Professional Documents
Culture Documents
เอกสาร Advance Excel for HR ส่วนที่ 1
เอกสาร Advance Excel for HR ส่วนที่ 1
-1 -
สารบัญ
เรื่อง หน้า
-2 -
ตรวจสอบการใช้แป้นพิมพ์ลดั (Keyboard Shortcut)
เมื่อคุณเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมา ณ เครื่องใดๆ สิ่งแรกที่ผู้เขียนอยากจะแนะนาให้ทา
เป็นอันดับแรกเลยก็คือ ให้ลองกดแป้นพิมพ์ F + 1 แล้วดูว่ามีสิ่งใดปรากฏขึ้นบนหน้าแผ่น
งาน Excel หรือไม่?
-3 -
หลังจากกดแป้นพิมพ์ลัด F + 1 ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด คุณน่าจะเห็นหน้าต่าง การ
จัดรูปแบบเซลล์ (Format Cells) ปรากฏขึ้นมา ดังรูป
-4 -
ตรวจสอบรูปแบบวันที่ (Date Format) ก่อนใช้งาน
ข้อมูลประเภทวันที่ (Date type) เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากในผู้ใช้ Excel ทั่วไป เนื่องจาก
ผู้ใช้ส่วนใหญ่ไม่เข้าใจว่า Excel เก็บข้อมูลประเภทวันที่และเวลาอย่างไร (รายละเอียดจะกล่าวถึง
ภายหลัง) ผู้ใช้จะพิมพ์วันที่ตามที่ตนเองเข้าใจ เช่น พิมพ์เป็นวัน/เดือน/ปี อาจจะเป็นปี ค.ศ. บ้าง
ปี พ.ศ. บ้าง บางคนก็พิมพ์เป็นข้อความ พิมพ์ชื่อเดือนลงไปตรงๆ เช่น “9 มิถุนายน พ.ศ. 2567”
อีกทั้งยังมีการพิมพ์วันที่แบบเลขอารบิคบ้าง เลขไทยบ้าง ปะปนกันก็มี
-5 -
อย่างไรก็ตาม ถ้าหากว่าผู้ใช้ต้องการตั้งค่ารูปแบบโดยรวมเป็น English (United States)
แต่อยากจะปรับเฉพาะรูปแบบวันที่ให้เป็น d/M/yyyy (วัน/เดือน/ปี) หรือรูปแบบเวลา ก็สามารถ
ทาได้ โดยการคลิกที่ Additional settings… เพื่อเข้าไปปรับแต่งได้
-6 -
ดังนั้น ก่อนใช้งาน Excel ผู้ใช้จึงควรทราบก่อนว่า เครื่องที่ใช้งานอยู่นั้นตั้งค่ารูปแบบไว้
อย่างไร เพื่อจะได้บันทึกข้อมูลประเภทวันที่ (Date type) ให้ถูกต้องตามเครื่องนั้นๆ
แต่ถ้าผู้ใช้ไม่ทราบเรื่องการตั้งค่า
ของเครื่อง และพิมพ์วันที่ตามที่ตนเข้าใจ
เช่น พิมพ์วันที่แบบ “วัน/เดือน/ปี” ลงใน
เครื่องที่เป็น “เดือน/วัน/ปี” ตัวอย่างเช่น
9/6/2024 แทนที่จะหมายถึงวันที่ 9
มิถุนายน Excel จะเข้าใจว่าเป็นวันที่ 6
กันยายน หรือถ้าวันที่ที่เกินเลข 12 เช่น
20/6/2024 Excel จะมองข้อมูลนี้เป็น
ข้อความ (Text) ไม่ใช่วันที่ (Date) สังเกต
ได้จากข้อมูลนั้นจะชิดซ้าย (ปกติวันที่ที่
ถูกต้องจะต้องชิดไปทางขวาของเซลล์)
ส่งผลให้ไม่สามารถนาไปคานวณได้
-7 -
ก่อนเปิดไฟล์ที่ได้รับมาจากภายนอก
อันเนื่องมาจากการปรับปรุงเรื่องความปลอดภัยของ Windows จากไฟล์ที่ไม่รู้ที่มา ทุก
วันนี้เวลาที่เราดาวน์โหลดไฟล์มาจากภายนอก เช่น จากเว็บไซต์ จากอีเมล์ หรือจากการส่งต่อกัน
ทางไลน์ ไฟล์เหล่านั้นจะถูกบล้อก (Block) ไว้โดยอัตโนมัติ (ไฟล์ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นไฟล์
Word ไฟล์ Excel ไฟล์ PDF หรือแม้แต่ไฟล์รูปภาพ) ถ้าผู้ใช้เปิดไฟล์นั้นทันทีหลังดาวน์โหลด ผู้ใช้
จะดูได้อย่างเดียว (Read only) ไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ ดังรูป
ดังนั้น เมื่อเราดาวน์โหลดหรือ
ได้รับไฟล์มาจากภายนอก ก่อนเปิดไฟล์
ใช้งาน ให้คลิกเมาท์ปุ่มขวาที่ไฟล์นั้น
แล้วเลือก Properties
-8 -
จากนั้น ให้ติ๊ก Checkbox หน้าคาว่า Unblock แล้วคลิก OK
หลังจากนั้น จึงเปิดไฟล์ใช้งานได้ตามปกติ
-9 -
ข้อกาหนดและขีดจากัดของ Excel
มีข้อกาหนดและขีดจากัดหลายอย่างที่ผู้ใช้ Excel พึงรู้ไว้ เพื่อที่จะใช้งาน Excel ได้
เต็มประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ข้อกาหนดและขีดจากัดที่สาคัญ ได้แก่
1. หน่วยความจาของเครื่อง (Memory)
- 10 -
2. ข้อจากัดของเวิร์กชีทและเวิร์กบุ๊ก
2.1 สาหรับไฟล์รูปแบบใหม่ (.xlsx .xlsm .xlsb) ใน 1 เวิร์กชีท มีจานวนแถว
สูงสุด 1,048,576 แถว และจานวนคอลัมน์สูงสุด 16,384 คอลัมน์
อย่างไรก็ตาม ถ้าผู้ใช้บันทึกไฟล์เป็นรูปแบบเก่า .xls (Excel 97 - 2003) ผู้ใช้
จะมองเห็นจานวนแถวสูงสุดแค่ 65,536 แถว และจานวนคอลัมน์สูงสุด 256
คอลัมน์ แม้จะเปิดด้วย Excel เวอร์ชันใหมล่าสุดก็ตาม
- 11 -
รูปแบบไฟล์ .xlsb จะมีขนาดไฟล์เล็กที่สุด เมื่อเทียบกับ .xlsx และ .xlsm
ช่วยให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ แต่มขี ้อพึงระวังก็คือ อาจจะใช้งาน
ร่วมกับโปรแกรมอื่น(บางตัว)ไม่ได้
3. จานวนหลักสูงสุดของตัวเลขที่ใช้คานวณได้
ใน Excel สามารถคานวณตัวเลขได้สูงสุด 15 หลัก หากมีตัวเลขที่มีจานวนมากกว่า
15 หลัก ตัวเลขนั้นจะถูกตัดทิ้งและเปลี่ยนเป็นเลข 0 เช่น ถ้าคุณพิมพ์เลขบัตรเครดิต เช่น
1234567890123456 เมื่อกด Enter ตัวเลขจะกลายเป็น 1234567890123450
ทานองเดียวกัน ถ้าผู้ใช้ตั้งรหัสงบประมาณ หรือเลขที่รายการ เป็นตัวเลขจานวนหลาย
หลัก เช่น 2000435000200212345 เมื่อกรอกตัวเลขเหล่านั้นลงไป จะถูกปรับเป็น
2000435000200210000
ดังนั้น กรณีเช่นนี้ต้องกาหนดรูปแบบเซลล์ให้เป็นข้อความ (Text) ไว้ก่อน หรือกรอก
ข้อมูลในลักษณะที่เป็นข้อความ เช่น 1234 5678 9012 3456 (เพิ่มช่องว่าง) หรือ 1234-5678-
9012-3456 (เพิ่มขีดคั่น) หรือใส่เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว ( ' ) ข้างหน้า
‘2000435000200212345 เพื่อกาหนดให้เซลล์นั้นเป็นข้อความ
- 12 -
5. ข้อจากัดอื่นๆ
5.1 ระดับฟังก์ชันที่ซ้อนกันได้สูงสุดในสูตร 64 ชั้น
ถึงแม้ Excel จะอนุญาตให้เราเขียนสูตร “ฟังก์ชันซ้อนฟังก์ชัน” ได้สูงสุด 64
ชั้นก็ตาม แต่ในทางปฏิบัติควรเลือกหาสูตรที่ใช้ฟังก์ชันอื่น เพื่อทาให้การซ้อน
กันของสูตรลดจานวนชั้นลง และสูตรอาจจะสั้นลงได้อีกด้วย
5.2 รายการที่แสดงในรายการดรอปดาวน์ของตัวกรองสูงสุด 10,000 รายการ
5.3 วันที่แรกสุดที่สามารถคานวณได้ คือ 01/01/1900 (1 January 1900)
5.4 วันที่สุดท้ายที่สามารถคานวณได้ คือ 31/12/9999 (31 December 9999)
- 13 -
การตั้งชื่อโฟลเดอร์ ชือ่ ไฟล์ และชื่อแผ่นงาน
- 14 -
ข้อจากัดในการตั้งชื่อแผ่นงาน (Worksheet)
• ชื่อแผ่นงานไม่สามารถปล่อยว่างไว้
• ชือ่ แผ่นงานมีอักขระได้ไม่เกิน 31 ตัวอักษร
• อักขระพิเศษต่อไปนี้ / \ ? * : [ ] ไม่สามารถใช้เป็นชื่อแผ่นงานได้ เช่น
23/06/2024 แต่สามารถใช้ 23-06-2024 เป็นชื่อแผ่นงานได้
• ชื่อแผ่นงานไม่สามารถเริ่มต้นหรือลงท้ายด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว ( ' )
แต่สามารถใช้ระหว่างข้อความหรือตัวเลขในชื่อได้
• ไม่สามารถตั้งชื่อว่า “History" เนื่องจากเป็นคาสงวนที่ Excel ใช้ภายใน
คาแนะนาในการตั้งชื่อแผ่นงาน (Worksheet)
• ถึงแม้ว่าชื่อแผ่นงานจะสามารถมีช่องว่างได้ เช่น Data 2024 แต่อย่างไรก็ตาม
แนะนาว่าควรตั้งชื่อแผ่นงานเป็น Data2024 หรือ Data_2024 จะดีกว่า
• กรณีที่แผ่นงานแยกเป็นรายปี หรือรายเดือน ควรตั้งชื่อว่า Year2023, Year2024
หรือ Jan24, Feb24 สั้นๆ แต่ได้ใจความ
• ถ้าชื่อไฟล์ (Workbook) นั้นบ่งบอกอยู่แล้วว่าเป็นไฟล์อะไร เช่น รายการขาย
2567.xlsx แล้วแยกแผ่นงานเป็นรายเดือน ควรตั้งชื่อแผ่นงานเป็นชื่อเดือน เช่น
Jan, Feb, Mar แทนการตั้งชื่อว่า “ขาย Jan-67” หรือ “บันทึกขาย ม.ค. 67”
- 15 -