष/पिोक्ष कार्ाालर्
b) प्रत्र्क्ष कार्ाालर्
४) स्वासमत्वको आधािमा
a) सावाजनीक सिकािी कार्ाालर्
b) सनजी कार्ाालर्

सहार्क कमाचािीको कार्ा ि गुणहरु

सहार्क कमाचािी

 कार्ालर्का उच्च असधकािी वा कार्ाकारिणी स्तिको असधकािीलाई कार्ालर्को कामको ससलससलामा

सहर्ोग गने सहार्क स्तिका कमाचािीलाई सहार्क कमाचािी िसनन्छ।
 नेपाल सिकािको मन्रालर् कविाग ि कार्ाालर्हरु सं वैधासनक आर्ोगका कार्ाालर्हरु साथै अन्र्
केखन्रर् कार्ाालर्हरुमा नार्ब सुब्बा तथा खरिदाि ि सो सिहको कमाचािीहरुलाई सहार्क
 कमाचािीको रुपमा बुखिन्छ।प्रदे श तथा स्थानीर् तहको हकमा चौथो ि पााँचौतहका कमाचािीहरुलाई
सहार्कस्तिका कमाचािी िसनन्छ।
 सहार्क कमाचािीहरुले सम्बखन्धत असधकािीसं ग सम्बन्ध स्थाकपत गिी कार्ालर्को कार्ा सम्पादनमा
सहर्ोग पुर्ााउने िएकाले सहार्क कमाचािी िसनएको हो।
सहार्क कमाचािीका कार्ा:

सनर्समत कार्ा कार्ा खुले दे खख बन्द गने बेलासम्म सनर्समत गनुप्र

ा ने कार्ाहरु तासलका
बनाईगरििहने। प्राि खचठ्ठी पर तथा सनदे शन अनुरुप प्राथसमकताअनुसािको काम
गने। असधल्लो र्दनको बाकक काम गने।गोकष्ठ सेसमनािको तर्ािी खचकठ्ठपर प्रसतवेदन
नीसत सनर्म आर्द टाइप गने तथा व्र्वखस्थत बानाउने।
कटप्पणी तर्ाि गने रित पुगेका कवषर्हरुमा उच्च असधकािीलाई पेश गना कटप्पणी तर्ाि गने
सं चाि गने कार्ासम्पादनसं ग सम्बखन्धत कवषर्हरुमा प्रत्र्क्ष सं चाि गने टे सलफोन गने पाहुनालाई
िेटने, इमेल, ईन्टिनेटको प्रर्ोग गिी सञ्चािलाई प्रिावकािी बनाउने
असिलेख कार्म गने आवश्र्क कागजपर सखजलै संग िेकटने गिी असिले ख व्र्वखस्थत गने
खजखन्स तथा लेखा आफु िहेको सेवाअनुसाि खजखन्स व्र्वस्थपन गने लेखको काम गने तथा कम्प्र्ुटि
सम्बखन्धक कार्ा गने अपिे टिको काम गने।
प्रसतवेदन तर्ाि गने आसथाक प्रसतवेदन भ्रमण प्रसतवेदन माससक प्रसतवेदन चौमाससक तथा बाकषाक
प्रसतवेदन तर्ाि गने।
अन्र् कार्ाहरु उच्चतहका असधकािीले तोकेको ि खजम्मा र्दएको बााँकक कामहरु गने

सहार्क कमाचािीका गुणहरु

सकिात्मक सोच मैरीपूणा व्र्वहाि सनर्क कवसध कानूनको पालना

गसतखशलता सदाचाि एवं नैसतकता सं र्म
समलनसाि खशष्टाचाि सनर्समतता
समर्को परिपालना आत्मकवश्वास कवश्वाससनर्ता

कार्ाालर्मा सञ्चािको महत्व ककससम ि साधन

 सं चाि: एक व्र्ाखि वा सं स्थाको बुिाइ ि ज्ञान लाई अको व्र्ाखि वा सं स्था समक्ष आदा प्रदान गने
प्रकृर्ा सञ्चाि हो।
 एक अकााबीच सूचना, कवचाि, धािणा, जानकािीहरु साटासाट गने प्रकृर्ा सञ्चाि हो।सूचना सलने ि
र्दने दुबैमा प्रस्ट रुपमा कवचािहरु आदनप्रदान हुने दोहोिो प्रकृर्ा नै सञ्चाि हो।
 कार्ाालर्मा सञ्चाि: कार्ाालर्का कृर्ाकलापहरुसं ग सम्बन्धीत सूचना तथ्र्ाङ्क एवम जानकािीहरुको
आदानप्रदान नै कार्ालर्मा सञ्चाि हो।
  कार्ाालर्को काम कावााहीलाई च ुस्त दुरुस्त बनाउन तथा सिोकािबालाहरुसं ग समन्वर् ि सहकार्ा
गना आबश्र्क सूचना तथा जानकािीको सनिन्ति ि प्रिावकािी रुपमा प्रवाह गनुा नै कार्ाालर् सञ्चाि
हो।
 र्ो व्र्वस्थापक कमाचािी सेवाग्राही तथा अन्र् सिोकािवाला सनकार्हरुबीच एक आपसमा सनिन्ति
सूचनाको प्रवाह वा आदनप्रदानको प्रकृर्ा हो।

सं ञ्चािका तत्वहरु वा पक्षहरु वा अवर्व वा पूवश

ा ता

१) सन्दे श/प्रशंग(Message/Context) २) प्रेशक (Sender) ३) माध्र्म (Medium)

४) सन्दे श रुपान्तिण (Decoding) ५) प्रापक (Receiver) ६) प्रत्र्ुिि (Response)
७) पृष्ठपोषण (Feedback) ८) वाताविणीर् अनुकुलता (Suitable Environment)

सञ्चािको प्रकृर्ा वा चिण (Communication Process)

1) सूचनाको प्रासि (Creation)

2) सूचनाको सांकेसतकिण (Encoding)
3) सूचनाको प्रवाह वा प्रसािण (Transmission)
4) सूचना ग्रहण (Receiving)
5) प्राि जानकािीको रुपान्तिण (Decoding)
6) सूचनाको बोध (Understanding)
7) प्रसतकिर्ा (Response)
8) पृष्ठपोषण (Feedback)

असल सञ्चािको गुणहरु

1. पर्ाािता (Adequacy) 2. स्पष्टता (Clarity) 3. सनखितता (Certainity)

4. सनिन्तिता (Continuity)
7. समतव्र्कर्ता(Economicity)
10. उपर्ुिता (Relevant)
13. समर्वद्धता (Timely)
कार्ाालर्मा सञ्चािको महत्व
5. खशष्टता (Courtesy) 6. शुद्धता(correctness)
8. प्रिावकारिता 9. सान्दसिाकता(Materiality)
(Effectiveness)
11. सिलता(Simplicity) 12. गोपनीर्ता (Secrecy)

सनणार् सनमााण गना र्ोजना तजुम

ा ा गना
मानव साधनलाई लक्ष्र्उन्मुख तुल्र्ाउनु प्रिावकािी सेवा प्रवाह गना
िार् पिामशा सलन ि र्दन सनर्न्रण गना
पािदखशाता कार्म गना असल सम्बन्ध स्थापना गना
सहमसत कार्म गना उखचत ि प्रिावकािी कार्ासम्पादन गना
उत्प्रेिणा ि मनोबल उच्च िाख्न सम्िौता गना
सहर्ोग सलन र्दन सुचना प्रणालीको समुखचत प्रर्ोग गना
समस्र्ा समाधान गना गुनासो व्र्वस्थापन गना
नागरिक सचेतना असिवृकद्ध गना दण्ड सजार् पुिस्काि प्रणालीलाई व्र्वखस्थत गना
प्रशासककर् गसतकवसध अनुमानर्ोग्र् बनाउन सुशासन कार्म गना

सञ्चािको अवोधहरु वा वाधाहरु

िौसतक अविोधङ्क िाषागत अविोध

 ठू लो तथा जकटल सांगठासनक सं िचना
 बृहत सांगठासनक कार्ाक्षेर
 िौगोसलक कवकटता ि कवषमता
 र्थेष्ठ पूवााधािको अिाव आर्द
मनोवैज्ञासनक अविोध
 मानवीर् सं वदनाको कसम खजकद्ध स्विाव
 गलत व्र्ाख्र्ा वा आलोचना
 कवधुसतर् सूचना आसधकारिक नमान्ने
 तथ्र्बाट ससध्र सनणार् गने होडबाखज
प्राकवसधक अविोध
 प्राकवसधक ि सांकेसतक ज्ञानको कसम
 Digital Divide
 स्रोत ि साधनको अिाव
 उजाा सं कट
 बहुअसथा शब्दको प्रर्ोग
 बहुिाषाहरुको छनौट
 व्र्ं ग्र्ालत्मक शब्दको प्रर्ोग
 खशस्ट सिल ि छोटो िाषाको प्रर्ोग नहुने
पर्ााविखणर् अविोध वा अनूकुलता
 बाढी पकहिो लगार्तका प्राकृसतक प्रकोपबाट
सञ्चाि गृह तथा सञ्चाि उपकिणमा क्षसत
 आपसी द्वन्द्व आग्रह वा पूवााग्रह
 होहल्ला तथा कोलाहलर्ुि वाताविण
अन्र् अविोध
 उपर्ुि कानूनको अिाव
 न्र्ून साक्षिता ि सचेतना
 िाजनीसतक ि प्रशाससनक अविोध
 समन्वर् सहकार्ा ि तालमेलको अिाव
आर्द

सञ्चािको प्रकाि

िौसतक उपखस्थसतको आधािमा

 प्रत्र्क्ष सञ्चाि: दुई पक्षहरु िौसतक रुपमा िेटेि हुने कुिाकानी छलफल सं वाद वाताा आर्द
 अप्रत्र्क्ष सञ्चाि: खचकठ्ठ पर वा आधुसनक प्रकवसधको प्रर्ोगमा गरिने सञ्चाि
औपचारिकताको आधािमा
 औपचारिक
 अनौपचारिक
सं स्थागत आधािमा
 आन्तरिक
 बाह्य
माध्र्मको आधािमा
 मौखखक
 सलखखत
 सांकेसतक सं चाि
 कवद्युसतर् सं चाि
सूचना प्रवाहको आधािमा
 छड्के सं चाि
 अधोमुखी सं चाि
ु ी सं चाि
 उधवामख
प्रत्र्ुििका आधािमा
 एकोहोिो
 दोहोिो
असिव्र्खिका आधािमा
 मौखखक सञ्चाि मौखखक
 दृश्र् सञ्चाि
 श्रव्र् दृश्र् सञ्चाि
 साकेसतक सञ्चाि

सञ्चािको स्रोत साधन तथा माध्र्महरु

 सलखखत माध्र्म: पराचाि कटप्पणी तोकादे श पचाा प्रसतवेदन आर्द

 मौखखक माध्र्म: कुिाकानी छलफल बैठक सं वाद वाताा
 सांकेसतक माध्र्म: जेव्रा िससङ ट्राकफक लाईट खचर प्रसतक तथा खचन्हहरु कोड सडकोड हाउिाउ
 आमसञ्चािको माध्र्म: िे सडर्ो कटसि पसरपसरका सूचना पाकट सििेलेखन
 िचल ुा माध्र्म: इमेल वेिसाईट फ्र्ाक्स
 सामाखजम सञ्जाल: फेसबुक ट्वीटि कटकटक
 अन्र् माध्र्म: नोडल अकफसि हेल्प डे क्स गुनासो पेकटका कार्ाालर् तथा असधकािीहरु

कार्ालर् कार्ाकवसध (Office Procedure)

कार्ाालर् कार्ाकवसध
पर व्र्वहाि (Correspondence)
दताा ि चलानी (Registration and dispatch)
परिपर (Circular)
तोक आदे श (Order)
कटप्पणी लेखन (Memo Writing)

पर व्र्वहाि (Correspondence)

 एक कार्ाालर्ले अको कार्ाालर्साँग परको माध्र्मबाट सबसिन्न कुिाको जानकािीका लासग सम्पका
गने व्र्वहािलाई पर व्र्वहाि िसनन्छ।
 सलखखत रुपमा एक पक्षले अको पक्षसाँग सम्पका िाख्नका लासग गरिने किर्ाकलाप अथाात कागजमा
आवश्र्क कुिा लेखी अको पक्ष वा व्र्ाखिलाई सम्बोधन गिी एक स्थानबाट अको स्थानमा
पठाउने कार्ाकवसधलाई परव्र्वहाि िसनन्छ।
 कार्ाालर् कविाग सं घ सं स्था तथा आर्ोग आर्दको बीचमा एकअकाासंग सम्पका स्थापना गना
व्र्वहाि गरिने सलखखत सञ्चािको प्रकृर्ालाई परव्र्वहाि िसनन्छ।
 परको माध्र्मबाट खवि सूचना तथा कुिाको आदनप्रदान गरिन्छ।र्ो सञ्चािको सिल ि प्रचसलत
माध्र्म हो।आधुसनक समर्मा Email ि Digital सन्दे श प्राि गनुा प्रखशत गनुा ि प्रसतकिर्ा जनाउनु
पसन पर व्र्वहाि हो।
 कवश्वमा खचकठ्ठपर हुलाकबाट पठाउन सुरु गने दे श बेलार्त हो।

पर व्र्वहािमा ध्र्ान र्दनुपने कुिाहरु

पर व्र्वहाि एक महत्वपूणा ि सं वेदनशील कार्ा हो। पर व्र्वहािमा हुने सानो गखल्तले पुिै सं गठनलाई ठु लो
क्षसत पुिाउन सक्छ।परव्र्वहाि गदाा शब्द छनौट, सम्बोधन, कवषर्, सुरुवात, अन्त्र् लगार्त तल उल्लेखखत
कवकवध कुिाहरुलाई ध्र्ान र्दनुपछा।

 कार्ालर् तथा पदासधकािी अनुसािको उखचत सम्बोधन गरिनुपदाछ।

 पर प्राि गने कार्ालर्को नाम तथा ठे गाना लगार्तको कवविण स्पष्ट ले खखएको हुनपु छा।
 परमा उल्लेख गना खोखजएको कवषर् सिल स्पष्ट ि सकटक हुनपु दाछ।
 परमा उत्लेख हुने िाषा शैली सिल ि स्पष्ट हुनपु दाछ।
 आदे श सनदे शन तथा सनणार् कुन आधािमा ले खखएको हो सोको प्रस्ट जानकािी हुनपु दाछ।
 साधािण जरुिी अत्र्ान्त जरुिी तुरुन्त गोप्र् वा असतगोप्र् कुन ककससमको पर हो उल्लेख
हुनपु दाछ।
 परमा पर सं ख्र्ा चलानी नम्बि पर जािी गने शाखा स्पष्ट रुपमा खुल्नुपदाछ।
 परले पूणा सूचना र्दन सक्नुपदाछ।
  बोधाथा वा कार्ााधा स्पष्ट रुपमा आवश्र्कताको आधािमा स्पष्ट खुलाउनुपदाछ।
 आसधकारिक व्र्ाखिको नामपद ि हस्ताक्षि खुल्नुपदाछ।

खचठ्ठी परका गुणहरु

1) सिलता 2) स्पष्टता 3) सं खक्षिता

4) कवनम्रता 5) पुणत
ा ा 6) मौसलकता
7) प्रिावकािीता 8) शुद्धता 9) आकषाण
10) औपचारिकता

खचठ्ठीपरको अंग, िाग ि अवर्वहरु

1) शीषाक : पठाउनेको नाम, ठे गाना पराचाि गने ठे गाना आर्द

2) पर सं ख्र्ा ि चलानी नम्बि
3) पर जािी िएको समसत
4) सुरु सम्बोधन वा असििावादन
5) परको कवषर्
6) सिरी ठे गाना
7) व्र्होिा सुरु मुख्र् ि सािाशं
8) अखन्तम सम्बोधन वा असिवादन
9) दस्तखत नाम ि दजाा
10) सं गलग्न कागजात
11) बोधाथा/कार्ााथ ा आबश्र्कता अनुसाि
12) पुनि

खचकठ्ठका प्रकािहरु

प्रर्ोगका आधािमा प्राथसमकताका आधािमा

सिकािी पर साधािण
व्र्ावसाकर्क वा व्र्ापारिक पर जरुिी
आवेदन पर असत जरुिी
व्र्ाखिगत पर तुरुन्त
गोप्र्
असतगोप्र्
सुशासन सनर्मावली २०६५ को सनर्म ३५ अनुसाि फछर्ौट गनुप
ा ने कार्ाको प्राथसमकता तोक्ने सम्बन्धी
व्र्वस्था

प्राथसमकता प्राथसमकता तोक्ने ि परमा हस्ताक्षि गने असधकािी जवाफ पठाउनु पने अवसध
तुरुन्त कविागीर् प्रमुख ि कार्ालर् प्रमुख वा शाखा प्रमुख दुई र्दनसिर
असत जरुिी कविागीर् प्रमुख ि कार्ालर् प्रमुख वा शाखा प्रमुख पााँच र्दनसिर
जरुिी कार्ाालर् प्रमुखिन्दा एक तह तल्लो असधकृत सात र्दनसिर
साधािण सम्बखन्धत असधकृत पन्ध्र र्दनसिर

दताा ि चलानी

दताा (Registration):
 कार्ाालर्मा प्राि खचकठ्ठपरहरुको असिले ख िाख्ने कार्ा नै दताा हो।
 पर दताा गदाा पठाउनेको नाम ि ठे गाना समसत कवषर् आर्द कुिाहरु उल्लेख गरिन्छ।
 कार्ाालर्का प्रकृसत अनुसाि दतााको कवविणहरु फिक फिक हुन सक्दछन। दताा ककताबमा दताा
नम्बि, दताा समसत, प्राि िएको परको सं ख्र्ा ि पर समसत पठाउने कार्ाालर्को नाम, परको व्र्होिा
वा कवषर् ि पर बुिने फााँटवालाको नाम सकह ि समसत तथा कैकफर्त महल उल्लेख गरिएको हुन्छ।
सं घीर् मासमला तथा सामान्र् प्रशासन मन्रालर्को आन्तरिक व्र्वस्थापन कार्ाकवसध २०५८ को अनुसूची
३ मा व्र्वस्था गरिएको दताा ककताबको नमूना
१.ि.स २.दताा समसत ३. प्रािपरको ३.१ पर सं ख्र्ा ३.२ समसत ४.पठाउनेको नाम
५. कवषर् ६.दाखखला समर् ७.बुखिसलनेको दस्तखत ७.१ नाम ७.२ सही ७.३ समसत ८.कैकफर्त

चलानी (Dispatch):

 कार्ाालर्वाट खचकठ्ठ परहरु अन्र्र पठाउने समर्मा परहरुको असिले ख िाख्ने कार्ालाई चलानी
िसनन्छ।
 पर चलानी गदाा पर पठाउनेको नाम, ठे गाना, समसत, कवषर् आर्द कुिाहरु उल्ले ख गरिन्छ।
 कार्ाालर्को प्रकृसत अनुसाि चलानीका कवविणहरु फिकफिक हुन्छन। चलानी गरिएका परहरु
चलानी ककताबमा असिलेख गरिन्छ। र्समा चलानी नम्बि समसत चलानी हुने परको परसं ख्र्ा ि
परको समसत परको व्र्होिा वा कवषर् पर प्राि गने कार्ालर्को नाम ठे गाना ि कैकफर्तको महल
उल्लेख गरिएको हुन्छ।
चलानी ककताबको महलहरु
 १. ि.सं . २. चलानी समसत ३. च. नं. ४. परको ४.१. पर सं ख्र्ा ४.२ समसत
५.पठाउनेको नाम ६.कवषर् ७.परिचि ककताब नं. ८. चलानी समर्
९.बुखिसलनेको दस्तखत ९.१ नाम ९.२ सही ९.३ समसत १०. कैकफर्त

परिपर (Circular)

 मासथल्लो सनकार् वा कार्ाालर्बाट आफ्नो मातहतको कार्ालर् वा कमाचािीलाई सूचना र्दन वा

जानकािी गिाउन वा मागादशान गना पठाइने सूचना वा आदे श िएको परलाई परिपर वा सकाु लि
िसनन्छ।
 परिपर सञ्चाि प्रवाह गने सखजलो ि िपादो माध्र्म हो।कानून, नीती, कार्ाकवसध तजुम
ा ा िएमा वा
परिवतान िएका वा केकह नर्ााँ सनणार् तर् िएमा सोको जानकािी र्दन परिपर गरिन्छ।
 मसथल्लो कार्ालर्ले मातहतमा सबै कार्ालर्लाई एकै कवषर्को जानकारि सलखखत रुपमा र्दनुलाई
परिपर िसनन्छ। कुनै कवषर्मा कुनै काम गना वा नगना वा कुनै कुिा प्रष्ट्र पाना परिपर गरिन्छ।

परिपरको प्रकाि

क) ससधै पठाएको परिपर: मासथल्लो सनकार् वा कार्ाालर् बाट ससधै तल्लो सनकार् वा कार्ाालर्लाई
पठाइने परिपर र्स अन्तगात पदाछन। जस्तै सं घीर् मासमला तथा सामान्र् प्रशासन मन्रालर्ले
स्थानीर् तहलाई पठाइएको परिपर र्स ककससमको परिपर हो।
ख) तहतह हुदै पठाएको परिपर: मासथल्लो सनकार् वा कार्ालर्बाट तह तह हुदै तल्लो सनकार् वा
कार्ालर्लाई िएको परिपर र्स अन्तगात पदाछन। जस्तै मन्रालर्ले कविाग, कविागले शाखा
उपशाखा तथा अन्तगात कार्ाालर् गरि पठाएको परिपरलाई तहतह हुदै पठाएको परिपर हो।

परिपरको कवशेषता

 सं खक्षि ि स्पष्ट हुन्छ

 सधै मासथबाट तल सति जान्छ वरिष्ठ बाट कसनष्ठफा अन्तमुख हुन्छ
 एक व्र्ाखिलाई मार निई अनेक व्र्ाखि कार्ाालर् वा पदासधकािीलाई पठाइन्छ।
 सनखित िाषा शैली वा स्वरुप हुदैन
 परिपर लेखेको परमा परिपर िन्ने शब्द उल्ले ख गरिएको हुन्छ।
 परिपरको माध्र्बाट कार्ाालर्हरुको कार्ाव्र्वहािमा समरुपता आउछ।
 एउटै पर एकै समर्मा धेिै ठाउाँ पठाइने हुदा श्रम, समर् ि पैसाको बचत हुन्छ
 कार्ालर्को कार्ासम्पादनमा सहजता हुन्छ।
तोक आदे श (Order)

कुनै कवषर्मा वा सनवेदन मासथ असधकाि प्राि असधकािीले के कस्ता कािबाही गने हो, सो बािे मा त्र्सै परमा
सलखखत रुपमा र्दने सनदे शनलाई तोक आदे श िसनन्छ।तोक लागे पसछ कार्ाान्वर्न गने असधकृत वा
सहार्कस्तिका कमाचािीले सो कागजतको व्र्होिा मासथ कािबाही गने असधकाि प्राि गदाछन्।

कटप्पणी आदे श (Memo writing)

 प्रचसलत कानून वा कार्ााकवसधमा प्रस्ट उल्लेख निएको कवषर्मा सनणार् सलन, प्रचसलत नीसतमा हेिफेि
गना,नर्ााँ नीसत तजुम
ा ा गना वा असधकाि प्राि असधकािबाट असधकाि प्रत्र्ार्ोजन निएका कवषर्मा
असधकाि प्राि असधकािीको सनणार् सलनु वा गिाउनु पदाा प्रर्ोग गरिने एउटा महत्वपूणा कागजात
कटप्पणी हो।
 सनणार् गनाका लासग िार् सकहत प्रस्तुत गरिएको औपचारिक दस्तावेजलाई कटप्पणी
िसनन्छ।सहिासगतामुलक ि उपर्ुि सनणार् सनमााणको लासग वहुल तहमा छलफल गने तथा अपनत्व
हाससल गने कवसध कटप्पणी हो।
 कटप्पणी प्रार् तल्लो तहको कमाचािीले तर्ाि गिी सनणार्का लासग मासथल्लो तहमा पेश
गदाछन।र्सको मुख्र् उदे श्र् आसधकािीक व्र्खिले कार्ाालर्को कुनै पसन कवषर्वस्तु प्रसत प्रस्ट पाना
वा सुिाव ि सल्लाह र्दनु हो।
 कटप्पणी लेखनका िममा सनणार् गनुप
ा ने कवषर्का सम्बन्धमा र्थासम्िव कानूनी, प्राकवसधक,
वाताविणीर्, आसथाक तथा प्रशाससनक लगार्तका सन्दिाहरु उल्लेख गिी सनणार् गनुप
ा ने कािण
उल्लेख गरिन्छ।

असिलेख व्र्वस्थापन

 कार्ाालर्को कार्ासम्पादनको िममा ससजाना िएका वा प्राि िएका कागजात, पुस्तक, टाइप, मुरण,
ले खोट, खचर, चलखचर, सं केत वा कुनै सूचनामुलक सं देश वा कम्प्र्ुटि कप्रन्ट गरि सनकासलएको
सलखखत वा प्रमाखणत सामाग्री नै असिलेख हो।
 श्रव्र्, दृश्र्, लेख्न कुनै रुपमा सुिखक्षत गरिएका आसधकारिक सूचना स्रोत एवम् सामाग्री नै असिलेख
हो।
े ी िाषामा Record शब्दले To Keep Memory िन्ने अथालाई बुिाउाँदछ।स्मिणका लासग िाखखएको
 अंग्रज
कुनै लेखोट वा सलखखत सामाग्री नै असिले ख हो।
 िकवष्र्मा प्रर्ोग गना सककने तथा प्रर्ोग गने उदे श्र्ले िाखखएको कुनै तथ्र् वा सूचनाको औपचारिक
सलखत नै असिलेख हो।
उपर्ोसगताको आधािमा असिले खको प्रकाि

असिलेखको प्रकाि व्र्ाख्र्ा

असत महत्वपूणा असिलेख
महत्वपूणा असिलेख
उपर्ोगी असिलेख
कम उपर्ोगी सिलेख
ककहल्र्ै धुल्र्ाउन नसककने असिलेख सखन्ध, सम्िौता, ससमना
सामान्र्तर्ा २० वषामा धुल्र्ाउन सककने असिले ख खरिद प्रकृर्ा ठे क्का
आबश्र्कता पदाा १,३, ५ ि १० वषामा धुल्र्ाउन सककने असिलेख। सबल
चेक, अधाककि आर्द
आवश्र्कता पुिा िएपसछ एक वषासिरै धुल्र्ाउन सककने। सनमन्रणा, दै सनक
प्रशाससनक समान्र् कागजात।

समर् अवसधको आधािमा असिलेखको प्रकाि

असिलेखको प्रकाि व्र्ाख्र्ा

र्दघाकासलन अन्नकालसम्म सुिखक्षत िाख्नुपने
मध्र्मकासलन ५ दे खख १० वषा पसछ धुल्र्ाउन सककने
अल्पकासलन १ दे खख दुई वषा सिर धुल्र्ाउन सककने

सिोकािवाला क्षेरका आधािमा असिलेखको प्रकाि

असिलेखको प्रकाि व्र्ाख्र्ा

सिकािी असिलेख सिकािी सनकार्बाट िए गिे का कार्ाहरुको असिलेख
गैिसिकािी असिले ख सिकाि बाहेकका सनकार्बाट िए गिे का कार्ाहरुको असिले ख
सांगठासनक असिलेख सं गर्ठत सं स्था तथा सनखज क्षेरबाट सम्पार्दत कार्ाहरुसं ग सम्बखन्धत
व्र्ाखिगत असिले ख व्र्ाखिले आजान गिे को खशक्षा, पखञ्जकिण आर्दको प्रमाणपर

प्रशाससनक कार्ाक्षेरको आधािमा असिले खको प्रकाि

कानूनी असिलेख कविीर् असिले ख िूसमसम्बन्धी असिलेख

पुिाताखत्वक असिलेख कूटनीसतक असिलेख आसथाक असिलेख
सुिक्षा सम्बन्धी असिले ख प्रादे खशक असिलेख स्थानीर् असिलेख

कवषर्वस्तुका आधािमा असिलेखको प्रकाि

सं चालकको असिले ख कार्ाित तथा पूव ा कमाचािीको असिलेख

सेवाग्रही तथा ग्राहकको असिले ख आसथाक तथा सामाखजक सामानको असिलेख
प्रगसत कवविणको असिलेख ऐन कानून कार्ाकवसधको असिले ख

असिलेखका स्वरुप असिलेखको प्रकाि

सलखखत स्वरुप खचकठ्ठपर, पुस्तक, परिपर, प्रसतवेदन, सनवेदन, आदे श ि कटप्पणी आर्द
श्रव्र् दृष्र् पुिाताखत्वक, खचर, डकुमेखन्ट्र ,चलखचरहरु, िे कडािएका ध्वानी आर्द
सं केत ट्रेडमाका ,प्र्ाटे न्ट, सडजाइन कुनै खचन्ह
सडखजटल स्वरुप सडखजटलाइज स्वरुपका वेवसाईट वा पोटालहरु
माइिोकफल्म पुिाना तथा ऐसतहाससक महत्व बोकेका तथा जग्गा सम्बन्धी असिलेखहरुलाई
क्र्ामिाको मद्धतले कैद गरिएका असिले खहरु
पुिाताखत्वक स्वरुप खशलालेख, ताम्रपर आर्द

असिलेख व्र्वस्थापन गने तरिकाहरु

 दताा वा चलानीको प्रर्ोग

 फाईसलङ पद्धसत
 माइिो कफल्मको प्रर्ोग
 डकुमेन्टे शन पद्धसत
 सं ग्राहालर् असिलेखालर्
 वेब पेजको सनमााण
 श्रव्र् दृश्र् पद्धसत
 कम्प्र्ुटिमा व्र्वखस्थत गने पद्धसत
 प्रसतवेदन तथा िखजष्टि पद्धसत

असिलेख व्र्वस्थापन चि

Stage 1: ससजाना
Stage 2: वगीकिण प्रर्ोग तथा कवतिण
Stage 3: िण्डािण तथा सम्िाि
Stage 4: धािणा तथा धुलाउने
Stage 5: स्थार्ी िण्डािण

असिलेख व्र्वस्थापनका ससद्धान्तहरु

प्रिावकािीताको ससद्धान्त सं िक्षणको ससद्धान्त

समतव्र्कर्ताको ससद्धान्त
कार्ादक्षताको ससद्धान्त
सनर्समतताको ससद्धान्त
उपर्ुि वसगाकिणको ससद्धान्त
धुलाईको ससद्धान्त
असिलेख व्र्वस्थापकमा हुनपु ने गुणहरु
कार्ादक्षता
कवश्वस्नीर्ता
सनिन्तिता
नेपालमा असिखेल सुिखक्षत िाख्नुपने अवसध
सिकािी कागजात धुलाउने सनर्महरु २०२७ अनुसाि दे हार्का कागजात दे हार्को समर्सम्म सुिखक्षत
िाख्नुपछा
समर् अवसध
काम तामेल िएको १ वषा सम्म
सुिखक्षत िाख्नुपने
काम तामेल िएको ३ वषा सम्म
सुिखक्षत िाख्नुपने
काम तामेल िएको ५ वषा सम्म
सुिखक्षत िाख्नुपने
काम तामेल िएको १० वषा
सम्म सुिखक्षत िाख्नुपने
काम तामेल िएको २० वषा
सम्म सुिखक्षत िाख्नुपने
स्थार्ी रुपमा िाख्नुपने ककहल्र्ै
पर्ााि सं चािको ससद्धान्त
सिल ि सहज पहुाँचको ससद्धान्त
सनपुणत
ा ाको ससद्धान्त
बहुउपर्ोसगताको ससद्धान्त
र्ोजनावद्धता समतव्र्कर्ता
प्रिावकािीता स्पष्टता
सनपुणत
ा ा आधुसनकता
कागजातको कवविण
दै सनक दे खख अधावाकषाक प्रसतवेदनहरु
कवसिन्न ककससमको सनवेदन
सहार्ता तथा बोदाथा पर आर्द
ठे क्का पिा सम्बन्धी कागजात
अनुदान तथा ले खापिीक्षण सम्बन्धी कागजात
कवदे श िाष्ट्रको तफाबाट पठाइएको बधाई, शुिकामना, सं वेदना
हाखजिी, कवदाको रिकडा िाखी कमाचािीको हाखजि फािाम
कमाचािीको नोकिी कवविण सेवा छु टे को ५ वषा सम्म
वाकषाक प्रसतवेदन, समर िाष्ट्रहरुको भ्रमण सम्बन्धी कागजात,
हातहसतर्ाि कवदे श लाने वा कवदे शवाट ल्र्ाउने अनुमसत
कमाचािीको दिबखन्द आदे श
िाहदानी मूल ककताब सो को दिखस्त
सनमााण सम्बन्धी मेजिमेन्ट बुक
कवस्तृत अध्र्र्न सम्बन्धी सिकािलाई प्राि प्रसतवेदन
कमाचािीहरुलाई कवसिन्न कार्ा गना र्दइएको अनुमसत स्वीकृसत
दे श िाष्ट्रसं ग िएको सम्िौता
धुलाउन नहुने दे शको नक्साहरु
मन्रीपरिषदको सनणार्हरु आर्द

कार्ाालर् स्रोत साधन परिचर् ि प्रकाि

कुनै पसन कार्ालर् तथा सं गठन सञ्चालन गना गिाउनको लासग आवश्र्क पने मानवीर् आसथाक िौसतक
लगार्तका स्रोत साधन नै कार्ाालर्को स्रोत साधन हुन।

कार्ालर्मा स्रोत ि साधनको महत्व

 कार्ालर्को कामलाई सहजीकिण गनुा

 कार्ालर्को लक्ष्र् उदे श्र् हाससल गनुा
 वस्तु तथा सेवा सनमााणमा सहर्ोग गनुा
 सेवा प्रवाहलाई सिलीकिण तथा सहजीकिण गनुा
 आईपना सक्ने समस्र्ा तथा कमजोिीहरुको लासग तर्ाि िहनु
 सं गठनको हिे क कार्ालाई सहज बनाउनु
 कार्ालर्को कामलाई व्र्वखस्थत ि मर्ाार्दत बनाउनु
 गुणस्तरिर् सेवा प्रवाहबाट जनताको कवश्वास खजत्नु
 सुशासन कार्म गनुा

कार्ाालर्का स्रोत साधनको प्रकाि

मानवीर् स्रोत तथा सम्पखि िौखिक स्रोत तथा सम्पखि

अिौखिक स्रोत साधन तथा सम्पखि कविीर् स्रोि तथा सम्पखि
सूचना प्रकवसधगत स्रोत तथा सम्पखि अन्र् स्रोत तथा सम्पखि