HR

-1 -
 สารบัญ
เรื่อง หน้า

ส่วนที่ 1 เรื่องที่ควรรู้ก่อนเริ่มใช้งาน Excel

ตรวจสอบการใช้แป้นพิมพ์ลัด (Keyboard Shortcut) 3
ตรวจสอบรูปแบบวันที่ (Date Format) ก่อนใช้งาน 5
ก่อนเปิดไฟล์ที่ได้รับมาจากภายนอก 8
ข้อกาหนดและขีดจากัดของ Excel 10
การตั้งชื่อโฟลเดอร์ ชื่อไฟล์ และชื่อแผ่นงาน 14

-2 -
 ตรวจสอบการใช้แป้นพิมพ์ลดั (Keyboard Shortcut)
เมื่อคุณเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมา ณ เครื่องใดๆ สิ่งแรกที่ผู้เขียนอยากจะแนะนาให้ทา
เป็นอันดับแรกเลยก็คือ ให้ลองกดแป้นพิมพ์ F + 1 แล้วดูว่ามีสิ่งใดปรากฏขึ้นบนหน้าแผ่น
งาน Excel หรือไม่?

แป้นพิมพ์ลัด F + 1 คือทางลัดเข้าไปสู่ การ

จัดรูปแบบเซลล์ (Format cells…) ซึ่งปกติเราจะคุ้นเคยกับการ
คลิกเมาท์ปุ่มขวา แล้วเลือก รูปแบบเซลล์... (Format cells…)

-3 -
 หลังจากกดแป้นพิมพ์ลัด F + 1 ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด คุณน่าจะเห็นหน้าต่าง การ
จัดรูปแบบเซลล์ (Format Cells) ปรากฏขึ้นมา ดังรูป

แต่... ถ้าไม่มีอะไรเกิดขึ้นเลยล่ะ !!!

ถ้ากด F + 1 แล้วไม่มีหน้าต่างการจัดรูปแบบเซลล์ปรากฏขึ้น นั่นแสดงว่าคุณจะไม่
สามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดอื่นๆ ของ Excel ได้ สาเหตุเป็นเพราะตอนที่เปิดโปรแกรม Excel นั้น
แป้นพิมพ์คุณอยู่ในโหมด ภาษาไทย

ให้คุณปิดโปรแกรม Excel (กรณีเปิดอยู่หลายไฟล์ ก็ให้ปิดทั้งหมด) ดูให้แน่ใจว่า

แป้นพิมพ์อยู่ในโหมดภาษาอังกฤษแล้วจึงค่อยเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาอีกครั้ง

-4 -
 ตรวจสอบรูปแบบวันที่ (Date Format) ก่อนใช้งาน
ข้อมูลประเภทวันที่ (Date type) เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากในผู้ใช้ Excel ทั่วไป เนื่องจาก
ผู้ใช้ส่วนใหญ่ไม่เข้าใจว่า Excel เก็บข้อมูลประเภทวันที่และเวลาอย่างไร (รายละเอียดจะกล่าวถึง
ภายหลัง) ผู้ใช้จะพิมพ์วันที่ตามที่ตนเองเข้าใจ เช่น พิมพ์เป็นวัน/เดือน/ปี อาจจะเป็นปี ค.ศ. บ้าง
ปี พ.ศ. บ้าง บางคนก็พิมพ์เป็นข้อความ พิมพ์ชื่อเดือนลงไปตรงๆ เช่น “9 มิถุนายน พ.ศ. 2567”
อีกทั้งยังมีการพิมพ์วันที่แบบเลขอารบิคบ้าง เลขไทยบ้าง ปะปนกันก็มี

เนื่องจาก Excel ใช้รูปแบบวันที่ตามที่ตั้งค่าไว้ใน Control Panel ของ Windows เครื่อง

นั้นๆ ซึ่งแต่ละเครื่องก็ตั้งค่าไม่เหมือนกัน ถ้าตั้งค่าเป็น English (United States) ก็จะได้รูปแบบ
เป็น M/d/yyyy (เดือน/วัน/ปี) แต่ถ้าตั้งค่าเป็น English (United Kingdom) หรือ Thai
(Thailand) ก็จะได้รูปแบบเป็น d/M/yyyy (วัน/เดือน/ปี)

-5 -
 อย่างไรก็ตาม ถ้าหากว่าผู้ใช้ต้องการตั้งค่ารูปแบบโดยรวมเป็น English (United States)
แต่อยากจะปรับเฉพาะรูปแบบวันที่ให้เป็น d/M/yyyy (วัน/เดือน/ปี) หรือรูปแบบเวลา ก็สามารถ
ทาได้ โดยการคลิกที่ Additional settings… เพื่อเข้าไปปรับแต่งได้

-6 -
 ดังนั้น ก่อนใช้งาน Excel ผู้ใช้จึงควรทราบก่อนว่า เครื่องที่ใช้งานอยู่นั้นตั้งค่ารูปแบบไว้
อย่างไร เพื่อจะได้บันทึกข้อมูลประเภทวันที่ (Date type) ให้ถูกต้องตามเครื่องนั้นๆ

เมื่อผู้ใช้เปิดโปรแกรม Excel ขึ้น

มาแล้ว ให้ลองกด F + ; ซึ่งเป็นแป้นพิมพ์
ลัดในการแสดงวันที่ปัจจุบัน ถ้ากดแป้นพิมพ์
ลัดแล้วไม่แสดงวันที่ (กรุณาย้อนกลับไปอ่าน
ในบทที่แล้ว) ให้พิมพ์สูตร =TODAY() ลงใน
เซลล์ใดๆ จากนั้นให้สังเกตผลลัพธ์ที่ได้ ว่าวันที่ปัจจุบันมีรูปแบบเป็นอย่างไร?

ที่จริงแล้ว วันที่จะตั้งค่าเป็นรูปแบบไหนก็ได้ ไม่ว่าจะ d/M/yyyy (วัน/เดือน/ปี) หรือ

M/d/yyyy (เดือน/วัน/ปี) หรือแม้แต่จะเป็น yyyy/M/d (ปี/เดือน/วัน) ก็ตาม สิ่งที่สาคัญคือ ผู้ใช้
จะต้องรู้ว่า เครื่องนั้นตั้งค่าแบบใด และต้องพิมพ์ข้อมูลวันที่ให้ถูกต้องตามรูปแบบของเครื่องนั้นๆ

แต่ถ้าผู้ใช้ไม่ทราบเรื่องการตั้งค่า
ของเครื่อง และพิมพ์วันที่ตามที่ตนเข้าใจ
เช่น พิมพ์วันที่แบบ “วัน/เดือน/ปี” ลงใน
เครื่องที่เป็น “เดือน/วัน/ปี” ตัวอย่างเช่น
9/6/2024 แทนที่จะหมายถึงวันที่ 9
มิถุนายน Excel จะเข้าใจว่าเป็นวันที่ 6
กันยายน หรือถ้าวันที่ที่เกินเลข 12 เช่น
20/6/2024 Excel จะมองข้อมูลนี้เป็น
ข้อความ (Text) ไม่ใช่วันที่ (Date) สังเกต
ได้จากข้อมูลนั้นจะชิดซ้าย (ปกติวันที่ที่
ถูกต้องจะต้องชิดไปทางขวาของเซลล์)
ส่งผลให้ไม่สามารถนาไปคานวณได้

-7 -
 ก่อนเปิดไฟล์ที่ได้รับมาจากภายนอก
อันเนื่องมาจากการปรับปรุงเรื่องความปลอดภัยของ Windows จากไฟล์ที่ไม่รู้ที่มา ทุก
วันนี้เวลาที่เราดาวน์โหลดไฟล์มาจากภายนอก เช่น จากเว็บไซต์ จากอีเมล์ หรือจากการส่งต่อกัน
ทางไลน์ ไฟล์เหล่านั้นจะถูกบล้อก (Block) ไว้โดยอัตโนมัติ (ไฟล์ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นไฟล์
Word ไฟล์ Excel ไฟล์ PDF หรือแม้แต่ไฟล์รูปภาพ) ถ้าผู้ใช้เปิดไฟล์นั้นทันทีหลังดาวน์โหลด ผู้ใช้
จะดูได้อย่างเดียว (Read only) ไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ ดังรูป

ดังนั้น เมื่อเราดาวน์โหลดหรือ
ได้รับไฟล์มาจากภายนอก ก่อนเปิดไฟล์
ใช้งาน ให้คลิกเมาท์ปุ่มขวาที่ไฟล์นั้น
แล้วเลือก Properties

-8 -
จากนั้น ให้ติ๊ก Checkbox หน้าคาว่า Unblock แล้วคลิก OK

หลังจากนั้น จึงเปิดไฟล์ใช้งานได้ตามปกติ

-9 -
 ข้อกาหนดและขีดจากัดของ Excel
มีข้อกาหนดและขีดจากัดหลายอย่างที่ผู้ใช้ Excel พึงรู้ไว้ เพื่อที่จะใช้งาน Excel ได้
เต็มประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ข้อกาหนดและขีดจากัดที่สาคัญ ได้แก่

1. หน่วยความจาของเครื่อง (Memory)

สาหรับ Excel แล้ว คุณสมบัติ (Specification) ของฮาร์ดแวร์ และจานวน

หน่วยความจา (Memory) มีความสาคัญต่อประสิทธิภาพการทางานอย่างยิ่ง หน่วยความจายิ่ง
มาก Excel ยิ่งทางานได้ดี เพราะว่า
• จานวนเวิร์กบุ๊ก (Workbook) ที่เปิดใช้งาน
• จานวนแผ่นงาน (Sheet) ในหนึ่งเวิร์กบุ๊ก
• จานวนชื่อ (Range name) ในเวิร์กบุ๊ก
• จานวนรูปแบบ (Format) ในเวิร์กบุ๊ก
• จานวนแผนภูมิที่ลิงก์ไปยังเวิร์กชีท
• จานวน PivotTable บนแผ่นงาน
• ฯลฯ เป็นต้น เหล่านีถ้ ูกจากัดโดยหน่วยความจาที่มีอยู่
หมายเหตุ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/ExcelSupport

- 10 -
2. ข้อจากัดของเวิร์กชีทและเวิร์กบุ๊ก
2.1 สาหรับไฟล์รูปแบบใหม่ (.xlsx .xlsm .xlsb) ใน 1 เวิร์กชีท มีจานวนแถว
สูงสุด 1,048,576 แถว และจานวนคอลัมน์สูงสุด 16,384 คอลัมน์
อย่างไรก็ตาม ถ้าผู้ใช้บันทึกไฟล์เป็นรูปแบบเก่า .xls (Excel 97 - 2003) ผู้ใช้
จะมองเห็นจานวนแถวสูงสุดแค่ 65,536 แถว และจานวนคอลัมน์สูงสุด 256
คอลัมน์ แม้จะเปิดด้วย Excel เวอร์ชันใหมล่าสุดก็ตาม

2.2 นามสกุลไฟล์ (File Extension) สาหรับ Excel เวอร์ชันตั้งแต่ 2007 ขึ้นไป

จะมี 3 แบบ คือ .xlsx .xlsm และ .xlsb ซึ่งค่าปกติจะถูกตั้งไว้เป็น .xlsx
(Excel Workbook)
ถ้าผู้ใช้สร้างไฟล์ที่มีการใช้ Macro หรือ VBA (ซึ่งจะกล่าวถึงภายหลัง)
จะต้องบันทึกไฟล์ (Save) เป็นนามสกุล .xlsm (Excel Macro-Enable
Workbook) หรือ .xlsb (Excel Binary Workbook) เนื่องจากรูปแบบไฟล์
.xlsx จะไม่เก็บโค้ด Macro หรือ VBA ส่งผลให้เมื่อปิดไฟล์แล้วเปิดขึ้นมา
ใหม่ โค้ด Macro หรือ VBA จะหายไป ไม่สามารถเรียกใช้งานได้

- 11 -
 รูปแบบไฟล์ .xlsb จะมีขนาดไฟล์เล็กที่สุด เมื่อเทียบกับ .xlsx และ .xlsm
ช่วยให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ แต่มขี ้อพึงระวังก็คือ อาจจะใช้งาน
ร่วมกับโปรแกรมอื่น(บางตัว)ไม่ได้

3. จานวนหลักสูงสุดของตัวเลขที่ใช้คานวณได้
ใน Excel สามารถคานวณตัวเลขได้สูงสุด 15 หลัก หากมีตัวเลขที่มีจานวนมากกว่า
15 หลัก ตัวเลขนั้นจะถูกตัดทิ้งและเปลี่ยนเป็นเลข 0 เช่น ถ้าคุณพิมพ์เลขบัตรเครดิต เช่น
1234567890123456 เมื่อกด Enter ตัวเลขจะกลายเป็น 1234567890123450
ทานองเดียวกัน ถ้าผู้ใช้ตั้งรหัสงบประมาณ หรือเลขที่รายการ เป็นตัวเลขจานวนหลาย
หลัก เช่น 2000435000200212345 เมื่อกรอกตัวเลขเหล่านั้นลงไป จะถูกปรับเป็น
2000435000200210000
ดังนั้น กรณีเช่นนี้ต้องกาหนดรูปแบบเซลล์ให้เป็นข้อความ (Text) ไว้ก่อน หรือกรอก
ข้อมูลในลักษณะที่เป็นข้อความ เช่น 1234 5678 9012 3456 (เพิ่มช่องว่าง) หรือ 1234-5678-
9012-3456 (เพิ่มขีดคั่น) หรือใส่เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว ( ' ) ข้างหน้า
‘2000435000200212345 เพื่อกาหนดให้เซลล์นั้นเป็นข้อความ

4. จานวนอาร์กิวเมนต์สูงสุดในฟังก์ชัน 255 อาร์กิวเมนต์

ตัวอย่างเช่นฟังก์ชัน SUMIFS COUNTIFS หรือ AVERAGEIFS ที่สามารถใส่เงื่อนไขได้
หลายเงื่อนไข โดยแต่ละเงื่อนไขจะประกอบไปด้วย 2 อากิวเมนท์ ทาให้ฟังก์ชันเหล่านี้สามารถระบุ
เงื่อนไขได้สูงสุด 127 เงื่อนไข

- 12 -
5. ข้อจากัดอื่นๆ
5.1 ระดับฟังก์ชันที่ซ้อนกันได้สูงสุดในสูตร 64 ชั้น
ถึงแม้ Excel จะอนุญาตให้เราเขียนสูตร “ฟังก์ชันซ้อนฟังก์ชัน” ได้สูงสุด 64
ชั้นก็ตาม แต่ในทางปฏิบัติควรเลือกหาสูตรที่ใช้ฟังก์ชันอื่น เพื่อทาให้การซ้อน
กันของสูตรลดจานวนชั้นลง และสูตรอาจจะสั้นลงได้อีกด้วย
5.2 รายการที่แสดงในรายการดรอปดาวน์ของตัวกรองสูงสุด 10,000 รายการ
5.3 วันที่แรกสุดที่สามารถคานวณได้ คือ 01/01/1900 (1 January 1900)
5.4 วันที่สุดท้ายที่สามารถคานวณได้ คือ 31/12/9999 (31 December 9999)

- 13 -
 การตั้งชื่อโฟลเดอร์ ชือ่ ไฟล์ และชื่อแผ่นงาน

ใน Excel กาหนดความยาวของชื่อไฟล์สูงสุด 218 ตัวอักษร ซึ่งรวมถึงเส้นทางของไฟล์

(File path) ด้วย เช่น C:\Username\MainFolder\SubFolder\FileName.xlsx ดังนั้น ให้พึง
ระวังการตั้งชื่อโฟลเดอร์ยาวๆ การตั้งชื่อไฟล์ยาวๆ ตลอดจนการสร้างโฟลเดอร์ย่อยซ้อนกันหลายๆ
ชั้น ซึ่งอาจมีผลต่อการทางานของ Excel ได้

ขณะเดียวกัน ความยาวสูงสุดของสูตรถูกกาหนดไว้ไม่เกิน 8,192 ตัวอักษร ในกรณีที่สูตร

นั้นมีการอ้างอิงข้ามชีท อ้างอิงข้ามไฟล์ หรืออ้างอิงข้ามเครื่อง และยิ่งไปเจอชื่อเวิร์กชีท ชื่อไฟล์
หรือชื่อโฟลเดอร์ยาวๆ หลายๆ ชั้น สูตรนั้นก็จะยาวเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ตัวอย่างเช่น
• กรณีอ้างอิงภายในชีทเดียวกัน
=SUMIFS($A$2:$A$10, $B$2:$B$10, “OK”) รวม 37 ตัวอักษร
• กรณีอ้างอิงข้ามชีท แต่ชื่อชีทสั้นๆ
=SUMIFS(Sheet2!$A$2:$A$10, Sheet2!$B$2:$B$10, “OK”) รวม 51 ตัวอักษร
• กรณีอ้างอิงข้ามชีท แต่ชื่อชีทยาว
=SUMIFS(‘รายการใบแจ้งหนี้ 67’!$A$2:$A$10, ‘รายการใบแจ้งหนี้
67’!$B$2:$B$10, “OK”) รวม 81 ตัวอักษร
• กรณีอ้างอิงข้ามไฟล์
=SUMIFS('C:\Users\ysamroeng\Documents\[รายการขายประจาปี 2567.xlsx]
รายการใบแจ้งหนี้ 67'!$A$1:$A$10, 'C:\Users\ysamroeng\Documents\[รายการขาย
ประจาปี 2567.xlsx]รายการใบแจ้งหนี้ 67'!$B$1:$B$10, "OK") รวม 195 ตัวอักษร

- 14 -
ข้อจากัดในการตั้งชื่อแผ่นงาน (Worksheet)
• ชื่อแผ่นงานไม่สามารถปล่อยว่างไว้
• ชือ่ แผ่นงานมีอักขระได้ไม่เกิน 31 ตัวอักษร
• อักขระพิเศษต่อไปนี้ / \ ? * : [ ] ไม่สามารถใช้เป็นชื่อแผ่นงานได้ เช่น
23/06/2024 แต่สามารถใช้ 23-06-2024 เป็นชื่อแผ่นงานได้
• ชื่อแผ่นงานไม่สามารถเริ่มต้นหรือลงท้ายด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว ( ' )
แต่สามารถใช้ระหว่างข้อความหรือตัวเลขในชื่อได้
• ไม่สามารถตั้งชื่อว่า “History" เนื่องจากเป็นคาสงวนที่ Excel ใช้ภายใน

คาแนะนาในการตั้งชื่อแผ่นงาน (Worksheet)
• ถึงแม้ว่าชื่อแผ่นงานจะสามารถมีช่องว่างได้ เช่น Data 2024 แต่อย่างไรก็ตาม
แนะนาว่าควรตั้งชื่อแผ่นงานเป็น Data2024 หรือ Data_2024 จะดีกว่า
• กรณีที่แผ่นงานแยกเป็นรายปี หรือรายเดือน ควรตั้งชื่อว่า Year2023, Year2024
หรือ Jan24, Feb24 สั้นๆ แต่ได้ใจความ
• ถ้าชื่อไฟล์ (Workbook) นั้นบ่งบอกอยู่แล้วว่าเป็นไฟล์อะไร เช่น รายการขาย
2567.xlsx แล้วแยกแผ่นงานเป็นรายเดือน ควรตั้งชื่อแผ่นงานเป็นชื่อเดือน เช่น
Jan, Feb, Mar แทนการตั้งชื่อว่า “ขาย Jan-67” หรือ “บันทึกขาย ม.ค. 67”

- 15 -